CHƯƠNG 5 1.

Tổng quan về công tác văn thư

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ • - Khái niệm:
Công tác văn thư bao gồm các công việc về
soạn thảo ,ban hành văn bản , quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
 Tổng quan về công tác văn thư động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử
 Quy trình giải quyết công tác văn thư dụng con dấu.
 Quản lý văn bản mật
 Quản lý con dấu

1 2

1. Tổng quan về công tác văn thư  Nội dung: đảm bảo tính chính xác
pháp lý tuyệt đối.
Cung cấp kịp thời Hiệu Ứng dụng CNTT và sử
đầy đủ thông tin quả Yêu  Hình thức: đầy đủ các yếu tố thể thức
dụng máy móc thiết bị
hoạt cầu theo quy định của pháp luật.
hiện đại hóa các khâu
động của  Quy trình kỹ thuật: từ soạn thảo,
của công tác văn thư
Truyền đạt,
phổ biến của công đánh máy, đăng ký, chuyển giao,

Vai trò của thông tin công tác quản lý

tác văn văn
công tác văn
Góp phần giải quyết thư ảnh thư
thư hưởng
công việc của tổ chức Nhanh Chính Bí mật Hiện
nhanh chóng chính trực chóng xác đại
xác, đúng chế độ, tiếp đến
đảm bảo bí mật
hiệu
quả Xây dựng và ban hành Giữ gìn thông tin bí
Giữ lại chứng cứ về hoạt văn bản nhanh chóng, mật khi nhận VB, ban
hoạt động của tổ giải quyết văn bản kịp
động hành VB
chức, tạo điều kiện thời sẽ góp phần giải
cho công tác lưu trữ quản lý quyết tốt công việc của
3 cơ quan 4

1
Nhiệm vụ của văn thư cơ quan 2. Qui trình giải quyết công tác văn thư
1. Nhận và vào sổ công văn
2. Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và
giải quyết công văn
3. Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
4. Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
5. Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký
công văn
6. Vào sổ và gửi công văn đi
7. Làm sổ ghi chép tài liệu
8. Làm các loại biên bản
9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
5 6

Giải quyết văn thư đến
Khái niệm văn thư đến: Tất cả các loại văn bản, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và
văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ
quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Nguyên tắc giải quyết văn thư đến
Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn
thư của cơ quan, tổ chức.
Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời,
chính xác và thống nhất.
Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có
trách nhiệm mới được bóc và xử lý.
Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng kí, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.

7 8

2
 Giải quyết văn thư đến Giải quyết văn thư đến

Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí

văn bản đến
Tiếp
nhận Trình và Giải
đăng kí chuyển quyết
văn bản giao văn văn bản
đến bản đến đến 1 2 3 4

Bước 1 Bước 2 Bước 3 Tiếp nhận Phân loại Đóng dấu Đăng kí
văn bản sơ bộ ,bóc Đến , ghi văn bản
đến bì văn bản số và đến
đến ngày Đến
9 10

Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến 2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thư của cơ quan tiếp nhận văn bản
đến.
Kiểm tra sơ bộ: số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận, dấu niêm phong (nếu có), thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “hỏa
tốc”, hẹn giờ), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi trước
khi nhận và kí nhận (đối với văn bản mật).
11
Phân loại:
 Thư khẩn
 Thư cá nhân, thư in dấu “mật”
 Thư hạng một (các loại thư, các bưu ảnh, bưu
kiện, hóa đơn, trái phiếu)
 Thư nội bộ
 Thư hạng hai (báo, tạp chí)
 Thư hạng ba (catologue, ấn phẩm)
 Thư hạng bốn (gói/kiện hàng)
12

3
 Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Không bóc bì: các VB đến có đóng dấu chỉ các
mức độ mật, VB gửi đích danh cá nhân và các
tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức.
13
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
 Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến cho
VB đến thuộc diện đăng kí tại văn thư
phải được đóng dấu đến, ghi số và ngày
đến .
 Ghi ngày đến nhằm mục đích gì?
15
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
Những bì đóng dấu Khẩn
phải được bóc trước
Đối chiếu số, kí hiệu ngoài
bì với số, kí hiệu văn bản Lưu ý khi
trong bì; bóc bì văn
Không gây hư hại văn bản
Đối chiếu văn bản trong bì bản
trong bì , không làm mất
với phiếu gửi , xác nhận
đóng dấu vào phiếu gửi và
số kí hiệu , địa chỉ cơ
quan gửi, dấu bưu điện
gửi lại cho nơi gửi văn bản
Đối với đơn thư khiếu nại ,
tố cáo; VB cần được kiểm
tra, xác minh; VB mà ngày
nhận cách quá xa ngày
tháng của VB thì vần giữ
lại bì và đính kèm với văn 14
bản để làm bằng chứng
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
 Dấu đến được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng giấy
trống
 Dưới số, kí hiệu đối với văn bản có ghi tên loại
 Dưới trích yếu nội dung với công văn
 Dưới ngày tháng năm ban hành.
16
4
 Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 2: Trình và chuyển giao VB đến

•4. Đăng kí văn bản đến TRÌNH XIN Ý KIẾN

 Bằng sổ
 Trình người đứng đầu tổ chức/Chánh Văn phòng (TP hành
 Bằng máy vi tính Sổ đăng ký chính) xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết.
VB đến  Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển”
trong dấu “Đến”.

Ngày Số Tác giả Số, ký Ngày Tên loại Nơi Ký Ghi

đến đến (nơi gửi VB hiệu tháng và trích nhận nhận chú
đến) yếu nội
dung
1 2 3 4 5 6 7 8 9

17 18

Bước 3: Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

Bước 2: Trình và chuyển giao VB đến văn bản đến
CHUYỂN GIAO/PHÂN PHỐI
• Theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải
quyết VB đến theo thời hạn đã được quy định
 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, giao đúng (nếu được giao trách nhiệm theo quy định của
người chịu trách nhiệm giải quyết và giữ bí mật nội dung văn tổ chức).
bản.
• VB đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ
 Cá nhân, bộ phận phòng ban nhận VB phải ký vào sổ giao
nhận (Sổ đăng ký VB đến) văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc
gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

19 20

5
Giải quyết văn thư đi Giải quyết văn thư đi

a. Khái niệm văn thư đi:
Tất cả các loại VB, bao gồm VB quy phạm
pháp luật , VB hành chính và VB chuyên
ngành (kể cả bản sao VB, VB lưu chuyển nội
bộ và VB mật do cơ quan, tổ chức phát hành.
b. Nguyên tắc giải quyết văn thư đi
 Mọi VB đi đều phải qua văn thư để đăng kí,
đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.
 Tất cả VB đi phải được kiểm tra về nội dung
và hình thức trước khi gửi đi.
 VB khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi VB được
ký.

21 22

Giải quyết văn thư đi Giải quyết văn thư đi

c. Quy trình giải quyết văn thư đi

Sổ công văn đi:
Bước 1: Kiểm tra, ghi số, ký hiệu, ngày tháng
Bước 2: Đóng dấu cuả tổ chức, dấu khẩn/mật Số, ký Ngày Tên, loại, Người Nơi Nơi nhận Số Ghi
hiệu tháng trích yếu nội ký nhận bản lưu lượng chú
Bước 3: Đăng ký văn bản đi VB VB dung VB bản

Bước 4: Làm thủ tục gửi 1 2 3 4 5 6 7 8

Bước 5: Lưu

23
24

6
3. Quản lý văn bản mật
Nguyên tắc: 4. Quản lý con dấu
•Xác định đúng đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật “ trong các VB.
•Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định
chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật. giá trị pháp lý đối với các VB của các cơ quan tổ chức
•Chỉ được phổ biến VB mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách và các chức danh Nhà nước.
nhiệm thi hành.
4.1. Dấu của cơ Ý nghĩa của con dấu:
• Đối với VB tuyệt mật, tối mật chỉ có Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy
quyền bóc và quản lý. quan, tổ chức •Đảm bảo tính hợp pháp của VB
•Nhân viên văn thư nếu không được giao phụ trách VB mật thì chỉ vào sổ phần •Đảm bảo tính chân thực của VB
ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý VB
mật của cơ quan. •Biểu hiện quyền lực của Nhà nước
•Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu và của cơ quan trong VB
mật.
•Giúp chống giả mạo VB
•Tuyển chọn cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước,
thực hiện khen thưởng kỷ luật kịp thời. Những người làm công tác bảo mật phải Khái niệm này không bao gồm: Dấu tiêu
làm bản cam kết bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật. đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công
văn, dấu chữ ký 26
25

Hệ thống con dấu ở Việt Nam Hệ thống con dấu ở Việt Nam

1. Con dấu có hình Quốc huy: con dấu trên bề Các cơ quan, tổ chức được dùng con dấu có hình
mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ quốc huy:
nghĩa Việt Nam
1- Chủ tịch nước, VP chủ tịch nước.
2. Con dấu có hình biểu tượng: con dấu trên bề
mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ 2- Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc
chức đó được pháp luật công nhận hoặc được hội, Hội đồng dân tộc của Quốc hội, các Uỷ ban
quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
thành viên. 3- Toà án nhân dân các cấp và các toà án khác;
3. Con dấu không có hình biểu tượng: con dấu cơ quan thi hành án các cấp.
trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không
có hình ảnh tượng trưng 27 28

7
 Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Các cơ quan, tổ chức được dùng con dấu có hình
quốc huy:
4 - Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
5 - Chính phủ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ
quan có chức năng quản lý Nhà nước thuộc
Chính phủ.
6 - Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các
cấp.
7 - Đoàn đại biểu quốc hội các tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương.
29
Hình thức thể hiện của con dấu
1. Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình
thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng
chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung
thông tin trên bề mặt con dấu.
2. Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống
như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi
nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
3. Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước
nhỏ hơn.
4. Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống
như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng
niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
31
Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Các cơ quan, tổ chức được dùng con dấu không
có hình quốc huy:
Tất cả các cơ quan, tổ chức không thuộc diện
nêu trên
30
Quản lý và sử dụng con dấu
 Dấu của cơ quan, tổ chức chỉ được đóng vào VB do cơ quan, tổ
chức ban hành.
 Đối với cơ quan NN không đóng dấu ngoài giờ hành chính.
 Con dấu phải được giao cho người có trách nhiệm, có trình độ
chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
 Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của các cấp có thẩm quyền.
 Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện
mang theo con dấu theo người.
 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng
mực dấu quy định. 32
8
 Quản lý và sử dụng con dấu Quản lý và sử dụng con dấu
4.2. Dấu thể hiện mức độ khẩn, mật
 Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.  Mẫu con dấu Tối Mật
 Mẫu con dấu Mật Hình chữ nhật 30mm x 8mm
 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do Hình chữ nhật 20mm x 8mm  Mẫu con dấu Tuyệt Mật
Hình chữ nhật 40mm x 8mm
người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu
trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của phụ lục.

 Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu
chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. 33 34

Quản lý và sử dụng con dấu Quản lý và sử dụng con dấu

 Mẫu con dấu Tài liệu thu hồi KHẨN THƯỢNG KHẨN
Hình chữ nhật 80mm x 15mm 30mm x 8mm 40mm x 8mm
 Mẫu con dấu Chỉ người
có tên mới được bóc bì

Thông tư
33/2015/TT-BCA.

35 36

9
 Quản lý và sử dụng con dấu L/O/G/O

HỎA TỐC và HỎA TỐC HẸN GIỜ

Thank You!
37 Add Your Company Slogan
38

* Các văn bản pháp luật về công tác sử
dụng và quản lý con dấu
- Nghị định số 62/1993/NĐ-CP ngày
22/9/1993 của chính phủ
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của chính phủ về công tác văn
thư
Tóm tắt chương 5
1- Công tác văn thư trong Doanh nghiệp
có vai trò rất quan trọng trong hoạt
động của Doanh nghiệp.
2 - Giải quyết công tác văn thư phải
tuân thủ theo quy trình đã được xác
định.
3 - Con dấu của một đơn vị cần được
quản lý, sử dụng theo những quy định
của pháp luật.

39 40

10