HDSD Văn Thư

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM EOFFICE

(Dành cho văn thư)
HÀ NỘI – 2020
Hướng dẫn sử dụng phần mềm NetOffice 8.0 dành cho văn thư
MỤC LỤC
THUẬT NGỮ VIẾT TẮT.............................................................................................4
LỜI GIỚI THIỆU..........................................................................................................5
1. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản.................................................................................6
2. Đăng nhập hệ thống................................................................................................8
3. Thay đổi mật khẩu..................................................................................................9
4. Làm việc với văn bản, hồ sơ công việc...................................................................9
4.1. Văn bản đến....................................................................................................9
4.1.2. Nhập thông tin văn bản đến...................................................................10
4.1.4. Duyệt văn bản........................................................................................12
4.1.5. Hủy duyệt văn bản.................................................................................13
4.1.6. Gửi văn bản............................................................................................13
4.2. Văn bản đi.....................................................................................................23
4.2.1. Nhập thông tin văn bản phát hành………………………………………….. 23
4.2.2. Văn bản chờ cấp số ………………………………………………………… 25
4.3. Văn bản mẫu.................................................................................................26
4.3.1. Download văn bản mẫu..........................................................................26
4.4. Xử lý công việc.............................................................................................27
5. Thống kê văn bản.................................................................................................30
6. Báo cáo xử lý công việc........................................................................................30
7. Lịch cơ quan.........................................................................................................32
8. Lịch cá nhân.........................................................................................................32
8.1. Thêm việc vào lịch........................................................................................33
8.2. Sửa, xóa lịch cá nhân.....................................................................................33
9. Thông báo............................................................................................................. 33
9.1. Xem chi tiết nội dung thông báo, trạng thái gửi/nhận thông báo...................33
9.2. Cập nhật thông báo........................................................................................33
Trang 2/38
9.3. Gửi thông báo................................................................................................33

10. Các tiện ích khác..................................................................................................34
10.1. Tra cứu từ điển..............................................................................................34
10.2. Danh bạ.........................................................................................................35
10.3. Chat............................................................................................................... 35
10.4. Phần mềm đính kèm tự động...........................................................................37
10.4.1. Giới thiệu...............................................................................................37
10.4.2. Cấu hình và sử dụng..............................................................................37
10.5. Phần mềm nhắc việc tự động.........................................................................38
10.5.1. Giới thiệu...............................................................................................38
10.5.2. Cấu hình và sử dụng..............................................................................39
Trang 3/38
THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Ý nghĩa

1. HDSD Hướng dẫn sử dụng
2. HSCV Hồ sơ công việc
3. NSD Người sử dụng
4. VB Văn bản
5. PXL Phân xử lý
Trang 4/38
LỜI GIỚI THIỆU
EOFFICE là phần mềm quản lý văn bản và hỗ trợ giải quyết công việc trực tuyến
qua mạng máy tính. Áp dụng phần mềm này sẽ giảm được sự trì trệ của các hoạt động
hành chính, tăng cường trách nhiệm cá nhân và khả năng kiểm soát xử lý công việc.
EOFFICE cung cấp các phương tiện cho phép quản lý tốt mọi loại tài liệu trong các
hoạt động hành chính, các hồ sơ vụ việc để có thể tra cứu theo các tiêu chuẩn khác
nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Điểm mạnh và độc đáo của EOFFICE là các công cụ điều hành. Bằng cách giao
việc và cho ý kiến xử lý công việc qua mạng, liên kết nhiều người cùng tham gia vào
một công việc trong các luồng công việc, EOFFICE loại trừ tình trạng không đồng bộ
về quỹ thời gian của các chủ thể xử lý.
Tài liệu này được biên soạn nhằm giới thiệu, hướng dẫn sử dụng phần mềm
EOFFICE dành riêng cho văn thư. Đây là đối tượng đầu mối trong quy trình xử lý văn
bản, với các nhiệm vụ:
 Nhập văn bản lên hệ thống: nhập thông tin văn bản, quét (scan tệp PDF)
hoặc nhập file .doc lên hệ thống, đồng thời, lưu trữ văn bản chính.
 Phân văn bản theo bút phê của lãnh đạo: gửi văn bản, phân xử lý theo bút
phê.
 Kiểm tra thể thức văn bản.
 Cấp số phát hành văn bản đi.
Trang 5/38
1. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản
Hình 1: Quy trình xử lý văn bản đến
Trang 6/38
Hình 2: Quy trình xử lý văn bản đi
2. Đăng nhập hệ thống

Hệ thống chạy trên Web, vì vậy quý vị cần chạy một trình duyệt Web như Chrome,
FireFox, Internet Explorer. Khi đó chỉ cần kích đúp chuột vào biểu tượng của trình
duyệt FireFox hoặc IE trên máy tính.
Trong cửa sổ trình duyệt, hãy điền địa chỉ ứng dụng quản lý văn bản, sau đó đăng
nhập vào hệ thống bằng cách nhập tên đăng nhập và mật khẩu do người quản trị cấp và
ấn nút <Đăng nhập>.
Trang 7/38
Nhập tên đăng

nhập và mật khẩu
Hình 4: Đăng nhập hệ thống

3. Thay đổi mật khẩu
Sau khi đăng nhập thành công, quý vị có thể <Cập nhật thông tin đăng nhập> như:
đổi lại mật khẩu, số điện thoại,..và một số thông tin cá nhân khác. Quý vị thao tác như
sau:
Hình 5: Giao diện trang nhất (kiểm soát công việc)

- Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công, quý vị bấm chuột vào tên của mình
ở góc phải trên màn hình hoặc chọn mục cài đặt cá nhân.
Hình 6: Thay đổi mật khẩu
Trang 8/38
Bước 2: Nhập mật khẩu cũ vào ô [Mật khẩu cũ] Nhập mật khẩu mới vào ô
-
[Mật khẩu mới]. Nhập lại mật khẩu vào ô [Mật khẩu mới gõ lại] để xác nhận.
- Bước 3: Bấm chuột vào nút <Ghi nhận>.
4. Làm việc với văn bản, hồ sơ công việc
4.1. Văn bản đến
Văn bản đến nằm trong phân hệ [Điều hành tác nghiệp].
Kích chuột vào đây

Kích chuột vào để lọc văn bản theo
đây để lọc văn bản trạng thái: đã đọc,
theo ngày nhận chưa đọc …
được
Hình 7: Trang văn bản đến
4.1.1. Trạng thái màu sắc của văn bản
STT Màu sắc Ý nghĩa

1 Màu in đậm Văn bản chưa được đọc.
2 Màu in nhạt Văn bản đã được đọc.
3 Màu đỏ Văn bản chưa được duyệt. Tức là văn bản chưa
được chính thức hoá trên hệ thống. Văn thư nhập
văn bản còn có thể sửa được nội dung đã nhập.
4 Màu xanh lá cây Văn bản đã được duyệt. Tức là văn bản đã được
chính thức hoá trên hệ thống. Lúc này không ai có
thể sửa được nội dung văn bản trừ khi văn bản
được huỷ duyệt.
Trang 9/38
5 Màu ghi Văn bản đã được xử lý xong, tương đương HSCV

xử lý văn bản này đã được kết thúc.
4.1.2. Nhập thông tin văn bản đến

Bước 1: Trên thanh công cụ của màn hình [Văn bản đến], chọn nút <
-
Thêm>, khi đó cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra để điền thông tin.
Thanh công cụ
Hình 8: Thêm mới văn bản

- Bước 2: Nhập thông tin.
*Lưu ý: Các trường có ký hiệu màu đỏ đứng trước là trường bắt buộc phải nhập
thông tin. Nếu quý vị không nhập đủ, quý vị sẽ được nhắc và không thể ghi nhận được.
Loại văn bản: Mỗi loại văn bản sẽ có tập các trường thuộc tính tương ứng. Các
trường này được khai báo động trong Quản trị hệ thống/Cập nhật danh mục/Phân loại
Trang 10/38
Văn bản. Ví dụ: loại Công văn có các trường: Ngày đến, Số đến, Số/ ký hiệu, Trích
yếu,..
- Bước 3: Bấm nút < >.

- Bước 4: Nạp nội dung toàn văn của văn bản.
Có nhiều cách nạp nội dung nhưng thông thường nhất và tiện nhất sử dụng máy quét
(scanner) quét thành ảnh, rồi đưa vào hệ thống theo hai cách sau:
+Sử dụng phần mềm đính kèm tự động. Người quét văn bản chỉ cần đặt tên
tệp đúng qui định. (Chi tiết xem thêm phần Tiện ích)
+ Chọn chức năng <Đính kèm>.
1. Bấm vào
đây để chọn
đường dẫn tới
tệp tin.
Trường hợp không muốn

đính kèm tệp này nữa thì
bấm Loại bỏ
Hình 9: Cửa sổ đính kèm tệp

- Bước 5: Nếu muốn tiếp tục thêm văn bản, quý vị chọn chức năng <Thêm>
(cửa sổ làm việc sẽ được làm mới lại như ban đầu Hình 8 và số đến tự động tăng lên)
hoặc <Thêm tiếp> (cửa sổ làm việc vẫn được giữ nguyên). Sau đó, thao tác từ bước 2
tới 4. Cuối cùng bấm vào nút <Đóng> để đóng cửa sổ làm việc lại.
4.1.3. Xem nội dung văn bản
Để xem thông tin của một văn bản, quý vị kích chuột vào một văn bản. Một cửa sổ
như hình trên sẽ hiện ra và quý vị sẽ thấy các thông tin mô tả, liên quan tới văn bản và
các tệp tin đính kèm.
Trang 11/38
Kích chuột vào

đây để xem nội
dung toàn văn bản
Hình 10: Cửa sổ hiển thị thông tin văn bản đến
4.1.4. Duyệt văn bản

Khi thêm mới một văn bản nếu đã hoàn thiện và đúng nội dung, thì người duyệt
văn bản có quyền duyệt văn bản lại để không được chỉnh sửa nữa. Một văn bản chưa
duyệt thì có màu đỏ, để duyệt một văn bản, tiến hành làm như sau:
Trang 12/38
- Trên cửa sổ [Hiển thị nội dung văn bản], ấn nút <Duyệt> trên thanh công
cụ.
Ấn nút
<Duyệt>
Hình 11: Duyệt văn bản đến
4.1.5. Hủy duyệt văn bản

Một văn bản đã duyệt thì có màu xanh lá cây, và người nhập văn bản không thể sửa
văn bản nữa. Để có thể chỉnh sửa văn bản, người nhập phải yêu cầu người duyệt văn
bản hủy duyệt văn bản.
Để hủy duyệt một văn bản, tiến hành làm như sau:
Trang 13/38
- Trên cửa sổ [Hiển thị nội dung văn bản], ấn nút <Hủy duyệt> trên thanh
công cụ.
Ấn nút
<Hủy duyệt>
Hình 12: Hủy duyệt văn bản đến

4.1.6. Gửi văn bản
- Bước 1: Trên cửa sổ [Hiển thị nội dung văn bản], ấn nút <Gửi văn bản>
trên thanh công cụ.
- Bước 2: Bấm nút <Thêm người nhận> một cửa sổ mới xuất hiện
-Bước 3: Bấm chuột vào tên phòng ban. Danh sách cán bộ thuộc phòng ban
được hiển thị lên ở khung bên phải.
Trang 14/38
3. Bấm Ghi nhận
2. Đánh dấu những tài

khoản cần gửi
1.Bấm
chuột
vào tên
phòng
ban
Hình 13: Gửi văn bản

- Bước 4:
o Nếu muốn gửi tới đích danh một ai đó thì đánh dấu vào ô vuông phía bên
trái của tên người muốn gửi tới.
o Nếu muốn gửi tới tất cả các cán bộ trong phòng ban đó thì đánh dấu vào
ô vuông trên cùng ngay phía bên trái dòng chữ “Tên”.
o Nếu muốn gửi tới đại diện phòng ban thì đánh dấu vào ô vuông ở dòng
[Tài khoản đại diện]. Chỉ lãnh đạo đại diện cho phòng ban đó mới nhận được văn bản.
- Bước 5: Ấn nút <Ghi nhận>.
Chú ý: Cán bộ nào được tích nút gửi trước thì sẽ hiển thị lên trước trong
danh sách người nhận.
4.1.7. Sửa thông tin văn bản
Thông tin văn bản chỉ được sửa đổi khi chưa được duyệt hoặc đã hủy duyệt (văn
bản có màu đỏ). Thao tác như sau:
- Bước 1: Từ màn hình [Văn bản đến], bấm chuột vào văn bản cần sửa.
Bước 2: Trên thanh công cụ của cửa sổ [Hiển thị nội dung văn bản], bấm
-
nút <Sửa>.
Trang 15/38
-Bước 3: Nhập thông tin cần sửa, rồi bấm nút <Ghi nhận>. (Các thao tác
tương tự mục Nhập thông tin văn bản).
4.1.8. Xóa văn bản
Chỉ có thể xoá được một văn bản nếu văn bản đó đã duyệt và chưa phân xử lý
(nghĩa là chưa có hồ sơ xử lý) và đang ở trạng thái chờ duyệt. Nếu văn bản đó đã duyệt
thì cần phải hủy duyệt sau đó mới thực hiện thao tác xóa, thao tác như sau:
- Bước 1: Chọn văn bản cần xóa từ màn hình [Văn bản đến].
- Bước 2: Bấm nút <Xóa> trên cửa sổ [Hiển thị thông tin văn bản]
Bước 3: Bấm <OK> nếu đồng ý xóa từ hộp thông báo “Quý vị có chắc chắn
-
muốn xóa hay không”.
4.1.9. Tìm kiếm văn bản
Hệ thống cung cấp một công cụ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản
theo các tiêu chí khác nhau. Thao tác như sau:
Hình 23: Tìm kiếm văn bản đến

-Bước 1: Trên thanh công cụ của màn hình [Văn bản đến]. Sau đó chọn mục
Tìm kiếm theo Trích yếu, Số/kí hiệu, Cơ quan ban hành. Các tiêu chí tìm kiếm sẽ
xuất hiện ở khung bên trái màn hình để quý vị điền các thông tin nhớ được như sau:
Trang 16/38
Hình 24: Tìm kiếm theo trích yếu, số, ký hiệu, cơ quan ban hành
- Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm. Ví dụ: Quý vị chỉ nhớ rằng văn bản đó
Đại Học Kinh Tế phát hành thì nhập cụm từ vào ô tìm kiếm.
Nhập nội dung trích

yếu cần tìm kiếm vào
đây
- Bước 3: Bấm nút < Thực hiện>. Hệ thống sẽ thông báo số kết quả tìm
được và hiển thị danh sách các văn bản đến thoả mãn yêu cầu tìm kiếm.
Tìm kiếm theo loại văn bản
Nếu quý vị nhớ rằng văn bản cần tìm là công văn thì quý vị chọn Công văn trong ô
tìm kiếm Loại văn bản (hình 25)
Trang 17/38
Ấn vào đây để chọn

loại văn bản
Hình 25: Tìm kiếm theo loại văn bản

Tìm kiếm theo sổ văn bản
Nếu quý vị nhớ rằng văn bản cần tìm thuộc sổ trong ngành thì quý vị chọn Sổ
trong ngành trong ô tìm kiếm Sổ văn bản (hình 26)
Ấn vào đây để chọn sổ

văn bản
Hình 26: Tìm kiếm theo sổ văn bản

Tìm kiếm nâng cao
Qúy vị có thể tìm kiếm theo một số thông tin khác như: ngày đến, số đến, ngày
ký, người ký, nơi nhận, lĩnh vực văn bản bằng cách kích chuột vào [Tìm kiếm
nâng cao] cửa sổ tìm kiếm hiện ra (Hình 27) sau đó quý vị nhập các thông tin cần
tìm kiếm vào các ô tương ứng.
Trang 18/38
Hình 27: Tìm kiếm văn bản nâng cao

Tìm kiếm toàn văn
Qúy vị có thể tìm kiếm theo nội dung văn bản bằng cách click chuột vào [Tìm
kiếm nâng cao] chọn [Tìm kiếm toàn văn] cửa sổ tìm kiếm hiện ra (Hình 28) sau
đó quý vị nhập các thông tin cần tìm kiếm vào các ô tương ứng.
Hình 28: Tìm kiếm toàn văn

4.1.10. In sổ văn bản
Nút <In danh sách> trên thanh công cụ sẽ giúp quý vị in

danh sách các văn bản đến. Cấu trúc danh sách được thể hiện như trong hình dưới đây.
Trang 19/38
*Lưu ý: Danh sách này không phải là sổ văn bản của đơn vị mà chỉ gồm những văn
bản mà quý vị nhận được. Như vậy tuỳ theo quyền đọc văn bản mà mỗi người dùng có
thể in được những danh sách khác nhau.
4.2. Văn bản đi
Trong mục [Điều hành tác nghiệp], bấm chọn [Văn bản đi], màn hình sẽ hiển
thị như sau:
Hình 29: Trang văn bản phát hành

Cách sử dụng các chức năng đối với các văn bản phát hành cũng tương tự như
đối với văn bản đến. Với quyền hạn thích hợp quý vị có thể:
- Thêm mới một văn bản phát hành.
- Sửa nội dung thông tin một văn bản.
- Xoá một văn bản.
- Tìm kiếm văn bản.
- Phân quyền đọc văn bản.
- Phân xử lý văn bản phát hành.
4.2.1. Nhập thông tin văn bản phát hành
Trang 20/38
- Bước 1: Trên thanh công cụ của màn hình [Văn bản đi], chọn nút <
Thêm>, khi đó cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra để điền thông tin.
Thanh công cụ
Hỗ trợ nhập
nhanh
Hình 30: Cửa sổ nhập thông tin văn bản đi
- Bước 2: Nhập thông tin.
- Bước 3: Bấm nút < Ghi nhận>.

- Bước 4: Nạp nội dung toàn văn của văn bản.
Cách nạp nội dung văn bản tương tự như cách nạp nội dung của văn bản đến
4.2.2. Văn bản chờ cấp số

Những văn bản chờ cấp số là những văn bản chưa có số và ký hiệu.
Để cấp số cho văn bản quý vị thao tác như sau:
- Bước 1: Bấm chuột vào văn bản chờ cấp số. Cửa sổ [Hiển thị nội dung văn
bản] sẽ hiện lên.
Trang 21/38
Hình 31: Cửa sổ hiển thị thông tin văn bản phát hành
- Bước 2: Bấm chọn nút <Sửa> trên thanh công cụ của cửa sổ [Hiển thị nội
dung văn bản].
- Bước 3: Nhập số phát hành. Ở ô [Số phát hành], quý vị chỉ được phép nhập
số. Sau khi nhập xong, ô [Số, ký hiệu] sẽ tự động cập nhật dưới dạng Số phát
hành/Loại văn bản phát hành.
Hình 32: Cửa sổ cập nhật thông tin văn bản phát hành
- Bước 4: Ấn <Ghi nhận>.
4.3. Văn bản mẫu
Trang 22/38
Văn bản mẫu bao gồm các mẫu trình bày thể thức văn bản được phân loại theo
từng nhóm. Trước khi soạn thảo văn bản, quý vị có thể vào mục này để tìm kiếm và tải
về máy tính mẫu văn bản quý vị cần.
Hình 33: Trang văn bản mẫu Danh sách văn bản
mẫu
4.3.1. Download văn bản mẫu
Để tải (download) văn bản mẫu về máy tính, quý vị thao tác như sau:
- Bước 1: Bấm chọn vào tên nhóm văn bản mẫu. Danh sách văn bản mẫu
tương ứng được hiển thị
- Bước 2: Bấm chọn vào tên văn bản mẫu. Một cửa sổ hiển thị lên như sau:
Hình 34: Tải văn bản mẫu
- Bước 3: Bấm <OK> để lưu tệp văn bản mẫu trên máy tính của quý vị
- Bước 4: Chọn thư mục để lưu tệp văn bản mẫu và ấn nút <Save>.
4.4. Xử lý công việc
4.4.1. Tạo hồ sơ công việc mới
Hình 35: Trang hồ sơ công việc
Trang 23/38
- Bước 1: Để tạo lập một HSCV bất kỳ, quý vị bấm chuột vào biểu tượng
trong nhóm chức năng [Điều hành tác nghiệp ], bấm chuột vào
chọn nút <Thêm hồ sơ> ở góc trái trên thanh công cụ của màn hình [Xử lý công việc],
lúc này cửa sổ [Thiết lập thông tin HSCV] hiện lên:
Đính kèm tài liệu
Nhập thông tin

nội dung xử lý
Chọn cán bộ
hoặc phòng
ban xử lý công
việc
Hình 36: Cửa sổ thiết lập HSCV

Bước 2: Nhập thông tin về nội dung hồ sơ. Đính kèm các tài liệu khác liên
-
quan. Chọn người phụ trách, phối hợp, theo dõi. (Tương tự mục 4.1.5 Phân công xử
lý văn bản)
- Bước 3: Bấm nút <Ghi nhận>.
4.4.2. Tham gia xử lý
Danh sách hồ sơ công việc được phân loại, thống kê theo hạn xử lý và tình
trạng xử lý như: quá hoặc tới hạn xử lý, đang xử lý, đang trình ký,.. ở thanh công cụ
chính giữa của màn hình. Quý vị bấm chọn vào nhóm công việc cần xử lý, danh sách
hồ sơ công việc tương ứng sẽ được hiển thị ở khung giữa màn hình.
Hình 37: Danh sách HSCV

Để xử lý công việc, quý vị bấm chuột vào tên công việc cần xử lý, cửa sổ [Xử
lý công việc] sẽ hiển thị lên.
Trang 24/38
4. Bấm nút đã xong

và chuyển đi
Tiến trình xử
lý công việc
3. Bấm
thêm cán bộ
xử lý
1. Nhập đề xuất ý
kiến vào đây
[2]. Bấm chuột vào

đây để đính kèm tài
liệu
Hình 38: Cửa sổ xử lý công việc

Các thao tác xử lý công việc như sau:
- Tải tệp tin đã được đính kèm vào HSCV: Bấm chuột vào tên tệp tin đó. Rồi
lựa chọn <Open With>, bấm <OK> để mở ra xem. Hoặc lựa chọn <Save File>, bấm
<OK> để lưu tệp vào thư mục trên máy tính.
Hình 39: Tải tệp tin đính kèm

- Đưa ra ý kiến: Nhập ý kiến vào ô [Ý kiến xử lý]
Trang 25/38
-Đính kèm tệp tin vào HSCV: Bấm nút <Browser>. Sau đó chọn tệp tin đính
kèm, bấm <OK>. Lúc này tên tệp tin mà quý vị đính kèm thành công sẽ được hiển thị
trong vùng [Tài liệu gắn kèm].
- Chọn cán bộ xử lý tiếp theo: Ở góc trên bên trái cửa sổ [Xử lý công việc],
bấm chọn đơn vị/phòng ban, rồi đánh dấu vào ô vuông bên trái tên cán bộ. Ở đây, quý
vị có thể đưa ra hạn xử lý cho cán bộ bằng cách nhập ngày/tháng/năm vào ô [Hạn XL].
Ví dụ: Chọn cán bộ, rồi nhập hạn xử lý “15/07/2015”. Như vậy, cán bộ sẽ nhận được
nhắc nhở hạn xử lý ở ngay màn hình [Kiểm soát công việc] trong mục [Công việc sắp
tới].
- Cuối cùng, ấn nút <Ghi nhận>.
4.4.3. Tìm kiếm HSCV
Bước 1: Để tìm kiếm HSCV, quý vị có thể tìm kiếm ngay trên thanh công
-
cụ của màn hình chính [Xử lý công việc] hoặc Tìm kiếm chi tiết bằng cách kích chuột
vào [Tìm kiếm chi tiết]. Các tiêu chí tìm kiếm sẽ hiện lên cửa sổ tìm kiếm hồ sơ công
việc.
Hình 40: Tìm kiếm HSCV

Quý vị có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: ngày mở HSCV,
hạn xử lý, lĩnh vực của công việc, trạng thái xử lý CV,…
- Bước 2: Nhập, chọn tiêu chí tìm kiếm. Rồi bấm nút [Thực hiện].
Danh sách HSCV phù hợp với tiêu chí tìm kiếm sẽ được hiển thị lên màn hình chính
[Xử lý công việc].
Trang 26/38
5. Thống kê văn bản

Thống kê – báo cáo là chức năng dành cho đối tượng lãnh đạo, sẽ thống kê danh
sách theo các tiêu chí, để xem thống kê văn bản thì thực hiện lần lượt các bước như
hình dưới đây:
B2: Nhấn nút

In báo cáo để
xem thống kê
B1: Chọn
tiêu chí để
lọc danh sách
văn bản
Hình 41: Thống kê văn bản

6. Báo cáo xử lý công việc
6.1. Thống kê báo cáo hồ sơ công việc theo phòng ban
Để xem thống kê tình hình xử lý công việc tại các đơn vị/ phòng ban, quý vị thao
tác như sau:
- Bước 1: Bấm chuột vào nhóm chức năng [Điều hành tác nghiệp], bấm
chuột vào chức năng [Báo cáo XLCV]. Khung bên trái màn hình sẽ hiển thị lên như
hình dưới.
- Bước 2: Nhập khoảng thời gian quý vị muốn thống kê vào ô [Từ ngày],
[Đến ngày]. Hệ thống sẽ thống kê số lượng công việc: chờ xử lý, đang xử lý, hoàn
thành đúng hạn, hoàn thành không đúng hạn của từng đơn vị/ phòng ban. Bấm chuột
vào số lượng hồ sơ tương ứng để xem danh sách HSCV đó. Bấm chuột vào tên HSCV
để xem nội dung chi tiết của công việc đó.
Trang 27/38
Hình 42: Thống kê báo cáo hồ sơ công việc theo phòng ban
7. Lịch cơ quan
EOFFICE cung cấp một phương tiện làm lịch đơn giản. Các cá nhân hay các đơn
vị/ phòng ban có thể đăng ký lịch làm việc qua mạng. Người có trách nhiệm sẽ sắp xếp
lại để tạo thành lịch chung. Và những lịch chung này sẽ được hiển thị trên bảng điện tử
thông báo cho mọi người biết.
8. Lịch cá nhân
Lịch cá nhân nằm trong nhóm chức năng [Kiểm soát công việc]. Lịch này do từng
cá nhân tự cập nhật và chỉ cá nhân đó mới xem được lịch hoặc những người được cá
nhân đó cho phép xem lịch của cá nhân đó. Thêm vào đó, lịch cá nhân sẽ được hiển thị
Trang 28/38
trên trang [Công việc sắp tới].
Hình 44: Bảng lịch cá nhân
8.1. Thêm việc vào lịch

- Bước 1: Bấm chuột vào thứ để thêm lịch. Cửa sổ tạo việc hiện lên.
Hình 45: Thêm việc - Lịch cá nhân

- Bước 2: Nhập Tên việc, nội dung. Chọn ngày, thời gian.
- Bước 3: Bấm nút <Ghi nhận>.
8.2. Sửa, xóa lịch cá nhân
- Bước 1: Trên màn hình xem [Lịch cá nhân], bấm chọn lịch cần sửa hoặc
xóa.
Trang 29/38
- Bước 2: Sửa thông tin lịch, rồi ấn <Ghi nhận>. Hoặc ấn nút <Xóa công việc
này> và chọn OK nếu quý vị muốn xóa.
9. Thông báo
Chức năng thông báo nằm trong nhóm chức năng [Tiện ích]. Khi truy cập chức
năng này quý vị sẽ nhận được các thông báo đã gửi đến quý vị mà quý vị chưa đọc. Số
lượng thông báo chưa đọc cũng được hiển thị ngay ở trên menu chức năng bên trái.
Màn hình làm việc [Thông báo] gồm: khung bên trái là các tiêu chí thanh công
cụ gồm các chức năng: Thêm, Sửa, Xoá, Gửi thông báo. Ở giữa là các tiêu chí lọc
thông báo như: thông báo nhận được, thông báo gửi đi, danh sách các thông báo.
Tìm kiếm thông báo theo ngày
Hình 46: Màn hình thông báo

9.1. Xem chi tiết nội dung thông báo, trạng thái gửi/nhận thông báo
Quý vị có thể xem nội dung thông báo bằng cách bấm chuột vào thông báo muốn
xem, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ như hình dưới. Trên màn hình này quý vị không
những xem được nội dung thông báo mà còn theo dõi được trạng thái gửi, nhận của
thông báo.
Trang 30/38
9.2. Cập nhật thông báo

- Bước 1: Bấm nút <Thêm> trên thanh công cụ (Hình 49). Cửa sổ <Cập nhật
thông tin thông báo> sẽ hiển lên.
Hình 48: Cập nhật thông báo

- Bước 2: Trên màn hình này quý vị nhập các thông tin như tiêu đề, hạn hiệu
lực, trích yếu nội dung. Thông tin hạn hiệu lực để giới hạn khoảng thời gian thông báo
hiển thị trên hệ thống. Thuộc tính <Gửi công cộng> sẽ cho phép công bố bản thông
báo này cho tất cả mọi người biết.
- Bước 3: Bấm nút <Ghi nhận>. Khi đó, nút đính kèm hiển thị, quý vị có thể
gắn kèm tệp nội dung của thông báo (bản word, pdf…).
*Lưu ý: Khi thông báo đã gửi hoặc có thuộc tính Gửi công cộng thì việc sửa,
xoá thông báo không được hệ thống cho phép.
9.3. Gửi thông báo
- Bước 1: Bấm chọn thông báo cần gửi. Lúc này, nút [Gửi thông báo] trên
thanh công cụ mới bật sáng (Hình 49). Bấm nút [Gửi thông báo].
- Bước 2: Nếu thông báo đã có thuộc tính Gửi công cộng thì hệ thống sẽ
thông báo cho quý vị biết khi quý vị sử dụng chức năng Gửi thông báo. Nếu thông báo
chưa được gửi thì hệ thống hiển thị cửa sổ làm việc như hình dưới:
- Bước 3: Chọn phòng ban, cán bộ muốn gửi tới: Bấm chuột vào dấu “+” ở
bên trái tên cơ quan. Danh sách phòng ban trong cơ quan sẽ hiển thị lên. Bấm chuột
vào tên phòng ban. Danh sách cán bộ thuộc phòng ban được hiện thị lên ở khung bên
phải.
Trang 31/38
Hình 49: Gửi thông báo

+ Nếu muốn gửi tới đích danh một ai đó thì đánh dấu vào ô vuông phía bên
trái của tên người muốn gửi tới.
B4: gửi
- Bước 4: Ấn nút <Gửi đi>.
thông báo
B2: Kích
chuột vào
đây để chọn B3: Kích chuột vào đây
phòng ban để chọn tên người cần gửi
10.Các tiện ích khác
10.1. Tra cứu từ điển

Hệ thống từ điển khá phong phú, bao gồm các loại từ điển, nguồn tra cứu từ điển
khác nhau như: từ điển Lạc Việt, Google, Vdict. Ngoài ra còn có thêm từ điển do
Selab biên soạn.
10.2. Danh bạ
Hệ thống cũng cung cấp chức năng Quản lý danh bạ bao gồm: danh bạ cá nhân và
danh bạ cơ quan/tổ chức. Bạn có thể thêm, sửa, xóa thông tin, địa chỉ, số điện thoại,
email của mọi người vào danh bạ. Đặc biệt, còn có thể in danh bạ. Các thao tác cũng
khá đơn giản nên chúng tôi không giới thiệu chi tiết tại đây.
10.3.CHAT
10.3.1.Gửi yêu cầu kết bạn
Trang 32/38
- Bước 1: ấn nút [Gửi kết bạn]

- Bước 2: Tích chọn người muốn gửi yêu cầu kết bạn
- Bước 3: Ghi nhận

10.3.2.Tham gia chat
- Bước 1: Xác nhận yêu cầu kết bạn. Khi quý vị có lời mời kết bạn thì sẽ được hệ
thống thông báo trên tính năng Yêu cầu kết bạn
Để xác nhận yêu cầu kết bạn, quý vị ấn nút [Yêu cầu kết bạn], tích chọn tên
người muốn đồng ý kết bạn, sau đó ấn [Đồng ý]
Trang 33/38
Lúc này trên danh sách bạn bè của quý vị đã hiển thị tên người quý vị đã đồng ý
kết bạn
- Bước 2: Trò chuyện, trao đổi thông tin với bạn bè

Qúy vị chỉ có thể trao đổi thông tin với bạn bè có trong danh sách bạn bè của
mình. Muốn trò chuyện, trao đổi với người nào thì quý vị kích chuột vào tên
người đó, sau đó gửi ý kiến.
10.3.3. Chat nhóm

- Bước 1: Tạo nhóm, quý vị ấn nút [Thêm nhóm]
- Bước 2: Tạo tên nhóm
Trang 34/38
- Bước 3: Cập nhật thành viên: Kích chuột vào tên nhóm, sau đó ấn nút [Cập
nhật thành viên] \ [Thêm thành viên], tích chuột vào tên người muốn thêm
vào nhóm (quý vị chỉ thêm được người đã có trong danh sách bạn bè) sau đó
bấm ghi nhận
- Bước 4: Tham gia chat nhóm: Sau khi các thành viên trong nhóm đã được cập
nhật thì những người trong nhóm có thể cùng tham gia trò chuyện cùng 1 chủ
đề.
10.4.Phần mềm đính kèm tự động
10.4.1.Giới thiệu
Phần mềm tự động đính kèm văn bản - DocAttach là một tiện ích nằm trong bộ
phần mềm NetOffice được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ Phần mềm
SELAB, có chức năng tự động upload và đính kèm văn bản toàn văn. Với tiện ích này,
văn thư chỉ cần nhập trích yếu của văn bản, sau đó sử dụng DocAttach để đưa các tệp
đính kèm vào hệ thống.
Để cài đặt tiện ích này, quý vị cần cài NetFramework phiên bản 2.0 trở lên. Sau đó
tải phần mềm từ trên hệ thống về. Giải nén và chạy phần mềm.
10.4.2.Cấu hình và sử dụng

Trên giao diện của DocAttach, quý vị được yêu cầu đặt cung cấp thông tin đăng
nhập và Thư mục lưu VB đã quét. Hãy nhập thông tin đăng nhập bao gồm địa chỉ
Net Office, tên và mật khẩu sử dụng của quý vị và chỉ định Thư mục lưu VB đã quét,
rồi bấm nút <Lưu cấu hình>.
Trang 35/38

Hình 51: Cấu hình phần mềm tự động đính kèm văn bản
Khi đã quét các văn bản và chứa trong một thư mục chuẩn bị upload, quý vị cần đặt
tên các tệp theo ký hiệu văn bản đã được nhập vào NetOffice. Quy tắc đặt tên cho tệp
như sau:
MÃ SỔ VĂN BẢN ĐẾN (ĐI)_SỐ ĐẾN (ĐI)_NĂM VĂN BẢN_SỐ PHÂN BIỆT.*
Trong đó MÃ SỔ VĂN BẢN đã được thiết đặt trong Quản trị danh mục\Loại sổ
văn bản, SỐ PHÂN BIỆT dùng để tránh trùng tên tệp và dấu * chỉ tên mở rộng bất kỳ
của tệp. Ví dụ một văn bản được quét và đặt tên đúng quy tắc dạng DN-15-2010-1.pdf.
Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thư mục đã xác định xem có những tệp nào có tên đúng
quy cách rồi thực hiện upload và đính kèm tệp này. Chúng ta cũng có thể bấm nút
Upload để thực hiện upload và đính kèm ngay.
10.5.Phần mềm nhắc việc tự động
10.5.1.Giới thiệu
Phần mềm nhắc việc tự động - WorkReminder là một tiện ích nằm trong bộ phần
mềm iPortal được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ Phần mềm SELAB, có
chức năng thông báo cho người dùng mỗi khi có yêu cầu chờ xử lý. Với tiện ích này,
người dùng không cần đăng nhập vào iPortal vẫn có thể biết được các công việc đang
chờ xử lý, các văn bản chưa đọc và nhiều thông tin có tính cá nhân khác.
Trang 36/38
Để cài đặt tiện ích này, quý vị cần cài Net Framework phiên bản 2.0 trở lên. Tải
phần mềm từ trên hệ thống về rồi giải nén và chạy phần mềm.
10.5.2.Cấu hình và sử dụng

Ở chế độ thiết lập, phần mềm có giao diện như sau:
Hình 52: Cấu hình phần mềm nhắc việc tự động
Ở chế độ nhắc việc, phần mềm có giao diện như sau:
Hhhh 53: Cửa sổ nhắc việc
Trang 37/38
Trên giao diện này, người được nhắc thấy các việc đang chờ xử lý, các văn bản
đến/phát hành chưa đọc và cả những việc cá nhân có trong lịch. Để đọc văn bản hay
giải quyết công việc, người được nhắc bấm nút <Giải quyết ngay>, phần mềm sẽ mở
trình duyệt, tự động đăng nhập và mở trang cá nhân của người được nhắc. Nút bấm có
dấu mũi tên "<<" ở góc dưới trái dùng để chuyển sang chế độ nhắc việc.
Trang 38/38

HDSD Văn Thư

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HDSD Văn Thư

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM EOFFICE

9.3. Gửi thông báo................................................................................................33

THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Ý nghĩa

LỜI GIỚI THIỆU

1. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản

Hình 1: Quy trình xử lý văn bản đến

Hình 2: Quy trình xử lý văn bản đi

2. Đăng nhập hệ thống

Nhập tên đăng

Hình 4: Đăng nhập hệ thống

Hình 5: Giao diện trang nhất (kiểm soát công việc)

Hình 6: Thay đổi mật khẩu

Kích chuột vào đây

Hình 7: Trang văn bản đến

4.1.1. Trạng thái màu sắc của văn bản

STT Màu sắc Ý nghĩa

5 Màu ghi Văn bản đã được xử lý xong, tương đương HSCV

4.1.2. Nhập thông tin văn bản đến

Hình 8: Thêm mới văn bản

- Bước 3: Bấm nút < >.

Trường hợp không muốn

Hình 9: Cửa sổ đính kèm tệp

Kích chuột vào

4.1.4. Duyệt văn bản

Hình 11: Duyệt văn bản đến

4.1.5. Hủy duyệt văn bản

Hình 12: Hủy duyệt văn bản đến

3. Bấm Ghi nhận

2. Đánh dấu những tài

Hình 13: Gửi văn bản

Hình 23: Tìm kiếm văn bản đến

Nhập nội dung trích

Ấn vào đây để chọn

Hình 25: Tìm kiếm theo loại văn bản

Ấn vào đây để chọn sổ

Hình 26: Tìm kiếm theo sổ văn bản

Hình 27: Tìm kiếm văn bản nâng cao

Hình 28: Tìm kiếm toàn văn

Nút <In danh sách> trên thanh công cụ sẽ giúp quý vị in

Hình 29: Trang văn bản phát hành

4.2.1. Nhập thông tin văn bản phát hành

Hình 30: Cửa sổ nhập thông tin văn bản đi

- Bước 2: Nhập thông tin.

- Bước 3: Bấm nút < Ghi nhận>.

4.2.2. Văn bản chờ cấp số

Hình 34: Tải văn bản mẫu

Hình 35: Trang hồ sơ công việc

Đính kèm tài liệu

Nhập thông tin

Hình 36: Cửa sổ thiết lập HSCV

Hình 37: Danh sách HSCV

4. Bấm nút đã xong

[2]. Bấm chuột vào

Hình 38: Cửa sổ xử lý công việc

Hình 39: Tải tệp tin đính kèm

Hình 40: Tìm kiếm HSCV

5. Thống kê văn bản

B2: Nhấn nút

Hình 41: Thống kê văn bản

trên trang [Công việc sắp tới].

Hình 44: Bảng lịch cá nhân