CÔNG TY Mã số IS.02.00.

02

Ngày ban hành

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần BH/ SĐ 01/00

Trang 1/5

1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui định này.
2. Nội dung trong qui định này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
3. Tài liệu được sử dụng phải có phê duyệt, các bản sao phải có dấu hiệu kiểm soát.

PHÂN PHỐI

Bản số Nơi nhận Bản số Nơi nhận

 
 
 
 
 

SỬA ĐỔI/SOÁT XÉT

Lần sửa đổi Ngày Nội dung và hạng mục sửa đổi

PHÊ DUYỆT

Soạn thảo Kiểm tra Lãnh đạo phê duyệt

Chữ ký

Họ và tên
Chức vụ
Ngày ……../9/20

1. MỤC ĐÍCH:
 CÔNG TY Mã số IS.02.00.02

Ngày ban hành

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần BH/ SĐ 01/00

Trang 2/5

Đảm bảo các hồ sơ được nhận biết, bảo quản và truy cập nhằm cung cấp các hồ sơ về kết
quả đạt được của các hoạt động, làm bằng chứng chứng minh Hệ thống quản lý chất lượng
của Công ty phù hợp với Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho các hồ sơ lưu ở tất cả các đơn vị trong Công ty .

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- TCVN ISO 9001:2015.
- Các quy trình của Công ty ban hành.

4. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ:

- Hồ sơ: Là văn bản cung cấp những bằng chứng về kết quả của các hoạt động đã được
thực hiện trong Công ty;
- Định nghĩa các từ viết tắt theo Quy trình kiểm soát tài liệu.

5. NỘI DUNG:
5.1. Lưu đồ kiểm soát hồ sơ:
 CÔNG TY Mã số IS.02.00.02

Ngày ban hành

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần BH/ SĐ 01/00

Trang 3/5

Trách nhiệm Hoạt động Biểu mẫu

Văn bản là tài liệu,

Các đơn vị Tiếp nhận hoặc hồ sơ
văn bản

Tài liệu

Cán bộ được Thực hiện Văn bản

Phân loại
phân công IS.01.05.1
11

Hồ sơ
Hồ sơ cũ Văn bản là hồ sơ
Cán bộ được
Phân loại
phân công hồ sơ

Nhãn cặp hồ sơ, tài

Hồ sơ mới liệu

Mở cặp hồ sơ mới hoặc

Cán bộ được
file mới
phân công
Danh mục hồ sơ
Lập danh mục hồ sơ

Lưu, quản lý hồ sơ Hồ sơ

Lập biên bản hủy hồ

Cán bộ Hủy được
hồ sơ khi sơ
phân công hếtvàhạn lưu
trưởng đơn vị
 CÔNG TY Mã số IS.02.00.02

Ngày ban hành

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần BH/ SĐ 01/00

Trang 4/5

5.2. Trách nhiệm lưu hồ sơ:

5.2.1. Trưởng đơn vị:
- Trưởng đơn vị ở các đơn vị quy định cách đặt Tên và địa chỉ của Hồ sơ mà đơn vị đó
quản lý,
- Chỉ định người lưu giữ.
5.2.2. Nhân viên các đơn vị:
- Lập hồ sơ, phân loại, lưu trữ và bảo quản các hồ sơ;
- Lập Danh mục các cặp Hồ sơ của đơn vị mình; mỗi cặp hồ sơ có bảng danh mục hồ sơ
lưu trong đó và qui định thời gian lưu cho từng loại hồ sơ.

5.3 Qui định lập và thời gian lưu trữ :

- Nguyên tắc lập hồ sơ: Phải cẩn thận trách sai sót nhầm lẫn, các văn bản, báo cáo khi bị
sai và phải sửa chữa thì người lập hồ sơ đó phải ký vào cạnh chỗ bị sửa.
- Đối với từng loại hồ sơ thời gian lưu được quy định trong quy trình, quy định tương
ứng.

5.4 Phương pháp lưu trữ hồ sơ :

5.4.1. Hồ sơ in ra trên giấy được lưu và quản lý bằng phương pháp lập cặp hoặc túi hồ sơ như
sau: Hồ sơ chung của Công ty về thiết bị, máy móc, hồ sơ về thiết bị đo lường và thử
nghiệm, hồ sơ về đánh giá nhà cung cấp, hồ sơ về kiểm soát tài liệu và dữ liệu của các
đơn vị ... phân chia các cặp hồ sơ này do Trưởng đơn vị qui định.
5.4.2.Hồ sơ cá nhân được lưu trong túi riêng biệt và bảo quản riêng.
5.4.3.Hồ sơ lưu trên máy tính: được sắp xếp thành các thư mục, các hồ sơ quan trọng được
lưu trên USB hoặc lưu trên 2 máy.

6. LƯU TRỮ, HỦY BỎ HỒ SƠ:

6.1 Lưu trữ, bảo quản hồ sơ :
- Hồ sơ được lưu trên giá hoặc tủ, đảm bảo tránh ẩm mốc, mối mọt, hoả hoạn;
- Hồ sơ được phân loại để vào trong cặp hồ sơ, sắp xếp ở từng đơn vị theo lĩnh vực công
việc, đảm bảo sự thuận tiện khi sử dụng & an toàn (tránh thất lạc, mất mát);
- Phía ngoài của cặp Hồ sơ được dán nhãn ghi tên hồ sơ, các dấu hiệu để dễ tra cứu, mỗi
cặp hồ sơ cần có danh mục các hồ sơ lưu ở trong cặp đó;
 CÔNG TY Mã số IS.02.00.02

Ngày ban hành

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần BH/ SĐ 01/00

Trang 5/5

- Các cặp hồ sơ phải được quy định vị trí để trong tủ nếu tủ lưu trữ có nhiều tầng. Các
cặp hồ sơ phải được sắp xếp vào đúng vị trí sau khi sử dụng.
- Cán bộ lưu giữ tài liệu, hồ sơ phải giao chìa khoá tủ lại cho Trưởng đơn vị khi vắng
mặt.
- Nhân viên lập đường dẫn đến file tài liệu, hồ sơ lưu trên máy tính của mình và gửi
Trưởng phòng biết.
- Trưởng đơn vị phải lập đường dẫn đến file tài liệu, hồ sơ lưu trên máy tính của đơn vị
mình và gửi Giám đốc.
- Biên bản huỷ tài liệu, hồ sơ được các đơn vị lưu trong thời gian 1 năm.
6.2 Huỷ bỏ hồ sơ:
- Hàng năm các Trưởng đơn vị rà soát các hồ sơ trong đơn vị. Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ
như qui định trong bảng Danh mục hồ sơ thì lập biên bản hủy hồ sơ, có thể lập phiếu
huỷ cho cả cặp hồ sơ hoặc từng hồ sơ riêng.
- Hồ sơ liên quan đến tài chính, các hồ sơ cần bảo mật do Tổng Giám đốc qui định thì
phải huỷ hồ sơ bằng máy huỷ hồ sơ.

7. PHỤ LỤC:
- Biểu mẫu danh mục các cặp hồ sơ;
- Biểu mẫu danh mục hồ sơ;
- Biểu mẫu biên bản huỷ hồ sơ.