ÔN THI SOẠN THẢO VĂN BẢN

I. LÝ THUYẾT: 3 câu

Câu 1: Về thể thức văn bản ( điền vào bảng )

Câu 2: Lý thuyết ( tập chung vào chương 1,3,4,5 )

CHƯƠNG 1:

Câu 1: Nêu khái niệm về văn bản?

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức
tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp
nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ
chức soạn thảo

Câu 2: Nêu chức năng của văn bản (VB có bao nhiêu chức năng, phân tích
chức năng thông tin, chức năng xã hội, chức năng pháp lý, quản lý)?

- Văn bản gồm có: 4 chức năng

+ Chức năng thông tin: VB chức đựng các thông tin được thể hiện bằng ngôn ngữ
viết. VB là công cụ truyền tin được Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng trong
quá trình quản lí tổ chức và xã hội. Để có hiệu dụng cao trong công tác quản lí,
thông tin trong văn bản phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Thông tin trong văn bản phải phản ánh đúng và trung thực bản chất của các sự
kiện, hiện tượng xã hội xảy ra.

 Thông tin trong văn bản phải thể hiện chính xác các hoạt động trong logic của
không gian và thời gian nhất định.

 Thông tin trong văn bản phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động, các mối quan
hệ liên quan tới sự kiện, hiện tượng diễn ra.

 Thông tin trong VB phải được thu nhập và xử lí theo phương pháp khoa học.

 Thông tin trong VB phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và đáng tin cậy.
=> Sự cần thiết phải có đầy đủ thông tin, xử lí 1 cách KH các thông tin để STVB
cũng như khai thác mọi thông tin qua hệ thống VB là một yêu cầu bắt buộc đối với
người lãnh đạo, người quản lí, đặc biệt là trong nền KT thị trường.

+ Chức năng pháp lí: Được thể hiện trong nội dung các VB chứa đựng các quy
phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp tồn tại trong XH, trong việc vận dụng các
quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn cũng như việc giải quyết các nhiệm vụ
có tính bắt buộc theo quy định của pháp luật. Chức năng này làm căn cứ cho hoạt
động quản lí, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về
các vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là cơ quan quản lí lĩnh vực
đấy. VB là cơ sở pháp lí cho hoạt động của mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức KT, CT-
XH. VB là cơ sở pháp lí mang tính chuẩn mực và cưỡng chế trong việc vận dụng,
giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong XH, trong đời sống thực tế. Để quán triệt và
nâng cao tính pháp lí của VB, để VB thực sự là công cụ sắc bén thì việc STVB
phải chú ý:

 VB phải đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện trong văn
bản chuẩn của Nhà nước.

 Ban hành VB phải đúng thẩm quyền.

 VB của cơ quan cấp dưới không được trái với VB của cơ quan cấp trên, trái với
luật pháp.

+ Chức năng quản lí: Đây là chức năng có ở những VB sinh sản trong môi trường
quản lí. Chức năng này được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả giai đoạn
của quá trình quản lí. Ở bất kì quốc gia nào, Nhà nước cũng đều quản lí đất nước
thông qua hệ thống VB. Do vậy, VB được xác định là công cụ cho NN quản lí và
điều hành XH, cũng như các nhà lãnh đạo quản lí tổ chức . Để VB thực sự là công
cụ quản lí điều hành, các nhà lãnh đạo cần phải tổ chức các hệ thống VB sau;

 Hệ thống VB phản ánh định hướng hoạt động trong ngắn hạn cũng như dài hạn
(chiến lược, kế hoạch, dự án,..)
 Hệ thống VB thể hiện các quy định trong hoạt động, là cơ sở tiền đề cho các
hoạt động diễn ra (luật, nghị định, thông tư,...)

 Hệ thống các VB phản ánh kết quả hoạt động (báo cáo, biên bản,...)

 Hệ thống các VB thể hiện trao đổi thông tin qau lại giữa các tổ chức với với
nhau, giữa các cá nhân với nhau và với tổ chức, tổ chức với cá nhân, giữa các bộ
phận trong tổ chức ( công văn, đơn,...)

 Kiểm tra tính hợp lí của việc xuất hiện hay ban hành VB

 Kiểm tra thực hiện nội dung của VB và kết quả đạt được

+ Chức năng VH-XH và sử liệu:

 Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong
quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại
những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế
hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa. Thông qua hệ thống
VB, chủ thể ban hành có thể đưa vào các yếu tố VH, các giá trị truyền thống,
những kiến thức pháp luật,..nâng cao sự hiểu biết của nhân dân, hướng cách cư xử
của mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với các quy định pháp luật và phù hợp với
bản sắc VH dân tộc.

 Mọi VB đều bắt đầu từ nhu cầu XH, từ yêu cầu của các mối quan hệ XH, chúng
phản ánh các mối qua hệ XH. Qua VB, ta có thể nhân biết được những vấn đề XH
đã và đang nảy sinh trên thực tiễn và cách thức giải quyết. Sau khi ra đời, VB sẽ
diều chỉnh một hay 1 số mối quan hệ XH nào đó đang tồn tại, hay nhằm tạo ra
những mối quan hệ XH mới cho phù hợp với hoàn cảnh và sự tiến bộ của XH.

 Chức năng sử liệu của VB được thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những biến cố
xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Thông qua hệ thống VB, người
ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự hiện, những vấn đề KT, CT, VH-
XH của thời điểm ban hành VB. Qua nghiên cứu hệ thống VB, ta có thể thu lượm
được nhiều thông tin hữu ích cho công tác nghiên cứu.
Câu 3: Các yêu cầu về nội dung của văn bản (phải nêu và phân tích được)?
Nêu ví dụ minh họa?

- Vì sao VB phải có tính mục đích?

=> Bởi vì:

+ VB phải thể hiện được mục tiêu và giói hạn của nó.

+ Tính mục đích của VB có khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương
đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước cũng như chủ trương của các cấp lãnh
đạo và các cấp quản lí.

+ Tính mục đích là sự cụ thể hóa các VB của cấp trên và giải quyết những vấn đề
quản lí cụ thể của cơ quan 1 cách sáng tạo và kịp thời.

+ Nó còn phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của
những thành viên trong cơ quan, đơn vị.

- Vì sao văn bản phải có tính khoa học?

=> Bởi vì:

+ VB có tính khoa học là VB có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế
cần thiết.

+ Nội dung của VB có tính khoa học rất chính xác, không dùng những thông tin,
sự kiện quá cũ, quá lạc hậu.

+ Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng của VB có tính khoa học rất rõ ràng, mạch lạc,
không bị người đọc hiểu nhầm

- Vì sao văn bản phải có tính khả thi?

=> Bởi vì:

+ Nó giúp đáp ứng các vấn đề: đưa ra những vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách
quan của thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định, tình hình đối tượng,
khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản,...

+ Văn bản có tính khả thi có khả năng thực hiện được thắng lợi và có hiệu quả

- Vì sao văn bản phải có tính quy phạm?

=> Bởi vì:

+ Để văn bản có hiệu lực, tùy theo loại văn bản, chúng ta cần phải viết nội dung có
tính quy phạm.

+ Tính quy phạm thể hiện được những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán
và cả những hướng dẫn hành vi, xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản

+ Những văn bản có tính quy phạm thể hiện rõ được tính pháp lí và quy phạm pháp
luật

+ Tính quy phạm giúp thể hiện nội dung một cách rõ ràng, rành mạch, cụ thể, ngắn
gọn, dễ hiểu, dễ thực hiện

Câu 4: Quy trình của STVB gồm bao nhiêu gia đoạn? Nêu và phân tích?

- Quy trình STVB gồm 5 giai đoạn

- Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị: cần xác định các yếu tố sau:

+ Xác định hoàn cảnh bức xúc xuất hiện VB

+ Xác định mục đích của VB

+ Xác định ND của VB

+ Xác định tên của VB

+ Xác định căn cứ cho VB gồm:

 Căn cứ vào các VB pháp quy của NN và các quy định của ngành
 Căn cứ vào ý đồ của các nhà lãnh đạo

 Căn cứ vào các lý thuyết khoa học

 Căn cứ vào tình hình thực tế của các đơn vị

- Giai đoạn 2: Soạn thảo đề cương: là quá trình ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt
yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành 1 vấn đề
hoặc viết thành 1 VB hoàn chỉnh:

+ Soạn thảo đề cương sơ bộ: là dàn bài cơ bản của VB

+ Soạn đề cương chi tiết: là sự cụ thể hóa đề cương sơ bộ thành các dàn ý cơ bản
cho tiêu đề, đề mục

- Giai đoạn 3: Viết thành văn bản: Giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối
những ý chính trong đề cương chi tiết thành VB hoàn chỉnh thông qua các phương
tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ

- Giai đoạn 4: Sửa văn bản: Sau khi viết xong VB, cần kiểm tra lại toàn bộ VB
xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận,...Sửa VB cần 1 số người tham gia để
đảm bảo chất lượng VB. Cần sửa lại ít nhất 2 lần sau khi viết xong để đảm bảo
chất lượng. Sau đó người viết chuyển cho đồng nghiệp sửa để phát hiện ra các lỗi
mà người viết không thể phát hiện ra. Sau đó chuyển cho chuyên gia sửa để đảm
bảo tính KH và tính chuyên nghiệp của các chuyên ngành, chuyên môn khác nhau

- Giai đoạn 5: Xét duyệt, kí và ban hành VB:

+ Quá trình duyệt VB là quá trình phát hiện các điểm sau:

 VB đảm bảo thể hiện đầy đủ ý đồ của lãnh đạo chưa

 VB đã tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của luật pháp, chính sách của NN và các quy
định của cấp trên hay chưa

 ND của VB đã đầy đủ chưa

 Thể thức đã đúng với quy định chưa

 Văn phạm và câu đã chuẩn mực chưa

+ Sau khi người duyệt VB thông qua, thì VB được nhân bản theo đúng số lượng dã
xác định tại nơi nhận. Sau đó người soạn thảo đệ trình người có trách nhiệm ký vào
VB và chuyển cho văn thư đóng dấu, đăng ký vào sổ ghi VB và gửi đến các đơn vị
nhận VB.

CHƯƠNG 3,4,5:

Câu 1: Thế nào là văn bản hành chính? Văn bản hành chính được sử dụng
trong các trường hợp nào?

- Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và
yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá
nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền để giải quyết. Đây là loại văn
bản mang tính thông tin quy phạm NN, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy,
giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lí.

- Văn bản hành chính gồm 2 loại:

+ VBHC cá biệt
+ VBHC thông thường

- Văn bản hành chính được sử dụng trong các trường hợp:

+ Văn bản hành chính cá biệt: dùng trong trường hợp giải quyết các công việc cụ
thể của cơ quan quản lí hành chính NN có thẩm quyền như: Quyết định cá biệt;
Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt bao gồm: quyết định nâng lương, quyết định bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức,..

+ Văn bản hành chính thông thường

 Văn bản không có tên gọi: Công văn: Dùng trong trường hợp giao dịch về công
việc giữa các cơ quan đoàn thể: công văn đôn đốc, công văn trả lời,...

 Văn bản có tên gọi:

Báo cáo: Dùng trong trường hợp để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc: báo
cáo tuần, báo cáo tháng,...

 Thông báo: Dùng khi báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên
quan tới đơn vị bằng văn bản

 Biên bản: Dùng khi cần ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một
sự việc để làm chứng về sau: biên bản nghiệm thu,...

Câu 2: Nêu đặc điểm của văn bản tác nghiệp hành chính?

- Chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại VB cần thiết phải soạn thảo, ban hành
của các cơ quan NN, các tổ chức KT, CT, XH. Nó bao gồm nhiều hình thức như:
công văn, báo cáo, tờ trình,...

- Chủ thể ban hành chính là các cơ quan NN, các tổ chức KT, CT, XH với thẩm
quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lí và các tổ
chức XH

- ND truyền đạt chủ yếu là thông tin quản lí mang tính hai chiều:

+ Theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên

+ Theo chiều ngang gồm các VB trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang
quyền

+ Ngôn ngữ và văn phong vừa mang tính khách quan, trực tiếp cụ thể , rõ ràng vừa
mang tính ngắn gọn, chính xác và đầy đủ

+ Bao trùm phạm vị rộng và có tính khuôn mẫu cao

+ Không chứa đựng các quy phạm hành chính

Câu 3: Báo cáo là loại văn bản gì? Báo cáo được sử dụng trong các trường
hợp nào? Báo cáo có các loại nào? Điểm giống và khác nhau

- Báo cáo là loại văn bản hành chính dùng để thể hiện kết quả hoạt động của tổ
chức hay 1 bộ phận nào đó trong 1 khoảng thời gian nhất định nhằm phục vụ cho
hoạt động quản lí tổ chức.

- Báo cáo được sử dụng trong các trường hợp sau:

+ Sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động, công tác quản lí trên lĩnh vực cụ thể theo
chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan NN, các tổ chức KT, CT, XH

+ Đánh giá kết quả của 1 phong trào, 1 chiến dịch, 1 đợt khảo sát, 1 vấn đề trong
quản lí, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, những vấn đề cần đề nghị, bổ sung
cho 1 chủ trương chính sách nào đó

+ Phản ánh 1 sự việc bất thường xảy ra trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trên
các lĩnh vực như: an ninh, trật tự, thiên tai,.. để kiến nghị vói cấp trên cách giải
quyết hoặc cho phương hướng giải quyết

- Báo cáo gồm 2 loại: Báo cáo định kì và báo cáo đột xuất

- Điểm giống và khác:

+ Giống:

 Đều là văn bản theo yêu cầu của cấp trên và cấp dưới phải làm báo cáo lên trên

 Đều có kết cấu theo đề mục

+ Khác:

 Báo cáo định kì là báo cáo có thời gian quy định (báo cáo tuần, tháng, năm,...)

 Báo cáo đột xuất khi xảy ra 1 việc gì đó thì ta viết báo cáo

Câu 4: Công văn gồm các loại nào? Các loại công văn có đặc điểm gì giống và
khác nhau?
- Công văn gồm các loại: cv đề nghị, cv trao đổi, cv phúc đáp, cv hướng dẫn, cv
xin ý kiến, cv chỉ đạo, cv giải thích.

- Giống:

+ Đều mang tính chất để trao đổi thông tin

+ Kết cấu cơ bản gồm 3 phần:

+ Công văn là văn bản không có tên gọi

+ Phần trích yếu đều phải viét dưới số và kí hiệu

- Khác: Mỗi công văn chỉ chứa đựng 1 chủ đề

Câu 5: Trích yếu của văn bản không có tên gọi và có tên gọi được trình bày ở
đâu?

- Trích yếu của VB có tên gọi được trình bày ở dưới tên gọi của VB

- Trích yếu của VB không có tên gọi được trình bày ở dưới số và kí hiệu

Câu 6: Giữa công văn đề nghị và tờ trình có điểm gì giống và khác nhau?

- Giống: Đều là văn bản của dưới gửi lên trên

- Khác:

+ Tờ trình là văn bản có tên gọi còn công văn đề nghị là văn bản không có tên gọi (
thể thức khác nhau )

+ Vì tờ trình mục đích của nó quan trọng hơn và dù có kết cấu 3 phần như công
văn nhưng khác ở chỗ là nội dung tờ trình ngoài việc báo cáo cấp trên thì còn đưa
ra các ý kiến đề xuất
Câu 7: Các chữ viết tắt ở phần chức vụ của văn bản có ý nghĩa gì và được
trình bày trong trường hợp nào?

- TM (Thay mặt): Khi người có chức vụ ký mang tính chất lãnh đạo tập thể ( hội
đồng, UBDT, Đảng,..)

- KT (Ký thay): Là cấp phó ký thay cho cấp trưởng -> các cấp phó ký 1 ND nào đó
thay cho cấp trưởng nhưng tất cả trường hợp ký thay phải ký đúng theo ủy quyền

- TL (Thừa lệnh): Được sử dụng trong TH cấp dưới được cấp trên ủy quyền cho ký
1 nhiệm vụ nào đó, chỉ được phép ký khi được cấp trên giao

Câu 8: Phân biệt sự giống và khác nhau giữa hợp đồng kinh tế và dân sự?

- Giống: Là sựu thỏa thuận nhằm làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền và
nghĩa vụ của các bên trên tinh thần tự nguyện, bình đẳng hai bên cùng có lợi.

- Khác:

HỢP ĐỒNG DÂN SỰ HỢP ĐỒNG KINH TẾ

- Là những cá nhân, tổ chức Những tổ chức, cá nhân có đăng

có quyền tham gia vào một kí kinh doanh được pháp luật cho
quan hệ dân sự nhất định tham gia kí kết hợp đồng kính tế
CHỦ THỂ theo pháp luật hiện hành. đều là chủ thể hợp đồng kinh tế
- Chủ thể hợp đồng dân sự
gồm: cá nhân, pháp nhân,
hộ gia đình và tổ hợp tác

Giải quyết những mối quan Nhằm tìm kiếm lợi nhuận giải
MỤC ĐÍCH hệ tài sản, quan hệ thân quyết các quan hệ kinh doanh
nhân phi tài sản nhằm có lãi

- Là phương thức thể hiện

 nội dung của hợp đồng các
bên có thể giao kết bằng
văn bản hoặc hành vi cụ thể
HÌNH THỨC KÍ KẾT HỢP - Với hình thức miệng các
ĐỒNG bên thỏa thuận riêng với Bằng văn bản và thư điện tử
nhau về nội dung hợp đồng
sau đó các bên tự nguyện
thực hiện hợp đồng

Nếu có tranh chấp thì hòa
GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP giải ở xã, phường, tổ dân
phố. Nếu vẫn không xong
thì đưa lên tòa án nhân dân
quân, huyện
Cầm cố, thế chấp, bảo lãnh,
BIỆN PHÁP ĐẢM BẢO kí quỹ đặt cọc và phạt vi
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG phạm
Nếu có tranh chấp thì đầu tiên
phải thương lượng. Nếu không
xong thì đưa lên trọng tài kinh tế
tỉnh, thành phố trực thuộc TW và
tòa án kinh tế
Thế chấp, cầm cố và bảo lãnh tài
sản

Câu 9: Thế nào là văn bản quản lí KT doanh nghiệp? Tại sao phải có chúng?

- Văn bản quản lí kinh tế doanh nghiệp là các văn bản xác lập qaun hệ kinh tế và
hoạt động trong doanh nghiệp. Các văn bản này xác lập qquan hệ kinh tế trong và
ngoài doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho hệ thống kinh tế hoạt động một cách cân
đối, nhịp nhàng, mang lại hiệu quả KT cao, đồng thời nó còn quyết định các hoạt
động của các bộ phận về số và chất lượng.

- Chúng ta cần văn bản quản lí KT doanh nghiệp vì:

+ Là văn bản quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Văn bản quản lí kinh tế doanh nghiệp là cơ sở để tính toán các cân đối sản xuất
và tạo ra sự thích ứng của sản xuất kinh doanh với thị trường
+ Là cơ sở để chuẩn bị các nguồn lực trong doanh nghiệp: nhân lực, nguyên vật
liệu,... để phục vụ sản xuất KD

+ Là cơ sở cho công tác điều hành sản xuất

+ Là cơ sở cho công tác hạch toán kinh tế

Câu 10: Thế nào là hợp đồng KT thương mại? Vai trò?

- Hợp đồng kinh tế thương mại là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch
giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch
vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ KH-KT và các thỏa thuận khác có mục đích kinh
doanh với quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ mỗi bên để xây dựng và thực hiện
kế hoạch của mình.

- Vai trò:

+ Là thỏa thuận mang tính pháp ràng buộc các bên về việc sản xuất, mua bán
sản phẩm, dịch vụ và các thỏa thuận khác với sự quy định rõ ràng về quyền và
nghĩa vụ cùa mỗi bên

+ Là cơ sở để giải quyết tranh chấp liên quan đến thỏa thuận, cam kết

+ Là công cụ quan trọng cho hoạt động đầu tư và kinh doanh của doanh nghiệp

+ Là công cụ hữu hiệu để thâm nhập thị trường, nâng cao sức cạnh tranh của
doanh nghiệp…

+ Là căn cứ đề thiết lập mối quan hệ với đối tác và đăng ký các giao dịch khác
nhau