Hướng dẫn sử dụng Office

Communicator 2007 R2
Version 2.0
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Mục lục
1. Giới thiệu về phần mềm Office Communicator 2007 R2...........................4
2. Xây dựng môi trường Office communicator 2007 .......................................6
2.1. Yêu cầu cấu hình phần cứng máy trạm Office communicator 2007 ......6
2.2. Cài ñặt Office Communicator 2007........................................................7
2.2.1. Yêu cầu phần mềm...........................................................................7
2.2.2. Cài ñặt Office Communicator 2007 .................................................7
2.3. Cấu hình Office communicator 2007......................................................8
3. Hướng dẫn khai thác, sử dụng Communicator 2007 ..................................11
3.1. Quản lý danh sách liên hệ (Contact list) ...............................................11
3.1.1. Thêm một người dùng hoặc distribution group vào contact list. ...11
3.1.2. Tạo nhóm người liên hệ .................................................................12
3.1.3. Hiển thị các nhóm ñàm thoại hiện tại ............................................13
3.1.4. Hiển thị thông tin nhóm Delegates và nhóm Team-Call ...............13
3.1.5. Thêm số ñiện thoại cần liên hệ.......................................................15
3.1.6. Xem các thông tin về người dùng nào ñó trong danh sách............15
3.1.7. Thay ñổi cách hiển thị các Contact trong Contact List..................16
3.2. Quản lý thông tin trạng thái hiện diện (Presence).................................17
3.2.1. Tùy biến thông tin trạng thái hiện diện ..........................................17
3.2.2. Quản lý việc truy nhập ñến các thông tin trạng thái ......................19
3.2.3. Ví dụ mức truy nhập và số ñiện thoại ............................................21
3.2.4. Manually Change Your Presence Information ..............................22
3.3. Cách thức liên lạc với những người dùng khác trong Office
Communicator.................................................................................................23
3.3.1. Xác ñịnh thông tin trạng thái của người dùng................................23
3.3.2. Xem các thông tin chi tiết của một Contact ...................................26
3.3.3. Xem các tuỳ chọn về cuộc gọi .......................................................27
3.3.4. Nhận thông báo khi trạng thái của một contact thay ñổi ...............28
3.4. Gửi và nhận tin nhắn tức thời (Instance Messaging) ............................28
3.4.1. Bắt ñầu một phiên chat IM với một contact ñơn ...........................29
3.4.2. Bắt ñầu một phiên chat IM với một nhóm .....................................29
3.4.3. Thêm biểu tượng biểu cảm vào tin nhắn........................................31
3.4.4. ðịnh dạng font chữ cho tất cả tin nhắn ..........................................32
3.4.5. Mời người dùng tham gia một phiên chat IM................................33
3.4.6. Nhận lời tham gia một phiên chat IM. ...........................................33
3.5. Hội thảo và cộng tác..............................................................................34
Trang 2
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.5.1. Bắt ñầu một hội thảo IM ................................................................34

3.5.2. ðể bắt ñầu một hội thảo IM không ñặt lich trước..........................34
3.5.3. ðể tham gia một hội thảo IM .........................................................35
3.5.4. Bắt ñầu một hội thảo ñiện thoại phone. .........................................35
3.5.5. Tham gia hội thảo cuộc gọi ñiện thoại phone ................................37
3.5.6. ðặt lịch hội thảo cuộc gọi ñiện thoại phone...................................37
3.5.7. Truyền Files dữ liệu với Office communicator 2007.....................37
3.5.8. Gửi email với Office communicator 2007 .....................................39
3.5.9. Hỗ trợ từ xa thông qua Remote Assistance với Office
communicator 2007 ....................................................................................39
3.5.10. Chia sẻ ứng dụng hoặc Desktop với Office communicator 2007
41
3.5.11. Whiteboarding ............................................................................42
3.6. Thực hiện và nhận cuộc gọi ñiện thoại .................................................44
3.6.1. Thực hiện cuộc gọi từ một cú nhấp chuột......................................44
3.6.2. Gọi các số bổ sung .........................................................................45
3.6.3. Nhập vào số ñiện thoại rồi gọi .......................................................46
3.6.4. Trả lời cuộc ñiện thoại....................................................................47
3.6.5. ðiều khiển cuộc gọi........................................................................48
3.7. Thực hiện và nhận cuộc gọi truyền hình...............................................49
3.7.1. Thực hiện cuộc gọi truyền hình (Video call) .................................49
3.7.2. Nhận cuộc gọi truyền hình .............................................................50
3.8. Chuyển tiếpcuộc gọi..............................................................................51
3.8.1. Chuyển tiếp cuộc gọi......................................................................51
3.8.2. Hủy bỏ việc chuyển tiếp cuộc gọi ..................................................52
3.9. Cuộc gọi nhóm (Team Call)..................................................................52
3.10. Ủy thác cuộc gọi tới một hay nhiều trợ lý .........................................54

Trang 3
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

1. Giới thiệu về phần mềm Office Communicator 2007 R2

Microsoft Communicator 2007 là ứng dụng máy trạm ñược nâng cấp lên từ phiên bản
Window messenger 5.1. Nó ñược thiết kế ñể sử dụng cùng với các dịch vụ và các máy chủ
thông tin thời gian thực OCS Server 2007 của Microsoft.

Communicator 2007 ñược thiết kế ñể sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Chỉ với một
ứng dụng, bạn có thể chia sẻ, trao ñổi thông tin với mọi người dùng thông qua máy chủ
Microsoft Office Live Communications Server 2007 trong doanh nghiệp, cũng như với các
cá nhân, ñối tác kinh doanh, cộng ñồng công cộng sử dụng MSN Messenger, Yahoo
messenger…

Communicator 2007 cung cấp các tính năng như whiteboard, truyền file, chat IM, chia sẻ
ứng dụng, dữ liệu, hội nghị âm thanh và hình ảnh. Tuy nhiên, triển khai trong môi trường
doanh nghiệp, cùng với Live Communications Server 2007, Communicator 2007 cung cấp
rất nhiều tính năng hỗ trợ bảo mật, tiết kiệm chi phí và khả năng cộng tác cao. Triển khai
Communicator 2007, người dùng trong doanh nghiệp sẽ có thêm có tiện ích sau:

• Trao ñổi tin nhắn tức thời (Instance Messaging): giữa các hai hay nhiều người
sử dụng. Dễ dàng tạo nhóm trao ñổi IM bằng cách:
o Mời thêm người dùng tham gia phiên IM
o Gửi IM ñến nhiều người
o Gửi IM ñến nhóm danh sách của MS Exchange

• Cộng tác, trao ñổi dữ liệu, tổ chức các cuộc hội thảo truyền thanh, truyền
hình: thành viên tham dự là những người dùng trong hệ thống. Trong những
phiên làm việc như vậy, các tính năng cung cấp tới người dùng bao gồm
o Truyền file
o Trình chiếu slide
o Chia sẻ ứng dụng, màn hình nền

Trang 4
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

o Chia sẻ âm thanh, hình ảnh như các file Flash, file Windows Media tới tất
cả những thành viên trong hội nghị
o Handout: người trình bày chia sẻ các file tới các thành viên
o Snapshot: chụp, lưu giữ trạng thái màn hình desktop
o Whiteboard: công cụ ñể các thành viên có thể cùng hợp tác, thể hiện ý
tượng
o Q&A: các thành viên có thể ñặt câu hỏi và trả lời
o Chia sẻ các ghi chú

Trang 5
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

2. Xây dựng môi trường Office communicator 2007

Office communicator 2007 với chức năng thiết lập môi trường kết nối hệ thống thông tin trực
tuyến cho các máy trạm kết nối ñến máy chủ OCS thông qua giao thức TLS ñể sử dụng các
tiện ích ứng dụng mà hệ thống thông tin trực tuyến ñem lại. Trên máy trạm cần cài ñặt phần
mềm Office Communicator 2007 ñể thiết lập OCS Clients. Cần thực hiện các bước cài ñặt và
cấu hình Office Communicator 2007 ñể cho phép người dùng ñăng nhập sử dụng, khai thác
hệ thống OCS.

2.1. Yêu cầu cấu hình phần cứng máy trạm Office communicator 2007

Máy trạm OCS Clients sẽ sử dụng phần mềm Office Communicator 2007, ñây là bộ
phần mềm ñi kèm với OCS server 2007.
Yêu cầu phần cứng tối thiểu ñể cài ñặt hoặc nâng cấp lên phiên bản Office
Communicator 2007 như sau:
• Processor: Pentium III 550 Mhz
• Ram: 128 Mb
• Ổ cứng: 2 Gb
• ...
Ngoài ra ñể người dùng sử dụng các tính năng, hội thảo trực tuyến ña phương tiện
hình ảnh, âm thanh yêu cầu phần Máy trạm phải lắp ñặt thêm phần cứng
Audio/Video:

Yêu cầu phần cứng Audio: ðể tạo và nhận các cuộc gọi ñiện thoại (phone calls)
với Office Communicator, Máy trạm phải trang bị các thiết bị phần cứng sau:
o Một tai nghe hoặc thiết bị audio USB, hoặc loa và một mic microphone.
o Một cạc âm thanh half-duplex hoặc full-duplex. Với cạc âm thanh Half-
duplex audio chỉ cho phép một người nói tại một thời ñiểm. Với cạc âm
thanh Full-duplex audio hai người nói ñồng thời.

Yêu cầu phần cứng Video: ðể tạo và nhận các cuộc gọi Video (video conference)
với Office Communicator, Máy trạm phải có thiết bị webcam camera. Chú ý nếu bạn

Trang 6
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

không có Webcam thì bạn vẫn tham gia, nhận ñược cuộc gọi Video và bạn vẫn xem
ñược hình ảnh của các thành viên trong hội thảo nhưng các thành viên khác không
xem ñược hình ảnh của bạn..

2.2. Cài ñặt Office Communicator 2007

2.2.1. Yêu cầu phần mềm.

Phiên bản Communicator 2007 chỉ tương thích với môi trường như mô tả trong bảng
sau ñây:

Phiên bản Phiên bản Exchange Server

Hệ ñiều hành
Outlook

Windows Vista® Microsoft Office Microsoft® Exchange Server

Outlook® 2007 2007
Outlook 2003 SP2 Exchange Server 2003

Microsoft Windows® XP Microsoft Office Exchange Server 2007

®
SP2 Outlook 2007 Exchange Server 2003
Outlook 2003 SP2

Microsoft Windows Outlook 2007 Exchange Server 2007

Server™ 2003 SP1, or later Outlook 2003 SP2 Exchange Server 2003

Windows 2000 Professional Outlook 2003 SP2 Exchange Server 2007

SP4, or later Exchange Server 2003

2.2.2. Cài ñặt Office Communicator 2007

Trước khi cài ñặt bạn phải gỡ bỏ các phiên bản Communicator cũ nếu có trên máy
trạm.
ðể gỡ bỏ phiên bản Communicator cũ, thực hiện các bước sau:
1. Thoát tất cả các chương trình ñang chạy trên máy trạm.

Trang 7
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

2. Trên thanh taskbar, chọn Start, chọn Control Panel, tiếp theo chọn Add
or Remove Programs.
3. Chọn Microsoft Office Communicator 2005 hoặc Microsoft Office
Communicator 2007 (Beta 1) nếu có, và tiếp theo chọn Remove.
4. Thực hiện các bước tiếp theo chỉ dẫn màn hình ñể gỡ bỏ tất cả các files
Communicator.
5. Khởi ñộng lại máy tính.
ðể cài ñặt Office Communicator thực hiện các bước sau:
1. Thoát tất cả các chương trình Microsoft Office ñang chạy trên máy
2. Trên thanh taskbar, chọn Start , sau ñó chọn Run
3. Trong hộp thoại Run, chọn Browse, chọn thư mục chứa file
Communicator.msi, chọn Open.
4. Trong hộp thoại Run, chọn OK.
5. Trong màn hình cửa sổ cài ñặt Microsoft Office Communicator 2007,
chọn Next.
6. Chọn hộp I accept the terms in the License Agreement check, và sau
dố chọn Next.
7. Chọn thư mục cài ñặt Microsoft Office Communicator 2007, nên chọn
thư mục ñể mặc ñịnh.
8. Chọn Next ñể bắt ñàu cài ñặt
9. Khi kết thúc chọn Finish

2.3. Cấu hình Office communicator 2007

Tất cả các người dùng trong hệ thống mạng công ty ñều ñược cấp một tài khoản ñăng nhập
hệ thống OCS. Với tài khoản này, người dùng thiết lập kết nối Communicator 2007 ñến máy
chủ OCS Pool bằng giao thức kết nối bảo mật TLS. Việc cấu hình giao thức kết nối TLS cho
OCS clients sẽ do người quản trị hệ thống AD, OCS thực hiện tự ñộng bằng cộng cụ Group

Trang 8
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Policy mà người dùng không phải thực hiện. Tuy nhiên người dùng cũng có thể tự mình thực
hiện cấu hình giao thức kết nối TLS cho OCS clients như sau:
• Trong cửa sổ Communicator 2007, chọn biểu tượng góc bên trái, sau ñó chọn Tools,
chọn options như màn hình dưới ñây.

• Nhập các thông tin tài khoản và chọn các tùy chọn như màn hình dưới ñây. Sau ñó
chọn mục advance ñể cấu hình giao thức kết nối TLS (Sign-in Name:
abc@congty.com.vn (account mà người dùng ñược cấp ñể ñăng nhập vào máy chủ
OCS 2007))
Trang 9
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Nhập thông tin tên máy chủ OCS server, chọn giao thức kết nối TLS, sau ñó chọn OK
như màn hình dưới ñâyñể kết thúc việc cấu hình giao thức kết nối.

• Sau khi cấu hình, người dùng có thể ñăng nhập và sử dụng Communicator theo tài
khoản ñược cấp.
Trang 10
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3. Hướng dẫn khai thác, sử dụng Communicator 2007

Muốn sử dụng ñược Communicator 2007, trước hết máy trạm phải gia nhập vào domain của
công ty @congty.com.vn, sau ñó phải cài ñặt và cấu hình Communicator 2007 như các bước
ở trên. Những nội dung chính mà tài liệu cung cấp các hướng dẫn tới người sử dụng gồm có

3.1. Quản lý danh sách liên hệ (Contact list)

Danh sách liên hệ của bạn là một danh sách các ñồng nghiệp, những người trong gia
ñình, bạn bè, và những người cộng tác mà bạn liên lạc thường xuyên nhất với những
thông tin chi tiết như ñịa chỉ email, số ñiện thoại nhà riêng, số ñiện thoại di ñộng…
Các danh sách liên hệ giúp người dùng lựa chọn phương thức liên lạc phù hợp với
người cần giao tiếp, với một nhấp chuột hoặc hai, bạn có thể gọi ñiện thoại hoặc
thiết lập một cuộc gọi video, bắt ñầu một phiên trao ñổi tin nhắn tức thời (IM), hay
bắt ñầu một cuộc hội nghị truyền thanh\ truyền hình.
Những thao tác mà người dùng có thể thao tác với danh sách liên hệ gồm:

Thêm một hoặc nhóm người dùng từ danh bạ công ty vào danh
sách

Tạo nhóm người liên hệ

Hiển thị các nhóm ñàm thoại hiện

Hiển thị thông tin nhóm Delegates và nhóm Team-Call

Thêm số ñiện thoại cần liên hệ

Xem các thông tin về người dùng nào ñó trong danh sách

3.1.1. Thêm một người dùng hoặc distribution group vào contact list.

ðăng nhập vào OCS Clients bởi account ñã ñược khai báo trên máy chủ AD và ñã
ñược cho phép sử dụng dịch vụ Live Communication.
1. Trong cửa sổ Office Communicator, ñánh tên hiển thị (display name) hoặc ñịa
chỉ e-mail của người dùng hoặc ñịa chỉ distribution group trong hộp Search box.
Mặ ñịnh, Communicator liệt kê tất cả các người dùng và các groups từ CSDL
dịch vụ Active Directory® Domain Services và Microsoft Outlook Contact folder.
Trang 11
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

2. Trỏ chuột ñến tên người dùng hoặc group mà bạn ñịnh thêm vào trong hộp kết
quả tìm kiếm, sau ñó dữ chuột và kéo rê chuột vào contact list hoặc nhóm trong
contact list mà bạn mong muốn. Chú ý: bạn không thực hiện kéo rê một
distribution group vào một group ñang có trong contact list.

3.1.2. Tạo nhóm người liên hệ

Có thể tạo ra nhóm người liên hệ ñể tổ chức lại cách sắp xếp những người này trong
danh sách. Sau khi ñã tạo ra nhóm, ta có thể nhấn chuột phải vào tên nhóm này ñể
trao ñổi thông tin với tất cả các thành viên trong nhóm theo nhiều cách như IM, gọi
ñiện, hội thảo…
• ðể tạo nhóm liên hệ, thực hiện như sau:
o Tại cửa sổ Office Communicator: nhấn chuột phải vào một nhóm có sẵn
rồi chọn Create New Group
o Kéo thả thành viên sẵn có trong danh sách Contact list hoặc sử dụng tính
năng Search ñể tìm kiếm thành viên rồi bổ sung vào nhóm vừa tạo.

Trang 12
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.1.3. Hiển thị các nhóm ñàm thoại hiện tại

Khi người dùng có một hoặc nhiều cuộc hội thoại cùng diễn ra , một nhóm mới tên là
Current Conversations xuất hiện ở ñầu Danh sách liên hệ (Contact list) trong
Communicator . Người dùng có thể sử dụng nhóm này ñể có thể di chuyển nhanh
chóng ñến một trong những cuộc hội thoại trong danh sách bằng cách nhấp ñúp vào
nó.

• ðể ñiều hướng ñến một cuộc ñàm thoại

o Trong Contact List, dưới nhóm Current Conversations, nhấn ñúp chuột
vào cuộc ñàm thoại muốn chuyển ñến trong danh sách. Cửa sổ hội thoại
cho cuộc ñàm thoại ñược chọn sẽ xuất hiện tại phía sau.

3.1.4. Hiển thị thông tin nhóm Delegates và nhóm Team-Call

ðây là 2 nhóm sẽ xuất hiện khi người dùng cấu hình chức năng chuyển tiếp cuộc gọi.
Nếu bạn thiết lập tính năng cuộc gọi nhóm (Team Call), khi ñó có thể hiển thị nhóm
Team-Call Group trong Contact List (về cuộc gọi nhóm xin xem phần sau trong tài
Trang 13
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

liệu này). Nếu bạn cấu hình việc ủy thácviệc trả lời và thiết lập cuộc gọi cho người
dùng khác, bạn cũng có thể hiển thị danh sách nhóm người dùng ñược ủy thác này (
Delegates group) trong Contact List

Lưu ý rằng bạn không thể thêm các thành viên vào hai nhóm này bằng cách kéo thả
các contacts trong Contact List bởi vì những tính năng này phải ñược cấu hình trong
các tham số thiết lập chuyển tiếpcuộc gọi, nếu bạn thực hiện việc kéo thả contact vào
hai nhóm này,sẽ xuất hiện thông báo hỏi bạn có muốn mở hộp thoại Call -
Forwarding Settings ñể cấu hình không.
Hai nhóm Team-Call Group và Delegates sẽ không hiển thị mặc ñịnh. ðể hiển thị
chúng thực hiện như sau:
1. Nhấp chuột vào nút Change View button sau ñó chọn Contact List.

2. Nhấp chuột vào nút Change View rồi chọn nhóm muốn hiển thị Team-Call
hoặc Delegate

Trang 14
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.1.5. Thêm số ñiện thoại cần liên hệ

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Communicator cho việc gọi ñiện thoại, ñể thuận tiện
thì bạn nên thêm các số ñiện thoại hay gọi (số ñiện thoại của bạn bè, của thành viên
trong gia ñình…)vào danh sách Contact List.
Với Office Communicator nếu bạn vừa gọi một số cuộc ñiện thoại thì những số ñiện
thoại vừa ñược gọi này sẽ xuất hiện bên dưới mục Recent Contacts. ðể lưu những số
ñiện thoại này lại bạn có thể kéo thả chúng vào nhóm nào ñó bạn thấy thuận tiện hoặc
nhấn chuột phải vào một số ñiện thoại cụ thể chọn Add to Contact List rồi chọn
nhóm phù hợp.
Từ Communicator bạn cũng có thể tìm một contact trong danh bạ Outlook rồi thêm
contact này vào Contact list trong Office Communicator.
Sau khi một số ñiện thoại ñược thêm vào danh sách Contact list, bạn có thể thao tác
với nó như những contact khác, ví dụ bạn có thể di chuyển số ñiện thoại này tới
những nhóm khác nhau, bạn cũng có thể xem các thuộc tính của liên lạc bằng cách
nhấp chuột phải và chọn Properties. Một thẻ Outlook Contactsẽ mở ra, nơi bạn có thể
xem hoặc cập nhật thông tin của liên lạc. Số ñiện thoại liên lạc ñược thiết kế bởi một
biểu tượng ñiện thoại . Nhấn ñúp vào nút Call ở bên phải của số ñiện thoại ñể bắt
ñầu một cuộc nói chuyện ñiện thoại với người cần liên lạc có số ñiện thoại ñó.

3.1.6. Xem các thông tin về người dùng nào ñó trong danh sách

Thông tin về người dùng bao gồm các chi tiết về tính sẵn sàng và trạng thái. Tùy
thuộc vào mức ñộ truy nhập mà người dùng ñó cấp cho bạn, bạn có thể xem lịch
trình, thêm vào bất kỳ ghi chú cá nhân mà người ñó ñã viết. Các thông tin về người
dùng này cũng cung cấp một ñiểm khởi ñầu ñể liên lạc bao gồm khả năng ñể bắt ñầu
một phiên làm việc nhắn tin IM, gọi ñiện thoại, ñặt lịch một cuộc họp, hoặc gửi e-
mail liên lạc. Hình dưới mô tả các thông tin về một người dùng

Trang 15
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• ðể xem thông tin về một người dùng, thực hiện như sau:
o Trong cửa sổ Office Communicator window tìm ñến Contact muốn xem
thông tin rồi nhấn chuột vào nút Presence (nút hiển thị trạng thái nằm phía
bên trái, cạnh tên của Contact)

3.1.7. Thay ñổi cách hiển thị các Contact trong Contact List

Office Communicator 2007 R2 cung cấp một số cách hiển thị ñể bạn có thể tổ chức
các Contact trong danh sách. Bạn sử dụng nút Change View trong Communicator
ñể thay ñổi cách hiển thị các Contact theo các cách sau
• Contact List. Cách hiển thị mặc ñịnh khi bạn mở Office Communicator.
• Access Levels. Hiên thị các Contact ñược nhóm lại theo mức truy nhập. Mức
truy nhập là những mức quyền mà Contact cấp cho bạn ñể bạn có thể truy nhập
vào thông tin về sự hiện diện của họ.
• Sort Contacts by Availability: Sắp xếp các contact theo trạng thái. ðể có thể sắp
xếp theo cách này bạn phải lựa chọn cách hiển thị Contact List rồi mới chọn Sort
Contacts by Availability.
Trang 16
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Sort Contacts by Display Name. Sắp xếp danh sách các Contact theo thứ tự bảng
chữ cái
• Show Recent Contacts. Hiển thị các Contact mà bạn vừa liên lạc.
• Show Delegates. Hiển thị các Contact bạn ủy thác, những contact mà bạn ñã
thiết lập trong việc cấu hình chuyển tiếpcuộc gọi (xem phần sau).
• Show Team-Call Group. Hiển thị các thành viên trong cuộc gọi nhóm.

3.2. Quản lý thông tin trạng thái hiện diện (Presence)

Office Communicator cung cấp ñầy ñủ của các thuộc tính về sự hiện diện cá nhân của
bạn với những người dùng khác ñể giúp họ liên lạc với bạn. Các thuộc tính về sự
hiện diện bao gồm các thông tin về bạn, chẳng hạn như số ñiện thoại tại nơi làm việc,
số ñiện thoại di ñộng, số ñiện thoại nhà, cùng với thông tin thêm như lịch trình làm
việc, những ghi chú cá nhân. Khi bạn lần ñầu tiên bắt ñầu sử dụng Communicator, nói
chung là bạn nên tuỳ chỉnh và publish thông tin về sự hiện diện của bạn, sau ñó thiết
lập mức ñộ truy nhập cho các contact của bạn ñể kiểm soát loại và số lượng thông tin
về sự hiện diện của bạn mà họ thấy. Bằng cách này, bạn có thể hiển thị thông tin về
sự hiện diện như số ñiện thoại nhà riêng hoặc số ñiện thoại di ñộng cho những người
bạn thân, nhưng không cho phép tất cả mọi người trong công ty thấy ñược những
thông tin này.

3.2.1. Tùy biến thông tin trạng thái hiện diện

Thông tin về sự hiện diện của bạn bao gồm một tập hợp ña dạng các thuộc tính mô tả
trạng thái, hoạt ñộng, thông tin liên lạc, lịch, ñịa ñiểm, và ghi chú... Bảng dưới cung
cấp một danh sách ñầy ñủ các thuộc tính về sự hiện diện mà những người dùng khác
có thể nhìn thấy. Cột bên trái của bảng cho thấy những thuộc tính thông tin hiện diện,
các cột còn lại của bảng hiển thị những thuộc tính tùy thuộc vào cấp ñộ truy nhập nhất
ñịnh

Presence Information Block Public Company Team Personal

Trang 17
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Offline Presence X

Availability X X X X

Capabilities X X X

Display Name X X X X X

E-Mail Address X X X X X

Title * X X X X

Work Phone * X X X

Mobile Phone * X X

Home Phone * X

Other Phone * X

Company * X X X X

Office * X X X X X

SharePoint Site * X X X

Meeting Location X

Meeting Subject X

Free Busy X X X

Working Hours X X X

Endpoint Location X X

Notes (Out of Office Note) X X X

Notes (Personal) X X X

Last Active X X X

Một trong những cách tùy biến thông tin trạng thái hay sử dụng ñó là bổ sung thêm
một số ñiện thoại, số ñiện thoại di ñộng chẳng hạn vào thông tin trạng thái của bạn.
ðể thực hiện việc ñó bạn làm như sau:
1. Trong cửa sổ Office Communicator nhấn chuột vào nút Menu rồi chọn
Tools.

Trang 18
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

2. Nhấn chuột vào mục Options rồi chọn thẻ Phones.

3. Nhấn chuột vào nút số ñiện thoại bạn muốn thêm.
4. Tại hộp thoại Phone number bạn nhập số ñiện thoại rồi nhấn OK.
5. Chọn vào mục Publish this phone number ñể những người dùng khác có thể
thấy ñược số ñiện thoại di ñộng này của bạn
6. Nhấn OK ñể hoàn tất.
Lưu ý rằng sau khi quảng bá số ñiện thoại này, bạn nên thiết lập mức truy nhập ñối
với các Contact ñể kiểm soát những Contact nào ñược phép xem thông tin về số ñiện
thoại ñó. Ví dụ sau khi bạn quảng bá số ñiện thoại và gán mức truy nhập Personal
hoặc Team tới những Contact mà bạn muốn, những Contact còn lại không thể thấy
ñược thông tin này. Các thiết lập về mức truy nhập (acccess level) sẽ ñược ñề cập ñến
ở ngay phần dưới ñây trong tài liệu này.

3.2.2. Quản lý việc truy nhập ñến các thông tin trạng thái

Với Communicator, bạn sử dụng Access Levels ñể kiểm soát các mức hiển thị thông
tin trạng thái tới những người dùng khác. Ví dụ: bạn có danh sách những Contact là
những người cùng phòng làm việc và bạn muốn cho họ thấy thông tin về số ñiện thoại
di ñộng và số ñiện thoại nhà riêng. ðể làm ñiều ñó bạn gán những Contact này với
mức truy nhập là Personal hoặc Team. Các thiết lập về mức truy nhập có thể thực
hiện theo ba cách sau:
• Bạn thiết lập mức truy nhập cho một contact khi bạn thêm họ vào danh sách
Contact List. Mặc ñịnh khi bạn thêm một Contact là người dùng trong nội bộ
công ty vào danh sách Contact List thì họ sẽ ñược gán mức truy nhập là Company.
Các Contacts bên ngoài công ty, chẳng hạn như những contacts từ AOL, MSN,
Windows Live, và Yahoo Messenger thì họ sẽ ñược gán mức truy nhập Public.
• Sau khi bạn thêm một contact vào danh sách Contact List, bạn có thể thay ñổi
mức truy nhập ñối với những Contact này ñể gán thêm hoặc hạn chế những thông
tin trạng thái của bạn mà họ sẽ thấy.

Trang 19
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Khi bạn ñược thêm vào danh sách Contact list của một người dùng khác, bạn sẽ
nhận ñược thông báo hỏi xem bạn có cho phép họ thêm bạn vào danh sách của họ
không. Tại thông báo này bạn cũng thiết lập mức truy nhập tới người dùng ñó và
thêm họ vào danh sách Contact List của bạn.

Ghi chú

Nếu bạn gán một contact ñược bạn ủy thác( delegate) thì contact này tự
ñộng ñược gán mức truy nhập Team. Bạn không thể thay ñổi mức truy
nhập với những contact này

• ðể xem các contacts theo mức truy nhập

o Trong cửa sổ Communicator nhấn chuột vào nút Change View sau ñó
chọn Access Levels. (Những thông tin nào sẽ hiển thị với mỗi mức truy
nhập, xem ở bảng 4.1 bên trên.)
• ðể thay ñổi mức truy nhập tới một contact nằm trong danh sách Contact List
o Nhấn chuột phải vào Contact bạn muốn thay ñổi→chọn Change Level of
Access→ chọn mức truy nhập mà bạn muốn gán.
o Nếu trong danh sách Contact List bạn ñã chọn cách hiển thị các Contact
theo Access Levels bạn có thể gán một contact tới mức truy nhập nào ñó
bằng cách kéo thả contact này tới Access Level Group nào ñó bạn muốn.

3.2.2.1. Gán mức truy nhập khi ai ñó thêm bạn vào danh sách
Contact List của họ

Khi ai ñó thêm bạn vào danh sách Contact List của họ, bạn sẽ nhận ñược một thông
báo như hình dưới. Thông báo này cho phép bạn thêm họ vào danh sách Contact List
và thiết lập mức truy nhập thông tin trạng thái của bạn tới họ.

Trang 20
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.2.3. Ví dụ mức truy nhập và số ñiện thoại

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của cấp ñộ truy nhập là ñể kiểm soát việc
hiển thị số ñiện thoại di ñộng và số ñiện thoại nhà riêng của bạn cho những người
dùng người khác. Bạn muốn chỉ những người cùng phòng mới có số ñiện thoại di
ñộng của bạn chứ không phải là toàn bộ người dùng trong công ty. Ngoài ra, bạn sẽ
muốn số ñiện thoại nhà chỉ hiển thị với một số người dùng nằm trong danh sách cho
phép.
Nếu bạn muốn số ñiện thoại di ñộng của bạn hiển thị với một Contact nào ñó, bạn gán
cho họ mức truy nhập Team. Nếu bạn muốn tất cả các số ñiện thoại của bạn sẽ hiển
thị, bạn ấn ñịnh cấp ñộ truy nhập Personal cho họ. Bảng dưới cung cấp một ví dụ về
cấp ñộ truy nhập ñược chỉ ñịnh cho một Contact sẽ ảnh hưởng ñến các số ñiện thoại
mà họ thấy

If Kelly Rollin assigns Lola Jacobsen can see these phone numbers
Lola Jacobsen this access for Kelly Rollin in her Communicator user
level: interface:

Trang 21
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Personal Work Phone number

Mobile Phone number
Home Phone number
Other Phone number

Team Work Phone number

Mobile Phone number

Company Work Phone number

Public None

Blocked None

3.2.4. Manually Change Your Presence Information

Các thông tin trạng thái của bạn sẽ ñược Communicator và máy chủ Office
Communications Server cập nhật tự ñộng dựa trên một số yếu tố như bạn ñang gọi
ñiện thoại, bạn ñang có phiên chat IM hay ñang tham gia một cuộc hội thảo. Tuy
nhiên có ñôi lúc bạn muốn tự mình thay ñổi thông tin về trạng thái. Ví dụ bạn ñang
bận và không muốn bị làm phiền bạn có thể thay ñổi trạng thái trong Communicator
sang Do Not Disturb ñể tránh bị ngắt quãng công việc ñang làm dở.
• ðể thiết lập trạng thái Do Not Disturb
o Trong cửa sổ Office Communicator → nhấn chuột vào nút Presence và
chọn trạng thái là Do Not Disturb từ bảng mô tả các trạng thái. Khi bạn
chuyển sang trạng thái Do Not Disturb thì chỉ những Contact nào ñược gán
mức truy nhập Team mới có thể liên lạc ñược với bạn.

Trang 22
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Thiết lập trạng thái Do not disturb

Ví dụ: với một người dùng ñược gán mức ñộ truy nhập Team tới thông tin trạng thái
của bạn họ có thể liên lạc với bạn và nhìn thấy trạng thái của bạn trong danh sách
Contact List của họ như sau:

Trong khi người dùng khác nào ñó ñược gán mức truy nhập Company không thể liên
lạc với bạn bằng cách gửi tin nhắn IM hay gọi ñiện thoại và thông tin trạng thái của
bạn trong danh sách Contact List của họ sẽ là:

3.3. Cách thức liên lạc với những người dùng khác trong Office
Communicator

Mỗi contact trong danh sách Contact List của bạn ñều có nút Presence hiển thị thông
tin trạng thái của họ. Bạn sử dụng những thông tin trạng thái này của họ ñể lựa chọn
cách liên lạc phù hợp. Ví dụ: nếu thông tin trạng thái của một contact là Available thì
bạn có thể gửi tin nhắn IM hoặc gọi ñiện cho họ. Nếu thông tin trạng thái của họ là
Busy thì bạn có thể gửi email hoặc xem thông tin trong contact card xác ñịnh xem họ
có rảnh ñể thiết lập một cuộc hội thoại.

3.3.1. Xác ñịnh thông tin trạng thái của người dùng

Thông tin trạng thái người dùng cho ta biết họ có sẵn sang cho việc liên lạc không .
Thông tin trạng thái ñược chỉ ñịnh bởi một nút ñồ họa Presence nằm bên trái của tên

Trang 23
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Contact và bởi một chuỗi văn bản bên phải. Một vài thông tin trạng thái, chẳng hạn
trạng thái Available có thể ñược thiết lập bởi người dùng hoặc bởi Office
Communicator; nhưng có những trạng thái khác như Inactive chỉ có thể ñược thiết
lập tự ñộng bởi Office Communicator.

Bảng mô tả các thông tin trạng thái và các thông báo mô tả ñi kèm

Các thông tin trạng thái thiết lập bởi người dùng hoặc bởi Communicator

Presence button Contact status Description

Available The contact is online and can participate in conversations. This status can
be set manually by the user.

The contact’s presence may include the ways in which he or she can be
reached, for example:

• Available – Voice Only The contact can be reached on his or her

Communicator Phone R2 device.

Trang 24
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Presence button Contact status Description

• Available – Mobile The contact can be reached on his or her

Communicator Mobile device.

• Available –IM only The contact may be reached by IM but not

voice.

• Available – No IM The contact does not have access to IM.

Busy The contact is available but engaged in another activity. Activities include:

In a Call • In a Call The contact is in a phone, voice, or video conversation.

In a Conference • In a Conference The contact is in a multiparty conversation using
In a Meeting phone, voice, video, or application sharing.

• In a Meeting The Office Outlook calendar shows that the contact

has a scheduled meeting.

This presence level can be set manually by the user.

Do Not Disturb You see this status for a contact if the contact has assigned you to an
access level other than the Team access level and one of the following
conditions is true:

• The contact has manually set his or her presence status to Do Not
Disturb.

• The contact is displaying a Microsoft ®Office PowerPoint®

presentation or is running another program in full-screen mode.

Urgent You see this status for a contact if the contact has assigned you to the
interruptions only Team access level and the following condition exists:

• The contact has manually set his or her presence status to Do Not
Disturb.

Away The contact is probably not available. This status is displayed for the
following reasons:

• The contact’s computer has been idle for more than the idle time
period setting—15 minutes by default.

• The contact has manually set his or her presence status to Away.

Trang 25
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Presence button Contact status Description

Inactive This contact may be available, but their computer has been idle for more
than the idle time period setting—five minutes by default. In this state, the
contact is online, idle, and transitioning from an Available state. This
status is set by Communicator.

Busy (Inactive) This contact is engaged in a meeting, but their computer has been
inactive for the idle time period setting—5 minutes by default. In this state,
the contact is online, idle, and transitioning from a Busy state. This status
is set by Communicator.

Offline The contact is not available. This status is displayed for the following
reasons:

• Communicator 2007 R2 is not running on the contact’s computer, or

the contact has not signed in.

• The contact has blocked you from seeing his or her presence status.

Presence Communicator 2007 R2 cannot determine the status of the contact. This
unknown status is usually displayed because the contact’s presence status is
stored in another computer system, such as that of an organization that is
not a federated partner.

Blocked This indicator is displayed in your Contact List next to the name that you
have blocked. To the person that you have blocked, you appear to be
offline.

3.3.2. Xem các thông tin chi tiết của một Contact

Nếu một người dùng nào ñó với trạng thái không sẵn sàng, bạn có thể mở Contact
Card của họ ñể xem thêm các thông tin chi tiết từ ñó bạn có thể xác ñịnh ñược khi nào
họ sẽ sẵn sàng ñể bạn liên lạc. Giả sử bạn ñược gán mức truy nhập là Company, khi
ñó bạn có thể xem thông tin chi tiết của người dùng ñó bằng cách xem lịch trình làm
việc của họ:
• Từ cửa sổ Office Communicator nhấn vào nút Presence của contact cần xem
trong danh sách Contact List. Nếu contact này gán cho bọn mức truy nhập là
Company hoặc cao hơn thì sau khi bạn nhấn vào nút Presence bạn sẽ xem ñược
lịch trình và biết khi nào có thể liên lạc ñược với họ.
Trang 26
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.3.3. Xem các tuỳ chọn về cuộc gọi

Thỉnh thoảng bạn phải gọi cho một người nào ñó nằm trong danh sách Contact list
của bạn mà họ lại có vài số ñiện thoại ñể liên lạc. Trong Office Communicator, bạn
có thể xem các số ñiện thoại của một contact bằng cách nhấn vào mũi tên phía bên
phải của nút Call. Trong phần trước bạn ñã biết cách quảng bá số ñiện thoại thứ 2 của
bạn cho những người dùng khác. Nhưng làm thế nào ñể bạn có thể tìm thấy số ñiện
thoại thứ 2 của một Contact khi họ ñã quảng bá và cho phép bạn xem thông tin này
của họ
• ðể xem các tùy chọn về cuộc gọi tới một Contact
1. Tại danh sách Contact List, tìm ñến Contact bạn muốn xem rồi nhấn chuột vào
mũi tên bên phải của nút Call giống như hình mô tả bên dưới.

2.
3. Các số ñiện thoại mà bạn có thể nhìn thấy ñược sẽ tùy thuộc vào mức truy nhập
mà Contact ñó ñã gán cho bạn. Ví dụ nếu contact gán cho bạn mức truy nhập là
Team hoặc Personal bạn sẽ nhìn ñược số ñiện thoại di ñộng của họ. Nếu bạn
không nhìn thấy ñược số di ñộng này thì bạn cần liên lạc với họ ñể họ gán cho bạn
mức truy nhập Team hoặc Personal.

Thế nào là một cuộc gọi Communicator call?

Một mục trong các tùy chọn về cuộc gọi là Communicator call. Communicator call là
cuộc gọi Voice over IP (VoIP) giữa những người dùng sử dụng phần mềm Office
Communicator 2007 R2. Người dùng có thể nhận ñược cuộc gọi Communicator call
tại máy tính hoặc trên ñiện thoại khi các thiết bị này ñã cài ñặt và cấu hình sử dụng
Office Communicator 2007 R2.

Trang 27
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Lưu ý

Bạn chỉ có thể thiết lập ñược cuộc gọi Communicator calls tới những
người dùng Office Communicator nằm trong công ty chú không gọi
ñược ñến các contact bên ngoài như contacts của Yahoo, Skype,
MSN…

3.3.4. Nhận thông báo khi trạng thái của một contact thay ñổi

Communicator có thể thông báo cho bạn về những thay ñổi trạng thái của một contact
nào ñó bằng cách hiển thị một cảnh báo khi trạng thái của contact ñó là Available
hoặc Offline. Những nội dung trong thông báo này gồm tên của Contact, chức danh,
ñịa chỉ tin nhắn IM và trạng thái hiện diện mới. Bạn có thể nhấp vào thông báo ñể bắt
ñầu một phiên nhắn tin IM với contact ñó. Cấu hình Communicator ñể hiển thị thông
báo này cho một Contact ñược gọi là gắn thẻ ( tagging)
• ðể gắn thẻ tới một contact nhằm nhận ñược thông báo khi có thay ñổi trạng thái
o Tại danh sách Contact List, nhấn chuột phải vào contact bạn muốn gắn thẻ
rồi chọn Tag for Status Change Alerts.
• ðể xem các Contacts ñã gắn thẻ trong danh sách Contact List
o Tại cửa sổ Office Communicator, nhấp chuột vào nút Change View
sau ñó chọn Tagged Contacts. Cách hiển thị này sẽ cho bạn thấy những
Contacts ñã ñược gắn thẻ.

3.4. Gửi và nhận tin nhắn tức thời (Instance Messaging)

Thông thường bạn bắt ñầu một cuộc hội thoại bằng cách nhấn ñúp chuột vào tên
người dùng trong contact list mà bạn mong muốn. Sau khi bạn thực hiện nhấn ñúp
chuột thì một cửa sổ hội thoại mở ra, cửa sổ này cho phép bạn sẽ nhập tin nhắn và
xem tin phản hồi từ ñối tác như màn hình dưới ñây.

Trang 28
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.4.1. Bắt ñầu một phiên chat IM với một contact ñơn

• Trong Contact List, nhấn ñúp chuột vào một contact name, nhập thông tin
message, sao ñó nhấn ENTER ñể gửi tin. Nếu contact không có trong
Contact List, bạn nhập tên người dùng vào hộp Search box, và nhấn ñúp
chuột vào tên người dùng hiện lên trong kết quả Search Results box ñể tiến
hành hội thoại IM.

3.4.2. Bắt ñầu một phiên chat IM với một nhóm

• ðể thực hiện hội thoại IM với một nhóm hoặc một distribution group, nhấn
chuột phải vào tên nhóm ñó, sau ñó nhấn chuột vào phần Send an Instant
Message hoặc nhấn ENTER, sau ñó nhập tin nhắn và nhấn ENTER ñể gửi
tin.

Trang 29
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• ðể thực hiện hội thoại IM với nhiều contacts ñồng thời, dữ phím CTRL sau
ñó chọn các contact theo mong muốn, nhấn chuột phải vào contact cuối
cùng, sau ñó nhấn chuột vào phần Send an Instant Message hoặc nhấn
ENTER, sau ñó nhập tin nhắn và nhấn ENTER ñể gửi.

Trang 30
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.4.3. Thêm biểu tượng biểu cảm vào tin nhắn

Biểu tượng biểu cảm là các hình ảnh ñồ họa mà bạn có thể nhập, chèn vào trong nội
dung tin nhắn ñể biểu lộ thái ñộ hay cảm xúc như hình dưới ñây

Trang 31
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Nhập một biểu tượng vào tin nhắn thực hiện các bước sau:
1. Trong cửa sổ hội thoại, trong vùng nhập tin nhắn, di con trỏ chuột ñến vị trí trong
tin nhắn mà bạn mong muốn chèn biểu tượng emoticon.

2. Nhấn chuột vào nút Emoticon ở góc phải phái dưới cửa sổ hội thoại, sau ñó lựa
chọn một emoticon mà bạn cần gửi.

3.4.4. ðịnh dạng font chữ cho tất cả tin nhắn

1. Trong thanh ngang tiêu ñề của cửa sổ Office Communicator, nhấn vào nút
biểu tượng Menu .

Trang 32
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

2. Trên thực ñơn Tools menu, chọn Options.

3. Trong hộp thoại Options, chọn tab General, và nhấn chuột vào mục Change
Font.

4. Trong hộp thoại Change Font, tạo thay ñổi font chữ mà bạn cần, sau dó nhấn
OK.

5. Nhấn OK tiếp ñể chấp nhận việc thay ñổi, và sau ñó ñóng cửa sổ Options.
Bây giờ các thay ñổi font sẽ áp dụng cho mọi tin nhắn.

3.4.5. Mời người dùng tham gia một phiên chat IM

1. Trong cửa sổ Office Communicator window, nhấn ñúp chuột vào contact mong
muốn

2. Trong cửa sổ Conversation , nhập nội dung tin nhắn, sau ñó nhấn ENTER.

3. Khi chat bắt ñầu với contact người dùng, nhấn chuột vào nút Invite button trong
cửa sổ chat Conversation ñẻ Add thêm người dùng mới theo mong muốn.

4. Trong hộp kết quả tìm kiếm, nhập tên, hoặc lựa chọn contact từ Contact List, sau
ñó nhấn OK.

3.4.6. Nhận lời tham gia một phiên chat IM.

Khi bất kỳ một người dùng nào gửi lời mời bạn tham gia chat IM, bạn nhận ñược một
cảnh báo xuất hiện ở gó dưới màn hình Máy tính như hình dưới ñây

ðể nhận lời tham gia một phiên chat IM

Trang 33
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

1. Trong cửa sổ cảnh báo lời mời tham gia chat, bạn nhấn chuột vào bất kỳ ñâu ở
bên trái cửa sổ cảnh báo.

2. Trong cửa sổ hội thoại, nhập nội dung tin nhắn trả lời, sau ñố nhấn ENTER.

Từ chối lời mời tham gia một chat IM

• Trong cửa sổ cảnh báo lời mời tham gia chat, nhấn chuột vào nút Close
conversation.

3.5. Hội thảo và cộng tác

3.5.1. Bắt ñầu một hội thảo IM

Bạn có thể bắt ñầu khởi tạo một hội thảo IM từ Contact List bằng cách lựa chọn nhiều
contact, một nhóm contact hoặc một distribution group. Bạn cũng có thể bắt ñầu một
cuộc hội thảo từ một hội ñàm ñiện thoại hay hội ñàm video giữa hai người bằng cách
mời các thành viên khác tham gia cuộc hội ñàm.

3.5.2. ðể bắt ñầu một hội thảo IM không ñặt lich trước.

Trong Contact List, thực hiện các bước sau ñây:

• ðể thực hiện hội thoại IM với nhiều contacts ñồng thời, bạn dữ phím CTRL sau
ñó chọn các contact theo mong muốn, nhấn chuột phải vào contact cuối cùng,
sau ñó nhấn chuột vào phần Send an Instant Message, sau ñó nhập tin nhắn và
nhấn ENTER.

Trang 34
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Trong cửa sổ hội thoại, bạn thấy trạng thái Inviting cho mỗi contact, như là contact
nhận ñược lời mời tham gia phiên IM. Khi contact chấp nhận cuộc gọi và tham gia
hội thảo, bạn nhìn số phone bên phải tên contact. Khi bạn gửi một tin nhắn IM ñến
hai người trở lên, các người ñược nhận tin nhắn sẽ nhìn thấy một lời mời tham gia hội
thảo IM như hình dưới ñây

3.5.3. ðể tham gia một hội thảo IM

• Nhấn chuột vào bên trái màn hình thông báo mời tham gia Conference
invitation.

Tại bất kỳ thời ñiểm nào khi ñang hội thảo, bạn có thể mời thêm thành viên mới tham
gia hội thảo bằng cách nhấn chuột vào nút , sau ñó chọn các contacts mà bạn
mong muốn mời.

3.5.4. Bắt ñầu một hội thảo ñiện thoại phone.

Bạn có thể bắt ñầu một cuộc hội thảo ñiện thoại phone từ Contact List bằng cách lựa
chọn nhiều contact hoặc 1 nhóm group. Bạn cũng có thể bắt ñầu từ một hội ñàm ñiện
thoại hoặc video giữa hai người bằng cách mời người mới tham gia hội ñàm
ðể bắt ñầu một hội thảo ñiện thoại bạn thực hiện các bước sau ñây:
1. Trong Contact List, thực hiện các bước sau ñây:

• Lựa chọn nhiều contacts bằng cách dữ phím CTRL sau ñó chọn các contacts
cần mời tham gia hội thảo, nhấn chuột phải vào contact cuối cùng, sau ñó
nhấn chuột vào mục Start a Conference Call.

Trang 35
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Nhấn chuột phải vào một nhóm, sau ñó nhấn chuột vào mục Start a
Conference Call.

2. Sau ñó nhấn chuột vào một trong các tùy chọn sau ñây.

• Start Conference Now Using. Chọn Communicator ñể bắt ñầu hội thảo từ
máy tính hay từ thiết bị ñiện thoại USB mặc ñịnh của bạn (nếu bạn có một tai
nghe hoặc loa và microphone).

• Start a Conference Call by Calling Me At. Chọn một số ñiện thoại ñể tạo
một cuộc gọi Communicator theo số phone ñiện thoại và kết nối bạn vào hội
thảo khi bạn trả lời cuộc gọi. Chú ý rằng bạn cũng có thể nhập một số ñiện
thoại mới ñể gia nhập hội thảo

3. Trong khi cuộc hội thảo ñang diễn ra bạn có thể

• Nhấn chuột vào mục Start video conference call ñể thêm hình ảnh video vào
cuôc hội thảo (với ñiều kiện máy tính của bạn phải có Web camera).

• Nhấn chuột vào mục Show instant message area ñể gửi tin nhắn instant
message ñến tất cả các thành viên tham gia

Trang 36
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Nhấn chuột vào mục Invite ñể mời thêm thành viên mới tham gia hội thảo
conference.

3.5.5. Tham gia hội thảo cuộc gọi ñiện thoại phone

Khi bạn khởi tạo một hội thảo cuộc gọi ñiện thoại phone, tất cả các thành viên ñược
mời sẽ nhận ñược lời mời tham gia hội thảo như hình dưới ñây.

ðể tham gia hội thảo cuộc gọi ñiện thoại

• Nhấn chuột vào bên trái cửa sổ thông báo Conference invitation alert ñể tham
gia hội thảo.

3.5.6. ðặt lịch hội thảo cuộc gọi ñiện thoại phone

Bạn có thể sử dụng thành phần Add-in của chương trình Microsoft Office Outlook ñể
thực hiện ñặt lịch hội thảo ñiện thoại Communicator phone. Tất cả các thành viên
ñược mời bao gồm cả bạn, có thể tham gia hội thảo từ ñường line ñiện thoại truyền
thống (PSTN), từ mobile phone hoặc từ máy tính của bạn nếu máy tính có
Loa/microphone hoặc có gắn thiết bị audio.
ðể ñặt lịch hội thảo ñiện thoại Communicator phone.
• Mở Microsoft Office Outlook, nhấn chuột vào mục Conferencing trên menu
thanh ngang, và sau ñó nhấn chuột vào mục Schedule a Conference Call.

3.5.7. Truyền Files dữ liệu với Office communicator 2007

Bạn có thể truyền các file theo thời gian thực bằng cách:
• Kéo thả file cần truyền vào môi trường hội thoại (rất tiện!) Hoặc

Trang 37
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Chọn File → Send a File or Photo. Sau ñó browse chọn thư mục chứa file
hoặc ảnh mà bạn cần, sau ñó nhấn OK gửi ñể gửi.
Người nhận phải ñồng ý nhận file.
Một kết nối xuất hiện trong cửa sổ IM của người nhận chỉ ra thư mục lưu file nhận.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh thư mục ñể lưu các file tải về, trong cửa sổ communicator,
chọn Tools → Options → General và cập nhật chọn thư mục mong muốn bên dưới
File Transfer.

Trang 38
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.5.8. Gửi email với Office communicator 2007

Office communicator tích hợp tính năng gửi email, sử dụng Outlook Express có sẵn
trong Windows XP.
Click chuột phải vào ñối tượng trong contact list mà bạn muốn gửi email, chọn Send
E-mail (user@congty.com.vn)
Chương trình Outlook Express ñược bật lên, ñịa chỉ email của ñối tượng cần gửi sẽ
ñược tự ñộng nhập vào, bạn chỉ việc soạn thảo email và nhấn chuột vào nút Send ñể
gửi thư ñi.

3.5.9. Hỗ trợ từ xa thông qua Remote Assistance với Office

communicator 2007

Chức năng Remote Assistance trong hệ thống OCS Communication cho phép người
dùng, admin trực tiếp hỗ trợ cho các người dùng khác từ xa nhằm xử lý các công việc
hoặc các sự cố thông qua chat text, gửi Email hoặc trực tiếp gửi File dữ liệu.

Trang 39
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Chức năng Remote Assistance ñược tích hợp sẵn trong Office communicator, khi một
người dùng ñã ñăng nhập vào hệ thống OCS Communication, sẽ ñược phép hỗ trợ
cho các người dùng khác thông qua lệnh Ask for Remote Assistance.
Trong contact list, bạn chọn ñối tượng user cần hỗ trợ từ xa, nhấn chuột phải sau ñó
chọn mục Ask for Remote Assistance.
Chi tiết các bước thực hiện hỗ trợ từ xa như sau:
Bước 1: Thiết lập kết nối từ xa

Hình 10: Mô hình hỗ trợ từ xa thông qua Remote Assistance

Bước 2: Thực hiện trao ñổi thông tin
Sử dụng chat text
Sau khi thiết lập môi trường kết nối, người dùng từ xa sử dụng lệnh Show
Chat và thực hiện việc trao ñổi thông tin bình thường như nội dung Chat trong
Messager.
Gửi Email
Sau khi thiết lập môi trường kết nối Remote Assistance, sử dụng lệnh Use
Remote Assistance Session with E-Mail trong Help and Support của
Windows XP ñể gửi các thông tin hỗ trợ cho người dùng từ xa thông qua ñịa
chỉ Email của người dùng ñó.
Gửi File thông tin
Sau khi thiết lập môi trường kết nối Remote Assistance, sử dụng lệnh Use
Remote Assistance via Sending a File trong nội dung Help and Support của
Windows ñể gửi nội dung hỗ trợ.

Trang 40
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Ngoài ra người cần hỗ trợ có thể Share màn hình của mình ñể người dùng từ xa truy
nhập và ñiều khiển mọi hoạt ñộng của máy trạm ñó và hỗ trợ xử lý các yêu cầu.

3.5.10. Chia sẻ ứng dụng hoặc Desktop với Office communicator 2007

Bạn có thể chia sẻ một ứng dụng hay chia sẻ desktop theo thời gian thực, không phải
nạp file ñó trên cả hai máy.
• Trong Office communicator 2007 client, click ñúp vào contact ñang online mà
bạn muốn chia sẻ ứng dụng hay desktop.
• Trong cửa sổ hội thoại, click Start Application Sharing. Khi ñối tác chấp
nhận chấp nhận lời mời của bạn, cửa sổ Sharing sẽ tự ñộng mở ra.

• Cửa sổ Sharing sẽ liệt kê tất cả các ứng dụng và các file mà bạn ñang mở.
Chọn file bạn muốn chia sẻ và click Share.

Trang 41
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• Một cửa sổ mới sẽ hiển thị trên màn hình của ñối tác, chỉ ra file hay ứng dụng
mà bạn ñang chia sẻ. Nếu bạn muốn chia sẻ nhiều hơn một file hay một ứng
dụng, cách ñơn giản hơn là chia sẻ desktop. Khi chia sẻ một file, ñối tác chỉ có
thể thấy file ñó.

• ðể cho phép ñối tác có thể tạo ra các thay ñổi trên tài liệu chia sẻ, click Allow
Control.

3.5.11. Whiteboarding

Tính năng Whiteboard trong Office communicator 2007 cho phép các thành viên
trong một ñội có thể phác thảo các ý kiến cùng nhau và nhận ñược các phản hồi tức
thời. bạn có thể sử dụng whiteboard với bất cứ contact nào trong Office

Trang 42
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

communicator 2007 ñang online. ðể sử dụng tính năng WhiteBoarding, bạn thực hiện
các bước sau:
• Chạy Office communicator 2007. Chọn và click chuột phải vào contact mong
muốn, chọn Start Whiteboard. Hoặc trong cửa sổ hội thoại, click Start
Whiteboard. Chờ ñối tác chấp nhận yêu cầu của bạn ñể có một session sử
dụng whiteboard.

• Cả hai thành viên hội thoại ñều có thể sử dụng whiteboard. Bạn có thể lưu file
whiteboard ñể sử dụng về sau.

Trang 43
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.6. Thực hiện và nhận cuộc gọi ñiện thoại

Communicator cho phép bạn liên lạc với người khác bằng việc sử dụng nhiều phương
pháp giao tiếp. Chẳng hạn bạn có thể bắt ñầu hội thoại với một người khác bằng cách
nhắn tin IM và sau ñó thêm âm thanh (sử dụng một cuộc gọi ñiện thoại) tới cuộc hội
thoại khi cần.
Communicator cung cấp các phương tiện giao tiếp phong phú mà ñiện thoại truyền
thống không thể làm ñược. Ví dụ, bằng cách sử dụng danh sách liên hệ (Contact list)
trong Communicator bạn có thể nhanh chóng xem liệu một người dùng có sẵn sàng
ñể sau ñó thiết lập cuộc gọi với chỉ một nút bấm. Nếu người dùng ñó không sẵn sàng
bạn có thể nhấn vào mục xem thêm tùy chọn và gọi ñến ñiện thoại di ñộng của người
ñó (giả sử bạn ñược gán quyền truy nhập Team hoặc Personal). Bạn cũng có thể bấm
vào nút sự có mặt của người dùng (Presence) ñể xem thêm chi tiết, bao gồm thông tin
về lịch trình của họ ñể xem khi nào họ có thể sẵn sàng.
Trong phần này, sẽ trình bày cách sử dụng Communicator ñể thực hiện những tác vụ
sau:
• Thực hiện cuộc gọi tới một cotact trong danh sách contact list từ một cú nhấp
chuột
• Tìm số ñiện thoại tùy chọn bao gồm cả số ñiện thoại ñi ñộng của một người trong
danh sác
• Thực hiện cuộc gọi bằng cách gõ số ñiện thoại mới trong hộp tìm kiếm.
• Thêm khả năng gọi ñiện thoại vào một phiên nhắn tin IM
• Trả lời cuộc gọi ñiện thoại ñến
• Sử dụng chức năng Call Controls giữ hoặc chuyển tiếpcuộc gọi.
• Thêm hình ảnh vào cuộc ñiện thoại.

3.6.1. Thực hiện cuộc gọi từ một cú nhấp chuột

Mỗi người dùng trong danh sách Contact List của bạn có một số ñiện thoại mà bạn có
thể gọi cho họ ñược bằng cách nhấn vào nút Call gắn bên cạnh tên của họ. Mặc ñịnh
thì số ñiện thoại ñó thường là số ñiện thoại nơi làm việc tuy nhiên nó có thể thay ñổi
Trang 44
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

dựa trên việc số nào của họ là số mà bạn gần ñây thường hay sử dụng ñể gọi. Nút Call
ñược mô tả như hình dưới

• ðể thực hiện cuộc gọi từ một cú nhấp chuột

o Trong danh sách Contact List, tìm ñến người bạn muốn gọi rồi nhấn vào
nút Call ở phía bên phải của tên người ñó.

3.6.2. Gọi các số bổ sung

Người dùng Communicator có thể quảng bá các số ñiện thoại bổ sung chẳng hạn số
ñiện thoại di ñộng hoặc số ñiện thoại nhà riêng và gán cho bạn mức truy nhập Team
hoặc Personal vì thế bạn có thể thấy ñược những số ñiện thoại này và thiết lập cuộc
gọi từ một cú nhấp chuột. ðể gọi ñến số ñiện thoại bổ sung bạn nhấn vào mũi tên
cạnh nút Call như hình mô tả bên dưới

Trang 45
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• ðể gọi số bổ sung
1. Trong danh sách Contact List, tìm ñến Contact bạn muốn gọi rồi nhấn vào mũi
tên bên phía phải nút Call.
2. Trong menu Call có các tùy chọn, bạn chọn tên hoặc số ñiện thoại nào ñó rồi
gọi, nếu không thấy số bạn cần khi ñó chọn New Number rồi bạn nhập vào
số ñiện thoại cần gọi.

3.6.3. Nhập vào số ñiện thoại rồi gọi

Ngoài việc thực hiện cuộc gọi từ một cú nhấp chuột và sử dụng các tùy chọn cuộc gọi
thì bạn có thể nhập vào số ñiện thoại muốn gọi vào hộp tìm kiếm Search trong cửa sổ
Office Communicator như hình dưới rồi thiết lập cuộc gọi tới số này

Trang 46
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• ðể nhập số ñiện thoại và gọi ñến số này bạn làm như sau
1. Trong cửa sổ Office Communicator, tại hộp tìm kiếm Search bạn nhập vào số
ñiện thoại muốn gọi.
2. Trong cửa sổ kết quả tìm kiếm Search Results bạn nhấn chuột vào nút Call ở
bên phải số ñiện thoại vừa nhập hoặc bạn nhấn phím ENTER ñể thực hiện cuộc
gọi.

3.6.4. Trả lời cuộc ñiện thoại

Khi bạn nhận ñược một cuộc gọi từ một người dùng Communicator khác, một thông
báo về cuộc gọi sẽ xuất hiện dưới góc phải màn hình. Từ thông báo ñó bạn có thể
nhận, bỏ qua hay chuyển tiếpcuộc gọi ñó tới một số ñiện thoại khác. Thông báo cuộc
gọi ñược minh hoạ như hình dưới

• ðể trả lời một cuộc ñiện thoại

o Nhấn chuột vào biểu tượng chiếc ñiện thoại phía bên trái của thông báo
cuộc gọi
• ðể bỏ qua cuộc gọi
o Nhấn vào nút Ignore Call trên thông báo cuộc gọi.
• ðể chuyển tiếp cuộc gọi
o Nhấn vào nút Redirect call to another phone or instant message sau ñó
lựa chọn một tùy chọn từ menu. Bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi tới bất cứ
số ñiện thoại nào bạn ñã quảng bá gồm số di ñộng, số nhà riêng hoặc số
ñiện thoại khác. Nếu bạn chọn chuyển tiếp cuộc gọi sang tin nhắn IM thì
cuộc gọi ñến ñó sẽ bị bỏ qua và xuất hiện cửa sổ hội thoại Conversation ñể
bạn trao ñổi tin nhắn IM với người vừa gọi ñến bạn.

Trang 47
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.6.5. ðiều khiển cuộc gọi

Khi bạn trả lời một cuộc ñiện thoại của một người dùng Communicator sẽ xuất hiện
một cửa sổ hội thoại Conversation. Cửa sổ Conversation cung cấp một số tính năng
ñiều khiển cuộc gọi cho phép bạn chuyển hướng, tạm ngưng cuộc gọi và bạn cũng có
thể ñiều chỉnh âm lượng loa hoặc micro.
Bảng sau liệt kê những tính năng ñiều khiển cuộc gọi và những mô tả ngắn giải thích
ý nghĩa của mỗi chức năng

ðiều khiển Chức năng

Kết thúc cuộc gọi

Tạm ngưng cuộc gọi

Chuyển tiếpcuộc gọi:

• Tới người khác

• Tới thiết bị khác (chẳng hạn tới ñiện

thoại cầm tay).

Hiển thị phím bấm số. Phím bấm số ñược dùng

cho tính năng thư thoại ( voice mail)

Chuyển âm thanh cuộc gọi từ thiết bị ñiện

thoại USB ra loa và ngược lại. Kiểm soát này
chỉ xuất hiện nếu có một thiết bị ñiện thoại
USB gắn vào máy tính và ñã cấu hình.

Tắt loa. Nhấn vào nút Menu ñể ñiều chỉnh âm

lượng.

Tắt tiếng microphone

Hiển thị mức âm thanh.

Trang 48
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

Thời gian cuộc gọi trôi qua

3.7. Thực hiện và nhận cuộc gọi truyền hình

Bạn có thể sử dụng Office Communicator cộng tác, trao ñổi với người dùng khác
bằng việc sử dụng âm thanh và hình ảnh.Ví dụ nếu máy tính của bạn có webcam bạn
có thể thiết lập một cuộc gọi có hình hay còn gọi là ñiện thoại truyền hình (video
call). Khi ñó người mà bạn gọi sẽ thấy ñược hình của bạn ngay cả khi họ không có
webcam còn nếu họ cũng có webcam thì bạn sẽ thấy ñược hình của người ñó trong
cửa sổ Conversation.

Lưu ý
Bạn chỉ thực hiện ñược cuộc gọi truyền hình tới những người dùng
khác trong cùng tổ chức. Communicator không hỗ trợ cuộc gọi
truyền hình tới người dùng IM công cộng như Yahoo, MSN,
Skype…

3.7.1. Thực hiện cuộc gọi truyền hình (Video call)

Bạn có thể chèn thêm hình của bạn vào một phiên hội thoại hoặc có thể bắt ñầu một
cuộc gọi truyền hình từ cửa sổ Communicator.
• ðể thực hiện cuộc gọi truyền hình từ danh sách Contact List
o Trong danh sách Contact List, tìm ñến người bạn muốn gọi → nhấn chuột
phải vào người dùng ñó →chọn Start a Video Call như mô tả trong hình
dưới. Sau khi cuộc gọi truyền hình ñược người kia chấp nhận, cửa sổ
Conversation tự ñộng mở rộng ñể hiển thị hình ảnh.

Trang 49
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.7.2. Nhận cuộc gọi truyền hình

ðể nhận ñược cuộc gọi truyền thanh bạn cần có loa và micro hoặc tai nghe hoặc thiết
bị âm thanh USB. Với cuộc gọi truyền hình cũng cần những thiết bị như vậy nhưng
bạn không cần phải có Webcam mà vẫn nhận cuộc gọi truyền hình. Khi bạn không có
webcam, bạn sẽ thấy ñược hình ảnh của người gọi nhưng người gọi ñó chỉ thấy biểu
tượng chờ video của bạn.
• ðể nhận cuộc gọi truyền thanh/truyền hình
o Nhấn vào biểu tượng chiếc Webcam ở phía bên trái của thông báo hiển thị
lời mời tham gia cuộc goi Video Call như hình dưới

Khi bạn chấp nhận lời mời tham gia cuộc gọi truyền hình, Communicator sẽ mở cửa
sổ Conversation hiển thị ảnh người gọi như ví dụ bên dưới

Trang 50
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.8. Chuyển tiếpcuộc gọi

Office Communicator 2007 R2 cung cấp các tùy chọn ñể xử lý cuộc gọi như cho phép
chuyển tiếp cuộc gọi ñến một số ñiện thoại hoặc người dùng khác, ñể thông báo cuộc
gọi ñến trên nhiều thiết bị hoặc ñể chuyển cuộc gọi không trả lời ñến người dùng
khác…

3.8.1. Chuyển tiếp cuộc gọi

Với Office Communicator 2007 R2, khi bạn nhận ñược một cuộc gọi ñến bạn có thể
chuyển tiếpcuộc gọi ñến theo nhiều cách khác nhau như ñến hòm thư thoại, ñến số
ñiện thoại khác của bạn như số mobile hoặc chuyển tiếp ñến người dùng khác. Hình
dưới mô tả các tùy chọn khi bạn chọn chuyển tiếpcuộc gọi

• ðể chuyển tiếpcuộc gọi bạn thực hiện như sau:

o Trong cửa sổ Office Communicator, nhấn vào nút Call Forwarding

ở phía góc phải phía trên của cửa sổ → chọn Forward Calls To rồi lựa
chọn một trong các tùy chọn sau :

Voice mail: tự ñộng chuyển cuộc gọi ñến hòm thư thoại của bạn.

Chọn một số ñiện thoại sẵn có (số ñiện thoại mà bạn ñã quảng bá)
ñể chuyển tiếpcuộc gọi ñến số ñiện thoại này của bạn

Trang 51
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

New Number: nhập vào số ñiện thoại mà bạn muốn chuyển

tiếpcuộc gọi này tới.

Contact: lựa chọn một người dùng trong danh sách Contact list mà
bạn muốn chuyển tiếpcuộc gọi này tới.
• ðể có chuông báo cuộc gọi ñến trên nhiều thiết
o Trong cửa sổ Office Communicator, nhấn vào nút Call Forwarding

→ chọn Simultaneously Ring rồi lựa chọn một trong các tùy chọn
sau:

Chọn số ñiện thoại bạn muốn có chuông báo cuộc gọi ñến ñồng
thời với chuông báo trên Communicator .

Chọn New Number rồi nhập vào số ñiện thoại bạn muốn nhận
ñược thông báo cuộc gọi ñến ñồng thời với Communicator.

3.8.2. Hủy bỏ việc chuyển tiếp cuộc gọi

Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể thiết lập hoặc hủy bỏ chức năng chuyển tiếpcuộc gọi.
ðể hủy bỏ chức năng chuyển tiếpcuộc gọi

• Trong cửa sổ Office Communicator, nhấn vào nút Call Control ở phía góc
phải phía trên của cửa sổ rồi chọn Do Not Forward Calls.

3.9. Cuộc gọi nhóm (Team Call)

Trong Office Communicator, tại các thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi bạn có thể thiết lập
một nhóm chứa tối ña 25 contact, ñược gọi là cuộc gọi nhóm (team-call), những
người có thể trả lời cuộc gọi ñến bạn nếu bạn không có mặt. Các tùy chọn ñể thiết lập
tính năng cho cuộc gọi nhóm có trong hộp thoại thiết lập Call-Forwarding. Bạn có thể
thêm các contact vào danh sách chuyển tiếp cuộc gọi của bạn và khi bạn nhận ñược
cuộc gọi thì cả ñiện thoại của bạn và ñiện thoại của những người có trong danh sách
chuyển tiếp sẽ có chuông báo nghĩa là bạn và nhóm của bạn cùng một lúc nhận ñược
cuộc gọi. Bạn cũng có thể thiết lập một khoảng thời gian trễ ñể bạn nhận ñược cuộc
gọi ñến ñầu tiên rồi nhóm của bạn mới nhận ñược sau một số giây quy ñịnh. Khi tình
Trang 52
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

trạng của bạn ñược thiết lập ở chế ñộ Offline, cuộc gọi ñến bạn sẽ tự ñộng chuyển
tiếpñến nhóm của bạn. Khi tình trạng của bạn là Do Not Disturb, các cuộc gọi ñến sẽ
tự ñộng chuyển ñến hộp thư thoại của bạn.
Khi bạn nhận ñược cuộc gọi ñến, tất cả những người trong nhóm của bạn ñều nhận
ñược thông báo về cuộc gọi ñến. Thông báo này chỉ ra rằng bạn là người nhận cuộc
gọi. Khi bạn hoặc một trong những người trong nhóm trả lời cuộc gọi, các thành viên
khác sẽ thấy rằng cuộc gọi ñã ñược trả lời.
Nếu người gọi bạn là một người sử dụng Communicator 2007 R2 , cửa sổ cuộc gọi
của người ñó sẽ chỉ ra rằng cuộc gọi có thể ñược trả lời bởi bạn hoặc bởi một trong
những thành viên nhóm của bạn. Khi cuộc gọi ñược trả lời, cửa sổ ñó sẽ hiển thị tên
của người ñã trả lời cuộc gọi.
• ðể thiết lập cuộc gọi nhóm
1. Trong cửa sổ Office Communicator, nhấn chuột vào nút Call Forwarding

ở góc phải phía trên của cửa sổ.

2. Chọn Call-Forwarding Settings.
3. Trong danh sách thả xuống Do the following when I get calls chọn Ring me
and my team-call group.
4. Chọn Add rồi chọn Contact.
5. Chọn contact sẵn có trong danh sách hoặc tìm contact bạn cần rồi nhấn OK.
6. Thời gian trễ mặc ñịnh giữa các thành viên trong nhóm là 0 giây. ðể thiết lập
thời gian trễ cho các contacts nhấn vào nút Ring Delay.Trong cửa sổ Ring
Delay chọn vào hộp kiểm Turn on ring delay rồi nhập vào thời gian trễ với
ñơn vị là giây.

Ghi chú
Thời gian trễ này sẽ áp dụng cho tất cả các thành viên trong nhóm
của bạn

Trang 53
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

3.10. Ủy thác cuộc gọi tới một hay nhiều trợ lý

Trong Communicator 2007 R2, tùy chọn chuyển tiếp cuộc gọi cho phép một người
quản lý hoặc người ñiều hành có thể chọn một hay nhiều phụ tá (người ñược ủy thác)
nhận những cuộc ñiện thoại của họ. Những người ñược ủy thác này có thể trả lời các
cuộc gọi, thực hiện và chuyển tiếp cuộc gọi trên danh nghĩa người quản lý.

Lưu ý
Người ñược ủy thác phải sử dụng Communicator Attendant thay vì sử dụng
Office Communicator ñể có thể truy nhập ñược tất cả các tính năng của
cuộc gọi ủy thác. Người quản lý sử dụng Office Communicator ñể chỉ ñịnh
các phụ tá trong hộp thoại Call-Forwarding Settings .

Người quản lý có thể cấu hình các thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi sau:
• Chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi ñến cả ñiện thoại của người quản lý và phụ tá.
• Chuyển tất cả các cuộc gọi ñến ñiện thoại của phụ tá.
Các phụ tác sẽ tự ñộng ñược gán mức truy nhập Team và không thể thay ñổi ñược
mức truy nhập này. Hình dưới là một ví dụ mô tả một thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi
và lựa chọn người ủy thác.

Trang 54
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

• ðể thiết lập việc ủy thác, bạn thực hiện như sau:

1. Trong cửa sổ Office Communicator, nhấn vào nút Call Forwarding .

2. Chọn Call-Forwarding Settings.
3. Trong danh sách thả xuống Do the following when I get calls chọn một trong 2
tùy chọn sau:
4. Ring me and my delegates (Chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi ñến cả ñiện thoại
của bạn và phụ tá)
5. Ring my delegates only (Chuyển tất cả các cuộc gọi ñến ñiện thoại của phụ tá
của bạn)
Trang 55
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Office commnicator 2007 R2

6. Chọn Add rồi chọn Contact.

7. Chọn phụ tá là contact sẵn có trong danh sách hoặc tìm contact bạn cần rồi
nhấn OK

Trang 56