A.

MỞ ĐẦU

Công chứng, chứng thực là hoạt động mang tính chất pháp lý, được thực
hiện thường xuyên và phổ biến trong đời sống của người dân. Có thể nói, mặc
dù không còn quá xa lạ với các thủ tục công chứng, hay chứng thực nhằm đáp
ứng đòi hỏi về mặt pháp lý cho các giao dịch hay giấy tờ, chữ ký… trong đời
sống thường ngày,nhưng có lẽ ít người hiểu được ý nghĩa thực sự của hai hoạt
động này, cùng sự hình thành, phát triển của nó trong lịch sử. Nắm được điều
này, cũng là sự bổ sung kiến thức hợp lý nhằm phân biệt và nhận thức rõ ý
nghĩa, tầm quan trọng cũng như những thay đổi tích cực của Nhà nước ta đối
với việc cố gắng xây dựng và hoàn thiện hoạt động pháp lý thiết yếu này.

Hoạt động công chứng, chứng thực xuất hiện khá sớm tại Việt Nam từ
thời kì Pháp thuộc. Tuy nhiên, mãi cho đến ngày 08/02/2000 khi Chính phủ ban
hành Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực thì khái niệm công
chứng, chứng thực mới được phân biệt rạch ròi. Hoạt động chứng thực và văn
bản chứng thực đã trở thành một phần của cuộc sống hiện đại. Có thể nói rằng,
xã hội con người càng phát triển thì hoạt động chứng thực càng đóng vai trò
quan trọng. Vậy nên, để tìm hiểu rõ hơn về chứng thực văn bản, chúng em xin
phân tích khái niệm, đặc điểm, phạm vi và giá trị của văn bản chứng thực.
 B. NỘI DUNG
I. Khái quát chung về văn bản chứng thực
1. Khái niệm

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra
một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực,
mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên,
phân tích từ các khái niệm thì có thể đưa ra một khái niệm chung như sau:
Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận
tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các
sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế,
hành chính...

Cũng theo nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 2 giải thích từ ngữ đã quy
định về khái niệm của văn bản chứng thực: “Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn
bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định
này". Như vậy, văn bản chứng thực là kết quả của hoạt động chứng thực.

2. Các loại chứng thực

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về các loại chứng thực như sau:

“1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ
gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.
 4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,
giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.

II. Đặc điểm của văn bản chứng thực

1. Văn bản chứng thực có tính chính xác về thời gian, địa điểm chứng thực
và chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch
Do tính chất và giá trị pháp lý cao, văn bản chứng thực thường phải đáp
ứng những yêu cầu rất nghiêm ngặt về thời gian, địa điểm chứng thực và chủ
thể tham gia hợp đồng, giao dịch. Thời gian chứng thực phải chính xác ngày,
tháng, năm; trong một số trường hợp còn phải chính xác cả giờ, phút. Ngày,
tháng, năm trong lời chứng được ghi bằng chữ. Ngoài ra, các số  liệu  trong văn
bản chứng thực, sau phần ghi bằng số phải ghi bằng chữ để tránh sai lệch hoặc
sửa chữa.

Ngoài việc chính xác về thời gian chứng thực, văn bản chứng thực còn
phải chính xác về địa điểm chứng thực. Theo quy định tại Điều 10 Nghị định
23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực phải được thực hiện  tại trụ  sở của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.

2. Văn bản chứng thực phải phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội
Sự phù hợp của nội dung văn bản chứng thực với pháp luật, đạo đức xã
hội là điều kiện cơ bản, quan trọng để văn  bản chứng thực đó có giá trị pháp lý.
Khi thực hiện chứng thực văn bản, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền  có  trách
nhiệm xem xét  các nội dung của hợp đồng, chữ kí, bản sao,... có phù hợp với
các quy định của pháp luật hiện hành về đạo đức xã hội hay không.

Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giấy tờ, văn bản
không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: “Bản chính có nội dung trái
pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã
hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm
danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân” và
khoản 2 Điều 35 Nghị định này cũng quy định: “Người thực hiện chứng thực có
quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo
đức xã hội”.

3. Văn bản chứng thực phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hình
thức

Văn bản chứng thực phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hình
thức để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

- Yêu cầu về ngôn ngữ hay chữ viết trong văn bản chứng thực: Điều 11
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng
thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực
không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch”. Ngôn ngữ trong văn
bản chứng thực rất quan trọng, đặc biệt là với chứng thực bản dịch, khoản 2
Điều 27 Nghị định này quy định về tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch như
sau: “2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch
hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân
ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông
thạo ngôn ngữ cần dịch.”

- Yêu cầu về chữ ký trong văn bản chứng thực đó là phải bảo đảm chữ ký
trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao
dịch đó. Chữ ký là căn cứ để xác định trách nghiệm của người kí về nội dung
giấy tờ, văn bản, đặc biệt là trong chứng thực chữ kí. Vì vậy các bên trong hoạt
động chứng thực phải tuân thủ đúng theo hình thức ký trong văn bản chứng
thực.
4. Văn bản công chứng là văn bản tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục chứng
thực
Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã có các quy định về các nguyên tắc, trình
tự, thủ tục chứng thực. Trong đó, tương ứng với mỗi loại văn bản công chứng
thì sẽ có mỗi nguyên tắc, thủ tục riêng:
+ Điều 17: thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
+ Điều 20: thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
+ Điều 27: thủ tục chứng thực chữ ký
+ Điều 31: thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
+ Điều 36: thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch
Người thực hiện chứng thực sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật
về văn bản chứng thực nên việc tuân thủ các nguyên tắc,  thủ tục  này đem  lại
sự an toàn pháp lý cho người thực hiện chứng thực đồng thời bảo đảm tính pháp
lý cho văn bản mà người thực hiện chứng thực nhận, tránh được các tranh chấp
có thể xảy ra.
III. Phạm vi và giá trị của văn bản chứng thực
1. Phạm vi của văn bản chứng thực
Mỗi loại văn bản chứng thực sẽ có phạm vi tương ứng khác nhau:
- Hợp đồng giao dịch: phạm vi chứng thực của hợp đồng giao dịch được quy
định tại Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“1. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.
2. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực
nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.”
- Chữ ký: phạm vi chứng thực của chữ ký không được quy định trong Nghị
định 23/2015/NĐ-CP, nhưng tại Điều 25 Nghị định này có quy định các
trường hợp không được chứng thực chữ ký:
“1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký
không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
 2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh
nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội
dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các
trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc
trường hợp pháp luật có quy định khác.”
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Phạm vi của chứng thực bản sao được cấp từ ổ
gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp
bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính
xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
- Bản sao từ bản chính: phạm vi của chứng thực bản sao từ bản chính là những
giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp
khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Giá trị văn bản chứng thực
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của từng
loại văn bản chứng thực:
“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính
trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này
có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong
các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị
chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định
trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này
có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Như vậy, tùy từng loại văn bản chứng thực mà sẽ có giá trị pháp lý khác
nhau.
Cần phải lưu ý rằng các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy
bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực đối với giấy tờ, văn bản do
Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm
ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực đối
với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Việc ban hành quyết định hủy
bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ,
văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.
 C. KẾT LUẬN

Không thể phủ nhận vai trò của hoạt động chứng thực đối với đời sống
hiện nay. Xã hội càng phát triển, người dân giao dịch, kí kết các hợp đồng
nhiều khiến nhu cầu chứng thực văn bản cũng tăng theo. Vậy nên, thật
không ngoa khi nói rằng hoạt động chứng thực phát triển cùng với xã hội.
Không còn bị lẫn lộn với công chứng, hoạt động chứng thực ngày nay đang
không ngừng đổi mới, phát triển theo hướng chuyên nghiệp để đáp ứng nhu
cầu ngày càng tăng của người dân. Qua đó, các cơ quan có thẩm quyền cần
phải nghiêm minh hơn trong hoạt động chứng thực, xử lí nghiêm các trường
hợp vi phạm về chứng thực và giành trọn niềm tin của người dân.
 Tài liệu tham khảo:

Luật công chứng 2014

Nghị định 23/2015 NĐ-CP

Thông tư 01/2020/TT-BTP

https://luatminhkhue.vn/khai-niem-chung-thuc-la-gi-nhung-giay-to-
bat-buoc-phai-cong-chung-chung-thuc.aspx

https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-
luat/tu-van-phap-luat/43468/chung-thuc-la-gi-cac-loai-chung-thuc-hien-hanh