Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO

ĐỒ ÁN CƠ SỞ
“TÌM HIỂU VỀ MICROSOFT WORD”

GVHD :
SVTH : Đặng Văn Tân
Lakhonvong Nanthana
LỚP : DCT19A

Quảng Ngãi 08/05/2021

1
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

MỤC LỤC
MỤC LỤC………………………………………………………………………… 2

LỜI NÓI ĐẦU……………………………………………………………………. 3

PHẦN I – KHÁI NIỆM VỀ MICROSOFT WORD…………………………… 4

1. LỊCH SỬ CỦA MICROSOFT WORD………………………………… 4

2. CÁC CHỨC NĂNG CHUNG CỦA MICROSOFT WORD…………….5

3. MỘT SỐ QUY ƯỚC TRONG MICROSOFT WORD………………….5

4. CHỮ TIẾNG VIỆT TRONG MICROSOFT WOR…………………. .. 6

PHẦN II – CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD………………………….6

1. CÁCH KHỞI ĐỘNG MICROSOFT WORD………………………… . 6

1.1 Mở một văn bản mới………………………………………………… 6

1.2 Mở một văn bản có sẵn……………………………………………… 7

2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH MICROSOFT WORD.. 7

3. MÔI TRƯỜNG SOẠN THẢO TIẾNG VIỆT………………………….. 10

3.1 Giới thiệu một số bộ gõ…………………………………………………10

3.2 Cách gõ tiếng việt…………………………………………………….....10
3.3 Quy tắc sử dụng dấu câu……………………………………………….11

4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN………………………………… ……………….11

4.1 Tạo mục thực đơn riêng (Ribbon) …………………… ……………. 11

4.2 Định dạng ký tự………………………………… …………………….13
4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) ……………………………….15

5. CÁC CHỨC NĂNG MAIL MERGE,FIND AND REPLACE,COMMENT….17

5.1 Trộn thư (Mail Merge) ………………………………… ……………17

5.2 Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) …………… …………… 19
5.3 Thêm chú thích………………………………… ……………………..19

PHẦN III – KỸ NĂNG BỔ TRỢ MICROSOFT WORD……………………….20

1. CÁCH GÕ 10 NGÓN TAY…………………… ………………………….20

2. CÁC PHÍM VÀ TỔ HỢP PHÍM TẮT THÔNG DỤNG………………...21

PHẦN IV – LỜI KẾT………………………………………………………………23

2
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay,khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ,cộng nghệ thay
đổi từng ngày,những bài toán,những khó khăn của con người đang dần dần được máy
tính hóa,thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công
việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính.Một trong những phần mềm
máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft
hay còn gọi phần mềm Winword.
Ra đời từ cuối những năm 1980,đến nay phần mềm Winword đã đạt tới sự hoàn hảo
trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần
mềm Microsoft Office nói chung.Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm
này như sau :

 Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng,dễ
sử dụng.

3
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Khả năng đồ họa đã mạnh dần lên,kết hợp với công nghệ OLE (Objects
Linking and Embeding ) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình
ảnh và âm thanh lên tài liệu word như : biểu đồ,bảng tính,.v.v.

 Có thể kết xuất,nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau.Đặc biệt khả
năng chuyển đổi dữ liệu giữa word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft
Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu
quả hơn.

 Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng
nội bộ,cũng như mạng Internet.

Vì vậy,tụi em đã thực hiện đồ án “ TÌM HIỂU VỀ MICROSOFT WORD ” để tìm

hiểu về phần mềm soạn thảo văn bản này.
Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu nhưng chắc rằng không tránh khỏi những thiếu
sót.Tụi em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của quí Thầy cô.
Tụi em xin chân thành cảm ơn.

SV thực hiện : Đặng Văn Tân

Lakhonvong Nanthana
Lớp : DCT19A
Quảng Ngãi,Ngày 08 tháng 05 năm 2021

PHẦN I – KHÁI NIỆM VỀ MICROSOFT WORD

1. LỊCH SỬ CỦA MICROSOFT WORD

Trong nhữ ng nă m qua, đã có rấ t nhiều phiên bả n Microsoft Office khá c nhau. Hầ u

hết nhữ ng phiên bả n nà y đều có mứ c giá khá rẻ và chỉ bao gồ m cá c ứ ng dụ ng cơ
bả n nhấ t (thườ ng là Word, PowerPoint và Excel) cho đến nhữ ng phiên bả n có
mứ c giá cao hơn, bao gồ m thêm mộ t số hoặ c tấ t cả cá c ứ ng dụ ng hiện có (Word,
PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, SharePoint, Exchange, Skype và mộ t số ứ ng
dụ ng khá c).

Cá c gó i phầ n mềm nà y cò n đượ c biết đến vớ i cá i tên như “Home và Student” hay
“Personal” hay “Professional”. Có quá nhiều thứ cầ n đượ c liệt kê ở đâ y, nhưng
điều quan trọ ng mà bạ n cầ n lưu ý là Microsoft Word luô n đượ c bao gồ m trong
bấ t kỳ bộ ứ ng dụ ng nà o kể trên mà bạ n dự định mua.

4
 Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

Dướ i đâ y là nhữ ng phiên bả n Microsoft Office gầ n đâ y có bao gồ m Microsoft

Word:

 Microsoft Word 365 hiện có sẵ n và đượ c cậ p nhậ t thườ ng xuyên trong Office
365.
 Word Online là mộ t phiên bả n miễn phí có giớ i hạ n tính nă ng.
 Word 2019 có sẵ n trong Office 2019.
 Word 2016 có sẵ n trong Office 2016.
 Word 2010 có sẵ n trong Office 2010.
 Word 2007 đã bao gồ m trong Office 2007.
 Word 2003 đã bao gồ m trong Office 2003.
 Word 2002 đã bao gồ m trong Office XP.

2. CÁC CHỨC NĂNG CHUNG CỦA MICROSOFT WORD

 Khái niệm: 

Microsoft Word là 1 phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện những thao tác liên
quan đến việc soạn thảo văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in
ấn văn bản.

a/ Nhập và lưu trữ văn bản:

- Nhập văn bản:

- Lưu trữ văn bản:

b/ Sửa đổi văn bản :

- Sửa đổi ký tự và từ:

- Sửa đổi cấu trúc văn bản

c/ Trình bày văn bản :

- Khả năng định dạng ký tự: phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc, …

- Khả năng định dạng đoạn văn bản: căn lề đoạn văn bản, lùi đầu dòng, …

- Khả năng định dạng trang văn bản: lề trên, dưới, trái phải, hướng giấy, …

d/ Một số chức năng khác : 

- Tìm kiếm và thay thế, cho phép gõ tắt, vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật, …

3. MỘT SỐ QUY ƯỚC TRONG MICROSOFT WORD

a/ Các đơn vị xử lý trong văn bản:

5
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

- Ký tự, từ, câu, dòng, đoạn văn bản, trang văn bản, trang màn hình.

b/ Một số quy ước trong việc gõ văn bản :

- Các dấu ngắt câu.

- Dấu phân cách giữa các từ, đoạn văn bản.

- Các dấu mở, đóng ngoặc.

4. CHỮ TIẾNG VIỆT TRONG MICROSOFT WORD

a/ Xử lý chữ Tiếng Việt trong máy tính: gồm các việc chính:

- Nhập văn bản chữ Việt vào máy tính.

- Lưu trữ, hiển thị và in ấn văn bản chữ Việt.

b/ Gõ chữ Tiếng Việt :

- Cần có chương trình điểu khiển cho phép máy tính nhận đúng chữ Việt

Ví dụ : Vietkey, Unikey, …

- Có 2 kiểu gõ chữ Việt phổ biến: kiểu TELEX và VNI.

c/ Bộ mã chữ Tiếng Việt :

- Hai bộ mã chữ Việt phổ biến.

- Ngoài ra còn bộ mã Unicode là bộ mã chung của mọi ngôn ngữ.

d/ Bộ phông chữ Tiếng Việt :

-  Để hiển thị và in được chữ Việt, cần có các bộ chữ (bộ phông) Việt tương ứng với
từng bộ mã.

e/ Các phần mềm hỗ trợ chữ Tiếng Việt  :

- Là phần mềm tiện ích riêng để máy tính có thể kiểm tra chính tả, sửa lỗi, … văn bản
tiếng Việt.

PHẦN II CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD

1. CÁCH KHỞI ĐỘNG MICROSOFT WORD

1.1Mở một văn bản mới

Bạn có thể sử dụng 1 trong 5 cách sau để khởi động Microsoft Word :

Cách 1. Click chuột vào Start  All Programs  Microsoft Office Microsoft Word

6
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

Cách 2. Click chuột vào Start  Search programs and files gõ Word  Microsoft
Word

Cách 3. Click đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên Desktop

Cách 4. Click đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên Taskbar

Cách 5. Kích chuột phải vào màn hình Desktop  New   Microsoft Word

1.2 Mở một văn bản có sẵn

Bạn có thể sử dụng 1 trong 6 cách sau để mở một văn bản đã tồn tại trên máy :

Cách 1. Mở thư mục chứa file cần mở  Kích đúp vào tên file để mở văn bản Word
đã có sẵn

Cách 2. Click chuột vào Start  Search programs and files gõ tên văn bản Word cần
tìm  Kích đúp vào tên văn bản cần tìm.

Cách 3. Click chuột vào biểu tượng open trên thanh Customize Quick Access
Toolbar  ổ chứ thư mục hiện lên, đi đến thư mục chứa tập văn bản cần mở  Kích
đúp vào tên file để mở văn bản.

Cách 4. Click chuột Tab File  Open  ổ chứ thư mục hiện lên, đi đến thư mục chứa
tập văn bản cần mở  Kích đúp vào tên file để mở văn bản.
Cách 5. Click chuột Tab File  Recent  Kích đúp vào tên file để mở văn bản.

Cách 6. Bấm phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O  ổ chứ thư mục hiện lên, đi đến
thư mục chứa tập văn bản cần mở  Kích đúp vào tên file để mở văn bản.

2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH MICROSOFT WORD

7
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

Vùng soạn thảo văn bản: Nhập văn bản, định dạng, chèn hình ảnh, ...

Thanh Tab: Chứa các lệnh của Word.

Thanh công cụ (Toolbar): Chứa các lệnh thường sử dụng, dưới dạng các công cụ.

Ruler: Gồm thước ngang và thước dọc, dùng để canh lề văn bản và định vị các điểm
dừng (Tab) một cách trực quan.

Status bar: Thanh trạng thái, hiển thị thông tin trạng thái của cửa sổ làm việc như: vị
trí hiện hành của dấu nháy, trang hiện hành trên tổng số trang.

Home :

Các lệnh soạn thảo và định dạng văn bản. Ta có các nhóm sau:

Nhóm Clipboard bao gồm:

 Copy: Sao chép

8
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Cut: cắt

 Paste: dán

 Format painter: copy định dạng

Nhóm Font: bao gồm định dạng các chức năng font chữ, màu chữ, màu nền, size,
đậm,nghiêng, gạch dưới....

Nhóm Paragraph: bullet and numbering, canh lề, Indient, border and shading,...

Nhóm Styles: là nhóm định dạng những mẫu sẵn cho chúng ta dùng, dĩ nhiên chúng
ta có thể tự mình định nghĩa 1 mẫu cho riêng mình theo từng đề mục.

Insert :

Chứa các công cụ chèn bao gồm các nhóm sau:

 Pages: các lệnh về trang trong văn bản như chèn trang bìa, trang trắng, ngắt
trang.

 Nhóm table: Chèn table.

 Nhóm Illustrations: Chèn hình ảnh, biểu tượng, smart art, biểu đồ...

 Nhóm Links: tạo liên kế, bookmark, địa chỉa tham khảo.

 Nhóm Header & footer: chèn phần đầu và chân, số trang.

 Nhóm Text: chèn WordArt, Textbox, Quickparts, Cropcap, các đối tượng
khác...

 Nhóm symbols: chèn các ký tự đặc biệt và công thức toán học.

Page layout :

Định dạng trang in, giao diện, nền trang, đoạn văn bản, sắp xếp...

References :

Bao gồm các chức năng Endnote, Footnote, mục lục tự động...
Mailings :

Các chứng năng Mail merge

Review :

Bắt lỗi chính tả, ghi chú (comments), Theo dõi Track and changes, bảo vệ
password)....

9
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

View :

Chức năng hiển thị print layout, outline, phóng to thu nhỏ (zoom), sắp xếp window,
acro...

3. MÔI TRƯỜNG SOẠN THẢO TIẾNG VIỆT

3.1 Giới thiệu một số bộ gõ

Một trong những vấn đề bạn gặp phải ngay trong lần soạn thảo một văn bản đầu tiên
trong Word là làm thế nào để có thể gõ được tiếng Việt, trong khi bàn phím chỉ toàn
là các chữ cái không dấu.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm giúp bạn gõ được tiếng Việt trong các
ứng dụng khác như: VietKey, Abc, UniKey... các phần mềm này gọi tắt là bộ gõ
Tiếng Việt.

3.2 Cách gõ tiếng việt

• Kiểu gõ Telex
 Các chữ cái, chữ số được gõ như bình thường.

 Các từ có dấu được gõ theo qui tắc sau đây.

Ví dụ:
Để gõ dòng chữ: “Học tin học văn phòng”
Ta gõ như sau:

10
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

“Hocj tin hocj vawn phongf” hoặc “Hojc tin hojc vanw phofng”

3.3 Quy tắc sử dụng dấu câu

Dấu câu và khoảng trắng trong soạn thảo văn bản :

 Không để hai khoảng trắng liền nhau.

 Không để hai ngắt dòng liền nhau (nghĩa là tồn tại một dòng trống).

 Trước dấu mở nháy kép “, mở ngoặc đơn „, ngoặc tròn (, ngoặc vuông [,
ngoặc nhọn {phải có một khoảng trắng ở trước (trừ các trường hợp bắt đầu
một đoạn văn mới). Sau dấu đó không có khoảng trắng.

 Và trước dấu đóng nháy kép ”, nháy đơn ‟, ngoặc tròn ), ngoặc vuông ],
ngoặc nhọn }không được có khoảng trắng; sau dấu đó phải có một khoảng
trắng (trừ trường hợp kết một đoạn văn phải xuống hàng).

 Trước các dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (: ), dấu 3 chấm (...), dấu
chấm than (!), dấu chấm hỏi (? ), dấu chấm phẩy (; ) không có khoảng trắng
và sau các dấu đó phải có khoảng trắng trước một ký tự khác (trừ trường hợp
kết một đoạn văn phải xuống hàng hoặc đoạn văn đó được bao bởi các dấu
ngoặc).

4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

4.1 Tạo mục thực đơn riêng (Ribbon)

Do đặc thù riêng của công việc, có những tính năng dùng lại nhiều lần mà lại nằm
ở những vị trí khác
nhau gây bất lợi trong quá trình định dạng. Word 2010 cho phép người dùng tạo
ra những Tab chứa các
công cụ định dạng cho riêng mình.

Thực hiện: Click chuột phải lên vùng trống của Ribbon  Customize the Ribbon
hoặc File  Options  Customize Ribbon, xuất hiện hộp thoại Word Options:

11
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Customize the Ribbon: Liệt kê theo loại Tab có trên Ribbon.

 New Tab: Thêm Tab mới.

 Rename: Đổi tên Tab

 New Group: Thêm nhóm công cụ mới.

 Thêm công cụ định dạng: Chọn Group cần thêm --> Chọn công cụ ở cửa
sổ bên trái --> Add.

 Xóa công cụ trong Group: Chọn Group hay công cụ cần xóa --> Chọn
Remove.

 Xóa main Tab/Group: Chọn main Tab/Group/Thực hiện Click chuột phải
chọn Remove.

Ví dụ:

Thêm một Main Tab có tên là “My Tab” với Group “Dinh dang” gồm một số
chức năng liên quan đến định dạng.

Thực hiện:

12
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Click chuột phải lên Ribbon  Customize the Ribbon xuất hiện hộp thoại
Word Options.

 Mục Customize the Ribbon chọn Main Tabs. Chọn New Tab để tạo Main
Tab sau đó đổi tên bằng cách chọn Rename.

 Tạo Tool Tab bằng cách chọn New Group sau đó đổi tên bằng cách chọn
Rename.

 Chọn Tool Tab cần thêm công cụ, ở cửa sổ bên trái chọn công cụ cần
thêm và Click Add.

4.2 Định dạng ký tự

Nguyên tắc chung: Có 2 cách là định dạng trước, nhập văn bản sau hoặc nhập văn
bản trước định dạng sau. Đối với cách 2, khối văn bản phải đươc chọn rồi thực
hiện các lệnh định dạng.

Thực hiện: Home  (Group) Font: chọn các chức năng định dạng tương ứng:

 Bold (B): Định dạng in đậm.

 Italic (I): Định dạng in nghiêng.

 Underline (U): Định dạng gạch chân.

 Strikethrough (abc): Tạo đường gạch ngang qua chữ.

 Subscript (X2): Định dạng chỉ số dưới dòng như H2O

 Superscript (X2): Định dạng chỉ số trên dòng như X3

 Text Highlight Color: Tô màu nền cho chữ.

 Clear formating: Xóa mọi định dạng.

 Text Effects: Tạo hiệu ứng cho chữ.

 Grow Font: Tăng độ lớn cho chữ.

13
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Shrink Font: Giảm độ lớn cho chữ.

 Change case: Chuyển đổi kiểu chữ HOA thường.

 Text Highlight Color: Tô màu đánh dấu cho chữ.

 Font Color: Màu chữ.

Các chức năng khác để định dạng ký tự nằm trong hộp thoại Font. Ctrl+D để mở
hộp thoại này hoặc
click chọn góc phải dưới của hình bên dưới.

Thẻ font :

 Font: Chọn font chữ

 Font Style: Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng, …

 Size: Chọn cỡ chữ (đơn vị dùng là point, 1 inch = 72 point) + Font color:
Chọn màu chữ

 Underline Style: Chọn kiểu gạch dưới

Thẻ Advanced :

 Scale: Chọn tỷ lệ co giãn cho văn bản + Spacing: Nén hoặc giãn văn bản

14
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Position: Thay đổi vị trí của văn bản lên trên hoặc xuống dưới so với dòng
chuẩn

Chuyển đổi kiểu chữ HOA/thường (change case) :

Chuyển đổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, chữ hoa đầu câu hoặc chữ
hoa đầu mỗi từ.
Thực hiện: Chọn Home  (Group Font)Change Case

 Sentense case: ký tự đầu câu là chữ hoa.

 Lowercase: tất cả chuyển thành chữ thường.

 UPPERCASE: tất cả chuyển thành chữ in hoa. Capitalize Each Word: Ký

tự

 Đầu của mỗi từ là chữ in hoa.

 TOGGLE cASE: Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại.

Tạo và hiệu chỉnh hiệu ứng cho chữ :

 Chọn phần văn bản cần định dạng.

 Home  (Group Font) Text Effects và chọn hiệu ứng mong muốn.

Hiệu chỉnh hiệu ứng :

 Outline: Màu của đường viền.

 Shadow: Chọn hiệu ứng bóng. Chọn tiếp Shadow Options để hiệu chỉnh

 các thuộc tính của bóng.

 Reflection: Hiệu ứng phản chiếu.

 Glow: Hiệu ứng tạo viền xung quanh ký tự.

4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)

Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter, để hiển thị dấu
Enter, ta Click nút Show/Hide
Để định dạng đoạn văn bản, ta đặt dấu nháy trong đoạn đó, chọn Home -->
(Group Paragraph), chọn các chức năng định dạng tương ứng:

15
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Increase Indent: Đưa đoạn văn qua phải

 Sort: Sắp xếp

 Show/Hide: Ẩn, hiện các mã định dạng ẩ

 Align Text Left: Canh trái

 Center: Canh giữa

 Align Text Right: Canh phải

 Justify: Canh đều hai bên

 Line and Paragraph Spacing: Khoảng cách giữa các dòng

 Shading: Tô nền

 Border and Shadding: Tạo màu nền và đường viền

 Bullets: Tạo danh sách

 Numbering: Tạo danh sách đánh số thứ tự

 Multilevel List: Tạo danh sách nhiều cấp

 Decrease Indent: Đưa đoạn văn qua trái

Canh lề cho đoạn văn :

 Alignment: Canh lề đoạn văn (Left/Right/Center/Justified)

 Indentation: Thụt lề cho đoạn văn:

 Left/Right: Khoảng cách thụt vào so với lề trái/phải của trang.

 Special: Kiểu thụt lề:

 First line: Dòng đầu của đoạn văn thụt vào/ra so với các dòng còn lại.

16
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Hanging: các dòng của đoạn văn (trừ dòng đầu) thụt vào/ra so với
dòng đầu tiên.

Spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng và các đoạn :

 Before/After: Chỉnh khoảng cách từ đoạn hiện hành (đoạn chứa dấu nháy) đến
đoạn
trước nó hoặc sau nó.

 Line spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng.

Thẻ Borders :
 Đóng khung đoạn văn bản.

 Setting: Chọn kiểu khung.

 Style: Xác định hình thức đường viền khung: Style, Color, Width.

 Apply to: Xác định phạm vi đóng khung.

 Text: Đóng khung khối văn bản được chọn.

 Paragraph: Đóng khung cả đoạn văn bản hiện hành.

Thẻ Page Border :

 Đóng khung trang văn bản.

 Các định dạng giống như Borders

 Art: Chọn các kiểu đường viền nghệ thuật.

 Apply to: Phạm vi đóng khung.

 Options: Thay đổi khoảng cách từ khung đến văn bản.

Format Painter :

 Cho phép copy nhanh định dạng.

 Chọn mẫu văn bản cần sao chép định dạng rồi click chọn Format Painter.'

 Quét lên phần văn bản cần được định dạng giống như mẫu.

5. CÁC CHỨC NĂNG MAIL MERGE,FIND AND REPLACE,COMMENT

5.1 Trộn thư (Mail Merge)

17
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

Công việc văn phòng thường có nhu cầu tạo các giấy mời, phiếu báo, thư cảm ơn,
giấy chứng nhận, …Những mẫu thư tín này thường có chung mẫu mã, chỉ khác
nhau thông tin của người nhận. Để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng
và chính xác Word hỗ trợ công cụ gọi là Mail Merge

 Tạo Data source: Là một Table chứa danh sách người nhận thư, trong đó
các cột sẽ chứa các thông tin của người nhận, lưu thành tập tin dulieu.doc

 Tạo mẫu thư tín: Chứa nội dung chung cho tất cả các thư.

 Thực hiện trộn thư: Gồm 6 bước:

 Tại trang thư tín, chọn Tab Mailings  (Group Start Mail Merge)  Start
Mail Merge  Step by Step Mail Merge Wizard. Xuất hiện cửa sổ Mail
Merge.

 Select document type: Chọn loại thư (Chọn Letters), next.

 Select starting document:

 Chọn Use the current document: Chọn tài liệu hiện hành làm mẫu thư trộn

 Start from a Template: Chọn mẫu Template.

18
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Start from existing document: Chọn một tài liệu đã có, chọn xong click
next sang bước kế tiếp.

 Use an existing list: Chọn bảng dữ liệu chứa danh sách người nhận, click nút
browse, mở danh sách, click nút select all, OK, Next.

 Xem trước thông tin được trộn.

 Thực hiện trộn: Có thể dùng thanh công cụ Mail merge, Click nút Merge to
new document,xuất hiện cửa sổ Merge, chọn phạm vi trộn, OK hoàn tất, các
thư trộn xong được lưu vào một tập tin mới.

 Tính năng nâng cao:

 Để khai thác hết những tính năng của trộn thư như thêm điều kiện (If
Then Else…), Next Record, Next Record If… chọn Tab Mail ings 
Group Write & Insert Fields  Rules.

5.2 Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)

Tìm kiếm :

Tìm kiếm là bài toán khá phổ biến trong lĩnh vực Tin học. Việc tìm kiếm bằng tay
với khối lượng văn bản lớn luôn là điều không khả thi, tốn nhiều công sức mà lại
kém hiệu quả. Word cung cấp cho người dùng tính năng tìm kiếm rất mạnh mẽ,
rút ngắn thời gian tìm kiếm và luôn đảm bảo tính chính xác.

Thay thế nội dung :

Chức năng Replace để thay thế nội dung cũ bằng nội dung mới.

 Find what: Nhập nội dung cần tìm.

 Find Next: Tìm tới nội dung kế tiếp.

 Replace with: Nhập nội dung thay thế.

 Replace: Thay thế nội dung đang được đánh dấu hiện hành.

 Replace All: Thay thế toàn bộ nội dung được đánh dấu trong tài liệu.

 Cancel: Hủy bỏ.

5.3 Thêm chú thích

Chú thích được thêm vào tài liệu Word nhằm diễn giải cho một nội dung nào đó.

Review --> (Group Comments) --> New Comment, nhập nội dung chú thích.

19
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

Các chức năng khác của Group Comments:

 Delete: Xóa chú thích.

 Previous: Di chuyển đến chú thích bên trên.

 Next: Di chuyển đến chú thích phía dưới.

PHẦN III – KỸ NĂNG BỔ TRỢ MICROSOFT WORD

1. CÁCH GÕ 10 NGÓN TAY

Với bàn phím Qwerty, bạn có thể định vị các phím rất dễ dàng ngay cả trong bóng tối
vì trên phím F và phím J luôn có một gờ nhỏ.

Tay trái :

 Ngón út: Q, A, Z, 1, Phím Ctrl trái, Shift trái

 Ngón cam (hoặc danh): W, S, X , 2

 Ngón giữa: E, D, C, 3

 Ngón trỏ: R, T, F, G, V, B, 4, 5

 Ngón cái: Space bar (phím cách trống)

Tay phải :

 Ngón trỏ: Y, U, H, J, N, M, 6

 Ngón giữa: I, K, 8

 Ngón cam: O, L, 9

 Ngón út: P, 0, chấm phẩy, Phím Ctrl phải, Shift phải

 Ngón cái: Space bar (phím cách trống)

Tư thế gõ :

 Thả lỏng tay trong trạng thái tự nhiên ở tư thế úp.

 Đặt nhẹ 2 bàn tay lên bàn phím sao cho ngón trỏ tay trái đặt vào phím F, ngón
trỏ tay phải đặt vào phím J.

 Các phím A S D F J K L ; được gọi là các nhóm phím chủ trên bàn phím, nó
tương ứng với 4 ngón tay út, áp út, giữa, trỏ trái và trỏ, giữa, áp út, út phải.
Bạn đặt 8 ngón tay của bạn lên nhóm phím này và bạn có thể dễ dàng nhận

20
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

thấy rằng bạn chỉ việc đưa ngón tay lên xuống để di chuyển đến các nhóm
phím khác trong danh sách rất dễ dàng. Riêng ngón trỏ và ngón út sẽ có
nhiệm vụ đưa sang hai bên để gõ những phím ở gần nó.Nếu phải dùng các tổ
hợp phím có chứa Shift, Ctrl trong quá trình thao tác bạn nên bấm 2 phím
bằng 2 tay khác nhau.

2. CÁC PHÍM VÀ TỔ HỢP PHÍM TẮT THÔNG DỤNG

 Menu & Toolbars

 Alt, F10: Mở menu lệnh

 Ctrl + Tab, Ctrl + Shift + Tab: Thực hiên ngay khi thanh Menu được
kích hoạt để chọn các thanh menu và thanh công cụ.

 Tab, Shift + Tab: Chọn các tính năng kế tiếp trên thanh công cụ.

 Enter: Mở lệnh đang chọn trên Menu hoặc Toolbar.

 Alt + Spacebar: Hiển thị Menu hệ thống.

 Home, End: Chọn lệnh đầu tiên hoặc cuối cùng trong Menu con.

 Tạo, Chỉnh Sửa Và Lưu Văn Bản

 Ctrl + N: Tạo văn bản mới.

 Ctrl + O: Mở một văn bản mới đã được soạn thảo trước đó.

 Ctrl + S: Lưu văn bản soạn thảo.

 Ctrl + C: Sao chép văn bản.

 Ctrl + X: Cắt một nội dung bất kì trong văn bản.

 Ctrl + V: Dán văn bản.

 Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ hoặc đoạn văn bản.

 Ctrl + H: Chức năng thay thế, thay thế một từ/cụm từ bằng một
từ/cụm từ khác.

 Ctrl + P: In ấn văn bản.

 Ctrl + Z: Trở lại trạng thái văn bản trước khi thực hiện lần chỉnh sửa
cuối cùng.

 Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái văn bản trước khi sử dụng lệnh Ctrl+Z.

21
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4: Đóng lại văn bản.

 Chọn Đoạn Văn Bản Hoặc Một Đối Tượng Nào Đó

- Di chuyển, chọn đoạn văn

 Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía sau.

 Shift + ->: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía trước.

 Ctrl + Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng sau.

 Ctrl + Shift + <>: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng trước.

 Shift + (mũi tên hướng lên): Di chuyển con trỏ chuột đến hàng trên

 Shift + (mủi tên hướng xuống): Di chuyển con trỏ chuột xuống hàng
dưới.

 Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.

- Xóa đoạn văn bản hoặc một đối tượng

 Backspace: Xóa một kí tự phía trước

 Ctrl + Backspace : Xóa kí tự phía trước.

 Delete: Xóa kí tự phía sau con trỏ chuột hoặc một đối tượng nào đó

 Ctrl + Delete: Xóa một từ ở ngay phía sau con trỏ chuột.

- Di chuyển đoạn văn bản

 Ctrl + Phím mũi tên bất kì : Di chuyển qua lại giữa các kí tự.

 Ctrl + Home: Di chuyển chuột về đầu đoạn văn bản.

 Ctrl + End: Di chuyển con trỏ chuột về vị trí cuối cùng trong văn bản.

 Ctrl + Shift + Home: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.

 Ctrl + Shift + End: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.

- Định dạng văn bản

 Ctrl + B: In đậm.

 Ctrl + D: Mở hộp thoại thay đổi font chữ.

22
Đồ án cơ sở - Tìm hiểu về Microsoft Word

 Ctrl + I: In nghiêng.

 Ctrl + U: Gạch chân.

- Căn lề đoạn văn bản

 Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm.

 Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản.

 Ctrl + L: Căn trái cho văn bản.

 Ctrl + R: Căn phải cho văn bản.

 Ctrl + M: Lùi đầu dòng đoạn văn bản.

PHẦN IV – LỜI KẾT

Mặc dù đã cố gắng hoàn chỉnh các yêu cầu nhưng bài báo cáo còn rất nhiều thiếu sót
mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của các thầy cô khác giúp đỡ xem xét,đề xuất
thêm các ý kiến cũng như bổ sung các vấn đề phục vụ cho việc tìm hiểu về Microsoft
Word hoàn chỉnh hơn.
Tụi em xin chân thành cảm ơn các quý thầy cô.

23