1.1.1.1.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn có trách
nhiệm chỉ đạo, quản lý thực hiện các nội dung công tác văn thư, lưu trữ:
1. Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phòng, kho lưu trữ có diện
tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (phòng, kho có diện tích
tối thiểu là 20m2).
2. Bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để
làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.

3. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo
a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan (trên cơ sở quy định tại
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ).
b) Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ cơ quan (trên cơ sở quy định tại Thông
tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24
tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; các văn bản quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu chuyên ngành của các Bộ, ngành).
c) Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm theo quy định tại Điều 28 Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP .
4. Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức tại Ủy
ban nhân dân phường, xã, thị trấn: về quản lý, xử lý văn bản; soạn thảo,
ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và các nội dung công tác lưu
trữ...
5. Chỉ đạo thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
nhằm tránh tài liệu tồn đọng, tái tồn đọng.
6. Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá
trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Mua sắm trang thiết bị
phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ và ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
7. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho người làm công tác lưu trữ theo
quy định và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
8. Thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 14 Luật Lưu
trữ năm 2011.

1.1.1.2. Thể thức, kỹ thuật trình bày, soạn thảo và ký ban hành văn
bản
Các loại văn bản hành chính, thể thức văn bản hành chính, kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính, soạn thảo văn bản hành chính, duyệt bản
thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành văn bản và ký ban
hành văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 07, Điều 08, Điều
09, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
1.1.1.3. Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều
14, Điều 15, Điều 16, Điều 17, Điều 18, Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-
CP, Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, cụ
thể:
a) Cấp số, thời gian ban hành văn bản
- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự
thời gian ban hành văn bản của UBND cấp xã trong năm (bắt đầu liên
tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm), số và ký hiệu văn bản của UBND cấp xã là duy nhất trong một
năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện sau khi có chữ
ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được
thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
b) Đăng ký văn bản đi
- Văn bản do UBND cấp xã ban hành phải tập trung tại Văn thư
UBND cấp xã để đăng ký và phát hành.
- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin
cần thiết của văn bản đi.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
- Văn thư UBND cấp xã đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản
đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định
30/2020/NĐ-CP hoặc đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
c) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản sau khi ký, Văn thư UBND cấp xã phải làm thủ tục phát
hành kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản hoặc theo
danh sách Chủ tịch UBND cấp xã phê duyệt.
- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của
văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số
lượng, thời gian và nơi nhận.
- Phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử được ký số của người
có thẩm quyền: Văn thư UBND cấp xã thực hiện in văn bản đã được ký
số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo
bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
 - Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn
thư UBND cấp xã thực hiện Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử
bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức (hình thức
ký sao y).
d) Lưu văn bản đi
- Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư UBND cấp xã và phải
được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ, công chức.
- Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của UBND
cấp xã.
1.1.1.4. Quản lý văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định tại
Điều 20, Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24 Nghị định 30/2020/NĐ-CP,
Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, cụ thể:
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả văn bản đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) phải
được tập trung ở Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đóng dấu
‘ĐẾN”, đăng ký và chuyển giao văn bản. Đối với văn bản gửi đích danh
cán bộ, công chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc
bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của UBND cấp xã thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư UBND cấp xã, cán bộ, công chức không
có trách nhiệm giải quyết.
Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản
hỏa tốc Văn thư cơ quan phải tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ quan
gửi và báo cáo ngay Chủ tịch UBND cấp xã để xử lý. Các loại văn bản
khác văn thư phải trình vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
 - Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn
thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho
nơi gửi văn bản.
- Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác
thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ
thống. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng quy định hoặc gửi sai
nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ
chức gửi văn bản trên Hệ thống, trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu
hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải
quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b) Đăng ký văn bản đến
- Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính
xác các thông tin cần thiết vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông
tin đầu vào của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mẫu Sổ đăng ký
văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Số đến của văn bản đến được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự
thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và
văn bản điện tử.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
- Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng
ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

c) Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi đăng ký, Văn thư cơ quan trình Chủ tịch
UBND cấp xã (hoặc Phó Chủ tịch được giao xử lý văn bản đến) chỉ đạo
giải quyết và chuyển giao cho bộ phận, cán bộ, công chức được giao xử
lý.
 - Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc Phó Chủ tịch được giao xử lý văn
bản đến) ghi ý kiến chỉ đạo vào mục “chuyển” trong dấu “đến” hoặc
phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan quy định.
- Văn bản đến đăng ký bằng sổ, sau khi có ý kiến của Chủ tịch
UBND cấp xã (hoặc Phó Chủ tịch được giao xử lý văn bản đến), Văn thư
đăng ký vào cột “ người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến, chuyển
giao và ký nhận văn bản đến.
- Văn bản đến Văn thư chuyển cho bộ phận, cán bộ, công chức trực
tiếp giải quyết công việc để lập hồ sơ.
- Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình,
chuyển giao văn bản đến Chủ tịch HĐND, UBND cấp xã (hoặc Phó Chủ
tịch được giao xử lý văn bản đến) trên Hệ thống. Người có thẩm quyền
cho ý kiến phân phối, 8 chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và
cập nhật vào Hệ thống các thông tin: đơn vị hoặc người nhận, ý kiến phân
phối chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản, thời hạn giải quyết.
d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
- Khi nhận được văn bản đến bằng bản giấy hoặc trên Hệ thống,
cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến
theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của UBND cấp xã. Những
văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
1.1.1.5. Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ HĐND, UBND cấp
xã thực hiện theo quy định tại chương IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP như
sau:
 Tài liệu giấy
a) Xây dựng danh mục hồ sơ
 Việc xây dựng danh mục hồ sơ của UBND xã thực hiện theo mục I
Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
b) Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Mở hồ sơ
+ Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có
trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
+ Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ
đã ban hành.
+ Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ,
công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông
tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập
hồ sơ và thời gian bắt đầu.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cán bộ, công chức
được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã
mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
- Kết thúc hồ sơ
+ Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
+ Cán bộ, công chức lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ
văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp;
xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu
hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
+ Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
c) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ UBND xã phải đủ thành phần,
đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
 - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng
kể từ ngày công trình được quyết toán.
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc.
- Thủ tục nộp lưu: Khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”
theo mẫu tại Phần V Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá
nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ.
 Tài liệu điện tử
a) Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành (Văn thư cơ quan thực hiện)
Để thực hiện được chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn
“Đơn vị/Nhóm hồ sơ”
- Thêm mới danh mục hồ sơ:
+ Bước 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, người dùng chọn mục “Thêm”
+ Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form
Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các bộ phận, lĩnh vực theo cơ
cấu tổ chức của UBND xã.
Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình
danh sách tên cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên
cán bộ, công chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những người được
chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục như người
tạo Danh mục.
Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và
đóng” để thực hiện lưu thông tin vừa nhập vào.
+ Trường hợp UBND xã cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì lập
lại như tạo mới Danh mục nhưng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở
Danh mục cần thêm. Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới.
Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”:
+ Chỉnh sửa danh mục hồ sơ
Để thực hiện chức năng chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, người dùng
thực hiện như sau: Chọn “Cập nhật (hình bút chì)” người dùng nhập các
thông tin chỉnh sửa như các bước mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi
nhập xong thì chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.
b) Tạo tiêu đề hồ sơ: cán bộ, công chức lập hồ sơ thực hiện nhập
dữ liệu
- Thêm mới tiêu đề hồ sơ
Để thực hiện chức năng, người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Vào mục “Quản lý hồ sơ”, “Tiêu đề hồ sơ”, Chọn “Thêm”
sẽ hiển thị màn hình thêm mới.
Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.
+ Người có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn
hình danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị. Chọn tên
những người cần thêm trong danh sách, chọn “Đồng ý”.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và
đóng”. Hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
+ Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu
đề hồ sơ, người dùng thực hiện như sau: vào mục “Tiêu đề hồ sơ”, ở phần
thao tác của hồ sơ cần sửa tiêu đề vào biểu tượng “hình bút chì) để chỉnh
sửa. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn [Lưu] hoặc
[Lưu và đóng]. Tiêu đề hồ sơ vừa sửa thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
+ Xóa tiêu đề hồ sơ : Vào mục “Quản lý hồ sơ”, “Tiêu đề hồ sơ”,
chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa
- Lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
(phần này cán bộ, công chức HĐND, UBND cấp xã thực hiện)
 Cán bộ, công chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ
quan, có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Có 2 cách lập hồ
sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành như sau:
+ Từ văn bản đi, văn bản đến hàng ngày
Để thực hiện được chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử
lý” hoặc “văn bản đi đã phát hành”, chọn văn bản cần thêm vào hồ sơ,
vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống sẽ hiển thị ra tiêu đề hồ sơ lưu trữ
của đơn vị. Sau đó chọn vào hồ sơ cần lưu, thực hiện “Lưu” hoặc “Lưu
và đóng”. + Thêm văn bản vào hồ sơ (những văn bản không có trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành) Để thực hiện được chức năng này,
người lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Quản lý hồ sơ cá nhân”,
phần “Thao tác” của hồ sơ cần thêm văn bản, nhấn chọn biểu tưởng hình
cái ghim và tải file văn bản lên, thực hiện “Đóng” văn bản được chọn đã
được đưa vào hồ sơ công việc.
- Xóa tài liệu trong hồ sơ: Vào mục “Quản lý hồ sơ”, “Quản lý hồ
sơ cá nhân”, “Mục lục văn bản”, lựa chọn tài liệu cần xóa.
c) Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý văn bản và
điều hành (phần này cán bộ, công chức HĐND, UBND cấp xã thực hiện)
Cán bộ, công chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của
HĐND, UBND cấp xã có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao
và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ HĐND, UBND cấp xã theo quy định.
Để thực hiện được chức năng này, cán bộ, công chức được giao
giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ (người có hồ sơ) vào “Quản lý hồ
sơ”, chọn “Quản lý hồ sơ cá nhân”, chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ đó sẽ được
chuyển cho Lưu trữ cơ quan.
1.1.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quy
định tại chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Nghị định 99/2016/NĐ-
CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:
 a) Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

- Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc
quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí và ban hành quy định về
quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí của UBND cấp xã.
- Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của UBND cấp xã
và giao cho Văn thư giữ và đóng dấu. Văn thư cơ quan không được giao
dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền, khi giao dấu cho người khác phải lập biên bản bàn giao dấu.
- Những văn bản do cơ quan ban hành lưu tại Văn thư phải được
đóng dấu đầy đủ.
- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người
khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn
giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản.
- Công chức được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và
khóa bí mật không được dùng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình
thức nào khác làm thay đổi dữ liệu hoặc làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí
mật.
b) Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp
luật.
- Công chức Văn thư phải tự tay đóng dấu, ký số vào các văn bản
của cơ quan mình ban hành.
- Chỉ đóng dấu, ký số vào các văn bản khi các văn bản đúng hình
thức, thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
+ Đóng dấu vào giấy không có nội dung;
+ Đóng dấu trước khi ký;
+ Đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
 - Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký
số các văn bản điện tử do cơ quan ban hành và bản sao từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử.