TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021– 2022

(Phần dành cho sinh viên/ học viên)

Bài thi học phần: Quản trị hành chính văn phòng Số báo danh: 35
Mã số đề thi: 05 Lớp: 2173CEMG2431
Ngày thi: 22/12/2021 Tổng số trang: 09 Họ và tên: Vũ Tạ Bảo Ngọc

Điểm kết luận:

GV chấm thi 1: …….………………………......

GV chấm thi 2: …….………………………......

Bài làm
Câu 1
1. Nội dung tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến:
Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên,
cấp dưới và với công dân. Là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch
của doanh nghiệp
1.1. Nguyên tắc
- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp
- Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất. Văn
bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành chuyển giao trong ngày, chậm nhất
là trong ngày làm việc tiếp theo
- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc và xử lý
- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được
1.2. Quản lý giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được
chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), … Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 1/9

 Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”
hẹn giờ), phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh
nghiệp, quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người
đưa văn bản.
Đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản….; trường hợp
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết
b. Kiểm tra, phân loại, bóc bì
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong doanh nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của doanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho
văn thư để đăng ký.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì
văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật)
Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí
mật nhà nước và quy định cụ thể của doanh nghiệp. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: bóc
trước những bì đóng dấu khẩn; không gây hư hại đối với văn bản trong và ngoài bì và
cần soát lại bì; đối chiếu ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản trong
bì; nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi trước khi ký xác
nhận; giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
c. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán….
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “đến”;
phải ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết). Đối với bản
fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua
mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”
Đối với văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng
dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 2/9

 Dấu “Đến” được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành
d. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến
trên máy tính
Đăng ký văn bản đến bằng sổ: tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh
nghiệp quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận tới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít
nhất hai loại hồ sơ đó là sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản
mật); sổ đăng ký văn bản mật.
Những doanh nghiệp tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm nên
lập các loại hồ sơ sau: Sổ đăng ký văn bản đến các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; sổ
đăng ký văn bản đến các cơ quan, tổ chức khác; sổ đăng ký văn bản bảo mật đến
Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận trên 5000 văn bản đến 1 năm thì cần lập các
sổ đăng ký cho tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn
bản mật đến
Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của doanh nghiệp
cung cấp chương trình phần mềm đó
Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút
mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
e. Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu doanh nghiệp
hoặc người được doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của
doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá
nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải
quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết)
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ
đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếu riêng
Sau khi có ý kiến phân phối thì chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung
vào sổ đăng ký văn bản đến

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 3/9

 f. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào
ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu
cầu sau:
Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo
Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao cho đúng người nhận
Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người
nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “hoả tốc” thì
cần ghi rõ thời gian chuyển.
Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh nghiệp quyết định việc lập
sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn sau:
Đối với cơ quan tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử
dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản. Những cơ quan tổ chức tiếp
nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến.
g. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.
Bộ phận văn thư tổng hợp các số liệu về văn bản để báo cáo cho người được giao
trách nhiệm
Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản
đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi giải quyết văn bản đến.
h. Sao lưu văn bản đến
Sao y bản chính: bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính
Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản chính và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính
Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ
bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định
2. Liên hệ thực tiễn với 1 doanh nghiệp: Công Ty TNHH Vận Tải Container Hải
An
Sơ đồ quy trình
Trách nhiệm Trình tự công việc

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 4/9

Văn thư Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn thư Scan văn bản

lãnh đạo Xem xét chỉ đạo thực hiện

văn thư Chuyển văn bản

Bộ phận/ cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết Triển khai giải quyết

Bộ phận/ cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết Lưu hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các nhân viên văn thư có nhiệm vụ tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến.
Đối với các văn bản thường: Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản
đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm
quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản... và sau đó
chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.Với các văn bản có dấu "khẩn",
"thượng khẩn" phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình lãnh đạo công ty giải quyết
kịp thời.
Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.
Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu
của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình lãnh đạo công ty cần xem xét, chỉ
đạo thực hiện.
Đối với quản lý văn bản văn bản mật: Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”,
“tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy
trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới lãnh đạo công ty xem xét, chỉ
đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)
Xem xét chỉ đạo và thực hiện : Lãnh đạo công ty sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và
bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách
nhiệm chính xử lý văn bản.
Chuyển văn bản: Nhân viên văn thư sẽ nhận văn bản đến từ lãnh đạo công ty để
photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân
sẽ theo chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn
bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 5/9

điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá
nhân theo bút phê. Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày,
không để chậm.
Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết
thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải
quyết.
Các văn bản giấy được chuyển đến các phòng ban, hoặc cá nhân liên quan thì đơn
vị hay cá nhân đó có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản đó chỉ
chuyển bằng đường điện tử thì các văn thư lưu giữ văn bản giấy
Thực hiện việc xử lý văn bản đến: Bộ phận/cá nhân có liên quan sẽ có trách nhiệm
nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo như chỉ đạo của LĐCT, kể cả các văn bản thường
và văn bản mật
Lưu hồ sơ: Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý
văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ
văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó
chuyển lưu trữ.
Mẫu sổ điện tử quản lý văn bản đến
STT Ngày Số Đơn vị Số kí hiệu Tên loại và trích yếu Đơn vị Ký Ghi
đến đến gửi nội dung người nhận chú
nhận

1 29/5/2 2400 Bộ giao 12/2020/ Văn bản quy phạm

020 thông TT- pháp luật-Ngừng hoạt
vận tải BGTVT động khai thác các
tuyến xe buýt

24/10/ 2433 Bộ giao 2355/SG Văn bản quy phạm

2 2021 thông TVT- pháp luật-Hướng dẫn
vận tải QLVTP tạm thời về tổ chức
&NL hoạt động vận tải trên
địa bàn thành phố

Câu 2

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 6/9

 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác nước ngoài để ký kết xuất khẩu sản phẩm: Kế
hoạch chuyến công tác ký kết xuất khẩu sản phẩm Vải lụa tơ sen của doanh nghiệp D Silk
1. Nội dung kế hoạch của chuyến công tác
1.1. Mục đích của chuyến công tác
- Trao đổi và ký kết hợp đồng xuất khẩu sản phẩm vải lụa tơ sen
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các công ty trên thế giới.
- Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp ra các công ty
trên thế giới
1.2. Thành phần tham gia
Lãnh đạo gồm:
- Ông Bùi Quý Bình, Tổng giám đốc, nhà sáng lập D Silk – Trưởng đoàn
- Giám đốc Sản xuất D Silk (Chief Product Officer - CPO) – Phó đoàn
Thư ký: 2 người (1 nam, 1 nữ)
Chuyên viên: 3 người (2 nam, 1 nữ)
1.3. Địa điểm công tác
Thành phố New York – Mỹ
1.4. Thời gian công tác, lịch trình công tác
Thời gian:
- Ngày đi 4/11
- Ngày về 7/11
Lịch trình:
- Đêm ngày 4/11 bay từ Hà Nội sang New York quá cảnh qua Frankfurt đến sân
bay J F Kennedy – New York lúc 8h50 ngày 5/11 (giờ địa phương). Tổng thời gian bay
vào khoảng 26 tiếng 35 phút.
- Chiều ngày 5/11, gặp mặt lãnh đạo phía New York tại trụ sở để trình bày và đàm
phán về hợp đồng xuất khẩu sản phẩm
- Tối ngày 5/11, ăn tối với bên đối tác
- Sáng ngày 6/11, thăm quan công ty, cửa hàng của đối tác
- Chiều ngày 6/11, thực hiện ký kết hợp đồng xuất khẩu
- Rạng sáng ngày 7/11 bay về Việt Nam.
1.5. Giải quyết thủ tục hành chính
Ban thư ký có nhiệm vụ chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao
gồm:
- Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp.
- Thư mời tham gia ký kết hợp đồng xuất khẩu sản phẩm của đối tác New York

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 7/9

 - Giấy kiểm định chất lượng sản phẩm CQ (Certificate of Quality) của bộ Công
Thương
- Xin giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm cho các thành viên tham gia
chuyến công tác.
- Các giấy tờ tùy thân do các thành viên tự chuẩn bị
1.6. Chuẩn bị phương tiện đi lại
- Di chuyển từ Việt Nam qua Mỹ bằng máy bay của VietNam Airlines
- Công tác di chuyển từ sân bay về khách sạn do đối tác tại New York phụ trách.
Từ khách sạn tới hội thảo di chuyển bằng taxi.
- Giá vé máy bay là 750 USD/ người, thời gian bay là 26 tiếng 35 phút
1.7. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
Đoàn sẽ nghỉ ngơi tại khách sạn Wall Street Inn cách sân bay 20km và cách trụ sở
đối tác New York 500m
1.8. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
- Tham luận của lãnh đạo đọc trong hội thảo
- Các tài liệu hướng dẫn của đơn vị tổ chức, sách báo tham khảo.
- Thư ký tổng hợp lại các tài liệu theo danh mục, giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu
mang theo.
- Laptop, ipad cá nhân
1.9. Chuẩn bị kinh phí
- Tiền vé máy bay: 5250 USD
- Tiền ăn nghỉ tại khách sạn: Gồm 3 phòng đơn và 2 phòng đôi là 4000 USD.
- Lệ phí giải quyết các thủ tục hành chính: 100 USD.
- Chi phí dự phòng: 700 USD.
- TOTAL: 10050 USD.
2. Tiến hành công việc trong chuyến công tác
Thư ký phải hoạch định chuyến đi công tác của các lãnh đạo bao gồm các việc:
Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác: Phác thảo chuyến đi: địa điểm đến; ngày tháng, số
người đi công tác; Mục đích chuyến đi; Nội dung công tác; Số người đi; Ngày,
tháng, thời gian công tác; Phương tiện; tài liệu cần thiết; kinh phí…
Chuẩn bị cụ thể:
- Liên hệ đến đối tác tại New York thông báo bằng văn bản cho họ biết trước về
nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ quan tiếp nhận về ngày giờ đến và danh
sách người đến để họ chuẩn bị nơi ăn, nơi nghỉ.

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 8/9

 - Tiến hành các thủ tục đăng ký, mua vé máy bay qua Mỹ của hãng Vietnam
Airlines.
- Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe, nhìn.
- Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới
thiệu, giấy đi đường , hộ chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết…
- Chuẩn bị kinh phí: khoảng 10000 USD
- Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà, thông báo cho mọi người trong công
ty biết thời gian giám đốc đi vắng và sắp xếp lại các công việc. Điều chỉnh hoặc hủy các
chương trình trong thời gian giám đốc vắng mặt.
- Kiểm tra chuyến đi phút chót: checklist để kiểm tra toàn bộ công việc chuẩn bị
cho chuyến công tác.
3. Tiến hành công việc sau chuyến công tác.
Nhiệm vụ của thư ký:
- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa giải quyết)
và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo
- Lập hồ sơ
- Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.
- Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến công tác (Báo cáo, Hợp
đồng, Thư cảm ơn…)
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết
- Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà;
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời thông
báo cho lãnh đạo để xin ý kiến.
- Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác
---Hết---

Họ tên SV/HV: Vũ Tạ Bảo Ngọc- Mã LHP: 2173CEMG2431 Trang 9/9