TỔNG CÔNG TY CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHUYỂN PHÁT NHANH BƯU ĐIỆN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CÔNG TY CỔ PHẦN

Số: 1839 /CV-KTCNTT-TCKT-NVCL Hà Nội, ngày 28 tháng 07 năm 2023

V/v: Hướng dẫn triển khai chức năng
khóa số liệu trên phần mềm Ems Enterprise

Kính gửi : Chi nhánh của Tổng công ty tại Hà Nội;

Chi nhánh của Tổng công ty tại Hồ Chí Minh;
Chi nhánh của Tổng công ty tại Đà Nẵng;
Trung tâm Phát triển Kinh doanh Mạng lưới;
Trung tâm Kinh doanh Logistics;

Thực hiện chủ trương của Tổng Giám đốc về việc chuẩn hóa dữ liệu đầu vào tại khâu
chấp nhận, tiếp theo Công văn số 965/CV-KTCNTT-NVCL về việc Hướng dẫn triển khai
phát hành nhờ thu tự động tại các Bưu cục Giao dịch EMS ngày 27/04/2023. Theo đó, việc
khóa số liệu tự động đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ COD/TMDT sau khi phân hướng đã
giảm thiểu đáng kể các lỗi phát sinh liên quan đến điều chỉnh số liệu gốc truyền sang các
phần mềm khác. Vì vậy, để thống nhất quy trình thực hiện đối với tất cả các dịch vụ hiện
hành, Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty cổ phần (Tổng công ty EMS) đã
thực hiện xây dựng chức năng khóa số liệu đối với toàn bộ dịch vụ sau khi phân hướng trên
phần mềm Ems_Enterprise. Theo đó, Tổng công ty EMS quy định và hướng dẫn các đơn vị
thực hiện một số nội dung cụ thể như sau:
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Đối với chức năng tự động khóa số liệu
1.1. Đối với tất cả các dịch vụ hiện hành tại Tổng công ty EMS, sau khi giao dịch
viên thực hiện chấp nhận và phân hướng chuyến thư trên phần mềm Ems_Enterprise thì số
liệu sẽ tự động được khóa. Việc điều chỉnh thông tin cần được thực hiện bằng chức năng
"bút toán điều chỉnh". Sau khi đã “khóa số liệu” thì dữ liệu trong ca đó sẽ không được phép
chỉnh sửa và xóa.
1.2. Kiểm soát viên hoặc trưởng ca chịu trách nhiệm đối soát dữ liệu vào cuối
ca/ngày. Trong trường hợp không có kiểm soát viên hoặc trưởng ca, trưởng bưu cục phân
công cho một nhân viên làm việc trong ca thực hiện công việc này và chịu trách nhiệm về
các nội dung trên.
1.3. Các báo cáo thống kê sản lượng trên phần mềm tại Bưu cục sau khi đã được chốt
ca/ngày, đơn vị tự động tổng hợp số liệu lên hệ thống quản lý báo cáo tập trung, Bưu cục
phải thực hiện đối chiếu báo cáo đã lập/đã chốt ca tại đơn vị với hệ thống quản lý báo cáo
tập trung tại đơn vị mình.
1.4. Trưởng đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm kiểm soát và ký
xác nhận trên báo cáo hằng ngày và báo cáo tháng đã được đối chiếu số liệu và khóa sổ.
2. Công cụ sử dụng
- Phần mềm chấp nhận Ems_Enterprise
- Phần mềm Paypost
3. Thời điểm tự động khóa số liệu
Ngay sau khi giao dịch viên phân hướng chuyến thư, bưu gửi.
II. HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP
1. Tự động khóa số liệu sau khi phân hướng bưu gửi tại khâu Chấp nhận.
- Giao dịch viên các Bưu cục Giao dịch thực hiện chấp nhận, kiểm tra thông tin và
phân hướng bưu gửi.
- Sau khi phân hướng bưu gửi, số liệu về các giao dịch đã xử lý trong ca không được
chỉnh sửa.
2. Bút toán điều chỉnh
- Trường hợp phát sinh yêu cầu chỉnh sửa các thông tin bưu gửi sau thời điểm khóa
số liệu, đơn vị thực hiện kiểm tra, hiệu chỉnh số liệu bằng chức năng "bút toán điều chỉnh"
trên hệ thống phần mềm Ems_Enterprise và sự vụ trên hệ thống Paypost (đối với các dịch
vụ thu hộ). Dữ liệu sẽ được ghi nhận vào thời điểm lập bút toán điều chỉnh.
- Các chứng từ, biên bản liên quan đến việc điều chỉnh, duyệt điều chỉnh số liệu phải
được đính kèm vào các báo cáo của ca/ngày/tháng của tháng thực hiện bút toán điều chỉnh.
(Hướng dẫn sử dụng chức năng bút toán trên phần mềm Ems_Enterpise chi tiết tại
phụ lục 01 đính kèm)
3. Đối kiểm sản lượng và doanh thu theo từng dịch vụ
Hằng ngày, các Bưu cục giao dịch trực thuộc TT DVKH và TTKD Logistics và các
Bưu cục EMS KHL thuộc TT PTKDML tại các BĐT/TP có trách nhiệm cập nhật đầy đủ
thông tin trên phần mềm Ems_Enterprise. Cuối mỗi ca/ngày làm việc, các Bưu cục giao
dịch phải thực hiện đối kiểm số liệu phát sinh trong ca/trong ngày, chốt ca theo quy trình
quy định tại Văn bản 487/NVCL-TCKT-CNTT-TTĐS ngày 10/01/2020 của Tổng công ty về
việc hướng dẫn thực hiện hoạt động chốt ca, bút toán điều chỉnh giao dịch và CKTM tại
TTDVKH và các văn bản hướng dẫn hiện hành khác của Tổng công ty.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Bưu cục Giao dịch
- Tổ chức thực hiện theo các nội dung hướng dẫn tại văn bản.
 - Trong quá trình thực hiện, yêu cầu Giao dịch viên và các đơn vị kiểm tra kỹ thông
tin bưu gửi khi phát hành trên phần mềm và trước khi thực hiện phân hướng để hạn chế tối
đa các bút toán điều chỉnh trong ngày. Nghiêm cấm các đơn vị để ngoài sổ sách kế toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh/điều chỉnh, phản ánh không đúng thời gian phát sinh nghiệp vụ
trên hệ thống phần mềm quản lý.
- Cuối ca/ngày, đơn vị thực hiện tổng hợp báo cáo, lưu giữ các chứng từ về việc khóa
số liệu và điều chỉnh số liệu trong ngày.
2. Trung tâm DVKH tại các Chi nhánh, Trung tâm Kinh doanh Logistics, TT
PTKDML
- Thực hiện tổng hợp số liệu toàn Trung tâm, đối kiểm số liệu phát sinh với các Bưu
cục.
- Tổng hợp các báo cáo theo tháng, kiểm tra, đối soát với các Bưu cục và gửi các
báo cáo về mẫu về Phòng Kế toán Chi nhánh/Ban Tài Chính kế toán.
3. Phòng Kế toán tại các Chi nhánh/Ban Tài Chính kế toán
- Định kỳ hoặc đột xuất, thực hiện kiểm tra hoạt động chốt ca, lập bút toán điều
chỉnh giao dịch của các Bưu cục.
4. Ban Kỹ thuật Công nghệ Thông tin: Hướng dẫn tác nghiệp và hỗ trợ đơn vị xử
lý các vấn đề phát sinh liên quan đến công nghệ thông tin.
5. Ban Nghiệp vụ Chất lượng: Phối hợp với Ban KTCNTT hướng dẫn tác nghiệp
và hỗ trợ đơn vị xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình nghiệp vụ.
6. Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/08/2023
Vậy Tổng Công ty EMS thông báo để các đơn vị được biết và triển khai thực hiện.
Mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, đơn vị phản ánh về Tổng Công ty EMS
(Ban Kỹ thuật Công nghệ thông tin - Anh Trần Quang Đô - Email: quangdo@ems.com.vn
- Điện thoại: 0912.121.983) để phối hợp xử lý.
Trân trọng./.

Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC

- Như trên;
- Ban KDTT, HTKDQT (để p/hợp);
- Lưu: VT, KTCNTT, NVCL, TCKT.

Hà Thị Hòa