Các kỹ năng tin học văn phòng cần trang bị

Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yêu cầu quan trọng khi tuyển
dụng nhân sự, do đó việc một ứng viên thành thạo tin học với công tác văn
phòng được coi là một lợi thế vô cùng lớn.
Cùng tìm hiểu chi tiết các kỹ năng mà một sinh viên hay nhân viên văn phòng
cần trang bị để đảm bảo hiệu quả công việc nhé.
Kỹ năng soạn thảo văn bản
MS Word là một công cụ soạn thảo hữu dụng và phổ biến trên toàn thế giới.
Phần mềm cho phép người dùng tạo văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi font và
màu sắc chữ, ghi chú và nhiều tính năng hữu dụng khác.
Là một phần mềm thế mạnh về soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp tính
năng bổ trợ giúp văn bản sau khi xuất ra hoàn hảo nhất như: kiểm tra chính tả,
ngữ pháp khả dụng với đa dạng ngôn ngữ.
Các phiên bản của Word từ trước đến nay đều có thể mở và làm việc với các
định dạng file.txt, .html, v.v
Đối với các bạn sinh viên sắp ra trường, hay các nhân viên văn phòng cần trang
bị và thành thạo các kỹ năng xử lý văn bản bằng phần mềm Word như:
 Nhập văn bản bằng 10 ngón tay, sử dụng font chữ phù hợp với ngữ cảnh,
v.v
 Biết cách chèn, tạo các định dạng văn bản như số trang, tách đoạn, căn lề,
v.v
 Biết cách chèn ảnh, biểu đồ, sơ đồ
 Linh hoạt sử dụng, chèn các ký tự như: footnote,symbol, v.v
 Biết cách gộp hai hoặc nhiều hơn các văn bản thành một bản thống nhất
 Đặt mật khẩu cho file dữ liệu quan trọng, cần được bảo mật
Kỹ năng sử dụng bảng tính Excel
Tiếp theo, nếu bạn đang là một sinh viên sắp ra trường và có định hướng làm
việc văn phòng, đặc biệt là các bạn học các chuyên ngành như kế toán, thống kê,
v.v thì việc trang bị kỹ năng xử lý bảng tính trong Excel hết sức quan trọng
Bảng tính của Excel gồm nhiều ô tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm sở hữu
nhiều tính năng ưu việt, giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng thao tác
Các kỹ năng xử lý trong Excel bạn cần quan tâm là:
 Các tạo bảng tính, định dạng bảng tính (định dạng số, gộp ô, xoá cột, xoá
hàng, v.v)
 Sử dụng các định dạng tự động như ngày tháng, theo tỉnh, v.v
 Ghi nhớ và nắm rõ cách sử dụng hàm thông dụng: Year, Month, Day,
Now, If , Vlookup, Hlookup, Min, Max, Sum, Sumif, Average, Countif,
v.v
 Thành thạo cách sử dụng bộ lọc có sẵn hoặc tuỳ chỉnh
 Biết cách tạo, vẽ biểu đồ
 Cách tạo Hyberlink, v.v
Có các kỹ năng vi tính sẽ chắp cánh cho bạn trong công việc
Kỹ năng trình bày Powerpoint
PowerPoint là phần mềm giúp bạn tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu
hút. Khi bạn trình một dự án cho Sếp hoặc đối tác của mình, ngoài việc thông tin
của dự án chất lượng thì bản trình chiếu (slide) có ảnh hưởng rất lớn tới sự chú ý
của người tham dự, khả năng truyền tải ý tưởng và minh hoạ cho dự án, v.v
Tuy nhiên, để tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp không phải nhân viên
văn phòng nào cũng biết cách. Nguyên nhân do thiếu kỹ năng sử dụng
PowerPoint khi còn ngồi trên ghế nhà trường
Do đó, ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường, các bạn sinh viên cần tích cực
trau dồi kiến thức, và kỹ năng sử dụng phần mềm này để không bị bỡ ngỡ khi
bước vào thị trường lao động
PowerPoint cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ cho việc sáng tạo ra mọt
bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu hút như:
 Đa dạng hình khối
 Chèn ảnh và video vào slide
 Tính năng mask hình ảnh vào hình khối bất kỳ
 Các hiệu ứng chuyển động đa dạng
 Tính năng bảo mật tệp dữ liệu, v.v