CHÖÔNG 5

SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN

KHÁI NIỆM VĂN BẢN

THỂ THỨC VĂN BẢN
QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN
THỦ TỤC TRÌNH KÝ & THAY THẾ VĂN BẢN
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
1. Văn bản là gì?
•.Theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định
•Theonghĩa hẹp: Dùng chỉ công văn, giấy tờ hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
 KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
2. Chöùc naêng vaên baûn
 Chöùc naêng thoâng tin
 Chöùc naêng phaùp lyù
 Chöùc naêng quaûn lyù
 Chöùc naêng vaên hoùa
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
3. Phân loại văn bản
Có nhiều cách phân loại văn bản nhưng có 2 cách thường phân
loại phổ biến
1. Theo chủ thể ban hành văn bản:
+ Văn bản của cơ quan lập pháp
+ Văn bản của cơ quan hành pháp
+ Văn bản cả cơ quan tư pháp
2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản
+ Văn bản đi
+ Văn bản đến
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
a)Văn bản quy phạm pháp luật:
Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tư luật
định, trong đó có các quy tắc xử sự chung
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa. Bao gồm : Văn bản
luật và văn bản dưới luật
I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
a)Văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản luật :
Hiến pháp, Luật, Bộ luật do Quốc hội ban hành
- Văn bản dưới luật :
+ Ủy ban Thường vụ Quốc hội - Pháp lệnh
- Nghị quyết
+ Chủ tịch nước: - Lệnh, Quyết định
+ Chính phủ: - Nghị định
+ Thủ tướng Chính phủ: - Quyết định
+ Bộ trưởng: - Thông tư
+ Tổng kiểm toán nhà nước - Quyết định
+ Các Bộ -Thông tư liên tịch
+ UBND các cấp -Chỉ thị, Quyết định
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
b. Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản cá biệt)
•Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo trình tự thủ tục nhất định nhằm đưa ra những
quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một
nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.
•Ví dụ: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, xử phạt hành
chính, Quy chế, nội quy cơ quan….
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
c. Văn bản hành chính :
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình
chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức.
 Các loại văn bản hành chính
(Trích phục lục III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1. Nghị quyết (cá biệt) NQ
2. Quyết định (cá biệt) QĐ
3. Chỉ thi CT
4. Quy chế QC
5. Quy định QyĐ
6. Thông cáo TC
7. Thông báo TB
8. Hướng dẫn HD
9. Chương trình CTr
10. Kế hoạch KH
11. Phương án PA
12. Đề án ĐA
13. Dự án DA
14. Báo cáo BC
 Các loại văn bản hành chính
(Trích phục lục III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)
Tên loại văn bản hành
STT Chữ viết tắt
chính
15. Biên bản BB
16. Tờ trình TTr
17. Hợp đồng HĐ
18. Công điện CĐ
19. Bản ghi nhớ BGN
20. Bản thỏa thuận BTT
21. Giấy ủy quyền GUQ
22. Giấy mời GM
23. Giấy giới thiệu GGT
24. Giấy nghỉ phép GNP
25. Phiếu gửi PG
26. Phiếu chuyển PC
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN
d. Văn bản chuyên môn:
Là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính
đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất
định
VD: Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài
chính, tư pháp, ngoại giao..
VD: Văn bản kỹ thuật : trong các lĩnh vực như xây dựng,
kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thủy văn…
 I. KHAÙI NIEÄM VAÊN BAÛN

e) Văn bản điện tử

Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc
được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ
thuật, định dạng theo quy định.
 II. Thẩm quyền ban hành VB
Văn ban Quy phạm pháp Văn bản hành chính thông
luật thường

Do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền Do cơ quan, tổ chức
(Luật Ban hành VB có tư cách pháp nhân
QPPL 2015)
 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
1. Khái niệm
Thể thức văn bản là các thành phần phải có và cách thức
trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản
nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định
 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
Định lề trang VB
2. Một số quy
+ Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm
định về kỹ + Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm
thuật, cách + Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm
thức trình bày + Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm
Đánh số trang VB
- Kiểu số: số Ảrập (1,2,3…)
- Vị trí đánh số trang:
+ Ngay chính giữa lề trên của VB (phần header);
Font chữ: Time New Roman
III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
3. Các thành phần chính của Thể thức VB
1. Quoác hieäu
2. Teân cô quan ban hành
3. Soá kyù hieäu vaên baûn
4. Ñòa danh, ngaøy thaùng
5. Teân loaïi , trích yeáu
6. Noäi dung vaên baûn
7. Chöõ kyù thaåm quyeàn
8. Con daáu
9. Nôi nhaän
Ghi Chú:
Ô số Thành phần thể thức văn bản:
1 Quốc hiệu và tiêu ngữ
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c.Quyền hạn , chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9 Nơi nhận
10a Dấu chỉ mức độ mật
10b Dấu chỉ mức độ khẩn
11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
14Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
 Tên cơ quan tổ chức
ban hành20-25 mm 11 Dấu thu
hồi,chỉ dẫn
2 Địa danh,ngày,tháng
1 năm
phạm vi
Số ,kí hiệu văn Trích yêu nội dung
bản
3
hành chính Tên, nội dung 4
Quốc Hiệu
5b 5a

Dấu
10a 9a
Chỉ
Dấu
mức
Chỉ 10b 12
độ Nơi nhận
mức Nội dung văn
mật
độ Chỉ dẫn về dự bản
khẩn thảo văn bản
6

Nơi nhận

Dấu của Cơ quan,

7a Tổ chức Chức
vụ,họ
9b
8 tên,chữ ký
30-35 mm 7c 115-20
13 người
mm
thẩm
7b
Kí hiệu,số lượng phát hành quyền
20-25mm 14

Địa chỉ liên lạc,điện thoại,...

 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
1. Quốc hiệu:
Được trình bày ở đầu trang giấy, gồm 2 dòng, có giá trị
xác nhận tính pháp lý của văn bản:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
2. Tên cơ quan ban hành:
a. Trường hợp có CQ chủ quản
+ Tên cơ quan giúp người đọc, người thi hành văn bản nhận biết
văn bản đó do cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan đó trong hệ
thống tổ chức bộ máy nhà nước.
+ Tên cơ quan đặt ở góc trái đầu văn bản, trình bày đậm nét rõ ràng, phía
dưới có gạch.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp
trên trực tiếp (nếu có)
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÂU THÀNH
 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
2. Tên cơ quan ban hành:
a.Trường hợp có CQ chủ quản

CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ

 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
3. Số và ký hiệu:
+ Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản
được dễ dàng.
+ Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban
hành. Ký hiệu là chữ viết tắt tên loai văn bản và tên cơ quan
ban hành văn bản,giữa chúng có dấu gạch nối.
+ Ký hiệu văn bản được viết bằng dấu in hoa.
 III. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
3. Số và ký hiệu:
a. Đối với VBQPPL
Số:…./năm ban hành/viết tắt tên loại-viết tắt tên CQ ban hành
Số: 30/2020/NĐ-CP
Luật: 12/2021/QH15
Nghị quyết: 30/2021/UBNTQV15
b. Đối với VBHC thông thường
- VBHC có tên gọi
Số:…/viết tắt tên loại-viết tắt tên CQ ban hành
Ví dụ:
Số: /QĐ-ĐHSP
Số: /TTr-TTTS
Số: 28/2005/QĐ-UBND (đối với VB có tên loại)
Số: 225/SXD-VP (đối với văn bản không có tên loại)
 II. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
4. Địa danh, ngày, tháng:
a. Địa danh
+ Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở Trung ương ban
hành là tên gọi chính thức của tỉnh thành phố trực thuộc trung
ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
+ Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban
hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban
hành đóng trụ sở.
- ví dụ: Văn bản của Bộ Công nghiệp, (có trụ sở tại thành phố Hà
Nội): ghi là : Hà Nội
- ví dụ: văn bản của Uỷ ban nhân dân; thành phố Hồ Chí Minh và
của các sở, ban, ngành thuộc thành phố ghi là: Thành phố Hồ Chí
Minh.
 II. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
b. Ngày, tháng năm ban bành văn bản:
Ghi ngày tháng văn bản được ban hành. Ngày dưới
số 10 và tháng dưới số 3 phải có số 0 phía trước.
• VD: Thủ Dầu Một, ngày 08 tháng 02 năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:…............/QĐ-ĐHCN Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023

 II. THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
a. Tên loại văn bản: Trừ công văn, tất cả văn bản đều có
tên loại . Tên văn bản được trình bày ở giữa trang giấy
bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng.
b. Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn
hoặc 1 cụm từ, khái quát nội dung văn bản. Đối với
VB có tên loại, được trình bày ở giữa dưới tên loại
văn bản
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UỶ BAN NHÂN DÂN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỈNH BÌNH DƯƠNG
Bình Dương, ngày 20 tháng 02 năm 2023
Số: 470/QĐ-UBND

QUYẾT ĐỊNH
V/v thành lập Ban chỉ đạo tháng Thanh niên tỉnh Bình Dương

Ví dụ: đối với VB không có tên loại

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 6416/VPCP-KTTH
Hà Nội, ngày 26 tháng 02 năm 2023
V/v quản lý thị trường xăng dầu
Kính gửi:- Bộ Công Thương;
- Bộ Tài chính.
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN
6. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản,
trong đó, các quy phạm pháp luật, các quy định được đặt ra;
các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phải có tính mục đích
- Phải mang tính khoa học và tính khả thi
- Phù hợp với đường lối chung và không trái với văn bản pháp
luật của cấp trên;
- Yêu cầu về văn phong;
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN

6. Nội dung văn bản

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề,
sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính
xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa
phương
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả
tiếng Việt
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ
viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN
8. Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay
ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký. Dấu được
đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ, không được đóng
dấu khống chỉ.
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN

9. Nơi nhận văn bản

- Cỡ chữ 12 in đậm, nghiêng có dấu hai chấm “:”, dưới nơi
nhận là chữ thường cỡ chữ 11
- Nơi nhận xác định những tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận
văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm
tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao
đổi công việc; để biết và để lưu.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản, ghi
ngang phần chữ ký ở góc trái văn bản, nội dung bao gồm
các nhóm đối tượng sau:
 II. THỂ THỨC VĂN BẢN

- Để báo cáo: là cơ quan có quyền giám sát hoạt động của

cơ quan ban hành VB mà cơ quan này phải gửi tới để
báo cáo công tác
- Để thi hành: các cơ quan, tổ chức và cá nhân là đối tượng
quản lý trực tiếp.
- Để phối hợp: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự
phối hợp hoạt động ,thông thường là các cơ quan kiểm
sát, xét xử cùng cấp.
- Lưu bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản
của cơ quan ban hành.
 III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN

3.1 Qui trình soaïn thaûo

Xác định nội dung & thể lọai VB

Thu thập tài liệu liên quan

Phác thảo đề cương & nháp

Trình duyệt & sửa chữa

Viết sạch & hòan thiện VB

 III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN
BẢN

3.2 Yêu cầu khi soạn thảo (5C)

•Có tính mục đích
•Chính xác
•Rõ ràng
•Ngắn gọn, dễ hiểu
•Hợp hiến và hợp pháp
 III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN

3.3 Ngôn ngữ & văn phong

•Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ
•Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định
nghĩa
•Sử dụng thuật ngữ thống nhất
•Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ
•Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.
•Viết đúng chính tả
•Văn phong hành chính: câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề
 IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & THAY THẾ VĂN BẢN

4.1 Thủ tục trình ký

•Tất cả văn bản phải qua văn thư
•Văn thư làm thủ tục trình ký
•Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếng
•Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục
•Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt)
 IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & THAY THẾ VĂN BẢN

4.2. Thay thế, sửa đổi văn bản

•Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay
những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm
quyền
•Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác
thay thế, VB hết thời hiệu.
•Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp
nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản.
 Bài tập thực hành
Soạn thảo văn bản tính tiền ngoài giờ
-Số lượng người trong một đơn vị 4 chuyên viên
- Nghỉ bù không đảm bảo giải quyết được công việc của
đơn vị
-Đề nghị Lãnh đạo nhà Trường Giải quyết 02 phương án
+ Phương án 1: Không trực thứ 7 và chủ nhật (không thực
hiện nghỉ bù)
+ Phương án 2: Trực thứ 7 và chủ nhật (khoán tiền ngoài
giờ)
 THỰC HÀNH SOẠN THẢO
BÁO CÁO, CÔNG VĂN, QUYẾT ĐỊNH,
THÔNG BÁO