QUY TRÌNH THANH TOÁN ĐỐI VỚI MUA SẮM QT-TCKT.

23
SỬA CHỮA TÀI SẢN, VẬT TƯ THIẾT BỊ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Các bước thực hiện

Bước Bộ phận đảm nhận Mô tả cách thức thực hiện công việc Thời gian thực hiện Biểu mẫu

Căn cứ vào kế hoạch năm học, Bộ phận nhận nhiệm vụ tiến hành lập Kế
hoạch/Tờ trình gửi Phòng HC-NS kiểm tra, rà soát trước khi trình Ban
Bộ phận nhận nhiệm vụ BM.01-
Giám hiệu phê duyệt.
1 Bộ phận thực hiện QT.TCKT.23
Những Kế hoach/Tờ trình có nhiều bộ phận thực hiện: Bộ phận nhận
Phòng HC-NS
nhiệm vụ yêu cầu các các bộ phận gửi kế hoạch triển khai công việc
được giao trước khi lập Kế hoạch/Tờ trình

Bộ phận nhận nhiệm vụ

2 Trình Ban Giám hiệu phê duyệt Kế hoạch/Tờ trình
Ban Giám hiệu

Chậm nhất trước 01

BM.02-
Bộ phận thực hiện Lập dự toán kinh phí gửi ( bản cứng, gửi email) Phòng HC-NS và Phòng tháng khi thực hiện
3 QT.TCKT.23
Bộ phận nhận nhiệm vụ TC-KT kiểm tra rà soát trước khi trình Ban Giám hiệu phê duyệt (hoặc 01 tuần nếu
đột xuất)

Thẩm định dự toán và lập Báo cáo thẩm định dự toán:

- Nội dung Phòng HC-NS thẩm định: Sự phù hợp giữa Kế hoach/Tờ
trình với Dự toán; Thông tin sản phẩm, dịch vụ; Năng lực nhà cung cấp;
05 ngày kể từ khi
Phòng HC-NS Sự phù của Dự toán với nhu cầu thực tế BM.03-
4 nhận được hồ sơ hợp
Phòng TC-KT - Nội dung Phòng TC-KT thẩm định: Sự phù hợp giữa Kế hoach/Tờ QT.TCKT.23
lệ
trình với Dự toán; Thông tin sản phẩm, dịch vụ; Sự đúng đắn của số liệu
trong Dự toán; Sự phù hợp với giá thị trường; Đề xuất nhà cung cấp để
Bộ phận lập dự toán tham khảo (nếu có)
 Bộ phận thực hiện Sau khi nhận được
Trình Ban Giám hiệu phê duyệt dự toán
5 Ban Giám hiệu Báo cáo kết quả
(có tham gia của bộ phận thẩm định đối với dự toán có giá trị lớn)
thẩm định
Soạn thảo hợp đồng gửi Phòng pháp chế, Phòng TC-KT kiểm tra trước
6 Bộ phận thực hiện khi trình Ban Giám hiệu ký (bắt buộc đối với Dự toán chuyển khoản cho ---
nhà cung cấp)
- Phòng TC-KT kiểm tra thông tin hàng hóa, dịch vụ, số lượng, giá trị
Chậm nhất 02 ngày
Phòng pháp chế phù hợp với Dự toán; điều khoản thuế phù hơ với quy định của pháp
7 kể từ ngày nhận
Phòng TC-KT luật.
được dự thảo
- Phòng pháp chế: Kiểm tra các nội dung còn lại
Gửi hồ sơ tạm ứng cho Phòng TC-KT trình Ban Giám hiệu phê duyệt:
- Đề nghị tạm ứng
- Kế hoạch/Tờ trình
8 Bộ phận thực hiện Theo quy định
- Dự toán kinh phí
- Hơp đồng (nếu có)
- Cập nhật Dự toán đã được duyệt lên Danh mục chờ kinh phí
Chậm nhất 05 ngày
Phòng TC-KT
9 Trình Ban Giám hiệu phê duyệt nguồn tạm ứng sau khi nhận hồ sơ
Ban Giám hiệu
tạm ứng hợp lệ
Ngay sau khi được
10 Phòng TC-KT Lập Phiếu chi/UNC chi trả tạm ứng ---
duyệt nguồn
Gửi hồ sơ thanh quyết toán cho Phòng TC-KT khi kết thúc công việc:
- Đề nghị thanh quyết toán
- Kế hoạch/Tờ trình
Chậm nhất 02 ngày
11 Bộ phận thực hiện - Dự toán kinh phí
sau khi kết thúc
- Biên bản giao nhận/ Biên bản nghiệm thu, bàn giao
- Hóa đơn tài chính (nếu có)
- Chứng từ khác
 Chậm nhất 05 ngày
Kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán và thực hiện thủ tục hoàn ứng hoặc thanh toán
12 Phòng TC-KT bổ sung
sau khi nhận hồ sơ hợp ---
lệ

13 Phòng TC-KT Phân loại và lữu trữ hồ sơ chứng từ Trong ngày ---

Biểu mẫu áp dụng

TT Tên biểu mẫu Ký hiệu Loại

Bắt buộc mục
1 Kế hoạch/Tờ trình BM.01-QT.TCKT.23
III
2 Dự toán kinh phí BM.02-QT.TCKT.23 Bắt buộc

3 Báo cáo thẩm định dự toán BM.03-QT.TCKT.23 Hướng dẫn

4 Giấy đề nghị tạm ứng BM.04-QT.TCKT.23 Bắt buộc

5 Biên bản giao nhận/Biên bản nghiệm thu ---- Hướng dẫn

6 Giấy đề nghị thanh quyết toán BM.05-QT.TCKT.23 Bắt buộc

7 Hợp đồng ---- Hướng dẫn

8 Hóa đơn tài chính ---- Bắt buộc

9 Phiếu chi/UNC ---- Bắt buộc

Lưu hồ sơ
STT Tên biểu mẫu Gốc Phô tô
1 Kế hoạch/Tờ trình Phòng TC-KT BP liên quan
2 Dự toán chi tiết Phòng TC-KT BP liên quan
3 Báo cáo thẩm định dự toán BP thực hiện BP liên quan
4 Hồ sơ tạm ứng Phòng TC-KT BP liên quan
5 Biên bản giao nhận/Biên bản nghiệm thu Phòng TC-KT BP liên quan
6 Hồ sơ thanh quyết toán Phòng TC-KT BP liên quan
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL BM.01-QT.TCKT.23
(Ban hành kèm theo quy trình thanh toán)

Bộ phận nhận nhiệm vụ: ……………………..

KẾ HOẠCH/TỜ TRÌNH
(Số …………)

Nội dung Kế hoạch/Tờ trình: .……………………...……………………………………..

Địa điểm tổ chức thực hiện: .......…………………………..……………………………..
Thời gian thực hiện công việc: từ ngày …………đến ngày ….………

I ………………………………………………………………………………………….

II ………………………………………………………………………………………….
…………..………………………………………………………………………
III Danh sách hạng mục dự kiến xin kinh phí

Thông tin về hàng

TT Hạng mục Đơn vị tính Số lượng
hóa/dịch vụ

Ngày…..tháng……năm……

Phê duyệt Phòng HC-NS Bộ phận nhận nhiệm vụ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL BM.02-QT.TCKT.23
(Ban hành kèm theo quy trình thanh toán)

Bộ phận thực hiện:…………………..

DỰ TOÁN KINH PHÍ

(Số …………)

Nội dung dự toán: …………………………………………………………………………………………………………………………………

Thuộc Kế hoạch (Tờ trình/Đề xuất): .……………………………………………………………..…………………………………………………
Địa điểm tổ chức thực hiện:.......…………………………………………………………………………………………………………………..
Thời gian thực hiện công việc: từ ngày …………đến ngày ….………

Thông tin về hàng

TT Danh mục Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài liệu minh chứng
hóa/dịch vụ

Cộng

Ngày…. tháng ….. năm…….

Phê duyệt Kế toán trưởng Phòng HC-NS Bộ phận nhận nhiệm vụ Bộ phận thực hiện
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ghi chú
Bộ phận nhận nhiệm vụ là bộ phận được giao triển khai

Bộ phận thực hiện là bộ phận trực tiếp làm một phần hoặc toàn bộ công việc
Dự toán được duyệt đồng nghĩa với duyệt nhà cung cấp được đề cập trong dự toán , vì vậy CBCNV lưu ý chọn gửi đúng báo giá của
ọn gửi đúng báo giá của nhà cung cấp dự kiến sẽ mua
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN
BM.03-QT.TCKT.23
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL (Ban hành kèm theo quy trình thanh toán)

BÁO CÁO THẨM ĐỊNH DỰ TOÁN

Tên dự toán thẩm định: …………………………………………………………

I Ý kiến của Phòng HC-NS

- Sự phù hợp của Dự toán với Kế hoạch/Tờ trình: …………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Sự phù hợp của Dự toán với nhu cầu thực tế: ………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Năng lực nhà cung cấp: ……………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Về các nội dung trong dự toán:
TT Nội dung Dự toán đề xuất Kết quả thẩm định Đề xuất

II Ý kiến của Phòng TC-KT

- Sự phù hợp của Dự toán với Kế hoạch/Tờ trình: …………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Sự đúng đắn của số liệu trong Dự toán: ……………….……………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Sự phù hợp với giá trị trường: ……………….………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- Về các nội dung trong dự toán:
TT Nội dung Dự toán đề xuất Kết quả thẩm định Đề xuất

Ngày…. tháng ….. năm…….

Phòng HC-NS Phòng TC-KT
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN
BM.04-QT.TCKT.23
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL (Ban hành kèm theo quy trình thanh toán)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 20 tháng 10 năm 2023

Kính gửi: Ban Giám đốc

- Họ và tên:
- Bộ phận: Đoàn Thanh Niên
- Căn cứ tạm ứng: .…........................................................................................................
- Nội dung tạm ứng: Giải bóng đá Giao hữu năm 2023

Số
TT Danh mục tạm ứng ĐVT Đơn giá Thành tiền
lượng
1 Sân thi đấu Trận 19 350,000 6,650,000
2 Trọng tài Trận 19 250,000 4,750,000
In bạt Cái 1 700,000 700,000
In cờ giải Cái 4 60,000 240,000
Huy chương Cái 60 25,000 1,500,000
Vật tư y tế Bộ 1 400,000 400,000
Tiền nước Chai 19 10,000 190,000
Tiền trả thẻ vàng Cái 105 50,000 5,250,000
Chi phí phát sinh 1,000,000 1,000,000
Tổng cộng 20,680,000

Bằng chữ: Hai mươi triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng
Thông tin tài khoản nhận tiền
+ Tên tài khoản nhận tiền (tên đơn vị hoặc cá nhân): ……………………………………
+ Số tài khoản nhận tiền: …………………………………………………………………
+ Tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc): ………………………………………………………..

Phê duyệt Kế toán trưởng Thủ quỹ Phụ trách BP Người đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 BM.05-QT.TCKT.23
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN (Ban hành kèm theo quy trình thanh
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL toán)

ĐỀ NGHỊ THANH QUYẾT TOÁN

Ngày ... tháng …. năm 2023

Kính gửi: Ban lãnh đạo

Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thu Phương Mã số CBGVNV………......
Bộ phận: Phòng đào tạo
Nội dung thanh quyết toán: Tuần lễ công dân sinh viên K15 CĐBK ngày 07/10/2023 (Ngành
khác)
I Khoản thanh quyết toán
Chênh lệch Chứng từ
TT Nội dung chi Dự toán Thực chi
Vượt DT(+) kèm theo
1 Banner 900,000 1,500,000 (600,000)
2 Hội trường 11,300,000 11,300,000 -
3 Nước uống 270,000 170,000 100,000
4 Hoa quả phục vụ 400,000 130,000 270,000
5 Bim bim minigame 150,000 300,000 (150,000)
6 Hỗ trợ sinh viên tình nguyện 750,000 750,000
7 Trang phục văn nghệ 1,000,000 1,000,000
8 Diễn giả Thầy Duy 2,500,000 2,500,000 -
9 Diễn giả Thầy Hưng 500,000 500,000 -
10 Diễn giả Thầy Tuân 500,000 500,000 -
Cộng 18,270,000 13,400,000 1,370,000

II Đã tạm ứng: 14,770,000

1 Tạm ứng ngày …./…./…… 14,770,000
2 Tạm ứng ngày …./…./……
III Đề nghị thanh toán bổ sung -
IV Đề nghị hoàn lại quỹ 1,370,000

Thông tin tài khoản nhận

tiền
+ Tên tài khoản nhận tiền (Đơn vị hoặc cá nhân) ………………………………………………….
+ Số tài khoản nhận tiền: ………………………..……….……………………………………….
+ Tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc): …………….………………………………………………….

Phụ trách đơn vị thực hiện Người đề nghị thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phê duyệt Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 BM.05-QT.TCKT.23
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN (Ban hành kèm theo quy trình thanh
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL toán)

ĐỀ NGHỊ THANH QUYẾT TOÁN

Ngày ... tháng …. năm 2023

Kính gửi: Ban lãnh đạo

Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thu Phương Mã số CBGVNV………......
Bộ phận: Phòng đào tạo
Nội dung thanh quyết toán: Tuần lễ công dân sinh viên K15 CĐBK ngày 07/10/2023 (Ngành
khác)
I Khoản thanh quyết toán

Chênh lệch Chứng từ

TT Nội dung chi Dự toán Thực chi
Vượt DT(+) kèm theo
1 Banner 7,500,000
5,400,000 (5,850,000) Giao dịch CK
2 Bacdrop 3,750,000
3 Áo cử nhân 7,095,000 7,095,000 -
Giao dịch CK
Tiền ship áo 955,000 955,000
4 Hoa tặng BGH 200,000
2,000,000 (2,200,000) Giao dịch CK
5 Lẵng hoa 2 tầng 4,000,000
6 Nước uống 160,000 297,000 137,000
Hóa đơn lẻ
7 Hoa quả phục vụ 400,000 172,000 (228,000)
Giao dịch CK
12 Hỗ trợ sinh viên tình nguyện 500,000 240,000 (260,000)
8 Áo dài lễ tân cho SV 400,000 400,000 - Hóa đơn lẻ
9 Bằng khen thủ khoa 1,100,000 40,000 (1,060,000)
10 Bằng khen á khoa 600,000 40,000 (560,000)
Khen thưởng sinh viên có
11 3,200,000 320,000 (2,880,000)
thành thích xuất sắc
15 Thuê loa đài 4,300,000 4,300,000
1 Thuê ô dù 4,500,000 4,500,000
1 Thuê sân khấu 2,100,000 2,100,000 Giao dịch CK
Thuê bục sân khấu 700,000 700,000
Thuê ghế, bàn đại biểu 2,760,000 2,760,000
Thảm cỏ 504,000 504,000
Quạt hơi nước 600,000 600,000
Quạt công nghiệp 600,000 600,000
Thuê nhân viên dọn dẹp 100,000 100,000
13 Trang phục văn nghệ 1,500,000 1,000,000 (500,000) Giao dịch CK
Hóa đơn lẻ
14 Liên hoan 5,000,000 5,000,000
Giao dịch CK
Trường hỗ trợ kinh phí (10,000,000) (10,000,000)
Cộng 30,405,000 39,123,000 8,718,000

II Đã tạm ứng: 27,550,000

 1 Tạm ứng ngày 19/09/2023 500,000
1 Tạm ứng ngày 25/09/2023 500,000
2 Tạm ứng ngày 25/09/2023 7,550,000
2 Tạm ứng ngày 29/09/2023 5,000,000
1 Tạm ứng ngày 29/09/2023 14,000,000
III Đề nghị thanh toán bổ sung 11,573,000
IV Đề nghị hoàn lại quỹ

Thông tin tài khoản nhận

tiền
+ Tên tài khoản nhận tiền (Đơn vị hoặc cá nhân) Nguyễn Thu Phương
+ Số tài khoản nhận tiền: 19035625380013
+ Tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc): Techcombank

Phụ trách đơn vị thực hiện Người đề nghị thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phê duyệt Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 BM.05-QT.TCKT.23
CÔNG TY CP HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN (Ban hành kèm theo quy trình thanh
CHỌN NGHỀ KHỞI NGHIỆP ECS GLOBAL toán)

ĐỀ NGHỊ THANH QUYẾT TOÁN

Ngày ... tháng …. năm 2023

Kính gửi: Ban lãnh đạo

Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thu Phương Mã số CBGVNV………......
Bộ phận: Phòng đào tạo
Nội dung thanh quyết toán: Tuần lễ công dân sinh viên K15 CĐBK ngày 07/10/2023 (Ngành
khác)
I Khoản thanh quyết toán

Chênh lệch Chứng từ

TT Nội dung chi Dự toán Thực chi
Vượt DT(+) kèm theo
1 Banner 7,500,000 900,000 6,600,000
2 Hội trường 25,000,000 25,000,000 -
3 Nước uống 540,000 425,000 115,000
4 Hoa quả phục vụ 400,000 815,000 (415,000)
5 Hỗ trợ sinh viên tình nguyện 750,000 475,000 275,000
6 Trang phục văn nghệ 1,000,000 900,000 100,000
7 Diễn giả thầy Duy 5,000,000 5,000,000 -
8 Diễn giả thầy Hưng 500,000 (500,000)
9 Diễn giả thầy Tuân 1,000,000 (1,000,000)
10 Liên hoan 2,774,000 (2,774,000)
11 Biển tên 60,000 (60,000)
Cộng 40,190,000 37,849,000 2,341,000

II Đã tạm ứng: 28,900,000

1 Tạm ứng ngày …./…./…… 28,900,000
2 Tạm ứng ngày …./…./……
III Đề nghị thanh toán bổ sung 8,949,000
IV Đề nghị hoàn lại quỹ

Thông tin tài khoản nhận

tiền
+ Tên tài khoản nhận tiền (Đơn vị hoặc cá nhân) ………………………………………………….
+ Số tài khoản nhận tiền: ………………………..……….……………………………………….
+ Tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc): …………….………………………………………………….

Phụ trách đơn vị thực hiện Người đề nghị thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phê duyệt Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)