TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TRUNG TÂM CNTT

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TIN HỌC VĂN PHÒNG

LƯU HÀNH NỘI BỘ

Hà Nội – 2020
 MỤC LỤC
Mục lục...............................................................................................................2
DANH MỤC HÌNH ẢNH.................................................................................3
DANH MỤC BẢNG BIỂU...............................................................................3
PHẦN 1 MS WORD 2016.................................................................................4
1.1. Giới thiệu Word 2016................................................................................4
1.2. Soạn thảo văn bản.....................................................................................5
1.2.1 Nguyễn tắc soạn thảo chung................................................................5
1.2.2 Các thành phần của văn bản.................................................................5
PHẦN 2 MS EXCEL 2016................................................................................6
2.1. Giới thiệu Excel 2016................................................................................6
2.2. Định dạng dữ liệu......................................................................................7
2.2.1 Các kiểu dữ liệu trong Excel................................................................7
2.2.2 Ap dụng định dạng dữ liệu...................................................................7
PHẦN 3 MS POWERPOINT 2016..................................................................8
3.1. Giới thiệu Powerpoint 2016......................................................................8
3.2. Tạo và lưu bài thuyết trình........................................................................9
3.2.1 Tạo bài thuyết trình..............................................................................9
3.2.2 Lưu bài thuyết trình..............................................................................9
Tài liệu tham khảo.............................................................................................11
 DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1-1: Giao diện ứng dụng word 2016.....................................................................4
Hình 2-1: Giao diện ứng dụng Excel 2016....................................................................7
Hình 3-1: Giao diện ứng dụng powerpoint 2016............................................................8
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Nguyên tắc soạn thảo văn bản.......................................................................5
Bảng 2.1: Các kiểu dữ liệu trong Excel.........................................................................7
 PHẦN 1 MS WORD 2016

1.1. Giới thiệu Word 2016

Word 2016 cũng tương tự như Word 2013 và Word 2010. Nếu đã sử dụng một
trong hai phiên bản Word đó, khi sử dụng Word 2016 bạn sẽ cảm thấy nó khá giống
nhau. Tuy nhiên nếu là người dùng mới sử dụng Word hoặc nếu có nhiều kinh nghiệm
sử dụng các phiên bản Word cũ, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để làm quen với
giao diện Word 2016.

Lần đầu tiên mở Word, cửa sổ Start Screen 1 sẽ xuất hiện và hiển thị trên màn
hình. Tại đây bạn sẽ có thể tạo một văn bản mới, chọn một template và truy cập các tài
liệu mới chỉnh sửa gần đây. Từ màn hình Start Screen, điều hướng và chọn Blank
document để truy cập giao diện Word. [1]

Hình 1-1: Giao diện ứng dụng word 2016

1
Màn hình khởi động ứng dụng Word 2016
1.2. Soạn thảo văn bản

1.2.1 Nguyễn tắc soạn thảo chung

Trước khi soạn thảo văn bản, bạn cần nắm vững những nguyên tắc sau để đảm
bảo văn bản bạn tạo ra đúng cách, đúng khuôn dạng, dễ dàng chỉnh sửa, định dạng lại
sau này:

Bảng 1.1: Nguyên tắc soạn thảo văn bản

Lùi đầu Không dùng dấu cách để lùi đầu dòng dù chỉ 1 dấu cách.
dòng Hạn chế dùng Tab, nếu được không dùng Tab để lùi đầu dòng.
Thay vào đó bạn hãy dùng thanh thước (Ruler) để lùi đầu dòng.

Khoảng Không dùng quá 1 dấu cách giữa các từ. Ở cuối câu hay
trắng (dấu đoạn văn không được có dấu cách nào.
cách)

Dấu câu Sau dấu câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm
(), chấm phẩy (;),... nếu có từ tiếp theo cần ngăn cách bởi 1 dấu
cách. Không được gõ dấu cách trước những dấu câu này.

Dấu Các dấu ngoặc, dấu nháy luôn liền sát với văn bản phía
ngoặc trong. Ví dụ "tiếng Việt", (soạn thảo),...

Chữ in Danh từ riêng (tên riêng, tên địa danh) cần được viết hoa
hoa, in thường chữ cái đầu từ; chữ cái đầu câu cần được viết hoa; còn lại thông
thường không viết hoa đầu từ.

Ngắt Không nên dùng nhiều lần Enter để sang trang mới, thay
trang mới vào đó sử dụng Page Break bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl +
Enter.

…
1.2.2 Các thành phần của văn bản

Một tệp tin văn bản (document) thông thường gồm các thành phần sau:

Thành phần văn bản: Kí tự (character): là thành phần cơ bản nhất của văn bản,
các kí tự này theo những bảng mã nhất định (thường dùng bảng mã Unicode). Từ
(word): gồm các kí tự ghép sát với nhau. Câu (sentence): 1 câu gồm nhiều từ xếp cạnh
nhau, cách nhau bởi dấu cách.

Đoạn văn (paragraph): 1 đoạn văn có thể gồm 1 hoặc nhiều câu. Kết thúc đoạn
văn ta dùng 1 dấu xuống dòng (Enter). Trang (page): 1 trang khi in sẽ thành 1 trang
giấy thực. Trang được đặc trưng bởi khổ giấy, lề của trang.

Phần văn bản (section): với những văn bản ngắn ta không hay quan tâm tới
section. Tuy nhiên, với những văn bản dài mà mỗi phần có cách đánh số trang khác
nhau hoặc có header, footer khác nhau ta thường chia 1 văn bản ra thành nhiều section
khác nhau.

Các thành phần đa phương tiện (multimedia): Bảng biểu (Table), hộp văn bản
(TextBox), hình ảnh (Picture hoặc Image), hình vẽ (Shape), hình vẽ thông minh
(SmartArt), chữ nghệ thuật (WordArt), biểu đồ (Chart)...

PHẦN 2 MS EXCEL 2016

2.1. Giới thiệu Excel 2016

Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế giúp ghi lại,
trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số
liệu thống kê trực quan có trong bảng. Phần này sẽ giúp bạn tự học Excel với các
hướng dẫn cơ bản, dễ hiểu.

Nếu bạn từng sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, thì khi sử dụng Excel 2016
bạn sẽ cảm thấy quen thuộc. Còn nếu bạn là người mới sử dụng Excel hoặc có nhiều
kinh nghiệm với các phiên bản cũ, trước tiên bạn nên dành thời gian để làm quen với
giao diện của Excel.
 Khi mở Excel 2016, màn hình Start Screen Excel sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có
thể tạo ra một bảng tính mới, chọn một mẫu và truy cập các bảng tính đã chỉnh sửa gần
đây của mình.

Từ màn hình Start Screen của Excel, hãy tìm và chọn bảng tính trống để truy cập
vào giao diện Excel….

Hình 2-2: Giao diện ứng dụng Excel 2016

2.2. Định dạng dữ liệu

2.2.1 Các kiểu dữ liệu trong Excel

Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính, tốt hơn bạn nên sử dụng number formats
(định dạng số) phù hợp với dữ liệu của bạn. Number formats cho biết chính xác kiểu
dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính, chẳng hạn tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ
($), số lần, ngày tháng, v.v….

Bảng 2.2: Các kiểu dữ liệu trong Excel

Tên kiểu dữ liệu Ý nghĩa

Number Kiểu số

Date Kiểu ngày tháng

… ….
2.2.2 Ap dụng định dạng dữ liệu

Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, bạn
sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn ô và chọn tuỳ chọn định dạng mong
muốn. Có hai cách chính để chọn một định dạng số:Chuyển đến tab Home (Trang
chủ), nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format (Định dạng số) trong
nhóm Number (Số) và chọn định dạng mong muốn, Currency number format (định
dạng số tiền tệ) để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ
giá trị số nào…

PHẦN 3 MS POWERPOINT 2016

3.1. Giới thiệu Powerpoint 2016

Sử dụng Microsoft PowerPoint 2016 là cách dễ nhất để tạo bài thuyết trình hiệu
quả, giúp bạn hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp, trực quan và hấp dẫn.

Môi trường làm việc PowerPoint 2016, hay được gọi là giao diện người dùng, hỗ
trợ các tính năng trình bày tinh vi. Kết quả là, ngay cả khi người dùng mới làm quen
cũng có thể làm việc hiệu quả với PowerPoint sau một giới thiệu ngắn gọn.

Như với tất cả các chương trình Microsoft Office 2013, cách phổ biến nhất để
khởi động chương trình PowerPoint là bạn nhấp vào nút Start ở cuối bên trái trên
thanh Taskbar của Windows. Khi bạn khởi động PowerPoint mà không mở bài thuyết
trình cụ thể, cửa sổ chương trình sẽ xuất hiện, hiển thị một danh sách các mẫu bài
thuyết trình bạn muốn tạo. Bạn bấm chọn Blank Presentation để tạo một bài thuyết
trình mới, trống…..
 Hình 3-3: Giao diện ứng dụng powerpoint 2016

3.2. Tạo và lưu bài thuyết trình

3.2.1 Tạo bài thuyết trình

Bài thuyết trình trống (Blank presentation): Nếu biết những gì về nội dung và
thiết kế bạn muốn, bạn có thể xây dựng bài thuyết trình từ đầu. Thông qua các bài
hướng dẫn này, bạn sẽ có thể tự tin tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp của riêng
mình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác có sẵn trên các trang New.

Từ các mẫu nội dung (Content template): Từ trang New của chế độ
xem Backstage, bạn có thể xem trước và tải về các bài thuyết trình có sẵn từ trang
web Microsoft Office Onlinetại địa chỉ office.microsoft.com, sauđó tùy chỉnh các mẫu
này để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khi tạo ra một bài thuyết trình mới dựa trên một
mẫu, bạn không mở mẫu, thay vào đó bạn tạo ra một tệp tin mới mà có tất cả các đặc
tính của mẫu.

Mẫu thiết kế (Design templates): Tạo bài thuyết trình hấp dẫn từ đầu là tốn thời
gian và đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và kiến thức về PowerPoint. Bạn có thể tiết kiệm
thời gian bằng cách căn cứ trình bày của mình, dựa trên một trong những mẫu thiết kế
có sẵn với PowerPoint. Một mẫu thiết kế là một bài thuyết trình trống với một chủ đề,
và đôi khi có các đối tượng đồ họa được áp dụng cho nó. PowerPoint cung cấp một
trang trình bày tiêu đề và để cho bạn thêm các trang trình bày khác khi cần….
3.2.2 Lưu bài thuyết trình

Nếu muốn lưu bản trình bày trong một thư mục khác với địa chỉ hiển thị trên
thanh địa chỉ Address, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật chuẩn của Windows trong
thanh địa chỉ hoặc trong khung Navigation bên trái để điều hướng đến thư mục mà bạn
muốn. Nếu muốn tạo một thư mục mới, trong đó để lưu trữ các tệp tin, bạn có thể nhấp
vào nút New Folder trên thanh công cụ.

Sau khi bạn lưu một bài thuyết trình lần đầu tiên, bạn có thể lưu các thay đổi đơn
giản bằng cách nhấn vào nút Save. Phiên bản mớicủa bài thuyết trình sau đó ghi đè lên
các phiên bản trước. Nếu muốn giữ cho cả hai phiên bản mới và các phiên bản trước,
bạn nhấn Save As trong tab File, theo đó sẽ lưu một phiên bản mới với một tên khác
nhau trong cùng một vị trí hoặc có cùng tên ở một vị trí khác nhau. (Bạn không thể có
hai tệp tin có cùng tên trong cùng một thư mục.)

Đặc biệt trong phiên bản PowerPoint 2016, bạn có thể lưu bài thuyết trình của
bạn vào các vị trí khác trên hệ thống Cloud, ví dụ bài thuyết trình của bạn đã được lưu
trên SkyDrive, hoặc Office 365, bạn có thể mở bài thuyết trình của mình từ đó…
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] H. M. Khoa, Hướng dẫn tự học office 2016, Hà Nội: NXB Sự thật, 2016.

[2] H. T. Kiệt, Office 2016 Handbook, New York : Pearson Education, 2017.