Soạn thảo văn bản hành chính

SỞ LAO ĐỘNG – TB&XH TỈNH BÌNH DƯƠNG
TRƯỜNG TRUNG CẤP NÔNG LÂM NGHIỆP BÌNH DƯƠNG

KHOA KINH TẾ
GIÁO TRÌNH
SOẠN THẢO VĂN BẢN
Bình Dương, tháng 09 năm 2021

Trang 1
MỤC LỤC
ĐỀ MỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU ................................................ Error! Bookmark not defined.

MỤC LỤC ........................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG .............................................................. 8
1 Khái quát về văn bản................................................................................. 8
1.1 Khái niệm về văn bản: ........................................................................ 8
1.2 Phân loại văn bản ................................................................................ 9
1.3 Chức năng của văn bản ..................................................................... 12
2 Các loại văn bản hành chính ................................................................... 14
CHƯƠNG 2. YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN
BẢN................................................................................................................. 18
1. Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính ................................. 19
2. Quy trình chung của việc sọan thảo văn bản ........................................... 38
2.1. Giai đoạn chuẩn bị ............................................................................ 39
2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương ........................................................... 39
2.3. Giai đoạn viết thành văn bản ............................................................. 40
2.4. Giai đoạn sửa văn bản ....................................................................... 40
2.5. Giai đoạn xét duyệt, kí và ban hành văn bản ..................................... 41
3. Phong cách ngôn ngữ hành chính ............................................................ 42
4. Thực hành: .............................................................................................. 44
CHƯƠNG 3. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH ............................................................................................... 46
1. Phương pháp soạn thảo công văn ............................................................ 47
1.1. Khái niệm ......................................................................................... 47
1.2. Công văn và những yêu cầu khi soạn thảo công văn ......................... 48
1.3. Thể thức của công văn: ..................................................................... 48
1.4. Bố cục nội dung công văn ................................................................. 49
2. Phương pháp soạn thảo kế hoạch ............................................................ 57
2.1. Khái niệm ......................................................................................... 57
2.2. Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch ..................................... 58
2.3. Các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch ......................................... 59
Giáo trình Soạn thảo văn bản

Trang 2
2.4. Nội dung và các loại chương trình kế hoạch ..................................... 59

2.5. Kết cấu nội dung một số loại kế hoạch .............................................. 63
3. Phương pháp soạn thảo báo cáo .............................................................. 69
3.1. Khái quát chung về báo cáo .............................................................. 69
3.2. Phân loại báo cáo: ............................................................................. 70
3.3. Thể thức của báo cáo ........................................................................ 72
3.4. Phương pháp viết một bản báo cáo ................................................... 72
4. Phương pháp soạn thảo tờ trình ............................................................... 76
4.1. Khái quát chung về tờ trình. .............................................................. 76
4.2. Thể thức chung của tờ trình: ............................................................. 77
4.3. Kết cấu nội dung tờ trình .................................................................. 77
5. Phương pháp soạn thảo thông báo ........................................................... 80
6. Phương pháp lập biên bản ....................................................................... 85
6.1. Khái niệm ......................................................................................... 85
6.2. Bố cục biên bản gồm: ....................................................................... 85
7. Phương pháp soạn thảo hợp đồng............................................................ 89
7.1. Khái niệm ......................................................................................... 89
7.2. Cách soạn thảo các điều khoản chính của hợp đồng .......................... 90
8. Phương pháp soạn thảo quyết định .......................................................... 99
8.1. Khái niệm ......................................................................................... 99
8.2. Những yêu cầu của Quyết định: ...................................................... 100
8.3. Bố cục Quyết định: ......................................................................... 100
CHƯƠNG 4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ..................................... 108
1. Công tác văn thư ................................................................................... 108
1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu ...................................................... 109
1.2. Vị trí, ý nghĩa .................................................................................. 110
1.3. Nội dung nghiệp vụ......................................................................... 110
2. Công tác lưu trữ .................................................................................... 142
2.1. Công tác lập và nộp lưu hồ sơ ......................................................... 142
2.2. Giao nộp hồ sư vào lưu trữ cơ quan ................................................ 145
CHƯƠNG 5. HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP ................................................... 148
1. Nghiệp vụ giao tiếp hành chính ............................................................. 149
1.1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính .................................. 149

Trang 3
1.2. Các kỹ năng giao tiếp...................................................................... 151

1.3. Một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cụ thể ................................. 156
2. Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở
159
2.1. Các dòng giao tiếp trong công sở .................................................... 159
2.2. Các yếu tố ảnh hưởng (rào cản) trong giao tiếp ............................... 160
2.3. Nguyên tắc giao tiếp thành công với lãnh đạo và đồng nghiệp ........ 161
CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO ............................... 177
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 196

Trang 4
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Mã số môn học: MH 08
Thời gian môn học: 45 giờ (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 18 giờ)
Vị trí, tính chất, vai trò của môn học :
- Vị trí: Là môn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí
giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề.
- Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp
soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên
bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao
động, đơn từ...vv; sắp xếp được các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết được
một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản.
Mục tiêu môn học:
- Kiến thức:
+ Phân biệt được các loại văn bản: văn bản pháp qui, văn bản hành chính,
văn bản hợp đồng;
+ Xác định được hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản;
+ Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản
pháp qui, văn bản hành chính thông dụng và các văn bản hợp đồng.
- Kỹ năng:
+ Phân loại được các loại văn bản
+ Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông
dụng: công văn,tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu,thanh quyết toán các công
trình, thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác.
- Thái độ:
+ Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn
bản

Trang 5
+ Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp,có tinh thần làm việc hợp
tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần
gũi với mọi người.
Nội dung môn học:
Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:
Loại Địa Thời gian (giờ)

STT Tên chương mục bài điểm Tổng Lý Thực Kiểm
dạy số thuyết hành tra
1 Khái quát chung TH Lớp 3 3
Khái quát về văn bản học
Các lọai văn bản hành chính
2 Yêu cầu và kỹ thuật soạn TH Lớp 6 4 1 1
thảo các loại văn bản học
Thể thức trình bày các văn
bản quản lý hành chính
Qui trình chung của việc
sọan thảo văn bản
Phong cách ngôn ngữ hành
chính
3 Kỹ thuật soạn thảo một số TH Lớp 25 12 12 1

văn bản quản lý hành học
chính
Phương pháp sọan thảo công
văn
Phương pháp sọan thảo kế
họach
Phương pháp sọan thảo báo

Trang 6
cáo
Phương pháp sọan thảo tờ
trình
Phương pháp sọan thảo
thông báo
Phương pháp lập biên bản
Phương pháp sọan thảo hợp
đồng
Phương pháp sọan thảo quyết
định
4 Công tác văn thư lưu trữ TH Lớp 4 3 1
Công tác văn thư học
Công tác lưu trữ
5 Hoạt động giao tiếp TH Lớp 7 5 2
Nghiệp vụ giao tiếp hành học
chính
Đạo đức công vụ và vấn đề
thẩm mỹ, tác phong, nếp
sống trong công sở
Tổng cộng 45 27 16 2

Trang 7
YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MÔN HỌC

1. Nhiệm vụ đối với sinh viên:
- Dự lớp: 100% (Nếu vắng mặt thì không quá 20% số tiết môn học)
- Bài tập: Làm bài tập giáo viên giao về nhà đầy đủ.
- Khác: Tham gia hoàn thành các loại văn bản do giáo viên yêu cầu thực
hành tại lớp.
2. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:
- Điểm đánh giá quá trình:
+ Sinh viên làm bài tập bằng cách soạn thảo các loại văn bản, mỗi bài
tập đạt sẽ được cộng 2 điểm vào điểm quá trình.
+ Khuyến khích sinh viên phát biểu trong giờ học, sẽ cộng 1 điểm cho
những lần phát biểu chính xác các câu hỏi mở do giáo viên đề ra.
- Đánh giá kiểm tra định kỳ
+ Kiểm tra định kỳ 2 lần: thông qua kế hoạch Hệ số: 2

+ Hình thức: trắc nghiệm và soạn thảo văn bản
+ Thời gian: 45 phút.
+ Yêu cầu: Đạt số điểm trên 5.0 điểm cho mỗi lần kiểm tra (nếu dưới
5.0 điểm sinh viên phải kiểm tra bù để cải thiện số điểm).
- Đánh giá kết thúc môn học: Kiểm tra kết thúc môn học, trọng
số:100%
+ Hình thức: Tự luận và trắc nghiệm

+ Tổng điểm đạt: phải từ 5.0 điểm trở lên (trường hợp thấp hơn 5.0
điểm phải kiểm tra lại)
+ Thang điểm: 10
+ Thời gian kiểm tra kết thúc môn: 60 phút

Trang 8
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG

Giới thiệu:
Soạn thảo văn bản là nhiệm vụ quan trọng nhất trong chức năng xử lý
thông tin của văn phòng. Do đó văn bản được soạn thảo tốt chuyển đến người
nhận không chỉ truyền những thông tin về công việc, những yêu cầu hành động,
mà còn thúc đẩy các quan hệ hợp tác, tôn trọng nhau, tin cậy nhau.
Mục tiêu:
- Phân biệt được các loại văn bản theo tên gọi hoặc căn cứ vào nội dung và
mục đích ban hành;
- Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản;
- Phân loại được các văn bản hành chính thông thường: Công văn; kế
hoạch; báocáo; thông báo; tờ trình; biên bản; hợp đồng; quyết định,…
- Trình bày được khái niệm các văn bản hành chính.
Nội dung chính
1 Khái quát về văn bản
1.1 Khái niệm về văn bản:

- Văn bản là 1 phương tiện dùng để ghi và truyền tin bằng một lọai ngôn
ngữ hoặc ký hiệu.
- Văn bản là sự thể hiện của ngôn ngữ nói bằng ngôn ngữ viết.
- Văn bản là chuỗi lời nói miệng hay bài viết có chủ đề thống nhất, có liên
kết, mạch lạc, vận dụng phương thức biểu đạt phù hợp để thực hiện mục
đích giao tiếp.
+ Văn bản quản lý: Là quyết định quản lý để truyền đạt các mệnh lệnh
hoặc các thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, do các chủ thể quản lý
ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý.

Trang 9
Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng
của văn bản nói chung.
+ Văn bản quản lý nhà nước: Là những quyết định và thông tin quản lý
do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình
quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước là các văn bản được hình thành, sử dụng trong
hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng
như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông
tin cần thiết hình thành trong quản lý.
Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí mệnh lệnh mang tính quyền lực
nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi
Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.
+ Văn bản quản lý hành chính nhà nước: Là những quyết định và thông
tin quản lý, do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các
quan hệ trong quá trình quản lý hành chính nhà nước.
1.2 Phân loại văn bản

Có rất nhiều cách phân loại văn bản, như phân loại theo chủ đề, theo tên
gọi, theo giá trị pháp lý và căn cứ vào mục tiêu biên soạn sử dụng, theo đặc
trưng nội dung, theo kỹ thuật chế tác…
Sau đây là một số cách phân loại văn bản cơ bản:
1.2.1 Phân loại chung
1.2.1.1 Phân loại theo loại hình quản lý

- Văn bản quy phạm pháp luật.

Trang 10
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm ban hành các quy tắc xử sự
chung được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng thống nhất như mục tiêu phát triển xã hội trong hiến pháp quy định.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+ Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành.
+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành.
+ Nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ.
+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, quyết
định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối
cao.
+ Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị −
xã hội.
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.
- Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lí hành chính):
Văn bản tác nghiệp hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ
trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không
mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ
nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình
hình hay ghi chép công việc phát sinh... Văn bản quản lí hành chính gồm những

Trang 11
loại chủ yếu như: Công văn, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Biên bản, Tờ
trình, Công điện, Đơn các loại, Phiếu gửi, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,…
- Văn bản phải chuyển đổi:
Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một
văn bản khác. Ví dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ... phải có một quyết
định ban hành thì chúng mới có giá trị pháp lý.
1.2.1.2 Theo đặc trưng nội dung

- Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: Là các văn bản của các tổ
chức đảng, đoàn thể: Thanh niên, phụ nữ, các hội,... Văn bản kinh tế: là
những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế,
kinh doanh như: Hợp đồng kinh tế, dự án đầu tư...
- Văn bản kỹ thuật: Là những văn bản có tính kỹ thuật thuần tuý như:
Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,...
- Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại
giao như: Công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối hậu
thư,...
- Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản
an ninh, quốc phòng,...
1.2.1.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác:

- Văn bản giấy: Đó là những văn bản được soạn thảo và in ra trên chất
liệu giấy thông thường. Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của
nhân loại, gắn liền với kĩ nghệ giấy và in ấn.
- Văn bản điện tử: Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương
tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử.
Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế
bản điện tử, sách điện tử được sử dụng. Loại văn bản này có ưu điểm
gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử
dụng.

Trang 12
1.2.2 Phân loại văn bản trong doanh nghiệp

Văn bản trong doanh nghiệp được chia thành các lớp như sau:
- Văn bản tác nghiệp hành chính là các văn bản dùng để trao đổi thông tin
qua nhằm phối kết hợp công tác.
- Văn bản hợp đồng dân sự là các giao kèo kinh tế dịch vụ mà doanh
nghiệp ký kết với công dân.
- Văn bản hợp đồng kinh tế thương mại là các giao kèo giữa các doanh
nghiệp ký kết với nhau nhằm thực hiện các trao đổi hàng hóa, dịch vụ
hoặc liên kết kinh tế.
- Văn bản quản lý kinh tế là các văn bản quy định những hoạt động kinh tế
diễn ra theo các tính toán nhất định như: Chiến lược sản xuất kinh doanh,
kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án, dự án, chương trình hoạt động,
các giải pháp kinh tế kỹ thuật.
- Văn bản quản lý tổ chức là các văn bản quy định các hoạt động của tổ
chức nhằm thống nhất hành động như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế
nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình nghiệp vụ,
quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế.
1.3 Chức năng của văn bản
1.3.1 Chức năng thông tin
Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí,
truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết
cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền
đạt thông tin khác.
- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận
thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử
dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà nước.
- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:

Trang 13
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược.
1.3.2 Chức năng pháp lý
Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành

chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các
quyết định hành chính)
- Thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong
việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà
nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
- Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản
lí hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí
hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn
mực.
- Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn
bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang
tính chất cưỡng chế thực hiện.
1.3.3 Chức năng quản lý
Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công
việc (trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt
động quản lí, thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…)

Trang 14
- Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng
thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)
- Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm
2 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối
quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Thí dụ: Nghị định, nghị quyết,
quyết định thành lập, điều lệ…
+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nước tổ chức các hoạt
động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công
văn, báo cáo…
1.3.4 Chức năng văn hóa xã hội

- Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người.
- Qua văn bản cho thấy được bản sắc văn hóa của từng dân tộc.
- Cho thấy các định chế về nếp sống, đời sống văn hóa và xây dựng nếp
sống mới.
- Văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu, thể thức, ngôn ngữ chuẩn mực là
một kiểu mẫu văn hóa.
- Văn bản góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã
hội.
1.3.5 Chức năng khác không phổ biến:
Đây là các chức năng không phổ biến của văn bản như: Chức năng giao tiếp,
chức năng thống kê, chức năng sử liệu,…
2 Các loại văn bản hành chính

Có các loại văn bản hành chính thông thường sau:

Trang 15
- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin
trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ
quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực
hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…
- Kế họach: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ
đó.
- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản
ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình
về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng,
biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên
phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một
dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.
- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các
quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những
thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải
pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
- Thông cáo: Là thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về
một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy
ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh
lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của

Trang 16
hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như
nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội
nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.
- Hợp đồng: là một cam kết thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (pháp
nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp
luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận
với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Và
cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh
doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng
kinh tế) hay xã hội.
Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có
người làm chứng, nếu vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì 2
bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu mọi phí tổn.
- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các
nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các
vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công
việc khác (văn bản hành chính cá biệt).
Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện
thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các
quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự
thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy
chế... kèm theo.

Trang 17
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Văn bản là gì? Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý
hành chính nhà nước?
2. Trình bày các cách phân loại văn bản?
3. Trình bày các chức năng của văn bản?
4. Có những loại văn bản cá biệt nào? Trình bày các loại văn bản đó?

Trang 18
CHƯƠNG 2. YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC

LOẠI VĂN BẢN
Giới thiệu
Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là một
trong những nhu cầu căn bản. Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều
phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là
phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác văn thư -
lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ quan đơn vị tiếp nhận và
quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, các chỉ thị,
mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách đầy đủ kịp thời, giúp
thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực hiện những
văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những kết quả hoạt động của
cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Mục tiêu:
- Liệt kê được các thành phần của văn bản;
- Trình bày văn bản quản lý hành chính đúng thể thức văn bản;
- Trình bày được quy trình chung của việc soạn thảo văn bản;
- Vận dụng qui trình soạn thảo văn bản phù hợp với từng yêu cầu của
các loại văn bản khác nhau;
- Trình bày được khái niệm và đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành
chính;
- Lựa chọn, sắp xếp được các từ vựng thật chính xác, rõ ràng xúc tích,
đầy đủ dễ hiểu, phù hợp từng loại văn bản và thư từ giao dịch.
Nội dung chính

Trang 19
1. Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính
Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách
thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất,
tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. Thể thức văn bản chỉ được áp dụng
trong những văn bản ít nhiều mang tính pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp
lý của các đơn vị cơ quan tổ chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động. Các
thành phần và cách trình bày, sắp xếp trong thể thức văn bản, cho đến nay vẫn
tuân thủ theo những quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại các văn
bản đã ban hành. Theo những quy định chung của nhà nước thì các văn bản
phải tuân thủ các quy định về thể thức sau:
* PHẦN MỞ ĐẦU VĂN BẢN
Theo Điều 6, chương II, thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định như

sau:
1.1. Quốc hiệu
1.1.1 Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
1.1.2 Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ

Trang 20
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
1.2. Nơi ban hành văn bản (Tên tác giả, nhóm tác giả)
Theo Điều 7, chương II, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định như

sau:
1.2.1 Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan
chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và
tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN

Trang 21
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN

SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC
1.2.2 Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
1.3. Số và ký hiệu
Theo Điều 8, chương II, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định như sau:
1.3.1. Thể thức
1.3.1.1. Số của văn bản

Trang 22
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
1.3.1.2. Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I)
và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với
chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-
TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như
sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-
HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,
ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn
thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
…/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo
dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con
dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan”
ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của
Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

Trang 23
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực
(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
1.3.2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do
Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
1.4. Địa danh và ngày tháng năm
1.4.1. Thể thức
1.4.1.1. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành
chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối
với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự
kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

Trang 24
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn
Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có
trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại
thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực
thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của
các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ
sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà
Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà
tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của
các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của
các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Trang 25
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của
các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ
An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP.
Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang
nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực
hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc
phòng.
1.4.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.
1.5. Tên loại và trích yếu nội dung
1.5.1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Trang 26

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay
dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên
dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
* PHẦN NỘI DUNG VĂN BẢN
Thể thức
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên
môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn

Trang 27
bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được
đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản
đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy
định viết hoa trong văn bản hành chính.
Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm
hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều
thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt
tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn
tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line
spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Trang 28
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu
đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ
tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới,
canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một
dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày
ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;

Trang 29
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được
trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một
hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một
dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm.
* PHẦN CUỐI VĂN BẢN
1.6. Nơi nhận
sau:
1.6.1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát;
để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của
pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan
hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và
phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

Trang 30
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo
là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và
các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm,
bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu
hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu
(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
1.7. Chữ ký
sau:
1.7.1. Thể thức
1.7.1.1.Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trang 31
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH KT. BỘ TRƯỞNG

PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay
cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG TL. CHỦ TỊCH
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÁNH VĂN PHÒNG
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
1.7.1.2. Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ
nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám
đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không
quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên
cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ
chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh
đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh
của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong
cơ quan, tổ chức.

Trang 32
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo
của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó
Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN
CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Nguyễn Văn A Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ
Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc
Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội
đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN
CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Trần Văn B Lê Văn C
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản
của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được
ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với
quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
1.8. Dấu

Trang 33
sau:
1.8.1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản
2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan;
việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP.
1.8.2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Toàn bộ các thành phần trên được trình bày, xếp sắp theo quy định chung
như trong bảng sau:
1.9. Các thành phần khác :

1.9.1. Thể thức
1.9.1.1. Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu
hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
1.9.1.2. Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn
thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
1.9.1.3. Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử
dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU
KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
1.9.1.4. Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ
sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

Trang 34
1.9.1.5. Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản
phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
1.9.1.6. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có
chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục
trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
1.9.1.7. Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-
rập.
1.9.2.1 Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu
độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
1.9.2.2. Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x
8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa,
phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt
cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số
10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
1.9.2.3. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ
LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH
NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ
in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
1.9.2.4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện
thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản,
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét
liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
1.9.2.5 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ
số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Trang 35
1.9.2.6 Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ
tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
1.9.2.7 Số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng
chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số
trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh
họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V
kèm theo Thông tư này.
SƠ ĐỒ B Ố T RÍ C ÁC THÀN H PH ẦN THỂ THỨ C VĂN
BẢ N
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

Trang 36
20-25mm
2 Nhóm tác giả 1 Quốc hiệu

10 Tên
4 Địa danh, ngày..tháng..năm người
3 Số và ký hiệu
đánh
máy, số
5bDấu chỉ mức độ
bản
mật, khẩn
TÊN LOẠI VĂN BẢN

5aTrích yếu nội dung
6 NỘI DUNG VĂN BẢN
15-20 mm
30-35 mm
9 Nơi nhận 7a Chức vụ người ký VB
8 7c Ký
Đóng tên
dấu
7b Họ và tên người ký VB
14Địa chỉ, Website, điện thoại, số Telex, số Fax
20-25 mm
Thành phần thể thức văn bản

Trang 37
1 : Quốc hiệu
2 : Nhóm tác giả
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại VB - trích yếu nội dung văn bản
5b : Dấu chỉ mức độ mật
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9 : Nơi nhận
10 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
11 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ

Website; số điện thoại, số Telex, số Fax.

Trang 38
20-25 mm
2 Nhóm tác giả 1 Quốc hiệu

10 Tên
4 Địa danh, ngày..tháng..năm người
3 Số và ký hiệu
đánh
máy, số
5bDấu chỉ mức độ
bản
mật, khẩn
5aKính gửi: …………..
6 NỘI DUNG VĂN BẢN
15-20 mm
30-35 mm
9 Nơi nhận 7a Chức vụ người ký VB
8 7c Ký
Đóng tên
dấu
7b Họ và tên người ký VB
14Địa chỉ, Website, điện thoại, số Telex, số Fax
20-25 mm
2. Quy trình chung của việc sọan thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảo
phải có trình độ nhất định, phải có đủ trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảo

Trang 39
được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đặt ra.
Người viết văn bản phải tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình soạn thảo văn
bản là cách thức tiến hành, các bước thực hiện được sắp xếp theo những trình tự
cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất. Các nhà khoa
học về văn bản học đã đưa ra một quy trình soạn thảo văn bản qua các bước
sau:
2.1. Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao
gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng
tiếp nhận và thực hiện văn bản. Giai đoạn chuẩn bị cần xác định các yếu tố sau:
- Xác định hoàn cảnh bức xúc xuất hiện văn bản;
- Xác định mục đích của văn bản;
- Xác định nội dung của văn bản;
- Xác định tên của văn bản;
- Xác định căn cứ cho văn bản gồm:
+ Căn cứ vào các văn bản pháp quy của nhà nước và các quy định của
ngành;
+ Căn cứ vào ý đồ của các nhà lãnh đạo;
+ Căn cứ vào các lý thuyết khoa học;
+ Căn cứ vào tình hình thực tế của các đơn vị.
2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương

Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào
đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành
một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan
trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỉ mỉ bao nhiêu thì việc thể hiện thành
văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Việc soạn thảo một đề cương
thông thường bao gồm những bước sau đây:

Trang 40
- Soạn đề cương sơ bộ: Đề cương sơ bộ là dàn bài cơ bản của văn bản,
được biểu hiện bằng gọi tên chính xác các tiêu đề, đề mục của văn bản.
Mỗi tiêu đề hay đề mục phản ánh nội dung cần có trong văn bản. Các
tiêu đề, đề mục cần thể hiện rõ bản chất của văn bản trong không gian và
thời gian cụ thể.
- Soạn đề cương chi tiết: Đề cương chi tiết là sự cụ thể hóa đề cương sơ
bộ thành các dàn ý cơ bản cho các tiêu đề, đề mục. Khi lập ra các dàn ý
đó, chúng ta cần chú ý diễn đạt các số liệu thành biểu bảng, có thể thể
hiện bằng cả sơ đồ, biểu đồ, đồ thị… Đề cương càng chi tiết, việc thể
hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng.
2.3. Giai đoạn viết thành văn bản

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong
đề cương chi tiết thành văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt
bằng ngôn ngữ. Thực chất bản thảo là sự sử dụng các kỹ thuật liên kết và diễn
đạt văn bản để chắp nối đề cương chi tiết thành văn bản. Bản thảo sử dụng tính
nghệ thuật viết rất cao, do vậy người soạn thảo cần phải hiểu rõ kỹ thuật và nghệ
thuật diễn đạt ngôn ngữ viết và viết một mạch để đảm bảo tính lôgic, thống nhất.
Một đề cương có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết
thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản
vẫn kém.
2.4. Giai đoạn sửa văn bản

Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách
bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả... Đây
là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhầm lẫn, thiếu lôgic, sai về sử
dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả... Văn bản hiện nay thường được trình
bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi
trình kí. Sửa văn bản cần phải có ba người tham gia để đảm bảo chất lượng văn
bản. Sau khi viết xong, người viết sửa lại ít nhất là hai lần để đảm bảo chất

Trang 41
lượng. Sau đó chuyển cho đồng nghiệp sửa để phát hiện ra các lỗi mà người viết
không thể phát hiện ra hoặc lỗi cố tật của người viết. Sau đó chuyển cho chuyên
gia sửa để đảm bảo tính khoa học và tính chuyên nghiệp của các chuyên ngành,
chuyên môn khác nhau.
2.5. Giai đoạn xét duyệt, kí và ban hành văn bản

Văn bản sau khi sửa xong thì được chuyển cho người có trách nhiệm
duyệt. Quá trình duyệt văn bản là quá trình phát hiện ra các điểm sau:
- Văn bản đã đảm bảo thể hiện đầy đủ ý đồ của lãnh đạo chưa;
- Văn bản đã tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của luật pháp, chính sách của
nhà nước và các quy định của cấp trên hay chưa;
- Nội dung của văn bản đã đầy đủ chưa;
- Thể thức đã đúng với quy định chưa;
- Văn phạm và câu đã chuẩn mực chưa.
Sau khi người duyệt văn bản thông qua, thì văn bản được nhân bản theo
đúng số lượng đã xác định tại nơi nhận. Sau đó người soạn thảo đệ trình người
có trách nhiệm ký vào văn bản. Sau đó chuyển cho văn thư đóng dấu, đăng ký
vào sổ văn bản và gửi đến các đơn vị nhận văn bản.
Tóm lại: quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình phổ biến, thường
được áp dụng đối với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc
biệt là các văn bản quy phạm pháp luật, các bản điều lệ, quy chế... Tuy nhiên,
trên thực tế, không phải soạn thảo văn bản nào cũng phải tuân theo quy trình phổ
biến đó mà có thể tuân theo quy trình cá biệt. Không phải bao giờ người soạn
thảo văn bản cũng phải soạn thảo một bản đề cương hoàn chỉnh. Đối với những
văn bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo... thông thường thì người
ta viết trực tiếp rồi sửa lại. Nếu văn bản cần phải lấy ý kiến góp hoàn chỉnh cho
văn bản, thì cần phải tổ chức cho những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc
có trách nhiệm đóng góp vào văn bản tham gia gia đóng góp ý kiến cho văn bản.

Trang 42
3. Phong cách ngôn ngữ hành chính

- Khái niệm:
Cùng một sự kiện, hiện tượng, người ta có thể có nhiều cách thông báo,
trình bày khác nhau. Mỗi cách như vậy có những đặc điểm riêng thuộc phong
cách của mình, các phong cách nhỏ như: Phong cách khoa học, phong cách
chính luận, phong cách báo chí – công luận, phong cách văn học nghệ thuật và
phong cách hành chính – công vụ (phong cách ngôn ngữ hành chính).
Trong đó phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách chức năng biểu
thị mối quan hệ giao tiếp của những người trong các đơn vị hành chính, các tổ
chức đoàn thể xã hội theo một loại khuôn khổ nhất định.
- Phân loại:
Phong cách ngôn ngữ hành chính tồn tại dưới dạng ngôn ngữ viết là
chính. Đó là các văn bản, giấy tờ được soạn thảo theo quy định mang tính hành
chính pháp luật như các loại: Đơn từ, quyết định, chỉ thị, thông báo... Tuy nhiên,
nó cũng xuất hiện dưới dạng nói, chẳng hạn những sắc lệnh, thông báo, chỉ thị,
nghị quyết... được truyền đi trên đài phát thanh và đài truyền hình. Nói chính
xác, đây là việc thể hiện lại các văn bản thuộc phong cách hành chính dưới dạng
nói.
- Đặc điểm:
+ Phong cách ngôn ngữ văn chương: Ngôn ngữ văn chương là ngôn
ngữ tạo hình - biểu cảm, có nhiều tầng nghĩa, có nét riêng của nhà
văn trong diễn đạt. Những từ ngữ và hình ảnh góp phần làm hiện lên
cảnh vật bên ngoài và tình người bên trong. Phong cách ngôn ngữ
văn chương là kiểu diễn đạt được dùng trong các tác phẩm nghệ
thuật ngôn từ. Đó là kiểu phản ánh hiện thực cuộc sống và suy nghĩ
của con người bằng cách dùng ngôn ngữ tạo nên những hình tượng
và có cảm xúc.

Trang 43
+ Phong cách ngôn ngữ hành chính: Để các loại văn bản có chất lượng
cao, phong cách ngôn ngữ hành chính có các đặc điểm cơ bản sau:
• Về từ vựng: Phong cách ngôn ngữ hành chính sử dụng lớp từ vựng
phổ thông đại chúng dễ hiểu và đơn nghĩa. Các văn bản hành chính
không được dùng các từ có nghĩa bóng, từ đa nghĩa, ví von, điển tích
và ẩn dụ. Trong văn bản hành chính, số lượng từ Hán – Việt được sử
dụng với tỷ lệ khá lớn, đặc biệt trong các văn bản luật pháp, chẳng
hạn như: Phúc thẩm, khởi tố, bị can, bị cáo... Những từ Hán Việt này
tạo ra một sự trang trọng, nghiêm túc trong văn bản. Tuy nhiên, từ
Hán – Việt phần nhiều mang tính đa nghĩa và có sự phổ biến không
rộng rãi nên trong các trường hợp gặp phải có thể thay thế bằng từ
thuần Việt.
• Về câu: Phong cách này sử dụng câu phổ thông đại chúng dễ hiểu,
chính xác, ngắn gọn. Phong cách hành chính vụ sử dụng những câu
tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn hai thành phần với trật thuận.
Không sử dụng lời nói trực tiếp, những câu có nội dung đưa đẩy, rào
đón. Không sử dụng những câu nghi vấn, câu cảm thán và càng
không được sử dụng dấu ba chấm... và v.v... để tránh hiểu lầm về nội
dung và tránh bị bắt bẻ. Văn bản hành chính công vụ nói chung có
nhiệm vụ diễn đạt sự xác nhận, khẳng định và trách nhiệm thực hiện.
Do đó, nó được dùng nhiều câu phức dài với thành phần đồng chức,
các câu có ý nghĩa sai khiến với các từ ngữđòi hỏi về hiệu lực công
việc như: Cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm
chỉnh..., các từ có tính chất nghiêm cấm: Không được, loại trừ, bãi
bỏ, không được phép...
• Về hành văn: Phong cách hành chính sử dụng lối hành văn chân thật,
chính xác, trung thực, ngắn gọn để thể hiện đúng các sự kiện, hiện
tượng và đưa ra các quy định đúng với tình hình thực tế. Mặc dù
cách hành văn này thường ít gây hứng thú cho người đọc, song

Trang 44
chúng ta không được phép sử dụng các thủ thuật đánh bóng câu văn
hoặc thuật mỹ từ pháp để gây hứng thú cho người đọc.
4. Thực hành:
Soạn thảo các loại văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại đúng
theo thể thức và nội dung.

Trang 45
1. Anh (chị) hãy soạn thảo một quyết định cá biệt có nội dung tạm ngừng học
đối với sinh viên Nguyễn Văn A theo đúng quy định về thể thức và nội
dung
Chú ý:
- Cơ quan ban hành là trường Cao đẳng nghề Kỹ Thuật Công Nghệ
TPHCM
- Họ tên ghi trong văn bản không được tự ý ghi tên, mà chỉ được ghi:
Nguyễn Văn A, Nguyễn Thị B,…
- Văn bản làm căn cứ cho quyết định có thể giả định
- Sinh viên không trình bày chữ ký và con dấu
2. Hãy phân tích về thể thức và nội dung của văn bản trên?
3. Hãy trình bày nội dung cơ bản của thể thức một văn bản?

Trang 46
CHƯƠNG 3. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
Giới thiệu
Trong quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiện chủ yếu, quan
trọng để ghi lại, chuyển tải các quyết định và thông tin quản lý; là hình thức để
cụ thể hóa pháp luật nhằm điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc pham vi quản
lý hành chính nhà nước. Nhà nước ta không thể quản lý xã hội nếu thiếu loại
hình văn bản này. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan cho thấy,
vẫn còn tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chưa
phát huy được vai trò trong thực tiễn... Nguyên nhân là do, người trực tiếp soạn
thảo văn bản (ở phương diện nào đó) vẫn còn hạn chế nhất định trong nhận thức
đối với hoạt động soạn thảo văn bản, dẫn tới chất lượng của văn bản chưa cao.
Mục tiêu:
- Phân loại và soạn thảo được các loại công văn thông dụng đúng yêu
cầu về thể thực văn bản;
- Phát huy tính tự giác , chuyên cần trong việc nghiên cứu, tham khảo
tài liệu và vận dụng vào việc giải quyết các bài tập tình huống;
- Xác định phương hướng nhiệm vụ công tác trong lĩnh vực hoạt động
nhất định;
- Xây dựng đề cương kế hoạch;
- Lập được một kế hoạch hoàn chỉnh;
- Hiểu được mục đích yêu cầu của báo cáo;
- Phân biệt được các loại báo cáo;
- Xây dựng được đề cương các loạibáocáo;
- Soạn và trình bày được báo cáo đúng thể thức và nội dung.
- Trình bày được tầm quan trọng củaviệc soạn thảotờ trình;

Trang 47
- Lựa chọn, phân tích, sử dụng từ ngữ thật chính xác, rõ ràng, đầy đủ,
thuyết phục để chọn tờ trình đúng thể thức về hình thức lẫn nội dung;
- Hiểu và nhận biết được tầm quan trọng của việc soạn thảo thông báo;
- Sọan thảo được một thông báo (ngắn gọn, đầy đủ) đúng thể thức văn;
- Lập biên bản đúng quy định với đầy đủ các chi tiết không bình luận
haynhận xét;
- Ghi lại diễn tiến công việc, các ý kiến phát biểu với từ ngữ chính
xác;
- Nhận biết được tầm quan trọng của việc soạn thảo hợp đồng với nội
dung yêu cầu đúng quyđịnh, đúng pháp luật;
- Chọn lọc kỹ càng khi sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính trong
hợp đồng: từ ngữ tuyệt đối chính xác, văn phong chặt chẽ, chi tiết, cụ
thể, nghiêm túc và dứt khoát;
- Soạn thảo được một quyết định đúng thể thức, đúng nộidung;
- Phân loại và trình bày được các loại quyết định thông dụng đúng yêu
cầu thể thức văn bản;
- Cẩn thận, tỷ mĩ trong quá trình nghiên cứu và thực hành.
Nội dung chính
1. Phương pháp soạn thảo công văn
1.1. Khái niệm

Công văn là văn bản tác nghiệp hành chính dùng để chuyển tải thông tin
qua lại giữa các tổ chức hoăc nội bộ tổ chức hoặc tổ chức với nhân dân nhằm
phối kết hợp công tác trong hoạt động hành chính hàng ngày.

Trang 48
1.2. Công văn và những yêu cầu khi soạn thảo công văn
Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với
cấp trên, cấp dưới, đồng cấp và với công dân. Trong hoạt động hàng ngày của
các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, người ta sử dụng và
soạn thảo công văn để thực hiện các hoạt động thông tin, giao dịch, liên hệ công
tác nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. Công văn có thể là văn
bản nội bộ của một cơ quan cũng có thể là văn bản đến và đi giữa các cơ quan,
các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Nội dung của công văn rất đa dạng nên có
thể xếp công văn vào các loại sau đây:
- Công văn đề nghị, yêu cầu;

- Công văn hướng dẫn, chỉ đạo;
- Công văn giải thích, phúc đáp, trả lời;
- Công văn thăm hỏi, Công văn cảm ơn;
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
- Công văn mời họp.v.v…
Tuy nhiều loại công văn như vậy, nhưng khi soạn thảo một công văn cụ
thể nào đó, chúng ta cần thiết phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất
sự vụ.
- Viết ngắn, gọn, rõ ràng sát với chủ đề.
- Ngôn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch sự thể hiện đúng mối quan hệ
giữa các chủ thể soạn thảo, gửi với chủ thể tiếp nhận công văn.
- Có thể thức đúng quy định hiện hành.
1.3. Thể thức của công văn:

Thể thức của công văn tuân thủ theo thể thức của văn bản có tên gọi được
nhà nước quy định. Công văn chỉ khác với thể thức của văn bản chuẩn ở hai
điểm:

Trang 49
- Công văn là văn bản không có tên gọi, vì vậy vị trí của tên gọi thay bằng
“Kính gửi: và chủ thể tiếp nhận văn bản này”.
“Phần trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và kí hiệu của công
văn.
1.4. Bố cục nội dung công văn

Phần nội dung công văn là phần quan trọng nhất của công văn, quyết định
sự phát sinh và tồn tại của công văn. Thông thường, một công văn hành chính
chỉ đề cập đến một vấn đề, một công việc, một chủ thể (yêu cầu giải thích một
sự việc, đề nghị phối hợp thực hiện một công việc, hướng dẫn thực hiện một
công việc nào đó...). Trong phần này, người soạn thảo cần trình bày nội dung
sao cho ngắn gọn, xúc tích nhưng phải đầy đủ, rõ ràng và chính xác. Nội dung
xoay quanh chủ đề của công văn đã nêu ở phần trính yếu.
- Công văn hướng dẫn
Công văn hướng dẫn là công văn dùng để hướng dẫn thực hiện một văn
bản đã ban hành nào đó cho phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức. Nội dung
của công văn hướng dẫn thường bao gồm:
Lý do viết văn bản cần chỉ rõ: Hướng dẫn thực hiện văn bản nào, số và
ký hiệu văn bản, của ai, ban hành ngày tháng năm nào, về vấn đề gì.
Nội dung hướng dẫn cần nêu rõ phần nào cần thực hiện đúng theo văn bản
đã quy định, phần nào cần phải vận dụng cho phù hợp với điều kiện thực tế của
tổ chức mình và vận dụng như thế nào. Nếu có những quy định mới theo thẩm
quyền của đơn vị thì phải nêu rõ ràng cho cấp dưới thực hiện.
Các biện pháp cần quy định cụ thể về thẩm quyền của cấp dưới trong thực
hiện, các chi phí vật chất cần thiết có thể dùng, các bộ phận, người có trách
nhiệm giải quyết các vướng mắc trong thực hiện.
Kết thúc công văn cần chỉ rõ thời gian triển khai thực hiện và báo cáo kết
quả thực hiện về người hay bộ phận có trách nhiệm theo dõi.

Trang 50
- Công văn giải thích
Công văn giải thích là công văn dùng để giải thích những thắc mắc của
tập thể hoặc cá nhân nào đó về một số vấn đề trong hoạt động của các cấp hoặc
trong các văn bản không rõ ràng. Nội dung đó của công văn giải thích thường có
kết cấu như sau: Lý do viết văn bản cần chỉ rõ: Giải thích vấn đề gì, của ai, theo
văn bản nào, gửi ngày tháng năm nào hoặc giải thích văn bản nào về vấn đề gì.
Nội dung giải thích cần phải diễn giải theo từng vấn đề, từng nội dung
thắc mắc. Đối với giải thích văn bản cần nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể
hiểu sai của văn bản kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng.
Các giải pháp có thể để khắc phục tình hình xảy ra. Nếu là thiếu sót của tổ
chức hoặc cá nhân thì cần giải quyết thế nào. Nếu là sự hiểu sai lầm thì cần phải
giải quyết hậu quả ra sao. Nếu hiểu sai văn bản dẫn đến làm sai thì giải quyết
thế nào. Nếu có các quyết định tiếp theo thì chỉ rõ quyết định đó là gì, về vấn đề
gì. Các trao đổi cần thiết với những người thắc mắc nếu thấy cần thiết như: Cần
hỏi lại họ những thông tin mà họ đã nhận, nếu họ chưa thỏa đáng với các lời giải
thích thì cần chỉ cho họ quyền công dân tiếp theo.
Kết thúc công văn là tỏ lòng tôn trọng của tổ chức đối với người thắc
mắc. Nếu là giải thích văn bản thì yêu cầu tổ chức triển khai thực hiện các biện
pháp và báo cáo kết quả.
- Công văn chỉ đạo
Công văn chỉ đạo là văn bản của các cơ quan cấp trên hoặc thủ trưởng
đơn vị nhằm chỉ đạo thực hiện những ý đồ của cấp trên hay một một quyết định
nào đó không được công bố công khai cho cấp dưới thực hiện.
Nội dung của công văn chỉ đạo thường bao gồm: Lý do viết văn bản cần
chỉ rõ chỉ đạo thực hiện ý đồ hay quyết định của ai, xuất hiện ngày tháng năm
nào, tại đâu và về vấn đề gì. Đồng thời nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc
cần phải triển khai, cần phải thực hiện. Nội dung chỉ đạo cần thể hiện cụ thể các

Trang 51
hoạt động nhằm thực hiện được các ý đồ hoặc quyết định đã nêu. Cần chỉ rõ các
bộ phận có trách nhiệm cụ thể, các cá nhân có trách nhiệm thi hành.
Các giải pháp cần chỉ rõ các giải pháp nào, chi phí vật chất như thế nào,
giải quyết các vướng mắc như thế nào.
Kết thúc công văn cần nhắc nhở việc triển khai thực hiện và báo cáo kết
quả về bộ phận hay cá nhân có trách nhiệm theo dõi.
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở
Công văn đôn đốc, nhắc nhở là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho
các cơ quan cấp dưới nhằm đốc thúc hoặc nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động của
cấp dưới khi họ thực hiện chậm tiến độ hoặc thực hiện không chính xác nhiệm
vụ đã giao cho. Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gồm:
Lý do viết văn bản cần chỉ rõ những thiếu sót của cấp dưới là gì, ai là
người đánh giá, đánh giá theo văn bản nào.
Nội dung đôn đốc hay nhắc nhở cần thể hiện rõ theo từng thiếu sót đã nêu
ở trên. Nếu có những quy định mới về cách thực hiện thì cần nêu cụ thể. Nếu có
các giới hạn về mốc thời gian hay khối lượng tiến độ thì cần phải chỉ rõ.
Các giải pháp cần chỉ rõ làm như thế nào, vào lúc nào, các chi phí vật chất
như thế nào, cách giải quyết các vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ.
Kết thúc công văn cần nhắc nhở việc triển khai thực hiện kịp thời và báo
cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định.
- Công văn đề nghị, yêu cầu
Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho
các cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với
nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. Nếu là đề nghị những bức
xúc của mình cho đối phương giải quyết thì gọi là công văn đề nghị. Nếu có
những chế độ chính sách liên quan đến đơn vị mình nhưng chưa được thực hiện

Trang 52
hay giải quyết thì gọi là công văn yêu cầu. Nội dung của công văn đề nghị, yêu
cầu thường bao gồm:
Lý do viết văn bản: Nếu là công văn đề nghị thì cần chỉ rõ những bức xúc
của đơn vị dẫn đến các đề nghị cần giải quyết. Nếu là công văn yêu cầu cần chỉ
rõ chếđộ chính sách đó là gì, theo văn bản nào, ban hành ngày tháng năm nào về
vấn đề gì và việc thực thiện của các cơ quan còn thiếu sót gì.
Nội dung: Nếu là công văn đề nghị thì cần thể hiện đề nghị những gì, nội
dung thể hiện theo từng ý như thế nào. Nếu là công văn yêu cầu thì chỉ rõ yêu
cầu ai về vấn đề gì và thực hiện như thế nào.
Có thể nêu các giải pháp giải quyết theo nguyện vọng của đơn vị mình.
Nếu có giải pháp thì cần chỉ rõ làm như thế nào, vào lúc nào, các chi phí vật chất
như thế nào, cách giải quyết các vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ.
Kết thúc công văn cần thể hiện lòng tôn trọng đến các đơn vị bạn.
- Công văn phúc đáp, công văn trả lời
Công văn phúc đáp là công văn dùng để đáp lại một văn bản đã hỏi nào
đó về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến
chức năng nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản này. Công văn phúc đáp có
thể giải thích, hướng dẫn..., song khác với công văn giải thích, hướng dẫn ở chỗ
việc giải thích, hướng dẫn ở đây được xuất phát từ yêu cầu, đề nghị, sáng kiến
của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu. Nội dung của công văn phúc đáp, trả
lời thường bao gồm: Lý do viết văn bản cần chỉ rõ văn bản đã hỏi đó là gì, của
ai, gửi ngày tháng năm nào, về vấn đề gì. Cần chỉ cụ thể những điều văn bản đã
hỏi nêu lên để có căn cứ đáp lại hoặc trả lời.
Nội dung công văn cần thể hiện rõ những đáp lại hoặc trả lời những điều
mà văn bản đã hỏi nêu ra. Chúng ta cần nêu lên từng vấn đề hỏi và trả lời cụ
thể từng vấn đềđó, không nên đáp lại chung chung cho nhiều vấn đề dẫn đến đáp
lại của chúng ta không rõ ràng.

Trang 53
Có thể nêu ra hoặc gợi ý các giải pháp cần thiết (nếu thấy cần) cho đối
phương hiểu rõ điều đáp lại của mình.
Kết thúc công văn cần thể hiện lòng tôn trọng của mình đối với đối
phương.
- Công văn mời họp
Công văn mời họp là công văn của các cơ quan, tổ chức, cá nhân chủ trì
mời các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận... về
các vấn đề có liên quan. Công văn mời họp có nội dung rất gần với giấy mời
họp, giấy triệu tập. Nếu mời có tính chất xã giao hoặc theo thông lệ thì thường
công văn mời họp chuyển thành giấy mời. Nếu mời các đại biểu của một đại hội
nào đó thì công văn mời họp chuyển thành giấy triệu tập đại hội. Nội dung công
văn mời họp thường bao gồm:
Lý do viết văn bản cần chỉ rõ lý do mời họp. Lý do mời họp cần thể hiện
được các bức xúc dẫn đến cuộc họp này, cần nêu cụ thể từng vấn đề, nếu có số
liệu minh họa thì càng tốt.
Nội dung công văn mời họp bao gồm: Thành phần mời họp (thủ trưởng
đơn vị, đại diện lãnh đạo đơn vị, đại diện đơn vị hoặc tên người và chức vụ cụ
thể của người được mời), Thời gian họp (Từ giờ, ngày tháng năm đến giờ, ngày
tháng năm), địa điểm họp.
Có thể nêu ra hoặc gợi ý cho các đại biểu những tài liệu kèm theo đến hội
nghị, những nội dung cần tham luận...
Kết thúc công văn cần nhắc nhở đi đúng thành phần và đúng giờ.

Trang 54
Mẫu Công văn 1:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------- --------------
Số: /…. (3) -….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
V/v …….. (6) ………
Kính gửi:
-………………………………..;
-………………………………..;
- ………………………………..;
.......................................................... (7) ......................................................
.......................................................... ............................................................
.........................................................../.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA

Nơi nhận: NGƯỜI KÝ (8)
- Như trên;
- ……………; (Chữ ký, dấu)
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
Họ và tên
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX
E-Mail:………………. Website:………………… (11)
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành
công văn.

Trang 55
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn
thảo công văn.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng,
Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi
chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ:
TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký
công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt
“KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người
ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều
12 của Thông tư này
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu
cần)
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-
Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà
nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh,
chức vụ ấy vào.
Ví dụ 1:

Trang 56
BỘ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN TƯ PHÁP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
______________ ____________________
Số: 26/HVTP-ĐT
“V/v triệu tập học lớp Đào Hà Nội, ngày 24 tháng 3 năm 2010
tạo nghiệp vụ
Lý lịch tư pháp khóa I đợt 1

năm 2010
Kính gửi: Đ/c Giám đốc Sở Tư pháp
Triển khai công tác đào tạo năm 2010, theo sự thống nhất chung giữa Vụ
Tổ chức cán bộ, Vụ Hành chính Tư pháp - Bộ Tư pháp và Học viện Tư pháp,
Học viện Tư pháp đề nghị đồng chí thông báo cho cán bộ, công chức thuộc diện
được cử đi học lớp Đào tạo nghiệp vụ Lý lịch tư pháp khóa I đợt 1 năm 2010 có
tên trong danh sách gửi kèm, với những nội dung sau:
1. Thời gian học: 2 tháng
Nhập học ngày 16/4/2010 (sáng từ 8h00’-11h00’; chiều từ 13h30’-16h00’)
Danh sách học
2. Địa điểm học:
Học viện Tư pháp - Số 10 phố Phan Văn Trường, phường Dịch Vọng Hậu,
quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
3. Khi nhập học, học viên phải mang theo các giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch (theo mẫu của Học viện Tư pháp);
- Quyết định cử đi học của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;

Trang 57
- Bản sao văn bằng tốt nghiệp có công chứng hoặc chứng thực;
- 02 ảnh màu (4x6);
- Thẻ bảo hiểm y tế để sử dụng chữa trị bệnh khi cần thiết.
Học viên tự túc chỗ ở. Nếu học viên nào có nhu cầu về chỗ ở, thì liên hệ
với Phòng Quản trị để được tư vấn và hướng dẫn. ĐT liên hệ: 043.37566129
máy lẻ 217.
Để học viên có thời gian chuẩn bị và nhập học đúng quy định, Học
viện Tư pháp rất mong đồng chí thông báo sớm và tạo điều kiện thuận lợi cho
các học viên./.
KT. GIÁM ĐỐC
Nơi nhận: PHÓ GIÁM ĐỐC
- Như trên; (Đã ký)
- Lưu TC-HC, ĐT .
Nguyễn Văn Huyên
2. Phương pháp soạn thảo kế hoạch
2.1. Khái niệm

Kế hoạch là sự sắp xếp bố trí các công viêc, các hoạt động, các giải pháp
để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu đề ra.
Nhà quản lý (lãnh đạo) là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy hoạt
động của cơ quan, tổ chức, công ty sẽ hành động theo quyết định đó. Quyết định
của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của cơ quan. Một kế hoạch sai

Trang 58
lầm rất có thể sẽ đưa đến những hậu quả khó lường.Vì vậy, kỹ năng lập chương
trình kế hoạch rất quan trọng, đảm bảo cho nhà quản lý có thể đưa ra những
chương trình, kế hoạch hợp lý điều hành, chỉ huy toàn bộ các hoạt động của cơ
quan hướng tới mục tiêu chung.
Trước khi chương trình, kế hoạch ban hành, nhà lãnh đạo phải chuyển tải
thông tin trong chương trình, kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý
kiến. Sau đó, chương trình, kế hoạch hoàn chỉnh ban hành. Khi triển khai thực
hiện, nhà lãnh đạo phải tiến hành từng bước, đảm bảo tất cả các thành viên trong
cơ quan, tổ chức đều có thể hợp tác thực hiện.
Người lãnh đạo ngoài chương trình, kế hoạch chung của toàn cơ quan còn
có lịch làm việc riêng (lịch ngày, tuần, tháng, quý)
2.2. Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch

Lập chương trình, kế hoạch là vấn đề cơ bản nhất trong chức năng, nhiệm
vụ của nhà quản lý.
Chương trình, kế hoạch là nền tảng là phương tiện, công cụ phục vụ hoạt
động của các nhà quản lý vì khi có kế hoạch người ta xác định được mục tiêu,
xác định được nội dung công việc cần tiến hành trong một thời gian cụ thể để
từng bước tiến đến mục tiêu chung.
Qua chương trình kế hoạch nhà quản lý hoạch định được cơ chế quản lý,
thực thi nhiệm vụ, xác định loại hình tổ chức, cách thức lãnh đạo, cách sử dụng
cán bộ….
Thông qua chương trình kế hoạch nhà quản lý sẽ ứng phó được với sự bất
ổn định và sự thay đổi nhanh chóng của các hoạt động. Có kế hoạch thì làm
việc có tổ chức, có khoa học tránh bị động, chồng chéo về nội dung. Góp phần
đảm bảo tính ổn định, giảm thiểu lãng phí trong hoạt động của cơ quan tổ chức.

Trang 59
Có chương trình kế hoạch sẽ tạo khả năng chủ động tác nghiệp cho cán
bộ. Vì hoạt động theo kế hoạch là hoạt động có định hướng, đều đặn, xóa bỏ
hoạt động tự phát, thất thường, manh mún.
Chương trình, kế hoạch là cơ sở trong hoạt động kiểm tra, đánh giá kết
quả công việc. Các nhà quản lý sẽ không thể kiểm tra công việc của cấp dưới
nếu không có được mục tiêu cuả chương trình, kế hoạch.
2.3. Các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch

Trong từng cấp độ, loại hình kế hoạch có những căn cứ khác nhau nhưng
dù ở cấp độ, loại hình nào thì khi lập chương trình kế hoạch cũng phải căn cứ:
- Căn cứ theo chủ trương đường lối chính sách của Đảng, pháp luật hiện
hành của nhà nước.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ vào chỉ tiêu, định mức cụ thể của nhà nước.
- Căn cứ vào tình hình thực tế của xã hội trong từng giai đoạn cụ thể.
- Căn cứ vào nguồn nhân lực con người để tổ chức thực hiện.
- Căn cứ vào cơ sở vật chất đảm bảo cho chương trình, kế hoạch được
thực hiện.
2.4. Nội dung và các loại chương trình kế hoạch
2.4.1. Nội dung lập chương trình, kế hoạch

Nội dung chính của quá trình xây dựng chương trình kế hoạch thường là
giải quyết các vấn đề như sau:
- Xác định nhiệm vụ của kế hoạch (What?): Nhiệm vụ, công việc, vấn
đề phải giải quyết hay khối lượng công tác đặt ra là gì. Chương trình, kế hoạch
đặt ra giải quyết vấn đề gì, gồm các nội dung, yêu cầu nào, phạm vi ảnh hưởng
của nó ra sao. Nội dung công việc đặt ra có hợp lý, hợp pháp hay không.
- Xác định thời gian thực hiện nội dung kế hoạch (When?): Nhiệm vụ,
công việc đó thực hiện khi nào. Thời gian chi tiết, việc nào trước, việc nào sau,

Trang 60
việc nào đan xen với việc nào. Thời gian này phụ thuộc vào nhiệm vụ, nguồn
nhân lực để phân phối quỹ thời gian một cách hợp lý và hiệu quả. Xác định
thời gian rất quan trọng vì nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Khi xác
định thời gian, ngoài chú ý đến nhiệm vụ, nguồn nhân lực con người, thư ký cần
nghiên cứu kỹ đến các điều kiện tự nhiên như: thời tiết, khí hậu, mùa vụ, và
những thời cơ cần phải nắm bắt nhanh.
- Địa điểm, địa bàn, vị trí thực hiện (Where?): Các nhiệm vụ, công việc
sẽ được thực hiện ở địa điểm nào, cấp nào. Người lập chương trình, kế hoạch
phải phân tích kỹ những điều kiện thuận lợi, khó khăn để tìm được địa điểm
thích hợp nhất. Những thông tin về địa điểm phải ghi rõ, chi tiết tạo điều kiện
thuận lợi cho người tham gia thực hiện.
- Tại sao phải làm việc đó (Why?): Tại sao lại nêu vấn đề, nhiệm vụ đó
ra. Tại sao phải giải quyết vấn đề đó trong thời gian này, ở địa điểm này, và
những người này thực hiện…cần thận trọng xem xét các nhiệm vụ, nội dung
công việc đã đặt ra trong mối quan hệ tổng thể với nhiệm vụ chung và các công
việc khác.
- Ai là người thực hiện (Who?): Nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng
bộ phận chức năng, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân, các bộ
phận với nhau như thế nào.
- Làm việc đó bằng cách nào (How?): Phương thức thực hiện các công
việc, nhiệm vụ đặt ra. Nội dung của chương trình, kế hoạch chỉ rõ cách thức tiến
hành và các điều kiện vật chất, tài chính, phương tiện cần thiết khác để thực
hiện.
- Xác định phương pháp kiểm soát (Control): Cách thức kiểm soát sẽ
liên quan đến công việc đó có đặc tính gì, làm thế nào để đo lường đặc tính đó.
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào, có bao nhiêu điểm kiểm soát và
điểm kiểm soát trọng yếu.

Trang 61
- Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra liên
quan đến các nội dung sau: có những công việc nào cần phải kiểm tra, thông
thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải
kiểm tra, tần suất kiểm tra như thế nào. Việc kiểm tra đó thực hiện một lần hay
thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần). Ai tiến hành kiểm tra, những điểm
kiểm tra nào là trọng yếu. Trong tổ chức của cơ quan, thường không thể có đầy
đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy người ta
chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Xác định nguồn nhân lực (5M): nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng
đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực
mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: Man =
nguồn nhân lực; Money = Tiền bạc; Material = nguyên vật liệu/hệ thống
cung ứng; Machine = máy móc/công nghệ; Method = phương pháp làm việc.
2.4.2. Các loại chương trình, kế hoạch

Chương trình kế hoạch bao gồm tất cả những phương hướng hoạt động
cho tương lai. Như vậy, nó có thể được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau: kế
hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Mỗi loại kế hoạch có tên gọi khác nhau,
qua tên gọi ta có thể nhận biết được vị trí, tính chất quan trọng để xây dựng.
Yếu tố đầu tiên khi xây dựng chương trình kế hoạch là xác định mục tiêu.
Vì mục tiêu không chỉ là điểm đến cuối cùng của việc lập chương trình, kế
hoạch mà còn là điểm kết thúc của công việc tổ chức, định biên, chỉ đạo và kiểm
tra. Mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc
trong các việc cần làm, nơi nào cần phải chú trọng, ưu tiên và cái gì phải hoàn
thành bằng một hệ thống các mạng lưới chiến lược, các chính sách, các thủ tục
quy tắc, chương trình. Trong thực tế hiện nay có các loại kế hoạch:
Kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch chiến lược: mang tính tổng quát hơn
và cần chỉ rõ phương hướng mang tính định lượng và lý giải những trọng tâm
như: phát triển mở rộng quy mô hoạt động, thị trường mới, sản phẩm mới, dịch

Trang 62
vụ, việc cải thiện cách điều hành, cải thiện quy trình hoạt động, đổi mới, tăng
cường dịch vụ khách hàng...
Kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch chiến lược thực hiện trong khoảng thời
gian từ 5 đến 10 năm: là hình thức văn bản dùng để trình bày những quan điểm,
phương châm, mục tiêu, giải pháp chủ yếu có tính toàn cục về phát triển một
hoặc một số lĩnh vực trong một thời gian dài.
Ví dụ:
“Kế hoạch chiến lược phát triển Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đến
năm 2012 và tầm nhìn đến 2022”
“Kế hoạch chiến lược phát triển trường Đại học Ngoại thương đến năm
2020, tầm nhìn 2030”
Quá trình lập kế hoạch chiến lược thường không đơn giản, nó giống như
là quá trình quản lý, là một sêri những biện pháp nhỏ đồng loạt được thực hiện
để phát triển cơ quan theo đúng hướng đề ra. Do đó, không chỉ mình cá nhân
nhân viên nào đó có thể làm được mà cần phải có một bộ phận chức năng phối
hợp, sự đồng ý của các cấp lãnh đạo và trải qua các cuộc hội thảo, hội nghị, xin
ý kiến rộng rãi trước khi quyết định.
Kế hoạch trung hạn: Loại kế hoạch này là một phần của kế hoạch tổng
thể, có liên quan và thống nhất chung về mục tiêu. Thông thường loại kế hoạch
này trình bày chi tiết công việc cần làm để đạt được các mục tiêu đề ra trong kế
hoạch dài hạn. Kế hoạch trung hạn có thời gian từ 1 năm đến 5 năm.
Kế hoạch trung hạn cũng rất quan trọng trong việc cụ thể và chi tiết hóa
chiến lược bằng hành động, nhưng nếu nó không kết nối với chiến lược, không
xem xét đến bối cảnh về nguồn lực thì nó dễ dàng đưa cơ quan, tổ chức đi đến
ngõ cụt.
Một số ví dụ về kế hoạch trung hạn:

Trang 63
“ Kế hoạch trung hạn triển khai xây dựng và phát triển Đại học quốc gia
TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2006 – 2010 trong năm học 2006-2007”
“Kế hoạch tài chính của công ty FCP giai đoạn từ năm 2008 – 2010”
Kế hoạch ngắn hạn: Đây là loại kế hoạch lập ra để cụ thể hóa các nội
dung và biện pháp của kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn có thời gian dưới
1 năm.
Ví dụ: “Kế hoạch triển khai các hoạt động kỷ niệm 40 năm thực hiện di
chúc Hồ Chí Minh năm 2009, của Trường TH Văn thư lưu trữ Trung ương II”
“Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ năm 2009, của
Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh”
2.5. Kết cấu nội dung một số loại kế hoạch
2.5.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện

I. Mục đích, ý nghĩa
II. Nội dung
III. Thời gian, địa điểm
IV. Tổ chức thực hiện
V. Dự trù kinh phí
VI. Chương trình nghị sự/ Lịch trình chuyến đi
2.5.2. Kế hoạch công tác theo thời gian

Bước 1: Tập hợp nhu cầu công việc
- Xác định công việc cần thi hành (từ KH dài hạn, mệnh lệnh
cấp trên).
- Tiếp nhận nhu cầu công việc từ các đơn vị chức năng trong
cơ quan.
- Nội dung công việc

Trang 64
- Thời gian thực thi
- Các công việc khác có liên quan trong quá trình thực thi công
việc
Bước 2: Dự thảo kế hoạch
- Liệt kê các công việc cần thực hiện
- Xác định công việc trọng tâm
- Sắp xếp thứ tự của những công việc
- Cân đối khả năng thực hiện:
- Đánh giá điều kiện có thể đáp ứng (con người, tài chính, cơ
sở vất chất) và các chương trình kế hoạch khác trong cơ
quan.
- Lên các phương án giải quyết
- Thông tin với các đơn vị, bộ phận để thống nhất biện pháp
hành động, hay thỏa thuận cách giải quyết.
Bước 3: Trình duyệt
- Xin kiến của lãnh đạo (người có thẩm quyền về bản dự thảo
kế hoạch
- Giải trình các vấn đề của nhà quản lý đặt ra.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch chính thức
- Hoàn chỉnh bản kế hoạch theo đúng ý kiến chỉ đạo và sự

tham gia của các đơn vị.
- Trình phế duyệt chính thức
Bước 5: Phổ biến thực hiện kế hoạch
- Thông báo kế hoạch đúng thời gian và đúng đối tượng có

trách nhiệm thi hành và thông báo rộng rãi theo quy chế

Trang 65
- Theo dõi tiến độ thi hành
- Ghi nhận ý kiến phản hồi trong quá trình thực thi
- Báo cáo và điều chỉnh kế hoạch kịp thời
2.5.3. Kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
2.5.3.1. Khái niệm

Kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp là văn bản thể hiện các hoạt
động sản xuất kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một
năm.
Kế hoạch này là hệ thống các hoạt động của doanh nghiệp được xác định
là từ đầu năm đến hết năm. Kế hoạch sản xuất kinh doanh có vai trò vô cùng to
lớn đối với doanh nghiệp. Kế hoạch đã xác định trật tự công việc từ đầu đến
cuối năm theo không gian và thời gian nhất định. Kế hoạch còn xác định được
khả năng hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Kế
hoạch còn giúp các Nhà lãnh đạo chủ động được các hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình. Kế hoạch còn là cơ sở để chuẩn bị các nguồn lực cho doanh
nghiệp như: Nguyên nhiên vật liệu, lao động, tài chính, v.v... Vì vậy, kế hoạch là
một công cụ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu
quả nhất.
2.5.3.2. Tuỳ theo căn cứ phân loại, người ta có thể chia kế hoạch ra thành các
loại nhất định như sau:
- Căn cứ theo thời gian kế hoạch, có:
+ Kế hoạch năm là văn bản thể hiện toàn bộ hoạt động của đơn vị
trong một năm.
+ Kế hoạch quý là văn bản thể hiện toàn bộ hoạt động của đơn vị trong
một quý cụ thể. Kế hoạch quý thực chất là sự cụ thể hoá kế hoạch
năm trong các quý.

Trang 66
+ Kế hoạch tháng là văn bản thể hiện toàn bộ hoạt động của đơn vị
trong một tháng cụ thể. Nó được cụ thể hoá từ kế hoạch quý.
- Căn cứ vào phạm vi kế hoạch, có:
+ Kế hoạch tổng thể là kế hoạch thể hiện toàn bộ hoạt động của các bộ
phận trong đơn vị trong một thời kỳ kế hoạch cụ thể.
+ Kế hoạch tác nghiệp là kế hoạch thể hiện các hoạt động của các bộ
phận trong đơn vị một thời kỳ kế hoạch nhất định. Kế hoạch tác
nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho các bộ phận và
giám sát hoạt động của các bộ phận đó.
Khi soạn thảo kế hoạch sản xuất kinh doanh, người soạn thảo cần phải
hiểu và quán triệt được các đặc điểm cơ bản sau đây:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh là văn bản thể hiện toàn bộ hoạt động
của đơn vị theo phạm vi thời gian và không gian cụ thể. Vì vậy, người
soạn thảo phải biết vận dụng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ
và lối hành văn diễn tả tường thuật để diễn đạt các hoạt động.
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh được soạn thảo trên cơ sở các công cụ
khoa học kinh tế nhất định như: Toán, thống kê, kế toán, tài chính,
v.v... Vì vậy, người soạn thảo phải thống nhất các phương pháp tính
toán, công thức và tiêu chuẩn. Đặc biệt là người soạn thảo phải biết
cách trình bày theo kiểu toán, thống kê, kế toán.
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh thường sử dụng các biểu bảng, đồ thị, sơ
đồ, biểu đồ để diễn tả các sự việc, sự kiện minh chứng cho nội dung. Vì
vậy, người soạn thảo phải biết cách và thống nhất cách trình bày theo
biểu bảng, đồ thị, biểu đồ, sơ đồ, v.v... Kế hoạch sản xuất kinh doanh là
văn bản thể hiện các hoạt động thực tế. Vì vậy, nó phải được tính toán
một cách cụ thể, chính xác từng hoạt động cụ thể, tránh soạn thảo theo
kiểu lý thuyết chung chung.
2.5.3.3. Nội dung của một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh

Trang 67
Để soạn thảo một bản kế hoạch có chất lượng cao, người soạn thảo phải
thể hiện được các nội dung cơ bản sau đây:
Phần I: Đánh giá các đặc điểm của môi trường bên trong và ngoài có ảnh
hưởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Trong phần này, cần phải phân tích các môi trường bên trong và bên
ngoài để thấy rõ
được ảnh hưởng tích cực và tiêu cực tới hoạt động trong kỳ kế hoạch hay
có thể nói khác đi là xác định điều kiện môi trường thể hiện ở 2 phạm vi sau:
- Đánh giá các đặc điểm của môi trường bên ngoài có ảnh hưởng tới kế
hoạch. Chúng ta phải xác định được các yếu tố thuận lợi cũng như bất lợi
cho kế hoạch tới để có thể chủ động tính toán kế hoạch cho phù hợp.
- Đánh giá các đặc điểm môi trường bên trong có ảnh hưởng tới kế
hoạch. Phần này các định các yếu tố khó khăn và thuận lợi bên trong đối
với kỳ kế hoạch tới để có tính toán cho thích hợp trong cân đối kế hoạch.
Phần II: Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong thời kỳ trước
Phần này chúng ta hướng vào đánh giá các nội dung sau:
- Đánh giá thực hiện, biến đổi các nhiệm vụ kế hoạch đã định trong thời
kỳ trước.
- Đánh giá thực hiện mục tiêu của thời kỳ trước nhằm xác định những gì
đã đạt được, chưa đạt được.
- Đánh giá thực hiện chỉ tiêu kế hoạch năm trước.
- Đánh giá các yếu tố dẫn đến hoàn thành, không hoàn thành hoặc vượt kế
hoạch.
- Xác định những điều cần thiết cho kế hoạch tới.
Trong phần đánh giá này, cần phải xác định rõ cái đã làm định rõ bài học
kinh nghiệm là gì?
Phần III: Hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

Trang 68
Trong phần này chúng ta phải đi hoàn tất các nội dung cơ bản sau:
- Xác định các căn cứ cho kế hoạch tới. Các căn cứ đó là: Chiến lược sản
xuất kinh doanh, chính sách của ngành và nhà nước chi phối trực tiếp tới
doanh nghiệp, nghị quyết của hội đồng quản trị doanh nghiệp, các tiêu
chuẩn kinh tế kỹ thuật.
- Xác định các dự báo cần thiết cho kỳ kế hoạch. Các dự báo này bao gồm
dự báo nhu cầu thị trường, dự báo về giá cả hàng hoá có liên quan đến
doanh nghiệp, dự báo thị trường tài chính như: Lạm phát, tỉ giá hối đoái,
v.v... đồng thời phải xây dựng các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật sử dụng
trong tính toán cân đối kế hoạch.
- Xác định nhiệm vụ của kỳ kế hoạch.
- Xác định các mục tiêu kế hoạch.
- Xác định các chỉ tiêu kế hoạch chung cho doanh nghiệp, cụ thể cho từng
bộ phận.
- Xác định các giải pháp cần thiết cho kế hoạch.
- Xác định các điều kiện cho điều chỉnh kế hoạch.
Phần IV: Kết luận
Trong phần này, phải xác định rõ 2 nội dung:
- Các giải pháp cấp bách trước khi thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh.
- Thẩm định các chỉ tiêu kế hoạch. Các thẩm định này thường do một hội
đồng thẩm định tiến hành hoặc do các chuyên gia đánh giá theo chỉ định
của doanh nghiệp. Việc thẩm định này thực chất là đánh giá tính khả thi
của kế hoạch đã soạn thảo.
Văn bản hợp đồng kinh tế là văn bản hết sức quan trọng đối với sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động trên thương trường các
doanh nghiệp cần phải ổn định các mối quan hệ để chủ động quá trình sản xuất
kinh doanh của mình. Hợp đồng kinh tế thương mại là công cụ giúp cho họ thực

Trang 69
hiện được sự ổn định trong sản xuất kinh doanh, giúp cho họ pháp lý hóa các
mối quan hệ trong sản xuất kinh doanh. Do vậy bất cứ người lãnh đạo và cán bộ
quản lý nào cũng phải hiểu biết và soạn thảo thành thạo các các hợp đồng kinh
tế thương mại này.
3. Phương pháp soạn thảo báo cáo
3.1. Khái quát chung về báo cáo

Khái niệm báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để thể hiện kết quả hoạt
động của tổ chức hay một bộ phận nào đó trong một khoảng thời gian nhất định
nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý tổ chức.
Báo cáo thường dùng trong các trường hợp sau:
- Sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động, công tác quản lý trên lĩnh vực cụ
thể theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị và xã hội.
- Đánh giá kết quả của một phong trào, một chiến dịch, một đợt khảo sát,
một vấn đề trong quản lý, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, những vấn đề
cần đề nghị, bổ sung cho một chủ trương chính sách nào đó.
- Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra trong hoạt động của cơ quan,
đơn vị trên các lĩnh vực như: An ninh, trật tự, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh...để
kiến nghị với cấp trên cách giải quyết hoặc cho phương hướng giải quyết. (Loại
báo cáo này thường được gửi ngay lên cấp trên để cấp trên biết và xin ý kiến chỉ
đạo, hỗ trợ các điều kiện khắc phục và ứng phó).
Báo cáo là văn bản hết sức quan trọng, vì vậy người soạn thảo cần
quán triệt được các đặc điểm sau:
- Phải bảo đảm tính trung thực và chính xác.
- Tính trung thực và chính xác của báo cáo thể hiện qua sự việc và số liệu
nêu ra trong bản báo cáo phải thể hiện trung thực những gì làm được trong thực

Trang 70
tế. Không được thêm, bớt, dự đoán chưa chính xác, nêu các nhận định chủ quan.
Thái độ của người trực tiếp soạn thảo phải thực sự khách quan, vô tư, trung
thực, không thiên vị. Nếu sự thực bị bóp méo, cắt xén, nguyên nhân nêu ra
không đúng, thông tin không chính xác, không toàn diện, sẽ ảnh hưởng rất lớn
đến các quyết định quản lý của lãnh đạo: Giải pháp không phù hợp sát thực, xử
lý không kịp thời và không triệt để.
- Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm trọng điểm, có tính chất
phê phán. Người soạn thảo báo cáo phải nhận thức được mục đích, yêu cầu của
một bản báo cáo để xác định những vấn đề trọng tâm, trọng điểm của nội dung
báo cáo, phải đầu tư thời gian để chọn lọc số liệu, sự kiện, các vấn đề phục vụ
trực tiếp cho trọng tâm trọng điểm của báo cáo. Cần tránh tình trạng nêu ra
những vấn đề chung chung liệt kê tràn lan mọi hiện tượng xảy ra đưa ra qua
nhiều số liệu, biểu bảng mà không phân tích được những nguyên nhân thành
công và không thành công; những bài học kinh nghiệm cho công tác tổ chức và
quản lý.
- Phải bảo đảm tính kịp thời của báo cáo.
Thời gian báo cáo là thời gian được các cơ quan quản lý cấp trên đặt ra
theo lịch buộc cơ quan cấp dưới chấp hành. Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức tổ
chức kỷ luật và tinh thần trách nhiệm đối với công tác. Báo cáo không kịp thời
làm cho lãnh đạo thiếu thông tin từ cấp dưới, có thể gây ra hậu quả không đưa ra
các quyết định chính xác để ứng phó với tình hình, nhiều khi dẫn đến những hậu
quả to lớn trong quản lý.
- Báo cáo thể hiện các số liệu, biểu, bảng, đồ thị, sơ đồ, vì vậy người soạn
thảo cần phải thấu hiểu công cụ thể hiện như: Toán, thống kê, văn bản học.
3.2. Phân loại báo cáo:

- Căn cứ vào thời gian và kỳ hạn báo cáo có: Báo cáo định kỳ là báo cáo
được soạn thảo và gửi đi theo đúng kỳ hạn được quy định. Tùy thuộc vào mức
độ quan trọng của báo cáo mà giữa các cơ quan cấp trên có thẩm quyền quy định

Trang 71
kỳ hạn báo cáo đối với cơ quan cấp dưới. Tính nguyên tắc của các loại báo cáo
này là đúng thời gian quy định. Báo cáo bất thường là báo cáo một sự bất
thường xảy ra: Dịch bệnh, thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn lao động... Có thể báo cáo
tóm tắt qua phương tiện thông tin nhanh nhất. Tính nguyên tắc của loại báo cáo
này là nhanh chóng, kịp thời.
- Căn cứ vào hình thức báo cáo có: Báo cáo theo mẫu định sẵn là báo cáo
được thể hiện theo một biểu mẫu thống kê đã định sẵn. Báo cáo này chủ yếu sử
dụng trong các văn bản thống kê, hay báo cáo định kỳ nhằm theo dõi một lĩnh
vực cụ thể nào đó trong quản lý hoặc trong sản xuất kinh doanh. Mẫu báo cáo do
cơ quan, đơn vị nhận báo cáo quy định. Khi báo cáo theo hình thức này, cần
phải đặc biệt chú ý tính chính xác của báo cáo, được coi là nguyên tắc cơ bản
của loại báo cáo này.
Báo cáo không theo mẫu định sẵn là loại báo cáo mà nội dung của nó là
mô tả sự việc, hiện tượng phong phú, đa dạng nên không thể quy định mẫu
được.
- Căn cứ vào nội dung báo cáo
Báo cáo công tác là báo cáo thể hiện hoạt động của tổ chức trong một thời
gian nhất định. Báo cáo này thường có báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết. Báo
cáo sơ kết là báo cáo thể hiện hoạt động của tổ chức tại một nửa thời gian quy
định hay nửa thời gian của một chu kỳ nào đó. Báo cáo tổng kết là báo cáo thể
hiện hoạt động của đơn vị khi kết thúc công việc hay kết thúc một chu kỳ hoạt
động nhất định.
Báo cáo chuyên đề là báo cáo thể hiện một mặt hoạt động nào đó của tổ
chức như: Báo cáo tài chính, báo cáo nhân lực, báo cáo tiền lương… Nội dung
của báo cáo chuyên đề đi sâu vào một vấn đề nào đó, một lĩnh vực hoạt động
nào đó để đánh giá đầy đủ hoạt động của mặt đó.
Báo cáo thực tế là báo cáo thể hiện thực tế đang diễn ra tại một thời điểm
nào đó của một tổ chức hay một bộ phận tổ chức. Nội dung của báo cáo thực tế

Trang 72
là mô tả tình hình thực tế để tường trình kết quả sau một đợt thâm nhập thực tế
hoặc để chứng minh cho một nhận định, một kết luận một đánh giá về hoạt động
của một địa phương hoặc một đơn vị công tác nào đó.
3.3. Thể thức của báo cáo

Báo cáo tuân thủ theo thể thức của văn bản có tên gọi đã nghiên cứu.
Song chúng ta chú ý tên và trích yếu của báo cáo hợp thành tổ hợp tên thống
nhất, vì vậy cần viết theo cỡ chữ như nhau nhưng tên trên, trích yếu dưới. Ví dụ
như:
BÁO CÁO
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2008
3.4. Phương pháp viết một bản báo cáo

- Công tác chuẩn bị:
Trước khi viết một bản báo cáo, cần có những công việc chuẩn bị sau đây
(đối với những báo cáo không có mẫu quy định). Phải xác định được mục đích,
yêu cầu của bản báo cáo: Báo cáo thường kỳ hay báo cáo bất thường, báo cáo sơ
kết tổng kết hay theo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo
cáo.
Xây dựng đề cương khái quát. Sưu tầm, thu thập số liệu, tài liệu; chỉnh lý,
xử lý các tài liệu, các số liệu đó để đưa vào nội dung, minh họa những lập luận
mà mình đã nêu ra.
- Viết nội dung của bản báo cáo:
Để viết nội dung báo cáo, trước tiên, người ta thường phải viết đề cương
chi tiết, sau đó mới tiến hành viết dự thảo báo cáo. Báo cáo nên viết bằng ngôn
ngữ phổ thông, có thể sử dụng các biểu mẫu, sơ đồ nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn
gọn hơn. Sử dụng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực. Không nên sử
dụng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều hoặc quá khoa trương, hay chung
chung không có tính thuyết phục. Có thể sử dụng phụ lục đối với những báo cáo

Trang 73
chuyên đề. Bảng phụ lục nhằm để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung
báo cáo bằng các bảng thống kê, các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo.
Bố cục nội dung báo cáo tổng kết của doanh nghiệp bao gồm các phần
sau:
Phần 1: Phân tích đánh giá đặc điểm tình hình hoạt động của đơn vị.
I. Đặc điểm của môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị
- Những thuận lợi cho hoạt động,
- Những khó khăn cản trở hoạt động,
II. Đặc điểm của môi trường bên trong có ảnh hưởng đến hoạt động của
đơn vị,
- Những thuận lợi cho hoạt động,
- Những khó khăn cản trở hoạt động
Phần 2: Phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.
- Những nhiệm vụ cơ bản của kế hoạch,
- Phân tích đánh giá thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch,
- Phân tích đánh giá hoạt động của từng mặt,
- Phân tích đánh giá hoạt động thị trường (Marketting),
- Phân tích đánh giá hoạt động tài chính,
- Phân tích đánh giá hoạt động sản xuất và kỹ thuật,
- Phân tích đánh giá hoạt động nghiên cứu và phát triển,
- Phân tích đánh giá hoạt động quản trị nhân lực,
- Phân tích đánh giá hoạt động thông tin và điều hành,
- Phân tích đánh giá hoạt động khác,
- Kết luận chung vềưu nhược điểm của hoạt động,

Trang 74
- Những bài học kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch sau,
Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ hoạt động của kỳ kế hoạch tới,
- Những nhiệm vụ cơ bản của kỳ kế hoạch tới,
- Những chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu,
- Những phương hướng hoạt động của các lĩnh vực,
- Phương hướng hoạt động thị trường (Marketting),
- Phương hướng hoạt động tài chính,
- Phương hướng hoạt động sản xuất và kỹ thuật,
- Phương hướng hoạt động nghiên cứu và phát triển,
- Phương hướng hoạt động quản trị nhân lực
- Phương hướng hoạt động thông tin và điều hành
- Phương hướng hoạt động khác
- Các giải pháp cho thực hiện kế hoạch
- Bố cục nội dung của báo cáo vụ việc như sau:
Mô tả lại tình tiết, diễn biến vụ việc đã xảy ra. Chỉ rõ những hậu quả về
người, về tài sản, về trật tự, trị an...
Đánh giá bước đầu về những nguyên nhân dẫn đến vụ việc đó (nếu có
thể).
Nêu rõ những biện pháp mà cơ quan hay tổ công tác đã thực hiện nhằm
giải quyết vụ việc đó và tình hình thực tế sau khi đã áp dụng các biện pháp để
giải quyết vụ việc đó.
Dự kiến những tình huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra
tiếp theo và dự kiến những biện pháp sẽ áp dụng để ngăn ngừa.

Trang 75
Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên hỗ trợ các điều kiện về
mọi mặt để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống có thể tiếp
tục xảy ra.
Mẫu Báo cáo công tác tuần (tháng, quý……) 3:

TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
------- Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /BC- VCC ………, ngày ……tháng…..năm……

BÁO CÁO
Về công tác tuần (tháng, quý ………)
Đơn vị báo cáo (cục, vụ, viện, phòng, ban, v.v…): …………
……………………………………………………………………………
I. NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
(Trong tuần từ ngày…….tháng……năm…….đến ngày…tháng…..năm…..)
A. Về (việc gì?)
1) Việc….(được thực hiện như thế nào)
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2)…………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
B. Hội nghị, hội thảo, lớp tập huấn, các cuộc họp:
1) Tên và nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần và số lượng
người tham dự:
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2) Các cuộc làm việc với các cơ quan, đơn vị hữu quan:
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
C. Các công việc khác trong hoạt động thường xuyên của các đơn vị
cần phản ánh với lãnh đạo cơ quan:

Trang 76
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
D. Những việc còn tồn đọng từ kế hoạch tuần trước:
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
II. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐỘT XUẤT QUAN TRỌNG CẦN ĐẶC BIỆT
QUAN TÂM
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. NHỮNG ĐỀ NGHỊ VỚI LÃNH ĐẠO CƠ QUAN HOẶC CÁC
ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN TRONG CƠ QUAN
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
V. CÔNG VIỆC DỰ KIẾN TRONG TUẦN (THÁNG, QUÝ……) TỚI
1) …………………………………………………………………………
2) …………………………………………………………………………
Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ

- ……….; (Ký tên, đóng dấu)
- Lưu: VT, hồ sơ.
Họ tên đầy đủ
4. Phương pháp soạn thảo tờ trình
4.1. Khái quát chung về tờ trình.

Khái niệm: Tờ trình là văn bản dùng để đệ trình một đề án dự án nào đó
lên cấp trên xin phê chuẩn hay xin quyền lực thực hiện một việc gì đó mà mình
không có đủ thẩm quyền thực hiện.

Trang 77
Tờ trình có thể đề xuất những vấn đề liên quan đến các chủ trương, chính
sách mới, các luật lệ, các quy trình mới... Tờ trình có khi cũng sử dụng để xin
phê chuẩn những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý ở cơ quan
như: Mở rộng quy mô, thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng hoạt động, xây dựng
thêm cơ sở vật chất. Tờ trình thông thường có hai loại là tờ trình đứng độc lập
và tờ trình đứng riêng rẽ. Tờ trình đứng độc lập là tờ trình mà nội dung đệ trình
trong một vài trang giấy. Tờ trình này thường dùng để xin quyền lực thực hiện
một việc gì đó khi không đủ thẩm quyền thực hiện. Tờ trình đứng riêng rẽ là tờ
trình dùng để đệ trình một đề án, dự án nào đó xin phê chuẩn. Loại này tờ trình
đứng riêng và đề án, dự án đứng riêng và đi kèm với tờ trình.
4.2. Thể thức chung của tờ trình:

Thể thức của tờ trình tuân thủ theo thể thức chung của văn bản có tên gọi
mà nhà nước quy định (đã nghiên cứu ở phần trên). Thể thức của tờ trình có hai
điểm khác là:
- Dưới tên và trích yếu của tờ trình có thêm một tiêu thức là: Kính gửi:
……. ,
Ví dụ: Tờ trình xin xây dựng chợ Đồng Tâm của UBND Phường Đồng
Tâm ghi là:
TỜ TRÌNH
V/V xây chợ Đồng Tâm
Kính gửi: Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội
- Ký hiệu của tờ trình được quy định thống nhất là: TTr
4.3. Kết cấu nội dung tờ trình

- Lý do viết tờ trình:

Trang 78
Phải nêu được bức xúc thực tế đã dẫn đến viết tờ trình này. Có thể đưa ra
các số liệu minh chứng cho các bức xúc đó. Viết rõ ràng, ngắn gọn và cụ thể,
không viết miên man, dài dòng theo kiểu kể lể.
- Nội dung đệ trình:
Tùy thuộc loại tờ trình mà thể hiện cụ thể. Đối với tờ trình đứng độc lập
cần phải thể hiện rõ xin thẩm quyền để thực hiện việc gì, với mục đích gì, nội
dung như thế nào, thời gian và địa điểm tiến hành, thành phần người tiến hành
và kinh phí cho hoạt động. Đối với tờ trình đứng riêng rẽ thì phải tóm tắt nội
dung đề án, dự án lên tờ trình. Việc tóm tắt phải ngắn gọn và cụ thể, nếu có
nhiều phương án khác nhau thì cần nêu đầy đủ. Nêu lên những khó khăn có thể
gặp phải, các phản ứng có thể có và cách giải quyết.
- Nêu những vấn đề xin cụ thể. Đối với tờ trình đứng độc lập phải thể hiện
xin thẩm quyền làm việc gì và lượng kinh phí là bao nhiêu. Đối với tờ trình
đứng riêng rẽ thì phải thể hiện xin phê chuẩn điều gì, theo phương án nào và
tổng chi phí là bao nhiêu.
- Nêu rõ những cam kết hoặc lời hứa đối với cấp trên.
- Tỏ lòng tôn trọng (lời cám ơn).

Trang 79
Mẫu tờ trình chung 4

Số: /TTr-
… (1)…. ………, ngày ……tháng…..năm……
TỜ TRÌNH
Về (việc gì?)……………………..
--------------
Kính gửi: ………….......(cấp xét duyệt)………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..….…………….
Nơi nhận: ……..(2)……..

(1) Viết tắt tên cơ quan
(2) Thẩm quyền ký và đề ký

Trang 80
5. Phương pháp soạn thảo thông báo

Khái niệm thông báo: Thông báo là một hình thức văn bản tác nghiệp
hành chính được dùng để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả
hoạt động của một cơ quan, nội dung và kết quả của một cuộc họp quan trọng,
một văn bản pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra... cho các chủ
thể có liên quan biết.
Trong một số trường hợp để giới thiệu các chủ trương chính sách của các
cấp lãnh đạo nhưng chưa được thể hoá nhằm mục đích hướng hoạt động cho các
cơ quan, đơn vị và các cá nhân có liên quan người ta cũng sử dụng thông báo.
Trong các trường hợp này thông báo chỉ là phương tiện đưa tin chính thức
nhưng không thể thay thế được các văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ: Thông
báo kết luận của Thủ tướng chính phủ tại phiên họp thường kỳ của chính phủ
ngày.... tháng... năm... không thể thay thế các văn bản quy phạm pháp luật thuộc
thẩm quyền của Thủ tướng chính phủ ban hành như quyết định, chỉ thị. Trong
thực tế có hai dạng thông báo thường xuất hiện sau đây:
Thông báo các tin quan trọng như: Đổi tên doanh nghiệp, văn bản mới
được ban hành, chữ ký của các cấp lãnh đạo, đổi con dấu, đổi địa điểm làm
việc… Loại thông báo này sử dụng thể thức giống như thể thức của văn bản có
tên gọi đã nghiên cứu ở phần trên. Còn nội dung phải chỉ rõ: Lý do viết thông
báo, nội dung thông báo, mục đích thông báo, phạm vi thông báo và cám ơn.
Thông báo tin vặt như: Thông báo đóng cửa giảng đường, thư viện,
thông báo chuyển chỗ làm việc của cá nhân hay bộ phận…Thông báo này
thường không theo thể thức quy định của nhà nước mà chỉ có tên thông báo và
nội dung. Trong các trường hợp đảm bảo lòng tin cho thông báo thì có thể có
thêm tác giả và đóng dấu treo tại tác giả.
Chú ý: Về thẩm quyền ký thông báo, không nhất thiết phải là thủ trưởng
các cơ quan mà thường là cấp dưới thủ trưởng một cấp thừa lệnh (T/L) thủ
trưởng để ký.

Trang 81
Ví dụ: Ở cấp cơ sở: Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng; Ở cấp bộ:
Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng, vụ trưởng hoặc phó vụ trưởng.
Ngôn ngữ và văn phong của thông báo phải rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, đầy đủ
thông tin, không bắt buộc phải lập luận như công văn giải thích hay biểu lộ tình
cảm như công văn thăm hỏi.
Thông báo chỉ là phương tiện đưa tin chính thức của pháp nhân công
pháp, pháp nhân không sử dụng thông báo thay văn bản pháp quy.
Ví dụ: Quyết định nghỉ hưu, QĐ nhập ngũ.
Bố cục của 1 thông báo gồm:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu
Tên cơ quan ban hành
Số và k hiệu. Số………/TB (tên cơ quan, tên đơn vị soạn thảo).
Địa danh và ngày tháng
Tên loại văn bản: Thông báo
Trích yếu nội dung thông báo
- Phần triển khai:
Đặt vấn đề: không trình bày ly do mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông
báo
Nội dung thông báo:
Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị
cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản
đó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.
Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ
họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết
định, nghị quyết của hội nghị, cuộc họp đó (nếu có).

Trang 82
Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao phải ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ
nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; các biện pháp cần áp dụng để
triển khai thực hiện.
Thông báo về thông tin, hoạt động cần nêu rõ nội dung hoạt động quản lý,
lý do và thời gian tiến hành hoạt động đó.
Thông báo kết luận của một cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên cấp có
thẩm quyền đó; nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận và chỉ rõ cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành; nêu rõ nội dung kết luận.
Kết thúc thông báo: nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh,
lưu ý người đọc hay một nội dung xã giao; cám ơn nếu xét thấy cần thiết.
Phần kết:
- Thẩm quyền ký
- Con dấu hợp pháp
- Nơi nhận
- Các yếu tố khác (nếu có).

Trang 83
Mẫu Thông báo chung 2:

Số: /TB- … ………, ngày ……tháng…..năm……

(1)….
THÔNG BÁO
Về (việc gì?)……………………..
--------------
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..….…………….
Nơi nhận: ……..(2)……..


Trang 84
Thông báo kết luận

Số: /TB- … ………, ngày ……tháng…..năm……

(1)….
THÔNG BÁO
Kết luận của …..(ai?)…..về việc ………(gì?)………..
--------------
………………………địa điểm, thành phần, phiên họp gì?

………………………………….
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………
Căn cứ ……………………..đã có kết luận như sau:
1……………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………
3……………………………………………………………………………
……….(tên cơ quan)………..xin thông báo……(cho ai)……..để biết và

thực hiện………..
Nơi nhận: ……..(2)……..

(1) Viết tắt tên cơ quan

Trang 85
6. Phương pháp lập biên bản
6.1. Khái niệm

Biên bản là loại văn bản để nghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc
mới xảy ra do người chứng kiến hay người có trách nhiệm ghi lại.
- Phần thể thức, ngoài các phần thể thức như: Quốc hiệu và tiêu ngữ, tên
văn bản và trích yếu nội dung, địa danh, ngày – tháng – năm, giờ - phút, thành
phần tham dự (kiểm tra, xác nhận thực tế, dụ hội họp...): người chủ tọa, người
ghi biên bản còn có:
- Ghi lại diễm biến sự việc thực tế, hội nghị ( khia mạc, báo cáo, tham
luận, phát biểu của lãnh đạo, bế mạc, kết thúc), ..., rồi đến thủ tục ký xác nhận
(phải được đọc lại trước).
- Yêu cầu của một biên bản: số liệu, sự kiện phải chính xác cụ thể; ghi
chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan; nội dung phải có trọng tâm,
trọng điểm.
- Các loại biên bản: họp, hội nghị, đình chỉ kinh doanh, vi phạm xây
dựng, hòa giải, bàn giao, xử lý vi phạm hành chính,....
6.2. Bố cục biên bản gồm:

- Phần mở đầu:
Quốc hiệu và tiêu ngữ,
Tên cơ quan ban hành,
Địa danh, ngày, tháng, năm
Tên loại văn bản: Biên bản
Trích yếu nội dung biên bản.
- Phần triển khai:
Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia.

Trang 86
Nội dung biên bản: ghi điễn biến sự kiện. Nội dung biên bản phái ghi
chép chính xác cụ thể, trung thực các số liệu, sự kiện, không suy đoán chủ quan
mà đi vào trọng tâm, trọng điểm, không diễn giải lan man. Biên bản được ghi
chép đầy đủ và chi tiết mọi biểu hiện có liên quan đến sự kiện, đặc biệt là với
các cuộc bàn giao, kiểm tra, cuộc họp quan trọng. Cũng có thể ghi cách tổng
hợp, ghi theo cách điền vào các cột, mục theo mẫu có sẵn. Kết thúc biên bản:
ghi thời gian kết thúc, những người làm chứng nếu cần.
- Phần kết:
Thẩm quyền ký: tối thiểu phải có hai người ký.
Con dấu hợp pháp: đóng lên chữ ký của chủ tọa (đối với cuộc họp, hội
nghị).
Nơi nhận.
Các yếu tố khác (nếu có)

Trang 87
Mẫu biên bản 1:
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(1) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) --------------
-------
Số: /BB- … (3)….
BIÊN BẢN
………… (4) …………..
--------------
Thời gian bắt đầu……………………………………………….……………
Địa điểm……………………………………………………………………
Thành phần tham dự: .....................................................................................
Chủ trì (chủ tọa):………………………………………………..…………
Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ .., ngày …. tháng .. năm
… ./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có))
(5)
Họ và tên Họ và tên
Nơi nhận:
- ……….;
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

Trang 88
Mẫu biên bản 2:

CÔNG TY ... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – tự do – hạnh phúc
Số …./BB – …… - …… Tp HCM, ngày tháng năm
BIÊN BẢN
Họp …………………………
Thời gian: 9:00 Địa điểm:
Thành phần: - Bộ phận văn phòng của phòng Hành Chính –
Nhân Sự
Chủ tọa:
Thư ký cuộc họp:
Người làm biên bản:
Nội dung chính: - Thống nhất chức năng nhiệm vụ của các
thành viên bộ phận văn phòng, phòng HCNS;
- Thống nhất một số công việc trong tuần.
NỘI DUNG CUỘC HỌP
Tiêu đề Nội dung
A Thông báo nội dung chính của cuộc họp (nêu trên);

Trang 89
Kêt luận
CHỦ TỌA THƯ KÝ
(ký tên) (ký tên)
7. Phương pháp soạn thảo hợp đồng
7.1. Khái niệm

Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận bằng văn bản có tính chất
pháp lý được hình thành trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện giữa các chủ thể nhằm
xác lập, thực hiện và chấm dứt một quan hệ trao đổi hàng hóa.
Hợp đồng mua bán hàng hóa quy định bên bán có nghĩa vụ chuyển hàng
hóa cho bên mua làm sở hữu, còn bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán một
khoản tiền tương đương với giá trị của hàng hóa mà hai bên thỏa thuận. Hàng
hóa được xác định trong luật thương mại bao gồm: Máy móc, thiết bị, nguyên
nhiên vật liệu, hàng tiêu dùng, các động sản, nhà ở dùng để cho thuê và mua
bán. Với các loại trên, hàng hóa được xác định rất phức tạp, vì vậy người soạn
thảo hợp đồng cần phải quán triệt các đặc điểm sau đây của hàng hóa:
- Chất lượng hàng hóa được biểu hiện cả mặt ngoài và mặt trong. Chất
lượng mặt ngoài có thể kiểm tra một cách dễ dàng, như còn chất lượng
mặt trong thực sự khó có cơ sở đánh giá chính xác, vì vậy người soạn
thảo phải đưa ra các quy định ràng buộc với chất lượng hàng hóa mặt
trong.

Trang 90
- Mua bán hàng hóa có chuyển quyền sở hữu tuyệt đối, vì vậy trong hợp
đồng cần có điều khoản quy định chuyển quyền sở hữu này.
7.2. Cách soạn thảo các điều khoản chính của hợp đồng
Hợp đồng mua bán hàng hóa được soạn thảo theo mẫu và chú ý các điều
khoản sau:
Điều khoản về tên hàng hoá
Phải nêu tên hàng hóa theo danh mục trao đổi hàng hóa trong và ngoài
nước để các bên ký kết và các cơ quan hữu quan đều có thể hiểu được. Không
được viết tên hàng hóa theo từ địa phương. Nếu là hàng trao đổi với nước ngoài
thì trong hợp đồng phải ghi tên mặt hàng bằng tiếng Việt và tiếng của nước tham
gia ký kết hoặc tiếng Anh. Tên hàng hóa phải ghi đầy đủ cả mã ký hiệu hàng
hóa hoặc quy định về chất lượng hàng hóa. Nếu mặt hàng có kèm nhiều linh
kiện rời hoặc cần mô tả cụ thể về màu sắc, hình dáng, nên lập bản phụ lục kèm
theo.
Ví dụ: Lạc nhân loại 1; lò vi sóng SANYO EM-C7586V; Tivi SONY FD

Trinitron
WAGA 21 Inch.
Điều khoản về số lượng hàng hoá
Đây là một trong những điều khoản quan trọng của hợp đồng mua bán hàng
hoá. Số lượng hàng hoá phải được ghi chính xác, rõ ràng, theo đơn vị đo lường
hợp pháp do nhà nước quy định. Nếu tính theo trọng lượng thì phải ghi cả trọng
lượng tinh và trọng lượng cả bì.
Trong những hợp đồng có mua bán nhiều loại hàng hoá khác nhau thì
phải ghi riêng số lượng, trọng lượng từng loại, sau đó ghi tổng giá trị của hàng
hoá mua bán. Nếu đơn vị đo có tính chất khái quát như: Bao, thùng, cây…thì
phải cụ thể hóa các chi tiết trong tổng thể đó. Ví dụ: Xi măng 10.000 bao (50kg)

Trang 91
; mỳ ăn liền HẢO HẢO 1.000 thùng (30 gói – 80gram/gói); gạo nếp cái hoa
vàng 10.000 bao (10 kg).
Điều khoản về chất lượng, quy cách hàng hoá
Trong hợp đồng phải ghi rõ phẩm chất, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, màu
sắc v.v...Tuỳ theo từng loại hàng hoá mà các bên có thể thoả thuận về các điều
kiện phẩm chất, quy cách cho phù hợp. Thông thường việc thoả thuận về chất
lượng và quy cách hàng hoá dựa theo ba cách sau đây:
- Căn cứ theo tiêu chuẩn chất lượng:
Dựa vào tiêu chuẩn (TCVN) do nhà nước hoặc cơ quan đo lường chất
lượng sản phẩm ban hành. Cũng có thể dựa trên các tiêu chuẩn ISO, được quốc
tế công nhận. Nếu dựa vào tiêu chuẩn thì phải dẫn văn bản chứa tiêu chuẩn đó là
gì, và nó trở thành phụ lục hợp đồng kinh tế thương mại.
- Nếu hàng hoá chưa được tiêu chuẩn hoá:
Phải áp dụng cách mô tả tỉ mỉ để thoả thuận về chất lượng, quy cách, các
đặc tính của hàng hoá. Ở cách này không được dùng các từ chung chung, khó
quy trách nhiệm khi vi phạm như “chất lượng tốt”, “hàng phải bảo đảm”, “hàng
phải khô”, “hàng phải ăn được”. Trong trường hợp việc mô tả quá dài dòng thì
có thể xác lập thành phụ lục của hợp đồng.
Ví dụ: Chất lượng dây chuyền sản xuất bia được đánh giá thông qua biên
bản đánh giá của hội đồng thẩm định chất lượng do hai bên thành lập. Nếu hàng
hoá đã được sản xuất ổn định theo lô sản phẩm có thể thoả thuận theo mẫu hàng,
với điều kiện: Phải chọn mẫu của chính lô hàng ghi trong hợp đồng; mẫu hàng
phải tiêu biểu cho loại hàng đó; số lượng mẫu ít nhất là 3, trong đó mỗi bên giữ
1 mẫu và giao cho người trung gian giữ một mẫu. Các mẫu này là bộ phận
không thể tách rời của hợp đồng nên phải cặp chì, đánh dấu, ghi số lượng quy
định trong hợp đồng vào mẫu để đề phòng mất mát, tráo đổi. Ngoài mẫu còn
quy định điều kiện chấp nhận lô hàng. Ví dụ: Chất lượng áo sơ mi được đánh giá

Trang 92
bằng cách lấy mẫu ngẫu nhiên 5% và điều kiện chấp nhận là 0,05 (tức cho phép
lẫn không quá 5% hàng kém chất lượng).
Ngòai ba phương pháp quy định chất lượng hàng hoá phổ biến kể trên,
trong thực tế ký kết hợp đồng còn áp dụng những phương pháp sau:
- Xác định chất lượng theo điều kiện kỹ thuật: Bao gồm những đặc tính kỹ
thuật cụ thể, mô tả loại vật liệu sản xuất hàng hoá, nguyên lý công nghệ, phương
pháp kiểm tra, kiểm định chất lượng.
- Xác định sau khi đã xem sơ bộ: Người bán bảo đảm chất lượng hàng
như khi người mua xem và đồng ý. Hàng hoá bán theo cách này thường ở các
cuộc bán đấu giá và lấy từ kho ra.
- Xác định theo hàm lượng từng chất trong hàng hoá: Hợp đồng phải ghi
rõ phần trăm hàm lượng chất có ích và hàm lượng tối thiểu các tạp chất. Chẳng
hạn như khi mua bán quặng, nguyên liệu thực phẩm (chất có dầu, chất có đường
v.v...).
- Xác định theo lượng thành phần: Hợp đồng ghi chỉ số xác định lượng
thành phần cuối cùng thu được từ một đơn vị nguyên liệu. Chẳng hạn lượng tinh
bột thu được từ 1kg gạo, khoai, sắn..., lượng dầu thu được từ 1kg hạt có dầu
(lạc, vừng, đậu nành, cọ...), hoặc có thể tính bằng phần trăm.
- Xác định theo trọng lượng tự nhiên: Được thể hiện bằng kilogam của
một hectolit ngũ cốc. Trọng lượng tự nhiên phản ánh hình dáng, kích cỡ, độ
chắc, tỉ trọng v.v... cho thấy chất lượng của bột và lượng tấm.
- Xác định theo hiện trạng của hàng hoá: Áp dụng cho hàng tươi sống, có
mùi vị, màu sắc, độ chín không ổn định.
- Xác định theo phẩm chất bình quân tương đương: Tức là việc xét
nghiệm các chất chủ yếu trong hàng hoá phải tương đương với hàm lượng chất
chủ yếu đã thoả thuận trong hợp đồng, thường áp dụng với loại hàng ngũ cốc,
thực phẩm.

Trang 93
Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu phải thận trọng và tỉ
mỉ hơn khi sử dụng ngôn ngữ và văn phạm để đảm bảo được các nguyên tắc và
tập quán quốc tế về xuất nhập khẩu và các thủ tục buôn bán ngoại thương,
không để xảy ra tranh chấp hoặc bị lợi dụng nhận hàng giả, hàng kém chất
lượng.
Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu
Cần quy định rõ ràng bằng việc mô tả tỉ mỉ hình thức, kích thước, chất
liệu làm bao bì, vị trí đặt và nội dung ký mã hiệu, phải đảm bảo nguyên tắc mỹ
thuật, rõ ràng. Thông thường, những quy định này là theo công nghệ bao bì đóng
gói, in ấn ký mã hiệu của nhà sản xuất. Đối với loại hàng hoá cần hai lớp bao bì
thì cũng quy định rõ cách thức từng lớp một cách rõ ràng, đầy đủ, để các bên
cùng thực hiện. Mã ký hiệu hàng hóa có bản quyền thì ghi theo mã ký hiệu trong
bản quyền, nếu không có bản quyền thì phải mô tả tỉ mỉ.
Điều khoản về giao nhận hàng
Điều khoản giao nhận hàng ghi trong hợp đồng bao gồm các nội dung sau:
- Thời gian giao nhận hàng:
Là thời hạn và thời điểm giao nhận hàng được ghi trong hợp đồng. Thời
hạn là khoảng thời gian nhất định hoàn tất việc giao hàng. Thời điểm là thời gian
cụ thể thực hiện việc giao hàng. Thời điểm có thể chia theo từng đợt, theo ngày
tháng. Có thể lập một phụ lục về lịch giao hàng kèm theo hợp đồng kinh tế
thương mại. Cần ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên trong trường hợp không giao
hoặc nhận hàng đúng lịch.
- Địa điểm giao hàng:
Trong hợp đồng cần ghi rõ địa chỉ giao hàng phù hợp với khả năng vận
chuyển và đảm bảo an toàn cho phương tiện, tránh các khâu trung gian không
cần thiết.
- Phương thức giao nhận:

Trang 94
Phải ghi rõ phương thức cân, đo hoặc đếm theo đúng pháp luật với
nguyên tắc bên giao và bên nhận cùng dùng một phương thức như nhau.
- Giấy tờ giao nhận:
Phải ghi rõ các giấy tờ cần thiết cho việc chuyên chở và giao nhận: Vận
đơn, biên lai giao nhận, hoá đơn đã tính thuế v.v...
- Phương thức giải quyết những sự cố xảy ra trong nghiệm thu, bàn giao
hàng hoá như chất lượng hàng không đúng hợp đồng, hàng bị hư hỏng do vận
chuyển...
- Phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm vận
chuyển hàng hoá.
- Phương tiện, trách nhiệm và thời gian bốc xếp hàng hoá.
- Người có trách nhiệm giao nhận và ký vào các văn bản giao nhận.
Điều khoản bảo hành lắp đặt chạy thử và hướng dẫn sử dụng
- Phải ghi rõ thời hạn bảo hành và quy chế bảo hành và các vị trí có trách
nhiệm bảo hành hàng hóa.
- Các tài liệu hướng dẫn sử dụng cần thiết phải ghi rõ là loại nào, nhất là
hàng dược phẩm, mỹ phẩm và phương tiện kỹ thuật. Đối với những loại hàng có
ghi vào bao bì thời hạn sử dụng và đã có văn bản hướng dẫn sử dụng đặt trong
bao bì thì không cần ghi trong hợp đồng nữa.
- Đối với hàng hóa phải lắp đặt thì cần ghi rõ lắp đặt ai thực hiện, chi phí
lắp đặt ai chịu.
- Đối với hàng hóa cần phải chạy thử thì ghi rõ ai có trách nhiệm chạy
thử, chi phí chạy thử ai chịu.
Điều khoản về giá cả
Điều khoản này rất quan trọng, cần phải ghi rõ ràng các nội dung sau:
- Đơn vị tính giá:

Trang 95
Căn cứ vào tính chất của hàng hoá và thông lệ buôn bán mặt hàng đó trên
thị trường (trọng lượng, thể tích, độ dài, cái, chiếc v.v...). Đơn vị tính giá thường
trùng với đơn vị tính khối, số lượng hàng hoá.
- Giá thường bao gồm các loại:
+ Giá bán hàng hoá;
+ Phí chuyên chở, bốc xếp, bảo quản, lưu kho v.v...
Do vậy cần phải khẳng định giá bao gồm các loại nào. Đối với hàng hoá
xuất nhập khẩu là giá FOB (Free On Board), là giá giao hàng tại tầu ở cảng xuất
phát (người bán phải chịu phí tổn bốc hàng lên tàu) và giá CIF (Cost, Insurance
and Freight) là giá giao hàng tại cảng đến (người bán chịu phí tổn chuyên chở,
bảo hiểm, bốc xếp toàn bộ).
- Đồng tiền tính giá:
Có thể tính bằng nội tệ hoặc ngoại tệ. Trong ngoại thương giá có thể được
tính bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu hoặc của nước thứ ba.
Tuy nhiên, việc chọn đồng tiền để tính giá đôi khi còn chịu ảnh hưởng của tập
quán buôn bán quốc tế.
- Phương pháp định giá:
Các bên có thể thoả thuận việc định giá vào thời điểm ký kết hợp đồng
hoặc trong thời gian hợp đồng có hiệu lực hoặc theo thời điểm thanh toán. Mức
giá có thể theo các phương pháp: Giá cố định (không thay đổi trong quá trình
thực hiện hợp đồng), giá di động hoặc giá trượt (sẽ thay đổi nếu thị trường biến
động), giá quy định sau (có thể được xác định theo từng chuyến giao hàng).
Trong hợp đồng kinh tế thương mại cần phải ghi rõ những nguyên tắc, thủ tục để
xác định giá.
- Điều kiện điều chỉnh giá:
Hai bên cần quy định rõ những biến động bất lợi nào thì hai bên gặp nhau
để thảo luận lại giá.

Trang 96
Điều khoản thanh toán
Hai bên cần thống nhất phương thức thanh toán theo những nội dung sau:
- Tổng số tiền thanh toán các bên phải khẳng định rõ: Tổng số tiền thanh
toán cho nhau là bao nhiêu, thanh toán với nhau làm bao nhiêu lần, bằng đồng
tiền nào.
- Cách thức thanh toán: Đối với hàng nội địa, việc thanh toán phải theo
quy định của nhà nước, đối với hàng hoá xuất nhập khẩu thì tuỳ theo tính chất
của loại giao dịch kinh tế. Các quan hệ chi trả mà các bên có thể chọn các cách
thức thanh toán như:
- Thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu.
- Thanh toán bằng đổi hàng (khấu trừ).
- Thanh toán bằng séc.
- Thanh toán uỷ nhiệm chi.
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng quốc tế (Letter of
credit – L/C).
- Hợp đồng cũng phải ghi rõ thời hạn thanh toán. Nếu hợp đồng không ghi
thời hạn thanh toán thì theo thông lệ, sau mười lăm ngày kể từ ngày nhận được
hoá đơn đòi tiền việc thanh toán phải được thực hiện. Có thể hai bên thống nhất
các chiết khấu cần thiết để thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán.
- Điều kiện ràng buộc với thanh toán: Các bên phải quy định rõ việc thanh
toán chậm thì cần phải có biện pháp gì. Trong thực tế trao đổi các nước thường
quy định nếu bên thanh toán chậm theo thời hạn quy định thì phải chịu lãi suất
phạt gấp 3 lần so với lãi suất cho vay của ngân hàng.
Việc thanh toán chỉ có thể coi như hoàn thành khi bên bán nhận được đầy
đủ các khoản tiền cần thanh toán ghi trong hợp đồng, bằng các cách thức thanh

Trang 97
toán đã nêu trên hoặc bằng các tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh có giá trị,
tương đương với số tiền phải trả.
Điều khoản về trách nhiệm của các bên trong thực hiện hợp đồng
Hợp đồng mua bán hàng hóa cần phải quy định rõ trách nhiệm của các
bên trong thực hiện hợp đồng. Đây là những cam kết cụ thể về quyết tâm thực
hiện nghiêm chỉnh mọi điều khoản thoả thuận. Trách nhiệm của các bên thường
được viết theo các khoản sau:
- Trách nhiệm tinh thần: Các bên phải cam kết thực hiện nghiêm chỉnh
các điều khoản đã thỏa thuận.
- Trách nhiệm phối hợp với nhau trong thực hiện: Các bện phải cam kết
phối hợp đầy đủ trong thực hiện hợp đồng như: Thông báo cho nhau trong
chuyển giao, thông báo các trục trặc trong thực hiện hợp đồng, thông báo cho
nhau các khó khăn gặp phải trong thực hiện…
- Trách nhiệm giải quyết các trục trặc trong thực hiện hợp đồng: Các bên
phải cam kết phối hợp với nhau đầy đủ trong giải quyết các trục trặc xảy ra để
đảm bảo hiệu quả cao trong phối hợp hành động.
Trong quan hệ ngoại thương phải ghi rõ khi xảy ra những trường hợp trên
cần lập biên bản để cơ quan có thẩm quyền ở nước người mua hàng kiểm tra,
xác nhận để đính kèm vào đơn khiếu nại về nội dung vi phạm.
Điều khoản về tranh chấp hợp đồng (các chế tài cho hợp đồng)
Các bên phải xác định các chế tài cho hợp đồng để các bên phải có trách
nhiệm trong thực hiện hợp đồng. Chế tài hợp đồng thường có ba loại sau:
- Các điều khoản miễn trách:
Các bên cần dẫn ra các trường hợp trục trặc khi thực hiện ở mức độ nhỏ
mà các bên có thể thông cảm cho nhau như: Chậm trong chuyển giao dưới 1 giờ,
chậm ngày chuyển giao mà các bên đã thông báo cho nhau, thanh toán tiền cho
nhau chậm một vài ngày…

Trang 98
- Các điều khoản thương lượng:
Các bên cần quy định rõ các trường hợp trục trặc mà các bên phải gặp
nhau để thương lượng. Nếu các trường hợp trục trặc mà có thể xác định được
ngay hình thức xử phạt thì cần quy định rõ như:
Các trường hợp phải bồi thường, các mức phạt cụ thể do không thực hiện
được các điều khoản của hợp đồng (giao hoặc nhận hàng chậm, hàng giao
không đủ số lượng, không đúng quy cách phẩm chất, thiếu phụ tùng phụ kiện,
chậm thanh toán v.v...).
- Các trường hợp xử lý trước tòa:
Các bên cần phải nêu ra các trường hợp cụ thể không giải quyết được
thông qua thương lượng mà phải cần tòa án giải quyết.
Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng mua bản hàng hóa có hiệu lực từ ngày ký hoặc sau một số ngày
là do các bên thoả thuận. Hợp đồng chấm dứt hiệu lực từ ngày ký biên bản thanh
lý hợp đồng. Cần quy định rõ bên nào đứng ra tổ chức thanh lý hợp đồng và
thời điểm ký biên bản thanh lý.
Biên bản thanh lý hợp đồng cần ghi nhận ưu, khuyết điểm của các bên,
nếu còn vấn đề tồn tại, phải quy định rõ các nghĩa vụ còn phải thực hiện để hoàn
tất hợp đồng (trong nhiều trường hợp nếu còn tồn tại thì chưa nên thanh lý hợp
đồng). Thông thường trong hợp đồng mua bán hàng hóa có câu thông lệ về thời
hạn như:
“Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày…tháng…năm…và phải được hoàn tất
đến hết ngày…tháng…năm… Sau khi hợp đồng hết hạn…ngày, các bên gặp
nhau tại… làm thanh lý hợp đồng.”
Điều khoản về các thoả thuận khác (điều khoản tùy nghi nếu thấy
cần)

Trang 99
Trong các trường hợp xét thấy cần thiết, các bên có thể đưa vào hợp đồng
những vấn đề cụ thể nào đó mà pháp luật về hợp đồng kinh tế thương mại chưa
quy định để thoả thuận cho đầy đủ và rõ ràng vì lợi ích của một bên hoặc tránh
các khả năng xấu có thể xảy ra.
Phần này có thể do kinh nghiệm ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng đã
cho họ bài học về sự thận trọng và thẳng thắn, miễn là sự thoả thuận này không
trái với pháp luật nhà nước.
8. Phương pháp soạn thảo quyết định
8.1. Khái niệm

Quyết định là văn bản rất thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền ban hành. Quyết định gồm nhiều loại: quyết định trực tiếp
đưa ra quy phạm pháp luật; quyết định ban hành văn bản quy phạm pháp luật
phụ; quyết định cá biệt. Ở đây chúng ta nghiên cứu một loại quyết định đó là
quyết định cá biệt.
Quyết định (văn bản cá biệt) là văn bản dùng để cụ thể hóa những chủ
trương, chính sách, chế đọ hay cụ thể hóa những quyết định của cơ quan nhà
nước, cấp trên hoặc quyết định về tổ chức bộ máy, đề bạt cán bộ, khen thưởng,
kỷ luật. quyết định có bố cục nội dung gầm hai phần:
- Căn cứ ra quyết định (phần viện dẫn)
Căn cứ vào văn bản pháp quy của nhà nước và cấp trên, đó là căn cứ pháp
lý (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn), thông thường đây là căn cứ thứ nhất; căn
cứ thực tiễn (theo đề nghị…), thông thường đó là căn cứ thứ ba; căn cứ vào pháp
quy của nhà nước (theo biên bản…), căn cứ này rất linh động, đó là căn cứ thứ
hai. Thông thường một quyết định có ba căn cứ.
- Nội dung quyết định thể hiện bằng các điều:
Ví dụ: Quyết định nhân sự gồm 3 điều: Điều động ai, làm gì ở đâu nay làm
gì? Ở đâu; quyền lợi và nghĩa vụ? Trách nhiệm, thời hạn thi hành.

Trang 100
8.2. Những yêu cầu của Quyết định:

Tính hiệu quả, tính pháp lý, khoa học và khả thi, quàn cúng, kịp thời. trình
bày cô đọng, được sắp xếp theo trình tự logic nhất định.
8.3. Bố cục Quyết định:

Gồm 3 phần:
Phần mở đầu:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành
- Số và ký hiệu
- Địa danh, ngày tháng năm
- Tên loại văn bản (quyết định của ai?)
- Trích yếu nội dung (về việc gì?)
- Căn cứ ban hành (thẩm quyền ban hành)
- Loại hình văn bản: Quyết định
Phần triển khai:
Nội dung quyết định thường được viết theo kiểu văn điều khoản, các điều
được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp
theo trình tự logic. Điều khoản thi hành cần được nêu rõ, cụ thể các đối tượng
chịu trách nhiệm thi hành.
Phần kết:
- Thẩm quyền ký.
- Hình thức đề ký.
- Con dấu của cơ quan ban hành.
- Nơi nhận.

Trang 101
Quyết định trực tiếp đưa ra pháp luật:

….. (1)…. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------- --------------
Số: …. (2)/2011/QĐ- …. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
HĐND
QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?)………….
Về việc (gì?)……………….. (4) …………………..
(ai?)……………..
-------------------------
Căn cứ …………………………………………………………..;
Căn cứ …………………………………………………………...;
Theo đề nghị của ………………………………………………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ........................................... (2) ................................................
...............................................................................................................
Điều ... ………………………………………(2)……………………..
Điều …. Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
Nơi nhận: ………………..(3)
- Như Điều …; (Chữ ký và dấu)
- ……………..; Họ và tên
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
Ghi chú:
(1) Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành
(2) Nội dung của quyết định
Mẫu Quyết định ban hành văn bản quy phạm pháp luật phụ:

Trang 102

------- --------------
Số: …. …. .…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
(1)/2000/QĐ-HĐND
QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?) ……..

Ban hành………………….. (2)
……..(ai?)………
-------------------------
Căn cứ …………………………………………………………..;
Căn cứ …………………………………………………………...;
Theo đề nghị của ………………………………………………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản………(2) ...............
...............................................................................................................
Điều 2 ...................................................................................................
Điều 3 Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
Nơi nhận: ………………………(3)

- ……………..; Họ và tên đầy đủ
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
Ghi chú:
(1) Viết tắt cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành
(2) Nêu rõ tên loại và trích yếu nội dung văn bản quy phạm pháp luật.

Trang 103
Mẫu Quyết định cá biệt:

------- --------------
Số: …. (1) …. .…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
…./QĐ-……

Về việc (………………….. (gì?)……..
(ai?)………
-------------------------
Căn cứ …………………………………………………………..;
Căn cứ …………………………………………………………...;
Theo đề nghị của ………………………………………………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………………………………………………………(2) ...........
...............................................................................................................
Điều ... ..................................................................................................
Điều …. Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
Nơi nhận: …………………….(3)

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
Ghi chú:
(2) Nêu rõ tên loại và trích yếu nội dung văn bản quy phạm pháp luật.

Trang 104
Mẫu Quyết định về nhân sự:

------- --------------
Số: ….(1) …./QĐ-….. …. .…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
Về việc ………………….. (gì?)……..
(ai?)………
-------------------------
Căn cứ …………………………………………………………..;
Căn cứ …………………………………………………………...;
Theo đề nghị của ………………………………………………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tuyển dụng ông (bà) ……………., sinh ngày……….., quê
quán……………… .................................
về công tác tại……………………………..,
kể từ ngày…………………………………... .........................................
Điều 2. Ông (bà) được hưởng………..% mức lương khởi điểm của ngạch,
……..mã số……hệ số………….và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp
lệnh hiện hành.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và ông (bà)
……….chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: …………………..(2)

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
Ghi chú:

Trang 105
Mẫu quyết định tăng lương:

CƠ QUAN…………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(CÔNG TY ........................) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …………/QĐ-……. ....................., ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
V/v tăng lương ………………….
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY ....................................

- Căn cứ quyết định số ……….v/v bổ nhiệm giám đốc điều hành,
ngày…………;
- Căn cứ bản chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc điều hành
số………;
- Căn cứ quy chế lương của công ty.
- Xét đề nghị của Trưởng phòng HCNS;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay quyết định tăng lương cho
ông/bà.......................................(hoặc danh sách đính kèm) .... kể từ ngày .......
Điều 2. Các ông Chánh Văn Phòng (Trưởng phòng hành chính), Trưởng
phòng tổ chức cán bộ và Ông (Bà) ............... chịu trách nhiệm thi hành quyết
định này.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
- Như Điều 3 (Ký tên và đóng dấu)
- Lưu VP

Trang 106
Thực hành:
Yêu cầu soạn thảo tất cả các loại văn bản hành chính trên theo đúng về thể
thức và nội dung quy định.

Trang 107
1. Trình bày thể thức và nội dung chính của một công văn?
2. Trình bày thể thức và nội dung chính của một quyết định?
3. Trình bày thể thức và nội dung chính của một tờ trình?
4. Trình bày thể thức và nội dung chính của một thông báo?
5. Trình bày thể thức và nội dung chính của một văn bản?
6. Trình bày thể thức và nội dung chính của một hợp đồng?
7. Trình bày thể thức và nội dung chính của một kế hoạch?
Hãy soạn thảo một công văn đôn đốc, chỉ đạo theo đúng quy định về thể thức và
nội dung (nội dung tùy chọn)
Chú ý:
- Cơ quan ban hành là UBND cấp huyện
- Người ký văn bản chỉ đuôc ghi: Nguyễn Văn A, Nguyễn Thị B,…
- Sinh viên không trình bày chữ ký và con dấu
Hãy thực hiện soạn thảo văn bản cho tất cả các loại văn bản cá biệt?

Trang 108
CHƯƠNG 4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Giới thiệu
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt
động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị
đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc,
bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một
trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh
vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư;
- Trình bày được các nguyên tắc chung và nghiệp vụ cụ thể đối với việc
quản lý văn bản đến, văn bản đi;
- Bảo quản và sử dụng con dấu đúng yêucầuchuyên môn nghiệp vụ;
- Tổ chức lập hồ sơ công việc đúng yêucầuchuyên môn nghiệp vụ;
- Cẩn thận, nghiêm túc trong khi nghiên cứu và thực hành.
Nội dung chính
1. Công tác văn thư

Để hoạt động quản lý của cơ quan có hiệu quả, lãnh đạo cơ quan cần nắm
được những nguồn thông tin đầy đủ chính xác về những vấn đề, sự việc có liên
quan. Trong đó nguồn thông tin được thể hiện dưới văn bản quản lý là nguồn

Trang 109
chủ yếu và đáng tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ tới chức năng nhiệm
vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn thông tin này để
đến được lãnh đạo, cán bộ viên chức trong cơ quan, cơ quan cấp trên, cấp dưới
đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư. Do đó để hiểu được công tác
văn thư có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
chúng ta cần hiểu rõ những lý luận cơ bản như sau:
1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu

Văn thư là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao
gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra để phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành công việc chung. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện
được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội - kinh tế, dùng
để nghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các
mặt của công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với văn bản.
Những công việc xử lý này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật
ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan tổ chức. Vậy có thể định
nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, nhằm bảo đảm thông
tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức.
Để làm tốt công tác văn thư trong phạm vi cả nước, nhà nước ta đã đưa ra
nguyên tắc và yêu cầu chung cho công tác này.
Về nguyên tắc, công tác văn thư phải được quản lý tập trung thống nhất tại
mọi cơ quan, tổ chức.
Về yêu cầu, công tác văn thư phải đảm bảo nhanh chóng kịp thời; chính
xác; đảm bảo bí mật, không ngừng hiện đại hóa.

Trang 110
1.2. Vị trí, ý nghĩa

Thông qua thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư
đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng và vị thế của mình.
Công tác văn thư chính là hoạt động đảm bảo thông tin trên văn bản, phục
vụ công tác quản lý nên công tác văn thư có vai trò quan trọng, không thể thiếu
được trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội, có vai trò rất quan trọng
trong công tác văn phòng, có mối liên hệ hữu cơ với công tác lưu trữ trong hoạt
động của mọi cơ quan tổ chức.
Về ý nghĩa, công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với mọi cơ quan tổ
chức. Thứ nhất, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. Nếu công
tác văn thư được làm tốt thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và
chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt khi công tác văn thư
được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc
chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được
nâng cao rõ rệt. Thứ hai, góp phần phòng chống bệnh quan liêu giấy tờ. Các cơ
quan làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc thực hiện tiết kiệm,
ngăn ngừa tệ quan liêu giấy tờ này sinh phát triển. Thứ ba, góp phần giữ gìn bí
mật nhà nước và tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ, bởi vì tài liệu văn thư là
nguồn bổ sung chủ yếu cho lư trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước.
1.3. Nội dung nghiệp vụ

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý nên có
thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và thực hiện công tác
văn thư. Công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng góp phần
vào sự phát triển của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan tổ
chức, công tác văn thư bao gồm các công việc sau:
1.3.1. Quản lý văn bản đến

Khái niệm văn bản đến

Trang 111
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và
văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Quy trình quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của
cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài
giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người
được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa
văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người
nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích

Trang 112
danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn
thư để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản
mật);
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ
Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót
văn bản;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải
quyết;
+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm
bằng chứng.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Trang 113
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với
bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
50mm
TÊN CƠ QUAN,
30mm
Số:
ĐẾN Ngày:
..........................
..
Chuyển:
Hình 4.1. Mẫu dấu “Đến”
- Hình dạng và kích thước

Trang 114
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm
- Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
- Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc
đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04,
21/7/05, 31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc”
(kể cả “Hoả tốc” “hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những
trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Trang 115
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì
cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5.000 văn bản đến một năm thì
cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định
và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo
có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì
nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức
hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc
các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ
đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản đến (Kèm theo Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước).
Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Trang 116
- Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại
thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.
……….… (1) ……………

……….….. (2) …………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...

Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....
Quyển số: ..(6)..
Hình 4.2. Sổ đăng ký văn bản đến
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng.

Trang 117
- Phần đăng ký văn bản đến: Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới
đây:
Tên loại và Đơn vị

Ngày Số Tác Số, ký Ngày Ký Ghi
trích yếu nội hoặc người
đến đến giả hiệu tháng nhận chú
dung nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Hình 4.3. Phần đăng ký văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa
chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không
phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích
yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.

Trang 118
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không
có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến
(loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay
sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản
đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7
“Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu
nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
III - Sổ đăng ký đơn, thư (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18
tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
- Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa
và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn,
thư”.
- Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Trang 119
Họ tên, địa Đơn vị

Ngày Số Ngày Trích yếu Ký Ghi
chỉ người hoặc người
đến đến tháng nội dung nhận chú
gửi nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Hình 4.4. Phần đăng ký đơn, thư của sổ đăng ký đơn, thư
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số
đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu
đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,
số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi
bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi
ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi
chú cụ thể.
Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn,
thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.

Trang 120
Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ
…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực
hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ
ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999
của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước),
139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 V/v Hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. /.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
-Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ
đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các
đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và
thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên
quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị,
cá nhân (nếu cần).

Trang 121
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tại
Phụ lục IV kèm theo Công văn 425).
Mẫu phiếu
TÊN CƠ QUAN, TỔ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
................, ngày tháng năm 20...
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
..........................................(1).........................................
.......................................................
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành
và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
(hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân

Trang 122
tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá
nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề
xuất ý kiến.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ
đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ
vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm
những yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo;
+ Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
+ Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu
“Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ
thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân
trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Trang 123
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số
thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển
cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định
việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn
bản;
+ Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần
lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công
văn 425).
Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
hoặc 148mm x 210mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và
không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
- Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang
giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x
210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Trang 124
Ngày Đơn vị hoặc Ký Ghi

Số đến
chuyển người nhận nhận chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Hình 4.5. Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến của Sổ chuyển giao văn bản
đến
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn
vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn
cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao
văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ
chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn
bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như
đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này,
riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật”) của văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 125
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn
trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn
vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị,
cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn 425).
Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản
đến”.
- Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3
(420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
Tên loại, số và ký Đơn vị Số, ký

Thời Tiến
Số hiệu, ngày tháng hoặc hiệu văn Ghi
hạn giải độ giải
đến và tác giả người bản trả chú
quyết quyết
văn bản nhận lời
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Hình 4.6. Phần theo dõi giải quyết văn bản đến của Sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến

Trang 126
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn
bản đến.
Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư
khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại
khoản 2 Phụ lục II của Công văn này.
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Thời hạn giải quyết. Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy
định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có
thẩm quyền.
Cột 5: Tiến độ giải quyết. Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của
các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa
giải quyết v.v....
Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời. Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn
bản đến (nếu có).
Cột 7: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để
lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 127
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật
hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn
giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ
tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã
được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo
cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng
máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để
theo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công văn
này);
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.3.2. Quản lý văn bản đi

- Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
- Quy trình quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
• Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trang 128
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
• Ghi số và ngày, tháng văn bản
Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư
thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại
điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành
chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp
đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có
thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm,
có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn
bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất
định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và
nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

Trang 129
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
• Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
+ Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu
thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).

Trang 130
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để
đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà
cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể
như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
• Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

• Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm
có thể lập các loại sổ sau:
• Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
• Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại
thường);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:

Trang 131
• Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
• Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
• Sổ đăng ký công văn (loại thường);
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo
Công văn 425.
Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
- Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị,

Nơi Số
hiệu tháng trích yếu nội Người người Ghi
nhận lượng
văn văn dung văn ký nhận bản chú
văn bản bản
bản bản bản lưu
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Hình 4.7. Phần đăng ký văn bản đi của Sổ đăng ký văn bản đi

Trang 132
Cột 1: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau
thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc
được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì
không cần ghi tên loại.
Cột 4: Người ký. Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Số lượng bản. Ghi số lượng bản ban hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản
đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức
độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội
dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản

Trang 133
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban
hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của
Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể
vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản
kèm theo Công văn 425).
Mẫu bì văn bản
- Hình dạng và kích thước
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với
các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ
A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;

Trang 134
A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

(8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2)
ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3)
E-Mail: ............................ Website: ……..…….…….. (4)
Số: …………………………(5)
Kính gửi: ………………………………...……………(6)

………………………………..….………… (7)
………………………………..….………… (7)
Hình 4.7. Mẫu bì văn bản
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì

Trang 135
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ
mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Chuyển phát văn bản đi
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại
văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ
quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để
chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập
sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn 425).
Mẫu sổ

Trang 136
Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác cũng như
cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức nên được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
- Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày Ký
Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ghi chú
chuyển nhận
(1) (2) (3) (4) (5)
Hình 4.8. Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi của Sổ dùng để chuyển giao
văn bản đi
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7,
31/12.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.

Trang 137
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao
văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong
trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
khác.
Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng
bì, v.v...
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng
sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào
sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển
trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và
việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản
đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được
đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn 425). Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
Mẫu sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
hoặc 148mm x 210mm.

Trang 138
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
- Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ
A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm),
bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận Số lượng Ký nhận và Ghi

chuyển văn bản văn bản bì dấu bưu điện chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Hình 4.9. Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện của Sổ gửi văn bản đi bưu
điện
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7,
31/12.
Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Cột 4: Số lượng bì. Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi, ví dụ:
Số Ký nhận và
Số, ký hiệu Ghi
Ngày Nơi nhận văn bản lượng dấu bưu
văn bản chú
chuyển bì điện

Trang 139
UBND các
15 262/BTC
tỉnh, thành phố trực 64
/02 -HCSN
thuộc TƯ
264/BTC Sở Tài chính -

16 -HCSN Vật giá các tỉnh,
64
/02 265/BTC thành phố trực
-NS thuộc TƯ
Cột 5: Ký nhận và dấu bưu điện. Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp
nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính
đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

Trang 140
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,
do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để
kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
5/ Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn
bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và
đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp
xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ,
bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI
- Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn 425.
Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

Trang 141
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
- Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3
(420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Số, ký Người
Họ và Tên loại và
hiệu, Hồ cho
Ngày tên của trích yếu Ký Ngày Ghi
ngày sơ phép
tháng người sử nội dung nhận trả chú
tháng của số sử
dụng văn bản
văn bản dụng
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Hình 4.10. Phần đăng ký sử dụng bản lưu của Sổ sử dụng bản lưu
Cột 1: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
21/7, 31/12.
Cột 2: Họ và tên của người sử dụng. Ghi họ và tên, đơn vị công tác của
người sử dụng bản lưu.
Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản. Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng,
năm của văn bản.
Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản.
Cột 5: Hồ sơ số. Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp, đánh
số ký hiệu và bảo quản tại văn thư, ví dụ:

Trang 142
Số: CV-03/2004 (tập lưu công văn đi số 03 năm 2004)
Cột 6: Ký nhận. Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ngày trả. Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn)
phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Người cho phép sử dụng. Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử
dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu
người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v....
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các
độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Công tác lập và nộp lưu hồ sơ
2.1.1. Khái niệm hồ sơ, và lập hồ sơ

Hồ sơ là một tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một sự
việc có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể
hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ
quan hoặc cá nhân.
Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu thành
từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ công việc
trước mắt hoặc sau này.
Để lập hồ sơ người ta dựa vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản
như đặc trưng về vấn đề, về tên gọi, về tác giả, địa chỉ, thời gian…Các đặc điểm
đó là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ chủ yếu sau:
- Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản có cùng một nội dung liên quan
với nhau về giải quyết một vấn đề, một công việc…

Trang 143
- Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp văn bản pháp quy có liên quan về một công
tác nghiệp vụ nhất định, dung để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng
ngày (Ví dụ tập hợp văn bản có liên quan đến vấn đề tiền lương, về công tác kế
toán…)
Ví dụ: Hồ sơ về 1 người cụ thể (được lập ở đơn vị phụ trách công tác
nhân sự nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng nhân lực của tổ chức,
thường gồm các văn bản:
+ Bản lý lịch tự thuật,
+ Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động…khen thưởng…,
+ Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ nhân viên hàng năm…,
+ Các đơn từ liên quan đến cán bộ nhân viên đó…
- Hồ sơ nhân sự là toàn bộ tài liệu liên quan đến một người nào đó
Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc về tuyển dụng nhân sự được lập ở Phòng hành
chánh tổ chức của 1 cơ quan sẽ bao gồm các văn bản quy định, hướng dẫn về
tuyển dụng cán bộ nhân viên của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như:
+ Văn bản về ký kết hợp đồng dài hạn, ngắn hạn,
+ Văn bản quy định về tiền lương, tiền công, chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ
phép, lễ,…đối với người được tuyển dụng…
- Hồ sơ trình duyệt ký.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết, quản lý văn bản
(công tác văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ, đây là công tác cần
thiết vì:
- Nó giúp cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc
nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
- Quản lý chặt chẽ, giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp,
tránh bỏ sót văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết). Góp phần

Trang 144
giữ bí mật của Đảng, nhà nước và cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ tài liệu.
Các yêu cầu cần đảm bảo:
- Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và những công
tác trọng tâm của cơ quan đó.
- Các văn bảntrong hồ sơ phải là những bản chính có đầy đủ thể thức và là
bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ.
- Các loại văn bản trong hồ sơ đều có mối liên hệ logic với nhau
2.1.2. Mục đích, ý nghĩa của lưu hồ sơ hiện hành

- Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác;
- Giúp cơ quan, tổ chức quản lý văn bản chặt chẽ;
- Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Theo quy định, các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau một năm kể từ năm công việc có liên quan
đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần giao nộp vào
lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Vệc giao nộp phải trên cơ sở hồ sơ đã được
lập.
2.1.3. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm

- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2.1.4. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hoặc của cơ quan, tổ chức;

Trang 145
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều.
2.2. Giao nộp hồ sư vào lưu trữ cơ quan

- Theo QĐ hiện hành, văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành HS và
giữ lại đơn vị đó 1 năm để nghiên cứu sử dụng khi cần thiết sau đó phải
giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Khi giao nộp phải kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lưu làm căn cứ kiểm
tra và theo dõi tình hình giao nộp, đối chiếu, ký nhận. Lập thành 3 bản: 1
bản đơn vị giao nộp giữ, 1 bản lưu văn thư, 1 bản lưu ở lưu trữ CQ.
3. Thực hành
Sinh viên thực hiện các thao tác liên quan đến công tác lưu trữ văn bản đến
và văn bản đi

Trang 146
I. Trắc nghiệm ghép hợp
1. Văn thư điện tử
2. Biên bản
3. Hợp đồng
4. Mục đích của hợp đồng kinh tế
a. Phương tiện truyền thông đa phương tiện
b. Sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó hai bên
lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi hay nghĩa vụ
c. Một hoạt động đơn giản của con người mà ở đó con người giao tiếp với
nhau trên quan điểm bình đẳng nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định
d. Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hành chính của Doanh
nghiệp
e. Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
f. Cả hai bên đều hướng tới kinh doanh
g. Văn bản hành chính dùng ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc
đang diễn ra.
h. Văn bản hình thành trong quá trình sản xuất, nghiện cứu khoa học kỹ
thuật
i. Phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, sự kiện, hình
ảnh, tiếng nói
j. Tiêu dùng
k. Sự thỏa thuận giữa hai bên về một vấn đề nhất định
l. Văn bản ghi chép công việc theo quy định hành chính
m. Chỉ cần một bên hướng tới kinh doanh

Trang 147
II. Trắc nghiệm đúng sai
1. Văn phòng có 2 chức năng : tham mưu tổng hợp và hậu cần.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
được gởi đến các đối tượng có liên quan.
3. Ngày đến trên “Dấu đến” và ngày đến trong sổ “Văn bản đến” có thể
không trùng nhau
4. Văn bản đến mà Văn thư có thể bóc bì là những văn bản gởi đến cho
Đảng ủy, các đoàn thể
5. Yêu cầu của công tác văn thư là nhanh chóng, chính xác, bảo mật và
đúng pháp luật
6. Tài liệu “Tuyệt mật” ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ “C” in hoa nét
đậm
7. “Trích yếu nội dung văn bản” trong thể thức văn bản là một câu ngắn
gọn tóm tắc nội dung văn bản.
8. Công văn là hình thức văn bản không có tên loại
9. Hợp đồng có hai loại: hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh tế
10. Trường đại học công lập là đơn vị làm việc theo chế độ tập thể

Trang 148
CHƯƠNG 5. HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

Giới thiệu
Hàng ngày dù muốn hay không chúng ta đều phải giao tiếp với người khác.
Nhưng rất nhiều người vô cùng chủ quan khi giao tiếp, cụ thể là không chú
trọng trong việc tạo thiện cảm thậm chí còn để rất nhiều thói quen xấu làm ảnh
hưởng đến các mối quan hệ trong giao tiếp.
Có một câu nói mà người đời đi trước đã truyền lại và chắc chắn vẫn là một
bài học giá trị đến ngàn đời sau, đó là: “học ăn, học nói, học gói, học mở” .
Nhưng thật không may có nhiều người nghĩ rằng giao tiếp là một chuyện đương
nhiên mà không cần học hành chúng ta vẫn có thể làm tốt. Và với những suy
nghĩ đã dẫn đến những tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có, mình
nói rất nhiều nhưng người khác không hiểu ý, những điều mình nghĩ trong lòng
và những điều nói ra miệng không trùng khớp với nhau…
Mục tiêu
- Phát biểu được khái niệm và các nguyên tắc trong giap tiếp hành chính
- Số nghiệp vụ giaotiếp hành chính cơ bản;
- Phát biểu về cách thể hiện những yêu cầu thẩm mỹ, tác phong, nếp sống
trong công sở hiện đại;
- Tự xây dựng và rèn luyện đạo đức công vụ;

- Cẩn thận, nghiêm túc trong khi nghiên cứu và thực hành.
Nội dung chính

Trang 149
1. Nghiệp vụ giao tiếp hành chính
1.1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính
1.1.1. Khái niệm Giao tiếp

Theo nghĩa hẹp giao tiếp được định nghĩa “giao tiếp là truyền đi một thông
điệp”.
Theo David K.Berlo,(1960) thì “Giao tiếp của con người là một quá trình
có chủ định hay không chủ định, có ý thức hay không có ý thức mà trong đó các
cảm xúc và tư tưởng được biểu đạt trong các thông điệp ngôn ngữ hoặc phi
ngôn ngữ. Giao tiếp của con người được diễn ra ở các mức độ: trong con người,
giữa con người với con người và công cộng. Giao tiếp của con người là một quá
trình năng động, liên tục, bất thuận nghịch tác động qua lại và có tính ngữ cảnh”.
Theo từ điển tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý - 1998 “Giao tiếp là trao
đổi, tiếp xúc với nhau”.
Từ các khái niệm trên chúng ta có thể hiểu giao tiếp là một hoạt động đơn
giản của con người mà ở đó con người giao tiếp với nhau trên quan điểm bình
đẳng nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định.
1.1.2. Giao tiếp công sở

Giao tiếp công sở là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con
người với nhau nhằm đạt được mục tiêu nhất định, giao tiếp còn là sự giao lưu
tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người trong cơ quan, tổ chức,
doanh nghieäp.
1.1.3. Các nguyên tắc trong giao tiếp

Thư ký là người phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người
đến cơ quan để liên hệ công tác. Họ cũng là người trực tiếp liên hệ với lãnh đạo
để trao đổi, tổ chức công việc. Từ đặc thù công việc đó, có thể thấy rằng thư ký

Trang 150
là một “nhân vật” vô cùng quan trọng, vì vậy, người thư ký phải biết giữ những
nguyên tắc cho mình.
Ân cần
Trong giao tiếp người thư ký tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt
khó chịu, bực tức, luôn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của mình với đối
tượng giao tiếp.
Đĩnh đạc, ngay ngắn
Tác phong làm việc đĩnh đạc, ngay ngắn không tỏ ra chậm chạp, lề mề;
trang phục lịch sự, trang nhã và phù hợp với từng công việc, từng hoàn cảnh.
Nếu giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, thư ký không nên trả lời theo kiểu: hỏi
câu nào trả lời câu ấy. Sử dụng từ ngữ đúng cách; tốc độ và âm thanh vừa đủ;
không nói quá to hoặc nói quá nhiều, nói lạc đề và nói quá nhỏ. Khi thư ký nói
năng rõ ràng mạch lạc đúng chủ đề sẽ tạo nên sự tin cậy ở người đối diện.
Đồng cảm, ôn hoà
Khi giao tiếp, người thư ký cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt
luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm với thái độ người
nói. Không vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao
tiếp theo “nhịp điệu” lời nói “đanh thép”; phải có thái độ ôn hòa, không hách
dịch với khách hay tỏ ra “trên cơ”, nhũng nhiễu những người có nhu cầu cần gặp
lãnh đạo hoặc giải quyết nhanh một vấn đề nào đó; không làm việc riêng nhất là
cắt móng tay, cắt móng chân hoặc trang điểm.
Nhiệt tình
Người thư ký phải thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi
cần thiết, đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ hay tư lợi. Tuy nhiên, sự nhiệt tình của
người thư ký trong giao tiếp cũng cần vừa đủ để tạo thuận lợi cho cả các bên
giao tiếp tránh sự hiểu lầm từ phía đối tác khi thấy thái độ quá nhiệt tình của
người thư ký.

Trang 151
Nhất quán, khiêm nhường
Người thư ký cần khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, bác bỏ
những gì mình đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa.
Khiêm nhường là đức tính tốt mà người thư ký cần trau dồi, học hỏi. Người
thư ký cần tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự
khôn ngoan của mình hơn người; không nên dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí
để giành phần thắng về mình.
1.1.4. Các yếu tố bảo đảm cho giao tiếp thắng lợi
Muốn có mối quan hệ tốt, đồng thuận với lãnh đạo, cần tham khảo 10
nguyên tắc sau đây:
1. Tỉ mỉ lắng nghe.
2. Nói chuyện rành mạch, đơn giản.
3. Linh hoạt uyển chuyển.
4. Bản thân tự giải quyết khó khăn.
5. Lượng thứ, thông cảm với cấp trên.
6. Thái độ tích cực.
7. Giữ lời hứa.
8. Đi sớm nhưng không về muộn quá
9. Tìm hiểu lãnh đạo.
10. Giữ khoảng cách.
1.2. Các kỹ năng giao tiếp
1.2.1. Kỹ năng nói

Nói là ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu hiện bằng âm thanh và
được tiếp thu bằng cơ quan phân tích thính giác. Ngôn ngữ nói là hình thức cổ
xưa nhất trong lịch sử loài người. Cùng với sự phát triển của xã hội, lời nói của

Trang 152
con người đến nay đã phát triển đến mức độ cao (nói hoa mỹ, nói bóng bẩy, nói
ý, nói so sánh,…). Ngôn ngữ nói gồm hai loại độc thoại và đối thoại.
Trong giao tiếp bằng lời nói, người thư ký cần lưu ý:
- Âm điệu của lời nói: vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá
hoặc nói nhỏ quá;
- Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư
tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện;
- Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tránh ngắt lời hoặc
cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ;
- Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến
thái độ của đối tượng giao tiếp, hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến
người khác không kịp trả lời;
- Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu thư ký không được rõ thì nên lắng
nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác
trong lời nói của mình. Không nên tỏ ra mình là kẻ hiểu biết nhiều hơn tất cả
mọi người;
- Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý
kiến của người khác.
1.2.2. Kỹ năng viết

Viết là thứ ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu hiện bằng các ký
hiệu chữ viết và được tiếp thu bằng cơ quan phân tích thị giác. Ngôn ngữ viết
cho phép con người tiếp xúc với nhau một cách gián tiếp trong khoảng cách
không gian và thời gian lớn. Ngôn ngữ viết có những yêu cầu nhất định đối với
cả người viết và người đọc. Trong ngôn ngữ viết, người viết không thể sử dụng
những phương tiện phụ, hỗ trợ như giọng nói, cử chỉ điệu bộ, nét mặt…Không
phải lúc nào người ta cũng biết trước được phản ứng của người đọc đối với điều
mình viết ra vì không nghe, không nhìn thấy người đọc. Về phía người đọc cũng

Trang 153
khó khăn vì họ không thể bày tỏ ý kiến môt cách trực tiếp. Vì vậy, để khắc phục
những khó khăn trên, ngôn ngữ viết có những yêu cầu chặt chẽ hơn: phải viết tỉ
mỉ, chính xác, tuân thủ đầy đủ các quy tắc ngữ pháp, chính tả và lô gíc.
Trong giao tiếp bằng chữ viết, đặc biệt là ngôn ngữ sử dụng trong soạn thảo
văn bản, người thư ký cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu ngôn ngữ và văn
phong(chuẩn xác, đơn nghĩa, nhất quán, dễ hiểu, lịch sự, ngắn gọn, cô đọng, lưu
ý cách xưng hô, sử dụng từ và cụm từ…).
1.2.3. Kỹ năng nghe

Có thể có người cho rằng để thành công trong giao tiếp cần có “thuật ăn
nói”, điều đó cũng đúng. Nhưng ngày nay, khoa học rất nhấn mạnh về “nghệ
thuật lắng nghe” và coi nó là một kỹ năng căn bản trong truyền thống cũng như
tư vấn hay quản lý. Nghe ở đây không chỉ bằng đôi tai mà còn bằng cả khối óc,
bằng con tim và cảm xúc. Khi tiếp chuyện với ai, người thư ký nên nhìn vào đôi
mắt họ để thu hút hết điều họ nói, cả những điều họ chưa diễn tả đầy đủ bằng
lời. Vì nghe tức là học, lắng nghe là một triết lý, một kỹ thuật ngày càng được
quan tâm nhưng rất khó thực hiện. Trong cuộc sống, bất kỳ ai cũng có điểm gì
đó hơn mình và mình có thể học từ họ, cho nên người thư ký “bớt lời để nghe
nhiều” đó là người thư ký hoàn hảo.
Để việc giao tiếp đạt hiệu quả, người thư ký phải biết lắng nghe và có sự
phản hồi.
Lắng nghe: luôn tỏ ra là mình đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu
hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn
như: dạ,vâng, ừ, à, thế à, vậy ư…
Phản hồi: nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dung câu
chuyện mà đối tượng đang nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn, mục đích là để
mình hiểu rõ và chính xác hơn về thông tin mà đối tượng đưa ra, tránh hiểu
nhầm. Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói nhưng thực ra

Trang 154
chúng ta lại không hiểu. Trong trường hợp như vậy, người thư ký sử dụng hình
thức phản hồi để hiểu rõ hơn những thông điệp mà người nói đang đề cập.
1.2.4. Kỹ năng lập luận

Lập luận là trình bày có lý lẽ, hệ thống để chứng minh cho kết luận về một
vấn đề nào đó.
Lập luận dựa trên 4 quá trình:
- Khái quát hóa và suy diễn: Khái quát hóa là quá trình đi đến nhận định về
một nhóm sự vật, hiện tượng, căn cứ trên thông tin đã có về một bộ phận của
nhóm đó mà ta được biết là giống nhau với các bộ phận khác của nhóm. Suy
diễn là vận dụng một khái quát vào một trường hợp cụ thể.
- So sánh và tìm ra sự tương phản: quá trình này cho phép rút ra kết luận về
sự giống nhau hay khác nhau.
- Nguyên nhân và kết quả: để quan hệ nhân quả tham gia vào sự lập luận
phải có hai điều kiện
+ Có nhân thì có quả, không có nhân thì không có quả.
+ Có quả ắt phải có nhân, không có quả nào lại không có nguyên nhân gây
ra.
- Sự suy nghĩ sáng taọ: giúp ta thêm bớt hay phối hợp các kinh nghiệm đã
tích lũy được để tạo ra ý mới. Suy nghĩ sáng tạo huy động tư duy trừu tượng để
cấu tạo lại, tạo hình lại các khái niệm đã có.
Trên thực tế, có ba cách lập luận: Lập luận dựa vào hệ thống giá trị chung;
lập luận dựa vào quyền thế; lập luận dựa vào chứng cứ và lôgíc.
Trong ba cách lập luận nói trên, lập luận dựa vào chứng cứ và lôgíc là thiết
thực nhất và đúng đắn nhất. Với cách lập luận này, chúng ta không chỉ tiết kiệm
được thời gian, tránh được việc tranh luận, thậm chí cãi vã, công kích nhau, mà
còn tìm ra được giải pháp phù hợp nhất để giải quyết những vấn đề đang phát

Trang 155
sinh trong cuộc sống. Tranh luận dựa vào chứng cứ đòi hỏi phải có thông tin và
có nghiên cứu.
Kỹ năng lập luận là kỹ năng phức tạp, đòi hỏi người thư ký phải thành thục
các kỹ năng khác, đồng thời phải có khả năng tư duy nhanh, tầm hiểu biết rộng,
khả năng phân tích tổng hợp tốt các thông tin liên quan đến vấn đề lập luận.
1.2.5. Ngôn ngữ không lời (giao tiếp phi ngôn ngữ)
Giao tiếp không lời tức là nói đến ngôn ngữ của cơ thể như: ánh mắt, nụ
cười, cử chỉ, điệu bộ, tư thế, trang phục… đều góp phần tạo nên hiệu quả cho
giao tiếp.
Giao tiếp phi ngôn ngữ là một loạt phương tiện quan trọng của sự biểu đạt.
Đó là tất cả các kích thích bên ngoài không phải là lời nói và chữ viết, bao gồm
sự chuyển động của thân thể, các đặc điểm của cơ thể được biểu lộ ra bên ngoài,
các đặc điểm giọng nói và sự sử dụng không gian và khoảng cách.
Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ:
- Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao.
- Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ.
- Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa.
Giao tiếp phi ngôn ngữ đã thể hiện được vai trò quan trọng trong cuộc sống
của con người. Chúng giúp cho giao tiếp của người thư ký thêm hoàn thiện và
phong phú. Nếu người thư ký nắm bắt được lợi thế từ giao tiếp phi ngôn ngữ để
sử dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Trong giao tiếp không lời, người thư ký cần chú ý nhất đến sự giao tiếp
bằng ánh mắt, nụ cười: Trong khi giao tiếp, có thể hiểu được cảm xúc người
khác thông qua ánh mắt để có cách ứng xử phù hợp. Ánh mắt đi kèm theo lời
nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn. Người thư
ký phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói.

Trang 156
Nụ cười được xem là một trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện
làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị. Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là
một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên của người thư ký, luôn nở nụ
trên môi sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt cho người thư ký tại công sở.
Sự thành công của người thư ký không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên
nghiệp và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng
giao tiếp. Thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng
hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp với người thư ký.
1.3. Một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cụ thể

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt
động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh
vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.
Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp
hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước, nắm bắt thông tin bằng
cách gọi điện thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu
biết cách sử dụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp
với người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.
Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng
có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy
tắc, văn hóa chung.Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội
dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói
gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.
Dưới đây là một vài quy tắc cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một
cuộc gọi.
Văn hóa trong giao tiếp điện thoại
- Trả lời không quá 3 tiếng chuông.
- Khi gọi đi, câu đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh.

Trang 157
- Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alô + Tên mình + xin nghe.
- Trong khi nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến
những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn
sàng giúp đỡ.
- Không nên tranh cãi trên điện thoại. Nếu cần thiết hãy giữ thái độ
bình tĩnh.
- Giọng nói thật lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rõ ràng,
rành mạch để người khác có thể hiểu được ý mình định nói.
- Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác khi biết người
ta định nói gì trước.
- Kết thúc cuộc gọi: bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ
nhàng.
- Đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông làm ảnh
hưởng đến người xung quanh (đặc biệt là đối với điện thoại di động).
- Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có
trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.
Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
- Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc
nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của
người bên kia đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại
trong mọi tình huống.
- Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”,
chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho
người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố
lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết
- Không ra lệnh

Trang 158
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên
nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy
bây giờ không?”.
- Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý
phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của
họ với công ty, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
- Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một
số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
- Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là
người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung
vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để
họ có cảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
- Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài.
Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những
điều cần thiết.
- Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa
trả lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn
phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn
sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa.
- Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục
mà không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách
lịch sự để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất
thời gian.

Trang 159
- Nói rõ ràng và ngắn gọn

Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như
khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách
ngắn gọn và rõ ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây
hiểu lầm cho người nghe
2. Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công
sở
2.1. Các dòng giao tiếp trong công sở
2.1.1. Giao tiếp trong hệ thống chỉ huy

Có 3 khả năng xảy ra
- Thông tin bị biến dạng, xuyên tạc khi đi từ cấp dưới lên cấp trên;
- Thông tin bị thất lạc khi đi từ cấp trên xuống cấp dưới;
- Sự giao tiếp hàng ngang có thể bị trở ngại do tính cách cá nhân.
2.1.2. Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới

- Để hướng dẫn công việc;
- Để trả lời;
- Khuyến khích động viên, tạo nên cảm hứng làm việc.
2.1.3. Giao tiếp từ dưới lên trên

- Phản hồi lại các quyết định của cấp trên;
- Báo cáo công việc;
- Đề xuất ý kiến mới.
2.1.4. Giao tiếp hàng ngang

- Giao tiếp giữa các bộ phận cùng cấp nhằm trao đổi công việc;
- Sự phối hợp giữa cá nhân với cá nhân hoặc với bộ phận cùng cấp.

Trang 160
2.2. Các yếu tố ảnh hưởng (rào cản) trong giao tiếp
2.2.1. Rào cản tâm lý

Nhận thức, trình độ, sự hiểu biết: khả năng nhận thức nhanh - chậm, khả
năng hiểu biết đúng - sai, trình độ học vấn, địa vị xã hội, khác quan điểm, trạng
thái tâm lý, không tập trung, tư duy rập khuôn, thiếu phản hồi…. của mỗi người
khác nhau có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao tiếp.
Tâm trạng: phụ thuộc vào nội dung, tính chất vấn đề của cuộc giao tiếp mà
tâm trạng các bên đối thoại có những diễn biến tâm lý khác nhau.
2.2.2. Rào cản ngôn ngữ

Trong tất cả các phương tiện mà con người sử dụng để giao tiếp thì ngôn
ngữ là phương tiện thoả mãn được các nhu cầu giao tiếp nhiều nhất. Sở dĩ ngôn
ngữ trở thành một công cụ giao tiếp vạn năng của con người vì nó hành trình
cùng con người, từ lúc con người xuất hiện cho đến nay. Trong thực tế, hầu như
không còn ngôn ngữ nào là chưa có ảnh hưởng của nền văn hoá ngoại lai. Nói
cách khác, tất cả các ngôn ngữ đang tồn tại hiện nay đều đã từng trải qua những
quá trình tiếp xúc văn hoá với ngôn ngữ khác bên ngoài. Chính vì vậy, chúng ta
không thể nói về độ thuần khiết (pure), độ trong sáng của một ngôn ngữ xét theo
nguồn gốc, xét theo nguyên lai. Do vậy khi sử dụng ngôn ngữ để giao tiếp
không phải các bên tham gia giao tiếp đều hiểu biết để có thể truyền đạt thông
tin một các chính xác nên đôi khi giao tiếp bằng ngôn ngữ cũng gặp những trở
ngại làm cho cuộc giao tiếp không được thành công trọn vẹn.
2.2.3. Rào cản văn hóa

Trong từng văn hóa vùng miền và văn hóa dân tộc đều có những sự khác
biệt, sự khác biệt đó có ảnh hưởng trong giao tiếp (các khác biệt phi ngôn ngữ;
tên và cách xưng hô; phong tục, tập quán; trang phục; giới tính…). Để vượt qua
rào cản này người thư ký phải lưu ý:

Trang 161
- Tìm hiểu sự khác biệt của các nền văn hóa, xem sự khác biệt đó như một
cơ hội;
- Nhận thức được hành vi giao tiếp của mình bị chi phối bởi văn hóa;
- Linh động và sẵn sàng thay đổi;
- Nhạy cảm đối với các hành vi giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ;
- Nhận thức được giá trị, niềm tin và thông lệ của các nền văn hóa.
2.2.4. Rào cản vật chất

Các yếu tố có thể ảnh hưởng: tài liệu, trang thiết bị…
Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không
bị hiểu lầm hay lúng túng, người thư ký phải hạn chế những ảnh hưởng của các
rào cản bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có
chuẩn bị chu đáo về tâm lý và các vấn đề khác liên quan đến cuộc giao tiếp (cơ
sở pháp lý, văn hóa giao tiếp, ngôn ngữ giao tiếp, cơ sở vật chất…)
2.3. Nguyên tắc giao tiếp thành công với lãnh đạo và đồng nghiệp
2.3.1. Giao tiếp với lãnh đạo

Lãnh đạo trực tiếp là người rất quan trọng và ảnh hưởng nhiều đến bản thân
và công việc của người thư ký. Biết cách giao tiếp tốt, hiệu quả với lãnh đạo sẽ
đem lại rất nhiều thuận lợi. Ngược lại, nếu quan hệ giao tiếp với lãnh đạo kém,
người thư ký luôn trong trạng thái ức chế tinh thần. Trong mối quan hệ giao tiếp
với lãnh đạo phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Tôn trọng lãnh đạo
Tôn trọng là coi trọng và quý mến, tôn trọng nhau cũng là truyền thống tự
hào của dân tộc Việt Nam, tôn trọng lãnh đạo là coi trọng và quý mến lãnh đạo
vì lãnh đạo là người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có quyền quyết định đến
công việc. Sự tôn trọng thể hiện không chỉ vì tuổi tác, chức vụ, vì năng lực hay
tư cách đạo đức của lãnh đạo mà còn vì công việc phải biết tôn trọng để cùng

Trang 162
nhau giải quyết. Nếu không có sự tôn trọng lãnh đạo dẫn đến nảy sinh những
mâu thuẫn trong công việc tạo nên không khí làm việc nặng nề, ức chế, thiếu sự
thoải mái, hiệu quả công việc không cao.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định của lãnh đạo
Nhân viên người trợ thủ đắc lực của lãnh đạo, công việc luôn gắn liền với
sự hoàn thành nhiệm vụ của người lãnh đạo.Vì vậy, chỉ có chấp hành nghiêm
chỉnh các quyết định của lãnh đạo thì toàn bộ các hoạt động chung của cơ quan,
tổ chức, đơn vị mới có thể đạt hiệu quả như mong muốn.
Khi lãnh đạo truyền đạt mệnh lệnh, thì lắng nghe, không chỉ nghe lãnh đạo
nói gì mà còn hiểu ý nghĩ của lãnh đạo, chú ý ghi chép những điều mà mình thấy
cần thiết, chưa rõ để sau đó khi lãnh đạo dứt lời, suy nghĩ một chút rồi đưa ra
một hai câu hỏi làm rõ những điểm chính.
Nhân viên giỏi phải tùy từng tình huống, hoàn cảnh, sự hiểu biết của mình
để giữ được sự độc lập riêng. Tôn trọng những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vì họ
có kinh nghiệm hơn, có quyền uy hơn. Tuy nhiên cũng phải biết tự giới thiệu về
mình với lãnh đạo, đưa ra những đề nghị mới. Nếu có bất đồng ý kiến với lãnh
đạo, không phản ứng quá gay gắt mà im lặng. Sau đó có thể chuyển tất cả những
nguyện vọng lên trang giấy, viết email để giải bày tâm tư, nguyện vọng của
mình.
- Bảo vệ uy tín cho lãnh đạo
Người lãnh đạo có uy tín sẽ làm cho những người dưới quyền phục tùng
theo mệnh lệnh và tự giác phục tùng với niềm tin mãnh liệt. Đó là niềm tin
không phải chỉ bằng lời nói mà xuất phát từ trái tim của họ “tâm phục, khẩu
phục”.
Trên thực tế, để có uy tín, trước hết người lãnh đạo phải là người có trí tuệ,
có tư duy khoa học sâu sắc, có kiến thức về lĩnh vực được giao, có lối sống cần
kiệm, liêm chính, chí công vô tư, nói đi đôi với làm, có tấm lòng nhân ái, vị tha,
độ lượng. Phong cách lãnh đạo, quản lý mang lại hiệu quả cụ thể, thiết thực thu

Trang 163
phục được lòng người, chứ không phải dùng quyền lực để cai quản, áp đặt người
dưới quyền. Người lãnh đạo có uy tín là người có bản lĩnh, dũng cảm, kiên
cường bảo vệ người ngay thẳng, trung thực, đấu tranh với những hành vi sai trái,
những biểu hiện cơ hội, thực dụng, không xu nịnh và không ưa nịnh. Tuy nhiên
không phải lãnh đạo lúc nào cũng hoàn chỉnh với các tiêu chuẩn trên, đôi lúc
lãnh đạo cũng có khiếm khuyết, sai lầm. Những lúc như thế này cần có sự bảo
vệ của người nhân viên.
Một số cách bảo vệ uy tín tốt nhất giúp lãnh đạo:
- Giúp lãnh đạo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ: hiệu quả của công việc tạo
nên uy tín lớn nhất cho lãnh đạo.
- Giúp lãnh đạo mạnh dạn tự phê bình và phê bình: Chủ tịch Hồ Chí Minh
cho rằng “Uy tín của người lãnh đạo là ở chỗ mạnh dạn thực hiện tự phê bình và
phê bình, biết học hỏi quần chúng, sửa chữa khuyết điểm, để đưa công việc ngày
càng tiến bộ, chứ không phải ở chỗ giấu giếm khuyết điểm và e sợ quần chúng
phê bình”.
- Giúp lãnh đạo thể hiện sự giản dị và khiêm tốn: trong công việc cũng như
trong cuộc sống đời thường phải sống thanh bạch và giản dị từ cách ăn, mặc đến
cách nói, cách viết, cách tiếp xúc với quần chúng.
2.3.2. Quan hệ giao với đồng nghiệp

Ngoài mối quan hệ tốt với lãnh đạo, còn phải tạo mối quan hệ giao tiếp tốt
với đồng nghiệp. Nếu quan hệ tốt với đồng nghiệp sẽ có được sự hậu thuẫn giúp
đỡ trong cả công việc lẫn cuộc sống. Ngược lại, sẽ có thêm những nguy cơ phiền
phức từ chính những người làm việc bên cạnh mình.
- Giữ mối quan hệ tốt vì mục tiêu chung
Quan hệ của với đồng nghiệp trước tiên phải là quan hệ tốt vì mục tiêu
chung của cơ quan, tổ chức. Khi giao tiếp với đồng nghiệp, cố gắng để cả hai
bên cùng hiểu nhau, tránh tạo ra hiểu lầm; đưa ra cách giải quyết mọi vấn đề

Trang 164
trên tinh thần hợp tác và vì lợi ích chung. Tránh bức xúc quá mức khi đồng
nghiệp có sai sót. Nếu chẳng may mối quan hệ với đồng nghiệp nào đó có sự
trục trặc, hãy chủ động đứng lên giải quyết vấn đề, không để sự rạn nứt ngày
càng trở nên nghiêm trọng hơn.
- Hiểu biết lẫn nhau
Trong công sở không phải lúc nào mối quan hệ với đồng nghiệp cũng tốt
đẹp, đôi khi có những bất đồng xảy ra. (bất đồng về chuyên môn, quan điểm,
cách giải quyết một vấn đề…). Cái tôi và lòng tự trọng của mỗi cá nhân là
nguyên nhân chủ yếu của các cuộc mâu thuẫn Vì thế cần phải hiểu biết đồng
nghiệp trong công việc và trong cả cuộc sống. Nếu có những bất đồng với đồng
nghiệp cần phải giải quyết ngay bằng cách gặp trực tiếp để nói chuyện, bình tĩnh
giải thích và làm hoà không để quá lâu sẽ gây thêm căng thẳng.
- Đoàn kết, tương trợ
Đoàn kết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau là truyền thống lâu đời của dân tộc.
Đoàn kết là sức mạnh, làm việc trong tập thể thì sự đoàn kết gắn bó là điều quan
trọng tạo nên sự thành công của mọi hoạt động.
Trong công sở, cần biết chia sẻ giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc, tạo
nên mối quan hệ mật thiết gắn bó cùng phát triển. Tuy nhiên, giúp đỡ đồng
nghiệp trong công việc là rất tốt nhưng nếu vì quá cả nể thì sẽ không có lợi cho
bản thân mình. Không nên bất cứ lúc nào, việc gì đồng nghiệp nhờ giúp đỡ cũng
đồng ý ngay. Như vậy sẽ khiến đồng nghiệp ỷ lại vào mình, làm chậm tiến độ
công việc chung. Hãy giúp đỡ đồng nghiệp làm những công việc trong khả năng
cho phép, biết cách từ chối nếu mình không thể thực hiện được.
Đoàn kết tương trợ đồng nghiệp còn thể hiện cách sống hòa hợp, không
nên có bất kỳ biểu hiện nào đố kỵ với mọi người. Đố kỵ sẽ khiến cho mình luôn
có suy nghĩ không tốt về đồng nghiệp, tạo cho mình khoảng cách và khó hòa
đồng với mọi người. Nếu không kìm nén và gạt bỏ sự đố kỵ thì mình sẽ là người
đầu tiên chịu khổ cùng nó. Phải biết chấp nhận thành công của người khác với

Trang 165
thái độ chia sẻ và thật lòng, kìm nén và "thuần hóa" tính đố kỵ của mình để có
được sự thoải mái và thiện cảm từ đồng nghiệp.
- Chân thành và trung thực
Người thư ký hoàn hảo rất đáng trân trọng nhưng không buộc phải hoàn
hảo, tuy nhiên tính trung thực thì buộc phải có. Tính trung thực khiến người thư
ký có cái nhìn thực tế trước những gì mình có thể làm được và những gì chưa
hoặc không làm được. Cố gắng phấn đấu trung thực với bản thân, nghĩa là giữ
cho mình luôn trong tư thế sẵn sàng đón nhận những bài học từ đồng nghiệp, từ
cuộc sống.
Tính trung thực thể hiện trong từng công việc, từng cách ứng xử cụ thể.
Nếu có sai sót, phải biết nhận trách nhiệm về mình. Có rất nhiều mối quan hệ
đồng nghiệp vẫn tốt đẹp cho tới khi công việc sai sót, gặp sự cố không lường
trước được. Lúc này ai cũng sợ phải nhận trách nhiệm về mình, phần lớn tất cả
mọi người đều e ngại, né tránh trách nhiệm, tìm cách quy tội cho người khác.
Hãy biết nhận trách nhiệm khi đó là sai sót của mình, hãy nghĩ rằng đó là một
thử thách và chỉ khi vượt qua được thử thách mới cảm thấy cuộc sống có ý
nghĩa.
- Uy tín
Uy tín rất trừu tượng nhưng lại rất cụ thể. Uy tín trở thành tài sản vô hình
cho bản thân và cho cả cơ quan. Uy tín là sự bảo đảm cho thành công và thành
công bồi đắp thêm uy tín. Chính vì thế, đối xây dựng uy tín và giữ được uy tín là
công việc đầu tiên cần phải làm ngay sau khi nhận nhiệm vụ.
Muốn tạo nên uy tín của mình trước đồng nghiệp, trước hết phải hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao. Hãy chủ động và nỗ lực hoàn thành những nhiệm
vụ được giao ở mức độ càng cao càng tốt. Phải có ảnh hưởng, lôi cuốn đồng
nghiệp vào các hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Uy tín được định lượng
bằng kết quả hoạt động ở công sở.

Trang 166
Một khía cạnh nữa của uy tín là hành động giữ lời hứa, thực hiện mọi cam
kết như đã hứa lúc ban đầu với đồng nghiệp trong mọi hoàn cảnh cố gắng thực
hiện lời hứa. Người Việt có câu: “Chữ tín đáng giá ngàn vàng”, đồng nghĩa với
chữ tín là thanh danh. Luôn nhớ rằng không phải mang mối quan hệ cá nhân với
lãnh đạo vào giải quyết những mâu thuẫn, bất bình của mình với đồng nghiệp
(nếu có). Tốt nhất, nên giữ khoảng cách đúng mực trong mối quan hệ giữa lãnh
đạo và nhân viên trong công việc để tạo nên uy tín của riêng mình.

Trang 167
CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO
1. MẪU HỢP ĐỒNG THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày..... tháng..... năm......
HỢP ĐỒNG
Số .........../HĐ-XD
Về việc: Thi công xây dựng công trình
I. Các căn cứ để ký kết hợp đồng:
Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc Hội
khóa XI, kỳ họp thứ 4;
Căn cứ Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/2/2005 của Chính phủ về

quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
Căn cứ...... (các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn Luật Xây dựng)
Theo văn bản (quyết định, phê duyệt, đề nghị) hoặc sự thỏa thuận của......
Hôm nay, ngày.... tháng.... năm..... tại............. chúng tôi gồm các bên dưới đây:
II. Các bên ký hợp đồng:
1. Bên Giao thầu (gọi tắt là bên A):
- Tên đơn vị:.. ...
- Địa chỉ trụ sở chính: .......
- Họ tên, chức vụ người đại diện (hoặc người được ủy quyền):

- Điện thoại:..........................; Fax:..................; Email:... .. (nếu có)
- Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc hoặc tại tổ chức tín dụng của đơn
vị:........

Trang 168
- Mã số thuế:............ ....
- Thành lập theo quyết định số: hoặc đăng ký kinh doanh cấp ngày....
tháng.... năm....
- Theo văn bản ủy quyền số.. .. (nếu có)
2. Bên nhận thầu (gọi tắt là bên B):
- Tên đơn vị:................
- Địa chỉ trụ sở chính:..
- Họ tên, chức vụ người đại diện (hoặc người được ủy quyền):

- Điện thoại:.....................; Fax:.......................; Email:.. ... (nếu có)
- Số hiệu tài khoản giao dịch tại tại kho bạc hoặc tại tổ chức tín dụng của
đơn vị:........
- Mã số thuế:........ .
- Thành lập theo quyết định số: hoặc đăng ký kinh doanh cấp ngày....
tháng.... năm....
- Theo văn bản ủy quyền số... . (nếu có)
- Chứng chỉ năng lực hành nghề số:.... do.... cấp ngày.... tháng.... năm....
HAI BÊN THỎA THUẬN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VỚI NHỮNG
ĐIỀU KHOẢN SAU
Điều 1. Nội dung công việc và sản phẩm của hợp đồng:
Bên A giao cho Bên B thực hiện thi công xây dựng, lắp đặt công trình theo
đúng thiết kế được duyệt, được nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng theo đúng
quy định của pháp luật.
Điều 2. Chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật:

Trang 169
Phải thực hiện theo đúng thiết kế; bảo đảm sự bền vững và chính xác của
các kết cấu xây dựng và thiết bị lắp đặt theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng
Việt Nam.
Điều 3. Thời gian và tiến độ thực hiện:
Hợp đồng phải ghi rõ thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành bàn giao sản
phẩm của hợp đồng; tiến độ thực hiện từng hạng mục, từng công việc phải phù
hợp với tổng tiến độ của dự án. Trường hợp Bên giao thầu ký nhiều hợp đồng
với Bên nhận thầu để thực hiện các công việc xây dựng thì tiến độ của các hợp
đồng phải phối hợp để thực hiện được tổng tiến độ của dự án. Các bên của hợp
đồng phải thiết lập phụ lục phần không tách rời của hợp đồng để ghi rõ yêu cầu
về tiến độ đối với từng loại công việc phải thực hiện.
Điều 4. Điều kiện nghiệm thu và bàn giao công trình xây dựng
4.1 Điều kiện nghiệm thu:
+ Tuân theo các quy định về quản lý chất lượng công trình;
+ Bên A sẽ thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng; từng bộ phận
công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng; từng hạng mục công trình xây
dựng, công trình xây dựng đưa vào sử dụng. Đối với các bộ phận bị che khuất
của công trình phải được nghiệm thu và vẽ bản vẽ hoàn công trước khi tiến hành
các công việc tiếp theo;
+ Bên A chỉ nghiệm thu khi đối tượng nghiệm thu đã hoàn thành và có đủ
hồ sơ theo quy định;
+ Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu
cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định.
4.2. Điều kiện để bàn giao công trình đưa vào sử dụng:
- Đảm bảo các yêu cầu về nguyên tắc, nội dung và trình tự bàn giao công
trình đã xây dựng xong đưa vào sử dụng theo quy định của pháp luật về xây
dựng;

Trang 170
- Đảm bảo an toàn trong vận hành, khai thác khi đưa công trình vào sử
dụng.
Việc nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng phải thành lập Hội đồng
nghiệm thu bàn giao công trình, thành phần của Hội đồng nghiệm thu theo quy
định của pháp luật về nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng.
Điều 5. Bảo hành công trình:
5.1. Bên thi công xây dựng có trách nhiệm thực hiện bảo hành công trình
sau khi bàn giao cho Chủ đầu tư. Nội dung bảo hành công trình bao gồm khắc
phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận
hành, sử dụng không bình thường do lỗi của nhà thầu gây ra;
5.2. Thời hạn bảo hành công trình được tính từ ngày nhà thầu thi công xây
dựng công trình bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình phải bảo hành
cho chủ đầu tư (không ít hơn 24 tháng đối với loại công trình cấp đặc biệt, cấp I.
Không ít hơn 12 tháng đối với công trình còn lại);
5.3. Mức tiền cam kết để bảo hành công trình:
- Bên B (nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị công
trình) có trách nhiệm nộp tiền bảo hành vào tài khoản của chủ đầu tư theo mức:
3% giá trị hợp đồng đối với công trình xây dựng hoặc hạng mục công trình xây
dựng có thời hạn không ít hơn 24 tháng; 5% giá trị hợp đồng đối với công trình
có thời hạn không ít hơn 12 tháng;
- Bên B chỉ được hoàn trả tiền bảo hành công trình sau khi kết thúc thời
hạn bảo hành và được chủ đầu tư xác nhận đã hoàn thành công việc bảo hành;
- Tiền bảo hành công trình xây dựng, bảo hành thiết bị công trình được tính
theo lãi suất ngân hàng do hai bên thỏa thuận. Tiền bảo hành có thể được thay
thế bằng thư bảo lãnh của ngân hàng có giá trị tương đương, hoặc có thể được
cấn trừ vào tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành do hai bên thỏa
thuận.

Trang 171
Điều 6. Giá trị hợp đồng:
- Giá hợp đồng: căn cứ sự thỏa thuận giữa bên giao thầu và bên nhận thầu
để xác định loại giá hợp đồng
- Giá trị hợp đồng căn cứ loại giá hợp đồng, các văn bản quy phạm pháp
luật hướng dẫn việc lập quản lý chi phí xây dựng công trình thuộc các dự án đầu
tư và sự thỏa thuận của hai bên (đàm phán sau đấu thầu) xác định giá trị hợp
đồng
Toàn bộ giá trị của hợp đồng bao gồm giá trị của từng phần việc cụ thể
6.1. Giá trị hợp đồng phần:........ (chi tiết tại phụ lục của HĐ):....... đ
Tổng giá trị hợp đồng:....... đồng
(Chi tiết từng phần được thể hiện cụ thể ở các phụ lục kèm theo của HĐ)
Giá trị hợp đồng trên có thể được điều chỉnh trong các trường hợp:
a) Bổ sung, điều chỉnh khối lượng thực hiện so với hợp đồng:
- Nếu khối lượng công việc phát sinh đã có đơn giá trong hợp đồng thì giá
trị phần khối lượng phát sinh được tính theo đơn giá đó;
- Nếu khối lượng công việc phát sinh không có đơn giá ghi trong hợp đồng
thì giá trị phát sinh được tính theo đơn giá tại địa phương nơi xây dựng công
trình, nếu không có đơn giá tại địa phương hai bên thống nhất xây dựng mức giá
mới và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để áp dụng;
- Nếu khối lượng công việc thay đổi (tăng hoặc giảm) so với hợp đồng lớn
hơn 20% thì hai bên có thể thỏa thuận xác định đơn giá mới.
b) Nhà nước thay đổi chính sách: thay đổi tiền lương, thay đổi giá nguyên
vật liệu do nhà nước quản lý giá, thay đổi tỷ giá hối đoái đối với phần vốn có sử
dụng ngoại tệ hoặc thay đổi các chế độ, chính sách mới làm thay đổi mặt bằng

Trang 172
giá đầu tư xây dựng công trình. Trong trường hợp này chỉ được điều chỉnh khi
được cấp có thẩm quyền cho phép.
c) Trường hợp bất khả kháng do thiên tai như động đất, bão, lũ, lụt, lốc,
sóng thần, lở đất; hỏa hoạn; chiến tranh hoặc có nguy cơ xảy ra chiến tranh,... và
các thảm họa khác chưa lường hết được. Khi đó các bên tham gia hợp đồng
thương thảo để xác định giá trị hợp đồng điều chỉnh phù hợp với các quy định
của pháp luật.
Điều 7. Thanh toán hợp đồng:
7.1. Tạm ứng:
Việc tạm ứng vốn theo hai bên thỏa thuận và được thực hiện ngay sau khi
hợp đồng xây dựng có hiệu lực. Mức tạm ứng được thực hiện theo hướng dẫn tại
Điều 41, Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/2/2005 của Chính phủ về quản lý
dự án đầu tư xây dựng công trình, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
7.2. Thanh toán hợp đồng:
- Hai bên giao nhận thầu thỏa thuận về phương thức thanh toán theo thời
gian hoặc theo giai đoạn hoàn thành trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành và
mức giá đã ký;
- Sau khi bàn giao sản phẩm hoàn thành hai bên tiến hành nghiệm thu quyết
toán và thanh lý hợp đồng. Bên A thanh toán nốt cho bên B.
Đối với trường hợp dự án đầu tư sử dụng vốn nước ngoài có quy định việc
tạm ứng, thanh toán khác quy định trong nước thì thực hiện theo hợp đồng đã
ký.
7.3. Hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản
7.4. Đồng tiền thanh toán:
- Đồng tiền áp dụng để thanh toán: tiền Việt Nam; hoặc ngoại tệ (trong
trường hợp thanh toán với nhà thầu nước ngoài có sự thỏa thuận thanh toán bằng
một loại ngoại tệ)

Trang 173
Điều 8. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng:
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng được áp dụng đối với tất cả các hình thức lựa
chọn nhà thầu.
- Bên nhận thầu phải có bảo lãnh thực hiện hợp đồng bởi một tổ chức tín
dụng có uy tín được bên giao thầu chấp nhận;
- Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá.... giá trị hợp đồng tùy
theo loại hình và quy mô của hợp đồng;
- Giá trị bảo lãnh được giải tỏa dần theo khối lượng thực hiện tương ứng;
Điều 9. Bảo hiểm:
Trong quá trình thực hiện thi công xây dựng công trình, các bên phải mua
bảo hiểm theo quy định hiện hành:
- Chủ đầu tư phải mua bảo hiểm công trình
- Nhà thầu phải mua bảo hiểm cho vật tư, thiết bị, nhà xưởng phục vụ thi
công, bảo hiểm đối với người lao động, bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với
người thứ ba.
Điều 10. Tranh chấp và giải quyết tranh chấp:
- Trong trường hợp có vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng, các
bên nỗ lực tối đa chủ động bàn bạc để tháo gỡ và thương lượng giải quyết.
- Trường hợp không đạt được thỏa thuận giữa các bên, việc giải quyết tranh
chấp thông qua hòa giải, Trọng tài hoặc tòa án giải quyết theo quy định của pháp
luật.
Điều 11. Bất khả kháng:
11.1. Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra mang tính khách quan và nằm
ngoài tầm kiểm soát của các bên như động đất, bão, lũ, lụt, lốc, sóng thần, lở
đất; hỏa hoạn; chiến tranh hoặc có nguy cơ xảy ra chiến tranh,... và các thảm họa

Trang 174
khác chưa lường hết được, sự thay đổi chính sách hoặc ngăn cấm của cơ quan có
thẩm quyền của Việt Nam
- Việc một bên không hoàn thành nghĩa vụ của mình do sự kiện bất khả
kháng sẽ không phải là cơ sở để bên kia chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên bên bị
ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng có nghĩa vụ phải:
+ Tiến hành các biện pháp ngăn ngừa hợp lý và các biện pháp thay thế cần
thiết để hạn chế tối đa ảnh hưởng do sự kiện bất khả kháng gây ra
+ Thông báo ngay cho bên kia về sự kiện bất khả kháng xảy ra trong vòng
7 ngày ngay sau khi xảy ra sự kiện bất khả kháng
11.2. Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng, thời gian thực hiện
hợp đồng sẽ được kéo dài bằng thời gian diễn ra sự kiện bất khả kháng mà bên
bị ảnh hưởng không thể thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng của mình.
Điều 12. Tạm dừng, hủy bỏ hợp đồng
12.1. Tạm dừng thực hiện hợp đồng:
Các trường hợp tạm dừng thực hiện hợp đồng:
- Do lỗi của Bên giao thầu hoặc Bên nhận thầu gây ra;
- Các trường hợp bất khả kháng.
- Các trường hợp khác do hai bên thảo thuận
Một bên có quyền quyết định tạm dừng hợp đồng do lỗi của bên kia gây ra,
nhưng phải báo cho bên kia biết bằng văn bản và cùng bàn bạc giải quyết để tiếp
tục thực hiện đúng hợp đồng xây dựng đã ký kết; trường hợp bên tạm dừng
không thông báo mà tạm dừng gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên thiệt
hại.
Thời gian và mức đền bù thiệt hại do tạm dừng hợp đồng do hai bên thỏa
thuận để khắc phục.
12.2. Hủy bỏ hợp đồng:

Trang 175
a) Một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại
khi bên kia vi phạm hợp đồng là điều kiện hủy bỏ mà các bên đã thỏa thuận
hoặc pháp luật có quy định. Bên vi phạm hợp đồng phải bồi thường thiệt hại;
b) Bên hủy bỏ hợp đồng phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc hủy
bỏ; nếu không thông báo mà gây thiệt hại cho bên kia, thì bên hủy bỏ hợp đồng
phải bồi thường;
c) Khi hợp đồng bị hủy bỏ, thì hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm bị
hủy bỏ và các bên phải hoàn trả cho nhau tài sản hoặc tiền.
Điều 13. Thưởng, phạt khi vi phạm hợp đồng:
13.1. Thưởng hợp đồng:
Nếu Bên B hoàn thành các nội dung công việc của hợp đồng theo đúng tiến
độ tại điểm và chất lượng tại điểm .........của hợp đồng thì Bên A sẽ thưởng cho
Bên B là ....... giá trị hợp đồng (không vượt quá 12% giá trị phần hợp đồng làm
lợi).
13.2. Phạt hợp đồng:
- Bên B vi phạm về chất lượng phạt ....% giá trị hợp đồng bị vi phạm về
chất lượng
- Bên B vi phạm về thời hạn thực hiện hợp đồng mà không do sự kiện bất
khả kháng hoặc không do lỗi của Bên A gây ra, Bên B sẽ chịu phạt ....% giá trị
phần hợp đồng bị vi phạm thời hạn thực hiện.
- Bên B vi phạm do không hoàn thành đủ số lượng sản phẩm hoặc chất
lượng sản phẩm không đạt yêu cầu quy định trong hợp đồng kinh tế thì Bên B
phải làm lại cho đủ và đúng chất lượng
Trong trường hợp pháp luật chưa có quy định mức phạt, các bên có quyền
thỏa thuận về mức tiền phạt bằng tỷ lệ phần trăm giá trị phần hợp đồng bị vi
phạm hoặc bằng một số tuyệt đối.

Trang 176
Tổng số mức phạt cho một hợp đồng không được vượt quá 12% giá trị hợp
đồng bị vi phạm.
Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của bên B:
Căn cứ các quy định của pháp luật, yêu cầu về công việc của Bên giao thầu
và nhận thầu, hai bên thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ của Bên B.
Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của bên A:
Căn cứ các quy định của pháp luật, yêu cầu về công việc của Bên giao thầu
và nhận thầu, hai bên thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ của Bên A.
Điều 16. Ngôn ngữ sử dụng:
Ngôn ngữ của Hợp đồng sẽ là tiếng Việt là chính. Trường hợp phải sử dụng
cả tiếng Anh thì văn bản thỏa thuận của HĐ và các tài liệu của HĐ phải bằng
tiếng Việt và tiếng Anh và có giá trị pháp lý như nhau.
Điều 17. Điều khoản chung

17.1. Các phụ lục sau là một bộ phận không thể tách rời hợp đồng này:
- Phụ lục 1: Thời gian và tiến độ thực hiện
- Phụ lục 2: Hồ sơ thiết kế,...
- Phụ lục 3: Tiến độ thanh toán
17.2. Hợp đồng này cũng như tất cả các tài liệu, thông tin liên quan đến
hợp đồng sẽ được các bên quản lý theo quy định hiện hành của nhà nước về bảo
mật.
17.3. Hai bên cam kết thực hiện tốt các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp
đồng.
17.4. Hợp đồng làm thành 10 bản có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ 6
bản, Bên B giữ 4 bản;
17.5. Hiệu lực của hợp đồng: Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ... (theo
sự thỏa thuận của 2 bên).
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Trang 177
CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
A200 số……
……………,ngày……tháng……năm……
HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Chúng tôi, một bên là Ông/Bà:……………………………………………
Chức vụ:…………………………………………………………………....
Đại diện cho ………………………………………………………………
Địa chỉ:………………………………Điện thoại:………………................
Và một bên là Ông/Bà :…………………………………………………....
Sinh ngày…..…..tháng….……năm…….……Tại:…………………….....
Nghề nghiệp :………………………………………………………………
Địa chỉ thường trú:…………………………………………………………
Số CMTND:………………………………… cấp ngày……./……/…….….
Số sổ lao động (nếu có):……………….cấp ngày…….../………./……....
Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều
khoản sau đây :
Điều 1 : Thời hạn và công việc hợp đồng
- Ông, bà :……………………………………………làm việc theo loại hợp

đồng lao động………….…………………….từ ngày…...tháng…...năm…….đến
ngày…….tháng….…năm………..

Trang 178
- Thử việc từ ngày…….tháng…..…năm……..đến ngày……tháng…năm…
- Địa điểm làm việc:………………………………………………………
- Chức vụ :…………………………………………………………………
- Công việc phải làm:………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………
Điều 2 : Chế độ làm việc
- Thời giờ làm việc :…………………………………………………………
………………………………………………………………………………
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm :……………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Điều kiện an toàn và vệ sinh lao động tại nơi làm việc theo quy định hiện
Đỉều 3 : Nghĩa vụ, quyền hạn và các quyền lợi người lao động được
hưởng như sau :
1 – Nghĩa vụ :
Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông,
bà:………………………….....................................
Hoàn thành những công việc trong hợp đồng lao động.

Trang 179
Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật lao động, an
toàn lao động và các quy định trong thỏa ước lao động tập thể.
2 – Quyền hạn :
Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao
động theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
3 – Quyền lợi :
- Phương tiện đi lại làm việc :………………………………………………
- Mức lương chính hoặc tiền công:…………………………………………

Được trả……….lần vào các ngày………..và ngày…………..hàng tháng.
- Phụ cấp gồm :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Được trang bị bảo hộ lao động gồm :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Số ngày nghỉ hàng năm được hưởng lương (nghỉ lễ, phép, việc riêng) :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Bảo hiểm xã hội:
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Được hưởng các phúc lợi :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Trang 180
- Được hưởng các khoản thưởng, nâng lương, bồi dưỡng nghiệp vụ, thực
hiện nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị trong hoặc ngoài
nước :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Được hưởng các chế độ ngừng việc, trợ cấp thôi việc, bồi thường theo
quy định của pháp luật lao động
Điều 4 : Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động :
1 – Nghĩa vụ :Thực hiện đầy đủ những điều kiện cần thiết đã cam kết trong
hợp đồng lao động để người lao động làm việc đạt hiệu quả. Đảm bảo việc làm
cho người lao động theo hợp đồng đã ký. Thanh toán đầy đủ, dứt điểm các chế
độ và quyền lợi của người lao động đã cam kết trong hợp đồng lao động.
Có quyền điều chuyển tạm thời người lao động, tạm ngừng việc, thay đổi,
tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động và áp dụng các biện pháp kỷ luật theo
quy định của pháp luật lao động.
Điều 5 : Điều khoản chung :
1 – Những thỏa thuận khác :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2- Hợp đồng lao động có hiệu lực

Từ ngày…..tháng…..năm…..đến ngày…...tháng……….năm…..

Trang 181
Điều 6 : Hợp đồng lao động này làm thành 02 bản :
- 01 bản do người lao động giữ.
- 01 bản do người sử dụng lao động giữ.
Làm tại :………………………………………….
Người lao động Người sử dụng lao động
(ký tên) (ký tên, đóng dấu)

Trang 182
-----------------

Số: …….. – HĐLĐ
Chúng tôi:
Một bên là:
Ông (bà): ……………………………………………………………………
Sinh năm: …………………… Quốc tịch: …………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………
Đại diện doanh nghiệp: ……………………………………………………
Một bên là:
Ông (bà): …………………………………………………………………....
Sinh năm: …………………….. Quốc tịch: ………………………………
Trình độ văn hóa: …………………………………………………………
Nghề nghiệp: ………………………………………………………………
Nơi cấp trú: …………………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân (hoặc sổ lao động) số:

………………………………....
Cùng nhau thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động gồm những điều khoản
dưới đây:
Điều 1: Ông (bà): …………………………………………………………
Sẽ làm việc cho: ……………………………………………………………

Trang 183
Theo hình thức (ghi rõ là loại đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có
thời hạn xác định hay hợp đồng theo mùa vụ, hay công việc).
Tại địa điểm: (Kể cả phạm vi dự kiến có sự di chuyển):
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Phương tiện đi lại làm việc (từ nơi ở đến doanh nghiệp và ngược lại do
doanh nghiệp đảm nhiệm hay cá nhân tự lo liệu):
……………………………………………………………………………
Chức vụ, cương vị đảm nhiệm:
………………………………………………………………………………
Mức lương chính (ghi cả số và chữ, loại tiền): ……………………………
………………………………………………………………………………
Phụ cấp gồm có: ……………………………………………………………
Điều 2: Ông (bà): …………………………………………………………
Sẽ làm việc theo chế độ thời gian (bình thường, đặc biệt):
………………………………………………………………………………
Số ngày nghỉ được hưởng lương hàng năm gồm:
…………………….. ……..………………………………………………..
Được cấp phát những vật dụng cần thiết để làm việc như:
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Và phải chịu trách nhiệm (hay không chịu trách nhiệm) trong việc giữ gìn,
bảo quản những tài sản đó nếu để:
+ Mất
+ Hư hỏng

Trang 184
Trang bị bảo hộ khi làm việc gồm: …………………………………………
………………………………………………………………………………
Điều 3: Ông (bà): ………………………………………………………….
Chịu sự điều hành trực tiếp trong công việc của Ông (bà)
…………………………………………………….…………………………
(ghi rõ chức vụ người quản lý).
Ngoài ra khi cần thiết làm theo chỉ thị của Ông (bà):
…….. ………………………………………………………………………
Điều 4: Ông (bà): ………………………………………………………….
Có nghĩa vụ: ……………………………………………………………….
Điều 5: Ông (bà): ………………………………………………………….
Có quyền: ………………………………………………………………….
Đề nghị thỏa thuận lại một hoặc toàn bộ các nội dung đã được nêu trong
bản hợp đồng (thông qua người quản lý trực tiếp, đại diện công nhân hay đại
diện tổ chức công đoàn, trực tiếp với giám đốc).
Được hưởng (các phúc lợi) gồm: …………………………………………
Và được hưởng nâng lương, bồi dưỡng theo chế độ:
…………………………………………………………………..…………
Chấm dứt hợp đồng lao động khi:
………………………………………………………………………………
Nhưng phải báo cho doanh nghiệp biết trước một thời hạn là:.……………
Nếu không tuân theo thời hạn báo trước, ông (bà) có thể (bị yêu cầu bồi
thường, cắt giảm tiền thưởng: ……………………………………………………
Điều 6: Doanh nghiệp:………………………………………………………

Trang 185
Có nghĩa vụ: ……………………………………………………………….
Và có quyền: ………………………………………………………………
Điều 7: Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ………………… cho đến
ngày ………………...
Điều 8: Hợp đồng này làm thành hai bản (02):
- Một bản do Ông (bà) ………………………………………………… giữ.
- Một bản lưu giữ tại doanh nghiệp.
Lập tại: ………………………………………………………………………
Ngày … tháng … năm ……
Ông (bà) GIÁM ĐỐC
(Ký tên) (Ký tên, đóng dấu)

Trang 186
A200 số………………..
Chúng tôi, một bên là Ông/Bà :……………………………………………
Chức vụ:……………………………………………………………………
Đại diện cho ………………………………………………………………
Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:……………
Và một bên là Ông/Bà :……………………………………………………
Sinh ngày:……….tháng…….…năm…….……Tại:…………………….....
Nghề nghiệp :………………………………………………………………
Số CMTND:…………………………… cấp ngày……./………./…….….
Số sổ lao động (nếu có):………………..…cấp ngày……./……../……….
khoản sau đây :
- Ông, bà :…………………………………………………làm việc theo

loại hợp đồng lao động…………………….từ ngày…...tháng…...năm…….đến

Trang 187
- Thử việc từ ngày….tháng……năm…..đến ngày….…tháng……năm……
- Địa điểm làm việc :………………………………………………………
- Chức vụ :…………………………………………………………………
- Công việc phải làm :………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Thời giờ làm việc :…………………………………………………………
………………………………………………………………………………
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm :
………………………………….....…………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………
hưởng như sau :
1 – Nghĩa vụ :
Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông, bà:
………………………………………………………………………………

Trang 188
- Mức lương chính hoặc tiền công:……………………………………..….

Được trả……….lần vào các ngày………..và ngày…………..hàng tháng.
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Trang 189
nước:………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2 – Hợp đồng lao động có hiệu lực:
Từ ngày……..tháng…..năm……..đến ngày…….tháng……….năm……….

Trang 190
Làm tại :………………………………………….

Trang 191
A200 số………………..
Chúng tôi, một bên là Ông/Bà :……………………………………………
Chức vụ:……………………………………………………………………
Đại diện cho …………………………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………… Điện thoại:……………….
Và một bên là Ông/Bà :……………………………………………………
Sinh ngày:……..tháng…….……năm…….……Tại:…………………….....
Nghề nghiệp :………………………………………………………………
Số CMTND:…………………………… cấp ngày……./………./…….….
Số sổ lao động (nếu có):………………………………………..……cấp

ngày……...…/………./…….....
khoản sau đây :

Trang 192
- Ông, bà :……………………………………………làm việc theo loại hợp

đồng lao động……..…………………….từ ngày…...tháng…...năm…….đến
- Thử việc từ ngày….tháng…..…năm……..đến ngày……tháng…năm……
- Địa điểm làm việc :………………………………………………………
- Chức vụ :…………………………………………………………………
- Công việc phải làm :………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
- Thời giờ làm việc :…………………………………………………………
………………………………………………………………………………
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm :……………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
hưởng như sau :
1 – Nghĩa vụ :
Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông, bà :

Trang 193
……………………….………………………………………………………
- Mức lương chính hoặc tiền công :…………………………………Được

trả………lần vào các ngày…….và ngày…………..hàng tháng.
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Trang 194
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
nước :
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Trang 195
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2 – Hợp đồng lao động có hiệu lực:
Từ ngày…….tháng……..năm……..đến ngày…….tháng……….năm…….
Làm tại :………………………………………….

Trang 196
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật gia Hòang Anh, Hướng dẫn kỹ thuật sọan thảo và trình bày văn
bản hành chính - kinh tế - lao động - dân sự, Nhà xuất bản thống kê – Hà Nội,
Năm 2006;
2. Luật gia Nguyễn Thùy Dương, 111 Mẫu sọan thảo văn bản, Nhà
xuấtbản thống kê, Năm 2002;
3. Luật gia Nguyễn Trí Hòa - Trần Việt Thái - Vũ Thị Trường Hạnh, Sổ tay
công tác - Sọan thảo và xử lý các văn bản quản lý nhà nước, Nhà xuấtbản
thống kê, Năm 1999;
4. Thạc sĩ Lê Văn In, Soạn thảo văn bản của các tổ chức Đảng, Mặt trận,
Công đoàn, Thanh niên, Phụ nữ, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Hà Nội,
Năm 2002.
5. TS Lương Minh Việt, Giáo trình nghiệp vụ thư ký, Nhà xuất bản
HàNội, 2005.
6. Học viện Hành chính quốc gia, Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức,
Hà Nội, 2002.
7. Các văn bản Pháp luật hiện hành:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ( hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản);
- Thông tư liên tịch ( hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản),
Số: 55/2005/TTLT- BNV- VPCP;
- Nghị định của Chính phủ (về công tác văn thư), Số: 10/2004/NĐ-CP.

Soạn thảo văn bản hành chính

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Soạn thảo văn bản hành chính

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SỞ LAO ĐỘNG – TB&XH TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG TRUNG CẤP NÔNG LÂM NGHIỆP BÌNH DƯƠNG

Bình Dương, tháng 09 năm 2021

LỜI GIỚI THIỆU ................................................ Error! Bookmark not defined.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

2.4. Nội dung và các loại chương trình kế hoạch ..................................... 59

Giáo trình Soạn thảo văn bản

1.2. Các kỹ năng giao tiếp...................................................................... 151

Giáo trình Soạn thảo văn bản

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Vị trí, tính chất, vai trò của môn học :

Mục tiêu môn học:

+ Phân loại được các loại văn bản

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Nội dung môn học:

Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:

Loại Địa Thời gian (giờ)

3 Kỹ thuật soạn thảo một số TH Lớp 25 12 12 1

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Giáo trình Soạn thảo văn bản

YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MÔN HỌC

2. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:

- Điểm đánh giá quá trình:

- Đánh giá kiểm tra định kỳ

+ Kiểm tra định kỳ 2 lần: thông qua kế hoạch Hệ số: 2

+ Hình thức: Tự luận và trắc nghiệm

Giáo trình Soạn thảo văn bản

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG

Nội dung chính

1 Khái quát về văn bản

1.1 Khái niệm về văn bản:

Giáo trình Soạn thảo văn bản

1.2 Phân loại văn bản

Sau đây là một số cách phân loại văn bản cơ bản:

1.2.1 Phân loại chung

1.2.1.1 Phân loại theo loại hình quản lý

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

- Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lí hành chính):

Giáo trình Soạn thảo văn bản

- Văn bản phải chuyển đổi:

1.2.1.2 Theo đặc trưng nội dung

1.2.1.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác:

Giáo trình Soạn thảo văn bản

1.2.2 Phân loại văn bản trong doanh nghiệp

1.3 Chức năng của văn bản

1.3.1 Chức năng thông tin

- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:

Giáo trình Soạn thảo văn bản

1.3.2 Chức năng pháp lý

Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành

- Thể hiện trên hai phương diện:

+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật

+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

1.3.3 Chức năng quản lý

Giáo trình Soạn thảo văn bản

1.3.4 Chức năng văn hóa xã hội

1.3.5 Chức năng khác không phổ biến:

2 Các loại văn bản hành chính

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Giáo trình Soạn thảo văn bản

CÂU HỎI ÔN TẬP

Giáo trình Soạn thảo văn bản