HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA LUẬT

BÁO CÁO THỰC TẾ

THỰC TẬP

Sinh viên: Lê Thu Phương

Lớp: Luật 2 Khoá 10
Chuyên ngành: Luật
Cơ sở thực tập: Văn phòng công chứng Trần Quang Minh
Thời gian thực tập: 26/06/2023 – 28/07/2023
Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Diệu Linh

Hà Nội, năm 2023

 MỤC LỤC

Topic …………………………………………………………………………………..

Table of Contents ……………………………………………………………………..

List of Abbreviations ………………………………………………………………….

Introduction ……………………………………………………………………………

Explain performance management and TQM …………………………………………

Performance Appraisal in Asia ………………………………………………………..

1. China ……………………………………………………………………………...

2. Thailand ……………………………………………………………………..........

Unilever Company ………………………………………………………………….

Conclusion…………………………………………………………………………..

Reference ……………………………………………………………………………
 LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em xin phép được nói lời cảm ơn đối với các bác, các cô, cũng
như Trưởng Văn phòng Trần Quang Minh của Văn phòng công chứng Trần
Quang Minh và cô Lê Thị Diệu Linh đã giúp đỡ, quan tâm và dạy bảo cho em
trong một tháng thực tập và học tập vừa qua. Mặc dù, đây không phải là quãng
thời gian đủ dài để một sinh viên năm hai như em có thể hiểu được hoàn toàn
những kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế mà các bác, các cô, các anh chị
đã truyền đạt, dạy bảo cho em, nhưng không vì thế mà em không cố gắng học
tập, quyết tâm và rèn luyện trong chính môi trường này. Đây là một cơ hội mà
nhà trường cũng như công ty đã trao cho bản thân em để em có thể phát triển
bản thân một cách tốt nhất trên mọi phương diện.

Qua quá trình thực tập, bản thân em tự nhận thấy rằng còn quá nhiều thiếu
sót trong công việc nhưng đây cũng là những thiếu sót mà qua kì thực tập mà em
đã cải thiện được đáng kể. Em tin rằng nhờ những kinh nghiệm như thế này, sau
khi quay trở lại nhà trường em có thể phát triển bản thân và hiểu hơn qua những
bài học trên trường của thầy cô. Em xin cảm ơn Trưởng Văn phòng và các anh
chị phòng ban đã giúp đỡ và dạy bảo những kiến thức hữu ích cho bản thân em
qua kì thực tập vừa rồi.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trong trường đã tạo điều kiện
cho em được trải nghiệm học hỏi trong một tháng thực tập quý giá này.

Em xin chân thành cảm ơn!

1
 Phần 1: Mở đầu

Trong điều kiện hiện nay, khi điều kiện kinh tế - xã hội phát triển, hoạt
động công chứng càng đóng vai trò quan trọng hơn trong các loại giao dịch dân
sự, trong đời sống xã hội. Về mặt pháp lý, “Công chứng là việc công chứng viên
chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn
bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự
nguyện yêu cầu công chứng”.

Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 20/6/2014, có hiệu lực thi
hành từ ngày 01/01/2015. Theo đại diện Bộ Tư pháp, sau hơn 8 năm triển khai
thực hiện, các quy định của Luật Công chứng đã đi vào thực tiễn cuộc sống.
Nhận thức của các cơ quan, tổ chức, người dân về vị trí, vai trò và tầm quan
trọng của hoạt động công chứng có những chuyển biến theo hướng tích cực.
Hoạt động công chứng tiếp tục có những bước phát triển mới cả về chất và
lượng, ngày càng khẳng định vị trí, vai trò của dịch vụ cơ bản thiết yếu trong đời
sống kinh tế - xã hội. Cả nước có hơn 3,2 nghìn công chứng viên, toàn bộ 63/63
tỉnh, thành phố trong cả nước đã có Hội công chứng viên.

Công chứng là một trong những dịch vụ công thiết thực, đóng vai trò quan
trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế và ổn định trật tự xã hội, hội nhập
quốc tế. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn, điều
chỉnh, pháp luật trở thành hành vi sử xự theo đúng pháp luật.

Văn bản công chứng là một bằng chứng hữu hiệu, có giá trị pháp lý cao,
giúp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân, phòng ngừa tranh
chấp, tạo ra sự ổn định của quan hệ giao dịch dân sự, tài sản. Trong phát triển
kinh tế, các văn bản được công chứng là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp,
buộc các bên tham gia giao dịch phải chịu trách nhiệm pháp lý trong tham gia

2
giao dịch. Do đó, việc bắt buộc công chứng các loại hợp đồng trong giao dịch
liên quan đến kinh tế sẽ tránh được nhiều rắc rối, kiện cáo phát sinh.

Có thể thấy, để đảm bảo an toàn pháp lý cũng như phòng ngừa cho các giao
dịch kinh tế, dân sự, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến chứng cứ
công chứng (hay còn gọi là văn bản công chứng) là loại chứng cứ xác thực, kịp
thời, đáng tin cậy hơn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hay trình
bày bằng miệng, không ai có thể phản bác, chối bỏ, trừ trường hợp Toà án tuyên
bố vô hiệu. Văn bản công chứng góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa, là công cụ pháp lý quan trọng của Nhà nước pháp quyền.

Bởi vậy, nhận thấy đúng đắn về tầm quan trọng của việc công chứng,
chứng thực trong thời đại hiện nay, trong quá trình đi thực tập, tôi đã lựa chọn
nghiên cứu vấn đề thực trạng việc hoạt động và thực hiện các dịch vụ pháp lý tại
Văn phòng công chứng Trần Quang Minh với đề tài “Thực trạng việc hoạt
động và thực hiện các dịch vụ pháp lý tại Văn phòng công chứng Trần
Quang Minh, với hiện trạng nền kinh tế xã hội ngày nay”.

Để đạt được mục đích trên, đề tài có 2 nhiệm vụ chính:

- Tìm hiểu về cách thức hoạt động, thực hiện các dịch vụ pháp lý và những
quy định của pháp luật về công chứng các loại văn bản, hợp đồng giao dịch, đặc
biệt tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh. Từ đó, rút ra được những ưu
điểm, hạn chế.

- Đề xuất một số quan điểm, kiến nghị của bản thân và giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng tại Văn phòng công chứng Trần Quang
Minh.

Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng Trần Quang Minh tại: số 81, Tuệ
Tĩnh, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Thời gian
thực tập tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh là: 26/06/2023 đến
28/07/2023.

3
 Phần 2: Nội dung chính

2.1. Báo cáo tìm hiểu về Văn phòng công chứng Trần Quang Minh

2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng công chứng Trần Quang Minh

Văn phòng công chứng Trần Quang Minh là một trong những cái tên quen
thuộc được nhiều người tin chọn khi tìm kiếm văn phòng công chứng tại quận
Hai Bà Trưng. Văn phòng nhận công chứng mọi tài liệu, giấy tờ theo quy định
pháp luật: tài liệu cá nhân, giấy tờ, hồ sơ liên quan đến trao đổi, mua bán tài sản,
nhà đất, di chúc, tài liệu doanh nghiệp. Cụ thể:

- Công chứng hợp đồng mua bán nhà

- Công chứng hợp đồng tặng cho bất động sản

- Công chứng hợp đồng thuê nhà

- Công chứng hợp đồng mượn nhà

- Công chứng hợp đồng xe máy, ô tô

- Công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

- Công chứng hợp đồng thuê khoán tài sản

- Công chứng hợp đồng uỷ quyền

- Công chứng hợp đồng bán đấu giá bất động sản

- Công chứng hợp đồng kinh tế

- Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản

- Công chứng hợp đồng cầm cố tài sản

- Công chứng hợp đồng bảo lãnh

4
 - Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài

- Công chứng giấy uỷ quyền

- Công chứng văn bản xác định tài sản riêng

- Công chứng di chúc

- Nhận giữ di chúc

- Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế

- Công chứng việc từ chối nhận di sản thừa kế

- Công chứng văn bản thoả thuận

- Công chứng hợp đồng, giao dịch khác

- Cấp bản sao, văn bản hợp đồng giao dịch lưu trữ tại văn phòng

Văn phòng công chứng Trần Quang Minh được quyết định cho phép thành
lập Văn phòng công chứng số: 980/QĐ-UBND ngày 30/09/2008. Quyết định
cho phép chuyển đổi mô hình tổ chức hoạt động số 2780/QĐ-UBND ngày
20/06/2012.

Ngày 25/02/2021, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội tiếp nhận hồ sơ đề nghị

thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng Trần Quang
Minh, Giấy đăng ký hoạt động số: 19/TP-ĐKHĐ; địa chỉ trụ sở: số 34 Tô Hiến
Thành, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội; Trưởng văn
phòng: Trần Quang Minh.

Theo quy định tại Điều 24 Luật Công chứng năm 2014, Sở Tư pháp thành
phố Hà Nội đã cấp lại Giấy đăng ký hoạt động có nội dung thay đổi như sau:

Thay đổi trụ sở của Văn phòng từ địa chỉ: số 34 Tô Hiến Thành, phường
Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội sang số 81, Tuệ Tĩnh,
phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.

Điện thoại liên hệ: 024. 39748972

5
 Email: vpcctranquangminh@gmail.com

Thời gian làm việc: Văn phòng nhận làm dịch vụ công chứng từ thứ hai
đến thứ bảy hàng tuần (Chiều thứ bảy, ngày lễ nghỉ)

Sáng: 8h00 đến 12h00

Chiều: 13h30 đến 17h00

Diện tích Văn phòng công chứng Trần Quang Minh: 100m2 (gồm 2 tầng).

Tầng 1 là khu vực ngoài tiếp nhận hồ sơ, tiếp khách. Tầng 2 là kho lưu trữ
các hồ sơ.

Trong đó: mặt tiền 5m2, phòng Trưởng Văn phòng 30m2, phần còn lại là
chỗ làm việc của nhân viên bao gồm cả thang máy, cầu thang và nhà vệ sinh.

Cơ sở hạ tầng khang trang, rộng rãi, thoáng mát, tạo điều kiện cho nhân
viên tại văn phòng làm việc có hiệu quả. Văn phòng được trang bị đầy đủ máy
vi tính, bàn ghế, máy photocopy cho nhân viên và khách hàng, người yêu cầu
công chứng để phục vụ công việc.

Có thể thấy, văn phòng được thành lập đến nay đã 16 năm, có mô hình
quản lý ổn định, đảm bảo các yếu tố về không gian làm việc, luôn đáp ứng về cơ
sở vật chất theo quy định cho nhân viên tại văn phòng. Công chứng viên có kinh
nghiệm, đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch
vụ công một cách tốt nhất.

2.1.2. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Trần
Quang Minh

Từ quan sát và tìm hiểu thực tế, Văn phòng công chứng Trần Quang Minh
hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, phí công chứng, thù lao công
chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Văn phòng gồm đội ngũ Công chứng viên, chuyên viên có trình độ đại học
trở lên, am hiểu và giàu kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác nhau, …

6
 Hiện nay, văn phòng công chứng Trần Quang Minh có 02 Công chứng viên
(bao gồm cả Trưởng Văn phòng công chứng), 01 Kế toán, 01 Văn thư lưu trữ,
03 Chuyên viên nghiệp vụ, 01 Bảo vệ và 01 Tạp vụ. Trong đó, danh sách công
chứng viên cụ thể như sau:

STT Họ và tên Nơi cư trú Công chứng viên

hợp danh/Công
chứng viên làm
việc theo chế độ
hợp đồng

1 Trần Quang Minh Phường Giảng Võ, Công chứng viên

quận Ba Đình, Hà hợp danh
Nội

2 Nguyễn Thị Thanh Huyền Phường Cống Vị, Công chứng viên
quận Ba Đình, Hà hợp danh
Nội

Trưởng Văn phòng Trần Quang Minh là người lãnh đạo, điều phối mọi
hoạt động của văn phòng, bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho Công
chứng viên và nhân viên trong phòng. Ngoài ra, Trưởng văn phòng sắp xếp vị trí
tiếp nhận và trả hồ sơ hợp lý để hoạt động văn phòng được nhanh gọn, thông
suốt.

Các chuyên viên nghiệp vụ giúp cho Công chứng viên làm các công việc
do công chứng viên phân công như: soạn thảo văn bản, tiếp nhận hôg sơ, lời
chứng, kiểm tra các giao dịch ngăn chặn về đối tượng giao dịch trên cơ sở dữ
liệu công chứng của Sở Tư pháp, kiểm tra, đối chiếu bản chính để thực hiện việc

7
sao y chứng thực, hoàn tất các thủ tục để trình công chứng viên ký vào văn bản
công chứng.

Bên cạnh đó, hai công chứng viên bao gồm Trưởng văn phòng Trần Quang
Minh và công chứng viên hợp danh Nguyễn Thị Thanh Huyền thực hiện việc
tiếp nhận hồ sơ công chứng, ký các hợp đồng giao dịch, hợp đồng di chúc, chữ
ký trong giấy tờ văn bản, chứng thực bản sao từ bản chính, tư vấn pháp luật, giải
quyết các yêu cầu công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn
bản pháp luật khác có liên quan.

Nhân viên lưu trữ thực hiện việc cho số công chứng, vào sổ công chứng
hợp đồng giao dịch, hoàn tất các thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ
lưu trữ do văn phòng quy định.

Nhân viên kế toán thực hiện các công việc về hoạt động tài chính của văn
phòng như tính phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác, báo cáo
tài chính, chứng từ thu chi của văn phòng.

Các nhân viên trong văn phòng đều được ký hợp đồng lao động 100% và
được hưởng các quyền lợi và chế độ theo quy định của pháp luật về lao động.

2.1.3. Giới thiệu về bộ phận, công việc mà mình được giao tại Văn phòng
công chứng Trần Quang Minh

Tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh, em được thực tập tại phòng
của Trường Văn phòng với chức danh là nhân viên nghiệp vụ.

Trong quá trình thực tập, em đã được giao rất nhiều những công việc nhằm
để học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm đối với hoạt động công chứng, cụ thể:

- Tìm hiểu và nắm rõ về Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015, Luật
Đất đai 2013 và các văn bản dưới luật khác nhằm nắm rõ quy định của pháp luật
về hoạt động công chứng để áp dụng vào quá trình thực tập

8
 - Đánh văn bản, soạn thảo các giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng,
các hợp đồng giao dịch, văn bản thoả thuận: mua bán, trao đổi, chuyển nhượng,
thuê mượn, tặng cho, hợp đồng uỷ quyền, hợp đồng kinh tế, thương mại,…

- Sắp xếp và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu

- Tra cứu, kiểm tra hồ sơ công chứng và dữ liệu công chứng

- Thu thập, nghiên cứu, kiểm tra, nhận dạng giấy tờ, tài liệu

- Xác định chủ thể ký kết hợp đồng giao dịch

- Xác định quyền sở hữu tài sản, thời điểm chuyển quyền sở hữu tài sản

- Tìm kiếm, phân tích, vận dụng quy định pháp luật, nêu căn cứ pháp lý để
thực hiện công chứng

- In ấn, photo hồ sơ, tài liệu

- Hỗ trợ Công chứng viên và xử lý công việc liên quan đến nghiệp vụ công
chứng

Từ những công việc trên, em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức cũng như
kinh nghiệm tiếp thu trong quá trình thực tập. Không chỉ thu thập những kiến
thức về nghề nghiệp giúp em hiểu rõ được công việc liên quan tới những vấn đề,
lĩnh vực nào, làm quen với các phần mềm, hệ thống liên quan tới công chứng
mà còn biết thêm những kiến thức thực tiễn, kiến thức về kinh tế, đời sống, xã
hội.

Bên cạnh việc học hỏi về kiến thức, thì em còn phát triển thêm về kỹ năng.
Cụ thể:

1 là, kỹ năng giao tiếp. Khi giao tiếp với cấp trên phải giữ thái độ bình tĩnh,
tự tin khi trình bày những quan điểm của bản thân. Khi bất đồng quan điểm với
cấp trên phải cư xử một cách khéo léo, tế nhị nhất, tạo sự hoà nhã với đồng
nghiệp trong công ty.

9
 2 là, kỹ năng làm việc văn phòng. Học và làm quen với việc in ấn, photo tài
liệu, hồ sơ, chứng từ, viết email.

3 là, kỹ năng soạn thảo văn bản. Văn bản phải có bố cục rõ ràng, chi tiết,
phải có đầy đủ nội dung và mục đích, phải có bộ phận ban hành, bộ phận tiếp
nhận và thực hiện nội dung có trong văn bản.

4 là, kỹ năng sắp xếp công việc. Phải sắp xếp công việc một cách khoa học,
logic, phải biết công việc nào được ưu tiên hoàn thành trước, công việc nào có
thể dời lại phía sau.

2.2. Nội dung của báo cáo thực tế, thực tập

2.2.1. Thực trạng tình hình hoạt động và thực hiện dịch vụ pháp lý
trong công chứng tại Việt Nam hiện nay

Theo Từ điển luật học “Dịch vụ pháp lý là loại hình dịch vụ do những
tổ chức, cá nhân có hiểu biết, có kiến thức và chuyên môn pháp luật được
Nhà nước tổ chức hoặc cho phép hành nghề thực hiện, nhằm đáp ứng nhu
cầu được biết, được tư vấn hoặc giúp đỡ về mặt pháp lý của các tổ chức, cá
nhân trong xã hội... Người cung cấp dịch vụ pháp lý nhằm mục đích thu lợi
và được coi như một nghề. Người được hưởng dịch vụ pháp lý được thoả
mãn những yêu cầu hiểu biết hay công việc cụ thể và phải trả phí (giá) dịch
vụ cho người cung cấp”.

Theo Bộ trưởng Bộ Tư pháp Lê Thành Long, tính đến hết ngày

31/12/2022, cả nước có 3.220 công chứng viên hành nghề tại các phòng
công chứng và văn phòng công chứng. So với thời điểm triển khai thực hiện
Luật Công chứng năm 2014, số công chứng viên đã tăng lên hơn 2 lần.

Về hoạt động hành nghề của công chứng viên, có 3 hình thức hành
nghề gồm công chứng viên của phòng công chứng, công chứng viên hợp
danh của văn phòng công chứng và công chứng viên làm việc theo chế độ
hợp đồng lao động tại văn phòng công chứng. Trong số 3.220 công chứng

10
viên hiện có, có 2.830 công chứng viên đang hành nghề tại các văn phòng
công chứng (chiếm 88%) và 390 công chứng viên của phòng công chứng
(chiếm 12%).

Trong 3 năm (2020 - 2022), số lượng văn phòng công chứng tại một số
địa phương tăng đáng kể so với giai đoạn còn quy hoạch. Tính đến hết ngày
31/12/2022, cả nước đã thành lập được 1.248 văn phòng công chứng trong
tổng số 1.368 tổ chức hành nghề công chứng. Tất cả các văn phòng công
chứng đều được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Hiện nay, việc công chứng hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở và tài
sản gắn liền với đất chiếm tỉ lệ hơn 70% số việc công chứng và giá trị phí,
thù lao công chứng. Việc công chứng các hợp đồng, giao dịch về đất đai,
nhà ở không chỉ nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh
nghiệp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch mà còn góp phần quan
trọng trong công tác quản lý Nhà nước đối với quá trình chuyển quyền sở
hữu nhà, quyền sử dụng đất, qua đó tạo môi trường kinh doanh an toàn, lành
mạnh, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

Đồng thời, việc công chứng các hợp đồng, giao dịch còn góp phần quan
trọng phòng ngừa, giảm thiểu tranh chấp phát sinh.

Luật Công chứng năm 2014 quy định việc xây dựng cơ sở dữ liệu công
chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đây là cơ sở quan
trọng cho việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động công chứng vẫn được thực
hiện theo cách truyền thống, chưa có giai đoạn nào của quy trình công
chứng được chính thức thực hiện trực tuyến; công chứng viên cũng không sử
dụng chữ ký điện tử, con dấu điện tử. Việc sử dụng phần mềm, nhập thông
tin trong các phần mềm được xem như một quy trình phụ, mang tính chất hỗ
trợ cho hoạt động công chứng truyền thống như tra cứu, chia sẻ thông tin,
lưu trữ dữ liệu, soạn thảo văn bản và thống kê số liệu… Nghiên cứu cho

11
thấy vẫn tồn tại những trở ngại nhất định đối với việc phát triển công chứng
điện tử ở Việt Nam hiện nay. Cụ thể:

Thứ nhất, chưa có khung pháp lý hoàn chỉnh, đồng bộ cho việc thực
hiện và công nhận công chứng điện tử.

Thứ hai, cơ sở dữ liệu công chứng thiếu tính đồng bộ, thống nhất và
chưa thực sự phục vụ cho thực hiện công chứng điện tử.

Thứ ba, quy định về chữ ký điện tử chưa cụ thể và rõ ràng.

Thứ tư, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng tại các địa phương chưa đồng đều; tâm lý công chứng viên và khách
hàng còn nhiều e ngại khi thực hiện chuyển đổi số.

Kinh nghiệm từ những cải cách hoạt động công chứng như chuyển đổi
sang bắt buộc sử dụng phần mềm... cho thấy, thay đổi này luôn gây ra tâm lý
dè chừng, lưỡng lự, không sẵn sáng chấp nhận và sử dụng cái mới. Đây là
một trở ngại lớn trong quá trình triển khai công chứng điện tử.

Thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh là đô thị loại đặc biệt của
Việt Nam. Dưới đây là kết quả việc hoạt động và thực hiện dịch vụ pháp lý
trong công chứng tại hai thành phố này:

Theo Sở Tư pháp Hà Nội, năm 2022, thành phố có 122 tổ chức hành
nghề công chứng (10 Phòng công chứng và 112 Văn phòng công chứng) với
420 công chứng viên. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành
phố đã công chứng được 568.897 hợp đồng, giao dịch, nộp vào ngân sách
hơn 38 tỷ đồng.

Tại Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 01/01/2015 đến ngày 31/5/2022,
các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng,
giao dịch, bản dịch, nhận lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng
đối với 9.547.179 vụ việc với tổng số phí công chứng thu được là
3.101.616.044.000 đồng; tổng số thù lao công chứng và chi phí khác thu

12
được là 573.487.571.000 đồng; thực hiện được 29.608.826 việc chứng thực
chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính với tổng số phí chứng thực thu
được là 183.275.247.000 đồng; tổng số tiền nộp vào ngân sách nhà nước là
688.929.164.000 đồng.

Từ các kết quả nêu trên cho thấy, Ủy ban nhân dân Thành phố đã quan
tâm, chỉ đạo Sở Tư pháp phát huy vai trò giúp việc, tham mưu hệ thống
chính sách, pháp luật, chiến lược phát triển nghề công chứng và công tác
quản lý nhà nước về công chứng. Do đó, kết quả công tác quản lý nhà nước
hiện nay cơ bản đáp ứng yêu cầu của Trung ương, Thành ủy, Ủy ban nhân
dân Thành phố.

2.2.2. Thực trạng việc hoạt động và thực hiện các dịch vụ pháp lý tại
Văn phòng công chứng Trần Quang Minh, với hiện trạng nền kinh tế xã
hội ngày nay

Văn phòng công chứng Trần Quang Minh đến nay đã thành lập được 16
năm với 02 Công chứng viên hợp danh, 01 Kế toán, 01 Lưu trữ và 03
Chuyên viên nghiệp vụ, 01 Bảo vệ và 01 Tạp vụ.

Trong khoảng thời gian thực tập, từ ngày 26/06/2023 đến 28/07/2023,
Văn phòng công chứng Trần Quang Minh thực hiện công chứng được 53
hợp đồng giao dịch, bắt đầu từ số 297/2023 tới số 350/2023. Dưới đây, là
bảng số liệu thực tế, chi tiết về các hợp đồng giao dịch tại văn phòng:

STT Tên văn bản, hợp đồng giao dịch Số lượng

1 Giấy uỷ quyền 13

2 Hợp đồng mua bán 8

3 Hợp đồng mượn nhà 2

4 Văn bản huỷ 2

5 Hợp đồng chứng nhận quyền sử dụng đất 2

13
 6 Văn bản khai nhận di sản thừa kế 2

7 Văn bản xác định tài sản riêng (vợ chồng,…) 4

8 Hợp đồng uỷ quyền 6

9 Hợp đồng tranh chấp quyền sở hữu nhà ở và quyền 4

sử dụng đất ở

10 Hợp đồng mua xe máy, ô tô 2

11 Hợp đồng tranh chấp quyền sử dụng đất 6

12 Di chúc 1

13 Văn bản thoả thuận 1

Văn phòng công chứng Trần Quang Minh đã áp dụng và triển khai rất
tốt các quy định của pháp luật vào thực thi trên thực tế, thực hiện tốt luật
công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật khác. Có thể thấy, hoạt động
công chứng chứng thực của văn phòng công chứng cho thấy trên thực tế khi
nền kinh tế càng phát triển thì nhu cầu công chứng ngày càng tăng, hoạt
động công chứng cũng dần đáp ứng nhu cầu của người dân.

Căn cứ Khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu
trữ hồ sơ công chứng: “Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác
trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ
chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự
đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.”

Căn cứ Khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18

tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản
sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ
đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết

14
hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp
luật về lưu trữ”. Tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh, thời hạn lưu
trữ bản sao là 5 năm.

Căn cứ Điều 65 Luật Công chứng 2014 quy định về cấp bản sao công
chứng. Khi khách hàng đến Văn phòng công chứng Trần Quang Minh thực
hiện làm bản sao, cần trình bản chính cho bên công chứng để công chứng
xem xét, đối chiếu với bản chính rồi bên công chứng sẽ giao nhân viên mang
đi photo bản chính đó. Sau khi photo xong, sẽ quay lại đưa cho Công chứng
viên ký từng bản sao photo đó và đóng dấu rồi mới đưa cho khách hàng. Từ
hai trang trở lên sẽ phải đóng dấu giáp lai và nguyên tắc giáp lai là năm
trang một dấu giáp lai nối liền nhau. Công chứng viên thường ký vào trang
cuối cùng của văn bản để chứng thực sao y bản chính.

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 40, 41
của Luật Công chứng 2014. Tại văn phòng công chứng Trần Quang Minh,
cung cấp dịch vụ công chứng hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công
chứng là hoạt động chủ yếu. Có hai loại thủ tục công chứng hợp đồng, giao
dịch: hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo và hợp đồng giao
dịch do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo. Các bước thủ tục công
chứng hợp đồng, giao dịch cụ thể như sau:

Bước 1: Người yêu cầu công chứng lập một bộ hồ sơ, trong đó có dự
thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công
chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định

của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Bước 3: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp
đồng, giao dịch.

Bước 4: Trả kết quả công chứng, thu phí công chứng.

15
 2.2.3. Đánh giá chung về việc hoạt động và thực hiện các dịch vụ
pháp lý tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh, với hiện trạng nền
kinh tế xã hội ngày nay

2.2.3.1. Ưu điểm

Qua quá trình làm việc hơn 16 năm, Văn phòng công chứng Trần
Quang Minh đã đạt được rất nhiều những thành tựu lớn, hiệu quả công việc
cao:

Không chỉ giải quyết việc làm, Văn phòng công chứng Trần Quang
Minh còn đảm bảo cho lao động của mình có mức thu nhập hợp lý, ổn định
để trang trải cuộc sống.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị cung cấp đầy đủ.

Về phần thủ tục, đã rút ngắn được thời gian từ khi tiếp nhận đến khi trả
hồ sư để phục vụ cho các giao dịch, thương mại, kinh tế được thực hiện một
cách nhanh chóng

Công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn hoạt động đối với văn phòng
được thực hiện nề nếp.

Thực hiện cơ chế mở cửa nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật công
chứng trong thời gian qua.

2.2.3.2. Hạn chế

Số lượng hồ sơ công chứng tương đối nhiều so với lượng công chứng
viên và chuyên viên thư ký nghiệp vụ.

Việc triển khai các nghị định, sự chuẩn bị của các cán bộ đôi khi vẫn
còn lúng túng gây khó khăn cho người dân.

Hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng hiện nay vẫn
còn một số quy định chồng chéo, mâu thuẫn, việc triển khai thực hiện các
quy định pháp luật về chứng thực tại văn phòng đôi lúc còn vướng mắc.

16
 Phần 3: Nhận xét về kết quả và kiến nghị

3.1. Nhận xét, đánh giá kết quả đợt thực tập tại Văn phòng công chứng
Trần Quang Minh

Qua quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Trần Quang Minh, em đã
hiểu rõ hơn về hoạt động nghề nghiệp của Công chứng viên, về cách thức làm
việc, các bước làm thủ tục hồ sơ, giao dịch. Nắm rõ và tìm hiểu về Luật Công
chứng 2014 và các văn bản dưới luật khác, em đã áp dụng được vào quá trình
thực tập như đánh văn bản, soạn thảo các giấy tờ liên quan đến hoạt công chứng
các văn bản thoả thuận, hợp đồng mua xe máy, ô tô.

Với sự hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ đạo nhiệt tình của Trưởng Văn phòng cũng
như các cán bộ trong phòng, em đã trau dồi thêm được nhiều kiến thức và kỹ
năng thiết thực giúp ích cho việc học tập cũng như rèn luyện kĩ năng sống cho
bản thân, được vận dụng những kiến thức luật đã từng được học trên lý thuyết
vào thực tế.

Trong thời gian sắp tới, em đang ấp ủ thực hiện nghiên cứu khoa học cùng
nhóm bạn, những kiến thức thực tiễn em đã học hỏi và thu thập được trong thời
gian thực tập giúp em có nguồn tài liệu dồi dào để nghiên cứu. Đồng thời, giúp
em thấy được sự phù hợp của bản thân đối với ngành nghề công chứng này.

3.2. Kiến nghị

Trong thời điểm hiện nay, việc đưa quy định về công chứng số vào Luật
Công chứng (sửa đổi) là cần thiết, theo đó cần bảo đảm 03 nội dung: (i) Xây
dựng cơ sở dữ liệu và kết nối, liên thông; (ii) Công chứng trực tuyến; (iii) Lưu
trữ văn bản công chứng điện tử. Về cơ bản, Luật Công chứng (sửa đổi) phải tạo
được cơ sở pháp lý, xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ lượng thông tin
công chứng lớn và kết nối các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan,

17
đơn vị có liên quan; xác định trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan… Sau khi đã đạt được những điều kiện cơ bản này, việc đặt
vấn đề chuyển đổi số toàn diện (như công chứng trực tuyến) sẽ phù hợp và khả
thi hơn trong tương lai.

Từ tính chất, chủ thể công chứng cũng như quy trình, thủ tục công chứng
của Công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch rất nghiệm ngặt mà giá trị
pháp lý của văn bản công chứng là rất lớn. Văn bản công chứng vừa có ý nghĩa
bảo đảm hợp đồng, giao dịch có tính an toàn, hợp pháp tạo tâm lý yên tâm đối
với người dân; đặc biệt đối với Tòa án văn bản công chứng còn có giá trị chứng
cứ, nguồn chứng cứ tin cậy, các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng
không phải chứng minh. Tuy nhiên, trong thực tiễn, vẫn xảy ra trường hợp các
đương sự làm giả hồ sơ, các đương sự không trung thực trong khai báo hoặc cố
ý không thực hiện thỏa thuận, cam kết hoặc công chứng viên chủ quan không
kiểm tra, xác minh, chỉ tin vào lời khai của khách hàng khi công chứng dẫn đến
văn bản được công chứng, chứng thực chưa có tính xác thực, tính hợp pháp.

Từ những vướng mắc trên, em xin mạnh dạn đưa ra kiến nghị nhằm nâng
cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực tại Tòa án: cần liên
thông cơ sở dữ liệu của các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký
đất đai, cơ quan Công an, Viện kiểm sát, Tòa án, cơ quan Thi hành án dân sự…
để tránh việc người dân làm giả giấy tờ hoặc Công chứng viên, Thẩm phán
không cập nhật tình trạng đã tham gia giao dịch, bị tranh chấp, bị kê biên… của
tài sản. Pháp luật công chứng cũng cần có quy định việc lưu trữ hình ảnh, đoạn
phim ghi lại việc các bên tham gia giao dịch là có thật và tự nguyện để tránh
trường hợp phát sinh tranh chấp về sau.

Cùng với đó, xây dựng Đề án chuyển đổi số hoạt động công chứng, trong
đó xác định rõ lộ trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên
quan. Công chứng điện tử là một xu thế chung trong hoạt động công chứng trên

18
toàn thế giới và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Để thực hiện công
chứng điện tử tại Việt Nam, em xin đề xuất một vài kiến nghị:

Một là, xây dựng khung pháp lý cho công chứng điện tử.

Hai là, tạo lập cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia đồng bộ, thống nhất, có
kết nối với cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Ba là, cần có quy định và hướng dẫn cụ thể về chữ ký điện tử.

Bốn là, nâng mức độ phủ sóng và sử dụng Internet trong phạm vi cả nước,
nâng cao ý thức của các chủ thể hoạt động công chứng điện tử

Ngoài ra, cần có đội ngũ công chứng viên lành nghề, thành thạo, trung thực
trong việc sử dụng thủ tục công chứng hiện đại này để có thể chứng nhận tính
xác thực, hợp pháp của giao dịch giá trị lớn mà vẫn đảm bảo an toàn qua môi
trường điện tử. Mỗi người dân cũng cần trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng
vận dụng công nghệ nhiều hơn, bởi lẽ so với công chứng truyền thống, công
chứng điện tử cần sự chủ động, thành thạo của khách hàng hơn trong việc chuẩn
bị tài liệu dưới dạng điện tử, cũng như tiến hành sử dụng chữ ký điện tử ký vào
hợp đồng của họ để mang đi công chứng.

Qua phân tích, có thể thấy công chứng điện tử là hoạt động thích hợp với
thời đại công nghệ số như hiện nay, tuy nhiên để triển khai trong thực tế còn gặp
nhiều vướng mắc, tạo những rào cản nhất định cho sự phát triển của hoạt động
công chứng nói chung và công chứng điện tử nói riêng. Do đó, việc sửa đổi, bổ
sung các quy định pháp luật có liên quan là vấn đề cần được quan tâm hiện nay.

Ngoài ra, em mong muốn Học viện Thanh Thiếu niên Việt Nam cũng như
các cơ sở đào tạo ngành Luật sẽ có thêm các buổi workshop tư vấn về hành
trang luật, có thêm các chuyên đề cũng như môn học nói sâu hơn về công chứng
để sinh viên có thể nắm bắt thông tin về công chứng và tích luỹ thêm nhiều kinh
nghiệm cho bản thân.

19
Phần 4: Lời kết

Em xin cảm ơn Trưởng Văn phòng, các bác, các cô cũng như các anh chị
các phòng ban đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện bài báo cáo này. Tuy một
tháng là khoảng thời gian không dài nhưng em cũng đã học tập được rất nhiều từ
các anh chị từ trong văn phòng. Do khoảng thời gian bị giới hạn và thêm một
phần là kiến thức của bản thân em vẫn còn chưa đầy đủ cho nên em mong muốn
rằng các quý thầy cô, Trưởng Văn phòng, các cô của Văn phòng công chứng
Trần Quang Minh sau khi đọc và xem qua bài báo cáo này của em sẽ góp ý và
nhận xét để em có thể tự mình sửa đổi và tiếp thu thêm những điểm cần thiếu sót
để có thể cải thiện bản thân trong thời gian tới cũng như tiếp thêm những kiến
thức mới sẽ là hành trang và nền tảng vững chắc cho bản thân trước khi thực sự
ra môi trường làm việc nghiêm túc.

Em xin chân thành cảm ơn!

20
 Tài liệu tham khảo

1. Hoàng Giang, 31/05/2023, “Chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao chất lượng
của hoạt động công chứng”, Văn phòng Chính phủ.

2. Lê Sơn, 07/08/2023, “Bộ trưởng Bộ Tư pháp giải trình về hoạt động công
chứng”, Báo Điện tử Chính phủ.

3. Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, 08/12/2022, “Thực trạng và giải

pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng từ thực tiễn tại
Thành phố Hồ Chí Minh”, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.

4. Bạch Dương, 05/04/2022, “Từng bước chuyển đổi số trong hoạt động
công chứng”, Pháp luật và xã hội.

5. Bạch Dương, 12/07/2023, “Hoạt động công chứng góp phần quan trọng
vào cải cách tư pháp”, Pháp luật và xã hội.

21
 Phụ lục

1) Số liệu, tài liệu thu nhận được

Từ ngày 26/06/2023 đến 28/07/2023, Văn phòng công chứng Trần

Quang Minh thực hiện công chứng được 53 hợp đồng giao dịch, bắt
đầu từ số 297/2023 tới số 350/2023. Dưới đây, là bảng số liệu thực tế,
chi tiết về các hợp đồng giao dịch tại văn phòng:

STT Tên văn bản, hợp đồng giao dịch Số lượng

1 Giấy uỷ quyền 13

2 Hợp đồng mua bán 8

3 Hợp đồng mượn nhà 2

4 Văn bản huỷ 2

5 Hợp đồng chứng nhận quyền sử dụng đất 2

6 Văn bản khai nhận di sản thừa kế 2

7 Văn bản xác định tài sản riêng (vợ chồng,…) 4

8 Hợp đồng uỷ quyền 6

9 Hợp đồng tranh chấp quyền sở hữu nhà ở và quyền 4

sử dụng đất ở

10 Hợp đồng mua xe máy, ô tô 2

22
11 Hợp đồng tranh chấp quyền sử dụng đất 6

12 Di chúc 1

13 Văn bản thoả thuận 1

2) Các hình ảnh về đợt thực tập tại Văn phòng công chứng Trần Quang
Minh:

23
24
25
26