BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

CỤC TIN HỌC HÓA

THUYẾT MINH
DỰ THẢO QUY CHUẨN KỸ THUẬT QUỐC GIA
VỀ KẾT NỐI CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH

Hà Nội – 10/2015
 BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
CỤC TIN HỌC HÓA

THUYẾT MINH

DỰ THẢO QUY CHUẨN KỸ THUẬT QUỐC GIA

VỀ KẾT NỐI CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH

Hà Nội – 10/2015
 MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................4
1. Sự cần thiết xây dựng Quy chuẩn..................................................................4
2. Sở cứ xây dựng quy chuẩn..............................................................................7
2.1. Sở cứ xây dựng nội dung “Quy định về quản lý, cấp phát mã trao đổi văn
bản điện tử”........................................................................................................7
2.1.1. Về yêu cầu của thực tế Việt Nam........................................................7
2.1.2. Về kinh nghiệm quốc tế và trong nước................................................9
2.1.3. Về việc lựa chọn Phương án đánh mã trong dự thảo Quy chuẩn.......10
2.2. Sở cứ xây dựng nội dung “Quy định về dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các
hệ thống QLVBĐH”........................................................................................12
3. Các nội dung cơ bản của dự thảo Quy chuẩn.............................................14
3.1. Nội dung quy chuẩn gồm sáu phần chính.................................................14
3.2. Bảng đối chiếu Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia với tài liệu tham khảo.......14
4. Kết luận và khuyến nghị áp dụng................................................................18
4.1. Kết luận.....................................................................................................18
4.2. Khuyến nghị áp dụng................................................................................19
Tài liệu tham khảo.............................................................................................20

3
 LỜI NÓI ĐẦU

Dự thảo Quy chuẩn Việt Nam QCVN-xxx:2015 “Quy chuẩn kỹ thuật

quốc gia về kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành” được xây dựng
dựa trên Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 của Bộ Thông tin và
Truyền thông về việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý
văn bản và điều hành (QLVBĐH) và tham khảo các tài liệu: OASIS ebXML
Messaging Service Specifiaction, version 2.0 (1st April 2002); OASIS ebXML
Messaging Services, Version 3.0: Part 1: Core Features (12 July 2007);
OASIS ebXML Messaging Services, Version 3.0: Part 2: Advanced
Features (19 May 2011), trong đó:
a) Phạm vi áp dụng quy chuẩn:
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia này quy định các yêu cầu kỹ thuật về kết
nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Quy chuẩn này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân có hoạt động
sản xuất, sử dụng, khai thác và cung cấp giải pháp QLVBĐH và giải pháp kết
nối các hệ thống QLVBĐH trong cơ quan nhà nước tại Việt nam.
b) Nội dung chính của quy chuẩn bao gồm:
- Quy định về quản lý, cấp phát mã trao đổi văn bản điện tử.
- Quy định về dữ liệu của gói tin phục vụ kết nối các hệ thống QLVBĐH.
- Phương pháp đo kiểm.

1. Sự cần thiết xây dựng Quy chuẩn

Cho đến nay, tại các bộ, tỉnh,
cơ quan nhà nước đang vận hành, sử dụng những hệ thống QLVBĐH khác nhau
do các doanh nghiệp, đơn vị hoặc tự cơ quan nhà nước xây dựng dựa trên những
nền tảng công nghệ khác nhau, các bộ, tỉnh, cơ quan chưa thể trao đổi văn bản
điện tử với nhau, mà chỉ có thể trao đổi trong nội bộ của các bộ, tỉnh, cơ quan.

4
 Để có thể trao đổi văn bản điện tử giữa các bộ, tỉnh, cơ quan nhà nước,
cần thiết kết nối, liên thông các hệ thống QLVBĐH khác nhau. Căn cứ nhu cầu
thực tế về việc kết nối, liên thông các hệ thống QLVBĐH phục vụ trao đổi văn
bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, cần thiết phát triển Hệ thống trung gian
(gọi là Hệ thống e-Doc), hướng đến kết nối, liên thông các hệ thống QLVBĐH
hiện có của các bộ, tỉnh cơ quan nhà nước, không làm thay đổi quy trình trao đổi
văn bản nội bộ của các hệ thống QLVBĐH đó.
Để hỗ trợ triển khai Hệ thống e-Doc, đáp ứng yêu cầu thực tế của các bộ,
tỉnh, cơ quan nhà nước, sẽ phải xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thống
nhất phục vụ kết nối, liên thông giữa các hệ thống QLVBĐH khác nhau với Hệ
thống e-Doc.
Như ở trên đã trình bày, các hệ thống QLVBĐH của các bộ, tỉnh, cơ quan
nhà nước do nhiều doanh nghiệp, đơn vị chi phối với các công nghệ khác nhau,
nên Quy định kỹ thuật chung cần có sự đồng thuận, phối hợp của các cơ quan,
đơn vị và doanh nghiệp phát triển giải pháp QLVBĐH.
Trong thời gian qua, Bộ Thông tin và Truyền thông đã chủ trì thực hiện
một số công việc cụ thể phục vụ việc xây dựng Quy định kỹ thuật như sau:
- Năm 2012, với sự hỗ trợ của các đơn vị, Cục Tin học hóa - Bộ Thông tin
và Truyền thông đã dự thảo văn bản hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ
thống QLVBĐH trong cơ quan nhà nước và xin ý kiến của các đơn vị chuyên
trách về công nghệ thông tin của các cơ quan cấp Bộ, Sở Thông tin và Truyền
thông các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp, đơn vị
cung cấp giải pháp QLVBĐH phổ biến trong cơ quan nhà nước. Trên cơ sở
đồng thuận của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, ngày 20/02/2013, Bộ Thông
tin và Truyền thông đã ban hành Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT về việc
Hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành
trong cơ quan nhà nước;
Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT hướng dẫn 03 nội dung chính:
(i) Mô hình kỹ thuật liên thông;
5
 (ii) Phương pháp quản lý tổ chức định danh các cơ quan nhà nước với quy
định cụ thể về mã định danh của các bộ/tỉnh;
(iii) Quy định kết nối giữa các hệ thống QLVBĐH tuân thủ định dạng trao
đổi văn bản thống nhất.
- Sau khi ban hành Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT, trong năm 2013,
một số đơn vị như Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (Tập đoàn VNPT),
Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, Công ty BKAV, Công ty Tân Dân đã
thử nghiệm áp dụng Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT trong thực tế. Ngoài
ra, có một số địa phương đã ban hành mã định danh các cơ quan trong phạm vi
quản lý của mình như tỉnh Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Hưng Yên, thành phố
Hồ Chí Minh và Cần Thơ;
- Tiếp theo, dựa trên thực tế triển khai của các đơn vị cung cấp giải pháp
QLBVBĐH và ý kiến góp ý của các cơ quan nhà nước, để phù hợp với thực tế
áp dụng, Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT đã được sửa đổi và xin ý kiến các
đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông và
các đơn vị cung cấp giải pháp QLVBĐH phổ biến trong cơ quan nhà nước. Trên
cơ sở sự đồng thuận của các cơ quan, đơn vị, ngày 01/10/2014, Bộ Thông tin và
Truyền thông đã ban hành Công văn số 2803/BTTTT-THH để thay thế Công
văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT. Một số nội dung chính đã được bổ sung, chỉnh
sửa trong Công văn thay thế:
(i) Thống nhất hướng dẫn về mô hình liên thông qua hệ thống trung gian
và phương pháp quản lý định danh theo mã kết hợp với tên miền chung;
(ii) Giải thích rõ cấu trúc mã định danh; ghi rõ, bổ sung và sửa mã cho
một số đơn vị;
(iii) Giải thích rõ ý nghĩa các trường thông tin.
- Từ khi ban hành Công văn số 2803/BTTTT-THH đến nay, đã có một số
đơn vị thử nghiệm áp dụng Công văn số 2803/BTTTT-THH trong thực tế như
Tập đoàn VNPT, Công ty Tân Dân… và một số địa phương (thành phố Hồ Chí
Minh, Đồng Nai). Trong quá trình thử nghiệm áp dụng Công văn số
6
2803/BTTTT-THH của các đơn vị, Bộ Thông tin và Truyền thông cũng đã nhận
được một số yêu cầu phát sinh từ thực tiễn cần làm rõ và hoàn chỉnh Công văn
số 2803/BTTTT-THH như vấn đề đánh mã định danh của các cơ quan nhà nước,
định dạng gói tin trao đổi văn bản điện tử...
Để nâng cao tính hiệu lực của văn bản, hướng đến kết nối các hệ thống
QLVBĐH và thúc đẩy việc trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, cần
thiết phải xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia để phục vụ kết nối các hệ thống
QLVBĐH trong cơ quan nhà nước.

2. Sở cứ xây dựng quy chuẩn

Như đã trình bày ở phần 1, đây là quy chuẩn đặc thù, xuất phát từ yêu cầu
thực tế, không phải là quy chuẩn kỹ thuật chấp thuận nguyên vẹn quy chuẩn của
quốc tế mang áp dụng vào Việt Nam, được xây dựng trên cơ sở sự thống nhất
của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Theo dự thảo Quy chuẩn, 02 (hai) nội dung quy định kỹ thuật bắt buộc áp
dụng là “Quy định về quản lý, cấp phát mã trao đổi văn bản điện tử” và “Quy
định về dữ liệu của gói tin phục vụ kết nối các hệ thống QLVBĐH”. Sở cứ xây
dựng hai nội dung trên như sau:

2.1. Sở cứ xây dựng nội dung “Quy định về quản lý, cấp phát mã trao
đổi văn bản điện tử”
2.1.1. Về yêu cầu của thực tế Việt Nam
Việc đánh mã các đối tượng tham gia trao đổi văn bản điện tử xuất phát từ
nhu cầu thực tế về kết nối các hệ thống QLVBĐH phục vụ việc trao đổi văn bản
điện tử của tất cả các cơ quan trong hệ thống chính trị của Việt Nam. Việc đánh
mã là để xác định duy nhất các đối tượng tham gia trao đổi văn bản điện tử.
Cụ thể, đối tượng được cấp mã định danh để trao đổi văn bản điện tử (gọi
tắt là mã trao đổi văn bản điện tử) bao gồm các cơ quan, đơn vị cấp 1 và tất cả
các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc các cấp của các cơ quan, đơn vị Cấp 1. Chi
tiết đơn vị cấp 1 và các cơ quan thuộc, trực thuộc các cấp của các cơ quan cấp 1
được trình bày tại Phụ lục A của dự thảo Quy chuẩn. Mã của các cơ quan, đơn vị
7
này được phân thành các cấp theo các cấp của cấu trúc mã (cấu trúc mã được
trình bày ở phần 2.1.2) của dự thảo Quy chuẩn.
Các cơ quan, đơn vị cấp thứ nhất (Cấp 1) bao gồm:
- Nhóm các cơ quan Đảng: Văn phòng Trung ương, Các Ban của Đảng,
Các cơ quan, đơn vị khác (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Nhà xuất
bản Chính trị quốc gia - Sự thật, Báo Nhân Dân, Tạp chí Cộng sản).
- Nhóm các cơ quan Chủ tịch Nước: Văn phòng Chủ tịch nước.
- Nhóm các cơ quan Quốc hội: Văn phòng Quốc hội và các Ủy ban, Ban,
Hội đồng Dân tộc, Viện Nghiên cứu Lập pháp của Quốc hội, các cơ quan, đơn
vị khác.
- Nhóm các cơ quan Tòa án: Toà án nhân dân tối cao.
- Nhóm các cơ quan Viện kiểm sát: Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Nhóm các cơ quan Kiểm toán: Kiểm toán Nhà nước.
- Nhóm các cơ quan Chính phủ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ; các Ban chỉ đạo, Hội đồng, Ủy ban do Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập; các tập đoàn kinh tế, tổng công ty do Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập, Chính phủ quản lý; các trường đại học Thủ tướng Chính
phủ quyết định thành lập, Chính phủ quản lý; các cơ quan, đơn vị khác do Thủ
tướng Chính phủ quyết định thành lập, Chính phủ quản lý.
- Nhóm các cơ quan, đơn vị ở địa phương: Hội đồng nhân dân các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương.
- Nhóm các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương: Ủy ban Trung
ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Trung
ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
nữ Việt Nam; Hội Cựu chiến binh Việt Nam; Hội Nông dân Việt Nam.
- Nhóm các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp Trung
ương khác.

8
 Do đó, có thể nhận thấy, các đối tượng cần đánh mã có tính chất đặc thù,
gắn chặt với hệ thống chính trị của Việt Nam. Do tính không đồng nhất trong
cấu trúc tổ chức của các cơ quan, nên có 02 (hai) phương án đánh mã được trình
bày chi tiết ở phần dưới.

2.1.2. Về kinh nghiệm quốc tế và trong nước

a) Về kinh nghiệm quốc tế
Trong quá trình xây dựng dự thảo Quy chuẩn, Cục Tin học hóa đã tổng
hợp tài liệu, nghiên cứu kinh ngiệm một số quốc gia, vùng lãnh thỗ trên thế giới
(Hoa kỳ, Canada, Hồng Kông…) và có một số nhận xét cơ bản như sau:
- Chính phủ các quốc gia đều đánh mã cho các cơ quan, đơn vị chính phủ
hay chính quyền trung ương phục vụ cho nhu cầu quản lý khác nhau;
- Phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng quốc gia, có thể tồn tại mã cơ
quan nhà nước do chính phủ ban hành hoặc một cơ quan nhà nước đánh mã cơ
quan nhà nước để phục vụ yêu cầu quản lý của cơ quan đó. Mã cơ quan có thể
được gán bằng các chữ số hoặc chữ cái hoặc kết hợp cả chữ cái và chữ số.

b) Về một số quy định liên quan của Việt Nam

Trong quá trình dự thảo Quy chuẩn, Cục Tin học hóa đã nghiên cứu, một
số quy định có liên quan, tiêu biểu như sau:
- Mã số các đơn vị hành chính Việt Nam được ban hành tại Quyết định số
124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tường Chính phủ. Tuy nhiên, phạm
vi của Quyết định này là các đơn vị hành chính, chỉ là một phần của các đối
tượng được trình bày tại Mục 2.1.1. bên trên;
- Mã cơ quan nhà nước được quy định tại Quyết định số 93/QD-BNV
ngày 30/8/2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, mã này chỉ cấp cho các cơ
quan nhà nước ở Trung ương (cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ), các địa phương (tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương) và không cấp cho các cơ quan thuộc, trực
thuộc các cấp của các cơ quan này. Bên cạnh đó, mục tiêu của việc cấp mã này

9
là để làm căn cứ cho các cơ quan, đơn vị cấp thẻ công chức để sử dụng trong
quản lý đội ngũ công chức khi thi hành công vụ;
- Mã bưu chính quốc gia được ban hành tại Quyết định số 05/2004/QĐ-
BBCVT ngày 20/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Bưu chính, Viễn thông. Mã bưu
chính được xây dựng nhằm xác định vị trí địa lý của tỉnh/thành phố, của
quận/huyện và của cụm địa chỉ phát hoặc một địa chỉ phát cụ thể trong phạm vi
toàn quốc.
Với phân tích bên trên, các quy định về đánh mã hiện tại không đáp ứng
được yêu cầu về phạm vi và tính chất việc đánh mã như đã trình bày tại Mục
2.1.1 bên trên. Do đó, Cục Tin học hóa đã xây dựng phương án đánh mã các cơ
quan để phù hợp với đặc thù hệ thống chính trị tại Việt Nam và yêu cầu kết nối
các hệ thống QLVBĐH phục vụ việc trao đổi văn bản điện tử của các cơ quan.

2.1.3. Về việc lựa chọn Phương án đánh mã trong dự thảo Quy chuẩn
Với các phân tích bên trên, phương án đánh mã đề xuất trong dự thảo Quy
chuẩn cần phải đáp ứng yêu cầu đặc thù của hệ thống chính trị Việt Nam. Do
tính không đồng nhất trong cấu trúc tổ chức của các cơ quan, từ cơ quan ở cấp
Trung ương đến các cơ quan trực thuộc bên dưới. Ví dụ: trong khi nhiều Bộ có
cấu trúc khá giống nhau bao gồm Bộ (cấp 1); cơ quan trực thuộc như các Cục
(cấp 2) và đơn vị trực thuộc tiếp theo (cấp 3) thì cấu trúc 3 lớp đã thể hiện được
tổ chức này, thì có một số Bộ có cấu trúc phức tạp hơn, trong Bộ có các tổng cục
lớn, cấu trúc 4 lớp mới thể hiện rõ ràng tổ chức của các Bộ này. Do vậy trong dự
thảo Quy chuẩn này đề xuất 02 (hai) phương án đánh mã.
Cả hai phương pháp đánh mã đều đánh mã được cho tất cả các cơ quan,
đơn vị từ Trung ương đến địa phương. Đề nghị các cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp cho ý kiến lựa chọn một phương án để tạo sự thống nhất trong triển khai
Quy chuẩn.

10
 Cụ thể 02 phương án như sau:
a) Phương án 1:
Mỗi cơ quan sẽ được cấp phát một mã trao đổi văn bản điện tử ở dạng
như sau: Z1Z2.Y1Y2.MX1X2.
Cấu trúc mã gồm 3 cấp, trong đó: M là các chữ cái từ A đến Z, MX1X2
xác định các cơ quan, đơn vị cấp 1 và các cơ quan, đơn vị tương đương. Y1Y2,
Z1Z2 được dùng để đánh mã các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc cấp 2, cấp 3
và cấp 4 (cơ quan, đơn vị cấp 4 được đánh vào cùng cấp với các cơ quan, đơn vị
cấp 3). Cụ thể như Mục 2.1.2a trong dự thảo Quy chuẩn.
b) Phương án 2:
Mỗi cơ quan sẽ được cấp phát một mã trao đổi văn bản điện tử ở dạng
như sau: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2.
Cấu trúc mã gồm 4 cấp, trong đó: M là các chữ cái từ A đến Z, MX1X2
xác định các cơ quan, đơn vị cấp 1 và các cơ quan, đơn vị tương đương. Y1Y2,
Z1Z2, V1V2V3 được dùng để đánh mã các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc cấp
2, cấp 3 và cấp 4. Cụ thể như Mục 2.1.2b trong dự thảo Quy chuẩn.
Bộ Thông tin và Truyền thông sẽ quản lý tập trung và cấp mã cho tất cả
các cơ quan, đơn vị có nhu cầu trao đổi văn bản điện tử.
So sánh hai phương án trên, một số ưu và nhược điểm cơ bản như sau:
Phương án 1 Phương án 2
Ưu điểm - Thể hiện đầy đủ các cấp tổ chức Thể hiện rõ các cơ quan, đơn vị cấp
cho nhiều Bộ; 4 trong cấu trúc mã cho một số Bộ.
- Giữ nguyên cấu trúc mã so trong
Công văn số 2803/BTTT-THH, do
đó, không ảnh hưởng đối với các cơ
quan, đơn vị đã ban hành mã trong
giai đoạn thử nghiệm vừa qua;
- Chiều dài cấu trúc mã ngắn hơn
so với Phương án 2, do đó, thời
gian xử lý sẽ nhanh hơn.

11
Nhược điểm Không thể hiện rõ các cơ quan, đơn - Làm tăng chiều dài của cấu trúc
vị cấp 4 trong cấu trúc mã đối với mã, dẫn đến khả năng làm tăng thời
một số Bộ. gian xử lý;
- Thay đổi cấu trúc đánh mã theo
hướng dẫn trong Công văn số
2803/BTTTT-THH, có thể ảnh
hưởng đến các cơ quan, đơn vị đã
ban hành mã.

2.2. Sở cứ xây dựng nội dung “Quy định về dữ liệu gói tin phục vụ kết
nối các hệ thống QLVBĐH”
Việc xây dựng quy định về dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống
QLVBĐH dựa trên sở cứ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Việt
Nam và tham khảo tiêu chuẩn quốc tế.
a) Về đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Việt Nam
Các trường thông tin của gói tin edXML phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản
đối với các thông tin về phần mở đầu và phần kết thúc của một văn bản điện tử
tương ứng với văn bản giấy quy định tại:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về Hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;
và
- Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước hướng dẫn Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng.
b) Về tham khảo tiêu chuẩn quốc tế
Trong quá trình nghiên cứu, Cục Tin học hóa thấy có một số tiêu chuẩn
quốc tế có thể tham khảo, tiêu biểu trong đó có 02 (hai) tiêu chuẩn quốc tế là
ebXML Messaging Service (ebMS) và Electronic Document Interchange (EDI).

12
Đây là hai tiêu chuẩn được sử dụng để phục vụ kết nối, trao đổi tài liệu điện tử
giữa các hệ thống thông tin của các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ các nước.
Qua nghiên cứu, Cục Tin học hóa nhận thấy Tiêu chuẩn EDI có một số
nhược điểm chính như sau: Đây là tiêu chuẩn rất phức tạp, các bên kết nối phải
tham gia vào một hạ tầng mạng riêng; việc triển khai, sử dụng, vận hành, khai
thác rất tốn kém; tiêu chuẩn hoạt động dưới các giao thức rất chuyên sâu và chi
tiết về kỹ thuật, dẫn đến đòi hỏi nhiều chuyên gia kỹ thuật chuyên sâu.
Tiêu chuẩn ebMS được ra đời sau với các ưu điểm vượt trội hơn so với
EDI, đặc biệt là khắc phục được các hạn chế chính của EDI. Các doanh nghiệp
công nghệ thông tin có xu hướng lựa chọn các tiêu chuẩn dựa trên nền Tiêu
chuẩn Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML), cụ thể ở đây là ebMS thay vì EDI.
Do đó, Cục Tin học hóa đã lựa chọn tiêu chuẩn ebMS để tham khảo xác định
các trường thông tin.
Trong giai đoạn xây dựng Công văn số 2803/BTTTT-THH, phiên bản
ebMS tham khảo là OASIS ebXML Messaging Service Specification, version
2.0 (1st April 2002). Theo phản ánh của các địa phương, doanh nghiệp tham gia
thử nghiệm kết nối các hệ thống QLVBĐH, trong đó đã áp dụng Công văn số
2803/BTTTT-THH, thì các trường thông tin của gói tin edXML cơ bản đáp ứng
các yêu cầu về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và yêu cầu về kết nối các hệ thống
QLVBĐH. Tuy nhiên, việc gói tin edXML hiện được đóng gói theo một phương
thức truyền dữ liệu (SOAP with Attachment) như trong tiêu chuẩn ebMS phiên
bản 2.0, trong khi mô hình kết nối không có hạn chế về việc sử dụng giao thức
để truyền dữ liệu, sẽ dẫn đến khó khăn trong việc kết nối với các hệ thống
QLVBĐH mà doanh ngiệp phát triển giải pháp sử dụng các phương thức đóng
gói, truyền dữ liệu khác.
Qua nghiên cứu tiêu chuẩn ebMS phiên bản 3.0: OASIS ebXML
Messaging Services, Version 3.0: Part 1: Core Features (12 July 2007);
OASIS ebXML Messaging Services, Version 3.0: Part 2: Advanced
Features (19 May 2011); và tiêu chuẩn Message Transmission Optimization
13
Mechanism (MTOM), Cục Tin học hóa đã khái quát hóa gói tin edXML theo
hướng kế thừa toàn bộ các trường thông tin trong Công văn số 2803/BTTTT-
THH, trung lập về phương thức đóng gói và truyền dữ liệu và chỉ đưa ra các quy
định về dữ liệu đối với các trường thông tin trong gói tin edXML (cụ thể được
trình bày tại Mục 2.2. trong dự thảo Quy chuẩn).

3. Các nội dung cơ bản của dự thảo Quy chuẩn

3.1. Nội dung quy chuẩn gồm sáu phần chính

Phần 1: Thuật ngữ và định nghĩa: Bao gồm các định nghĩa về các thuật
ngữ được sử dụng trong quy chuẩn này.

Phần 2: Quy định kỹ thuật: Đưa ra các quy định kỹ thuật quản lý, cấp
phát mã trao đổi văn bản điện tử và quy định về dữ liệu của gói
tin phục vụ kết nối các hệ thống QLVBĐH

Phần 3: Phương pháp đo kiểm: đưa ra phương pháp kiểm tra các giải
pháp QLVBĐH và giải pháp kết nối các hệ thống QLVBĐH có
phù hợp với Quy định kỹ thuật của Quy chuẩn

Phần 4: Quy định quản lý: đưa ra quy định về dữ liệu của các gói tin đầu
ra/đầu vào của hệ thống QLVBĐH tại các cơ quan và Hệ thống
trung gian phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật quy định trong
Quy chuẩn

Phần 5: Trách nhiệm của tổ chức cá nhân: đưa ra quy định về việc đảm
bảo tuân thủ quy chuẩn và công nhận hợp quy đối với Quy
chuẩn

Phần 6: Tổ chức thực hiện: đưa ra vai trò, trách nhiệm của các cơ quan
liên quan trong việc tổ chức triển khai Quy chuẩn

3.2. Bảng đối chiếu Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia với tài liệu tham khảo
Dự thảo quy chuẩn được xây dựng dựa trên Công văn số 2803/BTTTT-
THH:

14
Tên Quy chuẩn kỹ Tài liệu tham Sửa đổi, bổ sung
thuật quốc gia/Quy khảo
chuẩn quốc gia

15
1. Quy định chung

1.1. Phạm vi điều chỉnh Tự xây dựng

1.2. Đối tượng áp dụng 1.2. Đối tượng áp Đã sửa đổi:

dụng Viết lại thành “Quy chuẩn
này áp dụng đối với các tổ
chức, cá nhân có hoạt động
sản xuất, sử dụng, khai thác
và cung cấp giải pháp
QLVBĐH và giải pháp kết
nối các hệ thống QLVBĐH
trong cơ quan nhà nước tại
Việt nam”

1.3. Tài liệu viện dẫn Tự xây dựng

1.4. Giải thích từ ngữ 2. Một số khái Đã sửa đổi:

niệm - Làm rõ khái niệm về hệ
thống QLVBĐH: Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành
là hệ thống thông tin được
xây dựng với mục tiêu chính
là tin học hóa công tác quản
lý, soạn thảo, xử lý văn bản
điện tử và hồ sơ công việc
của các cơ quan, đồng thời
trợ giúp có hiệu quả để lãnh
đạo có thể dễ dàng chỉ đạo,
giao việc, theo dõi tình hình
xử lý công việc trong cơ
quan mình;
- Bổ sung khái niệm về Kết
nối các hệ thống QLVBĐH:
Kết nối giữa các hệ thống
QLVBĐH là khả năng kết
nối và chuyển văn bản dưới
dạng điện tử từ hệ thống

16
 QLVBĐH này đến hệ thống
QLVBĐH khác;
- Bổ sung khái niệm Hệ
thống trung gian: Hệ thống
trung gian là Hệ thống thông
tin kết nối các hệ thống
QLVBĐH
- Bổ sung khái niệm Mã trao
đổi văn bản điện tử: Mã trao
đổi văn bản điện tử là mã
định danh của các đối tượng
tham gia quy trình trao đổi
văn bản điện tử thông qua hệ
thống QLVBĐH.

2. Quy định kỹ thuật

2.1. Quy định về quản 3.2 Phương pháp Đã sửa đổi:

lý, cấp phát mã định quản lý tổ chức - Chỉ hướng dẫn phần mã,
danh các đối tượng tham định danh các cơ không gắn tên miền e-doc.vn
gia trao đổi văn bản điện quan nhà nước vào mã;
tử
- Giải thích rõ hơn việc quản
lý, cấp phát và đánh mã;
- Trình bày 02 (hai) phương
án đánh mã và đề xuất các cơ
quan, đơn vị, doanh nghiệp
lựa chọn một phương án;
- Bổ sung:
+ Chữ cái K dành cho Nhóm
các cơ quan địa phương
(hiện đánh mã cho Hội đồng
nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương);
+ Hướng dẫn đánh mã cho
các cơ quan, đơn vị cấp 3,
cấp 4 và các đối tượng khác.
17
2.2. Quy định về dữ liệu Phụ lục 2. Định - Khái quát cấu trúc gói tin
của gói tin phục vụ kết dạng trao đổi văn edXML
nối các hệ thống bản thống nhất - Ghi rõ gói tin edXML bao
QLVBĐH edXML gồm ba phần chính: Thông
tin cơ bản (edXMLHeader),
Thông tin chính
(edXMLBody) và Tập tin
đính kèm được mã hóa
(edXMLAttachmentencoded
)
- Giải thích rõ hơn các
trường thông tin
- Tách phần chữ ký số 4.
Signature thành Phụ lục 3
- Sửa 1.2 Phần tập tin đính
kèm thành
edXMLAttachmentEncoded
- Bỏ Phụ lục danh sách chi
tiết các mã lỗi;

3. Phương pháp đo Tự xây dựng

kiểm

4. Quy định quản lý Tự xây dựng

5. Trách nhiệm của tổ Tự xây dựng

chức, cá nhân

6. Tổ chức thực hiện Tự xây dựng

Phụ lục 1 (Bắt buộc): Phụ lục 1. Danh Đã sửa đổi:

Danh sách cấp 1 sách mã cho cơ - Đánh mã cho Nhóm các cơ
(MX1X2) cho cơ quan quan nhà nước quan Chủ tịch nước (Mã
B01); mã cho Nhóm các cơ
quan Toà án (Mã D01); mã
cho Nhóm các cơ quan Viện
kiểm sát (Mã E01); mã cho

18
 Nhóm các cơ quan Kiểm
toán (Mã F01)
- Đánh mã cho Hội đồng
nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
- Giải thích rõ các cơ quan,
đơn vị thuộc, trực thuộc các
cấp

Phụ lục 2 (Tham 3.1 Mô hình kỹ Chấp nhận nguyên vẹn

khảo): Mô hình kỹ thuật liên thông
thuật liên thông giữa 4. Hoạt động của
các hệ thống QLVBĐH bộ kết nối giữa các
hệ thống quản lý
văn bản và điều
hành

Phụ lục 3 (Tham 4. Signature (Mô Đã sửa đổi:

khảo): Nguyên tắc tả về chữ ký số và - Khái quát hóa cho phù hợp
thực hiện ký số thông tin ký số gói với các thành phần trong cấu
tin edXML) và trúc gói tin mới;
Nguyên tắc thực
hiện ký số thuộc - Chuyển ra Phục lục để
1.1.1 Phần SOAP- tham khảo
ENV:Header

Phụ lục 4 (Tham Phụ lục 3. Ví dụ Đã sửa đổi:

khảo): Ví dụ một gói một gói tin theo - Tập trung vào phần mô tả
tin với các trường định dạng edXML dữ liệu và các trường thông
thông tin theo quy tin theo XML
định

4. Kết luận và khuyến nghị áp dụng

4.1. Kết luận
Thực hiện nhiệm vụ do Bộ Thông tin và Truyền thông giao tại
Quyết định số 1505/QĐ-BTTTT ngày 10/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông về việc ban hành kế hoạch xây dựng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia

19
bổ sung năm 2015, trong đó giao Cục Tin học hóa tổ chức biên soạn và xây
dựng dự thảo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kết nối các hệ thống quản lý văn
bản và điều hành, Cục Tin học hóa đã:
- Tổ chức nghiên cứu, rà soát lại nội dung của Công văn số 2803/BTTTT-
THH để xác định các nội dung cần xem xét quy định trong Quy chuẩn;
- Tổng hợp, nghiên cứu các ý kiến của một số doanh nghiệp, địa phương đã
thực hiện thí điểm kết nối các hệ thống QLVBĐH trên cơ sở áp dụng Công văn
số 2803/BTTTT-THH trong thời gian vừa qua;
- Tham vấn ý kiến chuyên gia về các nội dung trong Quy chuẩn;
- Dự thảo Quy chuẩn với các nội dung đã được trình bày tại mục 3.1. Nội
dung quy chuẩn.
Dự thảo Quy chuẩn đáp ứng được các yêu cầu về nội dung và thể thức của
một Quy chuận kỹ thuật quốc gia.
4.2. Khuyến nghị áp dụng
Việc kết nối các hệ thống QLVBĐH trong cơ quan nhà nước để trao đổi
văn bản điện tử sẽ hỗ trợ chuyển từ nền hành chính văn bản giấy sang nền hành
chính văn bản điện tử, hỗ trợ cải cách hành chính tại Việt Nam, tạo nền tảng
phát triển chính phủ điện tử Việt Nam giai đoạn tiếp theo.
Do đó, Quy chuẩn này bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân có hoạt động
sản xuất, sử dụng, khai thác và cung cấp giải pháp QLVBĐH và giải pháp kết
nối các hệ thống QLVBĐH trong cơ quan nhà nước tại Việt nam để đảm bảo
khả năng kết nối, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.

20