ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

A, Lời mở đầu:

B, Nội dung:

I, Cơ sở lý luận

1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI

    1.1.1: Khái niệm

    1.1.2: lịch sử ra đời và phát triển của EDI

    1.1.3: Sự hình thành và phát triển của các chuẩn EDI

   

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam

    2.1 Nội dung về EDI

        2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI

        2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ
và qua EDI)

        2.1.3 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên cơ sở
Internet

        2.1.4  Hạn chế của EDI truyền thống

        2.1.5 Làm rõ các lợi ích của EDI (lưu ý lợi ích kinh tế)

    2.2  Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam

          2.2.1  Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới

          2.2.2  Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam

C, Kết Luận

A, Lời mở đầu:

       Trao đổi dữ liệu điện tử đã được ứng dụng từ khá lâu.Ngành lương thực và
thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệu điện tử vào nǎm 1977.
Đến đầu những nǎm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô General
Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI. Những nhà bán lẻ lớn như
Sears, Roebuck và Co. và Kmart Corp. cũng bắt đầu sử dụng EDI.
Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách
loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp.
Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tǎng
giá trị (VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống
EDI khác nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn
toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn
khách hàng lớn đều yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở
nên khá đơn giản: Không có EDI, không có doanh thu.
Đến nǎm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI. Đó cũng là
nǎm chính phủ Mỹ bãi bỏ hạn chế thương mại sử dụng Internet, và là nǎm Tim
Berners-Lee đã tạo ra trình duyệt web đầu tiên. Một kiểu thương mại điện tử mới,
từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng, trên web đã bùng nổ.
       Nǎm 1994, trình duyệt web Netscape Navigator, với tính nǎng hỗ trợ
"cookies", những tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên máy tính của người sử dụng đã tạo
điều kiện cho việc tạo những cửa hàng trên Web có khả nǎng nhận dạng những
khách hàng, tập hợp dữ liệu về họ và cá nhân hoá việc bán hàng để phủ hợp với
khách hàng.

Và ngày nay EDI ngày càng phát triển nhanh chóng và phổ biến khắp mọi nơi trên
thế giới và đắc biệt EDI được dùng rất nhiều trong các doanh nghiệp lớn. Đối với
nước ta EDI còn khá mới mẻ, các doanh nghiệp còn chưa biết những lợi ích to lớn
mà EDI đem lại. Chính vì lẽ đó nhóm nghiên cứu chọn đề tài trên để giúp mọi
người có những hiểu  biết thêm về dịch vụ EDI để từ đó có thể áp dụng nó vào
những hoạt động phù hợp đem lại lợi ích tối đa cho người sử dụng.

 
B, Nội dung:

I, Cơ sở lý luận

1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI

    1.1.1: Khái niệm

    Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông
tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu
chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin (Ủy ban liên hợp quốc về luật
thương mại quốc tế -UNCITRAL và Điều 4 Luật GDĐT).

    1.1.2: lịch sử ra đời và phát triển của EDI

Đầu những năm 1960, Công ty Du Pont đã phát triển một chuẩn dành cho các
thông điệp điện tử để gửi thông tin hàng hoá giữa Công ty Du Pont và hãng vận
chuyển Chemical Leahman Tank Lines. Năm 1965, hãng vận chuyển Steamship
Line bắt đầu gửi cho hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai chuyển hàng
dưới dạng những thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào máy
tính.
        Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng không,
đường bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê khai điện tử liên
ngành do Uỷ ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation Data Coordinating
Committee - TDCC) của Mỹ khởi xướng và vào năm 1975, TDCC đã xuất bản tài
liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đầu tiên của mình.
     Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ
liệu điện tử vào năm 1977. Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor
và Tập đoàn ô tô General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI.
Những nhà bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co. và Kmart Corp. cũng bắt đầu sử
dụng EDI.
      Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách
loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp.
Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tăng
giá trị (VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống
EDI khác nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn
toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn
khách hàng lớn đều yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở
nên khá đơn giản: Không có EDI, không có doanh thu.
      Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI. Đó cũng
là năm chính phủ Mỹ bãi bỏ hạn chế thương mại sử dụng Internet, và là năm Tim
Berners-Lee đã tạo ra trình duyệt web đầu tiên. Một kiểu thương mại điện tử mới,
từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng, trên web đã bùng nổ.

    1.1.3: Sự hình thành và phát triển của các chuẩn EDI

      Khái niệm Chuẩn EDI: xây dựng và phát triển năm 1982 và đưa vào sử dụng
năm 1985.

Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho một loạt các định dạng dữ liệu
thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế
cho tài liệu giấy truyền thống. Trong số những định dạng dữ liệu chuẩn ra đời sớm
nhất, nhiều định dạng được tạo ra và sử dụng bởi một ngành công nghiệp cụ thể để
phục vụ cho việc trao đổi tài liệu trong phạm vi ngành đó, hoặc bởi một công ty cụ
thể để phục vụ cho việc trao đổi chứng tử với nhà cung cấp. Khi EDI phát triển
hơn, các chuẩn áp dụng riêng cho công ty hoặc cho ngành (còn gọi là chuẩn đơn
dụng) trở nên ít phổ biến so với chuẩn công cộng.

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam

    2.1 Nội dung về EDI

        2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI

* Quy trình hoạt động của EDI:

- Chuẩn bị tài liệu điện tử

- Dịch dữ liệu để chuyển đi

- Truyền thông
- Dịch dữ liệu đến

- Xử lý tài liệu điện

Qui trình hoạt động của EDI bao gồm 5 bước. Để ứng dụng EDI giữa các bên với
nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu những bên tham gia cần phải tích hợp, sử dụng
hệ thống EDI. Các bên tham gia sẽ truyền và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn
EDI. Và hiện nay thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là:

ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT

* Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử. Nghĩa là họ phải mã
hóa dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của
mình. * Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI

Phong bì EDI cho thông điệp truyền tảiè modern.

Để chuẩn bị truyền dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử.

* Bước 3 : Truyền thông. Truyền EDI trong môi trường mạng. Ở đây sẽ có 2

cách để thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và nhược

điểm riêng của nó.

+ Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng. Phương pháp này có

ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao. Dữ liệu có thể dễ
dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác của mình.

+ Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng. Nghĩa là sẽ có những công ty đứng
ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau. Phương pháp này có
nhược điểm là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách
tuyệt đối. Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng.

* Bước 4: Dịch dữ liệu đến. dữ liệu è modern è Phong bì EDI cho thông

điệp truyền tải è chuyển định dạng trong. Ở đây với hệ thống phần mềm của mình,
bên nhận sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua bộ hệ thông phần
mềm của họ dựa trên các chuẩn EDI.

* Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử . Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ
thống điện tử. Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí.

EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi
thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự
trùng lặp trong cả quá trình giao dịch.

Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính của công ty bạn sẽ hoạt
động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được
sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng
từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại
hoặc các thiết bị viễn thông khác. Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ
thống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi
nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông
tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản
bằng tay. Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty bạn
cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng
từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy
tính hiện hành trong nội bộ công ty.

_      Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử
dụng nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao dịch EDI chuẩn.
Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty cho việc ứng
dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch
EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành
trong nội bộ công ty.

        2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua
giấy tờ và qua EDI)

 Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ :

Trước khi có EDI, các giao dịch thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy
tờ, văn bản. Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải
trực tiếp 2 bên chuyển giao cho nhau.Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết định
kí kết hợp đồng, tất cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình hình vận
chuyển… đều cần thiết đến sự có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên, đóng dấu.Quá
trình này làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả doanh nghiệp và cá nhân.

 Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)

- EDI là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương
tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin

- EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả tối đã cho việc trao đổi các chứng
từ thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu giao hàng, v.v...),
giữa các đối tác cũng như kết nối với các đối tác trong/ngoài doanh nghiệp.

- EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự động mà
không cần có sự can thiệp của con người

- Có thể làm thay đổi quy trình văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp mà
không phải xây dựng lại kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã có trước
đó.

- Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung như giao
dịch kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán. Vấn đề này đang
được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có
quan điểm chính sách, pháp luật thương mại khác nhau, đòi hỏi phải có
 khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa
thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet. Chỉ như vậy mới đảm
bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện
tử.

       2.1.3 EDI truyền thống và EDI trên cơ sơ Internet

  Các yếu tố

   EDI truyền thống

        Internet EDI

Định nghĩa

Là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện
tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin

Là sự trao đổi thông điệp cho các giao dịch kinh doanh giữa các máy tính của các
tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng các thỏa thuận chuẩn ( các hiệp định khác
nhau được đồng ý rộng rãi trên thế giới đến mức có thể đươc) qua Internet.

Đặc điểm
- Sử dụng mạng giá trị gia tăng làm cầu nối để các máy tính điện tử có thể liên lạc
với nhau, để lưu trữ và tìm kiếm

- Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi
dưới dạng hiện vật, và trực tiếp .

- Tốn chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển….trực tiếp đến tay người mua.

- sử dụng mạng Internet là phương tiện chính của EDI với nhiều chức năng hơn

- Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi
dưới dạng số hóa và truyền gửi theo mạng ( hay còn gọi là giao gửi số hóa)

- Tiết kiệm được chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển…vì được giao dịch thông
qua Internet.

 
 

2.1.4  Hạn chế của EDI truyền thống

_ Tăng thời gian xử lý – Trong hệ thống dựa trên giấy tờ, việc chuyển vật lý các tài
liệu giữa các đối tác thương mại là nguyên nhân làm tăng thời gian xử lý để hoàn
thành một giao dịch đơn lẻ. Một lý do khác cũng làm thời gian xử lý lâu hơn là
thời gian nhập lại dữ liệu. Cùng một thông tin được nhập vào hai lần, có thể nhiều
hơn rất nhiều đặc biệt là trong các ngành công nghiệp sản
xuất.                                            

_  Độ chính xác thấp – Vì hệ thống dựa trên giấy tờ đòi hỏi nhiều thể nghiệm của
cùng một thông tin, nên dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi trong chu trình xử lý. Rõ
ràng việc nhập lại dữ liệu giống nhau làm tăng khả năng sinh
lỗi.                                        

  _ Chi phí lao động lớn – Luồng thông tin truyền thống đồi hỏi dữ liệu được nhập
thủ công tại mỗi bước trong chu trình xử lý, ví dụ phiếu đặt mua hàng, hoá đơn,
thông tin giao hàng, biên nhận,… Những hoạt động này đỏi hỏi nhiều lao động.
Bên cạnh đó quá trình vận chuyển, luu trữ dữ liệu cũng tấ tốn kém .                    

   _  Tăng độ không chắc chắn – Vì chậm trể trong giai đoạn chuyển thư và xử lý,
thời gian nhận tài liệu sẽ không được đảm bảo. Việc người mua nhận ra rằng nhà
cung cấp không bao giờ nhận được phiếu đặt hàng khi các mặt hàng không được
đưa đến như mong đợi, không phải là chuyện hiếm. Điều không chắc chắn này
thường dẫn tới việc gọi điện thoại thường xuyên để xác nhận tài liệu.

        2.1.5 Làm rõ lợi ích của EDI (lưu ý lợi ích kinh tế)

 
      Việc thực hiện EDI có tác động đến cả hai phía đối tác thương mại, cho nên
không thể thực hiện nó chỉ ở một bên Ví dụ: chỉ cho một bên mua mà không cho
bên bán, cũng không áp dụng được nếu chỉ đem lại lợi ích cho một bên. Ví dụ,
khách hàng của nhà cung cấp yêu cầu phải cung cấp cho họ hoá đơn theo đường
điện tử. Cái được đối với khách hàng là họ giảm được tổng chi phí cho việc xử lý
các hoá đơn của họ. Tuy nhiên phía nhà cung cấp không được lợi gì cả vì chẳng có
gì đảm bảo rằng họ sẽ được thanh toán sớm hơn. Dẫn tới nhà cung cấp chẳng có
quan tâm và hứng thú gì khi thực hiện EDI.

Vì vậy chúng ta cần xác định được các lợi ích và ưu điểm của việc thực hiện EDI
từ cả hai phía của tổ chức và các đối tác là điều rất quan trọng. Đối với ví dụ như
trên, cùng với việc trao đổi hoá đơn điện tử, nên thực hiện thêm việc chuyển tiền tự
động để thanh toán, sao cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh hơn.
Một quan hệ đối tác đúng trong EDI là phải chú ý đến cách tiếp cận này để động
viên và phát triển mối quan hệ đối tác kinh doanh thực sự. Song song với việc xác
định các lợi ích của việc áp dụng EDI thì ta cũng cần phải tìm rõ các hạn chế của
việc thực hiện EDI để từ đó đưa ra các giải pháp giúp khắc phục các hạn chế đó và
việc áp dụng EDI này được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Nhín trên hình ảnh trên: Công ty A truyền dữ liệu cho công ty B dựa trên truyền dữ
liệu  truyền thống sẽ tốn rất nhièu thời gian và chi phí . Trong khi đó công ty A
truyền dữ liệu cho công ty C bằng EDI trên cở sở internet điều đó vừa bớt chi phí
mà lại tiếc kiệm được rất nhiều thời gian và chúng ta có thể cụ thể hóa những lợi
ích mà EDI trên sơ sơ internet đem lại trong các lợi ích sau đây:

- Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín

- Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần

- Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay

- Tăng tính chính xác của thông tin, giảm lỗi sai sót do không phải nhập lại số liệu
nhiều lần

- Hệ thống lưu trữ thông điệp giúp khẳng định văn bản đã được giao đến cho đối
tác và có thể theo dõi đường đi của hàng hoá trong từng giai đoạn
- Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn có nghĩa đáp ứng nhu cầu của khách
hàng hiệu quả hơn

- Được sử dụng cùng với hệ thống lưu kho tự động, EDI giúp giảm thời gian lưu
kho, giảm số lượng hàng tồn kho

- Có cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng tính cạnh tranh
của công ty và của cả ngành công nghiệp

- Cải thiện mối quan hệ thương mại, củng cố quan hệ giữa khách hàng và nhà cung
cấp

- Giữ được các khách hàng quan trọng và có thể sử dụng như một công cụ tiếp thị
nhằm thu hút các khách hàng mới

- Giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Một số công ty lớn yêu cầu
các công ty đối tác phải sử dụng EDI mới tiến hành kinh doanh.

- Không những vậy, trong các giao dịch thương mại của các công ty chúng ta nên
sử dụng EDI vì khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng dụng của công ty bạn có thể
gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ thống máy tính của đối tác mà không cần
sự can thiệp của con người .EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn
chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng
cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp công ty
bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách
hàng.

- Dưới đây là một ví dụ cho thấy hiệu quả của việc dùng EDI trong thực tế kinh
doanh của một công ty bán lẻ để tăng tốc độ xử lý và giảm lỗi so với các công việc
thực hiện qua giấy tờ truyền thống. Ngoài ra việc sử dụng EDI kết hợp với các
công nghệ khác còn cho thấy sự khác biệt lớn về hiệu quả trong kinh doanh.

Câu chuyện thành công của Hills Discount Chain:

  
  Hills Discount Chain là một công ty gồm một loạt cửa hàng giảm giá theo kiểu
Anh mới. Công ty này đã trao đổi điện tử với các đối tác thương mại từ nhiều năm
nay theo tiêu chuẩn Truyền thông liên kỹ nghệ tự nguyện (Voluntary Interindustry
Communications Standards – VICS), tức chuẩn ANSI X12 cho ngành công nghiệp
bán lẻ.

Dùng EDI cho các phiếu đặt hàng là vô cùng quan trọng đối với công ty vì tính
phức tạp của chúng. Một phiếu đặt hàng có thể đặt mua tới 200 mặt hàng cho một
hoặc một số cửa hàng là chuyện thường tình. Do đó, vì số lượng lớn các phiếu đặt
và độ phức tạp của chúng nên rất dễ bị lỗi khi vào dữ liệu và người bán hàng
thường mất khoảng hai tuần để chuyển đúng đắn các phiếu đến hệ thống nhập
phiếu. Nhưng với việc thực hiện EDI, các vấn đề như nguy cơ bị lỗi gây ra thừa
hàng hoặc thiếu hàng trong kho hoặc vận chuyển chậm, bị giảm đi đáng kể hoặc bị
loại trừ hoàn toàn.

Mặt khác hệ thống lập hoá đơn của công ty Hills cũng rất phức tạp. Đó là vì nơi
bán hàng không những phải chuyển hàng tới nhiều địa điểm khác nhau trong cùng
một đơn hàng, mà còn phải gửi hoá đơn bán hàng cho các địa điểm khác nhau đó.
Mặc dù hoá đơn được gửi tới cửa hàng, nhưng cửa hàng lại không phải là nơi trả
tiền cho hoá đơn đó, mà chỉ kiểm chứng các hoá đơn thôi. Sau đó các hoá đơn đó
lại được gửi lại cho tổng hành dinh nơi đặt hàng để trả tiền. Nếu dùng EDI trong hệ
thống lập hoá đơn bán hàng, thì người bán hàng có thể gửi các hoá đơn cho tổng
hành dinh một cách tự động, giải thích rõ ràng về việc phân phối hàng hoá và giá
thành của chúng cho các cửa hàng, và các cửa hàng chỉ việc kiểm chứng những gì
mà họ nhận được.

EDI còn được kết hợp cùng với một phương pháp quét điểm bán hàng gọi là Đáp
ứng nhanh. Theo đó, sản phẩm được đánh dấu bằng mã vạch theo mã sản phẩm
chung (UPC – Universal Product Code). Khi một mặt hàng được bán, thì mã vạch
được quét và ghi vào hệ thống. Thông tin này dùng để cập nhật các biểu ghi tồn
kho ở mức bán lẻ và để tạo ra phiếu đặt mua hàng. Phiếu đặt mua hàng sau đó
được truyền tới nhà cung cấp thông qua EDI. Kết quả là sẽ nhận biết được xu
hướng và các hàng hoá được chuyển nhanh tới làm đầy lại kho.

Ví dụ này đã cho chúng ta thấy EDI được dùng như thế nào trong ngành công
nghiệp bán lẻ để giảm lỗi và tăng tốc độ xử lý các công việc bằng giấy. Ngoài ra
còn thấy việc dùng EDI kết hợp với các công nghệ khác sẽ nâng cao hiệu quả và
bán hàng nhiều hơn.

- Hay nhìn vào bảng giá trị các giao dịch sử dụng EDI dưới đây phần nào cũng sẽ
giúp ta hiểu được rõ hơn lợi ích khi sử dụng EDI của các doanh nghiệp:

    2.2  Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam

          2.2.1  Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới

_        Lợi ích của EDI thì ai cũng đã nhìn thấy và ứng dụng EDI trong các doanh
nghiệp lớn, có tiềm lực về kinh tế là một điều tất yếu. EDI ngày càng được sử dụng
rộng rãi trên toàn cầu, chủ yếu phục vụ cho việc mua và phân phối hàng như gửi
đơn hàng, ngoài ra  người ta cũng dùng cho các mục đích khác, như thanh toán tiền
khám bệnh, trao đổi các kết quả xét nghiệm v.v. EDI chủ yếu được thực hiện thông
qua mạng ngoài (extranet) với nhau và thường được gọi là “ mạng thương mại”
(net-commerce). Cũng có khi có “EDI hỗn hợp” ( hybird EDI) dùng cho trường
hợp chỉ có một bên đối tác dùng EDI, còn bên kia thì vẫn dùng các phương thức
thông thường ( như fax, thư tín qua bưu điện…)

         

   _   Tình hình phát triển EDI trên thế giới đặc biệt là những nước có phát triển có
nền tảng cơ sở hạ tầng tốt thì việc ứng dụng EDI trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên,
trông khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất tiền bạc nhiều bằng việc loại bỏ các chi
phí giấy tờ thì EDI lại tỏ ra khá đắt với các nhà cung cấp. Nó đòi hỏi các nhà cung
cấp phải sử dụng các phần mềm đắt tiền và những mạng giá trị gia tăng ( VAN).
Ngoài ra, những nhà cung cấp phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho
những khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào tuân thủ tập chuẩn
con trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn các khách hàng lớn yêu cầu
sử dụng EDI, sự lựa chọ trở nên khá đơn giản. không có EDI, không có doanh thu.
Do vậy, điều này buộc các doanh nghiệp, các tổ chức phải sử dụng EDI trong công
việc sản xuất kinh doanh của mình và EDI ngày càng trở nên phổ biến. Sau đây là
ví dụ về việc phát triển EDI ở một số quốc gia.

         

_ Ở Hàn Quốc tất cả các loại thông điệp điện tử (EDI, XML và XML/EDI) đều
được chuẩn hóa bởi Ủy ban EDIFACT Hàn Quốc – KEC. Theo báo cáo tại
AFACT 2008, tính đến tháng 8/2008 KEC đã phê chuẩn 610 thông điệp chuẩn
(262 EDI, 53 XML/EDI, 295 XML) cụ thể trong các ngành, lĩnh vực như thương
mại, bảo hiểm, tài chính, hải quan, điện tử, đóng tàu, vận tải biển, phân phối, ô tô-
xe máy…

Ở Nhật Bản: Hội đồng trao đổi dữ liệu điện tử (JEDIC) là tổ chức hoạt động nhằm
phổ biến và thúc đẩy EDIFACT, thúc đẩy quá trình chuẩn hóa với cả người bán và
người mua cho các giao dịch kinh doanh. Gần đây, JEDIC đã đưa ra một bản khảo
sát về hiện trạng sử dụng EDI cho 58 tổ chức trong lĩnh vực công nghiệp tại Nhật
Bản. Kết quả cho thấy 59.4% các tổ chức hiện nay đang áp dụng EDI trong công
tác hành chính và 53,9% đang áp dụng EDI trong lĩnh vực marketing.

_ Tại Đài Loan, EDI được sử dụng chính nhằm mục đích phát triển ngành tài
chính. Năm 2007, tổng lượng giao dịch giữa các ngân hàng dùng chuẩn EDI đạt
đến 3.012.961 giao dịch với tổng giá trị lên đến 91.145 triệu USD, trung bình mỗi
giao dịch trị giá 30.300 USD
            Ngày nay, việc ứng dụng EDI cũng được mở rộng hơn ra nhiều ngành như
lương thực, y tế… chứ không chỉ có trong kinh doanh nữa và việc phát triển và sử
dụng EDI là một nhu cầu rất là cần thiết.

          2.2.2  Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam

           

  _ Hiện nay một số hệ thống thương mại điện tử đã được các doanh nghiệp đưa
vào và áp dụng ở các quy mô khác nhau và từng bước có hiệu quả, phục vụ hữu ích
cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các tiêu chuẩn hỗ trợ thương mại điện tử của
liên hợp quốc hoặc tiêu chuẩn quốc tế đang được phổ biến và ứng dụng trong
doanh nghiệp như các tiêu chuẩn ANSI ASC X12 hay EDIFACT…

_   Tại Việt Nam, các tiêu chuẩn được đa số các tổ chức và doanh nghiệp biết đến
và  sử dụng trong trao đổi đữ liệu điện tử là XML. Tiêu chuẩn này thường được sử
dụng vào sao lưu các cơ sở dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức doanh nghiệp
khác nhau hoặc giữa các chi nhánh của một tổ chức, doanh nghiệp như ngân hàng,
công ty chứng khoán, hải quan…Hầu hết các tổ chức, doanh nghệp được khảo sát
đang áp dụng then chuẩn định dạng XML do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố
để áp dụng. Chẳng hạn tổng cục hải quan đã triển khai ứng dụng trên nền tảng
XML kết hợp với mô hình theo khuyến cáo của tổ chức hải quan thế giới (WCO)
để trao đổi với các doanh nghiệp tham gia dịch vụ hải quan điện tử; bộ công
thương đã thống nhất biểu mẫu XML với phòng thương mại và công nghiệp Việt
Nam (VCCI) và các phòng quản lý xuất nhập khẩu, các khu công nghiệp, khu chế
xuất để sao lưu, truyền dữ liệu cấp chứng nhận xuất xứ điện tử về hệ thống
eCoSys.

_    Một số doanh nghiệp như cảng Hải Phòng đã đi đầu trong triển khai trao đổi dữ
liệu điện tử để quản lý và xử lý vận đơn cho các hãng tàu trong và ngoài nước.
Chương trình của cảng Hải Phòng được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế UN/ISO
EDIFACT 9735 để quản lú dữ liệu container của cảng. Công ty Uniliver Việt Nam
đã xây dựng mạng EDI từ năm 2007 dựa trên tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử để
quản lý sản phẩm bằng hệ thống mã vạch theo tiêu chuẩn GS1.
_    Kết quả khảo sát cho thấy, các ứng dụng trao đổi dữ liệu điện tử trong một số
ngành công nghiệp và dịch vụ tại Việt Nam vẫn đang phát triển ở mức độ sơ khai,
đơn giản và nhiều ứng
dụng mới chỉ ở quy mô nội bộ một ngành hay trong một doanh nghiệp. Việc triển k
hai áp dụng các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử quốc tế nói chung
và các tiêu chuẩn EDI nói riêng vào thực tiễn là một quá trình công phu, cần được
thực hiện qua nhiều công đoạn từ nghiên cứu, tìm hiểu, xây dựng dự án thử
nghiệm, đến triển khai các dự án trên diện rộng.
Đặc biệt là sự hỗ trợ, chuyển giao công nghệ tiên tiến và phối hợp với chuyên gia
tư vấn từ
nước ngoài sẽ là yếu tố mang lại thành công vững chắc cho các dự án thương mại đ
iện tử. Thêm vào đó, phần lớn các tiêu chuẩn công nghệ liên quan đến thương mại
điện tử và CNTT hiện nay đều do doanh nghiệp tự xây dựng. Do vậy, để có các
ứng dụng thương mại điện tử tiên tiến
trong các hoạt động thương mại, công nghiệp và dịch vụ sẽ cần một quá trình phổ 
biến và hướng dẫn, với nguồn nhân lực đủ mạnh là các chuyên gia và cán bộ kỹ th
uật được đào tạo bài bản để triển khai các dự án lớn với công nghệ hỗ trợ thương m
ại điện tử tiên tiến. Sau đây là một số ví dụ về tình hình ứng dụng trao đổi dữ liệu
điện tử EDI ở Việt Nam.

            * Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử cảng Hải Phòng

            Cảng Hải Phòng là đơn vị tiên phong ứng dụng thành công và hiệu quả hệ
thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI. Hệ thống được xây dựng theo tiêu chuẩn
quốc tế EDIFACT, ghép nối lấy dữ liệu quản lý container từ hệ thống thông tin quả
n lý MIS hiện tại của Cảng để tạo lập các báo cáo điện tử theo mẫu chuẩn quốc tế g
ửi cho các hãng tàu. Từ năm 2003, hệ thống EDI này đã được Cảng Hải Phòng chí
nh thức áp dụng với Hãng tàu APM. Sau hơn 6 tháng triển khai, toàn bộ hệ thống E
DI đã được xây dựng và Cảng đã chính thức dùng số liệu EDI trong việc quản lý
và khai thác container. Cho đến nay, việc ứng dụng EDI là một thành phần quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động nghiệp vụ của Cảng. Hệ thống
EDI của Cảng Hải Phòng đã được vận hành hiệu quả để tiến hành trao đổi dữ liệu 
điện tử với các hãng tàu lớn như MAERSK, MCC, HANJIN, MOL, WAN HAI, A
PM, v.v... Việc trao đổi dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế đã giúp cho công tác khai
thác giữa Cảng và các hãng tàu được đồng
bộ, chuẩn hóa và nâng cao năng lực phục vụ của Cảng.

Hệ thống EDI Cảng Hải Phòng bao gồm hai phần chính:

-   Phần khai thác bãi container (theo chuẩn quốc tế gọi là CODECO) bao gồm các
tác nghiệp, phương án dịch chuyển container: nhập bãi, xuất bãi, đóng hàng và rút
hàng.

-   Phần khai thác tàu (theo chuẩn quốc tế gọi là COARRI) bao gồm các tác nghiệp
dỡ container, xếp container và vận chuyển.

                  Sơ đồ hệ thống EDI tại cảng Hải Phòng

                              Qua một thời gian triển khai áp dụng, hiện nay tỷ lệ sử dụng
giao dịch trực tuyến online trên hệ thống này đạt trên 90%, số liệu cập nhật nhanh,
kịp thời đầy đủ và chính xác, chất lượng điều hành, quản lý và trình độ nghiệp vụ
được nâng cao một cách rõ rệt. Thông qua hệ thống EDI,
hãng tàu đã tận dụng và thừa hưởng toàn bộ số liệu khai thác container của Cảng, ti
ết kiệm được chi phí, thời gian và nhân lực, nâng cao hiệu quả khai thác phục vụ c
ông tác điều hành, quản lý.

* Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của unilever Việt Nam và Metro Cash & Carry

    
Năm 2007, Unilever Việt Nam và Metro Cash & Carry đã thống nhất cùng phối hợ
p triển khai dự án trao đổi dữ liệu điện tử (gọi là dự án EDI). Sau 9 tháng thiết lập 
một hệ mã vạch (barcode mapping) và kết nối kỹ thuật với nhau thông qua các trun
g tâm (hub), các dữ liệu đã có thể đọc hiểu và xử lý tự động. Sau một năm, Metro
Cash & Carry và Unilever đã thử nghiệm và trao đổi thành công dữ liệu đầu tiên là
các đơn hàng. Các tiêu chuẩn chủ yếu mà hai công ty sử dụng bao gồm barcode
EANCOM13 (barcode 13
kí tự) theo chuẩn GS1 để thống nhất cho từng sản phẩm đặt và giao hàng (người m
ua đặt mua các sản phẩm thông qua barcode của sản phẩm đó và người giao hàng s
ẽ giao đúng sản phẩm có barcode đó), chuẩn GLN của GS1 cho mã người đặt hàng 
(Buyer), và mã người giao hàng (Supplier). Ngoài ra việc sử dụng một số tiêu
chuẩn khác như UN/EDIFACT và XML cũng
đang được nghiên cứu. Các loại mã khác như mã nơi đặt hàng, nơi giao hàng, mã n
hà cung cấp đều xây dựng theo chuẩn EAN13 và đã được đăng ký.

    
Không chỉ dừng lại ở việc thử nghiệm với các đơn đặt hàng, dự án EDI này sẽ còn 
được mở rộng sang các giao dịch trao đổi dữ liệu khác như quy trình xử lý hóa đơn
, phiếu giao nhận hàng điện tử. Trên cơ sở dự án này, trong thời gian tới, Metro Ca
sh & Carry sẽ mở rộng đến các nhà cung cấp khác. Cũng như vậy, hiện tại, Unileve
r đang triển khai EDI đối với quy trình đặt hàng cho một siêu thị và khoảng 240 nh
à phân phối. Từ dự án này, Unilever cũng đang mở rộng rộng khắp đến các nhà ph
ân phối trên toàn quốc.

   Quy trình trao đổi dữ liệu điện tử giữa uniliver Việt NAM và Metro Cash &
Carry TP.HCM

 
 

C, Kết Luận

        Trao đổi dữ liệu điện tử. Đây là một công cụ thiết yếu trong các giao dịch
doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) qua Internet. Một giải pháp cho phép truyền
thông điện tử một cách an toàn, bao gồm các thông tin về quỹ thanh toán giữa
người mua và người bán qua các mạng dữ liệu riêng. Giao thức trao đổi dữ liệu
điện tử giữa các công ty qua mạng truyền thông như mạng giá trị gia tăng (VAN -
value-added network) hoặc mạng Internet.

Khi ngày càng nhiều công ty kết nối với Internet, vai trò của EDI - một cơ chế giúp
các công ty có thể mua, bán và trao đổi thông tin qua mạng, càng trở nên quan
trọng. Bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất của EDI là X12, do tổ chức ANSI thông qua.
Internet cũng làm một cuộc cách mạng hoá nền thương mại điện tử doanh nghiệp
đến doanh nghiệp. EDI thông qua Internet đã rẻ hơn rất nhiều so với VANs và
những người sử dụng EDI ở qui mô lớn đã phát triển những hệ thống giao dịch
trực tuyến của họ dựa trên web dựa trên những ngôn ngữ đánh dấu tương thích với
Web thay cho những tài liệu EDI cứng nhắc.

       Năm 2001, một phiên bản của XML được thiết kế cho thương mại điện tử,
được gọi là ebXML, đã chính thức được chuẩn hoá và những người sử dụng ngày
nay đang tiến hành kết hợp những yếu tố tốt nhất của EDI và ebXML để tạo ra một
loại hình thương mại điện tử hoàn hảo hơn.

      Ngày nay mô hình trên đã được ứng dụng rất rộng rãi, các doanh nghiệp Việt
Nam cố gắng đưa hệ thống EDI vào trong doanh nghiệp mình để tận dụng tối đa
những lợi ích của nó. Với đà phát triển của thương mại điện tử Việt Nam hiện nay
có lẽ ngày đó không còn xa nữa.