BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHÓA BỒI DƯỠNG

SOẠN THẢO VĂN BẢN

 NỘI DUNG CHÍNH
I. Tổng quan về Văn bản hành chính
II. Quy trình soạn thảo văn bản
III. Yêu cầu về thể thức văn bản
IV. Kỹ thuật soạn thảo một số loại VBHC
thông dụng
 2 1

3 4

5a

7a

9b 7c
8
7b
Mục tiêu của khóa bồi dưỡng:
Sau khi tham gia khóa bồi dưỡng, người học có khả
năng:
- Sử dụng tiếng Việt phù hợp ngữ cảnh, đặc
biệt là tiếng Việt dùng trong VBHC
- Phân biệt tính chất, bố cục, thẩm quyền
ban hành, và soạn thảo được một số loại
văn bản hành chính thông dụng: Công
văn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Hợp
đồng…
 THANG ĐÁNH GIÁ VĂN BẢN
Trình bày thể thức đúng theo Thông tư
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
Viết đúng chính tả
Dùng từ chính xác, đúng theo văn phong
hành chính
Diễn đạt câu đúng ngữ pháp
Bố cục mạch lạc, rõ ràng
I. TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Khái niệm
2. Phân loại
3. Phong cách ngôn ngữ VBHC
1. Khái niệm:
VBHC là những văn bản có các
thông tin trao đổi, điều hành giải
quyết các công việc cụ thể của các
cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện
các quy định của các văn bản quy
phạm pháp luật.
 2. Các loại văn bản hành chính
• Văn bản cá biệt: Quyết định, Nghị
quyết
• Văn bản hành chính thông thường
+ Có tên loại: tờ trình, thông báo, báo
cáo, hợp đồng, biên bản....
+ Không tên loại: Công văn
• Văn bản chuyên môn, chuyên ngành
 Văn bản cá biệt

VĂN BẢN Văn bản hành chính

HÀNH CHÍNH thông thường

Không tên
Có tên loại (công
loại văn)

9
3. Phong cách ngôn ngữ VBHC
- Tính rõ ràng, tường minh
- Tính khách quan
- Tính nhã nhặn,lịch sự
- Tính ngắn gọn
- Tính khuôn mẫu
II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
 Quy trình soạn thảo VBHC
 (B1) Xác định hình thức, nội dung
của văn bản cần soạn thảo;
 (B2) Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
 (B3) Soạn thảo văn bản;
 (B4) Trình duyệt bản thảo văn bản
kèm theo tài liệu có liên quan;
 (B5) Đánh máy, nhân bản, ký ban
hành;
 (B6) Lưu văn bản. Back
III. Yêu cầu về thể thức
1.Cơ sở pháp lý
2.Khổ giấy, canh lề, phông chữ
3.Các thành phần thể thức của
văn bản
 Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP
của Bộ Nội vụ và Văn phòng
chính phủ
 1. Cơ sở pháp lý:
Thông tư số 01/2011/TT-BNV
hướng dẫn thể thức, kỹ thuật
trình bày VBHC do Bộ Nội vụ
ban hành (Có hiệu lực từ ngày
05/3/2011)
III. Yêu cầu về thể thức

3.1. Quốc hiệu: là một câu hay một

tập hợp từ nêu lên chế độ chính trị,
tên nước.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Back
 3.2. Cơ quan ban hành:
giúp người nhận văn bản biết vị trí của
cơ quan ban hành văn bản trong hệ
thống tổ chức bộ máy nhà nước.

- Có cơ quan chủ quản:

+ VD1:
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - ĐỐI NGOẠI
 + VD2:
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - ĐỐI NGOẠI
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- Không có cơ quan chủ quản:

+ VD1: BỘ CÔNG AN
+ VD2: CÔNG TY TNHH NAM Á
3.3. Số, kí hiệu:

Ví dụ:

Số: 02/QĐ-CKĐ
-
3.3. Số, kí hiệu: Số: 02/QĐ-CKĐ
- Số: là số thứ tự đánh trên mỗi văn bản.
Các số <10 phải viết số 0 phía trước - --
Kí hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và
viết tắt tên cơ quan ban hành.
 giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm, trích
dẫn văn bản dễ dàng
và khoa học.
Ký hiệu:
Tên loại Ký hiệu
Báo cáo BC
Biên bản BB
Chương trình CTr
Quyết định QĐ
Đề án ĐA
Hợp đồng HĐ
Tờ trình TTr
Thông báo TB
+ Đ/v VB QPPL:
Số: …/năm ban hành/tên vb-tác giả

VD1: Số: 58/2001/NĐ-CP

VD2: Số: 110/2004/NĐ-CP
VD3: Số: 03/2001/L-CTN
+ Đ/v VB hành chính thông
thường
Số: …/tên vb-tác giả
VD1: Số: 128/TB-MH
VD2: Số: 05/BB-CKD
+ Công văn là văn bản không có
tên loại nên ko có kí hiệu “CV”
VD: Số: 05/ CKD
Số: 02/ PN
Đối với công văn, trong một số
trường hợp:ghi tên đơn vị soạn
thảo sau tên cơ quan ban hành:
Số: 875/CKĐ-ĐT
Số: 05/CKĐ-TCHC
3.4. Địa danh, thời gian:
- Địa danh: tên địa phương nơi cơ quan ban
hành văn bản đóng trụ sở tại đó.
 Giúp người nhận văn bản theo dõi được
địa điểm, tiện cho việc giao dịch, và theo dõi
được thời gian ban hành.
- Ngày < 10, tháng < 3, phải viết thêm
số 0 ở trước.
VD: TP.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng
01 năm 2006.
3.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung:
(5a, 5b)
** Tên của văn bản do pháp luật qui định:
Thông báo, Tờ trình, Hợp đồng…

Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có

tên loại.
**Trích yếu nội dung:
là một câu ngắn thể hiện chính xác nội
dung chủ yếu của văn bản.
- Vị trí:
+ ngay dưới tên loại văn bản.
+ Đối với văn bản không tên loại (công
văn): trích yếu đừợc ghi dưới phần số, kí
hiệu. (5b)
6. Nội dung văn bản:
- Là thành phần chủ yếu của văn
bản.
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng,
chính xác.
- Cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ đứng
** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ
chức KT,CT,VH, XH:
Ví dụ:
(1) Bộ Giáo Dục Đào Tạo
(2) BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
(3) Bộ Giáo dục Đào tạo
** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ
chức KT,CT,VH, XH:
- Bộ phận quản lý: viết hoa chữ cái
đầu tiên
VD: Phòng, Ban, Bộ,Ủy ban…
- Bộ phận chức năng: Viết hoa
theo từng cụm chức năng.
Ví dụ:

Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại

Phòng Hành chính Tổ chức
Trưởng phòng Đào tạo
Khoa Tài chính Kế toán
 YÊU CẦU VỀ DÙNG TỪ
- Không dùng từ địa phương
- Dùng từ đơn nghĩa, rõ ý
- Không dùng từ cảm thán
- Dùng nhiều từ Hán Việt
 Từ Thuần Việt và từ Hán Việt
Thuần Việt: Sắc thái thân mật, tình
cảm, trong khẩu ngữ tự nhiên.
Hán Việt: Sắc thái trang trọng, lịch
sự, trân trọng, trong ngôn ngữ khoa
học, chính luận
VD: chết (hy sinh), vợ (phu nhân),
tiền (kinh phí, tài chính), ...
BT VỀ KỸ NĂNG DÙNG TỪ:

1/ Từ tháng 01 – 06/2009, công

ty ta đã bán ra thị trường nước
ngoài 7 tấn cà phê.
2/ Cấm không được xả rác bừa bãi
nơi công cộng.
3/ Trong quá trình đo đạc diện tích đất
để làm sổ đăng ký sử dụng đất, nếu
chủ hộ không nhớ chính xác diện tích
đất của mình thì có thể liên hệ với bà
con chòm xóm để xác định
4/ Để đảm bảo an toàn lao động, các
cán bộ khi đi thị sát các công trình
đang trong quá trình xây dựng đều
phải đội mũ an toàn trên trốc
Yêu cầu:
- Chủ yếu dùng câu tường thuật,
hạn chế các loại câu cầu khiến,
nghi vấn, biểu cảm trong các văn
bản hành chính
- Sử dụng dấu câu chính xác, hạn
chế tối đa việc sử dụng các dấu câu
như: chấm than (!), chấm hỏi (?)
và dấu ba chấm(…)
BÀI TẬP VỀ CÂU
1/ Để thực hiện tấm lòng nhân đạo đối với
đồng bào bị lũ lụt.
2/ Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là
ai? Bao nhiêu tuổi? Đến trú ngụ tại địa
phương từ bao giờ? làm nghề gì? hay liên lạc
với thành phần nào trong xã hội?
3/ Người chiến sĩ ấy bị hai vết thương: một vết
thương ở đùi và một vết thương ở Quảng Trị
4/ Quý khách đến thăm quan nhà lưu
niệm cần ghi nhớ những điểm sau
đây: Một là: tắt thuốc lá trước khi
vào. Hai là: bỏ giày dép ở hành lang
5/ Bọn ăn xin tạo ra nhiều hình ảnh
xấu xa trên đường phố. Yêu cầu các
cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt
cho hết để làm đẹp thành phố.
Khi ăn cơm không
được uống thuốc này
7. Thẩm quyền ký: là thủ trưởng
hoặc các chức danh có thẩm
quyền của cơ quan tuỳ theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn để ký.
* Cá nhân: Ký trực tiếp, KT. (ký
thay), TL. (thừa lệnh), Q. (quyền),
TUQ. (thừa ủy quyền)
* Tập thể: TM. (thay mặt)
HIỆU TRƯỞNG
(Kí tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A
KT. HIỆU TRƯỞNG
P. HIỆU TRƯỞNG
(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn B
 TL.HIỆU TRƯỞNG
TP.TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH
(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn C
 TUQ. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO
(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn D
TM. UBND TP.HỒ CHÍ MINH
CHỦ TỊCH

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH
8.Dấu của cơ quan, tổ chức:
- Đóng bằng mực đỏ
- Đóng trùm lên 1/3 chữ kí về
phía bên trái.
 9. Nơi nhận:
Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân có trách nhiệm thi hành công
việc trong văn bản.

a. Vị trí 9a:
Kính gửi: - Ban Giám hiệu nhà trường;
- Trưởng phòng Tổ chức Hành
chính.
 BÀI TẬP:
Trình bày thể thức các Vb sau:
1. Thông báo của trường CĐKTĐN về
Hội diễn Văn nghệ chào mừng ngày
20-11 (gửi CBGVNV và HSSV)
2. Tờ trình của Phòng Quản lý thiết bị
gửi đến Ban Giám hiệu nhà trường về
việc mua sắm trang thiết bị mới
 BÀI TẬP: (tt)
3. Công văn của Trường CĐ KTĐN
gửi đến công ty ABC về việc đề
nghị hợp tác đào tạo
4. Công ty ABC phúc đáp công văn
đề nghị của trường CĐKTĐN