Mã số: QT.

02-RD
QUY TRÌNH TỰ CÔNG BỐ SẢN PHẨM,
Lần ban hành:01
GIÁM SÁT ĐỊNH KỲ
Ngày ban hành:

ISO 9001:2015

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

ST
VỊ TRÍ NỘI DUNG SỬA ĐỔI GHI CHÚ
T

1 BAN HÀNH LẦN

ĐẦU NGÀY

2 SỬA ĐỔI LẦN Sửa đổi và bổ sung biểu mẫu

THỨ NHẤT
NGÀY

NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI PHÊ DUYỆT

Chữ ký

Họ tên

Chức vụ
 1. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định các bước tiến hành để làm tự công bố chất lượng sản phẩm, giám sát định
kỳ các sản phẩm của công ty theo đúng quy định của pháp luật.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Doanh nghiệp thực hiện tự công bố thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn, phụ gia thực
phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm, dụng cụ chứa đựng thực phẩm, vật liệu bao gói
tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm trừ các sản phẩm quy định tại Khoản 2 Điều 4 và Điều 6
Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

Doanh nghiệp thực hiện giám sát định kỳ với tần suất 6 tháng/lần đối với sản phẩm chưa
có HACCP hoặc ISO, 1 năm/lần đối với sản phẩm có HACCP hoặc ISO (ISO 22000 hoặc
FSSC 22000)

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Nghị định số 15/2018/NĐ – CP.

4. THUẬT NGỮ
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Sơ đồ quy trình

Trách nhiệm Sơ đồ quy trình Tài liệu/hồ sơ liên
quan
 BM01-QT.01-RD Đề
nghị làm công bố, tự
ĐN làm HS tự công bố
chất lượng sản phẩm, làm công bố chất lượng
giám sát định kỳ sản phẩm

Phòng R & D BM02-QT.01-RD Đề

nghị làm giám sát định
kỳ

BM03-QT.01-RD Bảng
theo dõi giám sát định
kỳ và hạn công bố.

Ban Giám đốc BGĐ phê

duyệt

Phòng R & D BM04-QT.01-RD Sổ

nhận – xuất mẫu kiểm
Ban Giám đốc
nghiệm
Lấy và giao mẫu,
Phòng XNK
hồ sơ giấy tờ BM01-QT.06-KT Đề
nghị xuất mẫu

BM05-QT.01-RD Phiếu
yêu cầu phân tích

Đơn vị kiểm nghiệm BM06-QT.01-RD Sổ

Thực hiện gửi mẫu kiểm
theo dõi gửi mẫu và
nghiệm
nhận kết quả kiểm
nghiệm.
Phòng R & D BM03-QT.01-RD Bảng
Tiếp nhận kết quả
theo dõi giám sát định
kỳ và hạn công bố.

Phòng R & D
Xây dựng hồ sơ tự CB
Phòng XNK

Phòng R & D
Nộp hồ sơ

Phòng R & D BM07-QT.01-RD Sổ

Tiếp nhận kết quả theo dõi giám sát định
kỳ và Hồ sơ công bố.

BM02-QT.07-HC Biên
Bàn giao hồ sơ công
bố cho hành chính để bản giao nhận hồ sơ.
dán ở bảng tin công ty

Phòng R & D BM03-QT.01-RD Sổ

theo dõi kì giám sát
định kỳ và HS công bố.
Giám sát định kỳ
BM07-QT.01-RD Phiếu
theo dõi phí kiểm
nghiệm

BM02-QT.02-KT Phiếu
đề nghị thanh toán
 Lưu hồ sơ
Phòng R & D

5.2 Mô tả sơ đồ quy trình

Bước 1: Phòng R & D căn cứ vào sổ theo dõi hồ sơ công bố và bản chất sản phẩm thuộc
nhóm nào để làm đề nghị làm hồ sơ tự công bố công bố, dựa vào sổ theo dõi Giám sát
định kỳ để làm đề nghị giám sát định kỳ.

Bước 2: chuyển đề nghị hồ sơ tự công bố chất lượng sản phẩm và giám sát định kỳ cho
Ban giám đốc phê duyệt.

Bước 3: Lấy và giao mẫu, hồ sơ giấy tờ liên quan

Đề nghị xuất mẫu để kiểm nghiệm các chỉ tiêu. Mẫu có thể lấy tại kho hoặc phòng thí
nghiệm tùy theo loại sp. Số lượng mẫu: khoảng 200-300g tùy loại.

Đề nghị phòng Xuất nhập khẩu cung cấp các giấy tờ của sản phẩm: nhãn chính sản phẩm,
quy cách đóng gói và chất liệu bao bì, ISO, HACCP, MSDS, …

Khi giao mẫu cho các viện kiểm nghiêm sản phẩm yêu cầu phải lấy phiếu báo giá và
phiếu yêu cầu phân tích làm cơ sở cho phòng kế toán thanh toán chi phí kiểm nghiệm về
sau.

Lưu ý bảng kê các chi phí kiểm nghiệm khi làm thanh toán cần tách rõ riêng từng Công
ty.

Bước 4: Tiếp nhận kết quả kiểm nghiệm

Phòng R & D có trách nhiệm theo dõi quá trình kiểm nghiệm, nếu chậm kết quả chậm so
với ngày hẹn hoặc phát sinh các trường hợp như thiếu chi tiêu, phiếu kết quả sai khác so
với phiếu yêu cầu phân tích thì phải liên hệ lập tức với bộ phận trả kết quả của đơn vị
kiểm nghiệm để giải quyết.
Sau khi đơn vị kiểm nghiệm trả kết quả phòng thí nghiệm có trách nhiệm tiếp nhận kết
quả kiểm nghiệm và lưu trữ phiếu kiểm nghiệm. Với các chỉ tiêu kiểm nghiệm không đạt
tiến hành gửi lại mẫu phân tích và yêu cầu tách các chỉ tiêu không đạt ra khỏi phiếu kiểm
nghiệm. Đồng thời gửi kết quả không đạt cho phòng XNK làm việc với nhà cung cấp.

Bước 5: Xây dựng hồ sơ,nộp hồ sơ (Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP)

Sau khi có kết quả kiểm nghiệm phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng 2 bộ hồ sơ tự công bố
chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp tự công bố sản phẩm trên phương tiện thông tin đại
chúng hoặc trang thông tin điện tử của mình hoặc niêm yết công khai tại doanh nghiệp.
Nộp 1 bản qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm
quyền do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi
chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) chỉ định.

Hồ sơ tự công bố sản phẩm bao gồm: (Khoản 1 Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP)

- Bản tự công bố sản phẩm theo mẫu số 01 Phụ lục I ban kèm theo nghị định
15/2018/NĐ-CP
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm trong thời hạn 12
tháng tính đến ngày nộp hồ sơ được cấp bởi phòng kiểm nghiệm được công nhận
phù hợp ISO 17025 gồm các chỉ tiêu an toàn do bộ Y tế ban hành theo nguyên
tắc quản lý rủi ro phù hợp với quy định của quốc tế hoặc các chỉ tiêu an toàn theo
quy chuẩn, tiêu chuẩn tương ứng do tổ chức, cá nhân công bố trong trường hợp
chưa có quy định của Bộ Y tế (Bản chính hoặc bản sao chứng thực)

Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận bản tự công bố của danh nghiệp để
lưu trữ hồ sơ và đăng tải tên tổ chức, cá nhân và tên các sản phẩm tự công bố trên trang
thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận (Khoản 2 Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP)

Bước 6: Tiếp nhận kết quả và làm giám sát định kỳ

Ngay sau khi tự công bố sản phẩm, doanh nghiệp được quyền sản xuất, kinh doanh và
chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn của sản phẩm đó. Phòng R & D thông báo bản tự
công bố sản phẩm đến các bộ phận liên quan trong Công ty.

Phòng R & D bàn giao 1 bản tự công bố photo cho phòng hành chính để dán ở bảng tin
của công ty.

Dựa vào xuất xứ sản phẩm, nếu sản xuất từ nhà máy có HACCP hoặc ISO thì giám sát
định kỳ 1 lần/năm, nếu sản xuất từ nhà máy chưa có HACCP hoặc ISO thì giám sát định
kỳ 6 tháng/lần. Trừ trường hợp ngoại lệ theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Phòng R & D chủ động theo dõi việc làm giám sát định kỳ, chủ động đề xuất lấy mẫu và
xây dựng chỉ tiêu làm giám sát định kỳ. Phiếu kiểm nghiệm GSĐK được scan gửi cho BP
Kho và các BP liên quan.

Phòng R & D gửi báo cáo về tình trạng các Công bố trước khi hết hạn 3 tháng cho Ban
Giám đốc.

Cuối mỗi tháng sau khi kế toán đơn vị gửi tổng hợp chi phí kiểm nghiệm thì phòng R & D
đối chiếu phiếu theo dõi chi phí kiểm nghiệm, tổng hợp gửi cho Phòng kế toán bảng tổng
hợp chi phí kèm theo chi phí đi kèm mỗi lần gửi mẫu.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ

Toàn bộ hồ sơ về công bố và Phiếu kiểm nghiệm phòng R & D sẽ lưu trữ theo 2 cách: bản
cứng và scan gửi trên server.

Phòng R & D sau khi hoàn thành công bố sẽ gửi công bố cho các Bộ phận liên quan bằng
email, đồng thời chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công bố trên server (các BP được cho
phép có thể truy cập vào folder lưu công bố trên server phòng R & D đó).

Các BP nếu muốn mượn hồ sơ công bố sẽ đề nghị với Phòng R & D và được cho mượn
hồ sơ theo quy trình quản lý hồ sơ của P.Hành chính (QT.07-HC)
V. DANH MỤC TÀI LIỆU, HỒ SƠ

BM01-QT.01-RD Đề nghị làm công bố, tự làm công bố chất lượng sản phẩm

BM02-QT.01-RD Đề nghị làm giám sát định kỳ

BM03-QT.01-RD Bảng theo dõi giám sát định kỳ và hạn công bố.

BM04-QT.01-RD Sổ nhận – xuất mẫu kiểm nghiệm

BM01-QT.06-KT Đề nghị xuất mẫu

BM05-QT.01-RD Phiếu yêu cầu phân tích

BM06-QT.01-RD Sổ theo dõi gửi mẫu và nhận kết quả kiểm nghiệm.

BM07-QT.01-RD Phiếu theo dõi phí kiểm nghiệm.

BM02-QT.02-KT Phiếu đề nghị thanh toán.

BM02-QT.07-HC Biên bản giao nhận hồ sơ.