VĂN BẢN

I. VĂN BẢN
1.1. Khá i niệm Vă n bả n
1.2. Vai trò củ a Vă n bả n
1.3. Cá c nhâ n tố chi phố i sự hình thà nh vă n bả n
II. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2.1. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
2.1.1. Chức năng thông tin
2.1.2. Chức năng pháp lý
2.1.3. Chức năng quản lý
2.1.4. Chức năng văn hóa
2.1.5. Chức năng xã hội
2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
2.2.2. Văn bản hành chính
2.2.3. Văn bản chuyên ngành
2.2.4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
 I. Văn bản
◦ Văn bản là tập hợp các câu tổ chức theo một chủ đề, nhằm một định hướng giao tiếp
Góc nhìn ngôn ngữ học
 Khái quát hiện tượng – có thể là tác phẩm văn học, quyết định, câu đối, thiếp mời, thông tin ở
bảng thông báo, v.v.

◦ Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội,
cơ quan nhà nước nhằm ghi nhận việc thực hiện các hoạt động, các nhiệm vụ.
Góc nhìn xã hội
 Các nhiệm vụ, đặc biệt là công vụ - luôn được thể hiện ở văn bản [để lưu giữ làm bằng]
 Văn bản là linh hồn của công vụ
Công vụ là yếu tố cốt lõi của một cơ quan, một tổ chức (bên yếu tố vật chất, yếu tố nhân sự)
1.1. Khái niệm Văn bản
Văn bản
◦ là hình thức thể hiện (thường bằng ngôn ngữ viết) những nội
dung mà một cá nhân hay tổ chức này muốn truyền tới các cá
nhân hay tổ chức khác
◦ nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải
thực hiện những hành vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người
hay tổ chức soạn thảo ra.
1.2. Vai trò của Văn bản
Vai trò của văn bản – rất quan trọng!

Văn bản xác nhận và chính thức hóa sự tồn tại của một tổ chức, một chính thể
◦ Văn bản là bằng chứng khai sinh ra một tổ chức
và định vị một cá nhân
◦ Văn bản là bằng chứng cho tính pháp lý, tính liên tục của tổ chức
và danh dự, nhân phẩm của cá nhân
◦ Văn bản là bằng chứng cho thẩm quyền của tổ chức
và trí tuệ, trình độ của cá nhân
1.3. Cá c nhâ n tố chi phố i sự hình thà nh vă n bả n
◦ Mục đích giao tiếp
◦ Điều mà văn bản muốn nói khác nhau - văn bản khác nhau
◦ VD: Mục đích thông báo nghỉ Tết và thông báo kết hôn
◦ Hoàn cảnh giao tiếp
◦ Bối cảnh khác nhau - văn bản khác nhau
◦ VD: Bác Hồ và Thủ tướng Chu Ân Lai là bạn – nhưng công hàm vẫn dùng
◦ Nhân vật giao tiếp
◦ Người tạo lập và tiếp nhận khác nhau - văn bản khác nhau
◦ VD: Gửi đơn nghỉ học và nghỉ sinh hoạt chi bộ
◦ Cách thức giao tiếp
◦ Phương thức thể hiện khác nhau - văn bản khác nhau
◦ Gửi đơn đề nghị hay chỉ gửi đơn kiến nghị
 II. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
◦ Là văn bản hiểu theo nghĩa hẹp – những giấy tờ, tài liệu phục vụ công tác quản lý
nhà nước ở tất cả các cấp, các ngành từ cá nhân, tổ chức xã hội cho đến cơ quan
nhà nước.

◦ Thuộc phong cách chức năng hành chính - công vụ

◦ Bên cạnh các nhóm văn bản khác (theo nghĩa rộng) như:
◦ Văn bản khoa học – phong cách chức năng khoa học
◦ Văn bản văn học - nghệ thuật – phong cách chức năng nghệ thuật
◦ Văn bản báo chí – phong cách chức năng báo chí
2.1. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

◦ 2.1.1. Chức năng thông tin

◦ 2.1.2. Chức năng pháp lý
◦ 2.1.3. Chức năng quản lý
◦ 2.1.4. Chức năng văn hóa
◦ 2.1.5. Chức năng xã hội
 2.1.1. Chứ c nă ng thô ng tin
◦ Là chức năng căn bản nhất và quan trọng nhất của văn bản
◦ Truyền đạt thông tin qua văn là hình thức thuận lợi và đáng tin nhất.
◦ Hiện nay, kết hợp với công nghệ > fax, scan (truyền nguyên vẹn hình thức vb)

◦ Chức năng thể hiện ở:

Ghi lại các thông tin cụ thể và chính xác
Truyền đạt thông tin từ nơi này đến nơi khác, từ tổ chức đến xã hội
Thu nhận thông tin cần thiết
2.1.2. Chứ c nă ng phá p lý
◦ Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý
◦ Chức năng này xác định giá trị pháp lý bắt buộc thực hiện trong nội dung văn bản

◦ Chức năng thể hiện ở:

Văn bản ghi chép quy phạm luật pháp, quy định làm cơ sở ràng buộc hoạt động
của tổ chức
Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp
lý trong văn bản (chữ ký, con dấu, v.v.).
Bản chất văn bản là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm với những thiết
chế chặt chẽ vào đời sống thực tế.
2.1.3. Chứ c nă ng quả n lý
◦ Chức năng quản lý hình thành trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ
chức
có mục đích hoạch định, xây dựng, tổ chức, định biên nhân sự, ra quyết
định, v.v. trong một cơ quan, tổ chức.

◦ Chức năng này thể hiện ở:

Văn bản được sử dụng để thực hiện việc quản lý, điều hành tổ chức
2.1.4. Chứ c nă ng vă n hó a
◦ Văn hóa?
Tất cả những gì con người tạo ra, phân biệt với tự nhiên vốn sẵn có
◦ Văn bản cũng là một sản phẩm của con người tạo ra

◦ Chức năng thể hiện ở

Trong các văn bản được ban hành đều có định hướng lấy văn hóa làm
chuẩn mực (không thể ban hành điều phản văn hóa)
Văn bản đều mang tinh thần kiến tạo văn hóa, phù hợp với từng thời kỳ
khác nhau của sự phát triển xã hội.
2.1.5. Chứ c nă ng xã hộ i
◦ Văn bản do con người làm ra
Văn bản có những tác động to lớn đối với xã hội loài người

◦ Chức năng thể hiện ở:

Văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các
quan hệ xã hội khác nhau.
Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trọng việc
xây dựng và giữ gìn các chế định xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ
Văn bản cũng có thể phá vỡ hoặc hình thành nên những quan hệ xã hội.
 2.2. Phâ n loạ i vă n bả n quả n lý nhà nướ c
◦ Phân loại theo nguồn gốc tạo lập:
Công văn – Tư văn [đại diện hoặc không đại diện cho quyền lực công ban hành/ ghi – không ghi sổ công văn]
◦ Phân loại theo tính quyền lực nhà nước:
Văn bản pháp luật – Văn thư hành chính
◦ Phân loại theo tính chất pháp lý:
Văn bản quy phạm pháp luật – Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản/ quyết định cá biệt)
◦ Phân loại theo hình thức/ tên loại văn bản:
Văn bản quy phạm pháp luật – Văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn thư hành chính)
◦ Phân loại theo yêu cầu, mục đích của văn bản:
Văn bản trao đổi (thư) – Truyền đạt (lệnh) – Trình bày (diễn thuyết)
– Thống kê (kê khai) – Quảng cáo – Hợp đồng mua bán, v.v.
◦ Phân loại văn bản theo loại hình quản lý
Phâ n loạ i vă n bả n theo loạ i hình quả n lý
◦ Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư
Văn bản quản lý nhà nước được chia theo loại hình quản lý
◦ Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
◦ Hệ thống văn bản hành chính
◦ Văn bản chuyên ngành
◦ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy
phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền,
hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.”

Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
(năm 2015)
2.2.1.1. Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật

◦ Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
do cơ quan có thẩm quyền ban hành
với những hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.

◦ Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung,

có hiệu lực bắt buộc chung,
được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả
nước hoặc đơn vị hành chính nhất định,
do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định
và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.
2.2.1.2. Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật
◦ Có tính mệnh lệnh cưỡng chế thi hành
Mọi đối tượng có trách nhiệm thi hành, nếu không thi hành thì nhà nước
có biện pháp cưỡng chế như xử phạt – chỉ có một chiều và bắt buộc.
◦ Có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài
Văn bản sẽ mất đi hiệu lực chỉ khi nào có văn bản khác thay thế.
◦ Có đối tượng thi hành rộng
Mọi cá nhân, cơ quan chịu sự tác động của văn bản phải có trách nhiệm
thi hành.
2.2.1.3. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

◦ Hiến pháp, Bộ luật, Luật, Nghị quyết của Quốc hội;

◦ Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
◦ Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Đoàn Chủ tịch Ủy ban
Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
◦ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước;
◦ Nghị định, Quyết định của Chính phủ;
◦ Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam;
 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
◦ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
◦ Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
◦ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
◦ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
◦ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng
Kiểm toán nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
[Không ban hành Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ]
◦ Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước;
◦ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh; cấp huyện, cấp xã
◦ Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cấp huyện, xấp xã
◦ Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt;
2.2.2. Văn bản hành chính
◦ Là loại được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức
nhằm
trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ
đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức
VB hành chính vừa có giá trị pháp lý – vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý xã hội

* Phân loại VBHC:

◦ Văn bản hành chính cá biệt/ Văn bản áp dụng QPPL
◦ Văn bản hành chính thông thường
◦ Văn bản hành chính thông thường có tên loại
◦ Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi (công văn hành chính)
 2.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
◦ Còn được gọi là VB áp dụng QPPL
◦ Là VB thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước.
Ví dụ: Quyết định nâng bậc lương, Quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, v.v.

◦ Đặc điểm:
◦ Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trên cơ sở VB QPPL.
 nhằm cá biệt hóa những quy định trong VB QPPL thành những mệnh lệnh cụ thể, trực tiếp.
◦ Chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, thuộc thẩm quyền của từng cơ quan
nhằm giải quyết một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian,
thời gian nhất định.
 Các loại văn bản hành chính cá biệt
◦ Nghị quyết (cá biệt) (viết tắt là NQ)
VB dùng để ghi lại chính xác những kết luận và quyết định của tập thể cơ quan về một vấn đề cụ thể xác định
◦ Chỉ thị (cá biệt) (CT)
VB dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt cơ quan quản lý nhà nước.
◦ Quyết định (cá biệt) (QĐ)
VB dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề dưới
hình thức áp dụng các VB QPPL, nhưng chỉ thực hiện 1 lần cho 1 cá nhân, 1 sự việc hay 1 vấn đề cụ thể.
◦ Quy chế (viết tắt là QC)
VB xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của một tổ chức. 
◦ Quy định (viết tắt là QyĐ)
VB xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
2.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
◦ Là loại VB do cơ quan có thẩm quyền ban hành
nhưng không có đầy dủ những yếu tố của một văn bản QPPL mà chỉ mang tính
chất thông tin,
nhằm điều hành hoặc thực hiện các VB QPPL hoặc để giải quyết các công việc cụ
thể, trao đổi công việc.

◦ Văn bản hành chính cần đảm bảo:

Tính hợp pháp
Tính hợp lý
Tính hợ p phá p
◦ Các văn bản hành chính phải phù hợp với nội dung và mục đích theo quy
định pháp luật.
Văn bản cấp dưới không được trái văn bản cấp trên 
◦ Các văn bản hành chính được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của chủ
thể do pháp luật, tổ chức quy định. 

◦ Các văn bản hành chính phải được ban hành đúng hình thức và thủ tục do
pháp luật quy định.
Tính hợ p lý
◦ VB hành chính phải đảm bảo hài hòa lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân.

◦ VB hành chính phải xuất phát từ yêu cầu khách quan của việc thực hiện
nhiệm vụ quản lý hành chính, không được xuất phát từ ý muốn chủ quan
của cá nhân vụ lợi
Vă n bả n hà nh chính thô ng thườ ng có tên loạ i
Thông cáo (TC) Thông báo (TB) Bản ghi nhớ (GN)  Bản cam kết (CK) 
Chương trình (CTr) Hướng dẫn (HD) Bản thỏa thuận (TTh) 
 Kế hoạch (KH) Phương án (PA) Giấy chứng nhận (CN)  Giấy uỷ quyền (UQ) 
 Dự án (DA) Đề án (ĐA) Giấy mời (GM)  Giấy giới thiệu (GT) 
 Báo cáo (BC) Biên bản (BB) Giấy nghỉ phép (NP)  Giấy đi đường (ĐĐ) 
 Tờ trình (TTr) Hợp đồng (HĐ) Giấy biên nhận hồ sơ (BN) 
 Công điện (CĐ) Phiếu gửi (PG)  Phiếu chuyển (PC) 
Thư công
Văn bản hành chính thông thường không có tên loại (Công văn)
◦ Về hình thức: không có tên như các văn bản hành chính khác
◦ Về nội dung: trao đổi thông tin về quy định của nhà nước trong các hoạt động cụ thể
trao đổi công tác giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp
dưới trực thuộc
◦ Về chức năng: làm phương tiện giao dịch hành chính, truyền tải thông tin nhằm đề nghị giải
quyết, phúc đáp, yêu cầu

◦ Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng liên quan đến các lĩnh vực
◦ Phạm vi ảnh hưởng của công văn cũng đa dạng với các kiểu loại như công văn phúc đáp,
công văn đôn đốc, công văn v.v.
 Cá c loạ i cô ng vă n
◦ Công văn phúc đáp
Là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc mắc, khiếu nại của các chủ
thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công
văn.
◦ Công văn đôn đốc
Là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ
thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó.
◦ Công văn chỉ đạo
Là loại công văn hướng dẫn cấp dưới thực hiện một số nhiệm vụ mới
◦ Công văn giao dịch
Là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp cần thiết về những
yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận đã cam kết trước
đó.
◦ Công văn triệu tập, Công văn cảm ơn, v.v.
 2.2.3. Văn bản chuyên ngành
◦ Văn bản chuyên ngành là các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Hiểu rộng ra: Văn bản chuyên ngành là những văn bản chuyên môn về các lĩnh vực khoa
học công nghệ, văn học nghệ thuật
◦ VD: sách chuyên luận về bảo vệ môi trường
bài nghiên cứu về phòng chống suy thoái đạo đức
tiểu thuyết về khủng hoảng hậu Covid

Hướng tới phong cách khoa học và phong cách nghệ thuật
2.2.4. Văn bản của tổ chức chính trị - xã hội
◦ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương
của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

Hiểu rộng ra: không chỉ là văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội
(Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Công đoàn Việt Nam, Hội nông dân Việt Nam, Đoàn thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh, Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội cựu chiến binh Việt Nam)
mà còn là các hình thức văn bản hướng tới đời sống chính trị - xã hội
◦ VD: phóng sự, xã luận, điều tra

Hướng tới phong cách báo chí