TRUNG TÂM PHÂN TÍCH VÀ MÔI TRƯỜNG Mã tài liệu: VPTH-QT.

01
Center of Analysis and Environment Ngày hiệu lực: 01/06/2021

QUY CHẾ LÀM VIỆC

TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

SOẠN THẢO SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT

Họ và tên Hai MT

Chữ ký
 QUY CHẾ LÀM VIỆC Mã tài liệu: VPTH-QT.01
Ngày hiệu lực: 01/06/2021
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

Điều 1. Phạm vi trách nhiệm

- Văn phòng đại diện tại Thanh Hóa - Trung tâm Phân tích và Môi trường (sau đây gọi tắt là
văn phòng Thanh Hóa) là đơn vị trực thuộc của Trung tâm Phân tích và Môi trường (sau đây gọi tắt
là Trung tâm), có nhiệm vụ được quy định tại quyết định số 83/QĐ-PTMT/2021 ngày 08 tháng 03
năm 2021 của Trung tâm Phân tích và Môi trường.

Điều 2. Tên văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: Văn phòng đại diện tại Thanh Hóa - Trung tâm
Phân tích và Môi trường.
- Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Anh: Center of Analysis and Environment –
Representative Office in Thanh Hoa.

Điều 3. Sơ đồ tổ chức VPTH

PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Requester PTW/ Requester PTW/ Requester PTW/

Task Supervisor Task Supervisor Task Supervisor

Engineer Engineer Engineer

Engineer Engineer Engineer

Điều 4. Thời gian làm việc

- Thời gian làm việc: 8h - 17h30.

Page | 1
 QUY CHẾ LÀM VIỆC Mã tài liệu: VPTH-QT.01
Ngày hiệu lực: 01/06/2021
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

- Thời gian làm việc trong tuần: từ thứ hai tới thứ sáu.
- Thời gian nghỉ trưa: từ 12h tới 13h30.
- Trong quá trình công tác nếu phát sinh làm ngoài giờ làm việc sẽ do phân công của phụ
trách văn phòng.
- Người lao động muốn nghỉ phép phải báo trước cho người phụ trách văn phòng và thư ký
văn phòng.

Điều 5. Trật tự làm việc tại văn phòng

- Trong thời gian làm việc, người lao động phải có mặt tại văn phòng hoặc địa điểm làm việc
theo quy định, không làm các việc riêng ngoài công việc được giao.
- Thời điểm bắt đầu ngày làm việc, vào 8h sáng hàng ngày, tất cả người lao động phải tập
trung tại văn phòng làm việc, tiến hành họp giao ban, điểm danh quân số, báo cáo kế hoạch làm
việc của ngày làm việc hôm đó.
- Thư ký văn phòng tiến hành chấm công và ghi nhận quân số vào Attendance Report và gửi
báo cáo này tới Ban lãnh đạo trung tâm và những người có trách nhiệm của chủ đầu tư NSRP.
- Khi kết thúc công việc vào buổi chiều, tất cả người lao động tại văn phòng phải tập trung tại
văn phòng, báo cáo tiến độ các công việc đã thực hiện và các tồn đọng chưa thể xử lý.
- Thư ký văn phòng tiến hành ghi nhận tiến độ làm việc, cập nhật vào file quản lý tiến độ và
hoàn thiện báo cáo Daily Report, sau đó gửi báo cáo này tới BLĐ Trung tâm và những người có
trách nhiệm của chủ đầu tư NSRP.

Điều 6. Trách nhiệm của người phụ trách văn phòng

- Người phụ trách văn phòng là người được BLĐ trung tâm bổ nhiệm, ủy nhiệm phụ trách
điều hành hoạt động văn phòng, chịu trách nhiệm trước BLĐ trung tâm về hoạt động của văn
phòng.
- Người phụ trách văn phòng có trách nhiệm quản lý tiến độ thực hiện công việc, đảm bảo
tiến độ, giải quyết vướng mắc, báo cáo BLĐ trung tâm về hoạt động của văn phòng.
- Người phụ trách văn phòng có trách nhiệm điều động, phân công nhân sự, công việc của
văn phòng, đảm bảo hoạt động của văn phòng liên tục, nhuần nhuyễn.
- Người phụ trách văn phòng có trách nhiệm nhận và thanh toán tạm ứng, kiểm soát tài chính,
hoạt động thu, chi của văn phòng.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của BLĐ trung tâm.

Page | 2
 QUY CHẾ LÀM VIỆC Mã tài liệu: VPTH-QT.01
Ngày hiệu lực: 01/06/2021
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

Điều 7. Trách nhiệm của người yêu cầu công việc (Requester PTW)

- Người yêu cầu công việc là người được phụ trách văn phòng giao quản lý một hoặc nhiều
công việc theo các Work Order (WO) mà chủ đầu tư NSRP đã phát hành.
- Người yêu cầu công việc có trách nhiệm soạn thảo đầy đủ các tài liệu và soạn thảo giấy
phép làm việc (PTW) cho công việc được phân công theo dõi, tiến hành đệ trình PTW lên ban bảo
trì bảo dưỡng (Maintainace Division) và ban vận hành (Operation Division) của chủ đầu tư NSRP
để xin phép làm việc tại công trường (site).
- Sau khi giấy phép được phê duyệt bởi ban vận hành của chủ đầu tư NSRP, người yêu cầu
công việc phải tiến hành bàn giao giấy phép làm việc cho người giám sát công việc tại Site (bàn
giao PTW nếu ban vận hành trả lại PTW đã được phê duyệt, hoặc hướng dẫn người giám sát công
việc phương thức nhận PTW tại ban vận hành).
- Trong trường hợp PTW không được ban bảo trì bảo dưỡng hoặc ban vận hành phê duyệt,
cần báo cáo ngay phụ trách văn phòng hoặc người có trách nhiệm của chủ đầu tư (Mr. Sơn
Analyzer hoặc Mr. Thông Instrument) để bổ sung các tài liệu còn thiếu hoặc khắc phục các thiếu sót
của PTW.
- Người yêu cầu công việc phải thực hiện nghiêm túc chế độ SIMOPS Meeting của chủ đầu
tư NSRP vào 16h chiều hàng ngày tại tòa nhà điều hành trung tâm (CCB) để tránh việc đình trệ
công việc.
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, báo cáo tiến độ với người phụ trách văn phòng và thư
ký văn phòng.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công.

Điều 8. Trách nhiệm của người giám sát công việc (Task supervisor)

- Người giám sát công việc tại site là người được phụ trách văn phòng hoặc người yêu cầu
công việc phân công nhiệm vụ giám sát công việc tại site.
- Người giám sát công việc có trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình công việc diễn ra và
đảm bảo an toàn làm việc tại site.
- Sau khi nhận được PTW từ người yêu cầu công việc hoặc từ người cấp phép làm việc của
ban vận hành NSRP, người giám sát công việc tiến hành triển khai chuẩn đo lường và các thiết bị
tại vị trí làm việc.
- Yêu cầu cán bộ vận hành của NSRP (Lead field) thực hiện ký đồng ý cho phép làm việc tại
site vào PTW (Revalidate PTW), tiến hành họp START (phổ biến công việc đã được phê duyệt,

Page | 3
 QUY CHẾ LÀM VIỆC Mã tài liệu: VPTH-QT.01
Ngày hiệu lực: 01/06/2021
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

phân công nhiệm vụ cho những người khác trong team), ghi và ký tên đầy đủ (Task Supervisor và
những người khác trong team) vào phiếu START Card.
- Sau khi ghi phiếu START Card, kiểm tra lại các điều kiện an toàn, sử dụng đàm liên hệ với
cán bộ vận hành tại bảng điều khiển (Panel Operator – PO) xác nhận lại về việc bắt đầu tiến hành
công việc, sau khi PO đồng ý, Task Supervisor bắt đầu thực hiện công việc theo quy trình.
- Task Supervisor thực hiện công việc theo các quy trình KĐ/HC/RA và các quy trình do
NSRP yêu cầu.
- Sau khi kết thúc công việc, Task Supervisor liên hệ cán bộ vận hành của NSRP để lấy liên
hồng PTW (Pink Copy) và thực hiện đóng PTW tại site hoặc tại CCB theo yêu cầu của NSRP. Task
supervisor phân công những người trong team hoàn thiện biên bản KĐ/HC và báo cáo RA, sau đó
tập hợp nộp lại cho thư ký văn phòng.
- Khi xảy ra bất kỳ sự cố (PTĐ không đạt yêu cầu kỹ thuật, kết quả RA không đạt, hoặc các
sự cố khác…) khi làm việc, cần báo cáo ngay cho phụ trách văn phòng và người có trách nhiệm tại
NSRP (Analyzer Team và Mr. Thông).
- Báo cáo tiến độ cho Người yêu cầu công việc hoặc thực hiện chế độ SIMOPS Meeting khi
người yêu cầu công việc yêu cầu hoặc không thực hiện được SIMOPS Meeting.
- Thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về an toàn của NSRP, báo cáo phụ trách văn phòng khi
gặp vấn đề sự cố trong công việc.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công.

Điều 9. Trách nhiệm của thư ký văn phòng

- Quản lý toàn bộ giấy tờ hành chính của văn phòng.

- Theo dõi tiến độ thực hiện các WO đã được NSRP phát hành. Phụ trách quản lý, soạn thảo
và xin cấp phép các PTW, thực hiện chế độ SIMOPS vào các buổi chiều khi cần thiết.
- Đầu buổi làm việc, tham gia họp giao ban, tiến hành chấm công và ghi nhận quân số vào
Attendance Report và gửi báo cáo này tới Ban lãnh đạo trung tâm và những người có trách nhiệm
của chủ đầu tư NSRP.
- Cuối buổi làm việc, tiến hành ghi nhận tiến độ thực hiện công việc, cập nhật vào file quản lý
tiến độ và hoàn thiện báo cáo Daily Report, sau đó gửi báo cáo này tới BLĐ Trung tâm và những
người có trách nhiệm của chủ đầu tư NSRP. Tiến hành tổng hợp và gửi báo cáo tiến độ hàng tuần
tới BLĐ Trung tâm và những người có trách nhiệm của chủ đầu tư NSRP.
- Tổng hợp biên bản kiểm định, hiệu chuẩn, báo cáo RA chuyển VP HN ra GCN và in báo
cáo RA, kiểm soát và bàn giao sản phẩm (GCN, BCRA) cho chủ đầu tư NSRP.

Page | 4
 QUY CHẾ LÀM VIỆC Mã tài liệu: VPTH-QT.01
Ngày hiệu lực: 01/06/2021
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THANH HÓA

- Thực hiện liên hệ các thủ tục hành chính (đăng ký thẻ ra vào, đăng ký lớp học, đăng ký thiết
bị, nộp và hoàn thiện hồ sơ thanh toán, thủ tục dành cho thầu phụ, …) với cán bộ của chủ đầu tư
NSRP.
- Quản lý và lập danh mục tài sản, vật tư, thiết bị, chuẩn đo lường, đồ bảo hộ, kiểm soát hạn
sử dụng trong nhà máy và đăng ký ra vào nhà máy cho chuẩn và thiết bị của trung tâm, thầu phụ.
Lập danh mục, đăng ký với phòng Hành chính Tổng hợp (HCTH) và cấp phát bảo hộ lao động theo
chu kỳ cho các cán bộ của văn phòng.
- Đề nghị và theo dõi tạm ứng, theo dõi thu chi của văn phòng. Tổng hợp hồ sơ và tiến hành
thanh toán tạm ứng với phòng HCTH và phòng Tài chính Kế toán (TCKT).
- Phối hợp với phòng Kinh doanh (KD) phát triển thị trường, hoàn thiện hợp đồng.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công.

Điều 10. Điều khoản thi hành

- Quy chế làm việc có hiệu lực từ 01/06/2021. Các cán bộ của văn phòng có trách nhiệm
nghiêm túc thực hiện quy chế này.

Page | 5