Phần I.

Câu hỏi lý thuyết

Nội dung trong các bài học 1,3,4,5,6.
Một số gợi ý khi ôn tập (Không có nghĩa là các nội dung khác không có trong Để cương này sẽ không có trong đề
thi)
- Các khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
- Khái niệm thể thức văn bản và một số quy định chung về kỹ thuật, cách thức trình bày văn bản
- Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường.
- Chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng
- Các nguyên tắc, yêu cầu của công tác văn thư
- Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Nghiệp vụ sắp xếp, tổ chức cuộc họp bình thường không nghi thức, cuộc họp theo nghi thức
Phần II. Thực hành
1. Soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường như: Nội dung trong bài học 4
- Văn bản không có tên loại. Công văn đề nghị
- Văn bản có tên loại: Thông báo thông tin liên quan đến các hoạt động, các quy định của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản cá biệt: Quyết định (quy định trực tiếp) về nhân sự, về tổ chức bộ máy, Quyết định (quyết định giản tiếp)
về ban hành quy chế, quy định của cơ quan tổ chức.
2. Lập sổ đăng ký văn bản (Nội dung bài 5)
- Sổ đăng ký văn bản đi
- Số đăng ký văn bản đến
1. Khái niệm, Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Khái niệm
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của
lãnh đạo cơ quan; là nơi thu thập, xử lý thông tin, hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện
về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Chức năng của VP:
a/ Chức năng thông tin
Tiếp nhận, thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, theo dõi việc giải quyết văn bản và thực hiện nhiệm vụ quản lý, lưu
trữ văn bản và các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động của thủ trưởng cơ quan
b/ Chức năng tham mưu tổng hợp
Góp phần đưa ra các quyết định tối ưu trong quá trình hoạt động quản trị để đạt được hiểu quả cao nhất.
c/ Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là nơi trực tiếp giúp việc cho hoạt động quản trị (quản lý) của lãnh đạo cơ quan, tổ chức thông qua các
nhiệm vụ cụ thể như: việc xây dựng chương trình, kế hoạch, dài hạn, ngắn hạn; tổ chức triển khai thực hiện kế
hoạch đó
d/ Chức năng hậu cần
Văn phòng là nơi chuẩn bị, cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, các trang thiết bị văn phòng chuyên dùng và
các điều kiện khác để đảm bảo các điều kiện hậu cần phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo, nhà quản trị và cho cơ
quan, tổ chức
Nhiệm vụ của VP:
 Công tác văn bản:
- Biên tập VB
- Chuyển giao VB
- Vào số, theo dõi
- Kiểm tra thể thức, nội dung VB
• Tổ chức công việc
- Xây dựng lịch công tác
- Trình hồ sơ tài liệu cho thủ trưởng
- Theo dõi, KT việc thực hiện các nhiệm vụ, quyết định của thủ trưởng
- Tham dự các cuộc họp của thủ trưởng
 Lễ tân và phục vụ
- Tiếp khách xã giao, trực và nghe điện thoại
- Chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng.
2. Khái niệm về thể thức văn bản và một số quy định chung về kỹ thuật, cách thức trình bày VB.
KN văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định (Trích khoản 1, điều 3 của Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020.
3. Một số quy định chung về kỹ thuật, cách thức trình bày VB
- Định lề trang VB
+ Lề trên: cách mép trên từ 20 -25mm
+ lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm
+ Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm
+ Lề phải: Cách mép phải từ 15-20 mm
- Đánh số trang VB:
o Kiểu số: Số Ả Rập (1,2,3...)
o Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữa lề trên của VB (phần header)
o Font chữ: Time New Roman
4. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường
- Kỹ thuật soạn thảo báo cáo, công văn hành chính ( Công văn mời họp, công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề
nghị, công văn trả lời (phúc đáp). Công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn
chỉ đạo, công văn cảm ơn).
- Kỹ thuật soạn thảo quyết định cá biệt: ( Đây chính là quyết định áp dụng pháp luật) là quyết định dùng để quy
định, tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành pháp luật như: Quyết định về công tác tổ
chức nhân sự trong cơ quan, công tác lao động tiền lương, quyết định tiếp nhận, tuyển dụng, điều động, thuyên
chuyển, khen thưởng,kỹ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng bậc lương, nâng ngạch;
VD: Quyết Định bổ nhiệm Trưởng Phòng Kinh doanh
Quết định về việc thành lập Ban kiểm định đảm bảo chất lượng
5. Quy trình thu thập và xử lý thông tin:
B1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan đơn vị
B2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
B3: Thu thập thông tin
B4: Phân Tích và xử lý thông tin
B5: Cung cấp phổ biến thông tin
B6: Lưu trữ, bảo quản thông tin
6. Các nguyên tắc chuyển giao, chuyển phát văn bản, quy trình quản lý văn bản đi – đến, đăng ký văn bản đi
đến:
- Các nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
o Tất cả văn bản đi phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
o Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo,
đối với văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản
Qui trình quản lý văn bản đi:
B1: Cấp sổ, thời gian ban hành văn bản
B2: Đăng ký văn bản đi
B3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan,
tổ chức (đối với văn bản điện tử)
B4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
B5: Lưu văn bản đi
a/ Lưu văn bản giấy
b/ Lưu Văn bản điện tử
- Các nguyên tắc quản lý văn bản đến:
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư.
Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, đối
với văn bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhân được.
Khi chuyển giao văn bản đến yêu cầu người nhận, ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Các nguyên tác quản lý văn bản đến:
B1: Tiếp nhận văn bản đến
a/ Đối với văn bản giấy
b/ Đối với văn bản điện tử
B2: Đăng ký văn bản đến
B3: Trình, chuyển giao văn bản đến
B4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
7. Thể thức và các thành phần thể thức văn bản, con dấu, chữ ký số
a. Thể thức và các thành phần thể thức văn bản (xem giáo trình).
b. Con dấu: Con dấu đóng lên văn bản khẳng định giá trị pháp lý của văn bản
c. Các loại con dấu của cơ quan, tổ chức:
Các loại dấu thường gặp trong cơ quan, tổ chức: Dấu cơ quan (có hình quốc huy hoặc không có hình quốc huy);
Dấu VP cơ quan, Dấu chỉ mức độ khẩn, mật; Dấu tên cơ quan; dấu đến; dấu kính gửi; dấu thẩm quyền, chức vụ của
người ký và dấu họ tên người ký văn bản.
d. Quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
- Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
o Bảo quản an toàn
o Giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, tổ chức phải được lập biên bản.
o Phải trực tiếp đóng dấu,ký sổ vào văn bản, tổ chức ban hành và bản sao văn bản
o Chỉ được đóng dấu, ký sổ của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện
o Cơ bí mật và khóa bí mật
e. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- Sử dụng con dấu:
o Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, mực màu đỏ theo quy định
 o Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký và lệch về phía bên trái.
o Dấu treo: Dấu được đóng trên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
o Việc đóng dấu treo, dấu gáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy
định.
o Dấu giáp lai: Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần các
tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 văn bản
o Sử dụng lưu khóa bí mật (Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản
điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản điện tử.
f. Quản lý và sử dụng con dấu trong các doanh nghiệp:
o Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ Công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi
nhánh, văn phòng đại diện
8. Thư ký, chức năng, nhiệm vụ của thư ký
9. Các hình thức ký văn bản
10. Các nghiệp vụ trong công tác chuẩn bị, tổ chức cuộc họp, hội nghị, chuyến đi công tác
11. Thẩm quyền ký văn bản
Các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả
các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công
phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều
hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh
đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký
thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách.
12. Các loại quyết định cá biệt, thẩm quyền ban hành
Thực hành
1. Công văn (đề nghị, kiến nghị, cảm ơn....)
2. Thông báo (các loại thông báo quản lý hành chính như tổ chức các hoạt động Tết Trung thu, ngày 01/6, đồng
phục, chấm công, nội quy làm việc...)
3. Quyết định cá biệt (Các quyết định về nhân sự, tổ chức như tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, thành lập, ban
hành các loại quy chế....)
4. Thực hành lập số đăng ký văn bản đi – đến