PHẦN 2

SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

Chương 1
SOẠN THẢO BIÊN BẢN

Tiến sỹ. Giảng viên chính.

Lê Ngọc Duy
 Nội dung bài học

- Khái niệm và phân loại biên bản;

- Cách ghi biên bản;
- Yêu cầu đối với biên bản;
- Cách thức soạn thảo biên bản
 VĂN BẢN PHÁP LUẬT

 Nghịđịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng

3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn
thư.
 1.1. Khái niệm và phân loại

1.1.1. Khái niệm biên bản

- Biên bản là một trong những văn bản hành chính hữu hiệu nhất được
sử dụng để ghi chép lại một sự việc, hành động đang diễn ra, đã xảy ra
hoặc mô tả, sao chép về diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận,
quyết định của hội nghị, cuộc họp.
- Biên bản có giá trị chứng cứ đóng vai trò cung cấp thông tin làm cơ sở
cho các nhận định và kết luận, cho việc giải quyết một công việc phục vụ
hoạt động quản lý.
- Biên bản là cơ sở thực tiễn để cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có
thẩm quyền ban hành Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo…trong
quá trình điều hành thực nhiệm vụ quản lý.
Đ/n: Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi
nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để chủ thể quản lý ra các phán
quyết trong công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục
 CÁC LOẠI BIÊN
BẢN

- BIÊN BẢN HỘI NGHỊ:

+ Biên bản cuộc họp
+ Biên bản Hội nghị
+ Biên bản đại hội
- BIÊN BẢN VỤ VIỆC:
+ Biên bản vi phạm an ninh
+ Biên bản giao nhận hàng hoá
+ Biên bản niêm phong tài sản
+ Biên bản kiểm kê …
 1.1.2. Phân loại

Biên bản là văn bản ghi chép lại diễn biến những sự việc
đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Dựa vào tính chất khách quan, chủ quan của
sự kiện xảy ra, thì biên bản được chia thành các loại sau:
- Biên bản vụ việc: Là loại biên bản ghi nhận lại vụ việc khách quan xảy ra,
phản ánh lại một sự việc có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền
dựa trên cơ sở đó ban hành văn bản áp dụng pháp luật.
Ví dụ: Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao
thông đường bộ (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền từ 250.000đ trở
lên), là cở sở để cảnh sát giao thông ra quyết định xử phạt vi phạm hành
chính trong lĩnh vực đó.
- Biên bản hội nghị: Là văn bản hành chính thông dụng ghi chép lại toàn
bộ tiến trình diễn biến của hội nghị, cuộc họp, phản ánh lại những ý kiến
thảo luận, những kết luận, quyết định của hội nghị, cuộc họp làm cơ sở
ban hành các văn bản pháp luật như Nghị quyết, quyết định, chỉ thị hay
cơ sở để ban hành văn bản hành chính thông dụng như Công văn, thông
báo
 Ví dụ: Biên bản ghi nhận lại toàn bộ diễn biến của hội
nghị viên chức; ghi lại kết quả cuộc họp bỏ phiếu tín nhiệm chức
danh lãnh đạo; ghi nhận kết quả hội nghị bầu thành viên UBND…
- - Mặc dù cả hai nhóm biên bản đều dung để ghi nhận lại sự kiện
thực tế xảy ra nhưng giữa hai nhóm biên bản này có đặc thù khác
nhau:
- + Biên bản vụ việc là văn bản chỉ để ghi nhận sự việc cụ thể do yếu
tố khách quan mang lại
- + Biên bản hội nghị là văn bản luôn ghi chép tiến trình diễn biến
của sự việc thông thường trên cơ sở sự chủ động của chủ thế tiến
hành tổ chức hội nghị, cuộc họp của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
 1.2. Cách ghi biên bản

Cách thứ nhất: Ghi đầy đủ, chi tiết các nội dung của diễn biến sự việc
phát sinh
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Việc xác nhận một số
kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời
khai, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản…thì người
viết biên bản phải mô tả, tường thuật lại sự việc, lời nói của đương sự
một cách đầy đủ, chính xác, chi tiết mọi nội dung và tình thiết cụ thể.
Bên cạnh đó, người ghi biên bản phải ghi nhận được các vấn đề trọng
tâm của sự kiện, sự vụ đang diễn ra.
Trong trường hợp nếu vụ việc quan trọng như ghi lời khai trong xử lý vi
phạm thì biên bản phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời kể, sự mô tả của
đương sự đối với sự việc phát sinh. Đây là cách ghi biên bản đảm bảo
được mọi thông tin chi tiết, đầy đủ dù đó là thông tin ít quan trọng của
sự vụ. Do đó, cách ghi này thường được sử dụng đối với loại biên bản vụ
việc như biên bản kiểm tra, biên bản bàn giao, biên bản lấy ý kiến, biên
bản xử lý vi phạm hành chính.
 1.2. Cách ghi biên bản

Cách thứ hai: Ghi tổng hợp các nội dung của diễn biến sự việc phát
sinh
Cách ghi này thường áp dụng cho biên bản hội nghị trong các sự kiện
thông thường như cuộc họp định kỳ, họp thảo luận phương án, biện
pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét, hội nghị công chức, hội nghị
viên chức, hội nghị tiếp xúc cử tri…
Đối với các sự việc này có thể áp dụng các ghi biên bản theo hình
thức đó là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ,
nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm
tắt những ý chính.
Đây là cách ghi biên bản đòi hỏi người viết phải có khả năng trung
thực, đầy đủ sự kiện, tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin.
Trong hội nghị, cuộc họp có những thông tin quan trọng vẫn phải ghi
đầy đủ, nhưng nếu có ý kiến trùng lặp do nhiều người phát biểu thì
chỉ cần tóm tắt lại, phản ánh đúng quan điểm của ý kiến phát biểu
 1.3. Yêu cầu đối với biên bản

1.3.1. Yêu cầu về hình thức

- Hình thức của biên bản bao gồm tên gọi, thể thức kỹ thuật trình bày
phải tuân theo quy định của pháp luật hiện hành (Nghị định 30/2020)
- Bên cạnh đó, hình thức của biên bản vi phạm hành chính được quy
định Thông tư 34/2014/TT – BCA ngày 15/8/2014 của Bộ Công an về
biểu mẫu khi xử phạt vi phạm hành chính của Công an nhân dân.
- Bên cạnh việc tuân thủ các quy định về hình thức các loại văn bản
chung, Biên bản có một số đề mục khác biệt như sau: Đối với số, ký hiệu
của biên bản là đề mục không bắt buộc; phần địa danh và thời gian
được ghi nhận trong nội dung của phần mở đầu mà không xác lập là đề
mục của hình thức; đối với thể thức ký biên bản thì yêu cầu bắt buộc
phải có tối thiểu hai người ký (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục
diễn giải phải giữ kèm biên bản), phần ký của người lập biên bản đối với
biên bản vụ việc và phần ký của chủ tọa đối với biên bản hội nghị luôn
luôn xác lập ở phía bên phải cuối trang giấy
 1.3.2. Yêu cầu về nội dung

- Nội dung của biên bản là thông tin được tường thuật đầy đủ, chính
xác, trung thực và khách quan; số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
Các thông tin được sử dụng để ghi nhận vào biên bản phải được xử lý và
đảm bảo tính chính xác, đặc biệt là các sự kiện và số liệu.
- Nội dung biên bản phải hạn chế tối đa sự tẩy xóa, sửa chữa. Nếu phải
sửa chữa thì những người có tên trong biên bản đều phải ký xác nhận
ngay bên lề hoặc ghi chú và ký xác nhận nội dung sửa chữa ở cuối trang.
Cuối biên bản còn phải xác lập them thông tin có bao nhiêu nội dung
chỗ them, bớt, gạch xóa, sửa chữa. Sau khi biên bản đã được các chủ
thể có liên quan ký, những người này có thể sửa chữa, bổ sung trực tiếp
vào biên bản và phải được ký xác nhận lại
- Khi trình bày nội dung biên bản cần phải xác lập bằng một thứ mực
nhưng không phải là mực đỏ, không được sử dụng nhiều loại mực,
nhiều mầu mực, không sử dụng bút chì trong biên bản.
 1.3.3. Yêu cầu về ngôn ngữ

- Ngôn ngữ được sử dụng trong biên bản phải đáp ứng yêu cầu chung
về ngôn ngữ như các nhóm văn bản khác, đó là: được thể hiện bằng
Tiếng Việt, phải là ngôn ngữ viết, phải đảm bảo tính chính xác, phổ
thông, dễ hiểu.
- Do tính đặc thù của biên bản, nên đòi hỏi người ghi biên bản phải
biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ để đảm bảo sự chân thực của nội
dung ghi nhận, đó là phải đảm bảo tính chính xác đúng ngữ pháp,
đúng chính tả để ghi nhận nội dung sự việc diễn ra.
- Ngôn ngữ trong biên bản phải có tính khuôn mẫu ở mức độ cao vì
việc trình bày, sắp xếp bố cục nội dung của biên bản phải tuân theo
trình tự của sự việc đang diễn ra.
 1.4. CÁCH THỨC SOẠN THẢO BIÊN BẢN

1.4.1. Cách thức soạn thảo hình thức của biên bản

Về cơ bản, đa số các yếu tố hình thức của biên bản được xác lập
tương tự như các văn bản hành chính khác. Hình thức của Biên bản
bao gồm các đề mục: - Quốc hiệu (tiêu ngữ); Tên cơ quan ban hành
biên bản; Số và ký hiệu của biên bản (nếu có); Tên biên bản; Trích yếu
nội dung của biên bản; Ký xác nhận. (không xác lập đề mục địa danh,
thời gian)
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ
NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN
Hội nghị viên chức năm 2022
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

THƯ KÝ CHỦ TỌA

Họ và tên Họ và tên

Nơi nhận:
- ……….;
- Lưu: VT, hồ sơ
 PHÒNG CẢNH SÁT GIAO THÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘI CẢNH SÁT GIAO THÔNG SỐ 01 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/BB-VPHC

BIÊN BẢN
Về tạm giữ phương tiện
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

NGƯỜI VI PHẠM NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

NGƯỜI LÀM CHỨNG NGƯỜI BỊ HẠI

Nơi nhận:
- ……….;
- Lưu: VT, hồ sơ
 1.4.2. Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản

Cấu trúc biên bản thường gồm 3 phần:

- Phần mở đầu:
Thời gian, địa điểm lập biên bản;
Thành phần tham dự.
- Phần nội dung:
+ Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình
của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó;
+ Biên bản vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai
của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan.
- Phần kết thúc:
+ Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản;
+ Nếu biên bản được thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ, hoặc
nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập.
+ Biên bản phải có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chữ ký của chủ tọa
(nếu là biên bản hội họp), hoặc tùy theo tính chất của vụ việc, biên bản phải
có chữ ký của người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký của người làm chứng
và người bị hại (nếu có).
 1.4.1. SOẠN THẢO NỘI DUNG CỦA BIÊN BẢN VỤ VIỆC

BIÊN BẢN VỤ VIỆC

-Thời gian, địa điểm tiến hành lập biên bản.
-Thành phần có mặt (tham gia)
- Diễn biến của sự kiện: + Mô tả quá trình xảy ra sự kiện
+ Người chứng kiến hoặc những tình tiết, dấu
vết là chứng cứ
+ Lời khai của các bên liên quan
+ Hành vi ngăn chặn của bảo vệ…
- Số lượng biên bản được lập
-Thủ tục đọc công khai
-Thời gian kết thúc lập biên bản
 SOẠN THẢO NỘI DUNG CỦA BIÊN BẢN HỘI NGHỊ

- Thời gian, địa điểm họp

- Thành phần tham dự:
- 1. Chủ tọa …..
2. Thư ký….
3. Đại biểu:
4. Có măt…, vắng mặt …
- Nội dung cuộc họp:
+ Chủ toạ giới thiệu chương trình, nội
dung
+ Đoàn chủ tịch, thư ký (nếu là hội
nghị, đại hội)
+ Đọc báo cáo
+ Phát biểu của các thành viên
+ Bầu BCH mới (nếu có): kiểm phiếu,
ra mắt BCH mới
+ Kết luận của chủ toạ
 THẢO LUẬN VÀ THỰC HÀNH

 Câu 1. Anh, chị hãy soạn thảo biên bản về việc tạm giữ
phương tiện là chiếc xe ô tô BKS 29 a – 13476 do Anh
Nguyễn Văn A điều kiển có hành vi chạy quá tốc độ trên
đường Cao tốc Hà Nội – Hải Phòng
 Câu 2. Anh, chị hãy soạn thảo biên bản về hội nghị viên
chức năm 2022 của Trường Đại học Mở Hà Nội
 THẢO LUẬN VÀ THỰC HÀNH

 1. Anh, chị hãy soạn thảo biên bản về việc tạm giữ
phương tiện là chiếc xe ô tô BKS 29 a – 13476 do Anh
Nguyễn Văn A điều kiển có hành vi chạy quá tốc độ trên
đường Cao tốc Hà Nội – Hải Phòng
 2. Anh, chị hãy soạn thảo biên bản về hội nghị viên chức
năm 2022 của Trường Đại học Mở Hà Nội
 
ĐỀ KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN GIỮA KỲ
Thời gian 60 phút
Môn: Soạn thảo văn bản hành chính

Câu 1 (4 điểm). Anh chị hãy phân biệt văn bản hành chính với
quyết định hành chính? Cho ví dụ minh họa
Câu 2 (6 điểm). Anh chị hãy phân tích yêu cầu về nội dung của
văn bản hành chính nhằm đảm bảo tính hợp pháp? Cho ví dụ
minh họa?

GIÁO VIÊN RA ĐỀ



TS. Lê Ngọc Duy