NEXTTECH GROUP

Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,

Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

(Bản sửa đổi ngày 27 tháng 08 năm 2020)

A. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy định này được áp dụng cho toàn bộ nhân viên thuộc khối Tài chính - Kế
toán của tất cả các Công ty thuộc Tập đoàn.
Các Kế toán trưởng có trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn, đào tạo cho nhân
viên theo các quy định trong văn bản này.
Quy định phổ biến nội quy:
- Nội quy này được phổ biến đầy đủ cho các vị trí: Kế toán trưởng, Phó
phòng kế toán, Kế toán tổng hợp (Khi được chỉ định). Đối với các vị
trí khác phải được CFO chỉ định hoặc cho phép.
- Kế toán trưởng hoặc các vị trí được nhận đầy đủ quy định này có
nghĩa vụ phổ biến và đào tạo cho nhân viên dưới quyền. Nhân viên
nào liên quan đến phần hành nào thì phổ biến phần hành đó, không
được gửi toàn bộ quy định này cho một nhân viên nào đó mà không
được sự đồng ý của CFO
B. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

I. Quy định về kế toán

1. Quy định về hạch toán

Với các nghiệp vụ hạch toán giống nhau ở các Công ty được áp dụng theo
hướng dẫn trong Quy định này như bảng dưới đây:
Lưu ý:
- Các bút toán hạch toán vào Tài khoản doanh thu, chi phí cần phải chi tiết
đến từng Mã vụ việc, Mã phí và tiểu khoản tương ứng.
- Các bút toán hạch toán vào Tài khoản công nợ cần phải chi tiết đến từng
mã đối tượng.

1
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

TT Nghiệp vụ Chứng từ Deadline TK Nợ TK Có Ghi chú

I Chi tiêu thẻ
TK 338 – Thẻ tín dụng:
- Sao kê thẻ hàng tháng Ngay khi có sao kê,
Thanh toán tổng số tiền phát sinh
- Sổ chi tiết TK 338 – Thẻ tín muộn nhất là 15
1.1 số dư sao kê trên sao kê, (không bao TK 112
dụng ngày sau khi nhận
thẻ tín dụng gồm các giao dịch thanh
được sao kê
toán tiền trong kỳ)
- TK Chi phí: tương
- Sao kê thẻ tín dụng hàng tháng ứng với từng loại chi
- Hóa đơn, chứng từ của từng Ngay khi có sao kê, phí có chứng từ hợp lệ
Hạch toán Có hướng dẫn
giao dịch trên sao kê muộn nhất là ngày - TK 138 – Tên in trên
1.2 giao dịch TK 338 – thẻ tín dụng trong “quy định
- Email xác nhận công nợ cá cuối cùng của thẻ: tương ứng với các
phát sinh chung”
nhân (nếu có) tháng giao dịch chưa có
chứng từ hợp lệ hoặc
giao dịch cá nhân
- Tờ khai thuế nhà thầu
- Bảng tổng hợp chi phí có phát - TK Chi phí: tương
sinh thuế nhà thầu Ngay khi có sao kê, ứng với thuế TNDN
Thuế nhà - Hóa đơn, chứng từ của các chi muộn nhất là ngày nhà thầu
1.3 TK 333 – thuế nhà thầu
thầu phí có phát sinh thuế nhà thầu cuối cùng của - TK 133 (hoặc 138 –
- Bảng điều hòa thuế nhà thầu tháng VAT): tương ứng với
- Sổ chi tiết TK 333 – Thuế nhà thuế GTGT nhà thầu
thầu
- Thỏa thuận thu hộ, chi hộ giữa Đối với công ty chi hộ: Đối với công ty chi hộ: Các khoản được
hai công ty (Phụ lục A - TK 138 – Công ty chịu TK 112 chi hộ phải có hóa
A.1.Mẫu thỏa thuận thu hộ chi chi phí đơn hợp lệ (đề tên
Ngay khi có sao kê,
Chi hộ các hộ) công ty chịu chi
muộn nhất là ngày
1.4 công ty khác - Chi tiết sao kê thẻ Đối với công ty chịu Đối với công ty chịu phí)
cuối cùng của
qua thẻ - Thông báo chi hộ qua thẻ (Phụ chi phí: chi phí:
tháng
lục A - A.2.Mẫu thông báo chi - TK Chi phí: tương TK 338 – Công ty. chi Chi phí của công ty
hộ qua thẻ) ứng với từng loại chi hộ nào thì công ty đó
kê khai thuế

2
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

phí có chứng từ hợp TK 333 – Thuế nhà VD: Dùng thẻ của
lệ thầu công ty A để chi
- TK Chi phí: tương tiêu cho B thì B
ứng với thuế TNDN phải đòi người tiêu
nhà thầu thẻ hóa đơn mua
TK 133 (hoặc 138 – hàng xuất cho công
VAT): tương ứng với ty B. Công ty B sẽ
thuế GTGT nhà thầu chịu trách nhiệm
kê khai thuế

II Chi phí marketing

Đảo chi phí - Sổ chi tiết 335 – Marketing: thể Ngay khi hạch toán
2.1 TK 335 – Marketing TK Chi phí
trích trước hiện số đã trích và số đảo trích bút toán 1.2
- Bảng tổng hợp trích trước chi Có hướng dẫn
phí Marketing (Phụ lục A - trong quy định
A.3.Mẫu bảng tổng hợp trích Chung
Trích trước Muộn nhất là ngày
2.2 trước chi phí marketing) TK Chi phí TK 335 – Marketing
chi phí cuối tháng
- Báo cáo CMO
- Bảng tổng hợp chi phí phát sinh
trên sao kê thẻ tín dụng
III Chi phí lương, thuế TNCN
- TK Chi phí lương:
lương theo hợp đồng
trừ đi các khoản giảm
Ngay khi nhận
Bảng lương tổng hợp có đủ chữ trừ khác
được bảng lương từ
ký phê duyệt (bao gồm cả lương - TK Chi phí CCDC:
3.1 Chi phí lương bộ phận Nhân sự, TK 334
nhân viên hợp đồng và lương khấu hao máy tính cá
hạch toán vào ngày
cộng tác viên) nhân
cuối tháng
- TK Chi phí lương làm
thêm giờ: lương làm
thêm giờ

3
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

- TK Chi phí lương:

thưởng đột xuất,
thưởng kinh doanh
- TK Chi phí các khoản
Ngay khi nhận
trích theo lương:
Các khoản được bảng lương từ
Bảng đóng BHXH có đủ chữ ký BHXH tính vào chi TK 338: BHXH,
3.2 trích theo bộ phận Nhân sự,
phê duyệt phí công ty BHYT, BHTN
lương hạch toán vào ngày
- TK 334: BHXH trừ
cuối tháng
lương nhân viên
Hạch toán vào
cùng ngày chi trả
Bảng tính thuế TNCN có đủ chữ
Hạch toán lương, căn cứ vào
3.3 ký phê duyệt TK 334 TK 3335
thuế TNCN bảng lương đã
được cung cấp cuối
tháng trước
Ngay khi nhận
được bảng lương từ
Trích quỹ Bảng tinh hội nhân viên có đủ TK 338 – Nexttech
3.4 bộ phận Nhân sự, TK 334
tinh hội chữ ký phê duyệt Group
hạch toán vào ngày
cuối tháng

Ngay khi nhận

Phải thu quỹ Bảng tổng hợp Quỹ tinh hội toàn được bảng tổng TK 138 - Theo tên công
3.5 TK 338 -Quỹ tinh hội
tinh hội tập đoàn từ bộ phận nhân sự hợp của bộ phận ty
Nhân sự
Các khoản Tất cả các khoản
Đề nghị thanh toán của bộ phận
chi cho người chi cho cá nhân có
liên quan
lao động có tính chất như lương
3.6 Quyết định thưởng của Ban Giám Ngay khi phát sinh TK Chi phí lương TK 334
tính chất như đều phải hạch toán
đốc cho cá nhân, tập thể trong
lương qua TK 334 trước
công ty
(thưởng, khi chi tiền

4
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

lương khoán Hợp đồng khoán, hợp đồng dịch

…) vụ… (với người thụ hưởng là cá
nhân, không phân biệt là nhân
viên công ty hay nhân viên thuê
ngoài)
Xác nhận của cá nhân đã nhận đủ
tiền (nếu là trường hợp đã tạm
ứng trước để thanh toán cho cá
nhân)
Xác nhận của bộ phận Nhân sự về
việc có phát sinh thuế TNCN hay
không và được kê khai vào thời
điểm nào
Kế toán kiếm tra tổng số thu nhập của nhân viên trên trên tờ khai thuế
Bảng đối chiếu thuế TNCN (Phụ TNCN với số hạch toán vào chi phí nhân công, với chỉ tiêu tiền chi cho
Đối chiếu
lục A - A.4. Mẫu bảng đối chiếu Ngày 20 hàng công nhân viên trên BC lưu chuyển tiền tệ và với bên Nợ TK 334
3.7 thuế thu nhập
thuế TNCN) tháng Trách nhiệm lập tờ khai và nộp tờ khai thuế TNCN thuộc về bộ phận
cá nhân
Nhân sự, Kế toán có trách nhiệm phối hợp đối chiếu với số liệu kế toán
và thực hiện nộp thuế (nếu phát sinh).

5
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

IV Phải trả bảo hiểm xã hội

- Đề nghị tạm ứng bảo hiểm
- Bảng đóng BHXH tạm tính có đủ
chữ ký phê duyệt
TK 141 – Nhân viên Chỉ cho phép tạm
- Bảng giải trình chênh lệch bảo hiểm
tính bảo hiểm: Số tiền ứng tiếp khi đã
Tạm ứng bảo (Phụ lục A - A.5. Mẫu bảng giải Trước ngày 30
4.1 trên đề nghị tạm ứng trừ TK 112 hoàn ứng khoản
hiểm trình chênh lệch bảo hiểm) hàng tháng.
đi số tiền BH nộp thừa bảo hiểm của tháng
- Sổ chi tiết TK 3383, 3384, 3386 thể
tháng trước (nếu có) trước tháng liền kề.
hiện số dư trên bảng giải trình
- Chi tiết số dư TK 141 – Nhân viên
tính bảo hiểm
1. Đảo tạm ứng: TK 141 – Nhân viên
TK 111: Số tiền nhỏ tính bảo hiểm
hơn giữa số đã tạm
ứng và số trên thông
- Đề nghị thanh toán tạm ứng: trên đó báo bảo hiểm (chỉ
số tiền hoàn ứng là số tiền nhỏ hơn tiêu A + chỉ tiêu B)
giữa số đã tạm ứng và tổng của chỉ
2. Hạch toán đúng số
tiêu A + chỉ tiêu B trên thông báo
thông báo:
bảo hiểm TK 111
Ngay khi nhận TK 3383, 3384,
- Thông báo kết quả đóng BHXH
Hoàn ứng được thông báo 3386: Số tiền bằng
4.2 - Bảng giải trình chênh lệch bảo hiểm
bảo hiểm kết quả đóng bút toán trên
(Phụ lục A - A.5. Mẫu bảng giải
BHXH 3. Hạch toán chênh
trình chênh lệch bảo hiểm)
- Sổ chi tiết TK 3383, 3384, 3386 thể lệch (nếu có):
hiện số dư trên bảng giải trình TK 138 – Nhân viên
TK 3383, 3384, 3386
- Chi tiết số dư TK 141 – Nhân viên bảo hiểm: Nếu
tính bảo hiểm không xác định được
nguyên nhân hoặc
TK Chi phí: Nếu xác
định chênh lệch tính
vào chi phí công ty
V CP lương T13
6
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

Trích trước Ngay khi hạch

- Bảng tính CP lương T13 TK CP lương T13: Số
CP lương toán các bút
5.1 - Sổ chi tiết TK 334 thể hiện số dư tiền là 1/12 chi phí TK 334
T13 hàng toán từ 3.1 đến
Lương tháng 13 sau khi trích lương trong tháng
tháng 3.4
Trích trước TK CP lương T13: Số
- Bảng dự kiến chi lương tháng 13 từ
CP lương Trước ngày tiền là Tổng dự kiến chi
5.2 Bộ phận nhân sự TK 334
T13 tại tháng 31/12 trừ đi Tổng đã trích từ
- Bảng tính CP lương T13
12 hàng năm tháng 1 đến tháng 11
1. Đảo trích trước:
- Bảng lương tháng 13 có phê duyệt TK 334 TK CP lương T13
đầy đủ
- Sổ chi tiết TK 334 thể hiện số dư 2. Hạch toán đúng số
Chi lương Ngay khi nhận
5.3 lương tháng 13 đã trích bảng lương
tháng 13 được chứng từ
- Thông báo cho CEO, CPO về số TK CP lương T13 TK 334
liệu kế toán quỹ thưởng được phép
chi 3. Chi lương
TK 334 TK 112
VI Trích trước chi phí
Trích trước
- Bảng tính trích trước chi phí
các chi phí
thường xuyên
thường Muộn nhất là Nợ TK Chi phí: Số tiền
- Chi tiết số dư TK 335 sau khi trích
6.1 xuyên: điện, ngày cuối là trung bình 3 hóa đơn TK 335
trước
nước, điện tháng chi phí gần nhất
- Sổ chi tiết TK 335 xuất từ phần
thoại, VPP,
mềm
CPN…
Trích trước
các chi phí - Biên bản đối soát tạm tính
nhận từ - Chi tiết số dư TK 335 sau khi trích Muộn nhất là Nợ TK Chi phí: Số tiền
6.2 Nexttech: trước ngày cuối theo Biên bản đối soát TK 335
thuê nhà, - Sổ chi tiết TK 335 xuất từ phần tháng (ko bao gồm VAT)
dịch vụ quản mềm
lý chung,
7
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

hosting, quản
lý CNTT
Ngay khi nhận Số tiền đảo trích
Đảo chi phí - Sổ chi tiết 335: thể hiện số đã trích được hoá đơn phải bằng đúng số
6.3 TK 335 TK Chi phí
trích trước và số đảo trích của chi phí đã tiền đã trích ở bút
trích toán 6.2
Hạch toán chi
phí theo đúng - Hóa đơn Ngay khi nhận
6.4 TK Chi phí TK 112, TK 331
hoá đơn nhận - Các chứng từ kèm theo (nếu có) được hoá đơn
về
VII Hạch toán rút tiền từ ví về để tạm ứng cho nhân viên

- Giấy đề nghị rút tiền mặt Ngay khi nhận

7.1 Rút tiền từ ví TK 138 – Thủ quỹ TK 112 – Ví điện tử
- Chứng minh thư nhân dân chứng từ
- Giấy báo Có tiền về TK cá nhân
Rút tiền về
của Thủ quỹ Ngay khi nhận
7.2 TKNH Thủ TK 111 TK 138 – Thủ quỹ
- Giấy báo Nợ rút tiền khỏi TK của chứng từ
Quỹ
Thủ quỹ
Tạm ứng tiền
- Giấy đề nghị tạm ứng Ngay khi nhận TK Công nợ theo đối
7.3 cho nhân TK 111
- Đơn hàng kèm theo chứng từ tượng
viên
VIII Hạch toán phí ngân hàng (ở các công ty có kết nối với Ngân hàng)
Chậm nhất là
ngày 15 tháng
sau phải thu
Hạch toán - Hóa đơn phí Ngân hàng
hồi được hóa
8.1 phí Ngân - Biên bản đối soát giao dịch trong TK Chi phí TK 112, TK 331
đơn phí từ
hàng tháng
Ngân hàng cho
phí phát sinh
tháng này

8
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

Trích trước
phí Ngân
hàng (trong - Giấy báo Nợ ngân hàng Ngay trong
8.2 TK Chi phí TK 335
trường hợp - Sổ phụ Ngân hàng tháng phát sinh
NH chưa xuất
Hóa đơn phí)
Ngay khi nhận Số tiền đảo trích
Đảo chi phí - Sổ chi tiết 335: thể hiện số đã trích được hoá đơn phải bằng đúng số
8.3 TK 335 TK Chi phí
trích trước và số đảo trích của chi phí đã tiền đã trích ở bút
trích toán 8.2
IX Hạch toán lãi tiền gửi, tiền vay
Hạch toán
- Hợp đồng tiền gửi ký giữa NH và Ngay khi phát Số tiền gốc đem đi
9.1 tiền gốc TK 128 TK 112
công ty sinh gửi
mang đi gửi
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay (Phụ Theo từng
Trích lãi tiền lục A – A.6. Mẫu theo dõi tiền tháng, chậm
TK 138 phải thu – chi Lãi suất tính theo
9.2 gửi hàng gửi, tiền vay) nhất là ngày TK 515
tiết đến từng NH ngày
tháng - Các hợp đồng tiền gửi ký giữa NH cuối cùng của
và công ty tháng

- Bank statement thể hiện số tiền

Khi hết hạn
gốc + lãi chuyển về tài khoản Khi đáo hạn, nếu
món tiền gửi,
- Chứng từ thể hiện món tiền này đã muốn đặt tiếp cũng
hạch toán
được trích trước tiền lãi Ngay trong TK 128: tiền gốc vẫn phải break ra
9.3 theo lãi suất TK: 112: Cả gốc và lãi
tháng phát sinh TK 515 tiền lãi TKTT rồi mới đặt
thực nhận do
tiếp mà không để
NH trả vào
tự động quay vòng
tài khoản

Đảo lại bút - Theo dõi tiền gửi, tiền vay (Phụ Ngay khi hạch Nếu món nào được
TK 515: đã trích trước TK 138 chi tiết đến từng
9.4 toán đã trích lục A – A.6. Mẫu theo dõi tiền toán bút toán trích nhiều tháng
từ khi bắt đầu phát sinh NH đã trích trước đây
của món tiền gửi, tiền vay) 9.3 thì in PKT của tất
9
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

đáo hạn trong - PKT hạch toán khoản lãi phải thu món tiền gửi cho đến cả các tháng đã
tháng đã trích trước ngày đáo hạn trích kèm theo một
bảng kê tổng hợp
số tiền đã trích theo
từng tháng
- Các hợp đồng vay ký giữa công ty
Hạch toán và bên cho vay (Nếu là hạch toán Ngay khi phát
9.5 TK 112: Gốc vay TK 341: Gốc vay
gốc vay cho nhiều HĐ một lúc thì có bảng sinh
kê)
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay (Phụ
Trích trước lục A – A.6. Mẫu theo dõi tiền Trong tháng Lấy Hóa đơn, nếu
TK 331 phải trả cho đối
9.6 chi phí lãi gửi, tiền vay) phát sinh tiền TK: 635 đối tượng cho vay
tượng cho vay
vay phải trả - Các hợp đồng vay tiền ký giữa đi vay là tổ chức.
công ty và bên cho vay
- Hợp đồng vay
- Bảng thanh lý hợp đồng hai bên
trong đó thể hiện số lãi suất thực
Khi đến hạn trả (Hoặc chứng từ khác tương
Trong tháng
trả lãi, hạch đương) TK 635: Phần lãi
9.7 phát sinh thực TK: 112
toán lãi suất - Theo dõi tiền gửi, tiền vay (Phụ TK 341: Phần Gốc
trả.
thưc trả lục A – A.6. Mẫu theo dõi tiền
gửi, tiền vay)
- Hóa đơn GTGTcủa phần lãi nếu
bên cho vay là tổ chức
Nếu trích nhiều
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay (Phụ tháng thì in PKT
Đảo lại bút
lục A – A.6. Mẫu theo dõi tiền Làm ngay khi TK 338- chi tiết đến của tất cả các tháng
toán trích TK: 635 số lãi phải trả
9.8 gửi, tiền vay) phát sinh bút từng đối tượng: Lãi phải đã trích kèm theo
trước lãi vay đã trích
- PKT hạch toán khoản lãi phải trả toán ở mục 9.7 trả đã trích một bảng kê tổng
ở phần 9.6
trích trước hợp số tiền đã trích
theo từng tháng

10
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

2. Quy định về hạch toán các giao dịch có gốc ngoại tệ

 Chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B – B.1. Quy định về hạch toán tài
khoản gốc ngoại tệ

3. Quy định và quy trình về thanh toán

 Quy định thanh toán: chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B – B.2. Quy
định thanh toán
 Quy trình thanh toán: chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B – B.3. Quy
trình thanh toán

4. Quy định về công nợ

4.1. Báo cáo công nợ

 Deadine: ngày 23 hàng tháng cho chốt công nợ đến ngày 20
 Đối tượng nhận báo cáo: CEO, CFO
 Biểu mẫu báo cáo: Phụ lục A – A.7 Mẫu báo cáo công nợ hàng
tháng
 Biểu mẫu email: Phụ lục A – A.8 Mẫu email gửi Báo cáo công
nợ

4.2. Trách nhiệm theo dõi công nợ của các bộ phận và kế toán

 Quy định công nợ: chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B – B.4. Quy
định về công nợ
 Mọi công việc: Thu hồi công nợ, xử lý tồn đọng, Kiểm soát rủi ro được
phân chia trách nhiệm cụ thể là: Nhân viên 80%, kế toán tổng hợp 20%
đối với những khoản kế toán không thực hiện đúng quy định về công
nợ dẫn đến không thu hồi được nợ

5. Quy định về hóa đơn

 Quy định chung: chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B – B.5. Quy định
về xuất hóa đơn
 Hướng dẫn cụ thể cho kế toán: chi tiết hướng dẫn xem tại Phụ lục B –
B.6. Hướng dẫn phát hành hóa đơn và lưu trữ hóa đơn

11
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

II. Quy định về tài chính

Quy định nhấn mạnh về quản lý kế toán tập chung:
Tập đoàn áp dụng mô hình kế toán độc lập và tài chính tập trung: toàn bộ các
hoạt động liên quan đến tài chính sẽ được báo cáo lên CFO và Ban Giám đốc
Tập đoàn xử lý, hoặc ký nháy trước khi xử lý, bao gồm nhưng không giới hạn
các hoạt động sau:
- Mua bán vàng, ngoại tệ, giấy tờ có giá
- Giao dịch gửi tiền tiết kiệm tại các ngân hàng
- Đầu tư và nhận đầu tư
- Các khoản đi vay và cho vay
- Mở tài khoản ngân hàng: Tập đoàn có nhiều công ty, khi mở TK của nhiều
công ty ở Ngân hàng mà tập chung được ở một chi nhánh thì sẽ có rất nhiều
lợi thế. Vì vậy khi các công ty cần mở TK, thì thông báo cho CFO để tư
vấn và thống nhất nên mở TK ở chi nhánh nào, ngân hàng nào để có lợi
nhất.
- Các công việc khác liên quan đến tài chính theo yêu cầu của CFO và BGĐ.

1. Quản lý mở tài khoản ví điện tử và rút tiền mặt từ tài khoản ví, rút tiền
cá nhân về tài khoản ví

 Khối công ty không cung cấp dịch vụ ví: chi tiết xem tại Phụ lục B –
B.11. Quy định về quản lý tài khoản và kiểm tra tài khoản có rủi ro
kiểm soát;
 Khối công ty cung cấp dịch vụ ví: theo Quy định về mở phân quyền
tài khoản ví được ban hành và áp dụng riêng cho mỗi Công ty
 Vào thời điểm cuối tháng, kế toán chụp màn hình số dư của từng tài
khoản ví điện tử thuộc sở hữu của công ty và lưu trong File Bank
statement hang tháng, làm cơ sở để đối chiếu số dư cuối kỳ.
 Đồng thời cuối tháng kế toán xuất toàn bộ giao dịch của ví đó trong
tháng, điền số phiếu kế toán hạch toán tương ứng với mỗi giao dịch ví
và lưu trữ dưới dạng file excel trong 1 thư mục riêng, gửi kèm cho Kế
toán trưởng khi gửi Bank statement.

2. Quản lý Tài khoản và kiểm tra Tài khoản có rủi ro kiểm soát

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.11. Quy định quản lý tài khoản và kiểm
tra tài khoản có rủi ro kiểm soát
12
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Lập danh sách theo dõi toàn bộ tài khoản thuộc sở hữu của công ty, Tài
khoản được phân loại:
 Tài khoản ngân hàng, Tài khoản ví, trong TK ví chia ra từng loại ví
riêng biệt.
 Tài khoản loại 1, tài khoản loại 2
 Lập bảng theo dõi tài khoản (Phụ lục A – A.9. Mẫu báo cáo thông
tin chung)
 Kế toán trưởng có trách nhiệm khóa phần mềm kế toán sau khi kết thúc
báo cáo tài chính của tháng
 Lập lệnh, duyệt lệnh tài khoản ngân hàng: chi tiết xem tại Phụ lục B –
B.10. Quy định về lập lệnh, duyệt lệnh tài khoản ngân hàng

3. Quản lý thẻ tín dụng

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.12. Quy định về quản lý thẻ tín dụng

4. Quản lý quỹ

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.13. Quy định quản lý quỹ

5. Quản lý các khoản gian lận được phong tỏa (Phần này chỉ áp dụng cho
các công ty cung cấp dịch vụ Ví)

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.14. Quy định về quản lý các khoản gian
lận được phong tỏa

6. Quản lý token

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.15. Quy định về quản lý token

7. Quy định quản lý user password

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.16. Quy định quản lý user, password

8. Quản lý phần mềm kế toán và phân quyền

 Kế toán trưởng là người sở hữu user admin, chịu trách nhiệm phân
quyền cho nhân viên: Mỗi nhân viên được phân quyền phù hợp với vị

13
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

trí công việc đảm nhận để đảm bảo mỗi kế toán có đủ công cụ để hạch
toán, chỉ biết những thông tin liên quan đến mảng công việc do mình
phụ trách.
 Kế toán trưởng hoặc người được phân công cần khóa sổ kế toán trước
khi làm BC và sau khi kiểm tra.
 Khi đã gửi BC cho BGĐ thì không mở sổ để điều chỉnh lại, mọi khoản
cần điều chỉnh thì điều chỉnh vào tháng liền sau đó.

9. Quản lý số dư, chi tiết số dư

 Để quản lý rủi ro cho công ty thì việc quản lý số dư tài khoản cần kiểm
soát như dưới đây:
 Các tài khoản phải được kiểm tra phát sinh và số dư thường xuyên
hàng tuần đối với Tài khoản công nợ, hàng tháng đối với số dư các
tài khoản khác. Mọi khoản công nợ cần xử lý theo đúng quy định về
quản lý công nợ.
 Số dư trên sổ kế toán cần phải được chứng minh và đáp ứng các yêu
cầu dưới đây:
 Các số dư phải được giải thích rõ ràng là phát sinh từ những đối
tượng nào, trong từng đối tượng phải chi tiết được từng nội dung
(đơn hàng hoặc đơn vị tương đương đối với các dịch vụ không phải
đơn hàng)
 Nhân viên kế toán phải có bản chụp màn hình hoặc một chứng từ
tương đương thể hiện số dư trên sổ kế toán đúng với bản chụp này.
 Số dư công nợ chỉ được tồn tại những công nợ có thời hạn theo đúng
quy định công nợ. Nếu có những công nợ vượt quá thời hạn theo
quy định công nợ thì thể hiện việc kế toán làm chưa đúng quy định
và cần phải xử lý ngay theo đúng quy định công nợ.
 Đối với các khoản doanh thu phải rút tiền từ hệ thống ví: Cần đặc
biệt chú ý: Doanh thu đã hạch chậm nhất sau 05 ngày kể từ ngày
hạch toán, doanh thu này phải được rút từ TK ví về TK ngân hàng.
 Các công nợ nội bộ cần phải cùng được phản ánh trên sổ kế toán ở
các công ty: Ví dụ công ty A phản ánh phải thu từ công ty B số tiền
là 5,000,000đ, thì trên sổ kế toán công ty B cũng phải phản ánh phải
trả cho công ty A số tiền là 5,000,000đ. Trong trường hợp có chênh
lệch thì phải giải thích rõ ràng và phải điều chỉnh ngay phần chênh
lệch đó.

14
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

10.Quản lý kho

Mỗi công ty tùy từng đặc thù sẽ xây dựng quy định về quản lý kho riêng phù
hợp với yêu cầu quản lý.
Các Kế toán trưởng có trách nhiệm xây dựng quy trình, quy định quản lý kho
phù hợp với mỗi công ty, quy trình đó phù hợp với đặc thù riêng của từng
công ty, đồng thời đáp ứng các yêu cầu chung như dưới đây:
 Các hàng hóa nhập vào đều phải có chứng từ để thể hiện nguồn gốc
hàng hóa bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn, đề nghị nhập kho, phiếu nhập
kho … hoặc các chứng từ tương đương nếu là hàng loại 2. Trên phiếu
nhập kho cần có chữ ký của kế toán trưởng, thủ kho, người đề nghị nhập
kho, kỹ thuật (đối với những loại hàng hóa cần xác định tình trạng) và
những người có liên quan. Ngoài các thông tin như thông thường trong
một phiếu nhập kho, cẩn thể hiện thêm thông tin: tình trạng hàng hóa
lúc nhập kho
 Thủ kho chỉ được nhận hàng hóa của công ty, và chỉ được nhập kho khi
có đủ các giấy tờ liệt kê ở mục trên, không được nhận hàng hóa không
thuộc tài sản của công ty.
 Hàng xuất ra khỏi kho phải có: Đề nghị xuất kho, mục đích xuất
kho…có chữ ký của trưởng bộ phận liên quan, kế toán trưởng và thủ
kho. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho.
Trong phiếu đề nghị xuất kho ngoài các thông tin như thông thường cần
thể hiện rõ các thông tin sau: Mục đích xuất kho, nếu là xuất cho mượn
thì ghi rõ người chịu trách nhiệm công nợ, và hạch toán vào công nợ
của người đó
 Khi hàng xuất, nhập kho kế toán phải hạch toán vào sổ kế toán phù hợp.
Không để hiện tượng có hàng luân chuyển mà không được hạch toán
 Cả thủ kho và kế toán đều phải lập sổ theo dõi hàng nhập, xuất, tồn theo
đúng quy định quản lý tài chính. Khi hàng xuất, nhập kho kế toán phải
hạch toán vào sổ kế toán phù hợp. Mọi biến động trong kho đều phải
được phản ánh. Không để hiện tượng có hàng luân chuyển mà không
được hạch toán
 Có sổ theo dõi hàng cho mượn thì phải có giấy mượn và ghi rõ nội dung
mượn. Hàng cho mượn cũng phải được phản ánh vào phải thu và quản
lý như đối với công nợ. Khi xuất kho cho mượn, cần có chữ ký của
trưởng bộ phận liên quan và ghi rõ lý do mượn hàng – Các KTT phải
thiết kế mẫu mượn hàng phù hợp với yêu cầu quản lý.

15
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Chỉ xuất cho mượn khi: Khách hàng đến công ty xem hàng cần phải
xuất
 Kiểm kê kho định kỳ ít nhất 01 tháng/ lần vào ngày cuối cùng của tháng.
Ngoài ra KTT sẽ có thể kiểm tra đốt xuất bất kỳ lúc nào khi cần thiết.
Và nên ít nhất 01 quý/ Lần kiểm tra đột xuất. Thành phần kiểm kê bao
gồm: bộ phận kế toán 01 người, thủ kho, bộ phận vận hành hoặc kinh
doanh – 01 người, tùy theo bộ phận nào liên quan trực tiếp đến kho
hàng hóa.
 Thực hiện điều chỉnh số liệu kho trên sổ kế toán sau mỗi kỳ kiểm kê để
số liệu kho thực tế và trên sổ khớp nhau. Chứng từ cho việc điều chỉnh
này phải có những đối tượng sau ký: CEO, KTT, Bên có liên quan.

11. Quản lý số liệu hệ thống

Các kế toán trưởng cần thiết kế hệ thống tài khoản kế toán để quản lý số liệu
hệ thống đối với các sản phẩm có theo dõi công nợ trên hệ thống. Số kế toán
phải phản ánh được biến động dòng tiền trên hệ thống online, đối chiếu được
số dư tại một thời điểm nhất định với số dư hệ thống. Bao gồm các hệ thống
như dưới đây:
 Hệ thống ví
 Hệ thống theo dõi tiền khách hàng nạp vào để dùng dịch vụ
 Các công ty có theo dõi tài khoản của khách hàng trả tiền như: Alepay…
 Các hệ thống có theo dõi dòng tiền, theo dõi công nợ khác…

12. Quản lý các công ty không cùng trụ sở Tập đoàn

 Kiểm soát tài chính: chi tiết xem hướng dẫn tại Phụ lục B - B.17. Quy
định kiểm soát tài chính khối công ty không cùng trụ sở
 Quy trình thanh toán: chi tiết xem hướng dẫn tại Phụ lục B - B.18. Quy
trình thanh toán áp dụng cho các công ty không cùng trụ sở

13. Báo cáo giao dịch nội bộ tập đoàn

Mỗi Công ty phải lập một Bảng tổng hợp số dư và giao dịch nội bộ tập đoàn,
thực hiện việc đối chiếu với các bên liên quan hàng tháng (Phụ lục A – A.10.
Mẫu báo cáo giao dịch nội bộ tập đoàn)
 Tổng hợp số dư với các Công ty thuộc nội bộ Tập đoàn
- Căn cứ Bảng cân đối số phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản
16
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Lọc các số dư của các đối tượng là các Công ty trong nội bộ tập đoàn

- Xác định nội dung số dư là gì, nhặt lên các số liệu

+ Phải thu về bán hàng: Số dư Nợ TK 131, 331
+ Phải thu khác, cho vay, chi hộ: Số dư Nợ TK 138, 338
+ Phải trả về mua hàng và dịch vụ: Số dư Có TK 131, 331
+ Phải trả khác, thu hộ: Số dư Có TK 138,338
+ Đi vay: Số dư TK 341
+ Góp vốn: Số dư TK 221,223,228
 Xác định giao dịch với các Công ty thuộc nội bộ tập đoàn
- Căn cứ Bảng kê hóa đơn đầu ra để nhặt số liệu Bán hàng và cung
cấp dịch vụ, lọc theo Tên khách hàng nhận hóa đơn, chỉ nhặt số liệu
trước VAT
- Căn cứ số phát sinh các tài khoản đầu 6xx (số phát sinh Nợ trừ đi
số phát sinh Có), lọc theo đối tượng là các Công ty trong nội bộ tập
đoàn để nhặt số liệu Mua hàng hóa và dịch vụ (số liệu này cũng là
số trước VAT)
- Căn cứ số phát sinh tài khoản 515 (số phát sinh Có trừ đi số phát
sinh Nợ), lọc theo đối tượng là các Công ty con trong nội bộ tập
đoàn để nhặt số liệu Lãi cho vay, Cổ tức được nhận
- Căn cứ số phát sinh tài khoản 341, lọc theo đối tượng là các Công
ty con trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Đi vay, Tra gốc vay
- Căn cứ số phát sinh tài khoản 22x, 138, lọc theo đối tượng là các
Công ty con trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Góp vốn, Cho
vay, Thu hồi vốn góp
- Căn cứ số phát sinh tài khoản 22x, 138, lọc theo đối tượng là các
Công ty con trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Góp vốn, Cho
vay, Thu hồi vốn góp
 Xác định dòng tiền với các Công ty thuộc nội bộ tập đoàn
- Căn cứ vào số phát sinh của các TK 111, 112 đối ứng với các tài
khoản khác (ngoài TK 111,112)
+ Đối ứng với các tài khoản đầu 131,138,511, lọc theo đối tượng là
các Công ty trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Thu tiền bán hàng
hóa và dịch vụ

+ Đối ứng với các tài khoản đầu 6xx, 331, 338, lọc theo đối tượng
là các Công ty trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Mua hàng hóa
và dịch vụ

17
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

+ Đối ứng với tài khoản 515 (số phát sinh Có trừ đi số phát sinh
Nợ), lọc theo đối tượng là các Công ty con trong nội bộ tập đoàn để
nhặt số liệu Lãi cho vay, Cổ tức được nhận bằng tiền
+ Đối ứng với tài khoản 341, lọc theo đối tượng là các Công ty con
trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Đi vay, Tra gốc vay
+ Đối ứng với tài khoản 22x, 138, lọc theo đối tượng là các Công
ty con trong nội bộ tập đoàn để nhặt số liệu Góp vốn, Cho vay, Thu
hồi vốn góp

14. Báo cáo nội bộ

 Deadline
 Các Kế toán trưởng có trách nhiệm lập Báo cáo quản trị và Báo cáo
KFC hàng tháng và gửi cho Chuyên viên tài chính kiểm tra trước
ngày 9 hàng tháng
 Báo cáo quản trị và Báo cáo KFC sau khi được kiểm tra được gửi
cho CEO, CFO trước ngày 11 hàng tháng.

 Yêu cầu đối với Báo cáo:

Đối với BC tài chính:
 Đúng format cho tất cả các sheet trong báo cáo: định dạng số liệu
dưới dạng: số âm trong ngoặc màu đỏ ((1234)); có đơn vị tiền tệ và
phần quy đổi ra USD với các công ty sử dụng đồng tiền báo cáo
khác với VND và USD
 Số liệu trên Báo cáo khớp với số liệu trên Phần mềm kế toán
 Mọi biến động về tổng giá trị giao dịch, doanh thu, chi phí, tỷ lệ take
rate, tỷ lệ lợi nhuận gộp đều phải được giải thích hợp lý bằng số liệu.
 Riêng sheet “Sale detail” thể hiện đúng số thực của các chỉ tiêu tổng
giá trị giao dịch, doanh thu, chi phí của từng sản phẩm.
 Số liệu trên các sheet Tổng hợp phải được link từ các sheet chi tiết.
Đối với BC khác:
Thực hiện đúng theo quy định trong bảng deadline của từng vị trí

 Yêu cầu đối với nội dung email gửi BC tài chính cho Ban giám
đốc:
 Biểu mẫu: Phụ lục A: A.12.1: Mẫu email gửi báo cáo quản trị riêng

18
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

A.12.2: Mẫu email gửi BC quản trị hợp

nhất của group con

15. Quy định quản lý khối công ty nước ngoài:

 Quy định về quản lý tài chính khối công ty nước ngoài: chi tiết xem
tại Phụ lục C – C.1. Quy định về quản lý tài chính khối công ty nước
ngoài
 Quy định về lập, duyệt tài khoản: chi tiết xem tại Phụ lục C- C.2. Quy
định về lập, duyệt tài khoản
 Quy định về các tài khoản kiểm soát hàng ngày: chi tiết xem tại Phụ
lục C – C.3. Quy định về các tài khoản phải kiểm soát hàng ngày
 Quy định về quản lý chi tiêu thẻ tín dụng: chi tiết xem tại Phụ lục C –
C.4. Quy định về quản lý chi tiêu thẻ tín dụng

III. Quy định khác

1. Về quy trình sản phẩm và hạch toán

 Với mỗi Công ty kinh doanh các sản phẩm khác nhau: mỗi sản phẩm
hiện đang có và khi có phát sinh sản phẩm mới, Kế toán trưởng xây
dựng và ban hành quy trình hạch toán riêng phù hợp và tuân thủ theo
luật kế toán và không trái với Quy định của tập đoàn.
 Các công ty xây dựng quy trình theo hướng dẫn tại Phụ lục B – B.7.
Hướng dẫn viết quy trình hạch toán

2. Quy định về đầu tư, mua sắm, quản lý tài sản

 Quy trình: chi tiết xem tại Phụ lục B – B.19. Quy trình đầu tư mua
sắm quản lý tài sản
 Mẫu biểu: Phụ lục A – A.11. Mẫu biểu quy trình mua sắm
 Định mức văn phòng phẩm: Phụ lục B – B.20. Định mức văn phòng
phẩm

3. Tuyển dụng và Đào tạo

19
 NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Đào tạo nhân viên: chi tiết xem tại Phụ lục B – B.24. Quy định đào tạo
nhân viên nội bộ phòng tài chính kế toán
 Sau khi kết thúc kỳ thử việc, nhân viên cần viết Báo cáo sau thử việc
và ký biên bản xác nhận đào tạo (Phụ lục A – A.13. Mẫu biên bản xác
nhận đào tạo)
 Tuyển dụng vị trí quản lý của bộ phận tài chính kế toán: Phụ Lục B-
B26: Quy định tuyển dụng NS cấp quản lý bộ phận TC- KT

4. Quy định về lưu trữ tài liệu

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.21. Quy định về lưu trữ chứng từ

5. Góp ý kiến vào các hợp đồng đầu ra và hợp đồng đầu vào

Các kế toán trưởng khi tham gia góp ý vào hợp đồng đầu ra, đầu vào của công
ty cần chú ý:
 Dòng tiền của hợp đồng để có lợi cho công ty: Với hợp đồng phía công
ty đóng vai trò là người thu hộ cần để ý thời gian thu, thời gian trả sao
cho thu trước, trả sau
 Đối với các hợp đồng bên phía đối tác là bên thu hộ cho công ty cần
chú ý đến các biện pháp đảm bảo để tránh rủi ro dòng tiền: Đề xuất phía
đối tác đặt cọc hoặc phía đối tác cần có bảo lãnh ngân hàng.
 Trong mọi hợp đồng cần đưa điều khoản phạt chậm trả nếu đối tác chậm
trả tiền cho công ty.

6. Bàn giao công việc khi thay đổi vị trí, nghỉ việc

 Chi tiết xem tại Phụ lục B – B.25. Hướng dẫn bàn giao công việc

7. Nội quy và chế tài vi phạm phòng tài chính kế toán:

 Nội quy: chi tiết xem tại Phụ lục B – B.22. Nội quy phòng tài chính kế
toán
 Chế tài vi phạm: chi tiết xem tại Phụ lục B – B.23. Chế tài vi phạm nội
quy phòng tài chính kế toán
Thay mặt Ban Giám đốc
Giám đốc tài chính

20
NEXTTECH GROUP
Tầng 3, tòa nhà VTC Online, số 18 Đ. Tam Trinh, P. Minh Khai,
Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

(Đã ký)

Nguyễn Thị Thanh Hương

21