MOS(M ICROSOFT OFFICE SPECIALIST)

MOS Word 2016

EXAM 77 - 725

Loc Tran
tdongloc1712@gmail.com
Microsoft Office Specialist
G IỚI T HIỆU - I NTRODUCTION
Ngày nay, khi thị trường lao động tại Việt Nam ngày càng hội nhập với thị trường lao động quốc
tế, khi tại Việt Nam ngày càng có sự góp mặt của các công ty, các tập đoàn quốc tế, đặc biệt là từ các
nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Pháp… làm cho thị trường lao động trở nên sôi động và cạnh tranh. Sự
cạnh tranh này còn mạnh mẽ hơn khi Việt Nam gia nhập vào các liên minh kinh tế, nơi mà lao động các
nước có thể luân chuyển qua lại giữa các thị trường lao động. Do đó, ngoài chuẩn bị vững vàng về kiến
thức chuyên môn thì các kỹ năng mềm là điều quan trọng khi tham gia ứng tuyển.
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng trở nên phổ biến và hầu như tồn tại trong tất cả các
ngành nghề để gia tăng hiệu suất và hiệu quả trong công việc, giúp giảm thời gian, công sức, tài lực, bên
cạnh đó còn mở ra nhiều phương thức kinh doanh và mở ra nhiều kênh thông tin để tiếp cận khách
hàng… trang bị kỹ năng tin học là một trong những việc cần thiết để tăng ưu thế cạnh tranh của các ứng
viên trong tuyển dụng cũng như phục vụ công việc cho các nhân viên văn phòng. MOS (Microsoft Office
Specialist) là một trong những chứng chỉ đánh giá về kỹ năng sử dụng tin học văn phòng phổ biến hiện
nay trên thế giới và được các công ty, các tập đoàn đoàn quốc tế cũng như ở Việt Nam công nhận trong
các hồ sơ tuyển dụng.
MOS là chứng chỉ đánh giá về kỹ năng sử dụng tin học văn phòng dựa trên bộ phần mềm
Microsoft Office do tập đoàn Microsoft phát hành và được khảo thí bởi tổ chức Certiport trên phạm vi
toàn cầu.
Khi sở hữu chứng chỉ MOS giúp các ứng viên gia tăng kỹ năng sử dụng bộ công cụ Microsoft
Office.
MOS có giá trị vô thời hạn, không cần phải gia hạn sau một thời gian sử dụng, không giống như
chứng chỉ Anh văn quốc tế. Tuy nhiên chứng chỉ MOS chỉ có giá trị trên phiên bản dự thi. Trung bình
khoảng hai năm thì tập đoàn Microsoft phát hành một bộ phiên bản mới nhưng đều dựa trên các phiên
bản trước đó và chỉ cải tiến giao diện, hiệu năng sử dụng giúp cho người dùng cảm thấy thuận tiện và
dễ dàng trong việc sử dụng. ngoài ra còn tích hợp thêm các công nghệ tiên tiến.
BIÊN SOẠN

Lộc Trần

MOS Word 2016 1 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
TÓM T ẮT - A BSTRACT
Tài liệu chỉ sử dụng hỗ trợ cho học viên luyện thi MOS của Thủ Đức MOS.
Tài liệu trình bày dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bài thi MOS được nêu trong tài liệu chính
thống của Microst qua đó giúp các học viên học tập và luyện thi sát với thực tế bài thi. Ngoài ra, tài liệu
còn trình bày một số kiến thức thường sử dụng, cần thiết trong thực tế nhưng bài thi MOS không yêu
cầu qua đó giúp học viên chủ động hơn trong công việc sau này.
Tài liệu gồm hai phần chính, phần lý thuyết và phần thực hành.
Phần lý thuyết được thiết kế theo hướng xây dựng chuẩn kiến thức cho học viên từ cơ bản đến
nâng cao, giúp học viên hiểu rõ và cách ứng dụng của từng chức năng của ứng dụng Microsoft Word.
Sau khi hoàn thành chương trình MOS Word tại Thủ Đức MOS học viên có thể tự học nâng cao thêm
các phần liên quan hoặc tự do soạn thảo và thiết kế các bài viết theo ý muốn dựa trên các tiêu chuẩn và
quy tắc trong soạn thảo văn bản.
Phần thực hành được thiết kế tương quan với phần lý thuyết giúp học viên thực hành làm quen
và dần thành thục các thao tác từ cơ bản như gõ mười ngón, cách đặt tay sao cho thoải mái khi gõ văn
bản trong thời gian dài mà hạn chế mỏi, hướng dẫn học viên từ cách định dạng kí tự, định dạng một
đoạn, định dạng nhiều đoạn, trình bày trang văn bản, chèn các đối tượng đồ họa (hình ảnh, hình vẽ, biểu
đồ…), chèn các tập tin (files) văn bản đã có vào tập tin đang soạn thảo, hướng dẫn học viên cách tạo
Mailling – in thư mời đồng loạt hoặc gửi thư theo mẫu đồng loạt qua email cho người khác một cách
đơn giản (kết hợp MS Excel và MS Outlook). Mục tiêu xây dựng cho học viên những kỹ năng soạn thảo
văn bản nhanh, chuẩn, tiết kiệm thời gian và giúp học viên thể hiện kỹ năng của mình trước những thách
thức của công việc.
Cảm ơn các bạn học viên, các đồng nghiệp đã ủng hộ và tin tưởng Thủ Đức MOS trong những
giai đoạn vừa qua, Thủ Đức MOS mong muốn sẽ góp phần hỗ trợ và cung cấp các dịch vụ cũng như
những chính sách ưu đãi để giúp các học viên có cơ hội tiếp cận cũng như đạt được các chứng chỉ quốc
tế MOS phục vụ học tập cũng như công việc hiện tại và trong tương lai. Trong quá trình biên soạn không
tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được sự phản hồi và góp ý chân thành từ các bạn học viên, các
đồng nghiệp để tài liệu ngày càng hoàn thiện phục vụ mục tiêu giáo dục kỹ năng trong thời đại hiện nay.
Xin cảm ơn!

BIÊN SOẠN

Lộc Trần

MOS Word 2016 2 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
1. TÌM HIỂU VỀ ỨNG DỤNG MICROSOFT WORD 2016
1.1. CHỨC NĂNG
Microsoft Office Word là một trong những công cụ soạn thảo văn bản phổ biến hiện nay, cung
cấp các tính năng giúp người dùng tạo ra các văn bản đa dạng không chỉ là văn bản chứa kí tự đơn thuần
mà còn có thể đính kèm hình ảnh, hình khối, biểu đồ, sơ đồ, siêu liên kiết đến các thành phần trong tài
liệu, liên kết đến các trang web, đến file dữ liệu hiện có trong máy tính, gửi email trong trình soạn thảo,
có thể thêm video… một công cụ đắc lực cho người dùng để thỏa sức học tập, làm việc và sáng tạo.

1.2. KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG

Microsoft Office Word có khả năng ứng dụng cao, linh hoạt trong hầu hết các bậc học, ngành
nghề, các công việc liên quan đến soạn thảo và trình bày văn bản, biểu mẫu, lập báo cáo mô tả...

1.3. GIAO DIỆN VÀ CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN TRONG MICROSOFT WORD 2016
1.3.1. GIAO DIỆN WORD 2016

2 1

7
5

8
6
Hình 1 Giao diện MS Word 2016

 Thanh tiêu đề  Trang soạn thảo văn bản

 Thanh QuickAccess Tool  Thanh trạng thái
 Thanh công cụ (Ribbon)  Thanh cuộn dọc
 Thanh thước ngang và thước dọc  Thanh chuyển chế độ hiển thị

MOS Word 2016 3 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
1.3.2. TAB HOME
Tab Home có chức năng chính định dạng kí tự, định dạng đoạn và thiết lập các style cho văn

Hình 2 Tab Home

bản.
1.3.3. TAB INSERT
Tab Insert có chức năng đưa các đối tượng hình ảnh, hình khối, bảng, sơ đồ, biểu đồ, kí tự đặc
biệt, video, siêu liên kết… vào tài liệu để tài liệu thêm phong phú, sinh động và trực quan.

Hình 3 Tab Insert

1.3.4. TAB DESIGN
Tab Design có chức năng thiết lập chủ đề cho tài liệu, hiệu chỉnh màu sắc, kiểu chữ, hiệu ứng
cho toàn bộ tài liệu, thiết lập màu nền, đóng khung cho mỗi trang trong tài liệu.

Hình 4 Tab Design

1.3.5. TAB PAGE LAYOUT
Tab Page Layout có chức năng thiết lập bố cục của trang tài liệu ngang/dọc, kích thước của
trang, thiết lập chia cột, ngắt trang, hiệu chỉnh khoảng cách giữa các đoạn.

Hình 5 Tab Page Layout

MOS Word 2016 4 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
1.3.6. TAB REFERENCES
Tab References có chức năng thiết lập mục lục tài liệu, thiết lập ghi chú, trích dẫn danh mục
tham khảo cho tài liệu, thiết lập chú thích các đối tượng.

Hình 6 Tab References

1.3.7. TAB MAILINGS
Tab Mailings có chức năng tạo bìa thư, tạo thiệp, tạo thư mời, tạo biểu mẫu… để in cho một
danh sách hoặc gửi thư điện tử cho một danh sách khác hàng.

Hình 7 Tab Mailings

1.3.8. TAB REVIEW
Tab Review có chức năng kiểm tra và sửa lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp theo bộ từ điển tiếng Anh,
có chức năng bình luận nội dung trong tài liệu, chức năng so sánh, đối chiếu giữa hai bản tài liệu và chức
năng nối hai bản tài liệu có độ tương đồng về một tiêu đề thành một văn bản duy nhất.

Hình 8 Tab Review

1.3.9. TAB VIEW
Tab View có chức năng điều khiển giao diện hiển thị trình soạn thảo với các chế độ tương ứng
các mục đích khác nhau. Ngoài ra, trong Tab View còn có một chức năng quan trọng là Macros – chức
năng tạo và chạy tự động một hoặc một nhóm thao tác nhằm giảm các thao tác lập đi lập lại trong quá
trình soạn thảo văn bản, chức năng này sẽ được trình bày trong phần sau.

Hình 9 Tab View

MOS Word 2016 5 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
1.4. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG WORD – VIEWS
Trong Word có 5 chế độ hiển thị:
 Read Mode: sử dụng với mục đích chỉ đọc văn bản.
 Print Layout: sử dụng với mục đích soạn thảo văn bản,
những gì hiển thị trên trang sẽ giống với khi xuất bản Hình 10 Các chế độ hiển thị nội dung
tài liệu (in ấn ra giấy, hoặc in ra file).
 Web Layout: sử dụng khi muốn quan sát tài liệu khi tài liệu xuất bản ra dạng trang
web.
 Outline: sử dụng khi muốn quan sát tài liệu ở các mức kiểu dàn ý.
 Draft: sử dụng khi muốn chỉnh sửa nhanh văn bản trong tài liệu, trong chế độ này chỉ
hiển thị phần text trong soạn thảo văn bản.

1.5. CÁC THAO TÁC THƯỜNG SỬ DỤNG

1.5.1. TẠO MỚI
Để tạo mới một tài liệu ta có hai cách:
 Cách 1: tạo một tài liệu trống.
Thực hiện vào File – New – Blank Document
 Cách 2: tạo một tài liệu dựa trên tài liệu mẫu (template) đã có.
Thực hiện vào File – New – Chọn chủ đề - Chọn mẫu
Thao tác nhanh: nhấn phím Ctrl + N
Trong Word hỗ trợ rất nhiều template theo các nhóm chủ đề khác nhau để hỗ trợ người dùng tạo
ra một tài liệu nhanh chống.
 Business
 Industry
 Personal
Hình 11 Các chủ đề template Word hỗ trợ
 Education
1.5.2. MỞ TÀI LIỆU ĐÃ CÓ – OPEN DOCUMENT
Để mở một tài liệu đã có sẵn trên máy tính ta thực hiện:
File – Open – Computer – Chọn tài liệu cần mở.
Thao tác nhanh: nhấn phím Ctrl + O
1.5.3. LƯU TÀI LIỆU – SAVE DOCUMENT
 Lưu tài liệu mới, tài liệu đang soạn thảo: thực hiện vào File – Save.
thao tác nhanh: nhấn phím Ctrl + S
 Lưu tài liệu sang vị trí khác/tên khác: thực hiện vào File – Save As.
Thao tác nhanh: nhấn phím F12

MOS Word 2016 6 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
1.5.4. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ – FIND&REPLACE
 Tìm kiếm: Trong chức năng này
giúp tìm kiếm nhanh các nội dung
văn bản, định dạng, kiểu chữ, màu
của văn bản hiện sử dụng trong tài
liệu.
Thao tác nhanh: Nhấn phím Ctrl + F
 Tìm kiếm và thay thế: trong chức
năng này giúp tìm kiếm và thay thế
nhanh các nội dung văn bản, định
dạng… trong một phần hoặc toàn bộ Hình 12 Tính năng tìm kiếm/thay thế
tài liệu.
Thao tác nhanh: nhấn phím Ctrl + H

2. MỘT SỐ KHÁI NIỆM TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN

2.1. KÍ TỰ – CHARACTER
Kí tự là đơn vị nhỏ nhất cấu thành nên văn bản.

2.2. TỪ – WORD
Một hoặc một vài kí tự ghép lại với nhau theo quy ước thành một từ (Word), các từ được phân
định bởi dấu cách (cũng gọi là kí tự trống - Space) hoặc các kí tự đặc biệt.

2.3. DÒNG – LINE

Tập hợp nhiều từ nằm trên cùng một hàng ngang được gọi là dòng (Line).

2.4. CÂU – SENTENCE

Tập hợp nhiều từ được kết thúc bằng một trong các dấu kết thúc: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?),
dấu chấm than (!), được gọi là một câu (Sentence).

2.5. ĐOẠN – PARAGRAPH

Một hoặc nhiều câu có liên quan với nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn
văn bản (Paragraph), các đoạn văn bản được phân cách bởi dấu ngắt đoạn “¶” (Special
Character).

2.6. TRANG – PAGE

Phần văn bản định dạng để in ra trên một mặt giấy được gọi là trang (Page).

2.7. TRANG MÀN HÌNH – VIEWPAGE

Phần văn bản hiển thị trên màn hình máy tính tại một thời điểm.

MOS Word 2016 7 Exam 77 - 725

Microsoft Office Specialist
2.8. MỘT SỐ QUY ƯỚC CHUNG
 Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;),
dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) phải được đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là
một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
 Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách, giữa các đoạn cũng chỉ xuống dòng
bằng một lần nhấn phím Enter.
 Các dấu mở ngoặc (gồm “(” , “[”, “{”, “<”) và các dấu mở nháy (gồm ', ") phải được đặt

sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo. Tương tự, các dấu đóng ngoặc (gồm “)”,

“]”, “}”, “>”) và các dấu đóng nháy (gồm ’, ”) phải được đặt sát vào bên phải kí tự cuối

cùng của từ ngay trước đó.

3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN – FORMAT TEXT

3.1. ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ - FONTS
Thiết lập định dạng cho kí tự có các chức năng thông dụng sau: Chọn kí tự cần định dạng và thực
hiện các chức năng mong muốn.
 Font: thiết lập hình dạng của kí tự Effect: thiết lập hiệu ứng cho kí tự
 Style: thiết lập kiểu dáng cho kí tự  Highlinght: thiết lập màu sắc nền,
 Underline: gạch chân các kí tự làm nổi bật kí tự
 Size: thiết lập kích thước của kí tự  Sub/Super Script: Chỉ số dưới/chỉ
 Change Case: thay đổi kiểu số trên
hoa/thường của kí tự  Strike Through: gạch giữa các kí tự
 Color: thiết lập màu sắc cho kí tự  Clear All Formatting: hủy tất cả các
 thiết lập đã định dạng

Font Size Chage Case

Clear all
Font Style
Formatting

Color
Underline
Effect Highlingt
Strike Through
Sub/Super script

Hình 13 Thiết lập định dạng kí tự

MOS Word 2016 8 Exam 77 - 725

 Ngoài ra còn có các chức năng định dạng nâng cao trong hộp thoại Font.

Hình 14 Định dạng kí tự (Font - 1) Hình 15 Định dạng kí tự (Font - 2)

3.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN – PARAGRAPHS
 Bullet lists: danh sách liệt kê dạng kí hiệu.
 Numbering: danh sách liệt kê có thứ tự (dạng số, dạng kí tự tăng dần…)
 Multilevel list: danh sách liệt kê nhiều cấp.
 Decrease indent: giảm chỉ mục của danh sách liệt kê.
 Increase indent: tăng chỉ mục của danh sách liệt kê.
 Show/Hide Paragraph Mark: hiển thị/ẩn dấu phân cách đoạn.
 Text Alignment: cánh chỉ vị trí của văn bản trong đoạn (Trái, phải, giữa, đề hai bên lề)
 Line and Paragraph Spacing: khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn và
khoảng cách giữa các đoạn với nhau.
 Shading (Color for Text/Paragraphs): thiết lập màu nền cho kí tự/đoạn.
 Borders (Border for Text/Paragraghs): thiết lập đóng khung viền cho kí tự/đoạn.

Numbering Multileve Decrease/Increasee

Bullets Paragraph Mark

Borders

Text Alignment Line Spacing Shading

Hình 16 Thiết lập định dạng đoạn

MOS Word 2016 9 Exam 77 - 725

 Ngoài ra còn có hộp thoại định dạng đoạn nâng cao.
 First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng
đầu tiên trong đoạn.
 Hanging: khoảng các từ lề trái đến các
dòng (trừ dòng đầu tiên) trong đoạn.
 Left indent: thiết lập khoảng cách lề trái
cho đoạn văn bản đang chọn.
 Right indent: thiết lập khoảng cách lề phải
cho đoạn văn bản đang chọn.
 Before spacing: thiết lập khoảng cách phía
trước cho đoạn văn bản đang chọn.
 After spacing: thiết lập khoảng cách phía
sau cho đoạn văn bản đang chọn.
 Line spacing: thiết lập khoảng cách giữa
Hình 17 Định dạng doạn
các dòng trong đoạn văn bản đang chọn.

3.3. ĐỊNH DẠNG TAB – TAB STOP

Định dạng Tab là một trong những tính năng thường hay sử dụng khi muốn tạo ra một biểu mẫu,
Tab sẽ dẫn hướng cho người viết dễ dàng hơn trên giấy. Ngoài ra, Tab còn có chức năng làm điểm dừng
cho kí tự trên một dòng, nói cách khác bạn có thể dừng ở bất kì vị trí nào trên dòng mà bạn muốn (thông
người người dùng hay sử dụng phím space để di chuyển đến vị trí mình muốn trên dòng, đây là cách
làm không đúng trong định dạng văn bản, sau khi in ra giấy thì không ai biết được bạn đã dùng phím
space hay không. Tuy nhiên, sau khi học xong khóa MOS tôi khuyên bạn không nên tiếp tục thói quen
này nhé).
Tab rất đơn giản khi bạn nắm được qui trình thực hiện và hiểu được ý nghĩa từng thao tác thực
hiện.
Để thiết lập Tab cho đoạn bạn thực hiện theo trình tự sau:
Đặt con trỏ văn bản ở vị trí dòng muốn thiết lập Tab (thao tác
này người dùng thường không để ý, nhưng lại rất quan trọng. khi bạn
không đặt đúng vị trí thì việc thiết lập Tab trở nên vô ích)
Cách 1: Xác định loại Tab muốn thiết lập và tiến hành lựa chọn
tại vị trí phía đầu trái của thước ngang (nếu không thấy thước hiển thị,
bạn bật thước bằng cách vào View – Show – Ruler). Sau đó click vào
vị trí muốn đặt Tab trên thanh thước ngang, cách đặt Tab này mang
Hình 18 Thiết lập và quản lý Tab
tính tương đối, để thiết lập Tab chính xác với vị trí đã cho trước bạn qua cách 2.

MOS Word 2016 10 Exam 77 - 725

 Cách 2: vào hộp thoại Tab bằng cách vào Home – Paragraph group – clik nút Luncher –
chọn. Tab, hộp thoại tab mở ra thực hiện như sau:
 Nhập vị trí Tab cần thiết lập trên thước.
 Chọn hướng văn bản cần canh Tab.
 Chọn kiểu Tab (Leader).
 Click Set để chấp nhận các thiết lập.
Lưu ý: Để gỡ bỏ Tab ở vị trí nào trên thước chỉ cần chọn Tab và kéo ra khỏi thước theo
hướng xuống. Những Tab không sử dụng thì không nên giữ lại, sẽ làm rối cho văn bản.

3.4. ĐỊNH DẠNG DANH SÁCH LIỆT KÊ – LISTS

Trong soạn thảo văn bản, khi muốn liệt kê một danh sách thì ta sử dụng tính năng liệt kê (List).
Trong Word cung cấp 2 loại danh sách liệt kê.
 Danh sách liệt kê dạng kí hiệu (Bullets list): sử dụng các kí tự, kí hiệu, hình ảnh… để tạo
ra danh sách liệt kê, với đặc điểm các kí hiệu trên tất cả các thành phần của danh sách
đều giống nhau.
 Danh sách liệt kê dạng thứ tự (Numbering list): sử dụng các kí tự, kí số có thứ tự như,
10 chữ số thập phân, các kí tự a, A, các kí tự La mã… Đặc biệt, trong danh sách liệt kê
dạng thứ tự có mở rộng liệt kê dạng nhiều cấp có thứ tự (Multilevel list).
Để thiết lập danh sách liệt kê, thực hiện như sau:
 Chọn nội dung văn bản cần thiết lập danh sách liệt kê.
 Vào Home – Paragraph group – chọn Bullets/Numbering/Multilevel list.
Để hủy thiết lập danh sách liệt kê, chọn danh sách sau đó chọn mục danh sách liệt kê
đang được thiết lập và đặt lại là None.

Hình 21 Thiết lập Bullets

Hình 20 Thiết lập Numbering
Hình 19 Thiết lập Multilevel List

MOS Word 2016 11 Exam 77 - 725

 3.5. ĐỊNH DẠNG CHIA CỘT - COLUMNS
MS Word hỗ trợ chia một hoặc nhiều đoạn thành hai hay nhiều cột, việc chia cột giúp trình bày
tài liệu sinh động hơn, tiết kiệm được không gian trên trang tài liệu. Một trong những ví dụ dễ quan sát
là trên các mặt báo.
Để chia một hoặc nhiều đoạn thành hai hay nhiều
cột ta thực hiện theo trình tự sau
 Chọn nội dung cần chia cột (chọn từ trái sang
phải và từ trên xuống dưới, chọn đến kí tự cuối cùng,
không chọn dư).
 Thực hiện chia cột với số cột mong muốn bằng
cách vào Page Layout – Page Setup group – Columns
– Chọn kiểu cột muôn chia.
Hoặc có thể click chọn More Columns để thiết
Hình 22 Thiết lập chia cột
lập được nhiều thuộc tính hơn.
 Number of columns: số lượng cột muốn chia.
 Line Between: thêm đường phân cách giữa các cột.
 Spacing: thiết lập khoảng cách giữa các cột.
 Apply to: thiết lập chia cột cho đối tượng nào.

4. CHÈN TRANG VÀO TÀI LIỆU – INSERT PAGES

4.1. CHÈN TRANG BÌA – COVER PAGE
Trang bìa là trang nằm ngoài cùng của tài liệu, thường thể hiện nguồn gốc của tài liệu như tên
của tài liệu, tên tác gi, nhà xuất bả, năm xuất bản, cơ quan chủ quản… khi chèn trang bìa, các trang bìa
đã được thiết kế sẵn, bạn chỉ việc sử dụng và hiệu cho phù hợp với nội dung và bố cục theo bài của bạn.
Để chèn trang bìa thực hiện như sau: Insert – Pages group – Cover Page – chọn mẫu bìa.

4.2. CHÈN TRANG TRỐNG – BLANK PAGE

Để chèn thêm trang vào tài liệu, ta thực hiện như sau : Insert - Pages group – Blank Page.

4.3. CHÈN NGẮT TRANG – PAGE BREAK

Khi có nhu cầu chuyển một đoạn/một phần văn bản trong tài liệu sang trang mới, ta tiến hành
ngắt phần đó sang trang mới.
Để chèn thêm ngắt trang ta thực hiện:
 Đặt con trỏ văn bản ở vị trí đầu của dòng đầu tiên trong đoạn muốn ngắt .
 Insert – Page group – Page Break

MOS Word 2016 12 Exam 77 - 725

5. CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG - TABLE
Ngoài sử dụng Tab để trình bày văn bản thì có thêm đối tượng bảng
giúp trình bày văn bản và còn có thể tính toán đơn giản trên văn bản là số.
Đối tượng bảng được sử dụng rất nhiều trong soạn thảo văn bản, khóa học
sẽ hướng dẫn các cách chèn bảng, thao tác trên bảng, định dạng bảng, tính
toán trên bảng. Để chèn thêm bảng bào tài liệu có hai cách:

5.1. CÁCH 1: SỬ DỤNG HỘP THOẠI CHÈN BẢNG

Đây là cách thường được sử dụng vì tính tiện lợi, đơn giản của nó.
Thực hiện chèn như sau:
 Đặt con trỏ văn bản ở vị trí muốn chèn bảng.
 Insert – Table.
 Dùng chuột chọn số lượng cột và dòng mong muốn hoặc click
Insert Table để nhập thông số cột và dòng – cách này cho phép điều chỉnh
Hình 23 Thiết lập bảng
độ rộng của cột.

5.2. CÁCH 2: SỬ DỤNG CHUỘT ĐỂ VẼ BẢNG

Đây là cách thiết kế bảng linh động hơn đối với các trường hợp cấu trúc bảng phức tạp thì đây là
cách hiệu quả. Thực hiện chèn như sau:
 Đặt con trỏ văn bản ở vị trí muốn chèn bảng.
 Insert – Table – Draw Table.
 Sử dụng chuột để vẽ bảng mong muốn.
Trên đây là 2 cách để chèn bảng vào tài liệu, tuy nhiên mỗi cách có một sức mạnh riêng và phù
hợp với từng trường hợp cụ thể, để gia tăng hiệu quả sử dụng bạn nên kết hợp cả hai, thương thì cách 2
sẽ hỗ trợ cho cách 1.

5.3. CHUYỂN VĂN BẢN THÀNH BẢNG VÀ NGƯỢC LẠI

5.3.1. CHUYỂN VAN BẢN THANH BẢNG – CONVERT TEXT TO TABLE
Khi bạn có một văn bản được viết theo một cấu trúc đặc biệt, bạn có thể chuyển văn bản đó thành
bảng, đây cũng là một tính năng linh hoạt của Word và tính năng này xuất hiện trong bài thi MOS quốc
tế. Để chuyển văn bản thành bảng, thực hiện như sau:
 Chọn vùng văn bản cần chuyển.
 Insert – Table – Convert Text to Table.
 Nhập số cột và dòng chần chuyển và chỉ ra dấu phân cách cột được sử dụng trong văn bản.
5.3.2. CHUYỂN BẢNG THANH VAN BẢN – CONVERT TABLE TO TEXT
Chuyển bảng thành văn bản, thực hiện như sau: Thành Văn Bản
 Chọn bảng cần chuyển.
MOS Word 2016 13 Exam 77 - 725
  Table Tools – Layout – Data group – Convert to Text.

6. CHÈN ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA – INSERT ILLUSTRATIONS

6.1. CHÈN HÌNH ẢNH – INSERT PICTURES
Hình ảnh là đối tượng trực quan nên được sử dụng rất
nhiều trong việc viết tài liệu để mô tả nội dung.Word cung
cấp chen hình ảnh từ máy tính và chèn trực tiếp từ internet, Hình 24 Chèn đối tượng đồ hoạ (Illustrations)
thực hiện như sau:
Insert – Illustrations group – Pictures/Online Pictures – chọn hình cần chèn.
Sau khi chèn hình vào Word, thì xuất hiện tab Format, cho phép hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng
hình, điều chỉnh kích thước, giảm độ phân giải của hình – nén hình (Compress pictures), thiết lập vị trí
của hình so với văn bản (Wrap text), vị trí của hình trong trang (Position),…
Đặc điểm chung của các đói tượng trong Illustration là
đều phải thiết lập vị trí so với văn bản, và vị trí so với trang
trong tài liệu. Hình 25 Thiết lập vị trí đối tượng
 Position: thiết lập vị trí nhanh cho đối tượng
(có wrap text).
 Wrap Text: thiết lập vị trí của đối tượng so với văn bản.
 Align: thiết lập vị trí từng hướng cho đối tượng so với lề/trang văn bản.
 Group: nhóm các đối tượng thành phần thành một đối tượng duy nhất
 Rotate: xoay/lật đối tượng theo các hướng.
 Crop: xén đối tượng theo các cạnh/theo hình dạng mong muốn.
 Size: thiết lập kích thước của đối tượng.

6.2. CHÈN CÁC HÌNH DẠNG – INSERT SHAPES

SHAPES LÀ CÁC HÌNH ĐƯỢC THIẾT KẾ SẴN (HÌNH ĐA GIÁC, ĐOẠN THẲNG, MỦI TÊN,
BANNER,…) hỗ trợ người dùng vẽ hình nhanh. Để chèn Shape thực hiện như sau:
Insert – Illustrations group – Shapes – Chọn hình cần chèn.
Sau khi chèn hình vào Word, thì xuất hiện tab Format, cho phép hiệu chỉnh màu sắc, nền, viền,
hiệu ứng hình, điều chỉnh kích thước…

6.3. CHÈN SMARTART GRAPHIC – INSERT SMARTART GRAPHIC

SmartArt là tập hợp những shapes được thiết kết với cấu trúc theo các chủ đề như List, Process,
Cycle, Matrix, Pyramid, , Picture, … người dùng chỉ cần điền nội dung theo cấu trúc để có được sản
phẩm như mong muốn, qua đó tiết kiệm thời gian. Để chèn SmartArt thực hiện như sau:
Insert – Illustrations group – SmartArt – Chọn hình cần chèn

MOS Word 2016 14 Exam 77 - 725

 Sau khi chèn SmartArt vào tài liệu, xuất hiện tab Format, cho phép hiệu chỉnh cấu trúc của
SmartArt để thêm hoặc giảm đi một số thành phần, điều chỉnh màu sắc, kích thước, màu nền, màu
viền… để cuối cùng có được một sản phẩm hoàn chỉnh.

6.4. CHÈN SCREENSHOT – INSERT SCREENSHOT

Screenshot là một tính năng mới và hữu ích. Khi người dùng cần chèn thêm nội dung là hình
ảnh trích từ một nguồn trên giao diện màn hình thì sreenshot sẽ làm hỗ trợ làm điều đó thay cho giải
pháp chụp màn hình giao diện bằng phím Prt Sc sau đó dán (past) vào ứng dụng Paint, cắt phần hình
ảnh cần sử dụng.

7. CHÈN LIÊN KẾT – INSERT LINKS

Chèn liên kết cho phép văn bản trong tài liệu có thể, liên kết đến các trang web, liên kết đến một
tập tin (file) có trong máy tính, liên kết đến các thành phần khác trong tài liệu, liên kết tạo mới một tài
liệu, liên kết email.

7.1. LIÊN KẾT ĐẾN TRANG WEB HOẶC FILE TRONG TÀI LIỆU
Để liên kết đến trang web cho một
nội dung trong tài liệu thực hiện như sau:
 Chọn nội dung văn bản muốn tạo liên
kết.
 Insert – Links – Hyperlink.
 Chọn mục Existing File or Web Page.
 Chọn tập tin (file) cần liên kết/ gõ địa
chỉ trang web cần link vào mục Address. Hình 26 Link đến trang web
 Chọn Ok.

7.2. LIÊN KẾT ĐẾN MỘT VỊ TRÍ TRONG TÀI LIỆU

Trong một tài liệu, khi có một nội
dung được làm rõ nghĩ bởi một nội dung khác
thì cần tạo liên kết hai nội dung vơi nhau.
Thực hiện tạo liên kết như sau:

 Chọn nội dung văn bản cần tạo liên

kết.
Hình 27 Link đến vị trí trong tài liệu
 Insert – Links – Hyperlink.
 Chọn mục Place in This Document.
 Chọn vị trí cần liên kết đến trong danh sách lựa chọn.
 Chọn Ok.
MOS Word 2016 15 Exam 77 - 725
 7.3. LIÊN KẾT TẠO TÀI LIỆU
Khi click liên kết tạo tài liệu, Word sẽ
tạo một new document theo vị trí đường dẫn
mà người dùng định trước. Người dùng có thể
lựa chọn đặt chỉnh sửa tài liệu ngay lúc tạo
hoặc chỉnh sửa sau.

Hình 28 Link tạo mới tài liệu

7.4. LIÊN KẾ ĐẾN EMAIL
Để tạo liên kết đến một email thực
hiện như sau:

 Chọn nội dung văn bản cần tạo liên

kết.
 Insert – Links – Hyperlink.
 Chọn mục E-mail Address.
 Nhập địa chỉ email vào mục E-mail Hình 29 Link đến email

address.
 Nhập chủ đề email vào mục Subject.
 Chọn Ok.

8. CHÈN VĂN BẢN – INSERT TEXT

8.1. CHÈN TEXT BOX – INSERT TEXT BOX
Text box là khung chứa văn bản, đối tượng này có thể được
thiết lập để đặt linh động tại bất kỳ vị trí trên trang mà không phụ
thuộc vào đơn vị dòng văn bản.

8.2. CHÈN QUICK PARTS – INSERT QUICK PARTS Hình 30 Chèn Textbox

Quick Part là cách chèn nhanh khối văn bản thường xuyên sử dụng, các khối văn bản này thường
là các thông tin liên quan đến tài liệu trong mục properties.

MOS Word 2016 16 Exam 77 - 725

 8.3. CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT – INSERT WORDART
WordArt là chữ nghệ thuật, thường dùng để tạo tiêu đề cho bài
viết hoặc tạo những nội dung cần nhấn mạnh, làm điểm nhấn cho tài
liệu. WordArt có thể đạt tại bất kì vị trí nào trên trang.

8.4. CHÈN DROP CAP – INSERT DROP CAP Hình 31 Chèn chữ nghệ thuật

Drop Cap là một tính năng thường được sử dụng khi muốn tạo điểm nhấn cho phần văn bản đầu
đoạn hoặc đầu bài viết. Dropcap còn sử dụng trong các trình bày tài liệu dạng cột. Drop Cap có 3 lựa
chọn:
 None: Hủy Drop Cap.
 Dropped: Drop kí tự/từ xuống một số dòng nhất định.
 In margin: Drop các dòng canh theo lề trái của trang.
 Drop Cap Options: Thiết lập nâng cao với các tính năng như:
o Font – Thiết lập kiểu chữ cho đối tượng.
o Line to Drop – chỉ định số dòng.
o Distance from text – thiết lập khoảng cách giữa đối tượng drop cap và văn bản.

Hình 33 Chèn Drop Cap - 1 Hình 32 Chèn Drop Cap - 2

8.5. CHÈN VĂN BẢN TỪ FILE – INSERT TEXT FROM FILE

Chèn văn bản từ file - là đưa dữ liệu từ một file text đã có sẵn
trên máy tính vào tài liệu hiện tại thay vì thao tác sao chép và dán từ
tài liệu này sang tài liệu kia. Đây là tính năng được sử dụng nhiều trong
bài thi MOS. Thực hiện chèn văn bản từ file như sau:
Hình 34 Chèn văn bản từ file text
Insert – Text group – Text from File – Chọn file cần chèn.
Các file văn bản thường sử dụng trong bài thi MOS Word có phần mở rộng abc.docx, abc.rft
hoặc abc.odt.
Ngoài file văn bản còn sử dụng file excel có phần mở rộng abc.xlsx.

MOS Word 2016 17 Exam 77 - 725

9. CHÈN KÍ TỰ ĐẶC BIỆT – INSERT SYMBOLS
9.1. CHÈN SYMBOL
Symbols là các kí tự hình, không thể hiện trên bàn phím. Các kí tự hình được phân bố theo font,
các font hình thường sủ sụng để minh hoạc sinh động hơn cho nội dung văn bản. Các font thường dùng
gồm: Symbol, wingdings, windings 2, windings 3, webdings… Để chèn các kí tự hình vào văn bản,
thực hiện như sau:
Insert – Symbol group – Symbol – Chọn Font – Chọn kí tự.
 Font: lựa chọn font (Sympol, Webdings,
Wingdings, Wingdings 2…)
 Character code: mỗi kí tự trong danh sách
có một mã (character code) riêng, thay vì
chọn biểu tượng của kí tự thì có thể nhập
mã của kí tự đó để thao tác nhanh hơn.

Hình 35 Chèn kí tự đặc biệt

Special Characters là tập hợp các kí hiệu có ý nghĩa

đặc biệt, thường dùng trong soạn thảo văn bản.
Trong đó, các ký hiệu thường sử dụng như Copyright -
©; Registered - ®; Trademark - ™; Section - §.

Hình 36 Special Characters

10. CHÈN TIÊU ĐỀ, CHÂN TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG – INSERT HEADER&FOOTER
10.1. CHÈN TIÊU ĐỀ – INSERT HEADER
Tiêu đề là vùng trên cùng của trang, và xuất hiện trên tất cả các
trang với cùng một nội dung. Tiêu đề thường được sử dụng để thể hiện
chủ đề của tài liệu, biểu tượng đặc trăng của cơ quan, tổ chức.
Để chèn thêm tiêu đề vào tài liệu thực hiện như sau: Hình 37 Chèn Header&Footer
Insert – Header&Footer group – Header – Chọn kiểu thể hiện.

MOS Word 2016 18 Exam 77 - 725

 10.2. CHÈN CHÂN TRANG – INSERT FOOTER
Chân trang là vùng dưới cùng của trang, và xuất hiện trên tất cả các trang với cùng một nội dung.
Chân trang thường được sử dụng để chứa cá nội dung như tên tổ chức, công ty, đặc biệt là chứa số trang
của tài liệu và thứ tự trang tăng dần từ nhỏ đến lớn.
Để chèn thêm chân trang vào tài liệu thực hiện như sau:
Insert – Header&Footer group – Footer – Chọn kiểu thể hiện.

10.3. CHÈN SỐ TRANG – INSERT PAGE NUMBER

Trong bất kỳ một tài liệu nào đều phải thiết lập số trang để người đọc
dễ theo dõi. Vị trí của số trang có thể nằm ở phần tiêu đề (Header) hoặc nằm
ở phần chân trang (Footer) tùy thuộc vào nhu cầu và phong cách viết tài liệu
cũng như nội dung của tài liệu sao cho phù hợp. Word hỗ trợ rất nhiều kiểu
thiết lập số trang từ vị trí đặt đến thiết lập kiểu số hiển thị.
Để chèn thêm số trang vào tài liệu thực hiện như sau: Hình 38 Chèn số trang
Insert – Header&Footer group – Page Number – Chọn vị trí – chọn kiểu hiển thị.

11. THIẾT LẬP ĐỊNH DẠNG CHO TÀI LIỆU – DOCUMENT FORMATING
11.1. CHỦ ĐỀ – THEMES
MS Word cung cấp bộ chủ đề cho tài liệu với các thiết lập gồm
màu sắc (Colors), kiểu chữ (Fonts), hiệu ứng (Effects) một cách khoa
học và hợp lý. Bất kỳ tài liệu đều mang một chủ đề, mặc định chủ đề khi
tạo mới tài liệu sẽ mang chủ đề Office.

11.2. THAY ĐỔI THIẾT LẬP CỦA CHỦ ĐỀ

MS Word cho phép người dùng thay đổi các thiết lập trong chủ
đề hoặc sử dụng các chủ đề hiện có để tạo ra một chủ đề riêng của người
dùng qua việc thay đổi Colors, Fonts, Effects và lưu lại chủ đề sau khi
hiệu chỉnh.
Hình 39 Thiết lập chủ đề - 1
 Colors: thiết lập tổ hợp màu sắc cho các thành phần trong
tài liệu.
 Fonts: thiết lập font cho các thành phần trong tài liệu.
 Effects: thiết lập hiệu ứng cho các thành phần trong tài liệu.
Hình 40 Thiết lập chủ đề - 2
11.3. LƯU CHỦ ĐỀ – SAVE THEME
MS Word hỗ trợ người dùng tạo các chủ đề theo yêu cầu dựa trên các chủ đề đã có và lưu trữ để
sử dụng trong các tài liệu khác. Thực hiện lưu chủ đề như sau:
Desgin – Themes – Save Curent Theme

MOS Word 2016 19 Exam 77 - 725

12. THIẾT LẬP NỀN CHO TÀI LIỆU – PAGE BACKGROUND FORMATING
Thiết lập nền cho trang trong tài liệu bao gồm các tính năng:
 Watermark: thêm vào nền của trang là văn bản hoặc hình ảnh đại
diện.
 Page Color (Background color): thiết lập màu nền cho trang, màu Hình 41 Thiết lập nền
nền có thể là màu đơn (Solid), màu ghép (Gradien), hình ảnh (Picture), màu vân
(Texture), mẫu vẽ (Partern).
 Page Borders: đóng khung cho trang.

13. THIẾT LẬP BỐ CỤC CHO TÀI LIỆU – PAGE LAYOUT FORMATING
13.1. THIẾT LẬP LỀ – MARGINS
Cho phép thiết lập khoảng cách của văn bản so với
viền của trang.
Theo thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định chuẩn Hình 42 Thiết lập bố cục
về định lề trong văn bản (đối với khổ giấy A4 – 210x297mm) như sau
 Lề trên (Top): 20 – 25 mm
 Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm
 Lề trái (Left): 30 – 35 mm
 Lề phải (Right): 15 – 20 mm

13.2. THIẾT LẬP HƯỚNG CỦA TRANG – ORIENTATION

Trong tài liệu có 2 lựa chọn hướng của trang:
 Portrait: hướng trang nằm dọc.
 Landscap: hướng trang nằm ngang.

13.3. THIẾT LẬP KÍCH THƯỚC CỦA TRANG – SIZE

Tùy theo nhu cầu soạn thảo mà thiết lập kích thước cho phù hợp, các kích thước thường sử dụng
trong soạn thảo văn bản và in ấn tài liệu là kích thước A4 (210x297 mm).

13.4. THIẾT LẬP CHIA CỘT – COLUMNS

Trên một trang của tài liệu có thể chia thành nhiều cột với kích thước tùy ý trình bày theo dạng
báo chí.
Cách 1: Chia cột theo đoạn văn
 Chọn đoạn cần chia cột (chọn theo từng dòng, không chọn dư).
 Page Layout  Group Page Setup Columns.
 Chọn số cột cần chia (chọn More Column nếu muốn có đường phân cách giữa các cột).

MOS Word 2016 20 Exam 77 - 725

 Cách 2: Chia cột theo section
 Đặt con trỏ văn bản vào phần giới hạn giữa 2 section.
 Thực hiện như Cách 1.
Muốn nội dung văn bản bắt đầu từ đầu cột tiếp theo thực hiện ngắt cột (Column Break).
 Đặt con trỏ trước dòng muốn ngắt cột.
 Page Layout  Group Page Setup  Breaks  Column.

13.5. THIẾT LẬP NGẮT TRANG – BREAKS

 Page Break: chuyển phần văn bản đang trỏ sang trang mới
 Column Break: chuyển phần văn bản ở cuối cột bên trái sang làm phần đầu cột bên phải.
 Section Break: khi muốn chia tài liệu thành nhiều phần (Section) thì cần phải sử dụng.

14. THIẾT LẬP VÀ HIỆU CHỈNH STYLE – MODIFY STYLE

14.1. THIẾT LẬP STYLE – CREATE STYLE
Style trong Word là tập các tính năng định dạng văn bản
(định dạng kí tự và định dạng đoạn) được xây dựng thành một
kiểu mẫu giúp người dùng nhanh chóng thiết lập định dạng cho
văn bản, bên cạnh đó một điểm mạnh của style là giúp hiệu
Hình 43 Thiết lập Style
chỉnh văn bản đòng loạt thông qua style. Sytle còn hỗ trợ
trong tạo mục lục. Để thiết lập Style mới thực hiện như
sau:
Home – Style – Create a Style.
 Name: đặt tên cho style.
 Modify: thiết lập hiệu chỉnh cho style.

14.2. HIỆU CHỈNH STYLE – MODIFY STYLE

Style là tập hợp định dạng kí tự và định dạng đoạn
nên chúng ta thiết lập như ở phần nội dung đã trình bày ở
phần 3. Khi định dạng style nên đặt con trỏ ở vị trí không
có văn bản để tránh tác động lên vùng văn bản đã định
Hình 44 Hiệu chỉnh Style
dạng trước đó.

MOS Word 2016 21 Exam 77 - 725

15. THIẾT LẬP STYLE SET – STYLE SET FORMATING
Style Set là tập hợp các Style được nhóm lại với nhau gồm Title, Heading… do Word xây dựng
sẵn và tác động lên toàn bộ tài liệu thông qua việc người dùng thiết lập style cho nội dung. Để thiết lập
Style Set thực hiện:Design – Document Formatting group – chọn mẫu cần dùng

Hình 45 Thiết lập Style Set

16. CHÈN ENDNOTE, FOOTNOTE – INSET ENDNOTE, FOOTNOTE

Trong quá trình soạn thảo văn bản, xuất hiện những từ, những danh
từ chỉ người, chỉ nơi chốn… mà người viết không thể trình bày ngay tại nội
dung hiện tại, sẽ làm cho nội dung không liền mạch. Vì thế cần sử dụng
tính năng chú thích (Note). Có 2 cách ghi chú:

16.1. INSERT ENDNOTE

Endnote là diễn giải vào sau đoạn cuối cùng của tài liệu.
Để thiết lập Endnote thực hiện như sau:
 Chọn nội dung cần chú thích.
 References – Footnotes group – Insert Endnote.s
 Gõ nội dung cần chú thích.

16.2. INSERT FOOTNOTE

Footnote là diễn giải vào cuối trang chứa nội dung cần chú thích.
Để thiết lập Footnote thực hiện như sau:
 Chọn nội dung cần chú thích.
 References – Footnotes group – Insert Footnote.
 Gõ nội dung cần chú thích.

17. CHUYÊN ĐỀ NÂNG CAO

17.1. TẠO MỤC LỤC – TABLE OF CONTENTS
BƯỚC 1: THIẾT LẬP STYLE CHO CÁC TIÊU ĐỀ TRONG TÀI LIỆU
Sử dụng tính năng Style thiết lập tương ứng cho các tiêu đề trong tài liệu theo cấp như sau:
 Tiêu đề 1: tiêu đề cấp cao nhất trong tài liệu – Heading 1.
 Tiêu đề 2: tiêu đề con cấp 2 trong tài liệu – Heading 2.
 Tiêu đề 3: tiêu đề con cấp 3 trong tài liệu – Heading 3.

MOS Word 2016 22 Exam 77 - 725

 Lưu ý: Trong mục lục của tài liệu, thường chỉ tiết lập 3 cấp để tránh đi vào chi tiết.
BƯỚC 2: TẠO MỤC LỤC
Tiến hành thiết lập mục lục cho tài liệu như sau:
References – Table of Contents – Chọn mẫu có sẵn/tự thiết lập mục lục.
CÁCH TỰ THIẾT LẬP MỤC LỤC:
 Show page numbers: check vào ô nếu muốn hiển thi số trang.
 Right align page numebers: check vào ô nếu muốn hiển thị số trang canh lề phải.
 Tab leader: chọn hiển thị đường dẫn hướng.
 Format: chọn định dạng của mục lục.
 Show levels: chỉ định số cấp sẽ hiển thị trên mục lục (nếu số cấp thiết lập ở Bước 1 nhỏ
hơn 3 sẽ không hiển thị mục này).
Để thay đổi thứ tự hiển thị của các Heading, click Options.
Theo quy tắc, Heading nào muốn là cấp cao nhất thì nhập 1 vào ô TOC level, tương tự nhập cho
các Heading tiếp theo với thứ tự muốn hiển thị.
Cập nhật lại mục lục sau khi chỉnh sửa nội dung sử dụng tính năng Update Table

Hình 47 Thiết lập mục lục - 2

Hình 46 Thiết lập mục lục - 1
17.2. TẠO TRÍCH DẪN/THAM KHẢO THEO CHUẨN QUỐC TẾ – BIBLIOGRAPHY
BƯỚC 1: TẠO DỮ LIỆU NGUỒN
References – Citation&Bibliography group – Manage Sources
TẠO MỚI DỮ LIỆU:
 Type of Source: kiểu trích dẫn.
 Author: tác giả.
 Title: tiêu đề.
 Year: năm xuất bản.
 City: tên thành phố
Hình 48 Tạo dữ liệu trích dẫn
 Publisher: Nhà xuất bản

MOS Word 2016 23 Exam 77 - 725

 BƯỚC 2: CHÈN DỮ LIỆU TRÍCH DẪN
Sau khi tạo các dữ liệu nguồn, thực hiện chèn trích dẫn vào tài liệu.
 Chọn vị trí cần chèn trích dẫn.
 References – Citation&Bibliography group – Bibliography – chọn mẫu.

18. HOÀN THIỆN TÀI LIỆU – FINAL STEP

18.1. THÔNG TIN TÀI LIỆU – INFO
File – Info
Thông tin tài liệu gồm các mục phổ biến sau:
 Size: dung lượng của tài liệu.
 Pages: số trang hiện có trong tài liệu.
 Words: số từ trong tài liệu.
 Title: tiêu đề của tài liệu.
 Status: trạng thái của tài liệu.
 Categories: thể loại của tài liệu.
 Subject: chủ đề của tài liệu.
 Company: tên công ty, tổ chức.
 Created: thời gian tạo tài liệu.
 Last Modified: thời gian sửa lần cuối.
 Author: tác giả của tài liệu.

Hình 49 Thông tin tài liệu

18.2. MỘT SỐ THIẾT LẬP LỰA CHỌN CHO WORD – OPTIONS

18.2.1. AUTOCORRECT OPTIONS
Thiết lập thay thế tự động khi tồn tại một số nội dung mà
người dùng thường xuyên nhập.
File – Option – Proofing – AutoCorrect Options.

Hình 50 Thiết lập thay thế tự động

MOS Word 2016 24 Exam 77 - 725

 18.2.2. HIỂN THỊ KÍ HIỆU ĐỊNH DẠNG – SHOW FORMATTING MARKS
 Tab Characters
 Spaces
 Paragraph marks
 Hidden text
 Optional hyphens
 Object anchors Hình 51 Hiển thị các kí hiệu định dạng
 Show all formatting marks
18.2.3. KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ
 Check spelling as you type: kiểm tra từ khi
nhập.
 Mark grammar errors as you type: kiểm tra
ngữ pháp câu khi nhập.
 Frequently confused words: kiểm tra những
Hình 52 Kiểm tra lỗi chính tả
từ gần nghĩa.
 Check grammar with spelling: kiểm tra ngữ pháp và từ khi nhập.
18.2.4. NHÚNG FONT VÀO TÀI LIỆU – EMBED FONTS
Trong quá trình di chuyển tài liệu từ máy tính này sang máy tính khác, người dùng sử dụng các
font đặc biệt để tạo tài liệu thì khi mang tài liệu sang máy tính khác sẽ không thể đọc được nếu máy tính
đó không có font như máy tính đã tạo tài liệu lúc đầu. Cách đơn giản để khắc phục tình trạng này là
nhúng font ngay từ trên máy tạo ra tài liệu. Tuy nhiên việc nhúng font sẽ làm cho dung lượng tài liệu
tăng lên.
 Embed fonts in the file: nhúng font hiện tại đang sử dụng vào trong tài liệu.
 Embed only the characters used in the document: lựa chọn chỉ nhúng những kí tự của
font đang được sử dụng trực tiếp trong tài liệu.
 Do not embed common system fonts: lựa chọn không nhúng các font hệ thống mặc định
của Windows mà máy tính nào cũng có sẵn.

Hình 53 Nhúng font vào tài liệu

MOS Word 2016 25 Exam 77 - 725

19. IN ẤN, SHIA SẺ VÀ XUẤT BẢN TÀI LIỆU – PRINT, SHARE & EXPORT
19.1. THIẾT LẬP IN ẤN – PRINTS
 Printer: chọn máy in.
 Only print odd page: chỉ in trang lẻ.
 Only print even page: chỉ in trang chẵn.
 Print one sided: in trên một mặt.
 Print on both sides: in trên hai mặt.
 Settings: các thiết lập theo mục Page Setup.
 Page Per Sheet: thiết lập số lượng trang in trên một trang
giấy.

19.2. CHIA SẺ TÀI LIỆU – SHARE

 Invite People: chia sẻ cho bạn bè thông qua lưu trữ trên Hình 54 Thiết lập in ấn

onedrive.
 Email: gửi email có đính kèm tài
liệu.
 Present Online: chia sẻ để bạn bè có
thể xem trực tiếp trên web thông qua
onedrive.
 Post to Blog: chuyển thành blog.
 Save to Cloud: lưu trữ lên đám mây
Hình 55 Thiết lập chia sẻ
(Onedrive của Microsoft).

19.3. XUẤT BẢN TÀI LIỆU – EXPORT

 Create PDF/XPS: chuyển tài liệu word thành file PDF để giữ định dạng của tài liệu
không bị thay đổi ngoài ý muốn.

Hình 56 Thiết lập xuất tài liệu

MOS Word 2016 26 Exam 77 - 725

  Change File Type: thay đổi kiểu file của tài liệu bằng các kiểu file phổ biến sau.

Hình 57 Thiết lập thay đổi kiểu file

TÀI L IỆU T HAM KHẢO – R EFERENCES

20. REFERENCES

[1] J. Lambert, MOS Word 2016 Study Guide, 2020.

MOS Word 2016 27 Exam 77 - 725

21. DANH MỤC PHÍM TẮT TRONG WORD – SHORT KEYS

1. NHÓM PHÍM THAO TÁC VỚI TÀI LIỆU

Phím Chức năng
Ctrl + N Tạo mới một tài liệu
Ctrl + O Mở tài liệu đã có
Ctrl + S Lưu tài liệu (cập nhật nội dung)
2. NHÓM PHÍM THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN TRONG TÀI LIỆU
Phím Chức năng
Ctrl + C Sao chép văn bản (Copy)
Ctrl + X Cắt nội dung văn bản đã chọn
Ctrl + V Dán nội dung văn bản đã lưu trong clipboard
Delete Xóa nội dung văn bản đã chọn
3. NHÓM PHÍM ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ TRONG TÀI LIỆU
Phím Chức năng
Ctrl + B In đậm kí tự đang chọn
Ctrl + I In nghiêng kí tự đang chọn
Ctrl + U Gạch chân kí tự đang chọn
Ctrl + = Tạo chỉ số dưới cho kí tự. Ví dụ: H2O
Ctrl + Shift + = Tạo chỉ số trên cho kí tự. Ví dụ: 30oC
Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng kí tự nâng cao (format font)
4. NHÓM PHÍM ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN TRONG TÀI LIỆU
Phím Chức năng
Ctrl + L Canh trái cho đoạn
Ctrl + R Canh phải cho đoạn
Ctrl + E Canh giữa cho đoạn
Ctrl + J Canh đều hai biên cho đoạn
Ctrl + M Tăng lề trái cho đoạn lên 0.49’’/lần nhấn (Indentation)
Ctrl + Shift + M Hủy tăng lề trái cho đoạn
Tab Tăng First line cho đoạn lên 0.49’’/lần nhấn
Ctrl + T Tăng Hanging cho đoạn lên 0.49’’/lần nhấn
Ctrl + Shift + T Hủy tăng Hanging cho đoạn
Ctrl + Q Hủy thiết lập lề trái, First line, Hanging về trạng thái mặc định ban đầu.
5. NHÓM PHÍM SAO CHÉP VÀ DÁN ĐỊNH DẠNG (KÍ TỰ VÀ ĐOẠN) – FORMAT PAINTER
Phím Chức năng
Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng của văn bản đang chọn
Ctrl + Shift + V Dán định đạng cho văn bản đang chọn
6. NHÓM PHÍM THAO TÁC VỚI BẢNG
Phím Chức năng
Di chuyển đến ô kế tiếp theo phương ngang, mở rộng số dòng trong bảng
Tab
khi con trỏ ở ô cuối cùng trong bảng.
Shift + Tab Di chuyển trở lại ô trước đó theo phương ngang
Ctrl + Tab Di chuyển đến Tab kế tiếp trong bảng.

MOS Word 2016 28 Exam 77 - 725

7. NHÓM PHÍM CHỨC NĂNG
Phím Chức năng
F1 Mở hộp thoại trợ giúp (Help)
F2 Di chuyển văn bản hoặc hình ảnh sang vị trí mới
F3 Chèn chữ tự động
F4 Lặp lại thao tác gần nhất
F5 Thực hiện lệnh Goto (Ctrl + G)
F6 Kích hoạt thanh Ribon hoặc Status bar
F7 Kiểm tra nhanh chính tả cho văn bản
F8 Mở rộng vùng đang chọn
F9 Cập nhật cho những trường đang chọn
F10 Kích hoạt thanh Ribon (Alt)
F11 Di chuyển đến trường kế tiếp
F12 Thực hiện lệnh lưu tên tài liệu với tên khác (Save As)

MOS Word 2016 29 Exam 77 - 725

 MỤC LỤC
1. Tìm Hiểu Về Ứng Dụng Microsoft Word 2016 ......................................................................3
1.1. Chức Năng ........................................................................................................................ 3
1.2. Khả Năng Ứng Dụng ........................................................................................................ 3
1.3. Giao Diện Và Các Chức Năng Cơ Bản Trong Microsoft Word 2016............................. 3
1.4. Các Chế Độ Hiển Thị Trong Word – Views .................................................................... 6
1.5. Các Thao Tác Thường Sử Dụng ...................................................................................... 6
2. Một Số Khái Niệm Trong Soạn Thảo Văn Bản ......................................................................7
2.1. Kí Tự – Character ............................................................................................................ 7
2.2. Từ – Word ........................................................................................................................ 7
2.3. Dòng – Line ....................................................................................................................... 7
2.4. Câu – Sentence.................................................................................................................. 7
2.5. Đoạn – Paragraph ............................................................................................................ 7
2.6. Trang – Page ..................................................................................................................... 7
2.7. Trang Màn Hình – Viewpage ........................................................................................... 7
2.8. Một Số Quy Ước Chung ................................................................................................... 8
3. Định Dạng Văn Bản – Format Text ........................................................................................ 8
3.1. Định Dạng Kí Tự - Fonts .................................................................................................. 8
3.2. Định Dạng Đoạn – Paragraphs ........................................................................................ 9
3.3. Định Dạng Tab – Tab Stop ............................................................................................ 10
3.4. Định Dạng Danh Sách Liệt Kê – Lists ........................................................................... 11
3.5. Định Dạng Chia Cột - Columns ..................................................................................... 12
4. Chèn Trang Vào Tài Liệu – Insert Pages ............................................................................. 12
4.1. Chèn Trang Bìa – Cover Page ....................................................................................... 12
4.2. Chèn Trang Trống – Blank Page .................................................................................. 12
4.3. Chèn Ngắt Trang – Page Break ..................................................................................... 12
5. Chèn Và Định Dạng Bảng - Table ........................................................................................ 13
5.1. Cách 1: Sử Dụng Hộp Thoại Chèn Bảng ....................................................................... 13
5.2. Cách 2: Sử Dụng Chuột Để Vẽ Bảng ............................................................................. 13
5.3. Chuyển Văn Bản Thành Bảng Và Ngược Lại ............................................................... 13
6. Chèn Đối Tượng Đồ Họa – Insert Illustrations .................................................................... 14
6.1. Chèn Hình Ảnh – Insert Pictures................................................................................... 14
6.2. Chèn Các Hình Dạng – Insert Shapes .......................................................................... 14
6.3. Chèn SmartArt Graphic – Insert SmartArt Graphic ................................................... 14
6.4. Chèn Screenshot – Insert Screenshot............................................................................. 15

MOS Word 2016 Exam 77 - 725

 7. Chèn Liên Kết – Insert Links................................................................................................ 15
7.1. Liên Kết Đến Trang Web Hoặc File Trong Tài Liệu .................................................... 15
7.2. Liên Kết Đến Một Vị Trí Trong Tài Liệu...................................................................... 15
7.3. Liên Kết Tạo Tài Liệu .................................................................................................... 16
7.4. Liên Kế Đến Email ......................................................................................................... 16
8. Chèn Văn Bản – Insert Text.................................................................................................. 16
8.1. Chèn Text Box – Insert Text Box................................................................................... 16
8.2. Chèn Quick Parts – Insert Quick Parts ......................................................................... 16
8.3. Chèn Chữ Nghệ Thuật – Insert WordArt ..................................................................... 17
8.4. Chèn Drop Cap – Insert Drop Cap ................................................................................ 17
8.5. Chèn Văn Bản Từ File – Insert Text From File ............................................................ 17
9. Chèn Kí Tự Đặc Biệt – Insert Symbols ................................................................................. 18
9.1. Chèn Symbol ................................................................................................................... 18
10. Chèn Tiêu Đề, Chân Trang Và Đánh Số Trang – Insert Header&Footer ....................... 18
10.1. Chèn Tiêu Đề – Insert Header .................................................................................... 18
10.2. Chèn Chân Trang – Insert Footer ............................................................................. 19
10.3. Chèn Số Trang – Insert Page Number ....................................................................... 19
11. Thiết Lập Định Dạng Cho Tài Liệu – Document Formating ........................................... 19
11.1. Chủ Đề – Themes ........................................................................................................ 19
11.2. Thay Đổi Thiết Lập Của Chủ Đề ............................................................................... 19
11.3. Lưu Chủ Đề – Save Theme ......................................................................................... 19
12. Thiết Lập Nền Cho Tài Liệu – Page Background Formating .......................................... 20
13. Thiết Lập Bố Cục Cho Tài Liệu – Page Layout Formating ............................................. 20
13.1. Thiết Lập Lề – Margins .............................................................................................. 20
13.2. Thiết Lập Hướng Của Trang – Orientation .............................................................. 20
13.3. Thiết Lập Kích Thước Của Trang – Size ................................................................... 20
13.4. Thiết Lập Chia Cột – Columns .................................................................................. 20
13.5. Thiết Lập Ngắt Trang – Breaks ................................................................................. 21
14. Thiết Lập Và Hiệu Chỉnh Style – Modify Style ................................................................ 21
14.1. Thiết Lập Style – Create Style .................................................................................... 21
14.2. Hiệu Chỉnh Style – Modify Style ................................................................................ 21
15. Thiết Lập Style Set – Style Set Formating ........................................................................ 22
16. Chèn Endnote, Footnote – Inset Endnote, Footnote ......................................................... 22
16.1. Insert Endnote............................................................................................................. 22
16.2. Insert Footnote ............................................................................................................ 22
17. Chuyên Đề Nâng Cao......................................................................................................... 22
17.1. Tạo Mục Lục – Table Of Contents ............................................................................. 22
17.2. Tạo Trích Dẫn/Tham Khảo Theo Chuẩn Quốc Tế – Bibliography .......................... 23

MOS Word 2016 Exam 77 - 725

 18. Hoàn Thiện Tài Liệu – Final Step ..................................................................................... 24
18.1. Thông Tin Tài Liệu – Info .......................................................................................... 24
18.2. Một Số Thiết Lập Lựa Chọn Cho Word – Options ................................................... 24
19. In Ấn, Shia sẻ Và Xuất Bản Tài Liệu – Print, Share & Export ....................................... 26
19.1. Thiết Lập In Ấn – Prints ............................................................................................ 26
19.2. Chia Sẻ Tài Liệu – Share ............................................................................................ 26
19.3. Xuất Bản Tài Liệu – Export ....................................................................................... 26
20. References .......................................................................................................................... 27
21. Danh Mục Phím Tắt Trong Word – Short Keys .............................................................. 28

MOS Word 2016 Exam 77 - 725