CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN

ISO 9001:2015
*****

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Số: QT 02
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 31/08/2018
Lần sửa đổi 02
Ngày sửa đổi 10/03/2020

Trang 1/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

20/04/2019 Trang 1 Thay đổi Đại diện lãnh đạo Mr Moon WoongMo
10/03/2020 Trang 1 Thay đổi Đại diện lãnh đạo Mr Kim HyunJin

Người viết Kiểm tra Phê duyệt

Trần Nguyễn Hoài
Họ và tên Kim Hyun Jin Kim Hyung Joo
Dung
Chức vụ Nhân viên QA Đại Diện Lãnh Đạo Tổng Giám Đốc

Chữ ký

Trang 2/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

DANH SÁCH TÀI LIỆU PHÂN PHỐI

Văn phòng Kim Liên 15. Bộ Phận In-Sonic

1. Đại Diện Lãnh Đạo (Lưu hồ sơ gốc) 16. Bộ Phận Chuẩn Bị

2. Phòng Tổng Vụ 17. Bộ Phận Chuyền May

3. Phòng Kế Toán 18. Bộ Phận Hoàn Thành

4. Phòng Nhân Sự 19. Bộ Phận Cơ- điện

5. Phòng Kế Hoạch Sản Xuất

6. Phòng Kinh Doanh

Nhà Máy Quần Áo Kim Liên

7. Bộ Phận Kho

8. Bộ Phận Cắt

9. Bộ Phận Chuẩn Bị

10. Bộ Phận Chuyền May

11. Bộ Phận Hoàn Thành

12. Bộ Phận Cơ_Điện

Nhà Máy Găng Tay Kim Liên

13. Bộ Phận Kho

14. Bộ Phận Cắt

Trang 3/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

1. Mục đích
Quy trình này được quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, sử dụng và hủy bỏ các
hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ về hệ thống quản lý chất lượng.
3. Thuật ngữ
Hồ sơ chất lượng: Bằng chứng của các công việc đã được thực hiện hay những kết quả thu
được. Hồ sơ bao gồm các biên bản, báo cáo, các biểu mẫu sau khi đã sử dụng…
- QLCL: Quản lý chất lượng
- ĐDLĐ: Đại Diện Lãnh Đạo
4. Nội dung
4.1 Lưu đồ

Tài liệu, biểu mẫu

Cá nhân/ đơn vị thực hiện Trình tự công việc
liên quan

Phụ lục 1 – Danh

Xác định hồ sơ cần lưu trữ mục hồ sơ của hệ
Phụ trách bộ phận
thống quản lý chất
lượng

Sắp xếp hồ sơ theo quy

Cán bộ, công nhân viên liên định
quan

Cán bộ, công nhân viên liên

quan Lưu trữ, bảo quản hồ sơ

Cha
huû

Phụ trách bộ phận Rà soát

Huû

Phụ trách bộ phận Lập biên bản hủy

Ban giám đốc Biên bản hủy hồ sơ

4.2 Lập danh mục quản lý hồ sơ

Hồ sơ cần lưu trữ gồm các hồ sơ theo yêu cầu (Xem phụ lục 1 kèm theo) và các hồ sơ công
việc khác tại từng bộ phận khi cần thiết.
Trang 4/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

4.3 Sắp xếp bảo quản hồ sơ.

Hồ sơ cần được lưu trong các cặp (file), trên các cặp phải có thông tin để nhận biết, thông tin
này bao gồm:
- Tên công ty
- Tên file
- Phòng hoặc bộ phận phụ trách
- Năm sử dụng hoặc năm lưu hồ sơ ( có thể có có thể không).
Xem h×nh minh häa

Phòng hoặc bộ
Tên công ty HAIVINA phận phụ trách

Tên file HỒ SƠ
NHÂN Năm sử dụng
SỰ hoặc năm lưu hồ
sơ

NHÂN SỰ

Năm 2018

4.3.1 Các cặp hồ sơ cần phải cất giữ và bảo quản ở nơi có điều kiện tốt nhất
4.3.2 Sắp xếp các hồ sơ theo trình tự thời gian hoặc quá trình giải quyết công việc hoặc theo
vần chữ cái (A,B,C)…
4.4 Sắp xếp hồ sơ
4.4.1 Các hồ sơ không hợp lệ sẽ được xem xét để được xử lý.
4.4.2 Việc rà soát, hủy bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm.
- Khi tiến hành hủy cần phải ghi chép vào “Biên bản hủy hồ sơ chất lượng BM-02-01”
4.4.3 Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm quyết định thêm thời gian lưu trữ các hồ sơ nếu
thấy cần thiết.
Thời gian lưu trữ các hồ sơ được phân thành năm loại sau:
(1) Hồ sơ sản xuất được lưu trữ ít nhất là 01 năm và nhiều nhất là 05
Quản lý tài liệu được lưu trữ theo phụ lục 1
Tài liệu kho được lưu trữ 05 năm

Trang 5/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

Tài liệu của bộ phận cắt, in-sonic, chuẩn bị, may, hoàn thành được lưu trữ từ 01 đến
02 năm.
(2) Tài liệu thương mại nước ngoài được giữ trong vòng 05 năm
(3) Các tài liệu bên ngoài bao gồm cả hợp đồng được lưu trữ trong vòng 05 năm
(4) Hồ sơ của công nhân được lưu trữ trong vòng 05 năm
(5) Ban hội đồng quản trị và nguyên vật liệu được lưu trữ trong vòng 03 năm
4.4.4 Các bộ phận hủy hồ sơ cần phải lập biên bản hủy hồ sơ chất lượng.
4.4.5 Hồ sơ hủy bằng cách xé vụn hoặc đốt và có thể sử dụng cho mục đích khác.
4.5. Hồ sơ (dữ liệu) sao lưu
4.5.1. Tất cả các dữ liệu (hồ sơ) sẽ được sao lưu bởi hệ thống ERP (MES)
5. Các rủi ro và biện pháp kiểm soát.

Số CÁC RỦI RO BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

TT

1 Việc sắp xếp hồ sơ không theo lưu đồ Đào tạo nhân viên tuân thủ quy tắc.

2 Danh mục quản lý hồ sơ không được cật Nhắc nhở các phòng, các bộ phận cật
nhập thường xuyên nhập lại hồ sơ theo tuần hoặc theo tháng

3 Bảo quản hồ sơ không đúng cách , không Liên tục kiểm tra tủ hồ sơ, nhắc nhở
có thông tin nhân biết nhân viên làm gáy file đúng tiêu chuẩn.

4 Tủ hồ sơ chật chội vì hồ sơ quá hạn chưa Kiểm tra lại thời hạn lưu giũ các hồ sơ
được hủy lập biên bản hủy hồ sơ.

5 Quản lý sao lưu gặp khó khăn vì thiếu thiết Có thể sử dụng điện thoại . scan , sau đo
bị ví dụ máy ảnh chuyển dữ liệu nén về máy tính

6. Mục lục.
Biên bản hủy hồ sơ chất lượng (BM -02-01)
PHỤ LỤC 1
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG

Thời gian Nơi lưu(Bộ phận Ghi

STT Tên hồ sơ
lưu liên quan) chú
1 Hồ sơ về xem xét lãnh đạo 03 năm QA
Hồ sơ về năng lực của cán bộ, nhân
2 05 năm Phòng nhân sự
viên
3 Hồ sơ chứng minh các quá trình tạo Phù hợp yêu - P.Kế hoạch sản
sản phẩm và sản phẩm tạo ra đáp ứng cầu công việc xuất
các yêu cầu nhưng ít nhất - Ban Giám Đốc
Trang 6/7
 CÔNG TY TNHH HAIVINA KIM LIÊN
Mã số: QT02
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01
ISO 9001:2015 Ngày: 27/04/2019

Thời gian Nơi lưu(Bộ phận Ghi

STT Tên hồ sơ
lưu liên quan) chú
- Phòng XNK
- P.Kinh doanh
Hồ sơ về xem xét các yêu cầu liên - Ban Giám Đốc
là 01 năm
quan đến sản phẩm - Phòng XNK
4
- P. Kinh doanh

Hồ sơ của đầu vào có liên quan đến

5
sản phẩm
Hồ sơ kết quả của việc xem xét và
6
các hành động cần thiết
Hồ sơ về kết quả kiểm tra xác nhận
7 Không áp dụng
và các hành động cần thiết
Hồ sơ về kết quả kiểm tra xác nhận
8
và các hành động cần thiết
Kết quả xem xét của việc thay đổi và
9
những hành động cần thiết
- P. Kế toán
Phù hợp yêu
- BP NVL
Hồ sơ về kết quả kiểm tra xác nhận cầu công việc
10 - BP Sonic
và các hành động cần thiết nhưng ít nhất
- BP Cắt
là 01 năm
- Chuẩn bị
Hồ sơ về xác nhận giá trị sử dụng của Không áp dụng
11 các quá trình sản xuất và cung ứng
dịch vụ
12
Hồ sơ về nhận biết và xác định Các bộ phận liên
13
nguồn gốc sản phẩm quan
Phù hợp yêu
- BP NVL
14 Hồ sơ về tài sản khách hàng cầu công việc
- BP XNK
nhưng ít nhất
15 - Ban Giám Đốc
Hồ sơ kết quả hiệu chuẩn, kiểm định là 01 năm
- Các bộ phận liên
phương tiện đo
quan
16 Hồ sơ kết quả đánh giá nội bộ 03 năm QA
17 03 năm Tất cả các BP sản
Hồ sơ về theo dõi và đo lường sản
xuất trực tiếp(BP
phẩm
kiểm tra)
Hồ sơ về kiểm soát sản phẩm không Phù hợp yêu
Tất cả các BP sản
phù hợp cầu công việc
18 xuất trực tiếp(BP
nhưng ít nhất
kiểm tra)
là 01 năm
Hồ sơ kết quả thực hiện hành động
19 03 năm QA
khắc phục
Hồ sơ kết quả thực hiện hành động
20 03 năm QA
phòng ngừa

Trang 7/7