6.5.

3 Chuẩn bi cụ thể cho chuyến đi công tác:

 Liên hệ nơi đến công tác:

Thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác biết trước về nội dung và thời
gian công tác. Sau khi đã được thỏa thuận về chuyến đi công tác, cần phải
thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về ngày giờ đến công tác, danh sách
người đến công tác. Việc thông báo có thể được thực hiện bằng văn bản, điện
thoại, email hoặc fax

 Chuẩn bị nội dung công tác:

Đây là phần công việc cần chuẩn bị kỹ lưỡng, tùy theo mục đích của từng
chuyến đi mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp. Ví dụ

- Nếu nhà lãnh đạo đi dự hội nghị quốc tế thì phải có những tư liệu thông
tin về đối tác có liên quan đến công việc cần giải quyết như những
thông tin về chính trị, khoa học, kinh tế,....
- Nếu nhà lãnh đạo đi kí kết hợp đồng thì phải chuẩn bị bản dự thảo hợp
đồng do các chuyên gia pháp chế chuẩn bị và thống nhất về nội dung
bàn bạc, trao đổi.
 - Nếu nhà lãnh đạo đi phổ biến nghị quyết với cơ quan cấp dưới thì phải
chuẩn bị đề cương báo cáo, toàn văn nghị quyết và những tài liệu có
liên quan,
- Nếu lãnh đạo đi giải quyết những vấn những vấn đề về công tác tổ
chức, kế hoạch, kinh phí thì cần chuẩn bị hồ sơ và các phương án, chỉ
tiêu, biện pháp giải quyết đã được thảo luận và thống nhất giữa các lãnh
đạo và bộ phận chức năng.
- Nếu lãnh đạo đi dự hội nghị khoa học thì căn cứ theo yêu cầu của hội
nghị mà chuẩn bị các tham luận, báo cáo khoa học, bài phát biểu hoặc
diễn văn,....
Các tài liệu này phải được chuẩn bị cụ thể và đầy đủ cho từng buổi làm
việc hoặc hẹn gặp. Trong những chuyến đi công tác nước ngoài, nên cẩn
thận in sao thành 2 bộ, để ở vị trí khác nhau phòng khi mất mát.

 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cho đoàn công tác:

Ngoài các thủ tục, giấy tờ hành chính, thư ký còn phải trực tiếp hoặc phối
hợp lo chuẩn bị các tài liệu chuyên môn có liên quan đến nội dung làm việc
của đoàn như báo cáo tổng kết, thảo mẫu hợp đồng, các biên bản thoả thuận,
các tư liệu và số liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát biểu cho thủ
trưởng cơ quan khi thủ trưởng đi họp hoặc dự các hội thảo trong và ngoài
nước...Các tài liệu chuyên môn được chuẩn bị cho đoàn cần đảm bảo tính
chính xác và hoàn chỉnh, nhất là những tài liệu mà đoàn công tác sẽ chuyển
cho phía đối tác hoặc trình bày trên các diễn đàn quan trọng ở trong và ngoài
nước.

 Chuẩn bị phương tiện giao thông, ăn ở, đi lại:

Tuỳ theo tính chất, quy mô và địa điểm đến của đoàn công tác, thủ trưởng cơ
quan hoặc người có trách nhiệm sẽ quyết định phương tiện đi lại cho
đoàn.Một chuyến đi có thể dùng một loại phương tiện, nhưng cũng có khi
đoàn phải di chuyển bằng nhiều phương tiện khác nhau. Do vậy, thư ký văn
phòng phải nắm vững các chặng đường dừng chân cũng như phương tiện di
chuyển củađoàn để lo việc mua vé. Để làm tốt việc này, các thư ký cần nắm
vững lịch trình các chuyến bay, chuyến tàu và ô tô đến những nơi mà đoàn
công tác của cơ quan sẽ đến và thủ tục mua vé cũng như yêu cầu của từng
loại phương tiện. Các thư ký nên có bảng ghi số điện thoại cũng như địa điểm
bán vé của các hãng hàng không, nhà ga và bến ô tô, tàu hoả. Nếu đoàn đi
công tác bằng phương tiện của cơ quan thì cần làm việc cụ thể với phòng
hoặc bộ phận quản trị để bố trí xe và lái xe, làm các thủ tục cho xe ra ngoài
tỉnh. Sau khi chuẩn bị xong các phương tiện đi lại, thư ký cần thông báo cho
thủ trưởng cơ quan và các thành viên trong đoàn biết để chủ động về kế
hoạch cán cân. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và
làm việc cho đoàn. Đây là việc hết sức quan trọng và cần thiết, giúp cho việc
bố trí nơi ăn, nghỉ và kế hoạch làm việc được chủ động và chu đáo. Thư ký
có thể liên hệ qua điện thoại, Fax, hoặc gửi công văn thông báo ngay từ đầu,
trước khi tiến hành giải quyết các thủ tục hành chính và phương tiện đi lại,
bởi lẽ phải có sự đồng ý tiếp nhận của những nơi này và những thoả thuận cơ
bản về nội dung làm việc, thời gian lưu lại và điều kiện ăn, nghỉ thì chuyến đi
mới có thể được thực hiện.Khi liên hệ với những nơi đoàn đến, người thư ký
cần thông báo và trao đổi những thông tin cơ bản sau:
- Mục đích và nội dung làm việc của đoàn.
- Thành phần của đoàn.
- Giờ đến của đoàn.
- Các đề nghị về bố trí nơi ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn.
Trong trường hợp việc ăn, nghỉ do đoàn tự lo, thì chỉ cần liên hệ với nơi đến
về nội dung và thời gian làm việc, thông báo sơ lược về nơi nghỉ và điều kiện
sinh hoạt của đoàn. Nếu nơi đến chưa quen thuộc các thư ký cần liên hệ với
khách sạn, nhà nghỉ để đặt phòng ở và biết giá cả sinh hoạt chung, giúp cho
việc chuẩn bị kinh phí cho đoàn được chủ động và chu đáo. Chuẩn bị nội
dung là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác, tùy theo mức độ, mục
đích, yêu cầu mà chuẩn bị công tác có mức độ đơn giản hay phức tạp khác
nhau. Nó quy định sự thành bại của một chuyến đi công tác.Ví dụ: Nếu chuẩn
bị giải quyết những vị việc về công tác tổ chức kế hoạch, kinh phí thì cần các
phương án, hồ sơ, chỉ tiêu, biện pháp giải quyết cần thiết nếu đê được chuyên
viên và các đơn vị chức năng thống nhất trước

 Chuẩn bị giấy tờ cần thiết:

Bao gồm: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh và nhập cảnh,
chứng minh nhân dân, các giấy tờ chứng minh các chức danh chính trị, khoa
học.

 Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tác

Kinh phí là một vấn đề quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng
như sinh hoạt của đoàn. Nếu được phân công, thư ký phải căn cứ vào kế
hoạch của đoàn công tác để lập dự trù kinh phí. Trong bảng dự trù cần có
những khoản chi phí cơ bản sau:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa hoặc ô tô.
- Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi.
- Tiền sinh hoạt phí của các thành viên.
- Tiền sao chụp các tài liệu chuyên môn.
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
- Tiền mua quà tặng, quà lưu niệm cho những nơi đoàn đến.
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị.
- Một số chi phí khác dự phòng (thuốc men, kéo dài thời gian làm việc, tai
nạn...).
Bản dự trù kinh phí cũng phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách
nhiệm nhận và gửi cho bộ phận tài vụ.
2.5.4.2 Trường hợp thư ký không đi cùng đoàn công
tác
* Trước khi lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký cần dự buổi hợp bàn giao công việc của lãnh đạo với các cấp phó,
nắm vững nội dung công việc của lãnh đạo giao lại cho cấp phó giải quyết
- Ghi nhận công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết cũng như
mức độ thẩm quyền giải quyết, những công việc thử trưởng ủy quyền cho
người được thay thế; những việc cần chờ thủ trưởng về giải quyết cũng như
những công việc thủ trưởng yêu cầu các đơn vị chức năng hoặc các chuyên
viên giải quyết trong thời gian lãnh đạo đi công tác. Sau đó thư ký soạn thảo
giấy ủy nhiệm và trình lãnh đạo ký.
* Trong khi lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký phải duy trì công việc của mình theo đúng quy định. Quyền hạn và
trách nhiệm của thủ trưởng sẽ được chuyển cho các cấp phó, Vì vậy hãy giúp
cấp phó thực hiện nhiệm vụ do thủ trưởng bàn giao.
- Thư ký cần ghi chép lại tất cả những tin nhắn, các cuộc điện thoại, thăm
viếng, tổng hợp với những tin tức quan trọng để có thể kịp thời báo cáo với
lãnh đạo bằng các cuộc điện thoại, chat hoăc email để xin ý kiến chỉ đạo;
hoặc để khi lãnh đạo trở về có thể nắm tình hình một cách nhanh chóng.
*Sau khi lãnh đạo đi công tác về:
- Thư ký cần báo cáo tóm tắt diễn biến công tác của cơ quan trong thời gian
thủ trưởng vắng mặt, lưu ý những sự kiện quan trọng.
- Trình những văn bản, thư từ, sách báo đã nhận cho thủ trưởng, trình nhật ký
công tác.
- Thư ký nhận các tài liệu từ chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý,
lập hồ sơ, chuẩn bị đề cường cho thủ trưởng báo cáo, đánh máy và nhân bản
các tài liệu.
- Thư ký cũng đừng quên giúp thủ trưởng soạn thảo thư cảm ơn và giử tới
những người đã tiếp xúc gặp gỡ trong chuyến đi.
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán tài vụ.