Mã hiệu : PL.01/ QT/VFC/TC.

04
Lần ban hành : 1.1
Ngày có hiệu lực : 28/05/2019

QUY ĐỊNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN HỢP LỆ

I - MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG VỀ THANH TOÁN
1.1 Các trường hợp bắt buộc phải có hợp đồng cho lần thanh toán đầu tiên
Các trường hợp mua tài sản, máy móc thiết bị …của khách hàng là tổ chức có tư cách pháp
nhân ( Công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã …)
Các khách hàng đã có quan hệ kinh tế nhưng bắt đầu bằng hợp đồng kinh tế mới.
1.2 Quy định về hình thức thanh toán
Các khoản thanh toán với hóa đơn từng lần từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải chuyển khoản.
Các khoản thanh toán với hóa đơn từng lần có giá trị dưới 20 triệu có thể chọn hình thức thanh
toán chuyển khoản hoặc tiền mặt
Tất cả các khoản thanh toán bằng chuyển khoản phải thanh toán đúng kỳ hạn hợp đồng, tài
khoản bên thanh toán và bên nhận thanh toán phải được đăng ký với cơ quan quản lý thuế nhà
nước.
Các loại vật tư hàng hóa, dịch vụ mua ngoài có giá trị trên 200 ngàn đồng phải có hóa đơn
GTGT. Hóa đơn phát hành kỳ nào phải được kê khai ở kỳ đó. Trường hợp mua lẻ không có hóa
đơn phải có bảng kê và có xác nhận của người bán.
1.4 Quy định về xuất trình các giấy tờ liên quan đến người nhận tiền mặt/chuyển khoản
Trường hợp người nhận tiền là khách hàng, nhà cung cấp: Xuất trình chứng minh thư nhân
dân, giấy giới thiệu ( nếu là chủ doanh nghiệp tư nhân thì không cần giấy giới thiệu )
Trường hợp thanh toán, chuyển tiền qua ngân hàng nhưng không có hợp đồng: Ngoài các giấy
tờ liên quan còn phải có công văn thông báo thông tin về Tài khoản, tên ngân hàng, có đóng dấu
tên của nhà cung cấp (NCC). Đồng thời tên chủ tài khoản phải trùng tên với tên con dấu của
NCC
Trường hợp nhân viên của công ty nhận tiền thanh toán của công ty thì mặc nhiên nhân viên
đó phải có trách nhiệm thanh toán cho NCC, và chuyển phiếu thu xác nhận thu tiền của NCC về
Phòng kế toán.
1.5 Quy định về thanh toán các khoản hoa hồng, môi giới, khoán việc, tạm ứng:
Khi thanh toán những khoản trên, Phòng kế toán tài chính phải lập phiếu thu thuế TNCN khấu
trừ tại nguồn theo quy định của Luật thuế TNCN hiện hành
Số tiền tạm ứng lần trước đến hạn mà chưa hoàn ứng thì sẽ không đươc tạm ứng lần kế tiếp,
trừ trường hợp có đề nghị gia hạn hoàn ứng và được TGĐ/GĐ đồng ý.
Định kỳ 01 tháng, kế toán lập Bảng đối chiếu công nợ cá nhân để đối chiếu, lấy xác nhận của
người đề nghị tạm ứng để kiến nghị xử lý các trường hợp quá hạn chưa hoàn ứng.
 Mã hiệu : PL.01/ QT/VFC/TC.04
Lần ban hành : 1.1
Ngày có hiệu lực : 28/05/2019

II - QUY ĐỊNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN HỢP LỆ, TRÌNH TỰ LẬP/KÝ

DUYỆT THEO TỪNG NỘI DUNG THANH TOÁN

TT Nội dung thanh toán Bộ chứng từ hợp lệ Trình tự trình ký

A - Thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ 
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
nghị thanh toán
Thanh toán nhà thầu phụ Hóa đơn BPPS -> TBP PS
1
cước vận chuyển Bảng kê -> BTCKT -> BLĐ
Hợp đồng (với hợp đồng năm chuyển
01 lần cho KT)
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
nghị thanh toán
Dự toán XDCB
Hợp đồng
Thanh toán tiền xây dựng BPPS -> TBP PS
2 Hóa đơn
cơ bản -> BTCKT -> BLĐ
Quyết toán XDCB
Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn
thành/Biên bản nghiệm thu, bàn giao
Thanh lý hợp đồng
3.1 Đặt cọc:
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
BPPS -> TBP PS
nghị thanh toán
-> BTCKT -> BLĐ
Hợp đồng mua bán

3.2 Thanh toán:

Thanh toán tiền mua tài
3 sản, trang thiết bị phục vụ
sản xuất, công cụ dụng cụ
Đề nghị mua tài sản/công cụ, dụng cụ
Giấy yêu cầu chuyển tiền
Hợp đồng mua bán (nếu có)
Hóa đơn BPPS -> TBP PS
Biên bản bàn giao/ nghiệm thu tài sản -> BTCKT -> BLĐ
(giữa NCC với đại diện Vinafco)
Thanh lý hợp đồng (nếu có)
Bảo hành (nếu có)

Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề

Thanh toán văn phòng
4
phẩm
Thanh toán chi phí quảng
5 cáo, ấn phẩm, biển báo, tổ
chức sự kiện, tư vấn…
nghị thanh toán
Hóa đơn HCNS -> BTCKT -
Bảng kê (nếu có) > BLĐ
Biên bản bàn giao (giữa NCC với đại
diện Vinafco)
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
nghị thanh toán
BPPS -> TBP PS
Đề nghị mua/tờ trình/kế hoạch
-> BTCKT -> BLĐ
Hợp đồng
Hóa đơn

Thanh toán dịch vụ sửa
6 Hóa đơn/ giấy biên nhận
chữa nhỏ tại văn phòng
TT chi phí các cơ quan
liên quan đến đăng ký,
7 Biên lai/phiếu thu/hóa đơn
cấp phép các giấy tờ pháp
lý, … của Công ty
Chi phí điện, nước Cty,
8 TT chi phí điện thoại,
internet
9 TT chuyển phát nhanh
TT CP thuê lao động trực
10
tiếp ngắn hạn theo vụ việc
Thanh toán chi phí hội
11
nghị/ hội thảo
Thanh toán phụ cấp đào
12
tạo giảng viên
B - Thanh toán cho CBCNV, nội bộ
Giấy thanh toán tạm ứng (Trường hợp
1 TT Công tác phí có tạm ứng)
Bảng thanh toán công tác phí
Mã hiệu : PL.01/ QT/VFC/TC.04
Lần ban hành : 1.1
Ngày có hiệu lực : 28/05/2019
Bảng kê (nếu có)
Biên bản bàn giao (nếu có)
Giấy đề nghị thanh toán
Đề nghị sửa chữa
Hợp đồng thuê khoán nhân công BPPS -> TBP PS
-> BTCKT ->
Chứng minh thư (phô tô) của người BLĐ
nhận tiền
Biên bản nghiệm thu- bàn giao
Giấy đề nghị thanh toán
P. NSHC ->
BTCKT -> BLĐ
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
P. NSHC ->
nghị thanh toán
BTCKT -> BLĐ
Hóa đơn
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
nghị thanh toán
P. NSHC ->
Hóa đơn
BTCKT -> BLĐ
Bảng kê
Biên lai (liên 2) gửi cho khách hàng
Giấy đề nghị thanh toán
Hợp đồng/biên bản khoán việc
Biên bản nghiệm thu BPPS -> TBP PS
Giấy biên nhận tiền -> BTCKT -> BLĐ
Chứng minh thư (phô tô) của người
nhận tiền
Giấy đề nghị thanh toán
Kế hoạch/tờ trình tổ chức hội nghị/ hội
thảo được phê duyệt
BPPS -> TBP PS
Hợp đồng (nếu có)
-> BTCKT -> BLĐ
Biên bản nghiệm thu thực tế phát sinh
(nếu có)
Hóa đơn
Giấy yêu cầu chuyển tiền/ Giấy đề
nghị thanh toán
Hợp đồng/ Kế hoạch đào tạo PT ĐT -> BTCKT
Hóa đơn/ Mã số thuế TNCN/ Chứng -> BLĐ
minh thư phô tô (với T.H giảng viên
ngoài)
BPPS -> TBP PS
-> BTCKT -> BLĐ

2 TT chi phí tiếp khách
3 Chi khen thưởng CNV
Chi chế độ ma chay hiếu
4
hỷ … nội bộ cho cty
Chi hỗ trợ tai nạn lao
5
động
6 Các khoản phạt vi phạm
Thanh toán xăng dầu,
7
cầu phà
8 TT chi phí lương CNV
9 TT tiền nhuận bút
TT tiền trả thù lao giới
10
thiệu ứng viên
Ghi chú:
BPPS: Bộ phận phát sinh
TBPPS: Trưởng bộ phận phát sinh
BTCKT: Ban tài chính kế toán
BLĐ: Ban lãnh đạo
Mã hiệu : PL.01/ QT/VFC/TC.04
Lần ban hành : 1.1
Ngày có hiệu lực : 28/05/2019
Đề xuất công tác
Hóa đơn
Giấy thanh toán tạm ứng (Trường hợp
có tạm ứng)/Giấy đề nghị thanh toán BPPS -> TBP PS
Đề nghị duyệt tiếp khách -> BTCKT -> BLĐ
Hóa đơn kèm bảng kê
Giấy đề nghị thanh toán
Quyết định khen thưởng CNV P.NSHC-> BTCKT
Xác nhận kết quả khai thác (với trường -> BLĐ
hợp khai thác khách hàng)
Giấy đề nghị thanh toán P.NSHC-> BTCKT
Bảng tính theo chế độ phúc lợi -> BLĐ
Giấy đề nghị thanh toán
Đề xuất hỗ trợ được BLĐ duyệt (hoặc P.NSHC-> BTCKT
xác nhận qua email..) -> BLĐ
Các hóa đơn/biên lai viện phí (nếu có)
Giấy đề nghị thanh toán
Biên bản phạt vi phạm
BPPS -> TBP PS -
Biên lai nộp phạt
> BTCKT -> BLĐ
Tờ trình/đề xuất giải trình nội dung bị
phạt được duyệt
Giấy đề nghị thanh toán
Lịch trình xe chạy BPPS -> TBP PS
Hóa đơn -> BTCKT -> BLĐ
Vé cầu đường
Giấy đề nghị thanh toán
BPPS -> TBP PS -
Bảng lương đã được duyệt
> BTCKT -> BLĐ
Giấy đề nghị thanh toán
PR-> BTCKT ->
Bài viết đã đăng
BLĐ
Giấy đề nghị thanh toán
P.NSHC-> BTCKT
Giấy xác nhận giới thiệu ứng viên
-> BLĐ