We Design Your Communication

CÔNG TY TNHH TAISEI

BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM)
-------oOo-------

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ

SOẠN THẢO XEM XÉT PHÊ DUYỆT

Mã số : CSCL-QT01
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực : 31/7/2023
: YAMAMOTO
Trang 1/5
KAZUHITO
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 1/9

PHÂN PHỐI
TT NƠI NHẬN TT NƠI NHẬN
1 Ban Tổng Giám đốc 3 Bộ phận Kinh doanh
2 Bộ phận Mua hàng 4 Bộ phận Kỹ thuật
3 Bộ phận Kế toán – Hành Chính

THEO DÕI SỬA ĐỔI

Lần sửa Ngày sửa
Nội dung và hạng mục sửa đổi
đổi đổi
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 2/9

MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH.........................................................................................................................................3
2. PHẠM VI ÁP DỤNG.........................................................................................................................3
2.1 Đối tượng áp dụng: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ...........................................................................3
2.2 Trách nhiệm áp dụng: Tất cả các bộ phận thuộc HTQLCL của Công ty.....................................3
3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT....................................................................................................3
3.1 Định nghĩa.....................................................................................................................................3
3.2 Từ Viết Tắt....................................................................................................................................4
4. THAM CHIẾU VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................4
5. NỘI DUNG.........................................................................................................................................4
5.1 Lưu đồ...........................................................................................................................................4
5.2 Diễn giải:.......................................................................................................................................5
6. PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU................................................................................................................9
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 3/9

1. MỤC ĐÍCH
Thiết lập và duy trì toàn bộ các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL)
ISO 9001:2015 của Công ty nhằm đạt được các yêu cầu sau:
- Đảm bảo các tài liệu được biên soạn, phê duyệt và ban hành.
- Rà soát cập nhật và phê duyệt lại khi cần.
- Đảm bảo tài liệu hiện hành, ngăn ngừa sử dụng tài liệu lỗi thời.
- Nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
- Đảm bảo các tài liệu thích hợp có sẵn tại phòng ban cần sử dụng.
- Đảm bảo các tài liệu bên ngoài được nhận biết và kiểm soát được việc phân phối đến các
phòng ban.
- Kiểm soát quá trình nhận biết, phân loại, mượn và bảo quản hồ sơ để cung cấp bằng
chứng cho các hoạt động.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
2.1 Đối tượng áp dụng: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ
2.2 Trách nhiệm áp dụng: Tất cả các bộ phận thuộc HTQLCL của Công ty.
3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
3.1 Định nghĩa
- Tài liệu nội bộ: Tài liệu do Công ty soạn thảo và ban hành (ví dụ: Sổ tay chất lượng,
các thủ tục điều hành HTQLCL, các tài liệu hỗ trợ như sơ đồ tổ chức, mô tả trách nhiệm
& quyền hạn, các kế hoạch chất lượng ...).
- Tài liệu bên ngoài: Các tài liệu do bên ngoài Nhà máy ban hành liên quan đến phạm vi
áp dụng của HTQLCL được đưa vào áp dụng tại Nhà máy (ví dụ: ISO 9001: 2015 các
qui định của Nhà nước liên quan đến hoạt động in ấn, các nghị định, thông tư liên quan
đến phạm vi áp dụng của HTQLCL).
- Hồ sơ: là một dạng tài liệu đặc biệt có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc
được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó, dùng để ghi nhận tất cả các kết
quả hay cung cấp bằng chứng thực hiện các công việc.
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 4/9

3.2 Từ Viết Tắt

- BTGĐ: Ban Tổng Giám đốc
- LĐ: Lãnh Đạo
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- NV: Nhân viên
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- CBNV: Cán bộ nhân viên
- NĐPC: Người được phân công
- HTTL: Hệ thống tài liệu
4. THAM CHIẾU VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001 – Các yêu cầu (đk 7.5)
5. NỘI DUNG
A/ TÀI LIỆU NỘI BỘ

5.1 Lưu đồ
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 5/9

LƯU ĐỒ TRÁCH THỜI BIỂU MẪU

BƯỚC
NHIỆM GIAN

1 Xác định nhu cầu và mức độ để BGĐ/LĐ -

kiểm soát thông tin dạng văn bản

NO
2 BGĐ/LĐ -
Xem xét/phê
duyệt
YES
ngoài
TT dạng Văn bản có nguồn gốc bên

3 NĐPC - PL01/NS-QT01
Biên soạn/chỉnh sửa tài liệu

NO

4 BGĐ/LĐ -
Phê duyệt

YES M01/CNCL-QT01

5 LĐ/NĐPC - M02/CNCL-QT01
Phổ biến áp dụng và kiểm soát
M03/CNCL-QT01

6 Kiểm soát và lưu trữ hồ sơ NĐPC - M04/CNCL-QT01

7 Đánh giá và soát xét/cập nhật LĐ/NĐPC -

 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 6/9

5.2 Diễn giải:

 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 7/9

BƯỚC NỘI DUNG DIỄN GIẢI BIỂU MẪU

Xác định nhu cầu và mức độ để kiểm soát thông tin dạng
văn bản

1 - BGĐ/LĐ căn cứ vào quy mô và tình hình quản lý thực tế để

xác định các thông tin dạng văn bản (gồm tài liệu nội bộ, biểu
mẫu soạn thảo mới hay chỉnh sửa bổ sung) để chuẩn hoá thành
văn bản áp dụng hay đưa vào áp dụng (tài liệu bên ngoài).

Xem xét/phê duyệt

- BGĐ/LĐ xem xét yêu cầu, nếu đồng ý thì cử nhân viên phù
2 hợp soạn thảo hay chỉnh sửa tài liệu, nếu không đồng ý thì trao
đổi cụ thể về đề xuất trên.
- Nếu thông tin văn bản có nguồn gốc bên ngoài sau khi được
BGĐ/LĐ đồng ý thì phổ biến áp dụng vào thực tế, thực hiện
kiểm soát các tài liệu đó.
Biên soạn/chỉnh sửa tài liệu

*Biên soạn tài liệu

- NĐPC tiến hành biên soạn tài liệu. Trường hợp tài liệu biên
soạn liên quan đến nhiều Phòng/ Ban/ Đội, thì phải phối hợp
các bên liên quan trao đổi thống nhất trước khi thực hiện.
*Chỉnh sửa tài liệu
3 PL01/CNCL-QT01
- Khi chỉnh sửa tài liệu phải tuân theo quy định
- Quy trình nào chỉnh sửa thì phải ghi nội dung ngắn gọn vào
mục trạng thái soát xét (trang đầu)

4 Phê duyệt
- Tất cả các tài liệu và biểu mẫu đính kèm sử dụng trong hệ
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 8/9

BƯỚC NỘI DUNG DIỄN GIẢI BIỂU MẪU

thống
quản lý của công ty sẽ được xem xét và phê duyệt trước khi
ban hành.
- Trong trường hợp cần thiết, người phê duyệt sẽ điều
chỉnh một phần của bản thảo và yêu cầu phòng ban hay đơn vị
liên quan thực hiện việc điều chỉnh đó.

Đóng dấu và phân phối tài liệu:

 Đóng dấu:
+ Tất cả các tài liệu liên quan đến HTTL của công ty đều
phải được kiểm soát bằng cách đóng dấu trên trang bìa đầu
tiên, ngoại trừ tài liệu gốc đã có chữ ký gốc không cần đóng
dấu
+ Đối với bản sao chụp từ bản gốc (có chữ ký phê duyệt):
sẽ được đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH” lên bản sao này
trước khi phân phối.

SAO Y BẢN CHÍNH

Ngày:.../…/20..

+ Tài liệu bản gốc phải được ký duyệt đầy đủ vào các ô
soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt đồng thời phải có chữ ký gốc
của người chịu trách nhiệm kiểm tra tại góc phải bên dưới của
tất cả các trang tài liệu.
 Phân phối:
+ Tất cả các tài liệu của hệ thống đều phải được phân phối
đến các phòng ban liên quan.
+ Ban ISO chịu trách nhiệm phân phối đến các phòng ban
liên quan.
+ Khi được phân phối tài liệu, người nhận sẽ phải ký và
ghi tên, ngày nhận vào phiếu phân phối tài liệu
+ Tài liệu lỗi thời không còn hiệu lực sẽ được “Cắt góc”
lên bản gốc. Ban ISO phải thu hồi toàn bộ tài liệu lỗi thời từ
các phòng ban để hủy bỏ (xé hoặc cắt vụn), đồng thời ghi chú
việc thu hồi và gạch bỏ dòng phân phối của tài liệu lỗi thời trên
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 9/9

BƯỚC NỘI DUNG DIỄN GIẢI BIỂU MẪU

phiếu “phân phối tài liệu”
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01

QUY TRÌNH Ngày hiệu lực: 31/7/2023

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 10/9

BƯỚC NỘI DUNG DIỄN GIẢI BIỂU MẪU

Phổ biến áp dụng và kiểm soát

Tài liệu sau khi được phê duyệt nhân viên kiểm soát tài liệu
phải tiến hành các bước:
- Cập nhật các tài liệu vào “Danh mục tài liệu nội bộ”
- Photo tài liệu từ bản gốc (không đóng dấu), đóng dấu vào
bản photo
- Phân phối các tài liệu photo có đóng dấu đến các Phòng/
Ban/ Đội như đã xác định, còn bản gốc của tài liệu lưu tại Ban
ISO (không đóng dấu). M01/CNCL-QT01
- Tài liệu phải được phân phối đến các Phòng/ Ban/ Đội
5 M02/CNCL-QT01
trước ngày hiệu lực, TP/ TB/ TĐ phải phổ biến tài liệu đến tất
cả CNV. M03/CNCL-QT01
- Những tài liệu hết hiệu lực lưu lại để tham khảo thì được
cắt góc nhận biết.
*Tất cả các tài liệu bên ngoài đưa vào sử dụng như văn bản
pháp quy, tài liệu của khách hàng, tài liệu từ nhà cung cấp,…
phải được kiểm soát và được lưu trữ có hệ thống. Hình thức
lưu trữ tài liệu: lưu file trên máy tính, đĩa CD hay giấy,… và
cập nhật các tài liệu đó vào “danh mục tài liệu bên ngoài”.
Người phân phối tài liệu cập nhật các tài liệu vào “kiểm
soát phân phối tài liệu” và chuyển đến các Phòng xác nhận đã
nhận tài liệu.

6 Kiểm soát và lưu trữ hồ sơ M04/CNCL-QT01

*Lập danh mục hồ sơ

- Nhân viên KSHS lập “Danh mục hồ sơ” và soát xét lại nếu
có sự  thay đổi.
*Phân loại - Sắp xếp

- Xem xét và phân loại hồ sơ theo nội dung /theo thời gian.
- Sắp xếp hồ sơ có trật tự, theo từng file hồ sơ riêng, mỗi tập
hồ sơ phải ghi tên cụ thể để dễ dàng nhận biết và tra cứu.
 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01
Ngày hiệu lực: 31/7/2023
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 11/9

BƯỚC NỘI DUNG DIỄN GIẢI BIỂU MẪU

*Lưu giữ & bảo quản hồ sơ

- Nhân viên kiểm soát hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên

kiểm tra, bảo quản và bảo vệ hồ sơ cẩn thận.
- Đối với các loại hồ sơ được lưu trữ trên máy tính cần cài
phần mềm chống virus.
*Quản lý hồ sơ - Hủy hồ sơ

- Nhân viên quản lý hồ sơ rà soát hồ sơ hết hạn hủy hồ sơ và

báo cáo BGĐ.
Đánh giá và soát xét/cập nhật tài liệu

- Trong quá trình sử dụng tài liệu không được tự ý tẩy xoá,
bổ sung tài liệu. Khi nhận thấy tài liệu không còn phù hợp như
7 QPPL thay đổi, thực tế thay đổi,… tiến hành đề xuất lên phụ
trách phòng để biên soạn hay chỉnh sửa.
- Các bộ phận lưu trữ và quản lý tài liệu theo hệ thống, dễ
truy tìm, có sẵn nơi sử dụng.

6. PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU

 CÔNG TY TNHH TAISEI Mã số: QT01
BIJUTSU PRINTING (VIỆT NAM) Lần ban hành: 01
Ngày hiệu lực: 31/7/2023
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Trang: 12/9

STT Tên phụ lục/ biểu mẫu Mã số

1 Phụ lục 1: Bố cục trình bày tài liệu PL01/NS-QT01

2 Danh mục tài liệu nội bộ BM01/NS-QT01

3 Danh mục tài liệu bên ngoài BM02/NS-QT01

4 Kiểm soát phân phối tài liệu BM03/NS-QT01

5 Danh mục hồ sơ BM04/NS-QT01

6 Phiếu góp ý