TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TRUNG TÂM CNTT

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TIN HỌC VĂN PHÒNG

LƯU HÀNH NỘI BỘ

Hà Nội - 2020
MS WORD 2016

Giới thiệu Word 2016

Word 2016 cũng tương tự như Word 2013 và Word 2010. Nếu đã sử dụng một trong hai
phiên bản Word đó, khi sử dụng Word 2016 bạn sẽ cảm thấy nó khá giống nhau. Tuy
nhiên nếu là người dùng mới sử dụng Word hoặc nếu có nhiều kinh nghiệm sử dụng các
phiên bản Word cũ, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để làm quen với giao diện Word
2016.

Lần đầu tiên mở Word, cửa sổ Start Screen sẽ xuất hiện và hiển thị trên màn hình. Tại
đây bạn sẽ có thể tạo một văn bản mới, chọn một template và truy cập các tài liệu mới
chỉnh sửa gần đây. Từ màn hình Start Screen, điều hướng và chọn Blank document để
truy cập giao diện Word.

Soạn thảo văn bản

Nguyễn tắc soạn thảo chung

Trước khi soạn thảo văn bản, bạn cần nắm vững những nguyên tắc sau để đảm bảo văn
bản bạn tạo ra đúng cách, đúng khuôn dạng, dễ dàng chỉnh sửa, định dạng lại sau này:

Lùi đầu dòng Không dùng dấu cách để lùi đầu dòng dù chỉ 1 dấu cách. Hạn chế
dùng Tab, nếu được không dùng Tab để lùi đầu dòng. Thay vào đó
bạn hãy dùng thanh thước (Ruler) để lùi đầu dòng.
Khoảng trắng Không dùng quá 1 dấu cách giữa các từ. Ở cuối câu hay đoạn văn
(dấu cách) không được có dấu cách nào.
Dấu câu Sau dấu câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (), chấm
phẩy (;),... nếu có từ tiếp theo cần ngăn cách bởi 1 dấu cách. Không
được gõ dấu cách trước những dấu câu này.
Dấu ngoặc  Các dấu ngoặc, dấu nháy luôn liền sát với văn bản phía trong. Ví dụ
"tiếng Việt", (soạn thảo),...
Chữ in hoa, in Danh từ riêng (tên riêng, tên địa danh) cần được viết hoa chữ cái
thường đầu từ; chữ cái đầu câu cần được viết hoa; còn lại thông thường
không viết hoa đầu từ.
 Ngắt trang mới Không nên dùng nhiều lần Enter để sang trang mới, thay vào đó sử
dụng Page Break bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter.
…

Các thành phần của văn bản

Một tệp tin văn bản (document) thông thường gồm các thành phần sau:

Thành phần văn bản: Kí tự (character): là thành phần cơ bản nhất của văn bản, các kí tự
này theo những bảng mã nhất định (thường dùng bảng mã Unicode). Từ (word): gồm các
kí tự ghép sát với nhau. Câu (sentence): 1 câu gồm nhiều từ xếp cạnh nhau, cách nhau
bởi dấu cách.

Đoạn văn (paragraph): 1 đoạn văn có thể gồm 1 hoặc nhiều câu. Kết thúc đoạn văn ta
dùng 1 dấu xuống dòng (Enter). Trang (page): 1 trang khi in sẽ thành 1 trang giấy thực.
Trang được đặc trưng bởi khổ giấy, lề của trang.

Phần văn bản (section): với những văn bản ngắn ta không hay quan tâm tới section. Tuy
nhiên, với những văn bản dài mà mỗi phần có cách đánh số trang khác nhau hoặc có
header, footer khác nhau ta thường chia 1 văn bản ra thành nhiều section khác nhau.

Các thành phần đa phương tiện (multimedia): Bảng biểu (Table), hộp văn bản (TextBox),
hình ảnh (Picture hoặc Image), hình vẽ (Shape), hình vẽ thông minh (SmartArt), chữ nghệ
thuật (WordArt), biểu đồ (Chart)...

MS EXCEL 2016

Giới thiệu Excel 2016

Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế giúp ghi lại, trình bày
các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê
trực quan có trong bảng. Phần này sẽ giúp bạn tự học Excel với các hướng dẫn cơ bản,
dễ hiểu.

Nếu bạn từng sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, thì khi sử dụng Excel 2016 bạn sẽ
cảm thấy quen thuộc. Còn nếu bạn là người mới sử dụng Excel hoặc có nhiều kinh
nghiệm với các phiên bản cũ, trước tiên bạn nên dành thời gian để làm quen với giao
diện của Excel.

Khi mở Excel 2016, màn hình Start Screen Excel sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo ra
một bảng tính mới, chọn một mẫu và truy cập các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của
mình.

Từ màn hình Start Screen của Excel, hãy tìm và chọn bảng tính trống để truy cập vào
giao diện Excel….
Định dạng dữ liệu

Các kiểu dữ liệu trong Excel

Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính, tốt hơn bạn nên sử dụng number formats (định
dạng số) phù hợp với dữ liệu của bạn. Number formats cho biết chính xác kiểu dữ liệu
bạn đang sử dụng trong bảng tính, chẳng hạn tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số
lần, ngày tháng, v.v….

Tên kiểu dữ liệu Ý nghĩa

Number Kiểu số
Date Kiểu ngày tháng
… ….
Ap dụng định dạng dữ liệu

Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, bạn sẽ áp
dụng các định dạng số bằng cách chọn ô và chọn tuỳ chọn định dạng mong muốn. Có hai
cách chính để chọn một định dạng số:Chuyển đến tab Home (Trang chủ), nhấp vào trình
đơn thả xuống Number Format (Định dạng số) trong nhóm Number (Số) và chọn định
dạng mong muốn, Currency number format (định dạng số tiền tệ) để thêm ký hiệu tiền tệ
($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào…

MS POWERPOINT 2016

Giới thiệu Powerpoint 2016

Sử dụng Microsoft PowerPoint 2016 là cách dễ nhất để tạo bài thuyết trình hiệu quả, giúp
bạn hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp, trực quan và hấp dẫn.

Môi trường làm việc PowerPoint 2016, hay được gọi là giao diện người dùng, hỗ trợ các
tính năng trình bày tinh vi. Kết quả là, ngay cả khi người dùng mới làm quen cũng có thể
làm việc hiệu quả với PowerPoint sau một giới thiệu ngắn gọn.

Như với tất cả các chương trình Microsoft Office 2013, cách phổ biến nhất để khởi động
chương trình PowerPoint là bạn nhấp vào nút Start ở cuối bên trái trên thanh Taskbar của
Windows. Khi bạn khởi động PowerPoint mà không mở bài thuyết trình cụ thể, cửa sổ
chương trình sẽ xuất hiện, hiển thị một danh sách các mẫu bài thuyết trình bạn muốn tạo.
Bạn bấm chọn Blank  Presentation để tạo một bài thuyết trình mới, trống…..

Tạo và lưu bài thuyết trình

Tạo bài thuyết trình

Bài thuyết trình trống (Blank presentation): Nếu biết những gì về nội dung và thiết kế  bạn
muốn, bạn có thể xây dựng bài thuyết trình từ đầu. Thông qua các bài hướng dẫn này,
bạn sẽ có thể tự tin tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp của riêng mình. Ngoài ra,
bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác có sẵn trên các trang New.

Từ các mẫu nội dung (Content template): Từ trang New của chế độ xem Backstage, bạn
có thể xem trước và tải về các bài thuyết trình có sẵn từ trang web Microsoft Office
Onlinetại địa chỉ office.microsoft.com, sauđó tùy chỉnh các mẫu này để đáp ứng nhu cầu
của bạn. Khi tạo ra một bài thuyết trình mới dựa trên một mẫu, bạn không mở mẫu, thay
vào đó bạn tạo ra một tệp tin mới mà có tất cả các đặc tính của mẫu.

Mẫu thiết kế (Design templates): Tạo bài thuyết trình hấp dẫn từ đầu là tốn thời gian và
đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và kiến thức về PowerPoint. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng
cách căn cứ trình bày của mình, dựa trên một trong những mẫu thiết kế có sẵn với
PowerPoint. Một mẫu thiết kế là một bài thuyết trình trống với một chủ đề, và đôi khi có
các đối tượng đồ họa được áp dụng cho nó. PowerPoint cung cấp một trang trình bày tiêu
đề và để cho bạn thêm các trang trình bày khác khi cần….

Lưu bài thuyết trình

Nếu muốn lưu bản trình bày trong một thư mục khác với địa chỉ hiển thị trên thanh địa
chỉ Address, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật chuẩn của Windows trong thanh địa chỉ
hoặc trong khung Navigation bên trái để điều hướng đến thư mục mà bạn muốn. Nếu
muốn tạo một thư mục mới, trong đó để lưu trữ các tệp tin, bạn có thể nhấp vào nút New
Folder trên thanh công cụ.
Sau khi bạn lưu một bài thuyết trình lần đầu tiên, bạn có thể lưu các thay đổi đơn giản
bằng cách nhấn vào nút Save. Phiên bản mớicủa bài thuyết trình sau đó ghi đè lên các
phiên bản trước. Nếu muốn giữ cho cả hai phiên bản mới và các phiên bản trước, bạn
nhấn Save As trong tab File, theo đó sẽ lưu một phiên bản mới với một tên khác nhau
trong cùng một vị trí hoặc có cùng tên ở một vị trí khác nhau. (Bạn không thể có hai tệp
tin có cùng tên trong cùng một thư mục.)

Đặc biệt trong phiên bản PowerPoint 2016, bạn có thể lưu bài thuyết trình của bạn vào
các vị trí khác trên hệ thống Cloud, ví dụ bài thuyết trình của bạn đã được lưu trên
SkyDrive, hoặc Office 365, bạn có thể mở bài thuyết trình của mình từ đó…