CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỨC HIẾU

QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
MÃ: ĐH-QT-01
Ngày hiệu lực:

TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI VÀ PHÊ DUYỆT

Phiên Nội dung cập nhật

Ban hành
bản (Ghi rõ số trang thay đổi nếu có)
25-05-2015 00 Ban hành tài liệu
01-09-2019 01 Sửa đổi tài liệu phù hợp phiên bản ISO 9001:2015

Phân phối tài liệu

BỘ PHẬN HCTH  BỘ PHẬN NHÀ MÁY 

BỘ PHẬN KINH DOANH  BỘ PHẬN KỸ THUẬT 

BỘ PHẬN KẾ TOÁN  BỘ PHẬN QA 
BỘ PHẬN CƠ ĐIỆN  BỘ PHẬN KẾ TOÁN - KHO 
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 2/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

SOẠN THẢO XEM XÉT PHÊ DUYỆT

Họ tên: Họ tên: Họ tên:

Chức vụ: Chức vụ: Chức vụ:
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản hệ thống chất lượng là tài liệu quy định phương pháp
thống nhất về:
- Hình thức và phương pháp trình bày các tài liệu hệ thống chất lượng của Công ty Cổ Phần Đức
Hiếu
- Biên soạn, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối, kiểm soát các thông tin dạng văn bản thuộc hệ
thống quản lý của Công ty Cổ Phần Đức Hiếu và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài mà Công ty Cổ
Phần Đức Hiếu sử dụng trong hoạt động quản lý chất lượng.
- Lưu giữ thông tin dạng văn bản của hoạt động chất lượng để đảm bảo: bảo quản tốt, dễ truy cập và
dễ sử dụng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho việc biên soạn và quản lý thông tin dạng văn bản thuộc Hệ thống
quản lý chất lượng của Công ty Cổ Phần Đức Hiếu bao gồm:
- Sổ tay chất lượng;
- Chính sách chất lượng;
- Các quy trình hệ thống hệ thống quản lý;
- Các hướng dẫn, quy định công việc liên quan đến hệ thống quản lý này;
- Các biểu mẫu liên quan đến hệ thống quản lý này;
- Các tài liệu bên ngoài có liên quan;
- Các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng;
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
- ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT
- Thông tin dạng văn bản (gọi tắt là văn bản): là tất cả các thông tin sử dụng trong tổ chức được lập,
ban hành dưới dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản được thể hiện dưới dạng: văn bản giấy, hình ảnh, âm
thanh điện tử và file được lưu trên máy tính.
- Thông tin dạng văn bản được kiểm soát (gọi tắt là văn bản được kiểm soát): là các văn bản có dấu
kiểm soát ở trang bìa, có số tương ứng với các bộ phận được phân phối. Những người sử dụng văn bản
được kiểm soát sẽ được thông báo cập nhật mỗi khi có thay đổi. Các thông tin dạng văn bản không kiểm
soát sẽ không có dấu kiểm soát.
- Thông tin văn bản nội bộ: Là các văn bản quy định, quy trình do nội bộ Công ty Cổ Phần Đức Hiếu
ban hành và áp dụng. Ví dụ: Sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn và các quy định.
- Thông tin văn bản bên ngoài: Là những văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài, do nhà nước, các Bộ,
Ngành hoặc các đối tác ban hành và được sử dụng để quy định, hướng dẫn thực hiện các hoạt động thuộc
hệ thống quản lý của Công ty Cổ Phần Đức Hiếu ví dụ: Luật, Nghị định, Thông tư…
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 3/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

- Thông tin văn bản dạng kiểm soát: Là các văn bản có đóng dấu kiểm soát màu đỏ ở trang bìa, có
chữ ký trực tiếp của phụ trách bộ phận, mỗi khi sửa đổi phải được cập nhật tới người sử dụng hoặc file văn
bản tại địa chỉ được thống nhất trong toàn bộ hệ thống do Phòng Quản lý chất lượng quản lý ( Phòng QA).
- Hồ sơ chất lượng: Là văn bản công bố kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động
được thực hiện.
- Quy trình: Là văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng trong đó quy định trình tự, cách thức
để tiến hành một hoạt động.
- Văn bản lỗi thời: Là văn bản đã hết giá trị hiệu lực.
- Lãnh đạo Công ty: Hội đồng quản trị và các Giám đốc.
5. NỘI DUNG
5.1. Văn bản nội bộ
5.1.1. Quy định việc biên soạn và sửa đổi văn bản nội bộ
5.1.1.1. Lưu đồ
BIỂU
TRÁ
MẪU/TÀI
STT LƯU TRÌNH CH MÔ TẢ
LIỆU LIÊN
NHIỆM
QUAN

BM-QT01-01 Khi có nhu cầu viết văn bản,

Các bộ
các bộ phận lập phiếu yêu
1 phận có
cầu theo biểu mẫu gửi trưởng
Yêu cầu viết, sửa nhu cầu
bộ phận xem xét (2.1)
đổi văn bản

Trưởng bộ Trưởng bộ phận xem xét với

2
Xem xét phận việc cần thiết soạn thảo (2.2)

Người Sau khi được trưởng bộ phận

3 được phân đồng ý, tiến hành soạn thảo
Soạn thảo, sửa đổi
công văn bản (2.3)

NG
BM-QT01-06 Lãnh đạo Công ty và trưởng
các bộ phận liên quan căn cứ
4 Lãnh đạo bảng phân cấp phê duyệt tiến
Xem xét, phê đơn vị hành xem xét và phê duyệt
duyệt (2.4)

Sau khi văn bản được phê

OK duyệt, ban chất lượng có
5 Ban ISO trách nhiệm ban hành và
kiểm soát văn bản theo quy
BAN HÀNH định (2.5)
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 4/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

5.1.1.2. Diễn giải Quy trình

a.Đề nghị soạn thảo

Tất cả CBCNV của từng phòng ban trong Công ty khi có nhu cầu soạn thảo, sửa đổi văn bản lập
Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi theo biểu mẫu BM-QT01-01, đề nghị soạn thảo được gửi lên Lãnh đạo
Công ty để xem xét.

b.Xem xét
- Lãnh đạo Công ty xem xét yêu cầu chỉnh sửa, soạn thảo văn bản của CBCNV.
- Căn cứ vào cấp ban hành của văn bản cần chỉnh sửa, soạn thảo lãnh đạo các cấp sẽ phê duyệt yêu
cầu chỉnh sửa, ban hành tài liệu.

- Sau khi yêu cầu chỉnh sửa/bổ sung được lãnh đạo cấp tương ứng phê duyệt, lãnh đạo cấp tương
ứng sẽ phân công người để biên soạn văn bản theo yêu cầu.

c.Soạn thảo, chỉnh sửa văn bản

- Người soạn thảo là người nhận được yêu cầu chỉnh sửa/soạn thảo lại văn bản. Người soạn thảo có
trách nhiệm soạn thảo/chỉnh sửa văn bản theo các yêu cầu được giao. Bên cạnh đó, các văn bản cần phải
được tuân thủ theo các quy định về nội dung, thể thức quy định tại quy trình này.

- Sau khi soạn thảo/chỉnh sửa hoàn thiện, người soạn thảo có trách nhiệm gửi tài liệu lên trưởng bộ
phận của mình để xem xét/phê duyệt về mặt nội dung và thể thức theo quy định.

- Trong trường hợp văn bản không đạt yêu cầu, người soạn thảo có trách nhiệm chỉnh sửa lại văn
bản theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

d.Phê duyệt
- Trưởng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra văn bản được soạn thảo về mặt nội dung và yêu cầu
nhân viên soạn thảo lại nếu chưa đạt yêu cầu trước khi chuyển lên cấp xem xét.

- Văn bản sẽ được phê duyệt theo phân cấp phê duyệt.
- Căn cứ vào cấp ban hành văn bản, lãnh đạo các cấp có trách nhiệm chuyển văn bản lên lãnh đạo
cấp tương ứng để xem xét và phê duyệt.

- Tại các bước phê duyệt, nếu văn bản không đạt yêu cầu, văn bản được chuyển lại cho người soạn
thảo để chỉnh sửa.

e.Ban hành
- Phòng chất lượng có trách nhiệm ban hành và phân phối các văn bản sau khi đã được sự phê duyệt
của lãnh đạo cấp tương ứng. Nguyên tắc ban hành và phân phối như sau:
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 5/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

+ Phòng Chất lượng có trách nhiệm phân phối và quản lý các văn bản thuộc hệ thống chất lượng của
Công ty. Phòng Chất lượng có trách nhiệm lưu giữ bản gốc và phân phối bản copy có đóng dấu “Văn bản
kiểm soát” cho các bộ phận phòng ban liên quan.
+ Việc phân phối văn bản sẽ được ghi chép, cập nhật lại theo biểu mẫu PP-QT01-BM -03.
+ Trưởng các bộ phận nhận văn bản có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ các văn bản được phân phối.
- Phòng Chất lượng có trách nhiệm cập nhật danh mục văn bản hiện hành theo biểu mẫu PP-QT01-
BM-02 (không áp dụng với văn bản là biểu mẫu).

5.1.2. Quy định đánh mã số và thể thức trình bày của văn bản nội bộ
5.1.2.1. Quy định đánh mã
 Sổ tay chất lượng

STCL
Sổ tay chất lượng
 Quy trình
lượng

HĐ TQ AA BB
nậhp ộb ãM
ựt ứht ốS
”Viết tắt chữ “quy trình
Viết tắt tên Công ty

Ví dụ: ĐH-QT01-ISO: quy trình số 01 thuộc bộ phận ISO

 Văn bản khác
- Hướng dẫn công việc
HD QT AA CC
số hướng dẫn

Số quy trình
Viết tắt chữ “quy trình
Viết tắt Hướng dẫn

Ví dụ: HD-QT01-01: Hướng dẫn công việc 01 thuộc quy trình 01 của Công ty Cổ Phần Đức Hiếu
- Tiêu chuẩn
TQ
CT AA CC

nẩuhc uêit ốS
hnìrt yuQ ốS
hnìrt yuq“ ữhc tắt tếiV
nẩuhc uêiT tắt tếiV

MB TQ AA CC
Ví dụ: TC-QT01-01: Tiêu chuẩn 01 thuộc quy trình 01 Công ty Cổ Phần Đức Hiếu.
uẫm uểib ốS
- Viết tắt chữ quy trìnhBiểu mẫu ghi chép
t yuq ốS ìrhn
hnìrt yuq ữhc tắt tếiV
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 6/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

Viết tắt Biểu Mẫu

Ví dụ: BM-QT01-01: Biểu mẫu số 01 của quy trình 01 Công ty Cổ Phần Đức Hiếu.

Lưu ý: Có một số biểu mẫu sẽ không được đính kèm theo quy trình thì đánh mã như sau:

ĐH BB AA
BM
Số thứ tự biểu mẫu

Viết tắt Biểu mẫu

Viết tắt tên bộ phận

Viết tắt tên công ty

Ví dụ: ĐH-KT-BM-01: Biểu mẫu số 01 của bộ phận Kỹ Thuật của Công ty Cổ Phần Đức Hiếu
Quy định viết tắt các bộ phận

Mã Mã
Bộ phận Bộ phận
hiệu hiệu
Ban ISO ISO Quản lý sản xuất SX

Hành chính nhân sự HC Kỹ thuật CN

Kế Toán - Kho KT Quản lý Chất Lượng QA

Kinh doanh & Mua hàng KD Kế Hoạch Sản xuất KH

 Quy định mã văn bản:

Loại tài liệu Mã hiệu

Sổ tay chất lượng STCL

Quy trình công việc QT

Lưu đồ LĐ

Hướng dẫn công việc HD

Tiêu chuẩn TC

Biểu mẫu BM
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 7/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

5.1.3 Thể thức và hình thức trình bày của văn bản nội bộ :
 Trang bìa của văn bản:
Trang bìa của văn bản phải thể hiện
được:
- Tên công ty
- Biểu tượng logo của công ty
- Tên văn bản (quy trình, hướng dẫn…)
- Mã của văn bản
- Ngày hiệu lực của văn bản
- Bảng thể hiện tình trạng sửa đổi và phê
duyệt của văn bản

- Các phòng ban được phân phối

- Thông tin soạn thảo, kiểm soát, phê
duyệt có xác nhận

- Dấu kiểm soát- trạng thái kiểm soát

 Thể thức trình bày của văn bản nội dung:

- Logo của công ty -Dấu kiểm soát – trạng thái kiểm soát
- Thể loại văn bản  Nội dung trình bày
- Tên Văn bản - Cỡ chữ: 11
- Mã văn bản
- Trang số
- Ngày ban hành
- Ngày sửa
- Phiên bản
- Người lập, Người kiểm tra, Phê duyệt
có xác nhận
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 8/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

 Nội dung của văn bản nội bộ

 Sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng của Công ty Cổ Phần Đức Hiếubao gồm các nội dung cơ bản sau:
 Bảng theo dõi sửa đổi văn bản
 Mục lục
 Định nghĩa, các từ viết tắt
 Giới thiệu về công ty
 Cơ cấu tổ chức
 Chính sách chất lượng
 Giới thiệu về hệ thống quản lý của công ty
 Viện dẫn đến các văn bản tham chiếu để kiểm soát các vấn đề về chất lượng
 Các quy trình: quy trình phải thể hiện được các nội dung sau:
 Mục đích
 Phạm vi áp dụng
 Văn bản liên quan
 Thuật ngữ, định nghĩa, các từ viết tắt (nếu có)
 Nội dung
 Hồ sơ
 Biểu mẫu
 Hướng dẫn
 Tiêu chuẩn
5.1.4 Quản lý và phân phối văn bản
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 9/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

 Văn bản sử dụng trong Công ty Cổ Phần Đức Hiếu được kiểm soát thông qua dấu kiểm soát văn
bản. Phòng Quản lý chất lượng có trách nhiệm phân phối và quản lý các văn bản thuộc hệ thống chất lượng
cập nhật danh mục, lưu trữ các văn bản và duy trì bảng phân phối văn bản.

 Khi văn bản lỗi thời Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm thu hồi và hủy bỏ. Nếu còn lưu giữ
lại để tham khảo (bản gốc hoặc bản sao dạng giấy) thì văn bản sẽ được đóng dấu “HẾT HIỆU LỰC” vào
tất cả các trang của văn bản.

 Khi văn bản mất hoặc thất lạc Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm cấp lại bản mới và hủy bỏ
bản cũ nếu tìm thấy, văn bản sẽ được đóng dấu “TÀI LIỆU CẤP LẠI LẦN...” vào tất cả các trang của văn
bản.

5.1 Kiểm soát văn bản bên ngoài

- Đối với văn bản bên ngoài bao gồm các loại văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài, do nhà nước, các
Bộ, Ngành, hoặc các đối tác và từ tập đoàn, được sử dụng để quy định, hướng dẫn thực hiện các hoạt động
thuộc hệ thống quản lý như: Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Yêu cầu bằng văn bản... được quản lý
theo từng bộ phận.
- Các bộ phận/đơn vị có trách nhiệm lập danh mục văn bản bên ngoài Shiện hành đang sử dụng tại
bộ phận của mình. Hàng quý, Phòng Kế Toán hành Chính hoặc phòng Quản lý chất lượng có trách nhiệm
cập nhật và lập danh mục văn bản bên ngoài hiện hành của toàn công ty (nếu cần). \

5.2 Kiểm soát thông tin dạng văn bản về chất lượng
5.3.1. Phân loại
- Văn bản về chất lượng phải được phân loại, lưu giữ và quy định cách thức quản lý cụ thể.
- Trưởng các bộ phận/đơn vị phải có trách nhiệm xác định, phân loại, lập danh mục các văn bản chất
lượng thuộc phạm vi bộ phận mình quản lý và cập nhật khi có sự thay đổi.
5.3.2. Quy định nhận biết và cách sắp xếp văn bản
- Mọi văn bản chất lượng đều phải có ký hiệu nhận biết rõ ràng. Trưởng các bộ phận lưu giữ văn bản
có trách nhiệm xác định các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với từng loại (qua tên gọi, qua ký hiệu, qua số
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 10/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

hợp đồng, qua đầu mục công việc, hoặc qua các cách khác sao cho đảm bảo mục đích dễ nhận biết/phân
biệt).
- Các văn bản này này phải lưu theo file riêng biệt, sắp xếp theo trình tự thời gian logic nhất định,
đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ nhận biết.
5.4. Bảo quản
- Văn bản phải được lưu giữ ở những nơi khô ráo, không bị mối mọt, ẩm mốc.
- Đảm bảo thời gian lưu giữ theo quy định.
5.5. Truy cập và sử dụng văn bản
- Mọi cán bộ nhân viên có thể truy cập và sử dụng văn bản thuộc bộ phận quản lý của mình.
- Trong trường hợp cần sử dụng văn bản của các phòng, ban khác phải được sự đồng ý của trưởng bộ
phận lưu giữ văn bản đó.
- Các đối tác bên ngoài nếu có nhu cầu truy cập, sử dụng văn bản chất lượng phải được sự đồng ý
của lãnh đạo công ty.
5.6. Huỷ bỏ
Hết thời hạn quy định lưu giữ văn bản, người chịu trách nhiệm tiến hành hủy văn bản theo phương
pháp quy định.

6. LƯU HỒ SƠ
THỜI GIAN PHƯƠNG
STT TÊN HỒ SƠ MÃ SỐ NƠI LƯU
LƯU PHÁP HỦY
Phiếu yêu cầu viết/sửa văn
1 BM-QT01-01 01 năm Các bộ phận Xé, hủy
bản

Đến khi cập Phòng QL

2 Danh mục văn bản nội bộ BM-QT01-02 Xé, hủy
nhật Chất lượng

Phòng QL
3 Sổ phân phối BM-QT01-03 02 năm Xé, hủy
Chất lượng
Đến khi cập Phòng QL
4 Danh mục văn bản bên ngoài BM-QT01-04 Xé, hủy
nhật Chất lượng
Đến khi cập
5 Danh mục văn bản chất lượng BM-QT01-05 Các bộ phận Xé, hủy
nhật

Phụ lục 1- Qui ước sử dụng ký hiệu trong sơ đồ dòng chảy- forlow chart

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/Biểu mẫu

Bắt đầu hoặc kết thúc quá trình
 Mã số ĐH-ISO-01
QUY TRÌNH Trang số 11/10
Ngày ban hành
KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Ngày sửa 01.09.2019
Phiên bản

Hoạt động/ các bước thực hiện

Quyết định / lựa chọn / Kiểm tra

Ghi tên đơn vị hoặc vị

trí chịu trách nhiệm chính Tài liệu /Dữ liệu
đối với các bước của tiến
trình
Hồ sơ

Lưu kho

Hướng dòng chảy