Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:1/13 01

QUY TRÌNH THANH TOÁN

HKT GROUP

PHÊ DUYỆT BAN HÀNH

Người biên soạn Người phê duyệt Người phê duyệt
Kế toán trưởng Tổng giám đốc Chủ tịch HĐQT
LÊ ĐỨC HIẾU TRẦN QUYẾT TIẾN NGUYỄN NAM HIỀN

Tp.Hồ Chí Minh, ngày ......... tháng ......... năm 2022.

 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:2/13 01

QUY TRÌNH THANH TOÁN

1. MỤC ĐÍCH
 Quy trình này mô tả và đưa ra các chỉ dẫn thực hiện liên quan đến việc thanh
toán/quyết toán cho nhà thầu, nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Công ty theo
các đơn hàng/ hợp đồng mua sắm hàng hóa/dịch vụ đã được thiết lập.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

 Quy trình này được áp dụng đối với toàn bộ các Phòng ban/ Bộ phận/ Chi nhánh/
Văn phòng đại diện Công ty trực thuộc HKT GROUP.

3. HIỆU LỰC
 Quy trình này có hiệu lực từ ngày ....../....../2022.

 Trong quá trình thực hiện, mọi ý kiến góp ý phải được tập hợp cho Phòng Kế
toán soạn thåo để nghiên cứu bổ sung, sửa đổi. Các điểm bổ sung, sửa đổi chỉ có
hiệu lực khi phiên bản cập nhật được phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

4. GIẢI THÍCH MỘT SỐ TỪ NGỮ VIẾT TẮT

Một số từ ngữ trong Quy trình này được hiểu thống nhất như sau:

- HĐQT: Hội đồng quản trị

- TGĐ: Tổng giám đốc

- CBNV: Cán bộ nhân viên

- NCC: Nhà cung cấp

- NLĐ: Người lao động

- HĐNT: Hợp đồng nguyên tắc

- HĐMB: Hợp đồng mua bán

- NVKD: Nhân viên kinh doanh

- TPKD: Trưởng phòng kinh doanh

- P.GĐCN: Phó Giám đốc chi nhánh

- GĐCN: Giám đốc chi nhánh.

- Đơn vi: là các phòng, ban phụ trách chuyên môn, chi nhánh, văn phòng đại diện.
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:3/13 01

5. LƯU ĐỒ

QUY TRÌNH THANH TOÁN CHO NHÀ THẦU/CUNG CẤP

Bộ phận phát sinh nhu cầu Phòng Kế toán Phòng Thư ký Ban lãnh đạo
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:4/13 01

Bộ phận trực tiếp làm việc

với nhà thầu/NCC

(1)

Lập đề nghị thanh toán cho

nhà thầu/NCC

(2)
(3) (4) (5)
Kiểm tra,
Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra
phê duyệt

Lập phiếu chi/ Ủy nhiệm

(6)
chi

(7)

Kiểm tra,
(8)
phê duyệt

Kiểm tra,
Chi tiền/Đi Ủy nhiệm chi (9)
phê duyệt

(10)

Lưu hồ sơ chứng từ

6. DIỄN GIẢI
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:5/13 01

TT Bước Người thực Thời hạn Mô tả chi tiết

hiện

- CBNV được giao thực hiện công việc và là đầu mối làm
việc với nhà thầu/ cung cấp lập bộ hồ sơ thanh quyết toán
1 Lập đề CBNV có nhu Khi phát sinh
gồm:
nghị thanh cầu thanh toán nhu cầu
+ Phiếu đề nghị thanh toán theo mẫu đã ban hành
toán
+ Chứng từ hỗ trợ thanh toán theo quy định

- Trưởng Bộ phận tiếp nhận bộ hồ sơ đề nghị thanh quyết

toán, kiểm tra và ký phê duyệt. Các nội dung thẩm định:
+ Sự chính xác của số tiền đề nghị thanh toán (nhất quán
Thẩm định Trưởng Theo nhu cầu với các quy định trong hợp đồng, phù hợp với khối lượng
của Trưởng thanh toán của sản phẩm/dịch vụ đã thực hiện; tính đến các khoản phải
2 Bộ phận
Bộ phận Bộ phận bổ sung hoặc khấu trừ,…)
+ Mức độ ưu tiên của khoản thanh toán;
+ Sự đầy đủ của các khoản hồ sơ, chứng từ đính kèm;
+ Trình tự sắp xếp của bộ hồ sơ chứng từ;
+ Nếu chấp thuận, Trưởng Bộ phận tiến hành ký phê
duyệt.

- Phòng kế toán tiếp nhận Đề nghị thanh toán đã có chữ

ký của Trưởng Bộ phận và thực hiện các thủ tục kiểm tra
xác nhận.
- Phòng Kế toán thụ lý hồ sơ đề nghị thanh toán có trách
nhiệm kiểm tra sự chính xác, tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ
của chứng từ thanh toán, đảm bảo hồ sơ thanh toán tuân
3 Thẩm định Phòng Trong vòng thủ đúng quy định của Công ty và pháp luật về hạch toán
và xác 02 ngày kế toán.
Kế toán
nhận + Nếu đủ điều kiện thanh toán, kế toán phụ trách phần
hành xác nhận và chuyển hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm
tra và ký duyệt của Phòng Kế toán.
+ Nếu đề nghị thanh toán không thực hiện đúng quy định,
Phòng Kế toán chuyển trả hồ sơ và hướng dẫn CBNV
thực hiện đúng quy định.
- Phòng Kế toán phải có trách nhiệm phê duyệt/ phản hồi
đề nghị thanh toán trong 02 ngày kể từ ngày nhận được
Đề nghị thanh toán.
- Trường hợp các khoản thanh toán lớn nằm ngoài hạn
mức tiền mặt tại quỹ hoặc số dư tiền gửi, Phòng Kế toán
kiểm tra và cho ý kiến về thời điểm chi trả để đảm bảo
phù hợp với kế hoạch dòng tiền của Công ty.
Lưu ý:
- Số lần trả hồ sơ, yêu cầu bổ sung chứng từ hợp lệ không
quá 02 lần/ hồ sơ.
- Đối với các khoản thanh toán cho các công việc do Tổng
Giám đốc, Chủ Tịch HĐQT trực tiếp chỉ đạo thì Đề nghị
thanh toán vẫn phải có chữ ký phê duyệt của TGĐ hoặc
Chủ tịch HĐQT. Người Lập đề nghị phải đính kèm bằng
chứng thể hiện sự chỉ đạo thực hiện của Tổng Giám đốc/
Chủ tịch HĐQT (chụp màn hình có tin nhắn chỉ đạo,
email…). Nếu chỉ đạo bằng miệng thì chủ động gửi tin
nhắn, email xin xác nhận của Tổng Giám đốc/ Chủ tịch
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:6/13 01

HĐQT.

- Bộ phận Thư ký tiếp nhận hồ sơ trình ký, đề nghị thanh

toán đã có chữ ký của Kế toán trưởng và thực hiện các thủ
tục kiểm tra tính hợp lý, đúng đắn và đầy đủ của hồ sơ.
4 Kiểm tra, Phòng Trong vòng - Nếu hồ sơ đủ điều kiện thanh toán, Bộ phận Thư ký
ghi nhận và 02 ngày chuyển tiếp và trình ký Ban lãnh đạo.
Thư ký
trình ký hồ - Nếu Bộ phận Thư ký kiểm tra Đề nghị thanh toán không
sơ được thực hiện theo đúng quy định, Bộ phận Thư ký
chuyển trả hồ sơ và hướng dẫn CBNV thực hiện đúng quy
định.
- Phòng Thư ký phải có trách nhiệm phản hồi, chuyển tiếp
Đề nghị thanh toán trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận
được Đề nghị thanh toán.

- Tổng giám đốc/Người được ủy quyền tiếp nhận Đề nghị

thanh toán, tổng kiểm tra và phê duyệt.
- Nếu TGĐ/Người được ủy quyền không chấp thuận Đề
5 Phê duyệt TGĐ/Người Theo kế nghị thanh toán, chuyển trả hồ sơ và hướng dẫn, giải thích
Đề nghị được ủy hoạch cho CBNV về lý do và phương án giải quyết.
thanh toán quyền
- Nếu TGĐ/Người được ủy quyền chấp thuận Đề nghị
thanh toán, chuyển đề nghị cho Phòng Kế toán để thực
hiện thủ tục thanh toán.
Lưu ý:
Những trường hợp, những hạng mục cần có chủ trương
của Chủ tịch HĐQT thì chuyển tiếp hồ sơ cho Chủ tịch
HĐQT phê duyệt trước khi chuyển Đề nghị thanh toán
cho Phòng Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán.

Lập phiếu Phòng Kế toán Trong vòng Trong vòng 01 ngày kể từ khi Đề nghị thanh toán được
chi/ Ủy 01 ngày các cấp thẩm quyền phê duyệt Phòng Kế toán lập Phiếu
6
nhiệm chi chi/Ủy nhiệm chi để thanh toán tiền cho nhà thầu/ nhà
cung cấp.

Duyệt Kế toán Theo kế Kế toán trưởng/Tổng giám đốc (là chủ tài khoản) ký duyệt
phiếu chi/ trưởng hoạch Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi để thực hiện việc chuyển tiền
7
Ủy nhiệm theo đúng quy định.
TGĐ/Người
chi
được ủy
quyền

- Bộ phận Kế toán làm thủ tục để chi tiền cho nhà thầu/
nhà cung cấp theo thông tin, thời hạn thanh toán ghi trên
8 Chi tiền Phòng kế toán Trong vòng
Phiếu đề nghị thanh toán.
thanh toán 01 ngày
- Bộ phận Kế toán có trách nhiệm thông báo với Người
lập Phiếu đề nghị thanh toán thời gian, số tiền đã thực
hiện chi.
+ Nếu chi bằng tiền mặt, Người nhận tiền nhận tiền từ
Thủ quỹ và ký ghi rõ họ tên vào Phiếu chi;
+ Nếu chi bằng Séc, Người nhận tiền lên Phòng Kế toán
nhận Séc và ký tên vào bản photo của tờ séc để lưu lại Bộ
phận Kế toán;
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:7/13 01

+ Nếu chi bằng chuyển khoản, Bộ phận Kế toán có trách

nhiệm thực hiện đi lệnh chuyển khoản.

- Sau khi đã chi tiền, Phòng kế toán lưu lại toàn bộ hồ sơ

theo quy định.
9 Lưu hồ sơ Phòng kế toán
- Phòng Kế toán thực hiện hạch toán khoản thanh toán
và cập nhật
theo quy định.
sổ sách kế
toán

Lưu ý:

- Quy trình này có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn hoạt động kinh doanh tại từng thời
điểm. Tất cả các trường hợp không thực hiện theo đúng quy trình đều bị xử lý theo quy chế, chế
tài theo quy định của công ty.

- Tất cả các khoản chi phí thực tế phát sinh của đơn vị, phòng ban đã chủ động thực hiện thanh
toán trước cho nhà thầu/cung cấp phải hoàn thiện và bổ sung hồ sơ không chậm quá 10 ngày kể
từ ngày thực hiện thanh toán cho nhà thầu/cung cấp.

- Tất cả các khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu
đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không
dùng tiền mặt. (chuyển khoản qua tài khoản của Công ty).

7. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG BẤT THƯỜNG:

TT Tình huống Cách xử lý
1 - Các khoản chi gấp. Phòng Kế toán kết hợp các Bộ phận/Phòng ban liên quan xử lý
- Chi ngoài kế hoạch công việc bất thường theo chủ trương Ban lãnh đạo.
ngân sách. Phòng Kế toán theo dõi tiến độ và yêu cầu bổ sung chứng từ hồ sơ
đúng theo quy định.
8. BIỂU MẪU LIÊN QUAN VÀ QUY ĐỊNH VỀ LƯU HỒ SƠ

TT Tên biểu mẫu Mã hiệu Nơi lưu hồ sơ Thời gian lưu

1 Đề nghị thanh toán BM.03
Bộ phận đề nghị thanh toán 01 năm
Bộ phận kế toán 05 năm
9. THEO DÕI CÁC LẦN SỬA ĐỔI CỦA PHIÊN BẢN

TT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi
1
2
3

QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ PHỤC VỤ THANH TOÁN CHO MỘT SỐ

KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN CỦA CÔNG TY
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:8/13 01

STT Nội dung khoản chi Chứng từ đính kèm Đề nghị thanh toán
1 2 3
I. Các khoản chi trực tiếp cho người lao động
- Bảng chấm công CBNV (có xác nhận của từng đơn vị, bộ phận);
- Phiếu đề nghị làm ngoài giờ/tăng ca;
- Bảng tổng hợp kết quả hoàn thành công việc (KPI nếu có);
- Bảng tổng hợp tiền lương;
I.1 Các khoản chi lương - Phiếu xác nhận công tác (nếu có);
- Bảng tính trích bảo hiểm hàng tháng;
- Bảng tính thuế TNCN hàng tháng;
- Bảng giải trình chênh lệch lương so với tháng trước (Chi tiết đến
từng nhân viên);
- Các quyết định thay đổi lương, quyết định tuyển dụng, thư mời
nhận việc (nhân sự mới), bổ nhiệm, điều chuyển công việc;
- Bảng đăng ký giảm trừ gia cảnh hàng tháng (nếu có phát sinh);
- Bảng đăng ký MST TNCN hàng tháng (nếu có phát sinh);
- Đề nghị thanh toán thưởng cho sale cho vào lương (đính kèm
thông báo/quyết định đã phê duyệt);
Lưu ý:
Bản Scaned copy tất cả các chứng từ hồ sơ gửi email cho các bộ
phận liên quan để hỗ trợ kiểm tra sự chính xác trong việc chi trả
lương)
- Phương án/Thông báo thưởng được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Chi phí thưởng bộ - Số liệu báo cáo kết quả thực hiện, báo cáo phát sinh giao dịch làm
I.2 phận Quản lý và Hỗ cơ sở để xác định mức thưởng (nếu có);
trợ/CBNV Ví dụ: Áp dụng theo mức lương trung bình của mỗi nhân viên trong
năm để làm cơ sở tính thưởng (nếu thực hiện tính thưởng theo số
tháng lương bình quân)
- Thông báo/Quyết định được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Chi phí Thưởng - Phương án thưởng được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
I.3 NVKD (Push sale) - Giấy báo có tiền về của dự án (nếu có);
- Sổ chi tiết dự trù chi phí hàng tháng (nếu có);
- Chứng từ giấy cọc hoặc HĐNT, HĐMB chứng minh NVKD giao
dịch thành công (nếu có).
- Bảng tổng hợp phí hoa hồng hàng tháng;
Chi hoa hồng kinh - Bảng tính chi tiết phí hoa hồng từng đơn vị, từng dự án phát sinh;
I.4 doanh - Bảng tính phí hoa hồng cho từng NVKD, TPKD, P.GĐCN,
GĐCN và các bộ phận khác (nếu có);
- Đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu giao dịch thành công hàng
tháng, hóa đơn photo (nếu có);
- Bảng giải trình chi hoa hồng cho từng dự án, từng chi nhánh, bộ
phận.
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:9/13 01

- Phiếu báo có tiền về từng tháng và từng dự án (nếu có)

- Hợp đồng cộng tác viên;
Chi cộng tác viên bên - Giấy tờ tùy thân (CMND; CCCD);
I.5 ngoài - Đề nghị thanh toán: quyết định, tờ trình, phiếu báo có tiền về, giấy
cọc hoặc hợp đồng mua bán, phiếu bốc thăm trúng thưởng,…
- In sổ chi tiết dự trù chi phí hàng tháng (nếu có)
- Tờ trình/Thông báo đề nghị phê duyệt chủ trương;
Các khoản thu nhập - Phiếu đề nghị thanh toán có xác nhận của Trưởng bộ phận;
I.6 khác cho NLĐ - Danh sách đối tượng nhận thu nhập và mức chi cho từng cá nhân.
- Tất cả các chứng từ thanh toán, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ
tên.
- Phiếu đề nghị thanh toán có xác nhận của Trưởng bộ phận;
- Quyết định đi công tác/mời công tác (theo mẫu quy định);
- Vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ
I.7 lên máy bay;
Chi công tác phí - Biên nhận/ phiếu thu/ hóa đơn tiền phòng (nếu người đi công tác
trực tiếp thanh toán tiền phòng);
- Giấy đi đường có đóng dấu của đơn vị cử đi công tác và ký xác
nhận đóng dấu ngày đến, ngày đi của đơn vị đến công tác (hoặc của
khách sạn, nhà nghỉ nơi lưu trú);
- Biên nhận/ Phiếu thu/ Hóa đơn cước vận chuyển nội hạt (đính
kèm bảng kê hành trình đi lại);
- Báo cáo công tác.
- Đề nghị thanh toán khoản chi phúc lợi cho NLĐ được cấp có thẩm
Chi phúc lợi cho NLĐ quyền phê duyệt;
I.8 trong Công ty - Nếu chi phúc lợi bằng tiền mặt trực tiếp cho NLĐ phải ghi rõ
danh sách đối tượng được hưởng khoản phúc lợi và mức hưởng cho
từng người (cá nhân nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên);
- Nếu mua hàng hóa, dịch vụ để chăm sóc NLĐ cần có:
+ Biên nhận/ Phiếu thu/ Hóa đơn tài chính hợp lệ;
+ Phiếu giao hàng/ Biên bản xác nhận bàn giao hàng hóa/ dịch vụ.
II. Các khoản chi cho các đối tác kinh doanh
Chi phí trả cho môi - Thỏa thuận/ phương án chi trả chi phí đã được duyệt;
giới/dịch vụ là các cá - Giải trình chi tiết nguyên tắc xác định số tiền chi trả;
II.1 nhân tổ chức ngân - Bảng tính chi tiết chi phí tài chính/tiền gốc/lãi vay định kỳ cần chi
hàng, tín dụng trả.
- Bảng dự chi của từng dự án;
Chi phí chiết khấu cho - Biên bản đối chiếu giao dịch thành công;
II.2 đối tác, khách hàng - Quyết định, tờ trình, xác nhận khuyến mại đặc biệt, bốc thăm
trúng thưởng;
- Hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mãi được cơ quan có thẩm
quyền phê duyệt (nếu có).
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:10/13 01

Chi phí phạt do vi - Hợp đồng/ thỏa thuận giữa Công ty với chủ đầu tư, đối tác thực
phạm hợp đồng kinh tế hiện hợp đồng.
II.3 (không đạt chỉ tiêu hợp - Biên bản/Thông báo phạt được xác nhận.
đồng)
Chi phí cho các đơn vị, - Tờ trình hoặc Phiếu đề nghị mua hàng đã duyệt chủ trương;
cá nhân cung cấp sản - Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ (nếu chi tiền mặt
II.4 phẩm/ dịch vụ phục vụ cho cá nhân phải có phiếu xác nhận thanh toán);
hoạt động Truyền - Hợp đồng cung cấp dịch vụ/hàng hóa;
thông, Marketing, Sự - Bảng kê chi tiết chi phí của từng hạng mục mua sắm;
kiện - Biên bản bàn giao/ nghiệm thu hàng hoá/ dịch vụ;
- Hình ảnh/bằng chứng chứng minh việc thực hiện dịch vụ (Áp
dụng nếu khoản chi có giá trị từ 2 triệu VNĐ trở lên)
- Biên bản giao dịch thành công có xác nhận của hai bên;
- Đề nghị thanh toán của sàn liên kết, đại lý;
II.5 Chi phí trả cho sàn liên - Hoá đơn tài chính hợp lệ của sàn liên kết, đại lý;
kết, đại lý - Hợp đồng liên kết/tư vấn/môi giới.
- Tờ trình đề nghị phê duyệt chủ trương;
- Danh sách đối tượng tham gia đào tạo, hội thảo và mức chi cho
II.6 Chi phí trả cho các đơn từng đối tượng;
vị cung cấp dịch vụ - Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
đào tạo, hội thảo. - Hình ảnh/ bằng chứng chứng minh việc thực hiện đào tạo, hội
thảo, tham quan, khảo sát (Áp dụng nếu khoản chi có giá trị từ 2
triệu VNĐ trở lên)
III. Các khoản chi hoạt động kinh doanh khác
- Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ (nếu chi tiền mặt
cho cá nhân phải có phiếu xác nhận thanh toán);
III.1 Chi phí thuê dịch vụ - Thông báo/bảng kê chi phí/ đề nghị thanh toán của đơn vị cung
thường xuyên của bên cấp (nếu có);
thứ 3 (tiền thuê văn - Bảng tổng hợp theo dõi chi phí phát sinh hàng tháng;
phòng, tiền điện, tiền - Giải trình chi phí phát sinh nếu mức chi trong kỳ vượt trên hạn
nước, tiền điện thoại, mức quy định (nếu có) hoặc vượt trên 20% của mức phí bình quân
chuyển phát, các tháng trong năm/chi phí vượt kế hoạch ngân sách, hợp đồng,
internet…) thỏa thuận đã duyệt.

Chi phí vận hành ô tô - Bảng kê nhật trình xe (nếu yêu cầu);
công ty (xăng dầu, cầu - Bảng kê chi tiết chi phí (áp dụng cho các khoản chi sửa chữa, bảo
III.2 đường, cầu phà, bến dưỡng, thay mới phụ tùng thiết bị ô tô,…)
bãi, sửa chữa, bảo - Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
dưỡng, rửa xe, gửi xe, - Vé cầu đường, cầu phà, bến bãi;
…) - Tờ trình/Phiếu đề nghị mua hàng (đối với các khoản chi bảo
dưỡng, sửa chữa thay mới phụ tùng thiết bị không thuộc chi định kỳ
hàng tháng; chi mua bảo hiểm xe,…)
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:11/13 01

- Tờ trình/Phiếu đề nghị mua hàng; (Đối với các khoản không phát
sinh thường xuyên)
III.3 Chi phí mua sắm hàng - Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
hoá/dịch vụ - Đề nghị thanh toán của bên cung cấp hàng hoá/ dịch vụ;
- Bảng kê chi tiết của từng hạng mục hàng hoá/ dịch vụ;
- Biên bản bàn giao/ nghiệm thu hàng hoá được hai bên xác nhận.
- Tờ trình/Phiếu đề nghị mua hàng;
- Báo giá/Dự toán chi phí của nhà thầu/nhà cung cấp;
III.4 Chi phí sửa chữa lớn - Bảng tổng hợp/ Thống kê khối lượng, kinh phí;
và sửa chữa thường - Hợp đồng thi công sửa chữa;
xuyên TSCĐ thuê - Biên bản bàn giao, nghiệm thu đưa vào sử dụng/ thanh lí hợp
ngoài đồng;
- Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
- Giải trình chi tiết chi phí vượt dự toán, kế hoạch ngân sách, hợp
đồng, thỏa thuận đã duyệt.
- Tờ trình phê duyệt phương án triển khai;
- Hợp đồng dịch vụ;
III.5 Chi hội nghị, hội thảo, - Bảng tổng hợp/ Thống kê khối lượng, kinh phí;
sự kiện - Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
- Hình ảnh/ bằng chứng chứng minh việc tổ chức hội nghị/ sự kiện
(Áp dụng nếu khoản chi có giá trị từ 2 triệu VNĐ trở lên)
- Tờ trình phê duyệt chủ trương tiếp khách;
- Biên nhận/ Phiếu thu/ Hoá đơn tài chính hợp lệ;
III.6 Chi phí tiếp khách, - Bảng kê chi tiết;
giao dịch, ngoại giao - Hình ảnh/ bằng chứng chứng minh việc tổ chức tiếp đối tác, khách
hàng. (Áp dụng nếu khoản chi có giá trị từ 2 triệu VNĐ trở lên)
IV. Các khoản chi cho ngân sách nhà nước
IV.1 Chi thanh toán cho cơ - Giấy đề nghị thanh toán bảo hiểm;
quan bảo hiểm - Bảng chi tiết mức bảo hiểm phải nộp cho từng NLĐ (thông tin
(BHXH, BHYT, trong bảng lương hàng tháng);
BHTN) - Thông báo bảo hiểm của Cơ quan bảo hiểm trực thuộc.

IV.2 Chi nộp kinh phí công - Giấy đề nghị thanh toán phí công đoàn;
đoàn - Bảng chi tiết mức phí công đoàn phải nộp cho từng NLĐ (thông
tin trong bảng lương hàng tháng).
IV.3 Chi nộp các khoản thuế - Giấy đề nghị thanh toán tiền thuế;
- Tờ khai/Quyết toán thuế theo quy định.
Ghi chú:
Phòng Kế toán được cung cấp bản gốc và lưu hợp đồng để phục vụ kiểm soát thanh toán. Trong
một số trường hợp, Phòng Kế toán có thể yêu cầu Đơn vị đề nghị thanh toán cung cấp hợp
đồng.
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:12/13 01

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ KINH DOANH ĐỊA ỐC HKT HKT - HCNS - QT….BM.03

66-68 Võ Văn Tần, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM, Việt Nam Ngày hiệu lực: …../…..../…...…..
Điện thoại: 028 8889 9889

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Người đề nghị: Mã nhân viên: Số phiếu: ……………..….

Chức vụ: Bộ phận: Ngày: ….../……./………..

Thanh toán cho Công ty hoặc cá nhân: Loại tiền: VNĐ

Lý do thanh toán: Hình thức thanh toán:

 Tiền mặt
 Chuyển khoản
Tên tài khoản:  Séc
Tên ngân hàng: Số tài khoản: SWIFT code:  Khác……..
Thời hạn trễ nhất phải thanh toán: ….…/……../……… Mức độ ưu tiên (*): □1-Ưu tiên □2-Cần thanh toán □3-Đến hạn

Chứng từ gốc kèm theo:  Hóa đơn  Hợp đồng  Phiếu Đề nghị tạm ứng  Phiếu Đề nghị mua hàng

 BB xác nhận nghiệm thu  Phiếu xác nhận nhận hàng  Phiếu xác nhận giao hàng  Khác

STT Nội dung ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Tổng cộng:

Thuế GTGT:

Tổng số tiền đề nghị thanh toán:

Số tiền bằng chữ:

Người đề nghị Trưởng Bộ phận Phòng Kế toán Kế toán trưởng Tổng Giám đốc

Ngày....../....../........ Ngày....../....../........ Ngày....../....../........ Ngày....../....../........ Ngày....../....../.........

* Ghi chú mức độ ưu tiên:

1. Ưu tiên thanh toán, nếu không thanh toán sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc
2. Cần thanh toán, nếu không thanh toán phải thương lượng với đối tác
3. Đã đến hạn thanh toán

1. Người đề nghị: Điền chính xác, đầy đủ thông tin và cung cấp hồ sơ, chứng từ theo quy định
2. Trưởng bộ phận: Kiểm tra xem thông tin đã chính xác, đầy đủ chưa? Các hồ sơ, chứng từ phục vụ thanh toán
đã đầy đủ và tuân thủ theo quy định của công ty chưa? Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ đính kèm đã tuân thủ quy
định của công ty chưa?
3. Phòng Kế toán: Kiểm tra xem hồ sơ chứng từ phục vụ việc thanh toán có tuân thủ đúng quy định của pháp luật
và quy định của công ty chưa? Số tiền đề nghị thanh toán và số tiền theo hồ sơ, chứng từ đính kèm có khớp nhau
chưa?
4. Kế toán trưởng: Kiểm tra xem giá trị khoản thanh toán có tuân thủ đúng quy định của công ty không? Những
khoản thanh toán nào chưa hợp lệ, cần loại bỏ? Những khoản mục nào cần giải trình và bổ sung chứng từ? Với
 Mã hiệu: HKT-KT/QTTT - 2022

QUY TRÌNH THANH TOÁN Ngày ban hành: ....../....../2022

HKT GROUP Lần ban hành:
Trang:13/13 01

những khoản thanh toán có giá trị lớn, kiểm tra xem việc thanh toán có ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty
không? Có thể tạm thời trì hoãn thực hiện được không?
5. Tổng giám đốc: Tổng kiểm tra, soát xét và quyết định có phê duyệt để chi thanh toán hay không?