CHƯƠNG I: TỔNG QUAN HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG
CHƯƠNG II: VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO
1. Văn bản – Chức năng:
- Chức năng thông tin: thể hiện qua là văn bản là phương tiện để thu thập, ghi lại, truyền đạt thông tin
do đó giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin, được chứa đựng trong đó.
- Chức năng pháp lí: Văn bản đ được sử dụng để ghi lại các vi phạm pháp luật (đối với quy phạm pháp
luật) và các quan hệ pháp luật hình thành trong quá trình quản lí và hoạt động. Bản thân văn bản là
một chứng cứ pháp luật để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình quản lí và điều trong cơ
quan tổ chức.
- Chức năng quản lí: Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra các quyết định, văn bản cũng
chuyển thông tin về mặt quản lí. VD: văn bản chính sách lương. Văn bản là căn cứ, cho công tác kiểm
tra hoạt động của bộ máy quản lí
- Chức năng văn hoá xã hội: Văn bản là một sản phẩm sáng tạo của con người ghi chép lại nét văn hoá
qua các giai đoạn lịch sử, qua văn bản có thể thấy văn hoá của từng dân tộc cũng như nếp sống trong
đời sống cộng đồng.
- Chức năng giao tiếp: Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp ngôn ngữ
ở dạng viết.
2. Quyền hạn chức vụ người kí:
- Kí trực tiếp: Đối với cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: người đứng đầu cơ quan tổ
chức có thẩm quyền kí tất cả văn bản do cơ quan tổ chức ban hành. Đối với cơ quan tổ chức làm việc
theo chế độ tập thể: các quyết định quan trọng do tập thể lãnh đạo quyết định, người đứng đầu cơ quan
tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo kí tất cả các văn bản do cơ quan tổ chức ban hành => Kí thay mặt
- Quyền: trường hợp được giao quyền cấp trưởng, ghi chữ quyền vào trước chức vụ của người đứng
đầu cơ quan tổ chức.
- Ký thay: đối cới cơ quan tổ chức, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao cho cấp phó, ký thay
các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền người đứng
đầu. Cơ quan tổ chức theo chế độ tập thể cấp phó người đứng đầu cơ quan tổ chức, thay mặt tập thể
Ký Thay người đứng đầu cơ quan tổ chức những văn bản thuộc uỷ quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách
- TU.Q: Trong trường hợp đặt biệt người đứng đầu cơ quan tổ chức cho người đứng đầu đơn vị thuộc
cơ cấu tổ chức ký Thừa Uỷ Quyền, một số văn bản mà mình phải kí. Việc giao kí thừa uỷ quyền phải
được thực hiện bằng các văn bản có giới hạn …. Và nội dung được Uỷ Quyền. Người được kí thừa uỷ
quyền không được uỷ quyền lại cho người khác kí thay.
- TL: người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao cho người đứng đầu thuộc đơn vị cơ cấu tổ chức, kí
thừa lệnh một số văn bản. Người được kí thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay việc giao ký
thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy tắc làm việc hoặc quy chế văn thư của tổ chức.
3. Các loại dấu:
- Dấu treo: trên phục lục, chính sách, quy định kèm theo văn bản chính
- Dấu pháp lí: Từ 2 tờ trở lên, 5 tờ thành một con dấu.
- Mật được đóng vào văn bản được phổ biến dến những người những…. Có trách nhiệm giải quyết
hay có liên quan đến thi hành văn bản.
- Tối mật: đóng vào các văn bản, chỉ được phổ biến đến một số người hay đơn vị trực tiếp giải quyết
- Tuyệt mật: Đóng vào văn bản chỉ được phổ biến riêng cho các nhân trực tiếp giải quyết công việc
- Khẩn: Là tài liệu có nội dung cần chuyển nhanh bằng đường bưu điện đến nơi nhận
- Thượng khẩn: cần chuyển gấp bằng mọi phương tiện đến nơi nhận
- Hoả tốc: cần chuyển ngay đến nơi nhận bất chấp mọi trở ngại
CHƯƠNG III: LẬP VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN – HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Công tác văn thư:
- Nhanh chóng xây dựng văn bản và giải quyết văn bản cần thực hiện nhanh chóng và kịp thời để góp
phần giải quyết nhanh chóng các công việc của CQTC
- Tính chính xác: Nội dung văn bản bản hành không trái với các văn bản VPPL và các văn bản của cơ
quan cấp trên. Các dẫn chứng nêu ra phải chính xác, số liệu đầy đủ, luận cứ rõ ràng. Chính xác về mặt
hình thức, văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức, hình thức, văn bản theo quy định pháp luật. Các
quy trình nghiệp vụ công tác văn thư phải được thực hiện theo đúng pháp luật
- Tính bí mật: Công tác văn thư phải đảm bảo bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách, chẳng hạn
đảm bảo bí mật nội dung văn bản đến và bí mật của quá trình giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban
hành văn bản đến lưu văn bản
- Tính hiện đại: hiện đại hoá trong các khâu công tác văn thư bằng việc ứng dụng IT và sử dụng máy
móc văn phòng hiện đại
2. Quản lí văn bản:
- Tập trung: Các văn bản đi và đến điều phải được quản lí tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục
tiếp nhận đăng kí, trữ những loại văn bản được đăng kí riêng theo quy định của pháp luật việc quản lí
tập trung cũng góp phần cho việc bảo mật thông tin
- Kịp thời: văn bản đi và đến ngày nào phải được đăng kí, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Các văn bản có mức độ khẩn phải được xử lí ngay sau khi
nhận được hoặc ban hành.
- Chính xác: Văn bản đi của CQTC phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức và thể thức trình bày theo quy định của pháp luật. Các văn bản có mức độ mật cần được
chuyển giao, nhận văn bản đúng số lượng và lưu giữ chặt chẽ để đảm bảo tín bí mật.
- Giám sát: văn bản phải được theo dõi cập nhật trạng thái gửi nhận.
- Việc quản lí văn bản giấy bằng hệ thống sổ sách được quản lí tương tự trong hệ thống điện tử tuy
nhiên mọi thao tác sẽ được thực hiện trên hệ thống.
3. Đăng kí:
- Về sổ đăng kí: CQTC phải có tối thiểu 2 sổ đăng kí: 1 văn bản đến thường và 1 văn bản đến mật
- Những văn bản đến không được đăng kí tại văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết. Trừ các loại văn bản đến được đăng kí riêng theo quy định của pháp luật.
4. Trình, chuyển giao:
- Sau khi đăng kí xong văn thư sẽ trình cho người có thẩm quyền giải quyết. Ý kiến chỉ đạo của người
có thẩm quyền sẽ được ghi vào dấu “chuyển….” Sau khi có ý kiến chỉ đạo văn thư cơ quan sẽ hoàn
thiện nội dung trên văn bản đến. Văn thư quan trọng sẽ được nhân bản theo số lượng và gửi đến những
cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết
- Lưu văn bản: Văn thư bản chính, bộ phận chuyên môn bản photo (nếu cả hai bộ phận điều cần dấu
đỏ thì phải sao y bản chính và đưa phòng chuyên môn bản sao)
5. Cấp số thời gian ban hành đối với văn bản đi:
- Soát lại một lần cuối về tất cả thể thức của văn bản hình thức trình bày, lỗi chính tả
- In ra và trình kí ít nhất hai bản
- Sau khi đã có chữ kí của người ban hành thì văn thư sẽ ghi số và ngày tháng trên văn bản
- Sau khi đã cấp số và thời gian ban hành văn thư tiến hành đăng kí trên số văn bản đi, hoặc trên số hệ
thống CQTC cần có ít nhất 2 số đăng kí văn bản đi: số đăng kí dùng cho văn bản đi thường và số đăng
kí dùng cho văn bản đi mật
- Sau khi đã đăng kí quản lí thì văn thư sẽ nhân bản theo số lượng ngay tại nơi nhận và tiến hành đóng
dấu hoặc kí số.
- Văn bản phải được hoành thành thủ tục tại văn thư cơ quan ngay sau khi kí. Chậm nhất trong ngày
tếp theo. Văn bản khẩn phải được tiến hành và được gửi ngay sau khi kí văn bản.
- Đối văn bản mật việc ban hành phải đảm bảo bí mật thông tin theo quy định
- Văn bản sau khi phát hành: nếu phát hiênh sai sót (sai về hình thức, thể thức trình bày) thì điều chỉnh
bằng một công văn. Nếu sai sót về mặt nội dung: văn bản phải được thu hồi sau đó phải sửa đổi và
thay thế bằng một văn bản khác có một hình thức tương đương,
- Cách thức phát hành: hình thành dưới dạng văn bản giấy và phát hành theo bản giấy dùng bản chính
để gửi đi
- Đối với văn bản có độ mật cao “tuyệt mật”, tối mật bao gói văn bản làm 2 bì, bì trong ghi tên CQTC
nhận và đóng dấu mức độ mật. Bìa phía ngoài đóng dấu kí hiệu mật.
6. Lập và quản lí hồ sơ theo nội dung:
- Hồ sơ nguyên tắc: tập các bản sao, các văn bản vi phạm pháp luật, về mặt công tác nghiệp vụ, khi
giải quyết các công việc hằng ngày, không nhất thiết là bản chính nhưng phải có hiệu luật pháp lí.
- Hồ sơ công việc: tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về mặt vấn đề sự việc, phản ánh quá trình
nghiên cứu của CQTC như: hồ sơ hội nghị, hồ sơ xét thi đua khen thưởng
- Hồ sơ nhân sự: Tập các văn bản tài liệu có liên quan 1 cá nhân: hồ sơ đảng viên, cán bộ, học sinh
- Hồ sơ đối tác, khách hàng: lưu theo cá nhân hoặc tổ chức cụ thể
7. Theo tính chất:
- Là các hồ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức, hồ sơ này không bao giờ được thay thế và tiêu huỷ
- Khâu tổ chức bài bản có quy trình thủ tục
- có tính nghi thức
- Phi chính thức thì quy trình thủ tục ngắn gọn, tóm lượt
- Khâu tổ chức đơn giản không phức tạp không mang tính nghi thức.
Ví dụ: họp nhóm những người làm việc chung với nhau
Nội bộ thiên về tính không nghi thức.
- có đối tượng bênh ngoài tham dự
- Tìm ưu nhược điểm của truyền thống và từ xa
Hai người trở lên gọi là họp
Cuộc họp phải có mục đích
Phương tiện công cụ
Con người
Nhanh nhất
Chương trình họp
Why?
What
Không nhất thiết tham gia toàn bộ mà chỉ một giai đoạn của cuộc họp
Tài liệu dùng cho cuộc họp có thể gửi trước hoặc trong cuộc họp
Soạn thảo hình thành tài liệu (nội dung, who)
Thúc đẩy sự hơph tác bàn tròn, xoá nhoà tính cấp bậc
Thúc đẩy tranh luận bàn gốc cạnh, nhấn mạnh tính cấp bậc
Thông báo họp thư mời, mật
Hội nghị hội thảo => khỏi
TRẮC NGHIỆM
1. Quản trị văn phòng là gì?→ Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát các hoạt động xử lý
thông tin.
2. Quản trị văn phòng có bao nhiêu chức năng?→ 4
3. Chức năng nào sao đây là chức năng của quản trị văn phòng?→ Tổ chức thực hiện công việc văn
phòng.
4. Văn phòng có bao nhiêu chức năng?→ 3
5. Chức năng nào sao đây là chức năng của văn phòng?→ Chức năng tham mưu tổng hợp
6. Chức năng tham mưu tổng hợp là gì?→ Tổng hợp xử lý, cung cấp thông tin về hoạt động của cơ
quan tổ chức
7. Chức năng nào sao đây là chức năng hậu cần?→ Tổ chức việc quản lý, sử dụng các khoản chi phí,
quản lý tài sản của cơ quan tổ chức
8. Chức năng nào sau đây là chức năng của đại diện?→ Là đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức
9. Nguyên tác hoạt động của văn phòng?→ Hoạt động theo nguyên tác hành chính
10. Quản lý cán bổ, nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan tổ
chức là?→ Nguyên tác hoạt động của văn phòng
11. Nhược điểm của hình thức tập trung một đầu mối?→ Khó chuyên môn hóa, khó tập trung đúng
mức tầm quan trọng của từng loại công việc
12. Câu nào sau đây là nhược điểm của phương pháp bố trí văn phòng theo không gian đóng?→ Tốn
diện tích, tăng chi phí, thiết bị văn phòng.
13. Câu nào sau đây là ưu điểm của bố trí văn phòng theo không gian mở?→ Tiết kiệm chi phí, diện
tích thuận tiền trong giao tiếp giữa các bộ phận.
14. Câu nào sau đây là nhược điểm của bố trí văn phòng theo không gian mở?→ Không phù hợp với
việc tập trung cao.
15. Văn phòng bố trí theo không gian đóng là:→ Là cách bố trí văn phòng truyền thống, từng bộ phận
bố trí phòng riêng có từng ngăn, cửa ra vào đóng kín.
16. Văn phòng bố trí theo không gian mở là?→ Các bộ phận được bố trí trong cùng 1 phòng không có
vách ngăn hoặc có vách ngăn thấp mang tính trang trí
17. Có bao nhiêu cách bố trí văn phòng?→ 2
18. Có bao nhiêu yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên văn phòng?→ 4
19. Yếu tố nào không ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên văn phòng?→ Thời tiết
20. Công việc của bộ phận văn thư là?→ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản văn
bản trong và ngoài cơ quan tổ chức, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan tổ chức.
21. Hiện nay các cơ quan tổ chức thường sử dụng nhiều loại máy móc thiết bị nhằm mục đích gì?→
Hiện đại háo công tác văn phòng, theo kịp xu hướng phát triển của thời đại phục vụtốt, đáp ứng kịp
thời các công việc văn phòng.
22. Thời tiết khí hậu nóng cần tránh trang trí văn phòng theo màu?→ Màu đỏ
23. Các thiết bị thường được sử dụng trong văn phòng là?→ Điện thoại, máy photocopy, máy tính.
24. Để lãnh đạo tốt nhân viên của mình, nhà quản trị văn phòng cần có tố chất gì?→ Thông minh,
năng động, nhạy cảm, chính trực, nghị lực, có kiến thức chuyên môn, có động lực làm lãnh đạo.
25. Thông tin là gì?→ Sự truyền tín hiệu, tin tức về những sự kiện.
1. Vai trò của thông tin?→ Phương diện quản lý, cơ sở để ban hàng các quyết định, công dụng quan
trọng của nhà quản trị.
2. Xử lý công văn đến theo thứ tự→ Phân loại, mở, đóng dấu, vào sổ, trình duyệt, chuyển, phân phối.
3. Phân lại văn thư theo?→ Khẩn
4. Ai là người mở văn thư?→ A và B đúng: Thư ký, nhân viên văn phòng, không có quyền mở văn thư
cá nhân, văn thư mật
5. Đặc điểm của thời gian?→ Tồn tại khách quan
6. Nguyên tắc quản trị thời gian?→ Đầu tư thời gian một cách khoa học, luôn hướng tới các mục tiêu
của cuộc sống, tôn trọng thời gian
7. Thông tin là công cụ quan trọng của nhà quản trị văn phòng?→ A và B đúng: Xây dựng chương
trình, kế hoạch và quản lý các nguồn lực, chỉ đạo điều hành hướng dẫn, kiểm tra.
8. Vật mang tin gồm:→ A và B đúng: Tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử.
9. Điều vào chỗ trống trong những câu sau đây (theo thứ tự từ trước đến sau): “Quản trị là những
phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự… của các… tổ chức.→ Phối hợp hoạt động; cá nhân
10. Điền vào chỗ trống trong câu sau đây: “Quản trị là… sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với
hiệu quả mong muốn”→ Nghệ thuật
11. Dựa vào lý thuyết đã học, sinh viên hãy cho biết hoạt động quản trị là quá trình:→ Hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra
12. Điền vào chỗ trống trong câu sau đây: “Nói đến quản trị là nói đến… và thông quanhững con
người để đạt mục tiêu.→ Tất cả điều sai: tổ chức, đoàn thể, cá nhân.
13. Dựa vào kiến thức đã học, sinh viên hãy cho biết theo nghĩa rộng: Hành chính gắn liền với tính
quyền lực nào sau đây:→ Quyền lực nhà nước.
14. Điền vào chỗ trống trong câu sau đây: “… là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước, sử
dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội.→ Hành chính công
15. Điều vào chỗ trống trong câu sau đây: “… là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quản của một máy quản lý?→ Hành chính tư
16. Điền vào chỗ trống trong câu sau đây: “Theo từ điển tiếng Việt (1992) thì văn phòng là bộ phận
phụ trách công việc… trong một cơ quan”.→ Giấy tờ, hành chính.
17. Văn phòng là:1. Địa điểm làm việc của một tổ chức.2. Nhà xưởng sản xuất3. Là trung tâm xử lý
thông tin và điều hành hoạt động4. Cửa hàng kinh doanh5. Trung tâm đào tạo, huấn luyện
6. Trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài→ Ý 1, 3, 6.1
8. yếu tố cấu thành văn phòng gồm bao nhiêu yếu tố?→ 4
19. Các yếu tố cấu thành văn phòng gồm:1. Con người2. Trung tâm huấn luyện3. Nhà xưởng4. Hệ
thống trang bị 5. Hệ thống nguyên tắc thủ tục6. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng7. Hệ thống
tài chính→ Ý 1, 4, 5, 6.
20. Yếu tố nào dưới đây không phải là yếu tố cấu thành văn phòng?→ Sản phẩm
21. Hoạt động hành chính văn phòng là các hoạt động:→ Ý A và B đúng: các hoạt động thu thập và xử
lý thông tin; các hoạt động tham mưutổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh
nghiệp.
22. Hệ thống hành chính văn phòng của doanh nghiệp thiết kế trên quan điểm như thế nào?→ Tất cả
điều đúng: Hoạt động hàng chính văn phòng là một quá trình; Hoạt động HCVP đòi hỏi tính chuyên
nghiệp, hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận.
23. Hai chức năng cơ bản của hành chính văn phòng doanh nghiệp là:→ Chức năng thông tin, chức
năng nhân sự
24. Hệ thống hành chính văn phòng của doanh nghiệp phải thiết kế trên quan điểm (ASS). Hãy cho
biết tên đầy đủ bằng tiếng Anh của ASS?→ Administration Support System.
25. Những kiến thức về quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng là nền tảngcho việc gì?
→ Điều hành các công việc của hành chính văn phòng, xử lý các công việc của hành chính văn phòng.
1. Công việc hành chính văn phòng bao gồm những công việc sau:→ Soạn thảo các hồ sơ công văn
giấy tờ, các bảng tường trình; duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và tiêu hủy hồ sơ;
Chỉ đạo sản xuất tạo ra sản phẩm, đóng gói vận chuyển và lưu kho; truyền thông dưới các hình thức
như thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn tiếp tân
2. Có bao nhiêu loại công việc hành chính văn phòng?→ 4
3. Nhiệm vụ của hành chính văn phòng gồm những nhiệm vụ nào?→ Xây dựng kế hoạch hoạt động
cho bộ máy quản lý; thu thập và xử lý thông tin cho các nhà quản trị; tổ chức công tác văn thư, soạn
thảo văn bản
4. Nhiệm vụ của hành chính văn phòng là những nhiệm vụ nào?→ Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ,
hủy bỏ hồ sơ, tài liệu; tổ chức các buổi hội họp, hội nghị, chuyến công tác; quản lý, kiểm kê, đanh giá
tài sản.
5. Văn phòng làm việc theo nguyên tắc nào?→ Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng; Nguyên
tắc làm việc kết hợp
6. Điền vào chỗ trống trong câu sau đây: “Công tác văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung
ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì văn phòng… hệ thống ngành dọc từ
trung ương đến địa phương”.→ Không tổ chức
7. Vị trí của văn phòng gồm các yếu tố sau:→ Văn phòng là một tổ chức của cơ quan; Văn phòng là
một đơn vị biệt lập ngoài cơ quan; Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan.
8. Nhà quản trị hành chính văn phòng là người như thế nào?→ Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động
sản xuất theo quyền hạn và trách nhiệm củamình.
9. Những kỹ năng của nà quản trị hành chính văn phòng là:→ Kỹ năng tư duy; nhân sự, truyền thông,
chuyên môn.