CÔNG TY

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 15/08/2020

Người viết Người xem xét Người phê duyệt

 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 2/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

Theo dõi sửa đổi tài liệu

Lần Ngày
Nội dung sửa đổi Phê duyệt
sửa đổi hiệu lực

00 Ban hành lần đầu

 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 3/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

1. Mục đích

Quy định thống nhất việc kiểm soát tài liệu bao gồm xây dựng, phê duyệt, xem xét, cập nhật,
sửa đổi, phân phối tài liệu của Công ty.

2. Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho các tài liệu được in ra có liên quan đến các hoạt động trong hệ
thống QLCL an toàn thực phẩm của Công ty bao gồm:

 Các quy trình

 Các biểu mẫu

 Các hướng dẫn công việc của các bộ phận, phòng ban

 Các kế hoạch, các lưu đồ, bản vẽ

 Các tài liệu nguồn gốc bên ngoài như các yêu cầu của khách hàng, các Tiêu chuẩn, tài
liệu kỹ thuật, tài liệu pháp quy.

3. Tham khảo

 Tiêu chuẩn ISO 22000:2018- Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

 HACCP(TCVN 5603)

 Sổ tay chất lượng an toàn thực phẩm.

4. Trách nhiệm

 Cán bộ công nhân viên trong Công ty đều có trách nhiệm kiểm soát tài liệu theo các quy
định trong quy trình này.

 Phụ trách các nhóm làm việc chịu trách nhiệm đảm bảo việc kiểm soát tài liệu thuộc bộ
phận của mình.

 Trách nhiệm cụ thể cho việc xây dựng, xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định ở
bảng dưới đây.
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 4/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

Người xây
Loại tài liệu Người xem xét Người phê duyệt
dựng/sửa đổi

Chính sách An toàn Đại diện lãnh đạo về Giám đốc Công ty Giám đốc Công ty
thực phẩm An toàn thực phẩm

Các quy trình của hệ Người được phân Đại diện lãnh đạo Giám đốc Công ty
thống quản lý công về An toàn thực
phẩm

Các hướng dẫn công Người được phân Trưởng bộ phận sử Giám đốc Công ty
việc/ mô tả công việc công dụng tài liệu

Các biểu mẫu Người được phân Trưởng bộ phận sử Giám đốc Công ty
công dụng tài liệu

5. Định nghĩa

Tài liệu: Là các thông tin được lập thành văn bản dưới dạng bản cứng, bản mềm hoặc hình
ảnh. Hồ sơ là một dạng đặc biệt của biểu mẫu và được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát
hồ sơ QT-02.

Tài liệu được kiểm soát: Là các tài liệu được sử dụng để kiểm soát các hoạt động trong hệ
thống quản lý chất lượng an toan thực phẩm. Tài liệu được kiểm soát thuộc đối tượng điều
chỉnh của Quy trình này. Tài liệu được kiểm soát bao gồm các tài liệu do nội bộ Công ty ban
hành để điều chỉnh hoạt động của các bộ phận và bắt buộc phải được tuân thủ và các tài
liệu có nguồn gốc bên ngoài như yêu cầu, hướng dẫn của khách hàng, các văn bản pháp
luật của nhà nước.

Tài liệu không được kiểm soát: Là tài liệu thường dùng cho mục đích tham khảo, không cần
được điều chỉnh bởi Quy trình này. Tài liệu không kiểm soát có thể bao gồm tài liệu nội bộ
của Công ty được cấp ra bên ngoài cho mục đích giới thiệu, các sách bao tham khảo….

Tài liệu nội bộ: Là các tài liệu do Công ty soạn thảo và ban hành

Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài: Là các tài liệu không được soạn thảo và ban hành bởi
Công ty nhưng có tác động nhất định đến hoạt động của Công ty.
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 5/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

6. Nội dung

6.1. Nhận dạng tài liệu

6.1.1 Mã số tài liệu

Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài thì sử dụng mã số của chính tài liệu đó. Ví dụ TCVN ISO
22000:2018

Tài liệu nội bộ được đánh mã số như sau:

Tên tài liệu Mã số Giải thích Ví dụ

Chính sách An toàn thực

CS-ATTP
phẩm

Mục tiêu An toàn thực

MTAT-YYYY YYYY: năm MTAT-2020
phẩm của Công ty

Mục tiêu An toàn thực

MTAT-ABC- ABC: Mã số bộ phận, MTAT-PĐH-
phẩm của bộ phận, phòng
YYYY YYYY: năm 2020
ban

xx: số thứ tự quy trình

Quy trình QT-xx QT-04
(từ 01 đến hết)

xx: số thứ tự hướng dẫn

Hướng dẫn HD-xx HD-01
(từ 1 đến hết)

xx: số thứ tự biểu mẫu độc lập

Biểu mẫu độc lập BM-xx BM-01
(từ 01 đến hết)

xx: số thứ tự quy trình (từ 01

đến hết)
Biểu mẫu từ QT BM-xx-yy BM-04-01
yy: số thứ tự biểu mẫu của quy
trình xx (từ 01 đến hết)

xx: số thứ tự hướng dẫn (từ 01

đến hết)
Biểu mẫu từ HD BM-xx-yy BM-01-01
yy: số thứ tự biểu mẫu của
hướng dẫn xx (từ 01 đến hết)
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 6/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

6.1.2 Định dạng

Định dạng tài liệu được quy định áp dụng cho Sổ tay chất lượng và các quy trình của Hệ
thống quản lý chất lượng bao gồm trình bày của hai trang đầu của tài liệu, phần Header và
Footer, và các nội dung chính của tài liệu.

Hai trang đầu của tài liệu được trình bày như hai trang đầu của tài liệu này

Header và Footer chỉ bắt đầu từ trang thứ hai. Phần Header bao gồm logô của Công ty,
hoặc tên Công ty, tên tài liệu và phần kiểm soát mã số, tình trạng ban hành, sửa đổi và số
trang. Ở phần lần ban hành, tài liệu ban hành lần đầu sẽ được ghi là 01 và tăng dần với mỗi
lần sửa đổi.

Định dạng của các biểu mẫu sẽ bao gồm logô của Công ty, hoặc tên Công ty trên phía bên
trái của Header, mã số biểu mẫu và ngày hiệu lực của biểu mẫu ở Footer.

6.1.3 Định nghĩa trạng thái kiểm soát tài liệu

Các tài liệu hiện thời được đóng dấu “Dấu đỏ của Công ty” mầu đỏ ở trang tiêu đề của tài
liệu

Các tài liệu lỗi thời được “ Gạch chéo” ở trang tiêu đề của tài liệu, hoặc cắt góc tài liệu.

Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được đóng “ dấu đỏ của công ty” ở trang đầu của tài
liệu.

6.2. Kiểm soát tài liệu nội bộ

6.2.1 Lưu đồ

STT Lưu đồ Trách nhiệm Biểu mẫu, tài

 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 7/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

liệu liên quan

1 Mọi nhân viên trong Công ty BM-01-01

Phụ trách bộ phận/Đại diện lãnh

2 BM-01-01
đạo về An toàn thực phẩm

3 Người được phân công BM-01-01

Đại diện lãnh đạo về An toàn thực

4 BM-01-01
phẩm /Giám đốc Công ty

Đại diện lãnh đạo về An toàn thực BM-01-02

5
phẩm BM-01-03

6 Phụ trách các bộ phận

Người yêu cầu/Trưởng bộ phận/Đại BM-01-01

7
diện lãnh đạo BM-01-02

Đại diện lãnh đạo về An toàn thực

8
phẩm

6.2.2 Mô tả các bước thực hiện

Yêu cầu mới về tài liệu

Khi xuất phát nhu cầu cho việc xây dựng tài liệu mới, người thấy có nhu cầu điền vào phần
đầu của Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 và chuyển cho Phụ trách bộ phận xem
xét.

Kiểm tra và phê duyệt yêu cầu

Trưởng bộ phận xem sơ bộ về yêu cầu viết tài liệu mới trước khi chuyển phiếu yêu cầu này
cho Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm cho xem xét và phê duyệt. Nếu yêu cầu viết tài
liệu mới được cho là thích hợp, Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm sẽ xác nhận vào
phần tương ứng trong Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 đồng thời phân công người
viết và người xem xét.
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 8/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 sẽ được copy thành các bản khác nhau với bản
gốc được lưu bởi Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm, một bản coppy gửi cho người
được phân công viết và một bản copy khác được gửi cho người được phân công xem xét tài
liệu.

Tiến hành viết, xem xét

Người được phân công sẽ tiến hành viết, xem xét, sửa đổi tài liệu theo các quy định của quy
trình này trong phần 6.1 và theo tiến độ đã được phê duyệt. Sau khi hoàn thiện bản thảo
thứ nhất, bản thảo này sẽ được chuyển đến người xem xét để xem và góp ý. Nếu có yêu
cầu điều chỉnh gì người xem xét sẽ ghi nhận vào Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01,
thảo luận và chuyển lại cho người viết để điều chỉnh. Việc này được thực hiện đến khi người
được phân công viết và xem xét cùng thống nhất nội dung tài liệu trước khi chuyển cho
người được phân công xem xét và phê duyệt.

Phê duyệt

Việc xem xét bởi người được phân công phê duyệt này cũng có thể dẫn đến việc các thay
đổi hoặc điều chỉnh được yêu cầu.

Trong trường hợp chấp nhận nội dung được chuyển đến, người phê duyệt sẽ ghi nhận vào
phần tương ứng của Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 trước khi chính thức phê
duyệt tài liệu mới. Việc phê duyệt tài liệu mới phải bao gồm việc ký xác nhận của người viết,
người xem xét và phê duyệt ở trang hai của tài liệu.

Phân phối, cập nhật, lưu trữ và bảo quản tài liệu

Sau khi tài liệu được phê duyệt thì Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm có trách nhiệm
đảm bảo việc copy, đánh mã số (theo mã số bộ phận ở trên). Đại diện lãnh đạo về An toàn
thực phẩm cũng phải đảm bảo việc cập nhật tài liệu mới ban hành vào Danh mục tài liệu nội
bộ (BM-01-02) và Danh sách phân phối tài liệu (BM-01-03) sau đó phân phát tài liệu mới cho
người sử dụng.

Bản gốc của tài liệu có chữ ký tươi và được đóng dấu tròn pháp danh công ty tại trang đầu
của mỗi tài liệu sẽ được lưu giữ bởi Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm. Trưởng ban
ATTP sẽ yêu cầu thư ký tiến hành scan tài liệu và gửi mail đến các trưởng bộ phận. Một
bản mềm của tài liệu sẽ được lưu giữ dưới dạng READ ONLY bởi Đại diện lãnh đạo về An
toàn thực phẩm và đường dẫn của file tài liệu này phải được ghi vào phần tương ứng trong
trang hai của tài liệu.
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 9/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

Sau khi nhận được tài liệu scan mới từ mail, Trưởng bộ phận liên quan có trách nhiệm cập
nhật vào Danh mục tài liệu nội bộ (BM-01-02) của đơn vị/bộ phận trước khi phân phát tài liệu
mới cho người sử dụng.

Các tài liệu bản gốc tại lưu bởi Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm sẽ được tập trung
và lưu vào một cặp file lớn để tranh hư hỏng và mất mát. Các bản copy phân cho các bộ
phận sẽ được bảo quản một cách thích hợp để duy trì sự toàn vẹn và khả năng đọc được
của các tài liệu này.

Trong quá trình bảo quản, nếu bản tài liệu của bộ phận mình bị cũ hoặc không đọc được,
Trưởng bộ phận có thể sử dụng Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 để yêu cầu cấp
bản tài liệu bổ sung hoặc thay thế. Khi bản copy mới của tài liệu được cung cấp, bản tài liệu
cũ phải được trả lại cho Đại diện lãnh đạo về An toàn thực phẩm và xử lý theo phần kiểm
soát tài liệu lỗi thời ở dưới.

Áp dụng tài liệu

Phụ trách bộ phận, phòng ban sử dụng tài liệu có trách nhiệm phổ biến và áp dụng tài liệu
mới trong phạm vi bộ phận, phòng ban của mình cũng như thông báo cho nhân viên về việc
ngừng sử dụng và thu hồi tài liệu lỗi thời.

Sửa đổi tài liệu

Trong quá trình sử dụng tài liệu, bất kỳ nhân viên nào có xác định thấy cần thiết phải có điều
chỉnh với các tài liệu hiện tại để phản ánh đúng nội dung hoạt động hoặc nâng cao hiệu quả
của việc áp dụng tài liệu đều có thể chuyển yêu cầu này đến Phụ trách bộ phận của mình.
Người phụ trách bộ phận sẽ xem xét sơ bộ và nếu thấy thích hợp sẽ điền vào Phiếu yêu cầu
kiểm soát tài liệu BM-01-01 và gửi đến Đại diện lãnh đạo để xem xét. Các bước tiếp theo
của việc xem xét, thực hiện sửa đổi và phê duyệt về cơ ban được thực hiện như với tài liệu
mới, với các yêu cầu bổ sung sau đây:

 Khi có nhu cầu sửa đổi tài liệu, không nhất thiết phải ban hành lại toàn bộ tài liệu mà chỉ
ban hành lại phần được sửa đổi. Tài liệu sẽ chỉ được ban hành lại toàn bộ khi yêu cầu
nội dung sửa đổi lớn, ảnh hưởng đến nhiều trang hoặc xét thấy cần thiết bởi Đại diện
lãnh đạo về An toàn thực phẩm.

 Việc sửa đổi từng phần tài liệu được thực hiện như sau:

o Các trang thay thế mới của tài liệu được cộng thêm một lần sửa đổi và ghi
ngày sửa đổi vào phần header của trang tài liệu được sửa đổi.

o Nếu phần sửa đổi là biểu mẫu thì ngày hiệu lực dưới chân biểu mẫu được
cập nhật.
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 10/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

o Thay thế các trang mới vào tài liệu gốc, lấy các trang tài liệu cũ bị thay thế ra
khỏi tài liệu.

o Ghi nhận nội dung sửa đổi vào phần cuối cùng của tài liệu về tình trạng phê
duyệt và sửa đổi.

o Copy các trang được sửa đổi và trang cuối về tình trạng phê duệt và sửa đổi
để cập nhật cho các tài liệu khác.

o Khi thay thế các bản copy khác, Danh sách phân phối tài liệu (BM-01-03)
được sử dụng và các trang tài liệu cũ được thu về để hủy.

Kiểm soát tài liệu lỗi thời

Tài liệu gốc lỗi thời sẽ được Đại diện lãnh đạo nhận biết bằng cách “Gạch chéo” lên trang
đầu của tài liệu và lưu vào một cặp file có nhận dạng TÀI LIỆU LỖI THỜI cho mục đích tham
khảo. Bản mềm trên mạng nội bộ sẽ được đưa vào thư mục danh riêng cho tài liệu lỗi thời.

Kiểm soát tài liệu dạng bản mềm

Các tài liệu đã phê duyệt dưới dạng bản mềm, bản scan có thể được gửi trên email (có Cc cho
Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt) có giá trị như bản cứng. Các tài liệu dạng bản mềm được sử
dụng tại các đơn vị cũng được quản lý, cập nhật thường xuyên, lưu trữ tại các máy tính (máy chủ/
máy trạm-nếu có-) theo các File, Folder phù hợp, đảm bảo rõ ràng, sẵn có, dễ nhận biết được tình
trạng của tài liệu (tài liệu hiện hành, đang sửa đổi hay đã lỗi thời).

6.3. Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

Lãnh đạo các bộ phận có trách nhiệm xem xét và cập nhật các tài liệu có nguồn gốc từ bên
ngoài ảnh hưởng đến công việc của bộ phận mình.

Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được cập nhật vào Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ
bên ngoài BM-01-04.

7. Hồ sơ

STT Tên Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

Đại diện lãnh đạo về
1 Phiếu yêu cầu kiểm soát tài liệu BM-01-01 An toàn thực phẩm 3 năm
(Bản cứng)
Đại diện lãnh đạo về
An toàn thực
2 Danh mục tài liệu nội bộ BM-01-02 3 năm
phẩm/Các trưởng
bộ phận (Bản mềm)
Đại diện lãnh đạo về
3 Danh sách phân phối tài liệu BM-01-03 3 năm
An toàn thực phẩm
 QUY TRÌNH QT-01
Trang : 11/11
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2020

Đại diện lãnh đạo về

Danh mục tài liệu có nguồn gốc An toàn thực
4 BM-01-04 3 năm
từ bên ngoài phẩm/Các trưởng
bộ phận(Bản mềm)