Document

Management
Procedure

TEC
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 1/11

Contents
Contents ........................................................................................................................................... 1
1. Mục Đích ................................................................................................................................. 2
2. Phạm vi ................................................................................................................................... 2
3. Trách nhiệm ............................................................................................................................. 2
3.1. Trưởng phòng kỹ thuật ........................................................................................................... 2
3.3. Người quản lý tài liệu ............................................................................................................ 2
3.4. Nhân viên- Người lao động .................................................................................................... 2
4. Quy trình ................................................................................................................................. 3
4.1. Khởi tạo tài liệu .................................................................................................................... 3
4.2. Định dạng tài liệu .................................................................................................................. 3
4.3. Quy chuẩn của các Quy trình .................................................................................................. 3
4.4. Quy chuẩn của Báo Cáo ......................................................................................................... 4
4.5. Quy chuẩn Đánh số và đặt tên tài liệu ...................................................................................... 5
4.6. Tham vấn và Truyền thông ..................................................................................................... 6
4.7. Phê duyệt tài liệu ................................................................................................................... 6
4.8. Xem xét tài liệu ..................................................................................................................... 6
5. Lưu trữ tài liệu.......................................................................................................................... 6
6. Cấu trúc thư mục dùng chung Google Drive ................................................................................. 7
Phụ lục A: Hướng dẫn cài đặt và đồng bộ tài liệu bằng phần mềm “Backup and Syns from Google” .......... 4

1
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 2/11

1. Mục Đích

Mục đích của Tài liệu Hướng dẫn này là cung cấp cho toàn thể nhân viên về cách phát triển và thực hiện một
quy trình Quản lý Hồ sơ và Tài liệu hiệu quả.
Mục đích của quy trình Quản lý Hồ sơ và Tài liệu là để đảm bảo rằng các tài liệu và hồ sơ được tạo, thu thập,
truy cập, quản lý và lưu trữ một cách thích hợp.

2. Phạm vi
Quy trình này áp dụng cho tất cả nhân viên của Viet Energy

3. Trách nhiệm

3.1. Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm:

 Đảm bảo thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ;
 Đảm bảo rằng các nguồn lực thích hợp được cung cấp cho việc quản lý các tài liệu và hồ sơ;
 Đảm bảo thông tin, đào tạo và hướng dẫn được cung cấp trên hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ; và
 Việc xem xét và phê duyệt cuối cùng của tất cả tài liệu.

3.3. Người quản lý tài liệu

Người quản lý tài liệu tại mỗi dự án của công ty là trưởng nhóm của đội ngũ vận hành tại mỗi dự án của công
ty. Người quản lý tài liệu chịu trách nhiệm:

 Tổ chức, quản lý quá trình kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ trên Data Room Google Drive
 Lưu trữ bản sao tất cả các tài liệu và hồ sơ bằng ổ cứng dự phòng.
 Kiểm tra chất lượng tài liệu;
 Đảm bảo các tài liệu được phát triển bằng cách sử dụng đúng kiểu và định dạng;
 Đảm bảo các tài liệu được đặt tên và đánh số theo đúng tiêu chuẩn;
 Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được sử dụng là phiên bản cuối cùng.

3.4. Nhân viên- Người lao động

Người lao động có trách nhiệm:

 Tuân thủ hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu này
 Định dạng, Đánh số, đặt tên các tài liệu do bản thân mình phát triển theo đúng tiêu chuẩn ghi tại quy
trình này.
 Lưu trữ, sử dụng Data Room Google Drive an toàn theo yêu cầu bảo mật thông tin, Lưu trữ tài liệu trên
Google Drive đúng vị trí theo hướng dẫn tại quy trình này.
 Tham gia đánh giá hồ sơ theo yêu cầu.

2
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 3/11

4. Quy trình

4.1. Khởi tạo tài liệu

Bất kì nhân viên Viet Energy nào có thể xác định sự cần thiết của một tài liệu mới sẽ tự mình phát triển tài liệu
mới. Có thể tham khảo các tài liệu tương tự ở các dự án khác mà công ty đang làm việc.

Yêu cầu đối với tài liệu mới hoặc bổ sung có thể dựa trên, nhưng không giới hạn ở:

 Yêu cầu về tính thống nhất;

 Đề xuất từ người lao động;
 Đề xuất từ ban quản trị công ty (nếu có);

Việc xây dựng tất cả các tài liệu phải bao gồm việc tham vấn và trao đổi với người lao động thực hiện công việc
để đảm bảo các rủi ro chính được xác định.

Tất cả các tài liệu thuộc về Quy trình, Chính sách cần được thông qua Ban quản lý công ty để tham khảo ý kiến
trước khi được phê duyệt và kiểm soát.

4.2. Định dạng tài liệu

a) Các tài liệu File Word:

Định dạng của một tài liệu Word cần thống nhất theo tiêu chuẩn như sau:
- Font: Time New Roman; Arial hoặc Century Gothic
- Size Font: 11
- Margins: Top: 0.5 ; Bottom: 0.5 ; Right: 0.5 ; Left: 1 ; Gutter: 0 ; Header: 0.4 ; Footer: 0.4
- Page Number: Footer – Right side
- Align: Justify
b) Các tài liệu File Excel:
Định dạng của một tài liệu Excel cần thống nhất theo tiêu chuẩn như sau:
- Font: Time New Roman; Arial hoặc Century Gothic
c) Các tài liệu File PDF:
Định dạng của một tài liệu PDF là định dạng của File Word, Excel… mà nó được tạo thành

4.3. Quy chuẩn của các Quy trình

Nội dung tiêu chuẩn sau sẽ được sử dụng cho tất cả các Quy trình nội bộ:

 Trang bìa: Trang bìa của quy trình cần thống nhất như hình dưới
 Phòng, ban được áp dụng và phiên bản tài liệu: Bố cục như hình dưới

3
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 4/11

 Header của quy trình cần thống nhất như hình dưới:

 Nội dung của quy trình phải bao gồm và không giới hạn các nội dung sau:
Mục đích của quy trình; Phạm vi áp dụng của quy trình; Phụ lục; Định nghĩa từ ngữ; Các yêu cầu an
toàn thiết bị an toàn cần thiết, ghi chú an toàn nếu có; Trách nhiệm của các cá nhân để thực hiện quy
trình; Nội dung quy trình; Các biện pháp thực hiện (nếu có).

4.4. Quy chuẩn của Báo Cáo

Nội dung tiêu chuẩn sau sẽ được sử dụng cho tất cả các Báo Cáo:

 Trang bìa: Trang bìa của báo cáo cần thống nhất như hình dưới

4
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 5/11

 Nội dung của báo cáo phải bao gồm và không giới hạn các nội dung sau:
Phụ lục; Định nghĩa từ ngữ; Nội dung báo cáo.

4.5. Quy chuẩn Đánh số và đặt tên tài liệu

Tất cả các tài liệu của Viet Energy sẽ được đánh số và đặt tên theo quy tắc như sau:

AA-BBB-CCC-dd-mm-yyyy_”File Name”_Version
AA : là viết tắt của tên dự án mà tài liệu thuộc về
BBB : là viết tắt của phòng ban, bộ phận mà tài liệu thuộc về
CCC : là viết tắt của loại tài liệu
dd-mm-yyyy : là ngày tháng năm của tài liệu.
Lưu ý: nếu tài liệu là quy trình hoặc bản vẽ thì thay thế ngày tháng năm bằng số thứ tự.
Danh mục viết tắt:
 AA – Tên dự án hoăc tên công ty (nếu như tài liệu lưu hành nội bộ trong công ty):
Viet Energy : VE
Đầm Nại : DN
Đại Phong : DP
Hồng Phong 1 : HP1
Vĩnh Châu 3 : VC
Trà Vinh 1 : TV
 BBB – Tên phòng ban, bộ phận
Admin : ADM
Procument : PRO
Acountant : ACO
HSE-ESG : HSE hoặc ESG
Technical : OAM
SGRE : SGR
VESTAS : VES
GE : GE
 CCC – Tên viết tắt loại tài liệu
Drawing : DRA
Procedure/Manual: MAN
Switching Process: SWI
Production : PRO
Report : REP
EVN Report : EVN
Record/ Statistics : REC
NCR : NCR
Training : TRI
Specification : SPE
Technical Doc : TEC
Tool/Material : MAT
Policy : POL
Permit to Work : PTW
5
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 6/11

Fire Fighting Doc : FIR

Waste Management: WAS
Activity : ACT
Forms : FOR
Schedule : SCH
Minute : MOM
Letter : LET
Transmittal : TRA
Certificate : CER
Insuarance : INS
Timesheet : TIM
Staff Profile : TAF
Contract : CON
Payment : PAY
Audit : AUD

4.6. Tham vấn và Truyền thông

Tham khảo ý kiến về các tài liệu mới hoặc sửa đổi là cần thiết trước khi phê duyệt.

4.7. Phê duyệt tài liệu

Các tài liệu dự thảo cuối cùng mới hoặc sửa đổi sẽ được phê duyệt bởi Trưởng phòng kỹ thuật.

Sau khi được phê duyệt, tài liệu được kiểm soát cuối cùng sẽ được Người kiểm soát tài liệu lưu trữ lên Data
Room dung chung Google Drive và gửi mail kèm đường dẫn để truyền đạt các yêu cầu cho nhân viên có liên
quan để cho phép thực hiện.

4.8. Xem xét tài liệu

Tất cả tài liệu tạo thành một phần của Hệ thống Quản lý chất lượng của Viet Energy sẽ được chính thức xem
xét ít nhất một năm một lần để đảm bảo rằng nó vẫn được cập nhật. Đánh giá có thể được lên lịch hoặc đột xuất.

Việc xem xét phải đảm bảo rằng những điều sau đây được xem xét:

 Tính phù hợp liên tục và tính liên quan của tài liệu;
 Tính chính xác và rõ ràng của tài liệu;
 Tuân thủ các tiêu chuẩn yêu cầu về quản lý tài liệu;
 Tính hiệu quả của tài liệu trong việc đạt được các kết quả mong muốn;
 Các lĩnh vực đã xác định cần cải tiến;
 Việc tạo bất kỳ tài liệu mới nào và loại bỏ các tài liệu lỗi thời

5. Lưu trữ tài liệu

Mục đích của Quản lý Hồ sơ là đảm bảo rằng các hồ sơ hoạt động kinh doanh có chất lượng rõ ràng được tạo
ra, quản lý và xử lý theo yêu cầu.
6
 VIET ENERGY LTD.,CO Code: VE-OAM-MAN-004
First published
DOCUMENT MANAGEMENT PROCEDURE
Effective date:
Page/Total: 7/11

Tất cả các tài liệu được kiểm soát phải được lưu trữ trong các thư viện tài liệu dùng chung Data Room Google
Drive. Mỗi dự án của công ty là một thư mục dùng chung Google Drive cho dự án đó. Và nó được cung cấp
cho tất cả người lao động tham gia vào dự án đó thông qua chia sẻ quyền truy cập từ Trưởng phòng kỹ thuật.
Người lao động sẽ cài đặt công cụ sao lưu và đồng bộ “Backup and Syns from Google” để các tập tin này được
lưu trữ trên hệ thống Data Room Google Drive được sao lưu và lưu trữ thường xuyên.

Hồ sơ cũng có thể bao gồm tài liệu được sản xuất bên ngoài, chẳng hạn như báo cáo tư vấn bên ngoài, các hồ
sơ được phát triển từ giai đoạn phát triển và xây dựng của dự án, Các tài liệu, hướng dẫn vận hành của nhà sản
xuất….

6. Cấu trúc thư mục dùng chung Google Drive

Cấu trúc cơ bản của thư mục dùng chung Google Drive như bảng bên dưới:

7
 DAM NAI AM

1. HSE - ESG

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

1.1. HSE ACTIVITY DN-HSE-ACT-yyyy DN-HSE-ACT-mm-yyyy DN-HSE-ACT-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.2. ESG ACTIVITY DN-ESG-ACT-yyyy DN-ESG-ACT-mm-yyyy DN-ESG-ACT-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.3. HSE STATISTICS DN-HSE-REC-yyyy DN-HSE-REC-mm-yyyy DN-HSE-REC-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.4. HSE REPORT DN-HSE-REP-yyyy DN-HSE-REP-mm-yyyy DN-HSE-REP-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.5. HSE TRAINING DN-HSE-TRI-yyyy DN-HSE-TRI-mm-yyyy DN-HSE-TRI-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.6. HSE POLICY DN-HSE-POL-No_File Name_Ver
1.7. HSE MANUALS DN-HSE-MAN-No_File Name_Ver
1.8. HSE CERTIFICATE DN-HSE-CER-No_File Name_Ver
1.9. HSE INSURANCE DN-HSE-INS-No_File Name_Ver
1.10. FIRE FIGHTING DOC DN-HSE-FIR-No_File Name_Ver
1.11. PERMIT TO WORK DN-HSE-PTW-yyyy DN-HSE-PTW-No
1.12. WASTE MANAGEMENT DN-HSE-WAS-yyyy DN-HSE-WAS-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
1.13. HSE FORMS DN-HSE-FOR-No_File Name_Ver
2. ADMIN

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

2.1. ASSET-MATERIAL DN-ADM-MAT-No_File Name_Ver
2.2. CONTRACT DN-ADM-CON-No_File Name_Ver
DN-ADM-LET-INCOME DN-ADM-LET-No_File Name_Ver
2.3. OFFICIAL LETTER DN-ADM-LET-yyyy
DN-ADM-LET-OUTGOING DN-ADM-LET-No_File Name_Ver

2.4. MOM DN-ADM-MOM-yyyy DN-ADM-MOM-mm-yyyy DN-ADM-MOM-No_File Name_Ver

2.5. PAYMENT DN-ADM-PAY-yyyy DN-ADM-PAY-mm-yyyy DN-ADM-PAY-mm-yyyy_File Name_Ver
2.6 TRANSMISTTAL DN-ADM-TRA-yyyy DN-ADM-TRA-mm-yyyy DN-ADM-TRA-No_File Name_Ver
2.7 TIME SHEET DN-ADM-TIM-yyyy DN-ADM-TIM-mm-yyyy DN-ADM-TIM-mm-yyyy_File Name_Ver
2.8 AUDIT REPORT DN-ADM-AUD-yyyy DN-ADM-AUD-mm-yyyy DN-ADM-AUD-mm-yyyy_File Name_Ver
2.9 ADMIN FORMS DN-ADM-FOR-No_File Name_Ver
3. TECHNICAL

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

DN-OAM-SCH-dd-mm-yyyy_File
3.1. O&M SCHEDULE DN-OAM-SCH-yyyy DN-OAM-SCH-mm-yyyy
Name_Ver
DN-OAM-PRO-dd-mm-yyyy_File
3.2. O&M PRODUCTION DN-OAM-PRO-yyyy
Name_Ver
DN-OAM-ACT-dd-mm-yyyy_File
3.3. O&M ACTIVITY DN-OAM-ACT-yyyy DN-OAM-ACT-mm-yyyy
Name_Ver
4.4. O&M REPORT DN-OAM-REP-yyyy DN-OAM-REP-mm-yyyy DN-OAM-REP-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
3.5. EVN REPORT DN-OAM-EVN-yyyy DN-OAM-EVN-mm-yyyy Follow EVN SMOV Name rule
CIVIL DRAWING DN-OAM-DRA-No_File Name_Ver
ELECTRICAL
DN-OAM-DRA-No_File Name_Ver
3.6. DRAWING DRAWING
TURBINE DRAWING DN-OAM-DRA-No_File Name_Ver
VENDOR DRAWING DN-OAM-DRA-No_File Name_Ver
SUBSTATION MANUAL DN-OAM-MAN-No_File Name_Ver
3.7. MANUAL TURBINE MANUAL DN-OAM-MAN-No_File Name_Ver
VENDOR MANUAL DN-OAM-MAN-No_File Name_Ver
3.8. SPECIFICATION DN-OAM-SPE-No_File Name_Ver
3.9. TECHNICAL DOCUMENT DN-OAM-TEC-No_File Name_Ver
3.10. SWICHING PROCESS DN-OAM-SWI-yyyy DN-OAM-SWI-No_File Name_Ver
3.11. REGISTER CAPACITY Follow EVN SMOV Name rule
3.12. NCR DN-OAM-NCR-No_File name_Ver
3.13. O&M FORMS DN-OAM-FOR-No_File Name_Ver

1
 4. SGRE (MAINTENANCE CONTRACTOR)

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

4.1. SGRE SCHEDULE DN-SGR-SCH-yyyy DN-SGR-SCH-mm-yyyy DN-SGR-SCH-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
4.1. SGRE ACTIVITY DN-SGR-ACT-yyyy DN-SGR-ACT-mm-yyyy DN-SGR-ACT-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
4.1. SGRE REPORT DN-SGR-REP-yyyy DN-SGR-REP-mm-yyyy DN-SGR-REP-dd-mm-yyyy_File Name_Ver
5. PROJECT CONSTRUCTION DOC

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

5.1 TAKE OVER CERTIFICATE Follow project Name Rule
5.2 PUNCH LIST & DEFECT
Follow project Name Rule
REPORT
5.3 COD TEST Follow project Name Rule
5.4. PTP & ETE TEST Follow project Name Rule
5.5 RELAY SETTING Follow project Name Rule
5.6 FAT TEST REPORT Follow project Name Rule
5.7 TARIFF INSPECTION Follow project Name Rule
5.8 SITE TEST RESULT Follow project Name Rule
5.9. ENERGIZE DOCS Follow project Name Rule
5.10 PQ TEST Follow project Name Rule
5.11 DIM Follow project Name Rule
5.12 EOW Follow project Name Rule
6. PROJECT DEVELOPMENT DOC

Folder Level 1 Folder Level 2 Folder Level 3 File Name

6.1. CONSTRUCTION PERMIT Follow project Name Rule
6.2. HEIGHT APPROVAL Follow project Name Rule
6.3. FS REPORT Follow project Name Rule

2
6.4. EIA APPROVAL Follow project Name Rule
6.5. SS CAPACITY REVISION Follow project Name Rule
6.6. FIRE FIRGHTING PERMIT Follow project Name Rule
6.7. EVN AGREEMENTS Follow project Name Rule
6.8. PPA Follow project Name Rule
6.9. ERECTION PERMIT Follow project Name Rule
6.10. EGL Follow project Name Rule
6.11. COD Follow project Name Rule
6.12. IRC-ERC Follow project Name Rule
6.13. LAND & REDBOOK Follow project Name Rule

3
Phụ lục A: Hướng dẫn cài đặt và đồng bộ tài liệu bằng phần mềm “Backup and Syns
from Google”
HƯỚNG DẪN ĐỒNG BỘ THƯ MỤC DRIVE TÀI LIỆU CỦA CÔNG TY VỀ MÁY TÍNH
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive mà công ty đã chia sẽ thư mục tài liệu “DAM NAI AM” (dành cho
các thành viên làm việc tại Đầm Nại)
Bước 2: Trong Tap “Share with me” của tài khoản Dive sẽ thấy thư mục DAM NAI đã được chia sẽ

Bước 3: Chuyển thư mục DAM NAI AM này sang Tap My Drive để chuẩn bị cho việc đồng bộ về máy tính bằng
cách chọn thư mục cần chuyển và nhấn tổ hợp phím “ Shift + Z” cửa sổ như hình dưới hiện ra. Sau đó click My
Drive và nhấn Thêm vào Đây để di chuyển sang thư mục My Drive

Bước 4: Cài đặt ứng dụng Drive Backup and Sync

1. Truy cập vào link https://www.google.com/drive/download/ để tải về Backup and Sync cho cá nhân ở bên trái.

2. Chạy file vừa tải về và chờ nó download và cài đặt

3. Click Get started bắt bắt đầu tuỳ chỉnh cho Backup and Sync

4. Step 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn

Sau khi đăng nhập thành công click GOT IT

 5 Step 2: My laptop:
bỏ chọn tât cả các thư mục ở Khung 1 hình bên dưới. Vì nếu chọn thì Drive sẽ đồng bộ các tài liệu có trên
máy tính cá nhân lên thư mục tài liệu dùng chung. Nó sẽ làm lộn xộn thư mục tài liệu dùng chung

Sauk hi bỏ chọn các thư mục trên thì nhấn => Next để tiếp tục.
Nhấn GOT IT lần nữa.
6. Step 3: Google Drive: Chọn Change để thay đổi vị trí thư mục Google Drive trong máy tính (Khuyến nghị nên
chọn riêng 1 ổ đĩa trên máy tính để sử dụng cho Drive)
- Chọn số 1 để đồng bộ tất cả dữ liệu có trong My Drive của tài khoản Drive của bạn vào máy tính (Khuyến
nghị không nên chọn cái này vì sẽ làm lộn xộn trong Thư mục Drive trên máy tính của bạn)
- Chọn 2 để tuỳ chỉnh những thư mục cần hoặc không cần đồng bộ vào máy tính. (Khuyến nghị chỉ chọn Thư
mục DAM NAI AM mà ở bước 3 đã chuyển đến My Drive
=> click Start để bắt đồng độ dự liệu vào máy tính.

Bạn có thể click biểu tưởng Backup and Sync ở góc thanh Taskbar để xem quá trình đồng bộ.
Mất khá lâu để đồng bộ hết tài liệu về máy tính
Lưu ý:
1. Sau khi đồng bộ hoàn tất, Khi mọi người làm việc trực tiếp trên thư mục Drive trên máy tính, nếu có sữa
đổi File thì phần mềm sẽ tự động đồng bộ lên Drive. Ngược lại khi các thành viên khác có sữa đổi trên
thư mục dùng chung DAM NAI AM thì phần mềm trên máy tính của bạn cũng sẽ tự động back up về thư
mục Drive trên máy tính của bạn. Điều này hỗ trợ rất nhiều cho công việc của bạn, tiết kiệm được thời
gian up tài liệu lên Drive.
2. Thư mục DAM NAI AM là thư mục dung chung cho cả công ty, vì vậy yêu cầu mỗi cá nhân có trách
nhiệm lưu trữ thay đổi, sắp xếp nó gọn gàng, tuân thủ theo quy trình đặt tên, sắp xếp tài liệu ở trêni. Quy
trình này cũng được đính kèm tại đây, đề nghị mọi người học thuộc.