TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC

CÔNG TY ĐIỆN LỰC SƠN LA

--------------------

Mã hiệu: QT.04
Lần ban hành: Lần thứ 02
Ngày ban hành: 30/10/2010
Trang: 6

QUY TRÌNH
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN

Biên Soạn Kiểm tra Duyệt

Họ và tên Nguyễn Huy Bách Cầm Văn Giáo Lê Quang Thái

Chữ ký

Ngày duyệt 26/10/2010 28/10/2010 30/10/2010

 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 1 / 1
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI

Ngày ban
TT Phần sửa đổi Trang Tóm tắt nội dung sửa đổi Phê duyệt
hành
 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 2 / 2
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

1. MỤC ĐÍCH
Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp khắc
phục, phòng ngừa và không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm cung cấp đến khách
hàng cũng như các công đoạn của quá trình sản xuất sản phẩm nhằm phát hiện, loại
trừ, ngăn chặn và hạn chế tối đa các nguyên nhân có thể gây nên những vấn đề về chất
lượng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với việc đề xuất và triển khai các hành động khắc
phục/ phòng ngừa/cải tiến đối với toàn bộ các hoạt động quản lý cũng như các công
đoạn của quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Sổ tay chất lượng;
• Chính sách và mục tiêu chất lượng;
• Quy trình xem xét lãnh đạo về Hệ thống chất lượng;
• Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ;
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
4. TỪ VIẾT TẮT VÀ ĐỊNH NGHĨA
4.1 Từ viết tắt
- HĐKP: Hành động khắc phục.
- HĐPN: Hành động phòng ngừa.
- KPPN: Hành động khắc phục, phòng ngừa.
- BGĐ: Ban Giám đốc.
- QMR: Đại diện lãnh đạo chất lượng.
- CBCNV: Cán bộ công nhân viên.
4.2 Chú giải thuật ngữ
• Hành động phòng ngừa: là các hành động (biện pháp) cần thực hiện nhằm
loại bỏ các nguyên nhân tiềm tàng có thể gây ra sự không phù hợp trong
quá trình quản lý, sản xuất sản phẩm thông qua dự báo, phân tích số
liệu… nhằm ngăn ngừa chúng xuất hiện.
• Hành động khắc phục: là các hành động (biện pháp) cần thực hiện nhằm xác
định và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp của chất lượng công
tác quản lý, các quá trình sản xuất sản phẩm và hệ thống chất lượng của
 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 3 / 3
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

Công ty nhằm ngăn ngừa sự tái diễn.

• Ý kiến cải tiến: là các ý kiến đóng góp cho việc ngày càng hoàn thiện hệ thống
quản lý chất lượng và phương thức tiến hành trong các hoạt động của Công ty
nhằm không ngừng nâng cao chất lượng của công tác quản lý và các quá
trình sản xuất sản phẩm.
5. NỘI DUNG
5.1 Xác định vấn đề
Các thông tin đầu vào có thể căn cứ để xác định yêu cầu khắc phục phòng ngừa
bao gồm:
• Kết quả xem xét Lãnh đạo về Hệ thống chất lượng.
• Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ.
• Chất lượng dịch vụ, sản phẩm của bên cung ứng (đầu vào của sản xuất).
• Kết quả thi hành các biện pháp khắc phục/phòng ngừa.
• Thông tin phản hồi từ khách hàng.
• Hoạt động công tác quản lý và các quá trình sản xuất sản phẩm.
Khi phát sinh vấn đề không phù hợp, các đơn vị liên quan có thể tự xác định
và xử lý theo các thủ tục, Quy định liên quan và ghi lại vào sổ theo dõi, xử lý các
vấn đề không phù hợp theo biểu mẫu BM.04.02. Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ
đã được Giám đốc Công ty quy định, sự không phù hợp liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm đề ra biện pháp xử lý.
Nếu thấy vấn đề là nghiêm trọng và có thể lặp lại làm ảnh hưởng tới hiệu lực
và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng; chất lượng công tác quản lý và các quá
trình sản xuất sản phẩm Công ty thì phụ trách đơn vị liên quan/cán bộ phát hiện ra vấn
đề phải ghi vấn đề cần khắc phục theo biểu mẫu BM.04.01 và báo cáo lãnh đạo chỉ
đạo khắc phục. Thư ký ghi sổ theo dõi KHPN theo biểu mẫu BM.04.02 và chuyển
phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa tới các bộ phận liên quan theo sự chỉ đạo của
Giám đốc/QMR.
5.1.2 Tìm hiểu nguyên nhân
Các bộ phận chức năng cần tìm ra nguyên nhân của sự không phù hợp và đề ra
các biện pháp khắc phục nhằm ngăn ngừa sự tái diễn.
Phụ trách đơn vị có liên quan phổ biến, hướng dẫn các biện pháp phòng ngừa
ngăn chặn cho CBCNV đơn vị mình quản lý và yêu cầu khắc phục. Nếu quá thời hạn
mà những biện pháp khắc phục, phòng ngừa chưa giải quyết xong phải lập phiếu
 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 4 / 4
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

yêu cầu mới. Nếu sự việc vượt quá khả năng và liên quan đến nhiều bộ phận khác
nhau thì đề nghị họp xem xét nhằm đánh giá, tìm hiểu, tổng hợp và nắm chính xác
các nguyên nhân, thống nhất sự phân công cho các bộ phận và cán bộ theo dõi để
vạch ra biện pháp khắc phục phòng ngừa thích hợp.
5.1.3 Kiểm tra hành động khắc phục
Các bộ phận, cá nhân được phân công tiến hành các biện pháp khắc phục theo
phương án thống nhất. Phụ trách đơn vị có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc thực
hiện hành động KPPN tại đơn vị mình và xác nhận tình trạng của việc xử lý với Thư
ký ISO để xin ý kiến của BGĐ/QMR.
Thư ký ISO tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa vào sổ theo
dõi xử lý hành động khắc phục phòng ngừa theo biểu mẫu BM.04.02, tổng kết tình
hình thực hiện, phân tích và thực hiện các biện pháp nhằm rút kinh nghiệm, cải tiến
các biện pháp thực hiện để đạt hiệu quả cao hơn.
5.2 Cải tiến
5.2.1 Lưu đồ: Chi tiết tại trang bên
5.2.2 Diễn giải
Bước 1: Đề xuất ý kiến cải tiến
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu CBCNV có đề xuất sáng kiến thì
viết đề xuất theo biểu biểu mẫu BM.04.03 gửi về lãnh đạo Phòng/Đơn vị.
Hội đồng sáng kiến của Công ty tiếp nhận và xem xét thông tin (tuỳ từng loại
sáng kiến, có thể tổ chức để người có sáng kiến được trực tiếp trình bày các sáng
kiến của mình với Hội đồng để Hội đồng có điều kiện chất vấn, xem xét, kết luận).
Nếu thấy áp dụng được thì phân công người thực hiện, áp dụng, đưa ra
đánh giá nhận xét kết quả. Nếu có hiệu quả thì công nhận thành tích, khen thưởng
động viên kịp thời.
Nếu chưa có điều kiện áp dụng thì thông báo cho người đề xuất biết và có lời
giải thích, động viên khích lệ.
Bước 2: Thực hiện biện pháp cải tiến
Các Phòng/các đơn vị liên quan thi hành biện pháp cải tiến đúng thời hạn Quy
định. Lãnh đạo các Phòng/Đơn vị, Thư ký ISO theo dõi các biện pháp cải tiến để đánh
giá hiệu quả.
 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 5 / 5
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

Trách nhiệm Tiến trình Biểu mẫu

Đưa ra ý kiến cải tiến BM.04.01

Tất cả mọi người BM.04.03

Người có ý kiến Báo cáo Lãnh

cải tiến đạo đơn vị

Lãnh đạo đơn vị /

Xem xét, đánh giá
BGĐ/QMR

CBCNV, đơn vị Thực hiện các biện pháp BM.04.02

liên quan cải tiến theo đề xuất

/BGĐ/QMR Kiểm tra

Lanh đạo đơn vị / Báo cáo và

Thư ký đề nghị khen thưởng

Thư ký / Lưu hồ sơ
Văn thư
 HTCL: ISO 9001:2008
QUY TRÌNH Ký hiệu TL: QT.04
KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Số trang: 6 / 6
Sửa đổi/Ban hành: 01/02

Bước 3: Báo cáo kết quả thực hiện

Lãnh đạo các Phòng/Đơn vị, thực hiện báo cáo tổng hợp về hoạt động thi đua, đánh
giá các ý kiến cải tiến, biện pháp thi hành cũng như đề xuất các hình thức khuyến khích sẽ
được Ban thi đua trình bày và đề nghị phê duyệt tại cuộc họp giao ban hàng tuần/hàng
tháng của Công ty.
6. HỒ SƠ LƯU

STT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời Hình thức Phương

gian lưu lưu pháp hủy
Văn thư
1. Phiếu yêu cầu KPPN 02 năm File Đốt/xén
Văn thư
2. Sổ theo dõi KHPN 02 năm File Đốt/xén
Văn thư
3. Phiếu yêu cầu cải tiến 02 năm File Đốt/xén

7. BIỂU MẪU BAN HÀNH

STT Mã hiệu Tên biểu biểu mẫu

1. BM.04.01 Phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa.
2. BM.04.02 Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa, cải tiến.

3. BM.04.03 Phiếu yêu cầu sáng kiến, cải tiến.

 BM.04.01
YÊU CẦU BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC/ PHÒNG NGỪA

Số : Vấn đề liên quan ( )

Bộ phận liên quan: Tài liệu HTCL
Thực hiện HTCL:
KHẮC PHỤC Sản phẩm cung cấp:
Khiếu nại của khách hàng:
PHÒNG NGỪA
Bên cung ứng:
Vấn đề khác:

1. Trình bày vấn đề

Ngày: Ký tên:
2. Nguyên nhân - Biện pháp đề xuất

Ngày hoàn thành: Ký tên: Ký duyệt:

3. Kiểm tra, xác nhận
Đã thực hiện biện pháp khắc phục / phòng ngừa
Đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu
Ngày: Ký tên:
4. Biện pháp tiếp theo

Ngày: Ký tên:
 BM.04.02
SỔ THEO DÕI HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC/ PHÒNG NGỪA/ CẢI TIỂN

Số Ngày hoàn Ngày kết thúc

KP/PN/CT Nơi nhận Biện pháp Tình trạng
hiệu thành BP yêu cầu

1
 PHIẾU YÊU CẦU SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN BM.04.03

Số : . . . . . . . . . .
Bộ phận liên quan:

1. Trình bày vấn đề

Ngày:
2. Biện pháp đề xuất

Ngày hoàn thành: Ký tên: Phê duyệt:

3. Đề xuất biện pháp khuyến khích

Phê duyệt:

4. Kiểm tra
Đã thực hiện biện pháp cải tiến
Đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu

Ngày: Ký tên: