1.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

1.1. KN:

- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức đó.

1.2. Chức năng:

a. Chức năng tham mưu, tổng hợp

- Chức năng này mang tính chất tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ
trưởng cơ quan, tổ chức có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu
nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức.

b. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

c. Chức năng hậu cần

- Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang
thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất.

d. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng
của doanh nghiệp)

1.3. Nhiệm vụ:

a. Nhóm công việc hành chính:

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại;

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ;

- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn
phòng;

- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước;

- Quản lý hồ sơ tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự,…

b. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu:

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt
công tác.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, quy chế
tài chính, chế độ phúc lợi,…)

- Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan,
doanh nghiệp

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội
nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.

c. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo;

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội
nghị,…theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh ddaojj và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác.

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên
quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.

- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị trong trường hợp có
điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

d. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:

- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh
nghiệp; sắp xếp bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban;

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện
trong cơ quan, doanh nghiệp;

-Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm
việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt;

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện nước, vệ sinh, phương tiện phục
vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban

e. Nhiệm vụ cơ bản của văn phòng doanh nghiệp:

- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao dộng trong nội bộ
doanh nghiệp

- Tham mưu cho lãnh đạo trong giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao
động theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo
dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểm cho
người lao động.

- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ,…

2. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ HỘI NGHỊ HỘI THẢO

2.1. Các loại hội nghị, hội thảo:

- Hội nghị sơ kết, tổng kết của cơ quan tổ chức;

- Giao ban, làm việc với cấp trên, cấp dưới, trao đổi nội bộ;

- Hội nghị đối với lãnh đạo cá đoàn thể;

- Hội nghị với công nhân hoặc cơ quan tổ chức khác.

2.2. Các bước chuẩn bị hội nghị hội thảo

(1)- Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị

(2)-Lên kế hoạch tổ chức hội nghị

+ Mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội thảo

+ Nội dung buổi hội nghị

+ Thời gian, địa điểm của hội nghị

+ Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị

+ Dự kiến đơn vị phối hợp

+ Lên kế hoạch khách mời

+ Các chương trình diễn ra trong hội nghị

+ Chuẩn bị các báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc

(3)- Chuẩn bị các công việc cần thiết cho hội nghị:

+ Truyền thông, thông báo cho hội nghị

+ In tài liệu

+ Phát giấy mời

+ Chuẩn bị phòng hội trường, phòng hội thảo, phòng họp đảm bảo đầy đủ các
trang thiết bị, dụng cụ cần thiết (điện, điều hòa, mic, bàn ghế, khánh tiết,…)

+ Đặt các dịch vụ kèm theo: Lễ tân, hoa quả, nước uống, ăn, nghỉ ngơi, xe đưa
đón đại biểu,…

(4)-Tổ chức hội nghị:

+ Đón tiếp đại biểu

+ Phát tài liệu

+ Điều khiển chương trình

(5)- Kết thúc chương trình hội nghị

+ Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo

+ Thông báo biên bản hội nghị

(6)- Xử lý thông tin chương trình hội nghị

+ Đánh giá nội dung chương trình hội nghị, hội thảo;

+ Kiến nghị (nếu có)

3. NỘI DUNG, YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ

3.1. KN

- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ
chức giải quyết, quản lý văn bản, quản lý sử dụng con dấu trong các cơ quan,
doanh nghiệp.

3.2. Nội dung cơ bản của công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành văn bản

- Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập và quản lý hồ sơ

3.3. Những yêu cầu cầu đối với công tác văn thư

(1)- Nhanh chóng.

+ Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào việc xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản do đó xây dựng văn bản nhanh chóng
sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

+ Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung,
đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc sử dụng nêu ra trong văn bản.

(2)- Chính xác:

+ Chính xác về nội dung (về mặt pháp lý, dẫn chứng, trích dẫn văn bản...)

+ Chính xác về hình thức (căn chỉnh lễ, cỡ chữ...

(3)- Bí mật:

Có những văn bản đến và văn bản đi chứa nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí
mật của cơ quan nhà nước, do vậy việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản, bố trí cán bộ văn thư phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật
về bí một của cơ quan nhà nước.

(4)- Hiện đại:

Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử
dụng các phương tiện thông tin kỹ thuật văn phòng hiện đại. Cần áp dụng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
4. TRÌNH TỰ CÁC BƯỚC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN:

4.1. KN:

- Văn bản đến là toàn bộ các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức)

4.2. Trình tự quản lý văn bản đến:

Bước 1. Kiểm tra, phân loại, mở phong bì văn bản

- Kiểm tra:

+ Nếu văn bản không thuộc cơ quan mình quản lý thì phải trả lại nơi gửi.

+ Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ số lượng, tình trạng bỉ, nơi nhận, dấu niệm
phong. Nếu phong bị bị rách, bị bóc hoặc bị mất bị hoặc thời gian chuyển đến
chậm với quy định của văn bản có dấu "hoả tốc", "thượng khẩn", "khẩn" thì phải
báo ngay cho người được giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập
biên bản về sự chứng kiến của người đưa công văn.

- Phân loại sơ bộ văn bản:

+ Loại phải vào sổ đăng ký

+ Loại không phải vào sổ đăng ký

+Loại được bóc bì

+ Loại không được bóc bì

- Mở phong bì văn bản (được phép)

+ Những văn bản có dấu “khẩn", thoả tốc", “ thương khẩn" phải bóc trước và
giải quyết kịp thời

+ Khi bóc văn bản không được làm rách hoặc mất chữ văn bản, địa chỉ người
gửi và dấu bưu điện (giữ lại kiểm tra khi cần thiết);

- Văn bản đến mà kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận và
đóng dấu vào phiếu gửi chuyển trả cho cơ quan gửi

+ Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thi khi bóc bị phải giữ lại bị định
kèm văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này.

Bước 2. Đóng dấu đến

- Tất cả các văn bản đến đều phải đăng ký tại văn phòng và đóng dấu đến;

- Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn bằng mực đỏ và đóng dấu vào khoảng
giấy trắng dưới số và ký hiệu hoặc dưới trích yếu của nội dung văn bản hoặc
dưới khoảng giấy trắng dưới địa danh ngày, tháng, năm. Nếu văn bản mật, đóng
dấu lên bì văn bản.

- Sau khi đóng dấu đến phải ghi đầy đủ thông tin trong dấu: Số đến và ngày đến
phải ghi trong dấu phải khớp với số thứ tự trong sổ công văn đến.

Bước 3- Đăng ký văn bản đến

- Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao VB đến cho các
đơn vị, cá nhân liên quan

- Phương pháp đăng ký VB đến:

+ Đăng ký bằng sổ

+ Đăng ký bằng máy tính

Bước 4. Trình văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến sau khi đi đăng ký tuỳ theo chế độ công tác văn thư của
cơ quan, cán bộ phụ trách công tác này phải trình ngay cho chánh văn phòng
hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét, nghiên cứu và ra phương hướng giải
quyết.

Bước 5: Sao văn bản

+ Sao photocopy: là bản sao chụp lại toàn bộ văn bản nhưng chỉ mang tính tham
khảo mà không có gì trị pháp lý.

+ Sao đánh máy văn bản

.Sao nguyên bản chính: là bản sao lại nguyên văn bản chính do cơ quan làm ra
văn bản đó thực hiện

. Trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản thường là những văn bản
có nội dung tổng quát như luật, dự án, kế hoạch. do yêu cầu khác nhau mà cơ
quan chỉ cần sao một phần văn bản,

Bước 6: Chuyển giao văn bản:

+ Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm
quyền thì được văn thư chuyển đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

+ Yêu cầu:

.Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ;

.Khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ;

.Văn bản đến phải được chuyển giao trong ngày.

Bước 7 Theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng
với quy định, chế độ, chính sách hay không

+ Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Thủ trưởng kiểm tra và tổng hợp tinh
hình giải quyết văn bản đến của cơ quan.

+Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển nhận văn bản kịp
thời, chính xác và đúng thủ thục hay chưa

+ Văn thư có trách nhiệm tổng hợp các số liệu về văn bản đến bao gồm: Tổng số
văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến hạn nhưng chưa được
giải quyết để bảo cho lãnh đạo.
5. TRÌNH TỰ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

5.1. KN

- Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

5.2. Trình tự quản lý văn bản đi

Bước 1: Trình văn bản đi

+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình
bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký.

+ Đối với văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho Thủ trưởng ký
nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký
để người ký thẩm tra nội dung văn bản khi cần thiết.

Bước 2. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.

Bước 3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Bước 4. Đăng ký văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao
văn bản.

+ Phương pháp đăng ký (một năm):

- Đối với cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản: Sổ đăng ký văn bản đi và
Số đăng ký văn bản mặt đi

- Đối với cơ quan tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản: Sổ đăng ký
văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, chi thị; Sổ đăng ký văn bản hành
chính; Số đăng ký văn bản mật đi

- Đối với cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản: Sổ đăng ký văn bản quy
phạm pháp luật, quyết định, chỉ thị; Sổ đăng ký văn bản hành chính; Sổ đăng ký
công văn; Sổ đăng ký văn bản mật đi

Bước 5: Chuyển giao văn bản đi:

+ Đảm bảo nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời;
+ Lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì;

Khi trình bày phong bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không
xuống dòng tuỷ tiện, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng.

Khi dán phong bì không được dính vào văn bản để khi bóc bì không bị rách tài
liệu, mất chữ của văn bản gây trở ngại cho việc xử lý và giải quyết văn bản

- Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc có dấu hiệu mật khi chuyển nhất
quyết phải có phiếu gửi để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, xử lý.

+ Lập số chuyển giao văn bản đi,

.Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số ký hiệu ngày tháng ký vào số
phải được gửi đến các đối tượng có liên quan,

. Văn bản có thể gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện, gửi bằng hình thức nào thì
đều lập số chuyển giao văn bản.

Bước 6: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu:

+ Sắp xếp văn bản lưu

. Theo thời gian

. Theo tên loại văn bản

+ Bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu: Tất cả các văn bản lưu phải do bộ
phận văn thư quản lý thống nhất. Trong quá trình sử dụng văn bản lưu văn thư
cơ quan lập sổ theo dõi.
6. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.

Văn bản quy phạm PL Văn bản hành chính

Khái niệm VBQPPL là văn bản do Văn bản hành chính (VB
cơ quan Nhà nước có quản lý của nhà nước) là
thẩm quyền ban hành VB được lập ra trong
theo đúng thủ tục, trình hoạt động quản lý của
tự luật định trong đó có các nhà nước theo đúng
các quy tắc xử sự chung thể thức, thủ tục và thẩm
được Nhà nước bảo đảm quyền luật định.
thực hiện nhằm điều
chỉnh các quan hệ XH
theo định hướng XHCN
Chủ thể ban hành Cơ quan Nhà nước có Các cơ quan nhà nước,
thẩm quyền các tổ chức kinh tế, chính
trị, xã hội với thẩm
quyền và chức năng rất
khác nhau trong hệ thống
các cơ quan quản lý và
các tổ chức xã hội
Hiệu lực pháp lý
Yêu cầu về nội dung
Yêu cầu về hình thức Được trình bày theo quy Được trình bày theo quy
định của Thông tư liên định tại Thông tư số
tịch 55/2005/TTLT- 01/2011/TT-BNV Hướng
BNV-VPCP Hướng dẫn dẫ thể thức và kỹ thuật
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
trình bày văn bản do liên chính ngày 19/01/2011
Bộ Nội vụ – Văn phòng do Bộ Nội vụ ban hành.
Chính phủ ban hành
7. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG THỂ THỨC, BỐ CỤC CỦA CÔNG VĂN,
TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, QUYẾT ĐỊNH

7.1. Công văn

a. Khái niệm:

Công văn hành chính là loại văn bản dùng để giao dịch, trao đổi, nhắc nhở, chỉ
đạo.v.v.giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và giữa các cơ quan tổ chức với công
dân.

b. Bố cục của công văn hành chính:

Nội dung công văn thường được chia làm 3 phần:

Đặt vần đề: Nêu lý do hoặc mục đích ban hành công văn Thông thường được
bắt đầu bằng các cụm từ như sau:

“Trả lời công văn số...”

“Cơ quan (công ty, XN, trường...) chúng tôi đã nhận được công văn của
quý...số...ngày... tháng...năm..., chúng tôi xin có ý kiến như sau:

“Nhân dịp kỷ niệm... năm ngày thành lập Trường TH Văn thư Lưu trữ TWII,
Trưởng chúng tôi đã nhận được nhiều thư, hoa, điện chúc mừng và quá tặng của
cơ quan, cá nhân gửi tới...”

Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết, nội dung trình bày cụ thể, rõ
rảng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (được nêu ở trích yếu). Lời vẫn phải
phủ hợp với từng loại Công văn và phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm
làm cho đối tượng tiếp nhận có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết.

Kết luận: Nên viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu hoặc làm
sáng tỏ thêm yêu cầu cần thực hiện và nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết công
văn.

Phần kết luận này có thể mang sắc thái biểu cảm thông qua các câu như: “Xin
chân thành cảm ơn”, “Xin trân trọng cảm ơn” “Xin gửi tới quý cơ quan lời
chào thân ái”.

c. Yêu cầu về nội dung thể thức:

*Về nội dung:

(1)- Văn bản phải đảm bảo chính xác (tính mục đích, tính thích hợp, tính khả
thi)

(2)-Văn bản phải được viết ngắn gọn (tính khoa học)

(3)- Rõ ràng, dễ hiểu (tính đại chúng)

(4)- Nội dung VB không được trái Hiến pháp, Luật và các VB của cơ quan Nhà
nước cấp trên (tính bắt buộc thực hiện)

*Về thể thức:

- Đảm bảo các quy định chung về:

+ Phông chữ trình bày VB

+ Khổ giấy, Kiểu trình bày, Định lề trang VB và vị trí trình bày

- Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây:

(1)- Quốc hiệu

(2)- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

(3)- Số, ký hiệu VB

(4)- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành VB

(5)- Tên loại và trích yếu nội dung của VB

(6)- Nội dung VB

(7)- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

(8)- Dấu của cơ quan, tổ chức

(9)- Nơi nhận

- Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác (Độ mật,…)

7.2. Tờ trình

a. KN:

Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới xin cấp trên phê duyệt,
cái mới này có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách,
một chế độ hoặc một đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, một quy
định lỗi thời không còn phù hợp.
b. Bố cục của tờ trình

- Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt

- Nội dung của vấn đề trình duyệt (phương án, dự án, kế hoạch, những khó khăn
thuận lợi khi triển khai thực hiện, những biện pháp cần khắc phục). Phân tích
được ý nghĩa, lợi ích, hiệu quả của các vấn đề đã nêu.

- Những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận để xuất đã nêu để sớm
triển khai thực hiện.

c. Yêu cầu về nội dung thể thức: (Như trên)

7.3. Báo cáo

a. Khái niệm:

Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình của một vấn đề, một vụ việc
hoặc tình hình hoạt động của một cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân trong
một thời gian nhất định.

b. Bố cục:

b.1. Báo cáo thường kỳ: Nội dung của báo cáo thường kỳ được chia làm 2
phần:

- Phần thứ nhất: Sơ kết (Tổng kết) công tác

A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH. Trong phần này thường đề cập đến những vấn đề
sau :

+ Tình hình chung về tổ chức bộ máy, về nhân sự của cơ quan.

+ Các chủ trương chính sách nói chung.

+ Nhiệm vụ được giao.

+ Hoàn cảnh khách quan, chủ quan

+ Những vấn đề nêu trên khi trình bày phải thể hiện được những thuận lợi và
khó khăn cho công việc của cơ quan,

B. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÁC MẶT CÔNG TÁC.

+ Đánh giá lại từng mặt hoạt động của cơ quan

+ Nêu những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
+ Đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại.

- Phần thứ hai: Phương hướng, nhiệm vụ

A. MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG CHUNG:

Phần này thường phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, để đưa ra
những nhiệm vụ chính, những vấn đề chính mà trong thời gian tới cơ quan phải
quan tâm nhất.

B. CÁC NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

Từ những định hướng đó triển khai thành những công việc cụ thể, những vấn đề
cụ thể cho các đơn vị thực hiện.

b.2 Báo cáo đột xuất:

Đây là loại báo cáo cần cung cấp nhanh thông tin về một vụ việc xảy ra đột xuất
nên cần có những thông tin sau:

+ Tóm tắt tình hình xảy ra vụ việc (thời gian, địa điểm, diễn biến ...)

+ Nguyên nhân phát sinh (nguyên nhân chủ quan, khách quan...)

+ Hậu quả (thiệt hại về người và tài sản...)

+ Biện pháp xử lý và giải quyết.

+ Kiến nghị.

b.3. Báo cáo chuyên đề:

Đây là loại báo cáo sơ kết (tổng kết) các phong trào, các đợt phát động thi đua,
các hoạt động chuyên đề, báo cáo về các đề tài nghiên cứu khoa học. Trong báo
này thường gồm các vấn đề như:

+ Mục đích.

+ Kết quả đạt được.

+ Ưu, khuyết điểm (mặt mạnh, mặt yếu) của vấn đề.

+ Ý nghĩa, tầm quan trọng của vấn đề, sự việc.

+ Những kiến nghị nếu có.

c. Yêu cầu về nội dung thể thức: (Như trên)

7.4. Quyết định

a. Khái niệm

Quyết định là loại văn bản quy định hoặc định ra chế độ, chính sách mới hoặc
sửa đổi, bổ sung những chế độ, chính sách đã ban hành trước đó, hoặc áp dụng
chế độ, chính sách cho một hoặc một số đối tượng cụ thể nào đó.

b. Bố cục: Quyết định thường gồm có 2 phần là phần mở đầu và phần nội dung

* Phần mở đầu: Gồm các căn cứ để ban hành quyết định, mỗi quyết định
thường gồm có 3 loại căn cứ đó là căn cứ thẩm quyền, căn cứ áp dụng, và căn cứ
thực tế.

+ Căn cứ thẩm quyền: là căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật (Luật nghị
quyết, Quyết định...) của các cơ quan cấp trên quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của chủ thể ban hành Quyết định.

+ Căn cứ áp dụng là căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Nghị
định, Quyết định...)của các cơ quan cấp trên về từng mặt hoạt động, về từng lĩnh
vực cụ thể có liên quan đến nội dung được đề cập trong Quyết định.

+ Căn cứ thực tế là căn cứ vào những đề nghị của các cơ quan, đơn vị cá nhân
để giải quyết vấn đề đó.Thường bắt đầu bằng các cụm từ: Căn cứ...; Để...; Theo
đề nghị...; Xét đề nghị...; Để thi hành...;

*Phần nội dung quyết định: Đây là phần nội dung chính, thường được chia
thành các chương, điều, khoản (nếu là quyết định dài, nội dung gồm nhiều vấn
đề) còn nếu nội dung quyết định ngắn, ít vấn đề thì chỉ cần chia thành các điều.
Thông thường một quyết định thường có 3-4 điều.

Điều 1. +Nếu là quyết định quy phạm pháp luật thì ở Điều 1 sẽ đưa ra những
chế độ, chính sách và quy định mới hoặc thể hiện nội dung điều chỉnh về chế độ
chung.

+ Nếu là quyết định cá biệt thì Điều 1 thể hiện nội dung và thời gian điều chỉnh
của việc áp dụng chế độ, chính sách cho một (hoặc một số) đối tượng cụ thể.

Điều 2. Nêu quyền lợi và nghĩa vụ của các đối tượng đã được điều chỉnh ở Điều
1 và hiệu lực thi hành quyết định.

Điều 3. Nêu trách nhiệm thi hành Quyết định cá nhân có liên quan.

c. Yêu cầu về nội dung thể thức: (Như trên)