TẬP ĐOÀN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:
Số: 2783/EVN-VP
/EVN-VP Hà
HàNội,
Nội,ngày
ngày25 tháng
tháng55năm
năm2022
2022
V/v quán triệt công tác lập hồ sơ
điện tử và giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan trên D-office

Kính gửi:
- Các đơn vị thành viên;
- Các Ban, Văn phòng EVN.

Thực hiện văn bản số 370/VTLTNN-NV ngày 10/5/2022 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu
trữ cơ quan trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử, Tập đoàn Điện lực Việt Nam
(EVN) yêu cầu các Ban/Văn phòng cơ quan EVN và các đơn vị thành viên thực
hiện các nội dung sau:
1. Tiếp tục phổ biến và quán triệt đến toàn thể CBCNV trong đơn vị
nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nước và của EVN về công tác lập hồ
sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bao gồm Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (NĐ 30);
Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/8/2021 của EVN quy định về công tác
văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam (QĐ 1080); Chỉ thị số
5288/CT-EVN ngày 05/8/2020 của EVN về việc đẩy mạnh thực hiện công tác
cải cách hành chính, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu
trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam; Công văn số 6068/EVN-VP
ngày 09/9/2020 của EVN về hướng dẫn bổ sung công tác lập hồ sơ công việc,
giao nộp vào lưu trữ cơ quan, đánh giá kết quả thực hiện; Công văn số
2236/EVN-VP+PC ngày 28/4/2022 về thực hiện Kết luận của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và các văn bản chỉ đạo có liên
quan của Tập đoàn.
a) Đối với Danh mục hồ sơ
Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động và tình hình thực tế của mỗi đơn vị, chức
năng nhiệm vụ của từng Ban/Văn phòng/Phòng trong mỗi đơn vị để xây dựng
Danh mục hồ sơ dự kiến cho phù hợp, đảm bảo lập hồ sơ công việc phải đúng về
tên hồ sơ, thời hạn bảo quản theo quy định tại Điều 31 và mẫu Danh mục hồ sơ
tại Phụ lục III của QĐ 1080.
b) Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trên hệ
thống Văn phòng số
Tất cả CBCNV của Ban/Văn phòng/Phòng chủ trì được giao chủ trì giải
quyết công việc đều phải lập hồ sơ công việc trên văn phòng số (lập hồ sơ giấy
nếu có) và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
Hồ sơ được lập phải bảo đảm phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng công
việc của cơ quan EVN/Đơn vị, Ban/Phòng chủ trì giải quyết. Văn bản, tài liệu
 2
trong mỗi hồ sơ công việc phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc
hoặc trình tự giải quyết công việc.
Sau khi công việc đã hoàn thành, người chủ trì lập hồ sơ công việc phải tự
kiểm tra: tên hồ sơ, rà soát lại toàn bộ các thành phần tài liệu trong hồ sơ đảm
bảo đầy đủ, xác định thời hạn bảo quản (đối với hồ sơ điện tử) và đánh số tờ đối
với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, viết mục lục văn bản đối với
hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ
(đối với hồ sơ giấy) đảm bảo đúng yêu cầu nghiệp vụ quy định tại NĐ 30, trước
khi giao nộp vào lưu trữ Cơ quan (trình tự lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan chi tiết tại Lưu đồ 6 của QĐ 1080).
Đối với hồ sơ tài liệu thuộc các dự án, công trình đầu tư xây dựng mà các
đơn vị được giao chủ trì quản lý dự án, phải bám sát nguyên tắc/phương pháp
lập hồ sơ công việc chung và các quy định của pháp luật hiện hành về đầu tư xây
dựng để lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng
các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ ngay từ giai đoạn thương thảo hợp đồng với
các nhà thầu, yêu cầu bắt buộc phải có điều khoản cụ thể về bàn giao hồ sơ tài
liệu (số bản gốc, bản chính, file bản vẽ... theo đúng quy định của Luật Lưu trữ)
cho các đơn vị quản lý dự án. Hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng đúng, đủ phạm vi của
hợp đồng và đã được lập thành hồ sơ công việc hoàn chỉnh để phục vụ công tác
quản lý dự án, vận hành công trình điện (các đơn vị tuyệt đối không được tiếp
nhận vào Lưu trữ cơ quan hoặc bàn giao cho đơn vị quản lý dự án, vận hành
công trình các hồ sơ, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng quy
định về công tác lưu trữ).
2. Giao EVNICT hoàn thiện tính năng thống kê kết quả xử lý văn bản, lập hồ
sơ công việc, giao nộp hồ sơ công việc vào Lưu trữ cơ quan của các Ban, các đơn vị
HTPT trước ngày 15/6/2022 và các đơn vị còn lại trước ngày 15/7/2022 trên hệ
thống D-Office.
3. Giao Văn phòng Tập đoàn hàng tháng tổng hợp, báo cáo tình hình lập hồ
sơ công việc của các Ban, các đơn vị để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc.
Tập đoàn yêu cầu các Ban/Văn phòng và các đơn vị quán triệt triển khai,
thực hiện./.

Nơi nhận: KT. TỔNG GIÁM ĐỐC

- Như trên; PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
- HĐTV (để b/c);
- TGĐ (để b/c);
- Lưu: VT, VP.

Võ Quang Lâm