Mã số QT07-COC

Tiêu chuẩn FSC-COC

QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 1 / 8

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung thay đổi Trang thay đổi Lý do thay đổi

01 01-09-2022 Ban hành mới

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU:

STT CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN

1 Bộ phận logistics và ban CoC

XEM XÉT PHÊ DUYỆT

Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt

Nhân viên biên soạn Trưởng ban COC Tổng giám đốc
KIM YANGIL
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 2 / 8

MỤC LỤC

1. Mục đích.......................................................................................................................................3
2. Phạm vi.........................................................................................................................................3
3. Tài liệu liên quan..............................................................................................................................3
4. Định nghĩa – Thuật ngữ....................................................................................................................3
5. Trách nhiệm – quyền hạn.................................................................................................................3
6. Nội dung...........................................................................................................................................3
7. Hồ sơ.............................................................................................................................................7
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 3 / 8

1. Mục đích
Hướng dẫn cách thức làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa

2. Phạm vi
Áp dụng cho bộ phận xuất nhập khẩu của công ty.

3. Tài liệu liên quan

FSC-STD 40-004 V3.1
Sổ tay CoC
4. Định nghĩa – Thuật ngữ
XNK: Xuất nhập khẩu.
5. Trách nhiệm – quyền hạn
- Tổng Giám đốc có trách nhiệm phê duyệt và phê duyệt lại qui trình này.
- Trưởng ban CoC chịu trách nhiệm đôn đốc, xem xét duy trì.
- Trưởng bộ phận XNK chịu trách nhiệm kiểm tra, sửa đổi qui trình này.
Các thành viên liên quan thực hiện theo qui trình này
6. Nội dung
Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu phế liệu, nguyên liệu FSC và xuất khẩu sản phẩm FSC, Nhân viên
xuất nhập khẩu phải tuân thủ các quy định hiện hành về xuất -nhập khẩu, bao gồm
+ Luật hải quan và thương mại;
+ Các điều nghiêm cấm, hạn ngạch, giới hạn về việc xuất khẩu, nhập khẩu
+ Các yêu cầu về giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu
+ Thuế và nghĩa vụ áp dụng đối với xuất khẩu, nhập khẩu.
Nếu có yêu cầu về chứng minh nguồn gốc, nhân viên xuất nhập khẩu yêu cầu nhà cung cấp cung
cấp CO.
Trường hợp có yêu cầu cung cấp thông tin về loài (bao gồm cả tên thông thường và tên khoa học),
quốc gia, địa điểm cụ thể nơi mà gỗ được khai thác nếu luật pháp yêu cầu cần yêu cầu các NCC
trước đó cung cấp các thông tin này
6.1 Quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu
6.1. 1. Lưu đồ
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 4 / 8

Bước Trách nhiệm Lưu trình Tài liệu

Nhà cung cấp

01 Nhận các chứng từ giao dịch cho việc nhập khẩu Bộ chứng từ
Forwarder
Xuất nhập khẩu

02 Xuất nhập khẩu Xem xét Bộ chứng từ

Xuất nhập khẩu Nhận thông báo hàng đến Email

03 Shipper

Xuất nhập khẩu Nhân viên chuẩn bị chứng từ

04 Chứng từ
Nhập Khẩu, khai báo hải quan

05 Xuất nhập khẩu Gửi chứng từ đã thông quan cho Chứng từ

đơn vị vận tải

06 Xuất nhập khẩu Nhận hàng – nhập kho QT quản lý kho

Kho

Xuất nhập khẩu lưu hồ sơ

07

6.1.2. Diễn giải

Tiêu chí xem

Bước Nội dung Trách nhiệm Tài liệu
xét
Nhận chứng từ giao dịch từ bộ phận
liên quan
Nhân viên xuất nhập khẩu nhận chứng từ
giao dịch mua bán. Hồ sơ chứng từ bao
gồm: Forwarder
Đủ các chứng
01 + Hợp đồng; Nhà cung cấp Bộ chứng từ
từ
+ Hóa đơn; Xuất nhập khẩu
+ List hàng;
+ Vận đơn (nếu có);
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ vận tải
về kế hoạch nhận hàng từ cảng.
02 Xem xét Xuất nhập khẩu Bộ chứng từ Chứng từ phù
Đối chiếu chéo các nội dung trong chứng hợp;
từ, đảm bảo sự đồng nhất các nội dung
này. Nếu không đáp ứng yêu cầu, xuất
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 5 / 8
nhập khẩu phản hồi lại đơn vị liên quan.
Nhận thông báo hàng đến
Đơn vị dịch vụ sẽ thông báo khi hàng hóa Thời gian;
03 đến cảng. Xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị các Xuất nhập khẩu Email
Địa điểm;
hồ sơ, chứng từ cho việc khai báo hải
quan.
Bộ phận xuất nhập khẩu chuẩn bị
chứng từ và tiến hành khai báo hải Chứng từ hàng Đầy đủ hồ sơ
04 Xuất nhập khẩu
quan hóa theo yêu cầu;

Phát hành hồ sơ đã hoàn tất thủ tục hải

quan.
Bộ phận Xuất nhập khẩu gửi tờ khai nhập
khẩu đã được phép thông quan cho công Chứng từ hàng Đáp ứng yêu
05 ty vận tải tiến hành làm thủ tục thanh lý Xuất nhập khẩu
hóa cầu luật định;
hải quan ở cảng để nhận hàng
Đồng thời, bộ phận Xuất nhập khẩu
chuyển thông tin đến Bộ phận Kho để
chuẩn bị kho bãi nhận hàng.
Nhận hàng – nhập kho
Đầy đủ, chính
Xuất nhập khẩu Trình tự kiểm
06 Xuất nhập khẩu và Kho tiếp nhận hàng xác theo hồ sơ
Kho soát kho
hóa và cho nhập kho theo Trình tự kiểm nhập hàng;
soát kho.
lưu hồ sơ
Trình tự quản lý
07 Xuất nhập khẩu
Bộ phận Xuất nhập khẩu lưu hồ sơ theo hồ sơ
Trình tự quản lý hồ sơ

6.2. Q
uy trình thực hiện thủ tục xuất khâir
6.2.1 Lưu đồ
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 6 / 8

Bước Trách nhiệm Lưu trình Tài liệu

01 Xuất nhập khẩu Nhận đơn hàng xuất khẩu P.O

Xem xét
02 Xuất nhập khẩu

03 Xuất nhập khẩu Lập hồ sơ, Yêu cầu xuất

chứng từ xuất kho thành Hồ sơ xuất khẩu
khẩu phẩm Packing list

Kiểm tra hàng hóa thực tế và

04 Xuất nhập khẩu Tiến hành mở tờ khai xuất khẩu Hồ sơ xuất khẩu

Giao hàng cho đơn vị vận

05 Kho chuyển Trình tự quản lý
kho

Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đã

06 Xuất nhập khẩu hoàn tất khai báo
Hồ sơ xuất khẩu

lưu hồ sơ
07 Xuất nhập khẩu Trình tự quản lý hồ
sơ

-
6.2.2. Diễn giải
Tiêu chí xem
Bước Nội dung Trách nhiệm Tài liệu
xét
Nhận đơn hàng xuất khẩu
Nội dung yêu
01 Xuất nhập khẩu nhận đơn hàng xuất khẩu Xuất nhập khẩu P.O
cầu;
từ bộ phận CS.
Xem xét
Xem xét các nội dung trong đơn hàng xuất
khẩu, và phản hồi nếu cần thiết. Việc xem
Nội dung phù
02 xét bao gồm: Xuất nhập khẩu Đơn hàng
hợp
+ Xem xét về thời gian giao hàng;
+ Xem xét yêu cầu về sản phẩm;
+ Xem xét các yêu cầu khác;
03 Lập hồ sơ, chứng từ xuất khẩu Xuất nhập khẩu Hồ sơ xuất khẩu Hồ sơ đầy đủ,
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 7 / 8
Yêu cầu kho xuất kho thành phẩm
Xuất nhập khẩu lập hồ sơ và chứng từ
xuất khẩu, bao gồm:
+ Packing list; Kho hợp lệ
+ Invoice;
Kho căn cứ vào list hàng xuất để xuất kho,
chuyển giao hàng cho đơn vị vận tải.
Mở tờ khai xuất khẩu
Hồ sơ đầy đủ,
04 Xuất nhập khẩu gửi hồ sơ chứng từ hàng Xuất nhập khẩu Hồ sơ xuất khẩu
hợp lệ
hóa xuất khẩu cho đơn vị dịch vụ.
Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Đầy đủ theo
05 Thủ kho căn cứ vào Packing list để giao Kho
yêu cầu;
hàng cho đơn vị vận chuyển.
Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đã hoàn tất
khai báo Chứng từ đầy
06 Xuất nhập khẩu Hồ sơ xuất khẩu
Xuất nhập khẩu tiếp nhận bộ chứng từ đã đủ, hợp lệ
hoàn tất khai báo hải quan ở cảng
Đánh giá quá trình, lưu hồ sơ
Trình tự quản lý
07 Xuất nhập khẩu lưu hồ sơ theo Trình tự Xuất nhập khẩu
hồ sơ
quản lý hồ sơ
Lưu ý:
- Tất cả các chứng từ:
+ Packing List
+ Invoice
+ Vận đơn
+ CO, tờ khai xuất khẩu, chứng chỉ FUMI, chứng chỉ Phyto, bảo hiểm,…(nếu có)
- Đều phải thể hiện rõ các nội dung như sau:
+ Chi tiết tên và địa chỉ liên lạc của công ty
+ Tên và địa chỉ của khách hàng
+ Ngày phát hành (Chứng từ)
+ Mô tả sản phẩm
+ Khối lượng sản phẩm bán ra
+ Mã số chứng chỉ COC hoặc CW của công ty
+ Dấu hiệu rõ ràng công bố FSC cho từng hạng mục sản phẩm:
 Công bố “ FSC 100%”
 Công bố “FSC Mix x%”, “FSC Mix Credit”
 Công bố “FSC-CW”

7. Hồ sơ

STT Tên Nơi lưu Thời gian lưu

1 Đơn hàng Phòng XNK 5 năm
2 Packing list Phòng XNK 5 năm
3 Invoice Phòng XNK 5 năm
4 Vận đơn Phòng XNK 5 năm
Hồ sơ hải quan (tờ khai xuất khẩu, tờ Phòng XNK
5 5 năm
khai nhập khẩu)
6 Hợp đồng Phòng XNK 5 năm
 Mã số QT07-COC
Tiêu chuẩn FSC-COC
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU Lần ban hành 01
Ngày 01/09/2022
Số trang Trang 8 / 8