ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.

HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
  

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

MÃ SỐ : QT-CSLTTĐ-05
NGÀY HIỆU LỰC : 12/8/2009

PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Trần Quang Thắng Lê Công Tâm PGS. TS Võ Văn Sen

BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
12/8/2009 Ban hành lần đầu PGS. TS Võ Văn Sen 12/8/2009
22/2/2013 Xem xét “Lê Công Tâm” PGS. TS Võ Văn Sen 22/2/2013

TP. HỒ CHÍ MINH – THÁNG 6 NĂM 2012

QUY TRÌNH Mã số : QT-CSLTTĐ-01

Trang 1/5
 QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN Lần ban hành : 1
THƯ, LƯU TRỮ Ngày ban hành : 22/2/13

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức quản lý các văn bản đến, các văn bản đi, văn bản nội bộ của
Đơn vị theo một phương pháp thống nhất, khoa học và bảo mật, đáp ứng được các yêu cầu
của công việc đề ra.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Trong hoạt động quản lý văn thư lưu trữ của Văn phòng Ban Quản lý cơ sở Linh
Trung, Thủ Đức.
3. CƠ SỞ PHÁP LÝ
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của UBTV Quốc Hội.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà
nước
- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BVN-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng
chính phủ ngày 06 tháng 5 năm 2006 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
4. NỘI DUNG
4.1. Những quy định chung
4.1.1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ:
Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận,
phân loại, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trình duyệt, ký, phát hành và nộp lưu.
Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
Đạt chất lượng và hiệu quả cao, đúng thời gian quy định.
5.1.2 Quy định này quán triệt tất cả cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến
công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản giấy tờ.

5.2. Giải quyết văn bản đến:

Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến:
Trang 2/5
 Tài liệu, biểu mẫu liên
Trách nhiệm Trình tự thực hiện
quan

Nhân viên Tiếp nhận văn bản đến File lưu văn bản đến
văn phòng

Nhân viên Phân loại văn bản

văn phòng đến

Thực hiện
Lãnh đạo Ban văn bản đến

Nhân viên Vào sổ

File lưu văn bản đến
văn phòng chuyển văn bản đến

Nhân viên
văn phòng Chuyển văn bản

Nhân viên
Lưu hồ sơ Folders văn bản đến
văn phòng

5.2.1 Tiếp nhận và phân loại văn bản đến.

Tất cả văn bản, giấy tờ, tài liệu, thư chuyển đến cơ quan đều phải chuyển tập trung
vào Văn phòng Ban quản lý Cơ sở.
Văn bản đến được nhập vào file Excel Công văn đến (trừ trường hợp đối với thư
riêng) rồi chuyển đến Lãnh đạo Ban xem xét và triển khai thực hiện. Đối với thư riêng thì
chuyển cho người có tên trong phòng bì;
Trưởng Ban quản lý (hoặc Phó Trưởng Ban nếu Trưởng Ban đi vắng) là người trực
tiếp bút phê văn bản để phân phối văn bản đến cho các tổ công tác có trách nhiệm chính để
thực hiện. Nhân viên văn phòng nhận văn bản đến từ Lãnh đạo Ban quản lý và phô tô
chuyển cho các tổ công tác theo chỉ đạo của Lãnh đạo;
Nhân viên văn phòng tiếp nhận văn bản đến và nhập vào file Excel văn bản đến và
phân loại:

Trang 3/5
5.3. Giải quyết văn bản đi:
Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đi

Bước công việc Biểu mẫu Trách nhiệm

Văn phòng

Soạn thảo văn bản

Kiểm tra thể thức

Lãnh đạo Ban
văn bản

Duyệt Lãnh đạo Ban

Vào sổ lưu công văn, Folders Văn phòng

phát hành văn bản văn bản đến

Theo dõi và lưu hồ sơ Văn phòng

5.3.1 Tất cả văn bản do Ban quản lý phát hành gọi là “ Văn bản đi”:
a. Chuyên viên được phân công soạn thảo:
- Nghiên cứu mục đích yêu cầu về nội dung của văn bản và các tài liệu tham khảo
liên quan.
- Dự thảo văn bản.
- Chuyển dự thảo cho Trưởng Ban kiểm tra về nội dung, thể thức, hình thức.
- Hoàn chỉnh văn bản sau khi đã có ý kiến của Trưởng Ban.
- Nhận lại bản dự thảo sau khi đã được Trưởng Ban xem xét chỉnh, sửa văn bản,
hoàn chỉnh lại theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban.
b. Phát hành
- Nhận văn bản lãnh đạo đã ký duyệt ;
- Nhân viên văn phòng soát xét lại lần cuối thể thức văn bản theo các qui định tại
(Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005)

Trang 4/5
 - Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ
ký của Trưởng Ban trước khi phát hành. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005, nhân viên văn phòng
không phát hành mà chuyển trả lại người dự thảo.
- Vào sổ công văn đi ;
- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản ;
- Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản ;
- Lưu văn bản ;
- Khi đã vào số lưu trữ, nhân viên văn phòng phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc để
quản lý và nộp lưu trữ sau này. Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao để theo dõi.

3.5. DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG TRONG QUY TRÌNH:
- Sổ lưu công văn : TĐ 01

Trang 5/5