TẬP ĐOÀN TTC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔNG CÔNG TY DU LỊCH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 45 /2021/QĐ-TCT Tp. Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 09 năm 2021

QUYẾT ĐỊNH
V/v ban hành Quy trình tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ, tài liệu.

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY DU LỊCH

- Căn cứ Quy chế tổ chức hoạt động Tổng công ty Du lịch;

- Căn cứ Quy chế quản lý công ty con và công ty F2;
- Căn cứ tờ trình ngày 15/09/2021 của Phòng Hành chính quản trị v/v ban hành Quy trình tiếp nhận
và kiểm soát hồ sơ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo quyết định này là Quy trình tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ, tài
liệu.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế quyết định số 21A/2016/QĐ-
TTCT ngày 11/03/2016 về việc ban hành Quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu.

Điều 3: Các Ông/ Bà Thành Ban Tổng Giám đốc, các Trưởng đơn vị và toàn thể Cán bộ nhân
viên ngành Du lịch TTC chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC

- Như điều 3 “để thực hiện” .
- Lưu: P.HCQT

TRẦN VÕ HIẾU THUẬN

 QUY TRÌNH Mã số: HCQT/QT-08
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM SOÁT Soát xét: 01
Hiệu lực: 16 / 09 /2021
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

1. Mục đích
Quy định việc kiểm soát hồ sơ/ tài liệu trong quá trình hoạt động của Công ty và các Công
ty con, Công ty F2, Công ty liên kết nhằm đảm bảo:
a. Việc nhận biết hồ sơ/ tài liệu được nhanh, đúng;
b. Việc sử dụng hồ sơ/ tài liệu tuân thủ quy định bảo mật;
c. Việc lưu trữ hồ sơ/ tài liệu phải đúng thời gian quy định và truy xuất kịp thời;
d. Việc tiêu hủy hồ sơ/ tài liệu đúng quy định của pháp luật và Công ty.
2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a. Phạm vi điều chỉnh: đối với hoạt động kiểm soát, quản lý, lưu trữ, hủy bỏ và truy suất
hồ sơ/ tài liệu lưu trữ tại các Đơn vị trong Công ty.
b. Đối tượng áp dụng: tất cả Cán bộ nhân viên, Đơn vị thuộc Công ty .
3. Giải thích từ ngữ
a. Công ty: là Công ty Cổ phần Du lịch Thành Thành Công và các Công ty thuộc hệ
thống ngành Du lịch TTC
b. Công ty/ Công ty con/ Công ty F2/ Công ty liên kết: là Công ty/ Công ty con/ Công ty
F2/Công ty liên kết Cổ phần Du lịch Thành Thành Công
c. Đơn vị: là các Phòng, Văn phòng, Bộ phận trong Công ty/ Công ty con/ Công ty F2/
Công ty liên kết
d. CBNV: là viết tắt của Cán bộ nhân viên.
e. TĐV: là viết tắt của Trưởng đơn vị.
f. ĐVPT: là viết tắt cụm từ Đơn vị phụ trách.
g. ĐVPTHC: là viết tắt cụm từ Đơn vị phụ trách Hành chính.
h. Hồ sơ: là các loại giấy tờ liên quan đến giải quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó, nói
lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện,
được tập hợp lại một cách có hệ thống. Hồ sơ được phân loại thành 2 loại: bản giấy và
file mềm (dữ liệu trên máy tính).
i. Tài liệu: là các văn bản quy định để thực hiện một công việc nào đó hoặc là căn cứ để
giải quyết/ xử lý công việc.
j. Hồ sơ mật: là các hồ sơ, tài liệu có nội dung gây ảnh hưởng, tác động đến công tác
quản lý, hoạt động sản xuất, kinh doanh và hình ảnh Công ty nếu bị tiết lộ; có phê
duyệt xác định tình trạng mật (có đóng dấu “mật”) hoặc hồ sơ được xác định tình trạng
mật theo quy định hiện hành của Công ty.
k. Hồ sơ thường: là hồ sơ, tài liệu có nội dung liên quan đến hoạt động nghiệp vụ hàng
ngày và không gây thiệt hại về kinh tế, hình ảnh nếu bị tiết lộ (không có đóng dấu
“mật”).
l. Bộ hồ sơ: là tập hợp các loại hồ sơ có liên quan với nhau phát sinh trong quá trình giải
quyết một công việc cụ thể.
m. Mục lục hồ sơ/ tài liệu: là bảng kê các giấy tờ, tài liệu thực tế có trong một bộ hồ sơ cụ
thể.
1/5
 QUY TRÌNH Mã số: HCQT/QT-08
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM SOÁT Soát xét: 01
Hiệu lực: 16 / 09 /2021
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

n. Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu: là bảng kê các bìa còng/ hồ sơ/ tài liệu có
trong tủ hồ sơ hoặc trên máy tính.
o. Mã số hồ sơ: là ký hiệu để nhận biết hồ sơ.
p. Bìa hồ sơ: là vật dụng dùng để chứa, bảo quản hồ sơ. Bìa hồ sơ bao gồm: bìa còng,
tệp, bìa cột dây,…
q. Thời hạn lưu trữ: là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, được tính thời gian
phát sinh hồ sơ cho đến khi hồ sơ không còn giá trị sử dụng, lưu trữ.
4. Quy định chung
a. Quy định về nhận biết hồ sơ/tài liệu để kiểm soát:
i. Hồ sơ/tài liệu cần kiểm soát là các hồ sơ/tài liệu phát sinh từ công việc hằng ngày
và cần được lưu trữ.
ii. Các hồ sơ là các chứng từ kế toán được kiểm soát theo quy định cụ thể của pháp
luật nhưng đảm bảo thống nhất với Quy trình này.
b. Dữ liệu chung của Đơn vị và dữ liệu cá nhân lưu trên máy tính trong quá trình thực
hiện công việc phải sắp xếp theo dạng cây thư mục và đảm bảo truy xuất nhanh trong
khoảng thời gian tối đa 1 phút.
c. CBNV khi thực hiện xong công việc thì các file mềm phải lưu vào ổ đĩa chung của
Đơn vị.
d. Hồ sơ/ tài liệu bản giấy phải được sắp xếp theo đúng quy trình tiếp nhận và kiểm soát
hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự thời gian tăng dần đảm bảo truy xuất nhanh trong khoảng
thời gian tối đa 2 phút.
e. Đối với hồ sơ “mật” phải có phê duyệt của Cấp thẩm quyền phát hành hồ sơ mật và
phải được lưu trữ cẩn thận.
f. Đơn vị tự quyết định thời hạn lưu trữ hồ sơ nhưng đảm bảo phù hợp với quy định pháp
luật hiện hành, theo quy định lưu trữ hồ sơ tài liệu và tính chất công việc.
g. Đơn vị phải đảm bảo hồ sơ/ tài liệu dạng điện tử phải được sao lưu định kỳ, tránh
trường hợp mất mát khi có rủi ro xảy ra.
h. Định kỳ tháng 09 hàng năm, các Đơn vị phải thực hiện rà soát lại hồ sơ/ tài liệu để hủy
bỏ đối với các hồ sơ/ tài liệu đã đến thời hạn căn cứ theo mẫu M01- Danh mục file bìa
còng/ file hồ sơ/ tài liệu và mẫu M02 - Mục lục hồ sơ/ tài liệu.
i. Việc hủy bỏ hồ sơ/ tài liệu theo thời gian lưu trữ do TĐV quy định dựa trên mẫu M01-
Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu và mẫu M02 - Mục lục hồ sơ/ tài liệu mà
không cần lập biên bản tiêu hủy hồ sơ. Tùy loại hồ sơ mà TĐV có thể yêu cầu có biên
bản tiêu hủy.
j. Trường hợp hồ sơ/ tài liệu chuyển lưu kho là hồ sơ/tài liệu vẫn còn thời hạn lưu trữ.

2/5
 QUY TRÌNH Mã số: HCQT/QT-08
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM SOÁT Soát xét: 01
Hiệu lực: 16 / 09 /2021
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

5. Lưu đồ

3/5
 QUY TRÌNH Mã số: HCQT/QT-08
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM SOÁT Soát xét: 01
Hiệu lực: 16 / 09 /2021
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

6. Diễn giải

Công việc
Bước Diễn giải chi tiết
thực hiện

Tiếp nhận hồ
Khi có phát sinh hồ sơ/ tài liệu yêu cầu lưu trữ, CBNV phải quản
1 sơ/ tài liệu yêu
lý hồ sơ/ tài liệu phát sinh.
cầu lưu trữ

− CBNV nhận dạng/ phân loại loại hồ sơ/ tài liệu lưu trữ bao
gồm: bản giấy, file mềm.
Nhận dạng/
+ Đối với hồ sơ/ tài liệu Kế toán căn cứ vào Quy định lưu
phân loại hồ
2 trữ tài liệu Kế toán.
sơ/ tài liệu lưu
trữ + Đối với những hồ sơ/ tài liệu không thuộc lĩnh vực Kế
toán căn cứ vào tính chất công việc và đảm bảo phù hợp
với quy định của Pháp luật.

− Sau khi nhận dạng/ phân loại hồ sơ/ tài liệu lưu trữ thì chuyển
TĐV kiểm tra:
+ M01-Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu;
3 Kiểm tra
+ M02-Mục lục hồ sơ/ tài liệu.
− Định kỳ tối thiểu 1 năm/lần Ban 5S sẽ kiểm tra việc lưu trữ hồ
sơ, tài liệu của Đơn vị.

− Đối với bản giấy thì thực hiện theo các biểu mẫu sau:
+ M01-Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu;
Thực hiện + M02-Mục lục hồ sơ/ tài liệu;
4
lưu trữ + PL01-Quy cách tem nhãn file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu
− Đối với file mềm chỉ thực hiện biểu mẫu M01-Danh mục file
bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu.

Rà soát hồ sơ/ Định kỳ tháng 09 hằng năm, CBNV phải rà soát lại các hồ sơ/ tài
5
tài liệu lưu trữ liệu hết thời gian lưu trữ cần hủy bỏ

Xử lý hồ sơ/
6 Chuyển lưu kho hoặc hủy bỏ.
tài liệu
Trường hợp chuyển lưu hồ sơ/ tài liệu, CBNV liên hệ với ĐVPT
Chuyển Hành chính và thực hiện biểu mẫu M03-Bảng kê bàn giao file bìa
7.1
lưu kho còng/ file hồ sơ/ tài liệu lưu kho kèm danh mục theo mẫu M02-
Mục lục hồ sơ/ tài liệu.

4/5
 QUY TRÌNH Mã số: HCQT/QT-08
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM SOÁT Soát xét: 01
Hiệu lực: 16 / 09 /2021
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

Trường hợp hủy bỏ hồ sơ/ tài liệu:

Hủy hồ sơ/ − Đối với hồ sơ/ tài liệu bản giấy thì tiến hành hủy bỏ bằng máy
7.2 hủy giấy/ cắt xé.
tài liệu
− Đối với hồ sơ/ tài liệu file mềm thì tiến hành hủy bỏ bằng
hình thức xóa.

Cập nhật lại

Sau khi thực hiện việc xử lý hồ sơ/ tài liệu, CBNV tiến hành cập
hồ sơ, tài liệu
8 nhật lại theo mẫu M01- Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài
và kết thúc lưu
liệu và kết thúc quá trình lưu trữ.
trữ

7. Điều khoản thi hành

a. Trách nhiệm thi hành
ĐVPT Pháp chế làm đầu mối triển khai hướng dẫn thực hiện Quy trình này.
b. Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ
Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ Quy trình này thuộc thẩm quyền của Tổng
giám đốc.

Danh mục Phụ lục, Biểu mẫu liên quan

Stt Tên Phụ lục, Biểu mẫu Mã số

1. Quy cách tem nhãn file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu HCQT/QT-08/PL01

2. Danh mục file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu HCQT/QT-08/M01

3. Mục lục hồ sơ/ tài liệu HCQT/QT-08/M02

4. Bảng kê bàn giao file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu lưu
HCQT/QT-08/M03
kho

5/5
 DANH MỤC FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI Mã số: HCQT/QT-08/M01
LIỆU Hiệu lực: 16 / 09 / 2021

Đơn vị: ……………………………………….

Hình thức lưu

Tên file Mã số Thời hạn Vị trí Phương
Stt Bản File
bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu bìa còng lưu trữ lưu trữ pháp hủy
giấy mềm
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Lưu ý cách ghi các cột:

− Tên file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu.
Ví dụ: Hồ sơ tư vấn, hỗ trợ CTTV.
− Mã số bìa còng: tùy từng loại hồ sơ mà đơn vị tự ghi ký mã hiệu để quản lý phù hợp.
Ví dụ: 04 là số thứ tự file bìa còng/ file hồ sơ/ tài liệu.
− Thời hạn lưu trữ: tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà các Đơn vị quy định thời gian lưu.
Ví dụ: không xác định thời gian hay 5 năm, 3 năm.

1/1
 DANH MỤC FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI Mã số: HCQT/QT-08/M01
LIỆU Hiệu lực: 16 / 09 / 2021

− Hình thức lưu: bản giấy hoặc file mềm.

− Vị trí lưu trữ: là nơi để hồ sơ.
Ví dụ: tủ 1, ngăn 1, vị trí số 1 hoặc M:\PHONG CHINH SACH\I. DU LIEU LAM VIEC\1. TAI LIEU DANG XEM XET.
− Phương pháp hủy: cắt xé, đốt, xóa.

2/1
 MỤC LỤC Mã số: HCQT/QT-08/M02
HỒ SƠ/ TÀI LIỆU Hiệu lực: 16 / 09 / 2021

Ngày Số lượng
Ngày
Stt Tên hồ sơ/ tài liệu Mã số hết hạn Bản Bản
phát sinh
lưu trữ chính sao
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
…

1/1
 BẢNG KÊ BÀN GIAO Mã số: HCQT/QT-08/M03
FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI Hiệu lực: 16 / 09 / 2021
LIỆU LƯU KHO

Đơn vị:…………………………………………………………..

Tên file bìa còng/

Stt Mã số Ghi chú
file hồ sơ/ tài liệu
1
2
3
4
5
..

Bảng kê này được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản và có giá trị như nhau.

BÊN GIAO BÊN NHẬN

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)

1/1
 PHỤ LỤC 01
QUY CÁCH TEM NHÃN Mã số: HCQT/QT-08/PL01
FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI LIỆU Hiệu lực: …/… / 2021

A. MẪU NHÃN FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI LIỆU.

1/2
 PHỤ LỤC 01
QUY CÁCH TEM NHÃN Mã số: HCQT/QT-08/PL01
FILE BÌA CÒNG/ FILE HỒ SƠ/ TÀI LIỆU Hiệu lực: …/… / 2021

B. MẪU DANH MỤC BỘ HỒ SƠ/ TÀI LIỆU

2/2