QUY TRÌNH

ĐI CÔNG TÁC

Người phê duyệt Người xem xét Người soạn thảo

Phan Trịnh Anh Tuấn Trần Thị Thùy Dung

Ngày 01/11/2021 Ngày 01/11/2021 Ngày 01/11/2021

QUY TRÌNH Mã hiệu: 04_QT/HCNS/KTGEL

Lần ban hành sửa đổi: 1/0
ĐI CÔNG TÁC
Ngày hiệu lực: 01/11/2021

QT Đi công tác Mã hiệu: 01_QT/HCNS/KTGEL 1/0 1/5

 TRANG KIỂM SOÁT

I. QUÁ TRÌNH BAN HÀNH VÀ SỬA ĐỔI:

Lần Ngày Tóm tắt nội dung
1/0 01/11/2021 Ban hành lần 1

II. PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN

Ghi
TT Họ tên Chức vụ Phòng/ban Chữ ký
chú

QT Đi công tác Mã hiệu: 01_QT/HCNS/KTGEL 1/0 2/5

I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn các bước thực hiện và trách nhiệm của các Phòng ban trong việc thực
hiện Quy trình đi công tác.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các Phòng ban thuộc Công ty Cổ Phần KTG Electric.

III. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Tất cả CBNV thuộc Công ty Cổ Phần KTG Electric chịu trách nhiệm thực hiện đúng
theo quy trình này.

IV. GIẢI THÍCH CÁC TỪ NGỮ VÀ KÝ HIỆU

BGĐ : Ban Giám đốc
HCNS : Hành chính nhân sự
CBNV : Cán bộ nhân viên
TCKT : Tài chính kế toán
TBP : Trưởng bộ phận

QT Đi công tác Mã hiệu: 01_QT/HCNS/KTGEL 1/0 3/5

V. QUY TRÌNH
Thời
gian
Lưu đồ Nội dung thực hiện
thực
hiện
Bước 1: Lập kế hoạch đi công tác hàng tháng
- Định kỳ đầu tháng, Phòng ban/ bộ phận lập kế hoạch
Ngày
đi công tác theo mẫu “F1.01_QT/HCNS/KTGEL”
01-03
- Giám Đốc/ Trưởng bộ phận (Cấp quản lý cao nhất của
hàng
Phòng ban/ bộ phận) xem xét kế hoạch đi công tác
tháng
- Khi có nhu cầu phát sinh, bảng kế hoạch được lập bổ
sung phải trình TGĐ phê duyệt
Bước 2: Phê duyệt kế hoạch đi công tác
- Trình cấp Quản lý trực tiếp phê duyệt kế hoạch công
tác:
+ Giám đốc chức năng: TGĐ phê duyệt 1 ngày
+ TBP: Giám đốc chức năng/ TGĐ phê duyệt
+ Trưởng nhóm, Chuyên viên, nhân viên: TBP phê
duyệt
Bước 3: Lập giấy đi công tác
- CBNV đi công tác lập giấy đi công tác theo mẫu
1 giờ
“F2.01_QT/HCNS/KTGEL” và chuyển cho HCNS xác
nhận kèm theo bảng kế hoạch đã được duyệt.
Bước 4: Phê duyệt giấy đi công tác
- Khi nhận được giấy đi công tác, HCNS sẽ xem xét,
2 giờ
cho số đi công tác và xác nhận cho CBNV đi công tác
theo kế hoạch đã duyệt.
Bước 5: Chuẩn bị thủ tục cho chuyến đi công tác
 Đặt vé máy bay/ vé tàu hỏa/ xe công vụ:
- CBNV có nhu cầu lập phiếu
“F3.01_QT/HCNS/KTGEL”, phiếu
“F4.01_QT/HCNS/KTGEL” có xác nhận của Giám Đốc
chức năng, TBP và phê duyệt của P. HCNS.
- Phòng ban chuyển phiếu điều xe cho NV phụ trách
1 ngày
điều xe/ đặt vé 1 tuần trước khi đi công tác.
 Tạm ứng chi phí công tác phí:
- CBNV lập đề nghị tạm ứng chi phí công tác (nếu có)
theo mẫu “F1.02_QT/TCKT/KTGEL” theo quy định và
định mức công tác phí có xác nhận của Quản lý chức
năng  chuyển cho P. TCKT theo quy trình
02_QT/TCKT/KTGEL.
Lưu ý:
- HCNS đặt vé máy bay/ vé tàu hỏa theo quy định của Công ty đã
ban hành.
- NV phụ trách đặt vé phối hợp với CBNV đi công tác trong suốt
quá trình đặt vé.
- CBNV đi công tác bằng máy bay/ tàu hỏa phải gửi yêu cầu đặt vé
trước 1 tuần cho NV phụ trách đặt vé.
Bước 6: Điều xe/ book vé cho CBNV. 1 đến 2
- NV phụ trách điều xe/ đặt vé tiến hành đặt xe/ vé. ngày

QT Đi công tác Mã hiệu: 01_QT/HCNS/KTGEL 1/0 4/5

 Thời
gian
Lưu đồ Nội dung thực hiện
thực
hiện
- NV phụ trách điều xe/ đặt vé phản hồi thông tin (xe
công vụ, vé máy bay/ tàu hỏa,… ) cho CBNV yêu cầu.
Bước 7: Báo cáo sau công tác
- Lập và gửi báo cáo công việc sau khi kết thúc chuyến 3-5 ngày
đi công tác cho cấp quản lý trực tiếp
Bước 8: Bổ sung chứng từ, thanh toán sau khi công
tác
- Trong trường hợp sử dụng xe công vụ, CBNV phải ký
xác nhận vào phiếu lịch trình xe
Sau khi
“F5.01_QT/HCNS/KTGEL”
đi công
- Sau khi đi công tác, CBNV đi công tác phải liệt kê tất
tác về
cả các chi phí công tác theo mẫu
“F5.01_QT/HCNS/KTGEL”.
- Bổ sung các chứng từ để hoàn ứng/ thanh toán chi phí
công tác theo Quy trình Thánh toán, tạm ứng
Lưu ý: Thời gian hoàn ứng không vượt quá 30 ngày kể từ khi tạm
ứng
Trường hợp CBNV làm mất chứng từ gốc (cùi vé, hóa đơn,…) thì
CBNV phải tự chịu chi phí này.

VI. LƯU HỒ SƠ

Trách Hình thức Thời hạn

TT Tên hồ sơ Mã hiệu
nhiệm lưu lưu

F1.01_QT/HCNS/ CBNV đi
1 Kế hoạch công tác tháng H 1 năm
KTGEL công tác
F2.01_QT/HCNS/
2 Giấy đi công tác HCNS H 1 năm
KTGEL
F3.01_QT/HCNS/
3 Phiếu điều xe HCNS H 1 năm
KTGEL
Phiếu đăng ký đặt vé máy F4.01_QT/HCNS/
4 HCNS S/H 1 năm
bay/ tàu hỏa KTGEL
F5.01_QT/HCNS/
5 Phiếu lịch trình xe HCNS H 1 năm
KTGEL
F6.01_QT/HCNS/ CBNV đi
6 Bảng liệt kê chi phí công tác H 1 năm
KTGEL công tác
F7.01_QT/HCNS/ CBNV đi
7 Báo cáo công tác H 1 năm
KTGEL công tác

QT Đi công tác Mã hiệu: 01_QT/HCNS/KTGEL 1/0 5/5