Kĩ thuật soạn thảo văn bản

1. Các loại dấu

* Dấu lửng
- Liệt kê: ,v.v.
- Dấu lửng …
* Dấu phẩy
* Dấu chấm phẩy dùng để phân biệt các vế trong 1 câu
* Dấu hai chấm : báo hiệu một điều trình bày, diễn giải, thuyết minh một
lời tường thuật
* Dấu ngang –
- Chỉ ra ranh giới giữa phần chú thích của nội dung đằng trước
- Đặt trước lời đối thoại trực tiếp
- Được đặt để nối các tiếp các liên danh hoặc liên số
- Đặt ở đầu dòng để liệt kê
* Gạch nối ngắn hơn gạch ngang
Vd: Lê-nin
* Dấu ngoặc đơn ( ) là ranh giới của các phần chú thích
Vd: Năm nay (2018) là năm con chó đấy
* Dấu ngoặc kép “ ” để chỉ ranh giới của 1 lời tường thuật trực tiếp
2. Các lỗi dùng từ thường gặp
a. Dùng từ lặp lại
- Lặp từ có giá trị, là một phép liên kết văn bản
- Lặp để nhấn mạnh nội dung diễn đạt
- Lặp để đảm bảo tính chính xác
 Lỗi lặp thể hiện vốn từ nghèo nàn, không hiểu nghĩa từ
Vd: Các lỗi thường gặp
- Bổ sung thêm
- Duy nhất một
- Gia nhập vào
- Hoàn thành xong
- Đề cập đến
- Nữ tiểu thư
- Tái xuất hiện trở lại
- Cùng đồng hành
- Xác minh làm rõ
- Miễn phí hoàn toàn
b. Dùng từ sai nghĩa
- Hiện tượng nhầm lẫn giữa các từ gần âm hoặc gần nghĩa
Vd: giãn (nở ra) cách xã hội  gián cách
c. Dùng từ không hợp phong cách
d. Dùng từ không đúng kết hợp Ngữ Pháp – Ngữ nghĩa
 Lỗi đặt câu
1. Lỗi về cầu tạo của câu
a. Lỗi thiếu thành phần nòng cốt
- Câu thiếu chủ ngữ
- Câu thiếu vi ngữ
- Câu thiếu cả chủ ngữ + vị ngữ
b. Lỗi thiếu một vế trong câu ghép
- Câu ghép: chủ + vị + bổ, chủ + vị + bổ (đứng song hành vs nhau)
- Câu phức: Chủ (chủ + vị + bổ) + vị + bổ
2. Lỗi sắp xếp sai trật tự
 VĂN BẢN
- Văn bản là tập hợp các câu tổ chức theo một chủ đề, nhằm một định hướng
giao tiếp
 Góc nhìn ngôn ngữ học
 Khái quát hiện tượng (tác phẩm văn học, quyết định, câu đối, thiệp
mời, thông tin ở bảng thông báo…)
- Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong hoạt động của các cá
nhân, tổ chức, xã hội, cơ quan nhà nước nhằm ghi nhận việc thực hiện các hoạt
động, các nhiệm vụ.
 Góc nhìn xã hội
 Các nhiệm vụ, đặc biệt là công vụ - luôn được thể hiện ở văn bản (để
lưu giữ làm bằng)
 Văn bản là linh hồn của công vụ. Công vụ là yếu tố cốt lõi của một cơ
quan, một tổ chức (bên yếu tố vật chất, yếu tố nhân sự)
 con dấu là quan trọng nhất trong tổ chức
1. Khái niệm văn bản
- Văn bản là hình thức
2. Vai trò
- Là bằng chứng để khai sinh ra một tổ chức, định vị một cá nhân
- Là bằng chứng có tính pháp lí, tính liên tục của tổ chức và danh dự, nhân
phẩm của cá nhân
- Là bằng chứng cho thẩm quyền của tổ chức và trí tuế, trình độ của cá
nhân
3. Các nhân tố chi phối sự hình thành văn bản
* Mục đích giao tiếp
- Điều mà văn bản muốn nói khác nhau + văn bản khác nhau
Vd: Mục đích thông báo nghỉ Tết và thông báo kết hôn
* Hoàn cảnh giao tiếp
- Bối cảnh khác nhau + văn bản khác nhau
* Nhân vật giao tiếp
Người tạo lập và tiếp nhân khác nhau + văn bản khác nhau
* Cách thức giao tiếp
- Phương thức thể hiện khác nhau + văn bản khác nhau
- Gửi đơn đề nghị (ép) hay chỉ gửi đơn kiến nghị
 4. Văn bản quản lí nhà nước
- Là văn bản hiểu theo nghĩa hẹp – những giấy tờ, tài liệu phục vụ cho
công tác quản lí nhà nước ở tất cả các cấp, các ngành từ cá nhân, tổ chức xã hội 
cơ quan nhà nước
- Thuộc phong cách chức năng hành chính – công vụ (lưu trữ thông tin và
yêu cầu thực hiện)
- Bên cạnh các nhóm văn bản khác (theo nghĩa rộng) như:
+ Văn bản khoa học: phong cách chức năng khoa học (hướng tới câu
chuyện phổ cập tri thức, chứng minh có cơ sở khoa học)
+ Văn bản văn học – nghệ thuật: phong cách chức năng nghệ thuật
(hướng tới truyền tải cảm xúc đến người đọc)
+ Văn bản báo chí: phong cách chức năng báo chí (truyền tin, định
hướng dư luận)
5. Thuộc tính của văn bản
Số/ ký hiệu
Ngày ban hành
Ngày có hiệu lực
Người ký
Trích yếu: Quyết định về việc phong chức danh giáo sư cho 29 Nhà giáo
Cơ quan ban hành: Chính phủ
Phân loại
6. Chức năng của văn bản quản lí nhà nước
* Chức năng thông tin
- Là chức năng căn bản nhất và quan trọng nhất của văn bản
- Là hình thức thuận lợi và đáng tin nhất
- Hiện nay, kết hợp vs công nghệ > fax, scan (truyền nguyên vẹn hình thức
văn bản)
- Chức năng thể hiện ở:
+ Ghi lại các thộng tin cụ thể và chính xác
+
+
* Chức năng pháp lí
- Chỉ có ở văn bản quản lí
 - Chức năng này các định giá trị pháp lí bắt buộc thực hiện trong nội dung
văn bản
- Chức năng thể hiện ở:
+ Văn bản ghi chép quy phạm luật pháp, quy định làm cơ sở ràng buộc
hoạt động của tổ chức
+ Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá
trị pháp lý trong văn bản (chữ kí, con dấu,…)
+
* Chức năng quản lí
- Chức năng quản lí hình thành trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ
chức có mục địch hoạch định, xây dựng, tổ chức, định biên nhân sự, ra quyết định,
… trong một cơ quan, tổ chức
- Văn bản được thể hiện ở: Văn bản được sử dụng để thực hiện
* Chức năng văn hóa
- Văn hóa là tất cả những gì con người tạo ra, phân biệt với tự nhiên vốn sẵn
có
- Văn bản cũng là một sp mà con người tạo ra
- Chức năng thể hiện ở:
+ Trong các văn bản được ban hành đều có định hướng lấy văn hóa làm
chuẩn mực (ko thể ban hành điều phán văn hóa)
+ Văn bản đều mang tinh thần kiến tạo văn hóa, phù hợp với từng thời kì
khác của của sự phát triển xã hội
* Chức năng xã hội
- Văn bản do con người làm ra  có những tác động to lớn đối với xã hội
loại người
- Chức năng thể hiện ở:
+ Văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển
các quan hệ xã hội khác nhau
+ Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trong việc
xây dựng và gìn giữ các chế định xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ
+ Văn bản cũnư8g có thể phá vỡ hoặc hình thành nên những quan hệ xã
hội
 7. Phân loại văn bản quản lí nhà nước
- Phân loại theo nguồn gốc tạo lập: Công dân – Tư văn (đại diện hoặc không
đại diện cho quyền lực công ban hành: ghi – không ghi rõ số công văn)
- Phân loại theo tính quyền lực nhà nước: văn bản pháp luật – văn thư hành
chính
- Phân loại theo tính chất pháp lý: Văn bản quy phạm pháp luật – văn bản áp
dụng quy phạm pháp luật (văn bản quyết định cá biệt)
- Phân loại theo hình thức: tên loại văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật –
văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn thư hành chính)
- Phân loại theo yêu cầu, mục đich của văn bản: văn bản trao đổi (thư) –
Truyền đạt (lệnh) – Trình bày (diễn thuyết) – Thống kê (kê khai) – Quảng cáo –
Hợp đồng mua bán,…
- Phân loại văn bản theo hình thức quản lí
a. Văn bản quy phạm pháp luật
- Là văn bản có chưa quy phạm pháp luật
- Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,
được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối vs cơ quan tổ chức, cá nhân trong phạm vi
cả nc hoặc đơn vị hành chính nhất định do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền
quy định và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.
* Đặc điểm:
- Có tính mệnh lệnh cưỡng chế thi hành: Mọi đối tượng có trách nhiệm thi
hành, nếu không thi hành thì nhà nước có biện pháp cưỡng chế như xử phạt – chỉ có
một chiều và bắt buộc.
- Có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài: văn bản sẽ mất đi hiệu lực
chỉ khi nào có văn bản khác thay thế
- Có đối tượng
* Hệ thống
- Hiến pháp, Bộ luật, Luật, Nghị quyết và Quốc hội
- Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hối
- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch
Uỷ ban Trung ương mặt tổ quốc
b. Văn bản hành chính
- Là loại được dử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay
các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ các tổ chức này sang tổ chức
khác hay trong nội bộ đề ra các yêu câu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi
công tác, phối hợp vs nhau cùng giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức
- Văn bản hành chính vừa có giá trị pháp lý – vừa có ý nghĩa thực tiễn trong
quản lí xã hội
- Phân loại văn bản hành chính
+ Văn bản hành chính cá biệt/Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
+ Văn bản hành chính thông thường: có tên loại + ko có tên gọi (công
văn)
 SOẠN THẢO VĂN BẢN
I. Kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể các quy trình với những quy tắc về thao tác
được thực hiện luôn được đặt ra liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn
thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành
- Quy trình này gắn với các quy tắc về:
+ Việc tổ chức biên soạn
+ Thu thập thông tin
+ Khởi thảo văn bản
+ Cách thức thể hiện văn bản
+ Ngôn ngữ và văn phong của văn bản
- Mục đích: tạo nên một văn bản hoàn thiện cả nội dung và hình thức
II. Vai trò của KTSTVB
- Mục tiêu của văn bản quản lý nhà nước là hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động của các
cá nhân, các tổ chức
- Nhằm đạt được mục tiêu - cần: làm cho người nhận văn bản hiểu được yêu cầu
của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất để có những hoạt động
phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản
- Nhưng chủ thể tiếp nhận khác nhau - làm sao để:
+ Đều hiểu đúng → nội dung phải chính xác
+ Đều hiểu trúng → hình thức phải rõ ràng
+ Đều hiểu giống nhau → văn bản phải đơn nghĩa
- Cấp thiết cần có kỹ thuật soạn thảo văn bản (cần chú ý).

III. Những yêu cầu của việc STVB

a. Văn bản phải hợp pháp
- Nhà nước pháp quyền luôn thượng tôn pháp luật
- Các mệnh lệnh phải tuân thủ tinh thần đó
- Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản là: Trong quá trình soạn thảo, chủ thể phải
nắm vững quy định của hiến pháp, pháp luật
- Văn bản soạn thảo phải:
+ Phù hợp với hiến pháp, pháp luật
+ thống nhất với căn bản cấp trên
+ phù hợp với văn bản các cơ quan ngang cấp
 + nhất quán với văn bản do chính mình đã ban hành
b. Nội dung của vấn đề cần văn bản hóa phải được nắm vững
- Nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải:
+ thiết thực
+ đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi
+ phù hợp với luật phát hiện hành
- Nội dung phải được thể hiện trong văn bản thích hợp
- Thế nào là thích hợp?
- Khi soạn thảo văn bản cần lựa chọn để văn bản được thể hiện đúng với chức năng
và thông tin truyền đạt
- Tránh nội dung ko xác định
c. Văn bản cần cụ thể
d. Văn bản phải được ban hành đúng thể thức
- Thể thức được hiểu là toàn bộ những thành phần cậu tạo nên văn bản: tiêu ngữ,
ngày tháng năm ban hàng, tên cơ quan, số và ký hiệu, tên loại và trích yếu, chữ kí
và con dấu, nội dung văn bản,…được trình bày đúng quy chuẩn
- Thể thức ko đơn thuần là quy định về hình thức mà thể thức còn thể hiện giá trị
pháp lí của văn bản
- Việc văn bản ban hành đúng thể thức – là yêu cầu cơ sở của kĩ thuật soạn thảo văn
bản
e. Văn bản sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp
- Thuật ngữ ko chính xác
- Nội dung văn bản hiểu chính xác
- Văn phong ko chính xác
- Nội dung văn bản mơ hồ, ko rõ nghĩa cần truyền đạt
- Không sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp – tất yếu ko thể truyền đạt thông
tin
f. Văn bản phù hợp với mục đích sử dụng

IV. Yêu cầu về nội dung của văn bản

a. Tính mục đích
Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn của văn bản
- Người soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi
+ Văn bản ban hành để làm gì?
+ Văn bản giải quyết những công việc gì?
 + Mức độ giải quyết của văn bản đến đâu?
+ Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
+ Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc loại nào?
+ Phạm vi tác động của văn bản đến đâu?
b. Tính khoa học
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lí và đảm bảo chính
xác
- Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ thể, bố cục chặt chẽ
- Sử dụng tốt văn phong hành chính
- Tính hệ thộng của văn bản cần được chú ý
- Nội dung văn bản phải có tính dự báo cao – không thể bị lạc hậu ngay trong một
thời gian ngắn
c. Tính đại chúng
- Đối tượng thi hành của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác
nhau do vậy văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí
- Tính dân chủ của văn bản có được khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng của
nhân dân vừa có tính thuyết phục, vừa có giá trị động viên
d. Tính công quyền (bắt buộc thực hiện)
- Tính công quyền cho thấy yêu cầu cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ
khác nhau của văn bản
- Văn bản thể hiện quyền lực nhà nước – đòi hỏi mọi người tuân theo
e. Tính khả thi
- Tính khả thi được hiểu là việc có thể áp dụng nội dung yêu cầu của văn bản vào
cuộc sống dễ dàng hay không
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý
- Nội dung phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi
hành
- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện đảm bảo thực
hiện quyền đó
- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản
nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

V. Thể thức của một văn bản

1. Khổ giấy
- Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính: trình bản trên khổ giấy A4
(210mm x 297mm)
- Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển
thường trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn
2. Kiểu trình bày
- Văn bản QPPL và VB hành chính: trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
- Trường hợp ND của VB có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ
lục
riêng có thể được trình bày theo chiều ngang của trang giấy
3. Định lề trang văn bản
- Lề trên (top) cách mép trên từ 20 – 25 mm;
- Lề dưới (bottom) cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
- Lề trái (insize) cách mép trái từ 30 – 35 mm;
- Lề phải (outsize) cách mép phải từ 15 – 20 mm;
4. Đánh số trang VB
- Nếu VB có một trang thì không cần đánh số
- Nếu VB có từ hai trang trở lên, phải đánh số trang văn bản:
+ Kiểu số: sử dụng số Ả Rập (1, 2, 3,...)
+ Vị trí: ngay chính giữa lề dưới của văn bản hoặc ở góc phải cuối trang giấy
+ Cỡ chữ: bằng với cỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữ đứng
5. Quốc hiệu – Tiêu ngữ
- Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng, in đậm
- Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng, in đậm
- Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ
6. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Thường có hai dòng ở góc trên bên trái
- Dòng trên: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên, trực tiếp. Trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu đứng
- Dòng dưới: tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Phải được ghi đầy đủ tên
gọi chính thức như trong quyết định thành lập, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
12-13, kiểu chữ đứng, in dậm
- Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ
7. Số, năm ban hành và ký hiệu VB
- Số thứ tự của văn bản (Số công văn – vì được ghi vào sổ công văn đến và đi): số
được ghi bằng chữ Ả Rập, liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
mỗi năm
- Nếu cơ quan ít VB – đánh tập trung toàn cơ quan. Nếu nhiều VB và nhiều đơn vị
tổ chức văn thư – đánh theo từng loại VB
- Năm ban hành VB: ghi đầy đủ năm văn bản xuất hiện. VB quy phạm – có // . VB
hành chính – không có yếu tố này
- Ký hiệu văn bản: ghi theo chữ viết tắt của tên loại VB kết hợp với chữ viết tắt của
tên cơ quan ban hành bằng dấu - . VD: CT-CP (Chỉ thị của Chính phủ)
8. Địa danh, ngày tháng ban hành
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức TW là tên của cấp tỉnh, nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở
- Ngày, tháng năm ban hành phải viết đầy đủ, bằng chữ Ả Rập, đối với các số chỉ
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
- Văn bản do Quốc hộ, UBTV QH, HĐND là ngày thông qua
- Văn bản QPPL khac và văn bản hành chính là ngày được ký ban hành
9. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung
- Tên loại VB do cơ quan tổ chức ban hành.
+ VB QPPL, VBHC đều phải ghi tên loại. Riêng công văn không cần ghi tên
loại
+ Tên loại VB: Đặt căn giữa, chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng, in đậm
- Trích yếu ND VB:
+ Là câu ngắn gọn, hoặc cụm từ, phản ánh khái quát nội dung quan yếu nhất của
VB
+ Trích yếu NDVB phải được đặt căn giữa, ngay dưới tên loại văn bản, chữ
thường, cỡ 13, kiểu đứng
+ Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 hoặc ½ so với dòng chữ
- Trích yếu ND công văn:
+ Có nội dung tóm tắt hơn trích yếu NDVB
 + Viết dưới số công văn
+ Bắt đầu bằng V/v
+ Chữ thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng

10. Nội dung văn bản

- Là phần thông tin quan trọng nhất của VB, gồm:
+ Các quy phạm, các quy định được đặt ra;
+ Các vấn đề, sự việc được trình bày
- NDVB thường có ba phần:
+ Phần căn cứ:
> Nhiệm vụ: nêu căn cứ, cơ sở của việc ban hành VB
> Căn cứ pháp lý: viện dẫn luật để chỉ rõ
 Thẩm quyền ban hành – căn cứ về thẩm quyền
 Nội dung để có hoạt động đang bàn đến – căn cứ về ND
> Căn cứ thực tế: lý do ban hành, thủ tục ban hành thể hiện văn bản đã được chuẩn
bị xem xét, ban hành theo Nghị định nào, yêu cầu nào
+ Phần nội dung:
 Tùy theo từng VB mà ND được trình bày theo các dạng khác nhau
 Dạng điều khoản như Quyết định, Nghị định, v.v - Nội dung sắp xếp: Phần,
 Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm
 Dạng văn xuôi như Nghị quyết, Chỉ thị, v.v
+ Phần thi hành: bao gồm việc xác định
 Chủ thể thi hành – ai là người phải bị ràng buộc thi hành
 Hiệu lực không gian và thời gian – khi nào và ở đâu phải thi hành> Xử lý VB
hết hiệu lực – hiệu lực đến khi nào thì hết
 Điều khoản chuyển tiếp – đề cập việc kéo dài hiệu lực của một số điều khoản
- Hình thức:
+ Trình bày chữ thường, cỡ chữ 13-14
+ Khi xuống dòng có thể lùi vào từ 01 tab
+ Khoảng cách giữa các đoạn văn đạt tối thiểu 6 pt
+ Khoảng cách giữa các dòng là đơn hoặc từ 1.5 pt trở lên
+ Yêu cầu:
 Các vấn đề được trình bày ngắn gọn, chính xác, sử dụng cách diễn đạt dễ
hiểu,
  đơn giản
 Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu
 không thực sự cần thiết
 Thuật ngữ chuyên môn phải được giải thích trong văn bản
 Không viết tắt cụm từ không thông dụng
 Viết hoa theo quy định
 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan – ghi đầy đủ tên loại, trích yếu
NDVB,số ký hiệu VB, ngày tháng năm ban hành VB. Còn các lần viện dẫn
tiếp theo chỉ ghi tênloại và số, ký hiệu của văn bản đó.
11. Các kiểu ký
- Ký trực tiếp:
+ Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả VB do cơ quan, tổ
chức ban hành
+ Cách thức: Ghi đầy đủ chức vụ và ký tên
- Ký thay:
+ Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
+ Người đứng đầu cơ quan có thể giao cấp phó ký thay các VB thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách và một số VB thuộc thẩm quyền của người đứng đầu
+ Người cấp phó được giao phụ trách, điều hành thay cấp trưởng
+ Cách thức: ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu
- Ký thay mặt tổ chức:
+ Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các VB của cơ
quan, tổ chức
+ Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu
và những VB thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
+ Cách thức: Ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ
quan, tổ chức
VD: TM. CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG
- Ký thừa ủy quyền:
+ Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền
cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa
ủy quyền một số VB mà mình phải ký
 + Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng VB, giới hạn tgian và
ND được ủy quyền
+ Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký
+ Cách thức: Ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ
quan
VD: TUQ. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO
- Ký thừa lệnh:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ
quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại VB
+ Người được ký thừa lệnh được quyền giao lại cho cấp phó ký thay
+ Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc
quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
+ Cách thức: phải ghi chữ viết tắt “TL” trước chức vụ của người đứng đầu cơ
quan
VD: TL. BỘ TRƯỞNG
BỘ Y TẾ CHÁNH VĂN PHÒNG
12. Cách đóng dấu chữ ký
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không đóng dấu
khi chưa có chữ ký
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo
quy định
- Dấu tròn:
+ Con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an
+ Chỉ được sd khi được cấp giấy chứng nhận
+ Thể hiện gtri pháp lý và khẳng định gtri pháp lý của các cơ quan nhà nước
- Dấu vuông:
+ Thiết kế theo hình vuông, trên đó thể hiện những nội dung ttin quan trọng của
doanh nghiệp, tổ chức
+ Có 2 loại:
 Con dấu pháp lý là những con dấu cty, doanh nghiệp v.v được đki với
cơ quan đki kinh doanh để đăng tải ttin lên cổng ttin qgia về đky doanh
nghiệp
  Con dấu không có gtri pháp lý là những con dấu thể hiện vị trí, chức
danh, mã số thuế, dấu ấn của các dòng họ và các đơn vị tổ chức khác, v.v
được ban hành để sd trong pvi nội bộ tổ chức mà không chịu sự qly của cơ
quan nhà nước
- Đóng dấu treo:
+ Cách thức: Đóng lên trang đầu, trùm lên 1 phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của
phụ lục kèm theo VB chính
+ Việc đóng dấu treo lên VB không khẳng định gtri pháp lý của VB mà chỉ
nhằm
khẳng định VB được đóng dấu treo là 1 bộ phận của VB chính.
- Đóng dấu giáp lai:
+ Cách thức: đóng vào khoảng giữa mép phải của VB hoặc phụ lục VB, trùm lên
1
phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ VB.
+ Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng
13. Nơi nhận VB
- Ghi ở góc dưới phía trái VB
- Là tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thi hành hoặc liên quan đến công việc
được nói đến trong VB
- Không phải địa chỉ gửi tới cụ thể số nhà, đường phố mà là nơi tiếp nhận VB với
đối tượng xác định cụ thể:
+ Các cơ quan có quyền giám sát hdong của cơ quan ra VB để báo cáo;
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần nhận văn bản để thi hành – luôn cần phải
có;
+ Các đối tượng cần nhận VB để phối hợp hoạt động;
+ Bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ [Lưu văn thư] – luôn cần phải có
- Nơi nhận – đối với VBHC: gồm 2 phần
+ Phần thứ nhất: “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
trực tiếp giải quyết công việc
 Chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng
 Sau “Kính gửi” có dấu hai chấm
 Nếu công văn gửi cho 1 cơ quan, tổ chức hoặc 1 cá nhân: từ “Kính
gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tbay trên cùng 1 dòng
 Nếu công văn gửi cho 2 cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên: tbay
nhiều dòng – mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức,
cá nhân một dòng riêng; đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm
 phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được tbay thẳng
hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
+ Phần thứ hai: “Nơi nhận” phía dưới là chữ “Như trên”, “Như điều...” (chỉ ra
những cơ quan, cá nhân phải thực hiện); tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân có lquan khác nhận VB
 Chữ “Nơi nhận” – một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn,
chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ
chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm
 Phần liệt kê các cơ quan, cá nhân tiếp nhận - ở một dòng riêng, đầu dòng có
gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; dòng cuối cùng bao
gồm: “Lưu” – dấu hai chấm – chữ viết tắt “VT” (văn thư chơ quan, tổ chức),
dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) STVB và số lượng bản lưu
(chỉ trong TH cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

14. Dấu chỉ mức độ Mật

- Để đảm bảo tính chất bí mật của VB
- VB có dấu chỉ Mật nhằm:
+ Nhắc nhở mng có ý thức giữ gìn và bve bí mật cơ quan, bí mật qgia
+ Làm cơ sở truy cứu trách nhiệm pháp lý đối với người làm lộ bí mật, mất tài
liệu,
mua/bán tài liệu
- Có ba cấp độ thể hiện mức độ bí mật của VB:
+ Tuyệt mật
+ Tối mật
+ Mật
- Vị trí: ở bên trái, phía dưới số ký hiệu
- Hình thức: Chữ in hoa, phông Times New Roman, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ
đứng, đậm, đặt cân đối trong khung hình chữ nhật có viền, đóng bằng mực đỏ
15. Dấu chỉ mức độ Khẩn
- Tùy theo mức độ khẩn cấp của thông tin cần truyền đạt mà VB cần phải được
chuyển phát nhanh, Vb có dấu chỉ mức độ Khẩn
- Có ba mức độ Khẩn như sau:
+ Hỏa tốc
+ Thượng khẩn
+ Khẩn
- Vị trí: ở bên trái, phía dưới số ký hiệu hoặc dấu “Mật”
16. Một số dấu chỉ khác
- Dấu “Thu hồi” / “Tài liệu họp xong thu hồi” / “Tài liệu trả lại sau khi hội nghị”
- Dấu “Lưu hành nội bộ”
- Dấu “Dự thảo”
- Vị trí: được ghi phía trên cùng, góc phải của VB
17. Phụ lục VB
- Được tbay trên các trang riêng
- Chữ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục: ở 1 dòng riêng, căn giữa, chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Tên phụ lục: Căn giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm
18. Bản sao
- Sao y bản chính. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc
hoặc bản chính văn bản
- Sao lọc – Bản sao lọc là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao ý
- Trích sao – Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dụng của bản gốc hoặc
phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao
19. Văn phong (Phong cách chức năng hành chính – công vụ)
- Phong cách chức năng là cách sử dụng ngôn ngữ khác nhau – được xác lập theo
từng nhiệm vụ cụ thể của từng cuộc giao tiếp
- Phong cách hành chính công vụ là cách sử dụng ngôn ngữ để trao đổi những công
việc sự vụ hằng ngày giữa các cơ quan hành chính, các đoàn thể từ Trung ương
xuống địa phương với các thành viên và bộ phận xã hội liên quan

20. Các kiểu phong cách ngôn ngữ

- Phong cách ngôn ngữ tự nhiên – khẩu ngữ
- Phong cách ngôn ngữ văn bản:
+ Phong cách hành chính công vụ
+ Phong cách khoa học
+ Phong cách nghệ thuật
 + Phong cách báo chí
* Đặc trưng của phong cách
- Tính khuôn mẫu
+ Khuôn mẫu là viết trong khuôn khổ quy định, ko sáng tạo
+ Văn bản hành chính – công vụ phải đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
mẫu quy định của pháp luật
+ Văn bản hành chính – công vụ sử dụng một số từ ngữ được xây dựng sẵn phù
hợp với văn phong hành chính
VD: ban hành, trân trọng đề nghị, đình chỉ, bãi bỏ, quyết định,.v.v
- Tính khách quan và phi biểu cảm
+ Khách quan là việc trình bày thông báo hoàn toàn trung tính
 Văn bản là hành chính phải có căn cứ pháp lý làm cơ sở
 Văn bản hành chính có diễn giải từng bước: tiền đề nguyên nhân – kết
quả đạt được
+ Phi biểu cảm là hạn chế tối đa những biểu đạt tình cảm cá nhân, đưa quan
điểm cá nhân vào văn bản
 Các từ ngữ biểu cảm nếu dùng cũng chỉ mang tính ước lệ, khuôn mẫu
 Vd: kính chuyền, kính mong, trân trọng kính mời,…
 Câu văn trong hành chính – công cụ thường mang tính chất đơn điệu,
không giàu hình tượng
 Phong cách trong văn bản hành chính phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp
công vụ, có tính nghi thức
Ví dụ:
Kính gửi: Thầy giáo chủ nhiệm vô vàn kính yêu
Em là ABC, học trò vô cùng ngoan ngoãn mà thầy có vinh dự chủ nhiệm…
- Tính chính xác
+ Chính xác tức là phải đúng tinh thần của nội dung thông báo
+ Ngôn ngữ văn bản hành chính phải hiểu theo một nghĩa
+ Tính chính xác đòi hỏi từ từng dấu chấm, dấu phẩy, con số, ngày tháng, chữ
kí,v.v. đến nội dung thông báo
+ Văn bản hành chính phải viết đúng chính tả, dùng đúng từ ngữ, đặt câu đúng ngữ
pháp, không được dùng từ địa phương, biệt ngữ trong khẩu ngữ, không dùng các
biện pháp tu từ hoặc lối
- Tính phổ thông
+ Phổ thông là cách diễn đạt cho ai cũng hiểu được đúng
+ Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu
Tránh dùng các ngôn ngữ cầu kỳ, khó hiểu, gây những hiểu sai
+ Tránh lạm dụng tiếng nước ngoài, đặc biệt là lạm dụng từ Hán Việt Đối với thuật
ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản.
+ Cách đặt câu đơn giản, tránh diễn đạt theo kiểu rắc rối,

- Tính trang trọng

+ Văn bản hành chính không phải trao đổi cá nhân - mà là truyền đạt những
thông tin mang tính hành chính với tinh thần công vụ, pháp luật.
+ Cần trang trọng và uy nghiêm
 Tỉnh trang trong thể hiện ở tất cả các bên tham gia giao tiếp đều phải tôn
trọng văn bản như là một công cụ của pháp luật
+ Văn phong trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng
uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
HỢP ĐỒNG VÀ STVB HỢP ĐỒNG
1. Hợp đồng là gì?
Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, Hợp đồng là: văn bản ghi nhận sự thỏa thuận
giữa
các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự
2. Các kiểu hợp đồng
- Hợp đồng song vụ: hợp đồng mà mỗi bên đều có nghĩa vụ với nhau