Ioffice - HDSD - Lanhdao

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
***************
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hệ thống quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice 4.0
Giành cho vai trò: Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng/ban
Hà Nội, 2018
Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice 4.0”
MỤC LỤC
1 Tổng quan...........................................................................................................................4
1.1 Giới thiệu......................................................................................................................4
1.1.1 Đăng nhập hệ thống..............................................................................................4
1.1.2 Thay đổi thông tin.................................................................................................4
2 Nghiệp vụ............................................................................................................................6
2.1 Phân hệ Quản lý văn bản..............................................................................................6
2.1.1 Thêm văn bản đi....................................................................................................6
2.1.2 Văn bản đi.............................................................................................................6
2.1.3 Văn bản đến..........................................................................................................8
2.1.4 Văn bản xem để biết...........................................................................................10
2.1.5 Văn bản theo dõi.................................................................................................11
2.1.6 Văn bản ủy quyền...............................................................................................12
2.1.7 Tra cứu văn bản..................................................................................................12
2.2 Phân hệ văn bản chỉ đạo.............................................................................................13
2.2.1 Nếu đơn vị là đơn vị chỉ đạo...............................................................................13
2.2.2 Nếu đơn vị là đơn vị được chỉ đạo......................................................................20
2.3 Phân hệ Quản lý công việc.........................................................................................20
2.3.1 Giao việc.............................................................................................................20
2.3.2 Quản lý công việc đơn vị (giành cho người dùng là lãnh đạo phòng/ban, không
phải lãnh đạo đơn vị)........................................................................................................23
2.3.3 Quản lý công việc cá nhân..................................................................................26
2.3.4 Quản lý công việc lưu tạm..................................................................................29
2.3.5 Quản lý công việc đã giao...................................................................................30
2.3.6 Báo cáo công việc cá nhân..................................................................................35
2.3.7 Báo cáo công việc đơn vị....................................................................................36
2.4 Phân hệ Hồ sơ công việc............................................................................................37
2.4.1 Hồ sơ cá nhân......................................................................................................37
2.4.2 Hồ sơ được chia sẻ..............................................................................................51
2.4.3 Hồ sơ được chuyển giao.....................................................................................54
2.5 Phân hệ Lịch đơn vị....................................................................................................56
2.5.1 Lịch đơn vị..........................................................................................................56
2.5.2 Đăng ký lịch họp.................................................................................................58
2.5.3 Quản lý phòng họp – thiết bị...............................................................................60
2
2.6 Phân hệ Thông tin điều hành......................................................................................63

2.6.1 Tạo nhóm nhận thông tin điều hành...................................................................64
2.6.2 Gửi thông tin điều hành......................................................................................65
2.6.3 Thông tin điều hành đã nhận...............................................................................69
3
1 Tổng quan
1.1 Giới thiệu

Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hoạt động văn phòng có vai
trò đặc biệt quan trọng. Hiện đại hóa các hoạt động văn phòng không chỉ góp
phần nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm chi phí, thời gian mà
còn tạo ra môi trường làm việc văn minh, hiện đại. Phần mềm quản lý văn bản và điều
hành (VNPT-iOffice 4.0) giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp thực hiện hóa các
mục tiêu xây dựng một Văn phòng điện tử không giấy tờ.
Yêu cầu về máy tính: Máy tính có CPU Intel P4 2,4GHz, RAM 1GB trở lên
hoặc máy tính bảng, điện thoại thông minh có kết nối Internet.
Yêu cầu đối với người dùng: Tin học căn bản, sử dụng được Windows, biết sử
dụng Internet, truy cập Website. Đối với văn thư phải có chuyên môn về lĩnh vực văn
thư lưu trữ.
1.1.1 Đăng nhập hệ thống

Link truy cập: https://caobang-iOffice 4.0.vnptsoftware.vn/qlvbdh/
Để truy cập vào hệ thống, người dùng sử dụng tài khoản được cấp để truy cập.
1.1.2 Thay đổi thông tin

Người dùng sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ như
sau:
4
Người dùng vào menu Thông tin cá nhân. Khi đó hệ thống hiển thị màn hình
như sau:
Người dùng có thể thay đổi mật khẩu và các thông tin cá nhân. Sau khi thay đổi
xong thông tin cá nhân, người dùng bấm vào “Cập nhật” để lưu các thông tin vừa thay
đổi
5
2 Nghiệp vụ
2.1 Phân hệ Quản lý văn bản
2.1.1 Thêm văn bản đi

Nếu người dùng có quyền thêm văn bản đi thì tham khảo chức năng thêm văn
bản đi đối với vai trò chuyên viên.
2.1.2 Văn bản đi

Menu văn bản đi là toàn bộ các văn bản được chuyển xử lý trong quy trình hoặc
được xin ý kiến tới người dùng. Đối với mỗi loại xử lý văn bản và mỗi vị trí của người
dùng trong quy trình thì hệ thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau.
Người dùng click menu [Văn bản đi]:
Khi đó hệ thống hiển thị danh sách các văn bản đi chờ người dùng xử lý.
Người dùng chọn 1 văn bản trong danh sách, hệ thống hiển thị thông tin văn bản và
lịch sử xử lý văn bản như sau:
6
Người dùng click [Xử lý] để thực hiện xử lý văn bản, khi đó hệ thống hiển thị
màn hình như sau:
Người dùng có thể xem thông tin văn bản, xem ý kiến xử lý, xem sơ đồ luồng
văn bản.
Đối với mỗi loại xử lý văn bản và mỗi vị trí của người dùng trong quy trình thì
hệ thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau để người dùng xử lý.
7
Người dùng chọn nút chức năng muốn xử lý để xử lý. Sau khi xử lý xong, văn
bản sẽ được chuyển vào menu [Văn bản đã xử lý], nếu người dùng ở bước tiếp theo
chưa thực hiện mở văn bản, người dùng có thể lấy lại văn bản để cập nhật thông tin xử
lý hoặc chuyển văn bản cho đối tượng khác.
2.1.3 Văn bản đến

Menu văn bản đến là toàn bộ các văn bản được chuyển xử lý trong quy trình
hoặc được ban hành tới người dùng. Đối với mỗi loại xử lý văn bản và mỗi vị trí của
người dùng trong quy trình thì hệ thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau.
Người dùng click menu [Văn bản đến]:
Khi đó hệ thống hiển thị danh sách các văn bản chờ người dùng xử lý.
Người dùng chọn 1 văn bản trong danh sách, hệ thống hiển thị thông tin văn
bản và lịch sử xử lý văn bản như sau:
8
Người dùng click [Xử lý] để thực hiện xử lý văn bản, khi đó hệ thống hiển thị
màn hình như sau:
Người dùng có thể xem thông tin văn bản, xem ý kiến xử lý, xem sơ đồ luồng
văn bản.
Đối với mỗi loại xử lý văn bản và mỗi vị trí của người dùng trong quy trình thì
hệ thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau để người dùng xử lý.
 Cho ý kiến: người dùng cho ý kiến đối với văn bản đến nhận được
 Chuyển thông báo văn bản: Chuyển thông báo cho các cá nhân hoặc phòng ban
khác:
9
 Chuyển xử lý văn bản: Chuyển xử lý văn bản cho các cá nhân hoặc phòng ban
khác xử lý:
Nếu chuyển xử lý hoặc chuyển thông báo tới phòng ban thì trưởng phòng/trưởng
ban sẽ là người nhận văn bản cho phòng/ban đó.
 Riêng đối với chức năng [Văn bản trả lời], nút chức năng này chỉ hiển thị đối
với người dùng là chuyên viên, có quyền khởi tạo văn bản đi => chuyển sang
chức năng thêm mới văn bản đi đã mô tả ở phần trước.
 Kết thúc văn bản: trong trường hợp người dùng đã xử xong văn bản được giao,
thì người dùng nhập kết quả xử lý vào box [Ý kiến] và click [Kết thúc xử lý].
Khi đó văn bản sẽ được chuyển vào kho “Văn bản đã xử lý”.
Người dùng chọn nút chức năng muốn xử lý để xử lý. Sau khi xử lý xong, văn
bản sẽ được chuyển vào menu [Văn bản đã xử lý], nếu người dùng ở bước tiếp theo
chưa thực hiện mở văn bản, người dùng có thể lấy lại văn bản để cập nhật thông tin xử
lý hoặc chuyển văn bản cho đối tượng khác.
2.1.4 Văn bản xem để biết

Văn bản xem để biết là toàn bộ các văn bản:
10
 Người nhận được tick trong [Xem để biết] khi ban hành văn bản đi/văn bản
đến.
 Người nhận được tick trong box [Đồng gửi] khi chuyển xử lý văn bản đi/văn
bản đến.
 Văn bản đến được chuyển thông báo tới người nhận.
Người dùng click vào văn bản xem để biết để xem thông tin:
2.1.5 Văn bản theo dõi

Người dùng nhận được văn bản trong kho văn bản theo dõi trong trường hợp:
 Người dùng được gán quyền theo dõi trên quyển sổ văn bản đi/sổ văn bản đến.
Khi đó người dùng sẽ xem được toàn bộ các văn bản trên quyển sổ được gán
quyền theo dõi đó.
11
Đối với các thao tác trên kho “Văn bản theo dõi”, tương tự như kho “Văn bản xem
để biết”.
2.1.6 Văn bản ủy quyền

Nếu người dùng được ủy quyền bởi một người dùng khác, thì toàn bộ văn bản
đến hoặc văn bản đi hoặc toàn bộ văn bản đến và văn bản đi (tùy thuộc vào mức ủy
quyền: ủy quyền văn bản đến, ủy quyền văn bản đi, ủy quyền toàn bộ) sẽ được chuyển
tới người được ủy quyền trong kho [Văn bản ủy quyền].
Khi đó tùy thuộc vào loại văn bản đó là văn bản đến hay văn bản đi thì người
dùng xử lý tương tự trong các kho văn bản đến, văn bản đi đã nêu ở phần trước.
Người được ủy quyền xử lý văn bản nhưng log xử lý lưu lại sẽ là log của người
ủy quyền.
2.1.7 Tra cứu văn bản

Tìm kiếm tất cả văn bản mà người dùng được tham gia trong quá trình xử lý văn
bản như: chuyển xử lý theo quy trình, luân chuyển, xin ý kiến, chuyển xử lý, chuyển
thông báo hoặc văn bản được ban hành tới người dùng.
Chức năng tìm kiếm văn bản bao gồm:
- Tìm kiếm nhanh (thao tác ngay trên giao diện hiện tại)
- Tìm kiếm nâng cao (mở tới màn hình phụ, có đầy đủ tiêu chí hơn)
 Tìm kiếm nhanh: Tìm kiếm văn bản theo những tiêu chí cơ bản như: Trích
yếu, Cơ quan ban hành, Hình thức văn bản, Độ khẩn, Hạn xử lý, Trạng thái
văn bản.
 Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí mở rộng.
12
Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm, người dùng có thể chọn văn bản để xem
thông tin chi tiết văn bản và lịch sử xử lý của văn bản.
2.2 Phân hệ văn bản chỉ đạo
2.2.1 Nếu đơn vị là đơn vị chỉ đạo
2.2.1.1 VBCĐ chờ xử lý

Menu VBCĐ chờ xử lý là toàn bộ các văn bản chỉ đạo được chuyển xử lý trong
quy trình tới người dùng. Đối với mỗi vị trí của người dùng trong quy trình thì hệ
thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau.
Để đi tới menu này, người dùng thực hiện như sau, chọn menu ngang [Văn bản
chỉ đạo] trên thanh menu ngang, chọn tiếp menu [Văn bản chỉ đạo đã giao] -> [VBCĐ
chờ xử lý]:
13
Người dùng click vào một văn bản để xử lý, khi đó hệ thống hiển thị màn hình
thông tin văn bản và thông tin lịch sử xử lý như sau:
Người dùng click vào button [Xử lý], khi đó hệ thống hiển thị màn hình như
sau:
Người dùng có thể chỉnh sửa/xem các thông tin văn bản chỉ đạo và thông tin chỉ
đạo.
14
Để chỉnh sửa/xem thông tin chỉ đạo, người dùng chọn tab [Thông tin chỉ đạo],
khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Sau khi xem/chỉnh sửa các thông tin văn bản và thông tin chỉ đạo, người dùng
nhập ý kiến vào box [Nội dung xử lý].
- Người dùng có thể [Lưu], hệ thống sẽ lưu lại các thông tin chỉnh sửa và
nội dung xử lý, văn bản vẫn được lưu trong kho [VBCĐ chờ xử lý],
người dùng có thể tiếp tục vào xử lý tiếp.
- Người dùng có chuyển xử lý theo quy trình (Trả về chuyên viên/Trình
lãnh đạo cấp khác/Luân chuyển tùy thuộc vào quy trình xử lý văn bản).
Sau khi người dùng chuyển xử lý, văn bản sẽ được chuyển vào kho
[VBCĐ chưa phát hành].
2.2.1.2 VBCĐ chưa phát hành

Người dùng chọn menu [Văn bản chỉ đạo đã giao] -> [Văn bản chỉ đạo chưa
phát hành], khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Tại menu [VBCĐ chưa phát hành], người dùng xem được thông tin văn bản và
luồng xử lý của văn bản chỉ đạo từ lúc khởi tạo đến khi phát hành văn bản.
15
2.2.1.3 VBCĐ đang theo dõi

Menu Văn bản chỉ đạo đang theo dõi là toàn bộ văn bản chỉ đạo đã phát hành,
những đối tượng sau sẽ xem được VBCĐ đang theo dõi:
- Toàn bộ người dùng tham gia vào quá trình xử lý, từ lúc khởi tạo tới lúc phát
hành văn bản
- Người dùng được check quyền đôn đốc văn bản
Để đi tới menu này, người dùng thực hiện như sau, chọn menu ngang [Văn bản chỉ
đạo] trên thanh menu ngang, chọn tiếp menu [Văn bản chỉ đạo đã giao] -> [VBCĐ
đang theo dõi]:
Người dùng click vào một văn bản, khi đó hệ thống hiển thị màn hình thông tin
văn bản và thông tin, trạng thái xử lý của đơn vị được chỉ đạo như sau:
16
Người dùng có thể click vào đơn vị được chỉ đạo để xem được log xử lý chi tiết
như sau:
Nếu tài khoản nào được check vai trò đôn đốc, sẽ có thể thực hiện chức năng
[Đôn đốc] như sau:
2.2.1.3.1 Đôn đốc
Để thực hiện chức năng đôn đốc, người dùng click vào button [Đôn đốc] đối
với đơn vị được chỉ đạo cần đôn đốc, button này chỉ hiển thị cho những đơn vị chưa
phúc đáp
17
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Người dùng nhập nội dung đôn đốc cho đơn vị, click [Đồng ý] để hoàn thành,
khi đôn đốc thành công hệ thống sẽ tự động gửi email, sms tới toàn bộ người dùng
tham gia vào xử lý văn bản chỉ đạo được nhận.
2.2.1.4 VBCĐ đã hoàn thành

Menu Văn bản chỉ đạo đã hoàn thành là toàn bộ văn bản chỉ đạo đã được các đơn
vị phúc đáp và đều được duyệt, những đối tượng sau sẽ xem được VBCĐ đã hoàn
thành:
- Toàn bộ người dùng tham gia vào quá trình xử lý, từ lúc khởi tạo tới lúc phát
hành văn bản
- Người dùng được check quyền đôn đốc văn bản
Để đi tới menu này, người dùng thực hiện như sau, chọn menu ngang [Văn bản chỉ
đạo] trên thanh menu ngang, chọn tiếp menu [Văn bản chỉ đạo đã giao] -> [VBCĐ đã
hoàn thành]:
18
Người dùng click vào văn bản để xem chi tiết:
Người dùng click vào trạng thái [Hoàn thành] của từng đơn vị phúc đáp để xem
chi tiết văn bản phúc đáp:
19
2.2.2 Nếu đơn vị là đơn vị được chỉ đạo
2.2.2.1 VBCĐ chờ xử lý

Menu VBCĐ chờ xử lý là toàn bộ các văn bản chỉ đạo được chuyển xử lý trong
quy trình tới người dùng. Đối với mỗi vị trí của người dùng trong quy trình thì hệ
thống sẽ hiển thị các nút chức năng khác nhau.
Để đi tới menu này, người dùng thực hiện như sau, chọn menu ngang [Văn bản
chỉ đạo] trên thanh menu ngang, chọn tiếp menu [Văn bản chỉ đạo được giao] ->
[VBCĐ chờ xử lý]:
Người dùng click vào văn bản để xử lý, khi đó hệ thống hiển thị màn hình như
sau:
2.3 Phân hệ Quản lý công việc
2.3.1 Giao việc

Chức năng này cho phép người dùng tạo công việc bất kỳ. Hệ thống cho phép
phân công công việc theo phân cấp cơ cấu tổ chức.
Nếu người dùng là lãnh đạo đơn vị sẽ giao việc được cho toàn bộ phòng ban, cá
nhân trong đơn vị.
Nếu người dùng là lãnh đạo phòng sẽ giao việc được cho toàn bộ cá nhân trong
phòng.
20
Để thực hiện giao việc, người dùng chọn menu [Giao việc] trên menu chính, khi
đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Màn hình giao việc gồm có 2 tab:

- Thông tin công việc
- Phân công thực hiện
Người dùng nhập các thông tin của công việc, các thông tin có dấu * là những
trường thông tin bắt buộc nhập.
Hệ thống tự động nhắc việc khi có công việc mới và khi sắp hết hạn công việc.
Ngoài ra, người dùng có thể tự thiết lập thời gian nhắc việc theo giờ, theo ngày trong
tuần, theo ngày trong tháng, theo tháng trong năm.
Sau khi nhập xong thông tin công việc, người dùng click nút [Next] để chuyển sang
tab phân công thực hiện. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị màn hình như sau:
21
Người dùng chọn đơn vị/ cá nhân thực hiện công việc:
- Xử lý chính: Chỉ chọn một đơn vị hoặc một cá nhân xử lý chính bằng cách click
vào icon radio trên danh sách.
- Phối hợp: Chọn một hoặc nhiều đơn vị xử lý phối hợp bằng cách click vào icon
check box trên danh sách.
- Theo dõi: Chọn một hoặc nhiều đơn vị xử lý theo dõi bằng cách click vào icon
check box trên danh sách.
- Để giao việc cho cá nhân, người dùng click icon của đơn vị cần chọn, khi đó
hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Người dùng chọn cá nhân xử lý chính hoặc xử lý phối hợp hoặc xử lý theo dõi
trong đơn vị.
Sau khi phân công xong công việc, cán bộ click để hoàn thành
việc tạo việc.
- Nếu người dùng tạo công việc nhưng chưa phân công cho đơn vị hoặc cá nhân
nào thì công việc sẽ vào menu [Công việc lưu tạm].
- Nếu người dùng tạo công việc và phân công thì công việc sẽ vào menu [Công
việc đã giao]
22
2.3.2 Quản lý công việc đơn vị (giành cho người dùng là lãnh đạo phòng/ban,
không phải lãnh đạo đơn vị)
Công việc đơn vị là công việc được giao ở mức đơn vị.
Để quản lý công việc đơn vị, người dùng chọn menu [Quản lý công việc đơn vị],
Đối với công việc đơn vị, lãnh đạo đơn vị có thể xử lý công việc luôn hoặc
phân công công việc xuống các đơn vị hoặc cá nhân cấp dưới theo cơ cấu tổ chức.
 Báo cáo công việc đơn vị
Để báo cáo công việc đơn vị, lãnh đạo click vào tên của công việc trên danh
sách, khi đó hệ thống hiển thị như sau:
- Thông tin công việc: hiển thị thông tin công việc, file đính kèm của công việc
(cho phép tải file đính kèm của công việc).
- Đơn vị/ cá nhân thực hiện:
23
Hiển thị danh sách các đơn vị/cá nhân cùng thực hiện công việc, tình trạng thực
hiện của các đơn vị/ cá nhân khác.
Lãnh đạo đơn vị cập nhật tình trạng xử lý công việc của đơn vị mình bằng cách
chọn tình trạng công việc , gồm có các tình trạng: chưa thực hiện,
đang thực hiện, đã hoàn thành.
Trao đổi thông tin:
Trao đổi thông tin cho phép các cá nhân/đơn vị thực hiện công việc trao đổi thông
tin, gửi file.
- Báo cáo:
24
Chức năng báo cáo cho phép lãnh đạo báo cáo tình hình thực hiện công việc
theo định kỳ, xem lại các báo cáo đã báo cáo.
Để thực hiện báo cáo, lãnh đạo nhập tiêu đề báo cáo, nhập nội dung báo cáo,
chọn file báo cáo, click để hoàn thành việc báo cáo.
 Phân công công việc
Nếu công việc của đơn vị cần phân công tới các cá nhân trong đơn vị, lãnh đạo đơn vị
click icon trên danh sách như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình giao việc.
25
Chức năng giao việc thực hiện như chức năng: Giao việc.
Công việc sau khi giao sẽ vào menu [Công việc đã giao] để theo dõi công việc.
2.3.3 Quản lý công việc cá nhân

Công việc cá nhân là công việc mà lãnh đạo phòng/ban được giao ở mức cá
nhân, không phải mức phòng.
Để quản lý công việc cá nhân, người dùng vào menu [Quản lý công việc cá
nhân], khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Đối với công việc cá nhân, cá nhân cá nhân có thể xử lý công việc luôn hoặc
gán việc cho cá nhân khác trong cùng đơn vị thực hiện.
 Báo cáo công việc cá nhân
Để báo cáo công việc cá nhân, cá nhân click vào tên của công việc trên danh
sách, khi đó hệ thống hiển thị như sau:
26
- Thông tin công việc: hiển thị thông tin công việc, file đính kèm của công việc
(cho phép tải file đính kèm của công việc).
- Cá nhân/ cá nhân thực hiện:
Hiển thị danh sách các cá nhân/cá nhân cùng thực hiện công việc, tình trạng
thực hiện của các cá nhân/ cá nhân khác.
Cá nhân cá nhân cập nhật tình trạng xử lý công việc của cá nhân mình bằng
cách chọn tình trạng công việc , gồm có các tình trạng: chưa thực
hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành.
Trao đổi thông tin:
Trao đổi thông tin cho phép các cá nhân/cá nhân thực hiện công việc trao đổi thông
tin, gửi file.
- Báo cáo:
27
Chức năng báo cáo cho phép cá nhân báo cáo tình hình thực hiện công việc
theo định kỳ, xem lại các báo cáo đã báo cáo.
Để thực hiện báo cáo, cá nhân nhập tiêu đề báo cáo, nhập nội dung báo cáo,
chọn file báo cáo, click để hoàn thành việc báo cáo.
 Gán cá nhân khác cùng thực hiện công việc
Nếu công việc của cá nhân cần phân công tới các cá nhân trong đơn vị, cá nhân
click icon trên danh sách như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình giao việc.
28
Chức năng giao việc thực hiện như: Giao việc.

Công việc sau khi giao sẽ vào menu [Công việc đã giao] để theo dõi công việc.
2.3.4 Quản lý công việc lưu tạm

Để quản lý công việc lưu tạm, người dùng vào menu [Quản lý công việc lưu
tạm] trên màn hình, khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Đối với công việc lưu tạm, người dùng có thể cập nhật công việc hoặc xóa công
việc.
 Cập nhật công việc lưu tạm
Để cập nhật công việc, người dùng click vào tên công việc trên
màn hình danh sách công việc lưu tạm.
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình giao việc, các thông tin công việc vẫn được
lưu nhưng cho phép người dùng cập nhật, để chuyển công việc từ lưu tạm sang công
việc chính thức người dùng gán cá nhân/đơn vị cùng thực hiện.
Các chức năng thao tác tương tự chức năng: Giao việc
 Xóa công việc lưu tạm
Để xóa công việc lưu tạm, người dùng click icon trên màn hình danh sách công
việc:
29
Khi đó hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc xóa, người dùng click [Xóa] để
hoàn thành việc xóa một công việc lưu tạm.
2.3.5 Quản lý công việc đã giao

Để quản lý công việc đã giao, người dùng chọn menu [Quản lý công việc đã
giao] trên menu chính, khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
 Xem thông tin công việc đã giao

Để xem thông tin công việc đã giao, người giao việc click vào tên của công việc trên
danh sách
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình thông tin công việc như sau:
30
Màn hình thông tin công việc gồm 4 tab:

- Thông tin công việc: thông tin chung của công việc
- Đơn vị/cá nhân thực hiện: cho phép người giao việc xem các cá nhân/đơn vị đã
giao
- Trao đổi thông tin: cho phép người giao việc trao đổi thông tin với các cá
nhân/đơn vị được giao việc
Chức năng trao đổi cho phép gửi text và gửi file
- Báo cáo: cho phép người giao việc xem được báo cáo công việc của các cá
nhân đơn vị được giao việc. Cho phép tải về file báo cáo của người được giao
việc.
31
Người giao việc click vào tên báo cáo để tải xuống báo cáo.
 Theo dõi công việc đã giao

Chức năng theo dõi công việc đã giao cho phép người giao việc theo dõi được công
việc đang trong hạn hoặc sắp tới hạn hoặc đã quá hạn. Đồng thời theo dõi được tình
trạng xử lý công việc.
Đối với một một công việc gồm các trạng thái sau:
- Chưa thực hiện: tức là các cá nhân/đơn vị được giao việc chưa thực hiện công
việc
- Đang thực hiện: tức là có ít nhất một cá nhân/đơn vị đang thực hiện hoặc đã
hoàn thành công việc
- Đã hoàn thành: tức là tất cả các cá nhân/đơn vị được giao việc đã hoàn thành
công việc
 Hủy đơn vị/ cá nhân thực hiện công việc

Đối với một công việc đã giao, người giao việc có thể hủy công việc cho đơn vị/ cá
nhân thực hiện công việc nếu người được giao việc chưa nhận việc.
Để thực hiện chức năng hủy đơn vị/cá nhân thực hiện công việc, người giao việc
vào xem thông tin công việc đã giao:
32
Chọn tab [Đơn vị/cá nhân thực hiện]:
Người giao việc click icon để xóa đơn vị hoặc cá nhân đã giao việc.
Khi đó hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc hủy bỏ công việc. Người giao
việc click [Hủy] để hoàn thành việc hủy công việc.
 Gán thêm đơn vị/cá nhân vào cùng thực hiện công việc
Một công việc đã giao nếu chưa ở trạng thái [Đã hoàn thành] và chưa [Quá hạn], hệ
thống sẽ cho phép gán thêm đơn vị, cá nhân bổ sung vào để thực hiện công việc.
Để gán thêm cá nhân/đơn vị cùng thực hiện công việc, người giao việc thao tác như
sau:
- Xem thông tin công việc;
- Chọn tab [Đơn vị/cá nhân thực hiện]. Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như
sau:
33
Người giao việc click icon để thêm đơn vị/ cá nhân thực hiện công việc,
Người giao việc gán thêm đơn vị/cá nhân thực hiện bổ sung công việc tương tự
như chức năng giao việc.
 Theo dõi tiến trình thực hiện công việc
Chức năng theo dõi tiến trình thực hiện công việc cho phép người giao việc có
cái nhìn xuyên suốt quá trình thực hiện công việc từ các cấp.
Để xem tiến trình thực hiện công việc, người giao việc click vào icon trên
danh sách:
34
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Tiến trình công việc hiển thị dưới dạng những đơn vị/cá nhân xử lý chính. Để
xem các đơn vị/cá nhân xử lý phối hợp tác một bước, người giao việc click vào tên
đơn vị/cá nhân được giao việc , khi đó hệ thống hiển thị như sau:
2.3.6 Báo cáo công việc cá nhân

Chức năng báo cáo công việc cá nhân cho phép lãnh đạo giao việc thống kê tình
hình thực hiện công việc của cá nhân.
Để thực hiện báo cáo công việc cá nhân, lãnh đạo chọn menu [Báo cáo công
việc cá nhân] trên menu chính, hệ thống hiển thị màn hình như sau:
35
Để xem chi tiết tình hình xử lý công việc của cá nhân, lãnh đạo click vào tên cá
nhân, khi đó hệ thống hiển thị màn hình chi tiết như sau:
2.3.7 Báo cáo công việc đơn vị

Chức năng báo cáo công việc đơn vị cho phép lãnh đạo giao việc thống kê tình
hình thực hiện công việc của đơn vị.
Để thực hiện báo cáo công việc đơn vị, lãnh đạo chọn menu [Báo cáo công việc
đơn vị] trên menu chính, hệ thống hiển thị màn hình như sau:
36
Để xem chi tiết tình hình xử lý công việc của một đơn vị, lãnh đạo click vào tên
cá nhân, khi đó hệ thống hiển thị màn hình chi tiết như sau:
2.4 Phân hệ Hồ sơ công việc
2.4.1 Hồ sơ cá nhân
Hồ sơ cá nhân là hồ sơ do chính người dùng tạo ra. Từ danh sách hồ sơ, click
chọn 1 hồ sơ thì sẽ hiển thị các thao tác có thể xử lý với hồ sơ.
37
Các thao tác với hồ sơ cá nhân là:

- Thêm hồ sơ
- Cập nhật
- Chia sẻ
- Chuyển giao
- Xóa
- Xem chi tiết
 Thêm mới hồ sơ
Bấm nút “thêm hồ sơ” thì sẽ mở ra màn hình thêm mới (như hình dưới)
(1) Nhập thông tin hồ sơ mới
(3,4) Chọn hồ sơ cha trong danh sách hồ sơ đã có
(2) Lưu hồ sơ sau khi bắt buộc thực hiện (4)
38
 Cập nhật
Giúp người dùng chỉnh sửa thông tin hồ sơ.
B1: Tại danh sách hồ sơ, chọn hồ sơ muốn sửa chỉ bằng click chuột vào hồ sơ (1) sau
đó bấm nút “cập nhật” (2), sẽ hiện màn hình cập nhật hồ sơ
B2: Cập nhật hồ sơ chỉ cho phép sửa các thông tin sau:
(1) Tên hồ sơ
(2) Mô tả hồ sơ
(3) Chọn lại hồ sơ cha của hồ sơ
39
B3: Sau đó thực hiện lưu lại thông tin thay đổi hoặc hủy (4)
 Chia sẻ hồ sơ
Chức năng này cho phép người dùng chia sẻ hồ sơ của mình cho người khác cùng
quản lý hoặc theo dõi.
B1: Tại danh sách hồ sơ cá nhân, chọn 1 hồ sơ
B2: chọn nút “chia sẻ” để thực hiện chia sẻ hồ sơ -> sẽ hiện ra màn hình gán người
chia sẻ.
B3: Thực hiện gán người chia sẻ:
40
(1) Chọn đơn vị mà người chia sẻ sẽ thuộc, hoặc

(2) Tìm kiếm người nhận chia sẻ (theo màn hình tìm kiếm ở dưới, bước 1-2-3-4)
(3) Chọn người được chia sẻ, có thể chọn chia sẻ cho nhiều người
(4) Lưu thông tin và đóng, hoặc đóng luôn – không lưu.
Sau khi lưu thông tin người nhận chia sẻ, danh sách người được chia sẻ sẽ hiển
thị sang tab thông tin Log chia sẻ.
Tại tab này, cần thao tác thêm quyền của người nhận hồ sơ:
Tại bản ghi người nhận chia sẻ hồ sơ, chọn icon thao tác cập nhật.
41
Bấm icon cập nhật, sẽ hiện màn hình cập nhật quyền cho người nhận chia sẻ:
Thực hiện lưu cập nhật.

 Chuyển giao hồ sơ
Chuyển giao hồ sơ giúp người dùng chuyển cho người khác xử lý, quản lý hồ sơ
công việc.
Từ danh sách hồ sơ, click chọn 1 hồ sơ thì sẽ hiển thị các thao tác có thể xử lý với
hồ sơ.
Click nút “Chuyển giao” (5) để thực hiện chuyển giao hồ sơ
Màn hình chuyển giao hồ sơ công việc xuất hiện, phần (1) tên hồ sơ sẽ không
được phép thay đổi ở đây.
Người chuyển giao phải chọn người nhận chuyển giao bằng cách bấm icon
thêm người (2), hệ thống sẽ cho phép gán danh sách người nhận chuyển giao như thao
tác gán người được chia sẻ. Tuy nhiên người tiếp nhận chuyển giao chỉ được chọn 1
người.
42
Sau khi chọn, thông tin sẽ được hiển thị đầy đủ:
Thực hiện lưu để thực hiện chuyển giao, hệ thống báo chuyển giao thành công
và sẽ không xuất hiện hồ sơ ở Danh sách hồ sơ của người dùng này nữa.
 Xóa hồ sơ
Hồ sơ cá nhân là của riêng người dùng, vì vậy người dùng có thể hủy 1 hồ sơ bằng
cách xóa.
Hoặc việc này là hủy lưu trữ theo quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn bản của Đơn
vị.
Từ danh sách hồ sơ, click chọn 1 hồ sơ thì sẽ hiển thị các thao tác có thể xử lý với
hồ sơ.
Click nút “Xóa” (6) để thực hiện xóa hồ sơ:
Bấm nút “xóa” hệ thống sẽ hiện màn hình yêu cầu xác nhận việc xóa hay không
43
Chọn “OK”, Hồ sơ sẽ bị xóa và không còn ở DS hồ sơ cá nhân nữa.

Hồ sơ dù đã được chia sẻ thì người dùng vẫn có thể xóa được.
 Thêm dữ liệu vào hồ sơ
Click chọn “Xem chi tiết” sẽ dẫn tới màn hình chi tiết hồ sơ và thực hiện thêm dữ
liệu cho hồ sơ gồm: thêm hồ sơ, thêm công việc, thêm văn bản, thêm tài liệu.
Các thao tác trong màn hình hồ sơ chi tiết:

Thêm hồ sơ
Khi người dùng muốn thêm 1 hồ sơ khác cấp nhỏ hơn là hồ sơ con của hồ sơ
đang xem, thì có thể quản lý thư mục hồ sơ cha con bằng cách bấm nút “Thêm hồ sơ”,
sẽ dẫn đến màn hình thêm hồ sơ như mục 3.1
Thêm công việc
Thêm công việc vào hồ sơ công việc để nắm bắt thông tin triển khai công việc
liên quan.
(1) Tìm kiếm công việc: theo cách tìm kiếm hồ sơ

(2) Chọn công việc để gán theo dõi vào hồ sơ
(3) Lưu thông tin cập nhật hoặc hủy (Chọn, Chọn và đóng, Đóng)
44
Thêm văn bản

Người dùng chọn thêm văn bản để lưu trữ trong hồ sơ công việc:
(1) Tìm kiếm văn bản muốn thêm vào hồ sơ (theo thao tác tìm kiếm
văn bản)
(2) Chọn văn bản để gán vào hồ sơ: có thể chọn nhiều văn bản
(3) Lưu thông tin muốn cập nhật vào chi tiết.
Thêm tài liệu
Ngoài văn bản, hồ sơ, công việc thì người dùng có thể lưu trữ tài liệu khác liên
quan đến sổ hồ sơ công việc để thu thập tất cả những thứ liên quan vào 1 bộ hồ sơ để
quản lý.
Click chọn “Thêm tài liệu” để gán tài liệu vào hồ sơ:
(1) Đặt tên tiêu đề tài liệu theo người dùng quản lý
(2) Tải tài liệu từ máy tính, có thể tải lên nhiều tài liệu
(3) Tài liệu đã tải lên có thể xóa đi để tải tài liệu khác
(4) Lưu thông tin cập nhật chi tiết hồ sơ
Tìm kiếm chi tiết
45
Hồ sơ công việc chứa rất nhiều loại thông tin như công việc, hồ sơ, văn bản, tài liệu.
Người dùng có thể tìm kiếm theo từng chi tiết bằng cách thực hiện các thao tác sau:
(1) Bấm chọn tiêu chí tìm kiếm
(2) Chọn tiêu chí muốn tìm kiếm là gì để
(3) Nhập từ khóa theo tiêu chí tìm kiếm
(4) Thực thi tìm kiếm
Hệ thống sẽ hiển thị các bản ghi tìm kiếm được dưới danh sách.
 Xem từng loại thông tin trong chi tiết hồ sơ

Hồ sơ công việc chứa rất nhiều loại thông tin như công việc, hồ sơ, văn bản, tài
liệu. Người dùng có thể xem từng loại thông tin bằng cách chọn bản ghi chứa loại
thông tin đó:
Xem hồ sơ con và thao tác

Tại màn hình chi tiết hồ sơ, chọn Loại thông tin là “Hồ sơ” (1) sẽ hiện ra các thao tác
có thể xử lý với hồ sơ con:
46
Các thao tác có thể xử lý với hồ sơ con, là các thao tác như với xử lý hồ sơ cha:
- Xem chi tiết
- Cập nhật
- Chia sẻ
- Chuyển giao
- Xóa
Thực hiện các thao tác như phần mô tả “xem chi tiết và thao tác” của hồ sơ cha.
Xem văn bản và thao tác
Tại màn hình chi tiết hồ sơ, chọn Loại thông tin là “Văn bản” (1) sẽ hiện ra các thao
tác có thể xử lý với văn bản
Các thao tác xử lý với văn bản trong hồ sơ công việc là:
- Xem chi tiết
- Xóa
 Bấm xem chi tiết, sẽ hiển thị thêm thông tin như sau:
47
 Bấm xóa, hệ thống yêu cầu xác nhận có thực sự xóa hay không: Ok thì sẽ xóa
thành công.
Xem tài liệu và thao tác

Tại màn hình chi tiết hồ sơ, chọn Loại thông tin là “Tài liệu” (1) sẽ hiện ra các thao tác
có thể xử lý với tài liệu:
Các thao tác có thể xử lý tài liệu là:

- Tải về: tải tài liệu xuống xem, sẽ hiện ra cửa sổ cho người dùng chọn
đích lưu tài liệu, như việc chọn đích lưu tài liệu Office
- Cập nhật
- Xóa: thực hiện như xóa văn bản ở trên.
48
 Bấm nút “Cập nhật” sẽ hiển thị màn hình cập nhật thông tin tài liệu/ tài liệu:
(1) Chỉnh sửa tiêu đề tài liệu

(2) Tải thêm tài liệu khác lên (mọi loại file)
(3) Có thể xóa 1 trong các tài liệu
(4) Lưu thay đổi cần cập nhật cho tài liệu của hồ sơ
Xem công việc và thao tác
Tại màn hình chi tiết hồ sơ, chọn Loại thông tin là “Công việc” (1) sẽ hiện ra các thao
tác có thể xử lý với Công việc:
 Bấm nút “Xem chi tiết” sẽ hiển thị thêm thông tin về công việc:
- Tab: Thông tin công việc
49
- Tab thông tin người thực hiện, cho phép người dùng nhìn được trạng thái
của người khác đã xử lý công việc chưa (2), và nhìn + update trạng thái
thực hiện công việc của mình (1) và lưu lại (3)
Người dùng cũng xem được danh sách thay đổi xử lý công việc (4)
- Tab: Trao đổi thông tin: xem thông tin các người xử lý công việc trao đổi
với nhau (1), và được đưa ý kiến trao đổi của mình để gửi cho người
khác (thực hiện theo thao tác (2,3,4):
- Tab “Báo cáo”: xem báo cáo người khác hoặc mình xử lý công việc (1),
và được cập nhật báo cáo công việc của mình để gửi cho người khác
(thực hiện theo thao tác (2,3,4,5):
50
 Bấm “xóa” công việc: Như thực hiện xóa văn bản ở trên.
2.4.2 Hồ sơ được chia sẻ

Hồ sơ được chia sẻ là danh sách hồ sơ công việc mà người khác chia sẻ lại cho
mình để nắm thông tin (với quyền chia sẻ là đọc) và để cập nhật thông tin hồ sơ công
việc (với quyền “Thêm và đọc”)
 Tìm kiếm hồ sơ được chia sẻ
Mở màn hình hồ sơ được chia sẻ, thực hiện tìm kiếm bằng cách
- (2) Chọn tiêu chí tìm kiếm
- (3) Nhập từ khóa tương ứng tiêu chí tìm kiếm
- (4) Thực thi thao tác tìm kiếm hồ sơ
 Xuất Excel danh sách hồ sơ được chia sẻ
51
Xuất danh sách hồ sơ được chia sẻ để phục vụ việc quản lý, lưu trữ, tổng hợp báo cáo
DS hồ sơ được chia sẻ.
Bấm vào “Xuất excel” (1) thì sẽ hiện ra phần đặt tên và lưu về máy tính (2)
 Các thao tác của người dùng đối với Hồ sơ được chia sẻ
Tại DS hồ sơ được chia sẻ, chọn 1 hồ sơ thì sẽ hiển thị các thao tác với hồ sơ đó:
 Bấm xem chi tiết hồ sơ, Hiển thị màn hình chi tiết hồ sơ được chia sẻ, như màn
hình chi tiết hồ sơ cá nhân:
Tại màn hình chi tiết hồ sơ được chia sẻ cũng có nhiều loại thông tin được quản
lý:
- Hồ sơ
- Văn bản
- Tài liệu
- Công việc
Xem hồ sơ con và thao tác
Bấm vào hồ sơ con trong DS Loại thông tin của hồ sơ được chia sẻ, hiển thị các thao
tác với hồ sơ này:
52
Các thao tác “xem chi tiết”, “cập nhật” thực hiện như 2 thao tác này trong hồ sơ
cá nhân của người dùng
Xem văn bản và thao tác
Bấm vào Văn bản trong DS Loại thông tin của hồ sơ được chia sẻ, hiển thị các
thao tác với văn bản này chỉ là được “xem chi tiết” văn bản. (như hình dưới)
Xem Tài liệu và thao tác

Bấm vào Tài liệu trong DS Loại thông tin của hồ sơ được chia sẻ, hiển thị các
thao tác với Tài liệu này:
Các thao tác “tải về”, “cập nhật” thực hiện như 2 thao tác này trong hồ sơ cá
nhân của người dùng.
53
Với hồ sơ được chia sẻ, người được chia sẻ không được phép thực hiện thao tác
xóa thông tin nên sẽ không có chức năng xóa.
Xem công việc và thao tác
Bấm vào Công việc trong DS Loại thông tin của hồ sơ được chia sẻ, hiển thị
các thao tác với Công việc ở đây chỉ là được “xem chi tiết” Công việc. (như hình dưới)
Thực hiện bấm nút “Xem chi tiết công việc” –xử lý như xem chi tiết công việc
của hồ sơ trong hồ sơ cá nhân:
2.4.3 Hồ sơ được chuyển giao

Hồ sơ được chuyển giao là hồ sơ do người khác chuyển giao hẳn cho người
dùng phụ trách quản lý. Có quyền và vai trò như người tạo kể từ thời điểm chuyển
giao.
 Tìm kiếm hồ sơ được chuyển giao
Thao tác tương tự như đối với hồ sơ được chia sẻ.
 Xuất excel danh sách hồ sơ được chuyển giao
Thao tác tương tự như đối với hồ sơ được chia sẻ.
 Các thao tác của người dùng với hồ sơ được chuyển giao
Trong danh sách hồ sơ, có hồ sơ bao gồm nhiều hồ sơ con, dù chọn hồ sơ cấp con
hay chọn hồ sơ cấp cha thì cũng sẽ hiển thị hết các thao tác xử lý với hồ sơ.
Tất cả các thao tác của hồ sơ được hiển thị
54
Xem chi tiết

Thao tác như xử lý với hồ sơ cá nhân.
Cập nhật
Chia sẻ
Chuyển giao
Hủy tiếp nhận
Từ danh sách hồ sơ được bàn giao, chọn 1 hồ sơ sẽ hiển thị tất cả thao tác, chọn thao
tác “Hủy tiếp nhận” ( đánh số 6 ở hình trên).
 Bấm hủy tiếp nhận hồ sơ: từ chối bàn giao từ người bàn giao: hệ thống sẽ yêu
cầu xác nhận thực sự hủy tiếp nhận hay không:
Khi thực hiện hủy – bấm OK thì hồ sơ sẽ không còn ở danh sách hồ sơ được
chuyển giao nữa:
55
Hồ sơ sẽ được quay trở lại về danh sách hồ sơ cá nhân của người bàn giao.
 Xóa
2.5 Phân hệ Lịch đơn vị
2.5.1 Lịch đơn vị

Tất cả người dùng trong đơn vị đều xem được lịch chung của đơn vị.
Người dùng chọn chức năng “Lịch đơn vị” từ menu. Màn hình hiển thị lịch đơn
vị như sau:
Chức năng cho phép người dùng xem được lịch đơn vị theo tuần (mặc định là
tuần hiện tại), theo địa điểm (phòng họp) và thành phần tham gia (cột “chủ trì” hoặc
cột “thành phần”) được chọn. Người dùng có thể in lịch đơn vị trực tiếp trên trình
duyệt.
56
Khi click vào nội dung lịch sẽ xuất hiện nội dung chi tiết của cuộc họp hoặc
công tác
57
2.5.2 Đăng ký lịch họp

Người dùng chọn “Đăng ký lịch họp” từ menu “Quản lý lịch đơn vị” -> “Đăng
ký lịch họp”.
58
- Người dùng nhập các thông tin đăng ký lịch họp theo hướng dẫn.
- Khi chọn phòng họp: nếu phòng họp được chọn có thuộc tính tự động phê duyệt
thì sẽ xuất hiện thông báo ở góc dưới bên phải màn hình.
- Sau khi chọn phòng họp, chọn thời gian họp (khi chọn phòng họp khác thì phải
chọn lại thời gian).
o Chọn ngày
o Chọn khoảng thời gian
o Nếu thời gian đăng ký lịch họp bị trùng sẽ xuất hiện icon thông báo
trùng lịch.
- Chú ý: các trường dữ liệu có ký hiệu * là bắt buộc.
- Khi người dùng chọn “Đặt lịch”, hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính chính xác
của các trường dữ liệu
 Sửa đăng ký lịch họp
Người dùng có quyền chọn sửa đăng ký lịch họp (trạng thái lịch họp: “chờ
phê duyệt”) , sửa đăng ký lịch họp xuất hiện như sau:
59
Nhập thông tin sửa lịch họp tương tự việc nhập thông tin đăng ký lịch họp.
 Xóa đăng ký lịch họp
Người dùng chỉ có quyền xóa đăng ký lịch họp (trạng thái “chờ phê duyệt”) do
họ đăng ký. Sau khi chọn , xác nhận xóa lịch họp xuất hiện:
2.5.3 Quản lý phòng họp – thiết bị

Chức năng giành cho người dùng có quyền quản lý phòng họp – thiết bị, thông
thường sẽ là chánh văn phòng của đơn vị.
2.5.3.1 Quản lý phòng họp

Người dùng có vai trò quản trị thực hiện định nghĩa: thêm,sửa, xóa phòng họp
trong đơn vị.
Thực hiện cấu hình các thông tin của phòng họp.
Chú ý với tính năng cấu hình duyệt phòng họp tự động (khi người dùng đăng ký
phòng họp trống sẽ được tự động duyệt)
60
 Thêm mới phòng họp

Người dùng chọn thêm mới phòng họp từ giao diện danh sách phòng họp. thêm
mới phòng họp xuất hiện:
- Phòng họp phải được kích hoạt sử dụng thì người dùng mới có thể chọn để
đăng ký lịch họp.
- Nếu chọn tự động phê duyệt, khi người dùng đăng ký lịch họp thì lịch họp sẽ tự
động chuyển trạng thái đã được phê duyệt trong trường hợp lịch họp không bị
trùng.
- Chú ý: các trường dữ liệu có ký hiệu * là bắt buộc.
 Sửa phòng họp
Người dùng chọn sửa phòng họp từ giao diện danh sách phòng họp. sửa
phòng họp tương ứng xuất hiện:
61
Nhập thông tin cần sửa tương tự như thêm mới phòng họp.
 Xóa phòng họp
Người dùng chọn xóa phòng họp từ giao diện quản lý phòng họp. Nếu phòng
họp đã được người dùng nào đó đăng ký họp thì không thể xóa.
2.5.3.2 Quản lý thiết bị phòng họp

Người dùng có vai trò quản trị thực hiện định nghĩa: thêm,sửa, xóa thiết bị
phòng họp trong đơn vị
 Thêm mới thiết bị

Người dùng chọn thêm mới thiết bị từ giao diện danh sách thiết bị phòng họp.
thêm mới thiết bị xuất hiện:
62
Người dùng nhập đầy đủ các trường dữ liệu theo yêu cầu và chọn “Lưu. Nếu
không nhập đầy đủ các trường dữ liệu sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu nhập dữ liệu.
 Sửa thiết bị
Người dùng chọn sửa thiết bị từ giao diện danh sách thiết bị phòng họp. sửa
thiết bị xuất hiện:
Người dùng nhập liệu tương tự như trường hợp thêm mới thông tin thiết bị.
 Xóa thiết bị
Người dùng chọn xóa thiết bị từ giao diện quản lý thiết bị phòng họp. Nếu
thiết bị đã được sử dụng làm thiết bị có sẵn trong phòng họp hoặc thiết bị bổ sung
trong cuộc họp thì không thể xóa.
2.6 Phân hệ Thông tin điều hành
Phân hệ này, tất cả người dùng đều có quyền thao tác như nhau.
63
2.6.1 Tạo nhóm nhận thông tin điều hành
Để sử dụng chức năng, người dùng chọn menu [Thông tin điều hành] -> [Tạo
nhóm nhận thông tin điều hành], khi đó hệ thống hiện thị giao diện như sau:
Người dùng click button [Thêm] trên màn hình để thêm mới nhóm nhận thông
tin điều hành, khi đó hệ thống hiện thị giao diện như sau:
Người dùng nhập các thông tin cho nhóm:

- Tên nhóm
- Trạng thái: để nhóm được active, người dùng check vào check box trạng thái
- Ghi chú (nếu có)
- Chọn người dùng vào nhóm
Sau khi nhập/chọn xong thông tin, người dùng click [Lưu] để hoàn thành việc thêm
mới nhóm.
64
Ngoài ra, trên danh sách nhóm nhận thông tin điều hành, người dùng có thể sửa
hoặc xóa thông tin nhóm bằng cách click vào button tương ứng như trên giao diện sau:
2.6.2 Gửi thông tin điều hành
Để gửi thông tin điều hành đến các người dùng khác trong đơn vị, người dùng
sử dụng menu [Gửi thông tin điều hành]. Để sử dụng chức năng này, người dùng chọn
menu [Thông tin điều hành] -> [Gửi thông tin điều hành], khi đó hệ thống hiển thị giao
diện như sau:
Trên giao diện là toàn bộ các thông tin điều hành mà người dùng đã gửi.
Để thêm mới thông tin điều hành, người dùng click button [Thêm mới] trên
màn hình, khi đó hệ thống hiển thị giao diện như sau:
65
Người dùng nhập các thông tin điều hành:

- Tiêu đề điều hành
- Nội dung điều hành
- File đính kèm
Sau khi nhập xong thông tin, người dùng click button [Lưu] để lưu lại các thông
tin đã nhập. Khi đó hệ thống chuyển sang giao diện [Gán người dùng] như sau:
Người dùng check chọn những người nhận thông tin điều hành, sau đó click
button [Gán] như sau:
66
Sau khi chọn người dùng, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình như sau:
Người dùng chọn lại người gửi để gửi thông báo thông tin điều hành hoặc click
[Gửi tất cả] để gửi thông tin điều hành tới những người đã check chọn.
Sau khi gửi, hệ thống sẽ có thông báo như sau:
67
Ngoài ra, trên danh sách các thông tin điều hành đã gửi, người dùng có thể sửa
hoặc xóa thông tin bằng cách click vào button tương ứng như trên giao diện sau:
Ngoài ra người dùng có thể click vào button [Sửa], để xem được trạng thái đã
xem/chưa xem của các đối tượng nhận thông tin điều hành, như sau:
68
2.6.3 Thông tin điều hành đã nhận
Thông tin điều hành đã nhận là toàn bộ các thông tin điều hành được gửi tới
người dùng. Để sử dụng chức năng này, người dùng chọn menu [Thông tin điều hành]
-> [Thông tin điều hành đã nhận], khi đó hệ thống hiển thị giao diện như sau:
Người dùng click vào icon để xem thông tin điều hành, khi đó hệ thống
hiển thị màn hình như sau:
69
Thông tin điều hành gồm 2 tab: tab thông tin và tab danh sách
Trên tab danh sách, người dùng có thể xem được người dùng nào đã xem/chưa
xem thông tin.
70

Ioffice - HDSD - Lanhdao

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ioffice - HDSD - Lanhdao

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

2.6 Phân hệ Thông tin điều hành......................................................................................63

1.1 Giới thiệu

1.1.1 Đăng nhập hệ thống

1.1.2 Thay đổi thông tin

2.1 Phân hệ Quản lý văn bản

2.1.1 Thêm văn bản đi

2.1.2 Văn bản đi

2.1.3 Văn bản đến

2.1.4 Văn bản xem để biết

2.1.5 Văn bản theo dõi

2.1.6 Văn bản ủy quyền

2.1.7 Tra cứu văn bản

2.2 Phân hệ văn bản chỉ đạo

2.2.1 Nếu đơn vị là đơn vị chỉ đạo

2.2.1.1 VBCĐ chờ xử lý

2.2.1.2 VBCĐ chưa phát hành

2.2.1.3 VBCĐ đang theo dõi

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

2.2.1.4 VBCĐ đã hoàn thành

Người dùng click vào văn bản để xem chi tiết:

2.2.2 Nếu đơn vị là đơn vị được chỉ đạo

2.2.2.1 VBCĐ chờ xử lý

2.3 Phân hệ Quản lý công việc

2.3.1 Giao việc

Màn hình giao việc gồm có 2 tab:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình giao việc.

2.3.3 Quản lý công việc cá nhân

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình giao việc.

Chức năng giao việc thực hiện như: Giao việc.

2.3.4 Quản lý công việc lưu tạm

2.3.5 Quản lý công việc đã giao

 Xem thông tin công việc đã giao

Màn hình thông tin công việc gồm 4 tab:

 Theo dõi công việc đã giao

 Hủy đơn vị/ cá nhân thực hiện công việc

Chọn tab [Đơn vị/cá nhân thực hiện]:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

2.3.6 Báo cáo công việc cá nhân

2.3.7 Báo cáo công việc đơn vị

2.4 Phân hệ Hồ sơ công việc

Các thao tác với hồ sơ cá nhân là:

(1) Chọn đơn vị mà người chia sẻ sẽ thuộc, hoặc

Thực hiện lưu cập nhật.

Chọn “OK”, Hồ sơ sẽ bị xóa và không còn ở DS hồ sơ cá nhân nữa.

Các thao tác trong màn hình hồ sơ chi tiết:

(1) Tìm kiếm công việc: theo cách tìm kiếm hồ sơ

Thêm văn bản

 Xem từng loại thông tin trong chi tiết hồ sơ

Xem hồ sơ con và thao tác

Xem tài liệu và thao tác

Các thao tác có thể xử lý tài liệu là:

(1) Chỉnh sửa tiêu đề tài liệu

2.4.2 Hồ sơ được chia sẻ

 Xuất Excel danh sách hồ sơ được chia sẻ

Xem Tài liệu và thao tác

2.4.3 Hồ sơ được chuyển giao

Xem chi tiết

2.5 Phân hệ Lịch đơn vị

2.5.1 Lịch đơn vị

2.5.2 Đăng ký lịch họp

2.5.3 Quản lý phòng họp – thiết bị