Không kể đến những bạn sinh viên chuyên ngành CNTT hoặc thiết kế có kiến thức, kỹ năng về

máy tính tốt thì đa số sinh viên khi còn đi học không có những kỹ năng tin học văn phòng cần
thiết. Bạn không thể soạn một bản báo cáo file Word gửi sếp nhưng không căn lề, mỗi trang
một font chữ, size chữ khác nhau, thống kê trên file Excel không biết những hàm cơ bản.

Kỹ năng tin học văn phòng hoàn toàn có thể được cải thiện miễn phí tại nhà thông qua các bài
giảng, thực hành trên mạng mà không cần chi ra một số tiền lớn cho các khóa học.

Tin học văn phòng đang làm thay đổi cuộc sống con người theo hướng tích cực, giúp tiết kiệm thời
giancó thể hoàn thành tốt những vấn đề liên quan đến văn bản, bảng tính toán, bài trình chiếu…., công
sức và tăng hiệu quả công việc. Tin học văn phòng được ứng dụng phổ biến trong học tập và trong mọi
ngành nghề công việc, hỗ trợ chúng ta tạo nên những sản phẩm tin học chuyên nghiệp và ấn tượng.
Thành thạo kỹ năng văn phòng giúp chúng ta còn làm tăng năng suất và hiệu quả trong công việc

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những hạn chế, một số sinh viên chưa có sự chuẩn bị chu đáo cho bài tập
thực hành, hoạt động thực hành còn mang tính đối phó, có tư tưởng ỷ lại, vẫn còn hiện tượng chơi
game, vào facebook,… trong giờ học. Bên cạnh đó, việc bố trí lớp quá đông sinh viên, các lớp có số lượng
sinh viên từ 60 trở lên khá nhiều gây khó khăn cho việc bố trí sinh viên học thực hành. Thêm nữa, đôi
khi, do việc bố trí lịch học các môn Tin học chưa thực sự hợp lý nên vẫn xảy ra trường hợp số lượng lớp
cùng học các môn Tin học trong cùng một thời điểm lớn. Điều này dẫn tới số lượng máy vi tính trong
phòng thực hành ít hơn số sinh viên, do đó, việc học phải chia ca dẫn đến chất lượng tổ chức quản lý,
giảng dạy thực hành các môn Tin học chưa đạt hiệu quả. Ngoài ra, trình độ nhận thức của sinh viên
không đồng đều vì sinh viên thi vào Học viện ở nhiều khối thi khác nhau: A, A1, C và D1

Thứ nhất, sinh viên phải trở thành chủ thể chủ động, tích cực, tự giác, và sáng tạo trong hoạt động để
kiến tạo kiến thức. Sinh viên phải thực sự đạt được không chỉ những tri thức và kĩ năng của bộ môn mà
quan trọng hơn thế là tiếp thu được cách học, cách tự học. Để được như vậy, sinh viên trước khi lên lớp
cần xem lại bài học cũ, thực hành lại những bài tập đã làm, chuẩn bị nội dung mới cho bài học tiếp theo,
và quan trọng hơn hết là sinh viên cần tận dụng tối đa mạng Internet để tìm hiểu sâu hơn về những kiến
thức đã được truyền thụ cũng như tìm kiếm các bài tập nâng cao để tự thực hành, khi gặp vấn đề khó
hiểu cần chủ động hỏi bạn bè hoặc giảng viên.

Thứ hai, sinh viên cần phải rèn luyện khả năng tự đánh giá kết quả học tập của mình để trên cơ sở đó
bản thân sinh viên có thể điều chỉnh các hoạt động của mình theo mục tiêu đã định. Sinh viên cần chủ
động nhờ giảng viên cung cấp những bài kiểm tra nhỏ hoặc tự tìm kiếm trên các diễn đàn học tập Tin
học hoặc có thể thành lập một nhóm học tập để đánh giá khả năng lẫn nhau.

Thứ ba, sinh viên nên tích cực tham gia các câu lạc bộ trong trường, đặc biệt là câu lạc bộ Tin học, chủ
nhiệm câu lạc bộ nên chủ động liên hệ với Trung tâm Tin học Hành chính và Công nghệ thông tin để
được tư vấn thêm về những nội dung sinh hoạt câu lạc bộ nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động câu lạc
bộ cũng như nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin của các thành viên trong câu lạc bộ, hỗ trợ
sinh viên tham gia câu lạc bộ cải thiện được khả năng thực hành máy vi tính của bản thân.

Khái niệm tin học văn phòng

Bạn có thể hiểu tin học văn phòng gồm các kiến thức kỹ năng về Word, Excel,
Powerpoint,… Những kỹ năng này sẽ hỗ trợ cho bạn trong quá trình học tập tại
đại học cũng như công việc trong tương lai. Chính vì vậy, ngay từ khi còn là sinh
viên, còn có thời gian học tập thì bạn không nên tự biến mình thành người mù
máy tính.

Với sự phát triển của công nghệ, các kỹ năng tin học văn phòng ngày càng phát
triển lên một tầm cao mới. Bởi vậy mà mỗi chúng ta cần tự ý thức được việc học
tập nâng cao các kỹ năng tin học văn phòng của mình.

Tầm quan trọng của tin học văn phòng

Chẳng hẳn bất cứ ai trong mỗi chúng ta cũng đã có những lúc băn khoăn. Tại
sao lại cần phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng. Thậm chí, có một số
người còn cho rằng chỉ cần nắm được những thao tác Word, Excel, Powerpoint
cơ bản là được rồi. Không nhất thiết phải có những kỹ năng quá cao siêu.
Những quan điểm đó thật sự chưa phù hợp với giai đoạn hiện nay. Bởi lẽ mỗi
công việc đều đòi hỏi cá nhân có kỹ năng tin học văn phòng tốt nhất. Thật vậy,
tin học văn phòng có tầm quan trọng vô cùng lớn. Trong bài viết này, chúng tôi
sẽ phân tích tầm quan trọng của tin học văn phòng theo ba hướng như sau.

1.Đối với nền giáo dục

Tin học được giáo viên sử dụng trong các cấp học 1,2,3. Học sinh ngay từ cấp
hai đã có môn tin học. Lên đến đại học, trong suốt 4-5 năm tại Giảng đường,
sinh viên cần có kỹ năng tin học văn phòng. Kỹ năng này để hoàn thành các bài
tiểu luận, báo cáo tốt nghiệp hay những buổi thuyết trình nhóm. Khi đó, với kỹ
năng tin học văn phòng tốt, sinh viên có thể dễ dàng hoàn thành bài tập một
cách tốt nhất. Đối với những sinh viên có kỹ năng kém. Thì đó cũng chính là thời
điểm để nâng cao các kỹ năng tin học văn phòng của mình. Trước khi bắt đầu
làm việc tại các doanh nghiệp.

2.Đối với công việc cá nhân

Hiện nay, bất cứ mỗi doanh nghiệp nào cũng đều có yêu cầu khi tuyển dụng về
trình độ tin học văn phòng. Khi tuyển dụng được những nhân viên có trình độ tin
học văn phòng cao, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo. Bên cạnh đó,
cũng sẽ có được những hiệu quả công việc sớm hơn những nhân viên có trình
độ tin học ít ỏi. Chúng ta nhận thấy rằng tin học văn phòng là kỹ năng mà ta dễ
dàng rèn luyện khi còn là sinh viên, học sinh .
 Trong đời sống, tin học đã giúp cho cuộc sống của con người trở nên thú vị hơn
so với trước đây. Cụ thể,con người biết tận dụng các công cụ tìm kiếm để tiếp
cận tới nguồn kiến thức đa dạng. Việc chia sẻ thông tin cũng trở nên thuận tiện
hơn.

Như vậy, qua những phân tích trên, ắt hẳn bạn đã hình dung ra phần nào tầm
quan trọng của các kỹ năng tin học văn phòng trong cuộc sống, giáo dục cũng
như trong công việc của mỗi cá nhân. Chính vì thế, mỗi chúng ta cần nâng cao
kỹ năng tin học văn phòng của mình.

Các kỹ năng tin học cần biết

Trong phần này của bài viết, chúng tôi sẽ đề cập đến những kỹ năng tin học văn
phòng mà mỗi chúng ta cần nắm được.

Kỹ năng sử dụng Word

Kỹ năng sử dụng Microsoft Word được biết đến với tên khác là Winword. Word
là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty Microsoft.
Để có kỹ năng sử dụng Word tốt, bạn cần có rèn luyện các thao tác sau:

 Nhập văn bản, định dạng: Gõ đúng tiếng Việt, phông chữ, cỡ chữ, màu chữ,
định dạng chữ.
 Lập và chèn các bảng dữ liệu vào tệp word.
 Chèn hình ảnh, vẽ sơ đồ.
 Chèn các ký tự; Chèn liên kết, ghi chú.
 Thiết lập trang văn bản về khổ giấy, căn lề, chân văn bản, tiêu đề, mục lục, đánh
số trang .
 Đặt mật khẩu bảo vệ cho tệp tin đã soạn thảo

Trong công việc, bạn cần sử dụng thành thạo chương trình word. Để làm được
điều này, bạn cần đề thời gian luyện tập gõ văn bản bằng 10 ngón. Bạn có thể
sử dụng các ứng dụng sau để tập luyện: 10FastFingers, Typing Web, Typing
Karaoke, BBC – Dance Mat Typing và Rapid Typing.
 Kỹ năng sử dụng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Excel chính kỹ năng thực hiện tính toán trong phần
mềm Excel bằng các câu lệnh. Bảng tính của Excel gồm có nhiều ô được tạo ra
từ các dòng và cột. Việc nhập các dữ liệu cũng như các công thức tính toán
trong Excel cần có kiến thức chắc chắn để tránh sai sót. Phần mềm Excel có
nhiều tính năng hữu dụng. Giao diện của Excel đơn giản và dễ sử dụng. Điều
quan trọng là khi thiết lập và tính toán cần chuẩn xác theo các hàm. Những thao
tác kỹ năng cơ bản của Excel gồm:

 Tạo trang tính và định dạng dữ liệu trong trang tính đó.
 Định dạng tự động theo yêu cầu (theo địa điểm, ngày tháng năm,…)
 Sử dụng hàm tính toán thông dụng như là If, Hlookup, Sum, Average, Countif,
Min, Max, Year, Month, Day,…
 Sử dụng công cụ lọc dữ liệu theo yêu cầu của người chỉ đạo
 Vẽ Biểu đồ và tạo liên kết biểu đồ với trang tính.
 Thiết Lập in, bảo mật file cho trang tính có độ bảo mật cao.

Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint

Kỹ năng sử dụng và tạo PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu
các slide (các trang trình bày). Đây là công cụ được sử dụng ngày càng phổ biến
hơn. Công cụ này hỗ trợ phần lớn hỗ trợ cho việc thuyết trình. Chính vì vậy, để
có một bài thuyết trình xuất sắc, bạn cần có những kỹ năng Powerpoint như:

 Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong trang trình bày thông qua lệnh Shapes,
Smartart, Chart
 Sử dụng các phương pháp trình chiếu, thiết kế qua các lệnh như Transition,
Themes design.
 Tạo hiệu ứng chuyển đổi mỗi trang slide, hiệu ứng xuất hiện cho mỗi ô văn bản
 Tạo mật khẩu cho file
 Chuyển đổi file sang định dạng PDF

Ngoài những kỹ năng trên, bàn có thể bổ sung thêm các kỹ năng khác các cài
đặt bộ gõ tiếng Việt, năm được những phần mềm diệt virus phổ biến, biết cách
khôi phục dữ liệu khi mất điện, khi xóa nhầm…

Giải pháp học tin học cho người bận rộn

Việc rèn luyện ý năng tin học văn phòng đối với các bạn sinh viên sẽ dễ hơn
nhiều so với những người đang đi làm. Đối với sinh viên, các bạn ấy có thể tham
gia những khóa học ban ngày, rèn luyện trong quá trình học tập. Còn đối với
những người bận rộn với công việc thì giải pháp là họ có thể rèn luyện vào buổi
tối sau khi đi làm về. Bạn là một người bận rộn, các ngày trong tuần không thể tự
rèn luyện được? Bạn hoàn toàn có thể đăng ký các khóa học tin học văn phòng
trực tuyến, các khóa học vào ngày nghỉ để tránh ảnh hưởng tới công việc.

Trong bối cảnh môi trường làm việc công sở ngày càng trở nên khốc liệt. Kinh tế
ảnh hưởng lớn do đại dịch Covid-19, các công ty cắt giảm nhân viên. Thì việc
bạn có được giữ lại làm việc hay không sẽ phụ thuộc vào trình độ, hiệu suất làm
việc của bạn. Nếu bạn ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn
phòng. Và bạn không ngừng tích lũy chúng sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn
trong công việc.

Đối với những người bận rộn với công việc thì giải pháp là họ có thể rèn luyện
vào buổi tối sau khi đi làm về. Bạn là một người bận rộn, các ngày trong tuần
không thể tự rèn luyện được? Bạn hoàn toàn có thể đăng ký các khóa học tin
học văn phòng trực tuyến, các khóa học vào ngày nghỉ để tránh ảnh hưởng tới
công việc.

Không kể đến những bạn sinh viên chuyên ngành CNTT hoặc thiết kế có kiến thức, kỹ năng về máy tính
tốt thì đa số sinh viên khi còn đi học không có những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết. Bạn không thể
soạn một bản báo cáo file Word gửi sếp nhưng không căn lề, mỗi trang một font chữ, size chữ khác
nhau, thống kê trên file Excel không biết những hàm cơ bản.

Kỹ năng tin học văn phòng hoàn toàn có thể được cải thiện miễn phí tại nhà thông qua các bài giảng,
thực hành trên mạng mà không cần chi ra một số tiền lớn cho các khóa học.