QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

* Quản lý và giải quyết văn
bản
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và giải quyết văn bản

1. Quản lý và giải quyết văn bản đến

2. Quản lý và giải quyết văn bản đi
1.Quản lý và giải quyết văn
bản đến
1.1. Trình tự quản lý
văn bản đến giấy
1.2. Trình tự quản lý
văn bản đến điện tử
1.1. TRÌNH TỰ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
1.1.1. Tiếp nhận
văn bản đến
1.1.2. Đăng ký
văn bản đến
1.1.3. Trình,
chuyển giao văn
bản đến
1.1.4. Giải quyết
và theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết
văn bản đến
1.1.1. Tiếp nhận văn
bản
a) Khái niệm
b) Nội dung
a) Khái niệm
Tiếp nhận văn
bản đến là quá
trình nhận và
kiểm tra thông tin
văn bản đến.
 Đóng dấu “ĐẾN”

50 mm

30 mm
1.1.2. Đăng ký văn bản
đến
a) Khái niệm
b) Đăng ký văn
bản đến
a) Khái niệm
Đăng ký VB
đến là việc
ghi hoặc
nhập các
thông tin về
VB đến vào sổ
hoặc phần
mềm.
b) Đăng ký văn bản đến
VB đến phải
được đăng ký
vào sổ đăng ký
VB hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý
VB đến trên máy
tính.
- Sổ đăng ký
văn bản đến
thường
- Sổ đăng ký
văn bản mật
- Số đăng ký
đơn, thư
 - BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
……….… (1) …………… ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH

……….….. (2) ………….. TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 2017
Năm: 20..(3)..
Từ ngày 02/01 đến ngày ….
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…... Từ số 01 đến số ………..
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: 01
Quyển số: ..(6)..
 - Phần đăng ký văn bản đến thường

Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi

đến đến giả hiệu thán trích yếu nội hoặc nhận chú
g dung người
nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
 - Phần đăng ký văn bản mật đến

Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và Mức Đơn vị hoặc Ký Ghi
đến đến giả hiệu tháng trích yếu nội độ mật người nhận nhận chú
dung

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10
)

… ….
1.1.3. Trình và chuyển
giao
văn bản đến
a) Trình văn bản
đến
b) Chuyển giao
văn bản đến
a) Trình văn bản đến
VB đến sau khi
được đăng ký, phải
trình người có
thẩm quyền để xin
ý kiến phân phối
(chỉ đạo) giải
quyết văn bản.
- Ưu tiên VB đến
đóng dấu các
mức độ khẩn.
- Lãnh đạo cho ý
kiến chỉ đạo giải
quyết và thời hạn
giải quyết VB vào
mục “Chuyển”
hoặc vào “Phiếu
giải quyết VB”.
b) Chuyển giao văn bản
đến
Căn cứ vào ý kiến
chỉ đạo giải quyết,
Văn thư đăng ký bổ
sung và chuyển
VB theo ý kiến chỉ
đạo.
b) Chuyển giao văn bản
đến
BÌA SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..

Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

Sổ chuyển giao văn bản
đến
Ngày Số đến Đơn vị hoặc Ký Ghi
chuyển người nhận nhận chú
 1.1.4. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến
Trưởng
Giải ĐV
quyết CC,VC
Trách chuyên
nhiệm môn
Theo dõi
Văn thư

Đôn đốc Chánh VP

- BÌA SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20..(3)..

Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Quyển số: ..(5)..

 SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐẾN
Số Tên loại, số và ký Đơn vị Thời Tiến Số, ký Ghi
đến hiệu, ngày tháng và hoặc hạn độ giải hiệu văn chú
tác giả người giải quyết bản trả
văn bản nhận quyết lời
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

… …
* Văn phòng Chính phủ 38
1.2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN ĐIỆN TỬ
1.2.1. Tiếp nhận văn
bản điện tử đến
1.2.2. Đăng ký, số hóa
văn bản đến
1.2.3. Trình, chuyển
giao văn bản đến
trong Hệ thống
1.2.4. Giải quyết văn
bản đến trong Hệ
thống
1.2.1. Tiếp nhận văn bản
điện tử đến
- Kiểm tra: Chữ ký
số, thông tin đầu vào
dữ liệu văn bản đến
- Thông báo đã
nhận VB đến.
Giao diện Trang chủ
Thông báo phản hồi VB đến
1.2.2. Đăng ký, số hóa văn bản
đến

a) Đăng ký văn
bản điện tử đến
b) Số hóa văn
bản đến từ văn
bản giấy
a) Đăng ký văn bản điện tử đến
Thông tin đầu vào sổ văn bản đến
Văn thư đăng ký (kiểm tra, cập
nhật) thông tin văn bản đến sau:

1. Tên loại văn bản 7. Ngôn ngữ

2. Số của văn bản 8. Ghi chú
3. Ký hiệu của văn bản
9. Ngày, tháng, năm
4. Ngày, tháng, năm
đến
văn bản
5. Tên cơ quan, tổ 10. Số đến
chức ban hành văn 11. Chức vụ, họ tên
bản người ký
6. Trích yếu nội dung
12. Mức độ khẩn
b) Số hóa văn bản đến từ văn bản
giấy

- Văn thư cơ quan

thực hiện số hóa
văn bản đến định
dạng giấy, ký số
của CQ, TC.
 Công văn đến
Văn thư đăng ký thông tin
VB đến
1.2.3. Trình, chuyển giao văn bản
đến trong Hệ thống

a) Trình, chuyển
giao văn bản đến
b) Cho ý kiến chỉ
đạo giải quyết và
thời hạn giải quyết
văn bản
a) Trình, chuyển giao văn
bản đến
Văn thư cơ quan
có trách nhiệm
trình, chuyển giao
văn bản đến
người có thẩm
quyền.
a) Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và
thời hạn giải quyết văn bản

- Người có thẩm quyền

cho ý kiến phân phối, chỉ
đạo giải quyết văn bản
đến;
- Cập nhật vào Hệ
thống các thông tin:
Đơn vị hoặc người nhận;
Ý kiến phân phối, chỉ
đạo, trạng thái xử lý văn
bản; Thời hạn giải quyết.
 Người có thẩm quyền
Văn bản đến • Nhận thông báo có văn bản đến
 Người có thẩm quyền cho ý
Văn bản đến •kiến
Chochỉ đạo
ý kiến chỉ đạo và chuyển phân
công
 Văn bản đến

• Văn thư
phân công
xử lý theo ý
kiến chỉ đạo
của lãnh đạo
đơn vị
1.2.4. Giải quyết văn bản đến trong
Hệ thống

a) Lãnh đạo đơn

vị
b) Công chức,
viên chức
c) Theo dõi tình
hình giải quyết
văn bản đến
a. Lãnh đạo đơn vị

Căn cứ:
+ Nội dung văn bản
đến;
+ Ý kiến chỉ đạo của
Người có thẩm quyền;
+ Trình độ, năng lực của
cán bộ, CC trong đơn vị,
=> Trưởng đơn vị cho
ý kiến chỉ đạo trong
Hệ thống.
b) Công chức, viên chức
- Nhận văn bản
(qua mail) do Lãnh
đạo ĐV chuyển
đến:
+ Xác định số và
ký hiệu hồ sơ
cho VB đến theo
DMHS của CQ, TC.
+ Cập nhật số và
ký hiệu hồ sơ
vào Hệ thống
thông tin.
Hồ sơ công
việc
• Cho phép mỗi cá nhân có thể tạo Hồ sơ cá nhân để hỗ trợ cho công việc của mình
• Thêm Văn bản hoặc File tài liệu vào Hồ sơ cá nhân
Hồ sơ công
việc
• Upload tài liệu vào Hồ sơ cá nhân
- Nghiên cứu nội dung VB
đến để thực hiện. Trường
hợp VB đến yêu cầu phải
phúc đáp thì nghiên cứu
đề xuất ý kiến giải quyết
công việc và soạn dự
thảo văn bản trả lời.
- Tập hợp văn bản liên
quan đến công việc được
giao chủ trì giải quyết
thành hồ sơ.

Trang 80
 c) Theo dõi tình hình giải quyết văn bản
đến

❖ Theo dõi được tình hình xử lý

văn bản, hồ sơ :
⮚ Chưa xử lý;
⮚ Đang xử lý;
⮚ Quá hạn
❑ Chưa xử lý
❑ Đang xử lý
❑ Hoàn thành
⮚ Hoàn thành
1. TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
2. Quản lý và giải quyết văn
bản đi
2.1. Trình tự
quản lý văn bản
đi bằng giấy
2.2. Quản lý văn
bản đi điện tử
2.1. Trình tự quản lý văn bản
đi
bằng giấy
2.1.1. Kiểm tra thể
thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số
và ngày, tháng của
văn bản
2.1.2. Đăng ký văn bản
đi
2.1.3. Đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ
khẩn, mật
2.1.4. Làm thủ tục,
2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và
ngày, tháng của VB
a) Kiểm tra thể
thức và kỹ thuật
trình bày
b) Ghi số và
ngày, tháng của
văn bản
a) Kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày
b) Ghi số và ngày, tháng
của VB
- Ghi số văn bản
- Ghi ngày, tháng,
năm văn bản
Ghi số
văn bản
(4)
 a) Ghi số văn bản

- Là số thứ tự
Số văn bản đăng ký VB
tại VT của
CQ, TC ban
hành.
a) Ghi số văn bản
- Tất cả VB đi của CQ, TC được
ghi số theo hệ thống số chung của
cơ quan, tổ chức do Văn thư thống
nhất quản lý.
Số văn
bản
 -
+ Văn bản QPPL do Quốc hội, Uỷ
Ngày, ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng
tháng, nhân dân ban hành là ngày tháng
năm văn bản được thông qua
năm
ban + Văn bản QPPL khác và văn
hành bản hành chính là ngày tháng năm
văn bản được được ký ban hành.
văn
bản
2.1. 2. Đăng ký văn bản đi

a) Khái niệm
b) Lập sổ đăng
ký văn bản đi
c) Đăng ký văn
bản đi
a) Khái niệm
Đăng ký VB
đi là việc ghi,
nhập các
thông tin về
VB đi vào sổ
hoặc phần
mềm.
b) Lập sổ đăng ký văn bản đi
c) Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn
bản đi được thực
hiện đăng ký bằng
số hoặc đăng ký
trên máy tính.
- BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20..(3)..

Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

 - Phần đăng ký văn bản
đi
Số, ký Ngày Tên loại và Người Nơi Đơn vị, Số Ghi
hiệu tháng trích yếu nội ký nhận người lượng chú
văn văn dung văn bản văn nhận bản
bản bản bản bản lưu

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

2.1.3. Đóng dấu cơ quan
và dấu mức độ khẩn, mật
a) Nhân bản
b) Đóng dấu cơ
quan
c) Đóng dấu độ
khẩn, mật
a) Nhân bản
b) Đóng dấu cơ quan
Dấu đóng vào phụ lục VB: đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên CQ,TC hoặc tên
của phụ lục.
Đóng dấu giáp lai
Dấu được đóng vào
khoảng giữa mép
phải của VB hoặc
phụ lục VB, trùm lên
một phần các tờ
giấy, mỗi dấu không
quá 05 tờ.
Đóng dấu độ khẩn, mật
Đóng dấu mức độ khẩn
Quản lý và sử dụng con
dấu
1. Quản lý con
dấu

2. Sử dụng con
dấu
1. Quản lý con dấu

- Chánh Văn phòng

chịu trách nhiệm
trước người đứng
đầu CQ, TC, DN.

- Con dấu của cơ

quan, tổ chức được
giao cho CC, VC
văn thư quản lý và
2. Sử dụng con dấu
- Văn thư phải tự
tay đóng dấu vào
các văn bản của cơ
quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào
các VB khi các VB
đúng hình thức, thể
thức và có chữ ký
của người có thẩm
quyền.
 VB
không
rõ nội
dung

VB
người
ký Trước
không Không khi ký
có thẩm
quyền

Đóng
dấu
sẵn
2.1.4. Làm thủ tục, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
a. Làm thủ tục
phát hành văn bản
b. Chuyển phát
văn bản đi
c. Theo dõi việc
chuyển phát văn
bản đi
a. Làm thủ tục phát hành văn
bản
- Lựa chọn bì
- Trình bày bì và
viết bì
- Vào bì và dán
bì
- Đóng dấu độ
khẩn, dấu chữ ký
hiệu độ mật và
dấu khác lên bì.
a. Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển phát văn bản
đi trong ngày, chậm nhất
là ngày làm việc tiếp
theo.
- Lập sổ giao nhận
văn bản.
BÌA CHUYỂN GIAO SỔ VĂN BẢN ĐI
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Năm: 20..(3)..

Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

Sổ chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc
cho các cơ quan, tổ chức khác

Ngày Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký Ghi
chuyển nhận chú

….
BÌA SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

Năm: 20..(3)..

Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

 - Sổ chuyển phát văn bản đi
qua bưu điện

Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn bản Số Ký nhận Ghi chú
chuyển văn bản lượng và dấu
bì bưu điện
c. Theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
- Trách nhiệm theo
dõi: Văn thư
- Phương pháp theo
dõi:
+ Lập phiếu gửi
+ Theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn đối
với văn bản đi có
đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”.
2.1.5. Lưu văn bản đi
Mỗi VB đi phải được
lưu hai bản: bản gốc
lưu tại Văn thư cơ
quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ
chức) và 01 bản
chính lưu trong hồ
sơ công việc.
BÌA SỔ SỬ DỤNG BẢN
LƯU
……….… (1) ……………
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
……….….. (2) …………..
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

Năm: 20..(3).. Năm: 2012

Quyển số: ..(4).. Quyển số: 01

Phần đăng ký sử dụng bản lưu

Họ tên Số/ký hiệu Tên loại và Người

Ngày Hồ sơ Ký Ngày Ghi
người sử ngày tháng trích yếu nội cho phép
tháng số nhận trả chú
dụng văn bản dung văn bản sử dụng

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

2.2. Quy trình quản lý và giải
quyết văn bản đi điện tử

2.2.1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung,

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2.2. Cấp số
2.2.3. Đăng ký
2.2.4. Ký số CQTC
2.2.5. Ban hành và phát hành văn
bản.
2.2.6. Lưu văn bản
2.2.1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản
a) Cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản
b) Lãnh đạo đơn vị
c) Người được giao
trách nhiệm kiểm
tra thể thức và kỹ
thuật trình
d) Văn thư cơ quan
a. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản
- Nghiên cứu giải quyết
công việc và soạn thảo
văn bản:
+ Dự thảo văn bản;
+ Dự kiến mức độ “khẩn” (nếu
có);
+ Đưa dự thảo văn bản vào Hệ
thống;
+ Xin ý kiến đóng góp;
+ Tiếp thu và hoàn thiện dự
thảo;
b) Lãnh đạo đơn vị
- Xem xét, cho ý kiến và
chịu trách nhiệm về nội
dung dự thảo.
- Trường hợp cần bổ sung,
sửa đổi thì cho ý kiến và
chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị;
+ Cá nhân STVB;
+ Cá nhân phối hợp (nếu
có);
+ Lãnh đạo ĐV liên quan
(nếu có).
- Trình duyệt, tiếp thu ý kiến
và chỉ đạo cá nhân STVB
c) Người được giao trách nhiệm kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày VB

- Cho ý kiến và chịu

trách nhiệm về nội
dung kiểm tra.
- Chuyển dự thảo
cho văn thư cơ
quan để trình người
có thẩm quyền ký
ban hành VB.
d. Văn thư cơ quan

- Tiếp nhận bản dự thảo,

kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày VB.
Nếu phát hiện sai sót thì báo
cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết;
- Chuyển dự thảo về định
dạng .pdf
2.2.2 &2.2.3 Cấp số, thời gian ban
hành văn bản và đăng ký văn bản

Trách nhiêm:
- Văn thư cơ quan.
- Cãn bộ soạn thảo
- Cập nhật vào Hệ
thống các Trường
thông tin: Tên loại
văn bản; Trích yếu
nội dung; Ngôn
ngữ; Ghi chú; Mức
độ khẩn; Hạn trả lời
văn bản.
Văn thư cập nhật: Số của VB; ngày, tháng, năm
VB; tên cơ quan, tổ chức ban hành VB; số trang VB;
mã định danh cơ quan, tổ chức nhận VB.
a) Ban hành văn bản
điện tử
b) Phát hành văn
bản số hóa từ văn
bản giấy
c) Đối tượng nhận
văn bản giấy
d) Lưu văn bản điện
tử trong Hệ thống.
2.2.4. ký số văn bản

- Văn thư chuyển

văn bản đến
nguwoif có thẩm
quyền ký số trên văn
bản điện tử.
- Văn bản sau khi
được ký số sẽ
chuyển văn thư cơ
quan để làm thủ tục
phát hành văn bản.
2.2.5. Ban hành và phát hành văn
bản
- In và đóng dấu của
CQ, TC để lưu tại văn
thư 01 bản và số
lượng bản giấy phải
phát hành đến các
đối tượng nhận VB
giấy
- Phát hành VB điện
tử.
- In và đóng dấu của
CQ, TC để lưu tại văn
thư 01 bản và số
lượng bản giấy phải
phát hành đến các
đối tượng nhận VB
giấy
- Phát hành VB điện
tử.
2.2.6. Lưu văn bản
Bản gốc văn bản
điện tử được lưu
trong Hệ thống cơ
quan tổ chức.
 KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN
BỐ CỤC
I. Trách nhiệm đối
với việc lập hồ sơ
và nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
II. Lập danh mục
hồ sơ
III. Phương pháp
lập hồ sơ
IV. Giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan
I. Trách nhiệm đối với việc lập
hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan
- Người đứng đầu
cơ quan, tổ chức
- Chánh Văn
phòng
- Trưởng đơn vị
của cơ quan, tổ
chức
- Cá nhân
- Văn thư đơn vị
- Văn thư cơ quan
- Lưu trữ cơ quan
II. XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH
DANH MỤC HỒ SƠ
1. Khái quát
chung
2. Căn cứ lập
Danh mục hồ sơ
3. Nội dung của
việc lập danh
mục hồ sơ
4. Tổ chức lập
Danh mục hồ sơ
1. KHÁI QUÁT CHUNG

1.1. Khái
niệm
1.2. Tác dụng
 1.1. Khái niệm
Danh mục hồ sơ là bảng kê
hệ thống các hồ sơ dự kiến hình
thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức trong một
năm kèm theo ký hiệu, đơn vị
(hoặc người) lập và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ.
 2. CĂN CỨ LẬP DANH MỤC HỒ
SƠ
- Các văn bản quy định về:
Chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, CCTC, quy chế làm việc;
phân công nhiệm vụ của lãnh
3 đạo quản lý, CCVC;
NHÓM - Kế hoạch công tác hàng năm
CĂN của cơ quan và các đơn vị trong
CỨ cơ quan;
- DMHS của những năm trước;
bảng THBQ tài liệu và mục lục
hồ sơ của cơ quan (nếu có).
3. NỘI DUNG CỦA VIỆC LẬP
DANH MỤC HỒ SƠ
3.1. Xây dựng
khung đề mục của
DMHS
3.2. Xác định
những hồ sơ cần lập,
dự kiến tiêu đề hồ sơ
và đơn vị hoặc người
lập
3.3. Dự kiến THBQ
của hồ sơ
3.4. Đánh số, ký
hiệu các đề mục và
 4. Phương pháp lập
Danh mục hồ sơ
Cách 1: Văn thư xây dựng dự thảo
Bước 1 Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

Bước 2 Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị,

cá nhân liên quan

Bước 3 Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt

Tổ chức thực hiện.
 4. Phương pháp lập
Danh mục hồ sơ
Các đơn vị dự kiến DMHS
Cách 2:của đơn vị mình theo hướng dẫn
Bước 1 nghiệp vụ của Văn thư

Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ;

Bước 2 Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)

Bước 3 Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt

Tổ chức thực hiện.
III. PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ
SƠ
1. Phương pháp
lập hồ sơ công
việc.
2. Phương pháp
lập hồ sơ nguyên
tắc.
1. Phương pháp lập hồ sơ
công việc

a. Mở hồ sơ
b. Thu thập tài liệu
đưa vào hồ sơ
c. Kết thúc hồ sơ
a. Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc đưa
VB, TL đầu tiên và
biên mục một số
thông tin lên bìa hồ
sơ.
Đối với cơ quan đã ban
hành Danh mục hồ sơ
- Lấy một tờ bìa HS
do VP (phòng Hành
chính) cung cấp.
- Căn cứ vào
DANH MỤC HỒ
SƠ ghi các yếu tố
thông tin theo yêu
cầu lên bìa hồ sơ:
Tên cơ quan, đơn
vị/ Mã hồ sơ/Tiêu
đề hồ sơ/Thời
Đối với cơ quan chưa ban
hành Danh mục hồ sơ
- CB, CCVC căn cứ
chương trình công
tác, nhiệm vụ được
giao để mở hồ sơ.
- Khi nhận VB, TL
đầu tiên liên quan
đến CV được giao,
lấy tờ bìa HS biên
mục một số thông
tin lên bìa hồ sơ:
Tên cơ quan, đơn
vị/Tiêu đề hồ sơ.
b. Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ

- CB, CCVC trong

quá trình giải
quyết CV tiếp tục
thu thập đầy đủ
các VB và tư liệu
có liên quan đến
sự việc vào hồ sơ.
- VB đưa vào hồ
sơ phải là bản
chính (hoặc bản
 c. Kết thúc hồ sơ
- Kiểm tra, xem xét, bổ sung
những văn bản, giấy tờ còn
thiếu.
Kết - Loại ra VB trùng thừa, bản
thảo, các tư liệu, sách báo ra
thúc
khỏi HS.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu
trong HS
- Xem xét lại thời hạn bảo
quản của HS
2. Phương pháp lập hồ sơ
nguyên tắc
2.1. Tác dụng
2.2. Trách
nhiệm lập hồ sơ
nguyên tắc
2.3. Cách lập và
quản lý hồ sơ
nguyên tắc
 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
PHÒNG TỔ CHỨC – CÁN BỘ

Mã hồ sơ:……

HỒ SƠ
Quy định, hướng dẫn về công tác thi đua -
khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức
Từ ngày: đến ngày:
Gồm: tờ

Phông số: Thời hạn bảo quản: ………

Mục lục số:
Hồ sơ số:
 1. Luật thi đua, khen thưởng ngày 26 tháng
11 năm 2003;
2. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
thi đua, khen thưởng được Quốc hội thông qua
ngày 14 tháng 6 năm 2005 Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật thi đua, khen thưởng
ngày 16 tháng 11 năm 2013;
3. Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày ngày 31
tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen
thưởng;
4. Quyết định số 48/2014/QĐ-UBND ngày 12
tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành
phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy định về công
2.1. Tác dụng
- Phương tiện
làm việc của
CB,CC,VC.
- Căn cứ pháp
lý, tra cứu khi
giải quyết công
việc.
2.2. Trách nhiệm lập hồ sơ
nguyên tắc
Mỗi CB, CC,
VC phải lập tập
hồ sơ nguyên
tắc về một mặt
công tác nghiệp
vụ nhất định
mà mình phụ
trách.
2.3. Cách lập và quản
lý hồ sơ nguyên tắc
a) Cách lập
b) Cách quản
lý
a) Cách lập
- Văn bản giấy
- Văn bản điện
tử (dụng file)
 b) Cách quản lý
- Đơn vị, cá nhân lập và bảo quản
tại nơi làm việc để tra cứu hàng ngày.
- Đơn vị, cá nhân cần cập nhật kịp
thời các VB mới sửa đổi, bổ sung hoặc
thay đổi vào HSNT
- Không phải giao nộp vào lưu trữ cơ
quan
3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan
3.1. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ,
tài liệu
3.2. Thành phần
hồ sơ, tài liệu
giao nộp vào
lưu trữ cơ
quan
3.3. Tiếp nhận,
hoàn chỉnh và
3.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ,
tài liệu
- Trong thời
hạn 01 năm kể
từ ngày công
việc kết thúc.
- Sau 03 tháng
kể từ ngày công
trình được quyết
toán đối với tài
liệu xây dựng cơ
bản.
3.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu
giao nộp vào lưu trữ cơ quan
Toàn bộ hồ sơ,
tài liệu được xác
định THBQ từ 05
năm trở lên.
 HS
nguyên
tắc

HS
VB, TL
gửi để Không những
việc
biết, để giao chưa giải
tham
khảo nộp quyết
xong

HS phối
hợp giải
quyết
CV
3.3. Tiếp nhận, hoàn chỉnh
và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ
tài liệu nộp lưu
- Biên bản giao nhận
tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu
- Hoàn chỉnh hồ sơ,
tài liệu
- Phân loại, sắp xếp
hồ sơ, tài liệu
- Lập Mục lục hồ sơ
- Tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu
- Lập Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp
lưu.
- Lập Biên bản
giao nhận hồ sơ,
tài liệu.
- Hoàn chỉnh hồ sơ, tài
liệu sau tiếp nhận
Đánh số tờ

Viết chứng từ kết

thúc
LTCQ
Viết mục lục VB

Biên mục hoàn chỉnh

bìa HS
Đánh số tờ văn bản
Viết chứng từ kết thúc
 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
PHÒNG TỔ CHỨC – CÁN BỘ

Mã hồ sơ:……

HỒ SƠ
Giải quyết khiếu nại của ông Nguyễn
Mạnh Hùng (Trường THPT chuyên Trần
Đại nghĩa) năm 2017
Từ ngày: 20/4/2017 đến ngày: 28/7/2017
Gồm: 30 tờ

Phông số: Thời hạn bảo quản: 20 năm

Mục lục số: 35
Hồ sơ số: 3452
- Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài
liệu

Vĩnh viễn
Theo
THQB
Có THBQ
theo năm
Phân loại
HS Theo trật tự
nhóm trong
phương án
PLTL
- Lập Mục lục hồ sơ
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG………………………
Từ năm…… đến năm………
 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG:
………………………………

Từ hồ sơ số……..đến hồ sơ số………..

- Phông số:… Thời hạn bảo quản:

- Mục lục số (quyển số):… …...……………
- Số trang:…