01/06/2018

Company
Tài liệu và học cụ
LOGO Tài liệu:
- Quyết định số 367 QĐ/TWĐTN ngày 29 tháng 10
năm 2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy
định về ban hành văn bản của Đoàn.
SOẠN THẢO VĂN BẢN
CỦA ĐOÀN - HỘI - Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày
29/10/2013 của Ban Bí thư TW Đoàn Hướng dẫn
Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Lê Việt Phương

NỘI DUNG
Kích thước các
I. Khái quát chung về văn bản khổ giấy:
A0, A1, A2, A3,
II. Thể thức và kỹ thuật trình bày
A4, A5
KHỔ A KÍCH THƯỚC
III. Kỹ thuật soạn thảo các loại A0 841×1189
văn bản thông dụng A1 594×841

A2 420×594

A3 297×420

IV. Kỹ năng sử dụng email A4 210×297

A5 148×210

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

1. Định nghĩa văn bản:

Văn bản là một chỉnh thể được cấu tạo theo những quy
tắc nhất định, gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với
nhau nhằm chuyển tải một thông tin trọn vẹn nào đó,
đáp ứng mục đích giao tiếp.

1
 01/06/2018

2. Phân loại văn bản

VB VB VB VB
VB
QPPL Hành Của t/c Chuyên
ADPL
chính CT-XH ngành

Tên loại văn bản của Đoàn

1. Điều lệ Đoàn 11. Kế hoạch
2. Nghị quyết 12. Chương trình
3. Quyết định 13. Đề án
4. Chỉ thị 14. Tờ trình
5. Kết luận 15. Công văn
6. Quy chế 16. Biên bản
7. Quy định 17. Các loại giấy tờ hành
8. Hướng dẫn chính như: Giấy giới thiệu,
9. Thông báo Giấy chứng nhận, (hoặc giấy
10. Báo cáo xác nhận, thẻ chứng nhận),
Giấy đi đường, Giấy nghỉ
phép, Phiếu gửi.

2
 01/06/2018

Thảo luận
?
Trong thực tiễn Anh/Chị đã từng trực tiếp NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC SAU CÁC
soạn thảo văn bản nào trong số các văn bản CẤP BỘ ĐOÀN CẦN BAN HÀNH VĂN BẢN
vừa nêu? CÓ TÊN GỌI LÀ GÌ?

- Ghi chép diễn biến cuộc họp chi đoàn, đại hội Đoàn.
- Tỉnh Đoàn quyết định tặng giấy khen cho đoàn viên.
- Đoàn Trường ĐHNT đề nghị Đoàn Trường ĐHKH phối
hợp thực hiện một hoạt động.
- Đề nghị Đoàn cấp trên phê duyệt một dự án.
- Văn bản của Đoàn Trường nhằm triển khai đến các Đoàn
khoa, Chi đoàn về một hoạt động chuẩn bị được tiến hành.
- Văn bản của Đoàn Trường nhằm gửi các Đoàn khoa, Chi
đoàn để nhắc nhở việc đảm bảo tiến độ và nội dung công
việc được giao.
- Văn bản của Tỉnh Đoàn nhằm trả lời cơ quan khác về một
vấn đề mà cơ quan đó quan tâm.
- Văn bản của Đoàn Trường nhằm mời Đoàn cấp trên đến
tham dự một sự kiện do Đoàn Trường tổ chức.
- Văn bản của Ban Thường vụ Đoàn Trường nhằm chỉ đạo,
đôn đốc các Đoàn khoa thực hiện một công việc nào đó.
- Văn bản của Đoàn Trường nhằm giới thiệu chức danh, chữ
ký của Bí thư, Phó bí thư.
- Tổng kết công tác trong một năm;
- Sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ trong sáu tháng;
- Diễn biến cuộc họp bình xét thi đua cuối năm;
- Việc bàn giao tài sản, tài liệu cho người khác khi cán bộ
Văn phòng Đoàn chuyển công tác.

Một số lỗi thường gặp THỂ THỨC TRÌNH BÀY

VĂN BẢN CỦA ĐOÀN - HỘI
- Chưa xác định được khi nào thì soạn VB có tên là Công
văn/Tờ trình/ Báo cáo… 1. Phông chữ (font)
Ví dụ: Tên là tờ trình nhưng nội dung lại là báo cáo…
Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode
- Sai định dạng văn bản (thể thức và kỹ thuật trình bày) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
- Vi phạm quy tắc sử dụng từ, ngữ pháp, dấu câu. Bảng mã tiếng việt:
Loại Font Ví dụ Bảng Mã

ABC .Vnarial, .Vntime, .VnarialH, .VntimeH, … TCVN3

VNI VNI-Times,VNI-Top, VNI-Book, … VNI / VNI-Win

VNtimes new roman, VNumbrella, … Vietware_x
Vietware
SVNtimes new roman, SVNumbrella, … Vietware_f
Unicode Times new roman, Arial, Tahoma, … Unicode / VN Unicode 1

3
 01/06/2018

2. Khổ giấy, kiểu trình bày và lề 2 cm

Kiểu
Khổ giấy
trình bày
Lề -Lề:
+ Trên 20 mm

2 cm
+ Dưới 20 mm

3 cm
Văn bản VB được Lề mặt trước + Trái 30 mm
được trình trình bày Lề trên: 20 mm + Phải 20 mm
bày trên bày theo Lề dưới: 20 mm
khổ giấy chiều dài Lề trái: 30 mm
khổ A4 của trang Lề phải: 20 mm
(210x giấy khổ
297mm). A4
2 cm
20

Cơ quan ban hành Tiêu đề

văn bản

Địa danh,ngày,
Số, Ký hiệu tháng

Tên loại và
Trích yếu nội dung của văn bản

Nội dung

Dấu,chữ kí
Nơi của người
có thẩm
nhận quyền

Cơ quan ban
hành văn bản Tiêu đề THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Số, Ký hiệu
Địa danh,ngày,
Số, ký hiệu của văn bản
tháng
- Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho
mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ
Trích yếu đặt
dưới số của VB của cấp bộ đoàn đó. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-
Kính gửi chỉ có
ở Công văn rập; Số nhỏ hơn 10 thì ghi thêm số 0 đứng trước.
Nội dung
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
***
Nơi Dấu,chữ kí Số: 245-CV/TWĐTN-VP Hà Nội, ngày tháng năm 2013
của người
nhận
có thẩm
quyền
Số của văn bản

4
 01/06/2018

Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể
loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành
văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa; giữa số
và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và
tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa
tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham
mưu văn bản có dấu nối ngang (-).
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Địa danh ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của
đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi tổ chức Đoàn, Hội đóng
trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên
theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử hoặc
chỉ có một âm tiết thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị
hành chính đó.

Khánh Hòa, ngày tháng năm THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Nha Trang, ngày tháng năm
Vĩnh Thọ, ngày tháng năm
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Thành phố Huế, ngày tháng
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy
đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối
với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0 ở trước.
Chữ ngày, tháng, năm phải ghi đầy đủ, không dùng các
năm dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo
(/).

Quận 12, ngày tháng năm 2013

Nha Trang, ngày tháng năm

THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN So sánh ghi trích yếu VB
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải
ghi tên loại, trừ công văn.
- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn
hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của
văn bản.

QUYẾT ĐỊNH Số: 72-CV/TWĐTN

Về việc điều động cán bộ “V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2013”

5
 01/06/2018

THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Phần Nội dung văn bản (Ô 11)
Nội dung văn bản

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường
(được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14
(phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);
khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến
1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn
(paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng
hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn
(single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở
lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền thẩm quyền

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết
tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc
tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN

TM. BAN CHẤP HÀNH

Trường hợp cấp phó ký thay thì phải ghi chữ viết tắt
TM. BAN THƯỜNG VỤ “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví
dụ:
TM. BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN
KT. BÍ THƯ
PHÓ BÍ THƯ
TM. CHI ĐOÀN
(Nếu chi đoàn không bầu Ban chấp hành)

6

LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
1) Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa:
- Từ được sử dụng phải biểu đạt chính xác nội dung cần
thể hiện.
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
2) Sử dụng từ đúng phong cách chức năng:
- Sử dụng từ cổ: chỉ nên sử dụng từ cổ khi chưa có từ khác
thay thế hoặc từ mới thay thế không thông dụng hoặc thiếu
trang nghiêm.
Quân nhân  Người lính
Phụ nữ  Đàn bà
Người ở  Người giúp việc
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
2) Sử dụng từ đúng phong cách chức năng:
- Sử dụng từ địa phương:
- Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành:
- Sử dụng từ Hán-Việt:
- Sử dụng từ phiên âm tiếng nước ngoài:
01/06/2018
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
1) Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa:
- Không sử dụng từ ngữ mang sắc thái văn chương, như: sơn
hà, ánh dương, phong ba, mỹ lệ, kiều diễm...
- không dùng thành ngữ, trừ trường hợp đặc biệt diễn tả biểu
cảm.
Ví dụ trong công văn kêu gọi ủng hộ đồng bào bị thiệt hai
do lũ lụt: “với tinh thần tương thân tương ái, lá lành đùm lá
rách”
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
2) Sử dụng từ đúng phong cách chức năng:
- Về sử dụng từ mới:
+ Từ mới biểu thị khái niệm, sự vật, hiện tượng mới xuất
hiện: Con chip; bao tiêu; tin tặc; ISO; Mạng xã hội…
+ Từ mới biểu thị cái cũ: Hòa nhập, hội nhập; cơm bụi…
+ Từ cũ nhưng biểu thị khái niệm, sự vật hoặc mang sắc thái
mới: gạch bông; quậy; chích;
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
3) Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt:
- Lỗi phụ âm đầu (X – S; N – L; Tr – Ch; Ng – Ngh ...)
- Lỗi về thanh điệu (các dấu hỏi (?) với ngã (~)...
Ví dụ: Tôi không có tiền lẽ
- Lỗi viết hoa: Trong tiếng Việt, viết hoa thường dùng để
đánh dấu bắt đầu câu hoặc ghi tên riêng (người, địa danh,
tổ chức...).
7

LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
4) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp:
Bình luận: Lượng mưa năm nay kéo dài nên úng lụt
xảy ra ở nhiều địa phương.
-> Lượng mưa không thể kết hợp với kéo dài, mà chỉ có
thể kết hợp với lớn, nhỏ.
-> Kéo dài không thể kết hợp với lượng mưa mà chỉ phù
hợp với mùa mưa
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
5) Cú pháp:
a) Câu phải đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt
+ Chủ ngữ là bộ phận thứ nhất, nêu người hay sự vật làm chủ
sự việc trong câu; có thể dùng trả lời câu hỏi :Ai ? Cái gì ?
Con gì ? Việc gì ?.
+ Vị ngữ là bộ phận thứ hai nêu hoạt động, trạng thái, tính
chất, bản chất, đặc điểm ... của người, vật, việc nêu ở chủ
ngữ; có thể dùng trả lời câu hỏi : Làm gì ? Như thế nào ? Là
gì ?
- Dấu ba chấm (…) (dấu chấm lửng), dùng để biểu thị lời
nói bị ngắt quãng vì xúc động; biểu thị chỗ ngắt dài giọng
vì chấm biếm, hài hước; sự kéo dài về âm thanh hoặc
khoảng cách về không gian, thời gian; người viết chưa liệt
kê hết. Nếu được đặt trong ngoặc đơn (...) thì dùng để biểu
thị lời dẫn trực tiếp bị lược bớt một số câu.
- Dấu vân vân (v.v.) biểu thị người viết chưa liệt kê hết.
- Dấu ngoặc đơn () dùng để tách các phần có tác dụng giải
thích, bổ sung; đóng khung bộ phận chỉ nguồn gốc lời trích
dẫn.
- Dấu ngoặc kép (“”) dùng để đánh dấu lời trích dẫn trực
tiếp; đóng khung tên riêng, tên tác phẩm; đánh dấu những
từ ngữ được hiểu theo nghĩa khác.
- Dấu ngang cách (-) dùng để phân biệt thành phần chêm
xen; đặt trước những lời đối thoại, các bộ phận liệt kê...
01/06/2018
LƯU Ý VỀ NGÔN NGỮ KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
4) Dùng từ đúng quan hệ kết hợp:
+ Những từ lườm, liếc, trợn, nhắm…thường đi với mắt;
+ Vẫy, nắm…chỉ biểu thị hành động của tay;
+ Từ nỗi thường kết hợp với những từ mang ý nghĩa tiêu
cực, từ niềm thường kết hợp với những từ mang ý nghĩa
tích cực. Ví dụ như: nỗi đau đớn, niềm sung sướng; nỗi bất
hạnh, niềm hạnh phúc; nỗi thất vọng, niềm hi vọng; nỗi
nghi ngờ, niềm tin tưởng;
b) Dấu câu
- Dấu chấm (.) dùng để đánh dấu sự kết thúc của câu trần
thuật.
- Dấu chấm hỏi (?) dùng để đánh dấu câu nghi vấn.
- Dấu chấm than (!) dùng để đánh dấu câu biểu cảm (cảm
thán) hoặc câu cầu khiếu (dấu này đôi khi được đặt cùng
dấu chấm hỏi (?!) để biểu thị thái độ mỉa mai, châm biếm).
- Dấu phảy (,) dùng để tách các thành phần cùng loại, các
thành phần biệt lập (chuyển tiếp), các vế câu.
- Dấu chấm phảy (;) dùng để phân cách các phần tương đối
độ lập trong câu.
- Dấu hai chấm (:) dùng để báo hiệu điều trình bày tiếp
theo mang ý nghĩa giải thích, thuyết minh; báo hiệu lời trích
dẫn trực tiếp, lời đối thoại.
MỘT SỐ LƯU Ý
1. Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:);
chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát
vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách sau đó vẫn
còn nội dung.
2. Các dấu ( mở ) ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu
là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên
phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn,
kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải
của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
8

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO
MỘT SỐ VĂN BẢN
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
a. Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý
do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có
thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ
mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động
phong trào..., Ban Thường vụ Đoàn... hướng dẫn các
Đoàn Khoa, Viện báo cáo tổng kết theo các nội dung
sau…"
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
b. Cách viết phần giải quyết vấn đề:
- Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng
phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn
chứng bằng sự kiện, con số thật khách quan, có sự đề nghị
xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
- Văn bản từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự
động viên, an ủi.
- Văn bản có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc,
nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy
ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
- Văn bản có tính thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện
sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
- Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ
ràng.
01/06/2018
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước
- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động.
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và
công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể
thức theo quy định của Đoàn-Hội.
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
b. Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại
chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: (i)
Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết; (ii) Sắp
xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật
được chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù
hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho các
quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:
- Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn
chặt chẽ, cầu thị.
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
c. Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết
ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách
nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).
Viết lời chào chân thành, lịch sự nếu là công văn trao
đổi thông tin, hoặc có thể là một lời cám ơn nếu có nhu
cầu nhờ họ việc gì trước khi kết thúc văn bản.
9
 01/06/2018

Lưu ý SOẠN BÁO CÁO

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt
- Điều lệ, Quyết định, Quy định, Quy chế: Có các Điều (có động của một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo
thể có Chương). Đoàn hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

- Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Đề án: Không có - Báo cáo tuần
Chương, Điều. - Báo cáo tháng, quý
- Chỉ thị, tờ trình, Kết luận, Thông báo: Có mục 1,2,3 (không - Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm.
có Chương, Điều)
- Báo cáo bất thường, đột xuất.
- Công văn: Không có tên loại; có phần kính gửi.
- Báo cáo chuyên đề.
- Báo cáo hội nghị.

Soạn thảo báo cáo SOẠN BÁO CÁO

- Yêu cầu: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy đủ. Nội dung báo
cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời. Mở đầu báo cáo:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ
- Phương pháp và Quy trình: chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn
+ Chuẩn bị: Xác định mục đích, yêu cầu; thu thập thông tin. hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình.
+ Xây dựng đề cương; Đồng thời, nêu những điều kiện hoàn cảnh có ảnh hưởng
+ Soạn dự thảo báo cáo; lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
+ Xin ý kiến chỉ đạo, góp ý;
+ Hoàn thiện dự thảo;
+ Trình ký, lấy số, ghi ngày tháng năm, đóng dấu.
+ Phát hành.

SOẠN BÁO CÁO Ví dụ: Đề cương phần nội dung của báo cáo:
Nội dung chính của báo cáo:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn
thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
+ Đánh giá kết qủa và rút ra bài học kinh nghiệm.

10
 01/06/2018

SOẠN THẢO CÔNG VĂN

SOẠN BÁO CÁO
Công văn là văn bản
Kết luận báo cáo.
dùng để truyền đạt,
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.
trao đổi các công việc
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm, cụ thể trong quá trình
nhược điểm. thực hiện chức năng,
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ của tổ chức,
+ Những kiến nghị với cấp trên. cơ quan Đoàn.
+ Nhận định những triển vọng.

Phương pháp: SOẠN THẢO CÔNG VĂN

SOẠN THẢO CÔNG VĂN
- Yêu cầu: Mỗi CV chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu ngắn gọn,
rõ ràng và thống nhất sự vụ cần nghiên cứu giải quyết; CV là
tiếng nói chung của tổ chức chứ không phải của cá nhân.
Viết CV ngắn gọn, rõ ràng, nghiêm túc, đảm bảo sức thuyết
phục cao.
Công văn là VB không có tên loại. Phần trích yếu đặt phía
dưới Số và ký hiệu của văn bản.
- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao,
dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng
quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu.
- Cách viết nội dung chính là nhằm đưa ra các phương án giải
quyết các vấn đề đã nêu.
+ Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ
đề cần giải quyết.
+ Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn,
có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra.
- Cách viết phần kết thúc công văn:
+ Cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh các chủ đề và xác
định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có); viết lời chào
chân thành lịch sự trước khi kết thúc.

SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về

một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp
trên xem xét, quyết định.

- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích

căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức
thiết của vấn đề cần trình. Nêu các nội dung đề nghị
phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp
lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể
xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả
năng và trình bày khái quát các phương án phát
triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.

11
 01/06/2018

SOẠN THẢO TỜ TRÌNH SOẠN THẢO THÔNG BÁO

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một

- Bố cục tờ trình: gồm 3 phần: vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó
có trình các phương án, phân tích và chứng minh
các phương án khả thi).
Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm
các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê
chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các
phương án để cấp trên phê duyệt, các phương án
xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể
chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

SOẠN THẢO THÔNG BÁO SOẠN THẢO BIÊN BẢN

Thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông
tin mà không cần nêu lý do, căn cứ. Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến sự việc
đang diễn ra; ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận
Cách hành văn rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc
chúng cao, viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc
họp của Đoàn; ghi chép việc bàn giao công việc
hay biểu lộ tình cảm như những công văn.
giữa các cá nhân và tập thể có liên quan.
Phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối
tượng cần được thông báo.

SOẠN THẢO BIÊN BẢN

BIÊN BẢN
- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính
xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy
diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng
điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao
(nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi
kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập
và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên
bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao
phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe,
sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác
(không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng
chịu trách nhiệm.

12
 01/06/2018

SOẠN THẢO BIÊN BẢN SOẠN THẢO BIÊN BẢN

Bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:

(1) Tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3)
Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên
bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện
thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần
nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do); (7)
Thủ tục ký xác nhận.
- Biên bản phải ghi trung thực, không suy diễn.
+ Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng phải ghi chi tiết;
lời nói trong cuộc họp quan trọng, lời khai... Phải ghi
nguyên văn, đầy đủ, yêu cầu người nghe lại và xác nhận
từng trang.
+ Các sự kiện thông thường có thể ghi biên bản tổng hợp.
- Phải có thời gian kết thúc; có chữ ký của ít nhất hai
người.

SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định
được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh
đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối, NGHỊ QUYẾT
chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề
cụ thể.

- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội
nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã
được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung
chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua.
Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý
kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông
qua ở hội nghị kế tiếp.

SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT

- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra

thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II,
III hoặc 1,2,3.

- Bố cục văn bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa
điểm, thành phần tham dự cuộc họp; (2) Các nội
dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức
thực hiện Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị
quyết.

13
 01/06/2018

SOẠN THẢO KẾ HOẠCH SOẠN THẢO KẾ HOẠCH

Bố cục của Kế hoạch

Kế hoạch là văn
bản dùng để xác
Phần mở đầu: Khái quát tình hình, dự báo thuận
định mục đích, yêu
lợi, khó khăn và thách thức.
cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn
thành trong khoảng Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu (mục tiêu tổng
thời gian nhất định quát, mục tiêu cụ thể), những nhiệm vụ trọng tâm,
và các biện pháp về những chỉ tiêu chủ yếu và các giải pháp .
tổ chức, nhân sự,
cơ sở vật chất cần Phần tổ chức thực hiện: Xác định cụ thể trách
thiết để thực hiện nhiệm của những cơ quan, tổ chức thực hiện.
nhiệm vụ đó.
Mẫu Kế hoạch

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Đặt tên email chuyên nghiệp

Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Chú ý trong xưng hô, kính gửi

Sử dụng ngôn ngữ trong sáng, trang trọng.

14