QTVP

I. Khái niệm
Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà
quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình
nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.

II. Mục đích

- Mục đích các chuyến đi công tác phải rõ ràng , các chuyến đi không chồng chéo nhau
về mục đích
- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như :
+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở
+ Học tập kinh nghiệp của các dối tác trong nước và nước ngoài
+ Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp
đồng trong lĩnh vực sản xuất , kinh doanh , quản lý
- Đảm bảo tiết kiệm chi phí

III. Phân loại

- Các chuyến đi công tác thường kỳ : Những chuyến đi trong tuần , tháng , có thời
gian ngắn
- Các chuyến đi công tác không định kỳ : Chuyến khảo sat , tham khảo kinh
nghiệm trong và ngoài nước nhằm nghiên cứu , thăm dò , trao đổi , ký kết hợp đồng ...
tham dự hội họp , hội nghị , lễ hội ...

IV. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1. Mục tiêu chuyến đi là:
- Học hỏi tình hình thực tế về ngành sản xuất thực phẩm chức năng tại Hàn Quốc
- Giao thương, hợp tác và hỗ trợ công ty Việt Nam phát triển về ngành sản xuất thực
phẩm chức năng
- Giao lưu, học tập kinh nghiệm của công ty đối tác
- Kí kết hợp đồng hợp tác và phát triển bền vững giữa 2 công ty tại Việt Nam và
Hàn Quốc
2. Thành phần tham gia
Số người tham gia: 04 người
- Bà Nguyễn Thị Vân – Giám đốc
- Ông Trần Văn Hùng – Trưởng phòng Marketing
- Bà Dương Ánh Linh – Trưởng phòng Kinh doanh
- Ông Đỗ Quang Minh – Trưởng phòng Tài chính
3. Xây dựng chuyến đi công tác:
 Địa điểm đến:
Incheon, Seoul, Hàn Quốc
 Lịch trình công tác:
+ Ngày đi: 01/6/2023
+ Ngày về: 04/6/2023
Trong đó, lịch trình di chuyển:
- 01/6/2023: xuất phát từ sân bay Tân Sơn Nhất đến sân bay quốc tế Inchoen và 15h
check in tại khách sạn Benikea The Bliss Hotel
- 02/6/2023: đi tham quan trụ sở chính và cơ sở sản xuất của công ty đối tác
- 03/6/2023: đến trụ sở văn phòng chính để bàn bạc ký kết hợp đồng
- 04/6/2023: check out khách sạn và di chuyển đến sân bay quốc tế Incheon để về
Việt Nam
Lịch trình sắp xếp cuộc hẹn:
- Ngày 02/6/2023 lúc 9h sẽ có mặt tại trụ sở chính của công ty để đi thăm quan văn
phòng, chiều lúc 12h sẽ di chuyển từ Seoul đến thăm quan nhà máy tại ulsan cách 328km
(đi trong vòng 3-4 tiếng)
- Ngày 03/6/2023 lúc 9h sẽ đến trụ sở chính của công ty đển bàn bạc về hợp đồng hợp tác
và phát triển giữa 2 công ty.
4. Chuẩn bị
* Thủ tục hành chính
Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cấn thiết cho chuyển đi công tác bao gồm:
+ Quyêt định đi công tác của công ty
+ Giây mời tham dự hội thảo
+ Vé máy bay cho tất cả thành vịên tham dư
- Giây tờ từy thân: Chứng minh nhân dân hoặc các loại giấy tờ khác... (cá nhân tự
chuẩn bị)

* Phương tiện
- Di chuyển từ TP.HCM – Seoul bằng hãng Vietjet Airline
- Giá vé khứ hồi: 4.530.000/1 người
- Thời gian bay là từ 9h – 14h05 tổng cộng thời gian bay là 5 tiếng 5 phút
- Di chuyển từ sân bay Incheon đến khách sạn 12.97 km di chuyển bằng taxi
- D i chuyển đến trụ sở công ty đối tác sẽ do công ty đối tác cử xe tới khách sạn rước

* Nơi nghĩ ngơi

Khách sạn Benikea The Bliss Hotel 3 ngày 2 đêm tổng giá là 1.156.000/ đêm ( phòng
dành cho 2 người)

* Tài liệu cần thiết

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
- Thông tin về giới thiệu công ty tại Việt Nam, mô hình hoạt động và kinh doanh
- Những loại hồ sơ cần để ký kết hợp đồng
- Tất cả dữ liệu đều phải đc lưu trữ ở USB và các dữ liệu đám mây
- Laptop cá nhân
- Điện thoại cá nhân có sim Hàn Quốc đăng ký 3G hoặc 4G để truy cập Internet
* Lịch trình công tác
Ngày Nội dung Thời gian
Bắt đầu Kết thúc
01/6/2023 xuất phát từ sân bay 9h 14h05
Tân Sơn Nhất đến
sân bay quốc tế
Inchoen
check in tại khách 15h 16h30
sạn Benikea The
Bliss Hotel

02/6/2023 tham quan trụ sở 9h 10h30

chính và cơ sở sản
xuất của công ty đối
tác

tham quan nhà máy 12h 15h30

tại Ulsan
03/6/2023 ký kết hợp đồng 9h 10h30
04/6/2023 di chuyển đến sân 9h30 18h30
bay quốc tế Incheon,
kết thúc lịch trình

* Tiến độ thực hiện

- Ngày 20/5/2023: Hoàn thành kế hoạch
- Ngày 21/5/2023: Trình kế hoạch cho cấp trên
- Ngày 22/5/2023: Xin ý kiến cấp trên
- Ngày 23/5/2023: Công tác chuẩn bị và liên heek máy bay, khách sạn
- Ngày 25/5/2023: Chuẩn bị lịch trình công tác
- Ngày 01/6/2023: Thực hiện kế hoạch đi công tác
- Ngày 06/6/2023: Thực hiện công tác báo cáo
5. Kinh phí dự trù
STT Danh mục Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú
1 Vé máy bay 4.530.000/1 04 18.120.000 Xuất hóa
khứ hồi người đơn đỏ
2 Khách sạn 1.156.000/ đêm 04/ 2 phòng 2.312.000 Xuất hóa
đơn đỏ
3 Taxi 150.000/chuyến 05 chuyến 750.000 Có hóa đơn
4 Công tác 200.000/ngày 3 ngày/4 2.400.000 Có hóa đơn
phí người
5 Dự trù kinh 04 người 2.000.000 Có hóa đơn
phí phát
sinh
6 Tổng 25.582.000

III. Trách nhiệm của thư ký văn phòng khi lãnh đạo đi công tác
Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trước khi lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký cần chuyển cho lãnh đạo tất cả các công văn giấy tờ cần thiết để lãnh đạo cho ý
kiến giải quyết hoặc ký vào các văn bản đó.
- Thư ký thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi
- Trao đổi với người lãnh đạo để biết xem trong thời gian đi công tác những công việc
thuộc thẩm quyền giải quyết của họ sẽ uỷ nhiệm cho ai, những công việc nào không uỷ
nhiệm. Đồng thời ghi số điện thoại di động hoặc số điện thoại của những cơ quan, nơi
người lãnh đạo đến công tác để có thể liên hệ khicần thiết.
Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký riêng vẫn tiếp tục hoàn thành những công việc được giao, nhưng phải ghi vào sổ
những cuộc điện thoại, những người đến cần gặp lãnh đạo và các yêu cầu, đề nghị của họ
để khi trở về lãnh đạo biết và giải quyết.
- Những công văn, giấy tờ gửi đến cần được các thư ký riêng đọc qua nội dung, sắp xếp
cẩn thận, nếu thấy vấn đề cần ý kiến gấp của lãnh đạo thì có thểliên lạc để xin ý kiến.
Trong trường hợp các thư ký được cử đi công tác cùng thủ trưởng hoặc cùng đoàn, các
thư ký thường được giao đảm nhận những công việc sau:
- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.
- Tham dự các buổi làm việc của đoàn và ghi biên bản.
- Thu thập các tài liệu, giấy tờ cần thiết liên quan đến các nội dung làm việc của đoàn
- Thu thập các hoá đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi phí của đoàn.Nếu được cử đi
cùng đoàn, thư ký cần thường xuyên liên hệ với cơ quan,địa phương nơi đoàn đến để kịp
thời giải quyết các tình huống đột xuất. Đặc biệt, khi đi công tác ở nước ngoài, các thư
ký cần có số điện thoại và địa chỉ liênlạc của đại sứ quán Việt Nam của các cơ quan đại
diện hoặc những người quenbiết để có thể nhờ giúp đỡ khi gặp khó khăn.
Trách nhiệm của thư ký, văn phòng sau khi đoàn công tác trở về
Trong trường hợp thư ký không đi cùng, thì khi đoàn trở về, thư ký cần chú ý một số
công việc sau:
- Chủ động báo cáo với lãnh đạo về những vấn đề xảy ra trong thời gian lãnh đạo đi công
tác, chuyển cho thủ trưởng công văn giấy tờ và các tài liệu nhận được để thủ trưởng xem
xét và giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc và tiếp khách trong những ngày tiếp
theo.
- Đối với đoàn công tác nói chung, thư ký cần gặp trưởng đoàn, đề nghị chuyển các tài
liệu thu thập được trong quá trình làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ; nhắc nhở đoàn
gửi các giấy tờ cần thiết và các hoá đơn chứng từ tài chínhđể quyết toán kinh phí chuyến
đi với tài vụ cơ quan.
- Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến đi
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.
Nếu thư ký cùng đi với đoàn, thì khi trở về thư ký phải báo cáo lại tìn hhình chuyến đi
với những người có trách nhiệm; thu thập các giấy tờ, tài liệu và lập hồ sơ, đồng thời trực
tiếp làm thủ tục quyết toán với tài vụ cơ quan. Trong một số trường hợp, nếu thấy cần
thiết, thư ký có thể đề nghị với trưởng đoàn họplại đoàn công tác để thông báo kết quả
chung, thông báo tình hình thu chi tài chính và rút kinh nghiệm một số vấn đề để các lần
sau việc tổ chức được tốt hơn