7. 16. Thể thức văn bản là gì?

Trên thực tế hiện nay các yêu cầu về thể thức đó được thực
hiện như thế nào?

8. Hãy phân tích những yêu cầu về nội dung của văn bản quản lý nhà nước và cho biết văn
bản quản lý nhà nước hiện nay đã đảm bảo thực hiện các yêu cầu đó như thế nào?

9. Trình bày khái niệm và vai trò của văn bản quản lý nhà nước? Phân biệt văn bản quản lý
nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước?

10. Tại sao phải phân loại Vb? sự phân loại VB có ý nghĩa gì với công tác soạn thảo VB?

Câu 1: Trình bày khái niệm văn bản? Trình bày các chức năng của văn bản?

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn,
nêu ra ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng
tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo. Hay nói
cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết
định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó.

Chức năng thông tin:

Ban đầu, văn bản được tạo ra do nhu cầu giao tiếp, do đó chức năng thông tin có ở tất cả các loại
văn bản. Đây là chức năng quan trọng nhất của văn bản, bởi vì thông qua chức năng này thì các
chức năng khác mới được thực hiện.

Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, khi ban hành văn bản phải thu
thập thông tin một cách nghiêm túc, chọn lọc ngôn ngữ để diễn đạt làm cho các thông báo trở
thành tin, thông tin chứa trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.

Chức năng pháp lý:

Chức năng quản lý này chỉ có ở trong văn bản quản lý nhà nước, điều này phản ánh nội dung văn
bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật). Nó chứa đựng các quy phạm,
các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ, chính sách. Các điều đó là cơ sở cho các cơ quan nhà
nước, cán bộ công chức thực thi công vụ.

Chức năng pháp lý của văn bản cho phép trong trật tự pháp lý của nó thì công dân được làm tất
cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt
khác, chức năng này làm cơ sở để quản lý bộ máy nhà nước, để xây dựng biên chế, quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan trong bộ máy nhà nước.

Có thể hiểu chức năng pháp lý của Nhà nước như sau:
  Làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là ràng buộc trách nhiệm
của cơ quan nhà nước về các vấn đề xã hội mà các cơ quan nhà nước với tư
cách là cơ quan quản lý các lĩnh vực đấy.
 Là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là hình thức pháp luật của
quản lý (luật là hình thức, quy phạm là nội dung).

Chức năng quản lý:

Chức năng quản lý là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá
trình quản lý.

Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu. Từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên
chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong các khâu nói trên,
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi
quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực
trong một quá trình quản lý.

Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc,
văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời.

Chức năng văn hóa-xã hội:

Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động
quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh
nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức
năng văn hóa.

Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi
người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. Lao động soạn thảo văn bản càng
nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng nhiều.

Các chức năng khác:

Trong đời sống xã hội, ngoài những chức năng nêu trên, văn bản còn thể hiện các chức năng
khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu, ….

Chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa cơ
quan với cơ quan, …. Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ
quan với cơ quan, nước này với nước khác được thắt chặt chẽ hơn và ngược lại.
Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự
kiện, vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết
nói.

Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, một quốc
gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để ghi nhận về
quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.

Câu 2: Bằng ví dụ cụ thể hãy chứng minh văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản
lý

Trong Xh văn minh, thông tin trở thành yếu tố quan trọng nhất, chính vì vậy việc truyền tải truyền dạt
thông tin phải đầy đủ kịp thời chinh xác. VB là phương tiện truyền đạt các quyết định qly vì:

+ Người lãnh đạo có nhu cầu rất lớn về thông tin VB. Nhu cầu sử dụng thông tin vb mỗi cấp bậc trong cơ
quan là khác nhau, cấp lãnh đạo càng cao thì phạm vi quan tâm càng lớn. Nhu cầu về thông tin vb càng
rộng. Việc cung cấp đầy đủ thông tin Vb giúp cho nhà lãnh đạo nâng cao suất lao động, ra các quyết định
qlý kịp thời chính xác

+ Nhà lãnh đạo phải tiếp nhận thông tin, báo cáo từ cấp dưới, đối tác vừa phải chuyển các thông tin của
mình tới các bộ phận có lien quan nghĩa là phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi ấy thực hiện chủ yếu
thông qua hệ thống VB

+ Vb trở thành phương tiện truyền đạt các quyết định lãnh đạo. thông qua VB nhà lãnh đạo kiểm tra việc
thực hiện các quyết định, đánh giả đúng hoạt động của các đvị cá nhân thuộc thẩm quyền

của mình

Câu 3: Hãy cho biết cách phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý?
- Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật 2015.
Văn bản quy phạm pháp luật có chứa đựng các quy phạm pháp luật được áp dụng
nhiều lần trong thực tiễn, là cơ sở để ban hành ra các văn bản áp dụng pháp luật và
văn bản hành chính.
Ví dụ: Hiến pháp, Luật, Bộ luật,…
- Văn bản áp dụng pháp luật
Văn bản áp dụng pháp luật là văn bản do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo
trình tự, thủ tục quy định, có chứa đựng những mệnh lệnh cá biệt, áp dụng một lần
trong một trường hợp cụ thể.
Khác với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật chứa đựng quy tắc
xử sự cụ thể, áp dụng cho một chủ thể xác định và được abn hành trên cơ sở văn bản
quy phạm pháp luật.
Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm, quyết định khen thưởng,…
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản được ban hành nhằm triểm khai thực hiện văn
bản pháp luật của cấp trên đối với cấp dưới trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Văn bản hành chính không quy định cụ thể về tên gọi, thẩm quyền, nội dung.
Ví dụ: Quyết định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm Luật giao
thông đường bộ.

Câu 4: Bản thảo văn bản là gì? Bản chính văn bản là gì? Bản sao là gì?

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định về công tác văn thư, bản thảo văn bản là bản được
viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức.

“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp
của người có thẩm quyền.

“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo
thể thức và kỹ thuật quy định.

Câu 5 Bản trích sao là gì? Trích sao thường được sử dụng trong trường hợp nào?

Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần
nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức
và kỹ thuật quy định.

Câu 6: . Hiệu lực về thời gian của văn bản là gì? Cho ví dụ minh họa? Tại sao về nguyên tắc
cần quy định hiệu lực về thời gian của văn bản quy phạm pháp luật muộn hơn so với thời
điểm văn bản đó được ký ban hành?

Hiệu lực theo thời gian của văn bản quy phạm pháp luật là giá trị tác động của văn bản quy
phạm pháp luật lên các quan hệ xã hội trong một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian
đó được tính từ khi văn bản phát sinh hiệu lực cho đến khi nó hết hiệu lực.